Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của văn phòng HĐND – UBND huyện lục yên
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (529.73 KB, 58 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..............................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài......................................................................................................................4
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...................................................................................................4
4.Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................5
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................................................5
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................5
7.Bố cục của đề tài..........................................................................................................................5
PHẦN I:................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN..6
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN.........6
I.1 Khái quát chung về huyện Lục Yên............................................................................................6
I.1.1Lịch sử hình thành...................................................................................................................6
I.1.2Vị trí địa lý................................................................................................................................6
I.1.3Địa hình...................................................................................................................................6
I.1.4Điều kiện xã hội: .....................................................................................................................7
I.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên.........................8
1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên.....................................................................................9
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên....................................................................9
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên...............................................................................10
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan
thực tập........................................................................................................................................11
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.....................................................................................11
2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................................11
2.1.1.1 Chức năng.........................................................................................................................11
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn........................................................................................................11
2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND huyện Lục Yên................12
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng........................................12
2.1.2.1 Nhân sự............................................................................................................................12
2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng:.........................13
Triệu Thị Nguồn
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên văn phòng.........20
PHẦN II:............................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC YÊN.....................27
2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên................27
2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư..........................................................................................28
2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản.................................................................................................29
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.................................................................................33
2.2.2.1 Quản lý văn bản đi............................................................................................................34
2.2.2.2 Quản lý văn bản đến.........................................................................................................37
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................................................41
2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...............................................43
2.3 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan...............................................................................................44
PHẦN III............................................................................................................47
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................47
3.1 Đánh giá chung.......................................................................................................................47
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................47
3.1.2 Nhược điểm.........................................................................................................................48
3.1.3 Nguyên nhân.......................................................................................................................49
3.2 Đề xuất, kiến nghị...................................................................................................................49
KẾT LUẬN........................................................................................................51
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
Triệu Thị Nguồn
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT
CHỮ THƯỜNG
UBND
Uỷ ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
VP
Văn phòng
CVP
Chánh văn phòng
PCVP
Phó Chánh Văn phòng
Triệu Thị Nguồn
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước các ngành, các lĩnh vực đều có những
hoạt động và những đổi mới để phù hợp với xu thế hiện đại hóa và phát triển
của xã hội. Cùng với xu thế đó ngành Quản trị văn phòng có những bước phát
triển và sự đổi mới về cách thức hoạt động để đáp ứng những yêu cầu của nền
hành chính hiện đại. Quản trị văn phòng là một mặt trong bộ máy quản lý và
chiếm một phần lớn trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, là một mắt xích
quan trọng trong bộ máy lãnh đạo của cơ quan, công tác chỉ đạo và quản lý điều
hành. Công tác văn phòng luôn giữ vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động
của cơ quan và người làm công tác văn phòng (cán bộ văn phòng) là nguồn nhân
lực không thể thiếu. Họ là cầu nối giữa cấp trên với cấp dưới, giữa lãnh đạo với
nhân dân.
Công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội đóng
góp cho sự phát triển kinh tế đất nước. Vì vậy, để đáp ứng được những yêu cầu
khắt khe trong trong công tác văn phòng đòi hỏi người làm công tác văn phòng
phải nắm chắc kiến thức, những lý luận và nghiệp vụ trong công tác văn phòng.
Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phòng, sau gần bốn năm học tập và
rèn luyện và nắm được các nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã có kỹ năng cơ bản
về công tác văn phòng. Để đưa các kiến thức đã được học và thực tế đòi hỏi sinh
viên phải được thực hành trên thực tế. Hiểu được tầm quan trọng đó Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội và khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện kế hoạch tổ chức cho
sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Khi đi thực tập, sinh viên có điều kiện áp
dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế ở mỗi cơ quan,
doanh nghiệp khác nhau. Qua đó, sinh viên tự đánh giá được trình độ, năng lực
của bản thân trong môi trường làm việc mới đồng thời rèn luyện học hỏi thêm
chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ trong công tác văn phòng cơ quan.
Thực hiện Kế hoạch của trường về việc thực tập tốt nghiệp cho lớp đại
học chính quy ngành Quản trị văn phòng Khóa 1, cùng với sự giúp đỡ của toàn
thể các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và được sự đồng ý tiếp nhận của
UBND huyện Lục Yên, em đã đến thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện
Triệu Thị Nguồn
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lục Yên từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 03 năm 2016.Tuy
công việc trên thực tế có nhiều điểm khác nhau so với những kiến thức đã được
học nhưng nhờ sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của Lãnh đạo, các cô chú trong
Văn phòng HĐND-UBND huyện và các phòng ban đã tạo điều kiện cho em học
hỏi và hoàn thành kỳ thực tập này.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả trong thời gian em thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên, với khả năng có hạn và trình độ lý
luận còn non kém vì thế không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận
được sự đóng góp của thầy cô giáo giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của
mình.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS. Lâm Thu Hằng – giảng viên
hướng dẫn viết báo cáo thực tập, cùng toàn thể các thầy cô giáo khoa Quản trị
văn phòng và Ban lãnh đạo UBND huyện Lục Yên, các cán bộ Văn phòng
HĐND-UBND huyện đã tạo điều kiện để em hoàn thành thời gian thực tập và
viết bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Yên Bái, ngày 05 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Triệu Thị Nguồn
Triệu Thị Nguồn
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức: Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ nếu muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ
trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp
công tác… Đặc biệt, đối với Văn phòng cấp Ủy, Văn phòng các tổ chức chính trị
- xã hội là bộ phận trực tiếp giúp cơ quan tổ chức, điều hành bộ máy, có chức
năng tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo trong công tác chỉ đạo thì văn thư lại
càng trở nên quan trọng, giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng của cơ
quan.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất , chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ
biến những thông tin mang tính pháp lý.
Để nắm rõ hơn về nghiệp vụ văn thư, em đã chọn đề tài “tìm hiểu tổ chức
công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên” để làm để tài
nghiên cứu.
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư giữ vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, cụ
thể:
+ Giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để
chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ.
+ Góp phần giữ bí mật của cơ quan. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản
lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là
góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan.
+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan
Triệu Thị Nguồn
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tạo diều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Nếu làm tốt công tác văn
thư thì mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hóa. Giải quyết xong công
việc , tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ của
mình.
- Hơn nữa công tác văn thư còn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan.
Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động
của cơ quan, em đã lựa chọn đề tài “tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của
Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên” để phần nào hiểu rõ hơn nữa về
công tác văn thư cũng như trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành về nghiệp vụ
văn thư, phục vụ cho công việc sau này.
2. Mục tiêu của đề tài
- Tìm hiểu rõ về mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND
– UBND huyện Lục Yên.
- Phân tích được thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND –
UBND để đưa ra được những ưu điểm và hạn chế để từ đó đưa ra những giải
pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế của công tác văn thư của
cơ quan.
- Tìm hiểu, phân tích các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. Từ việc
soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, đến việc quản lý và sử dụng con
dấu…
- Vận dụng các kiến thức đã học để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ
của công tác văn thư vào thực tế.
- Từ các công việc thực tế có thể trau dồi và nâng cao kiến thức đã được
tiếp thu trong quá trình học tại trường.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đề tài của em nghiên cứu chủ yếu về hoạt động của Văn phòng HĐND –
UBND huyện Lục Yên, các bộ phận trực thuộc Văn phòng và đặc biệt là tổ chức
công tác văn thư của Văn phòng.
Triệu Thị Nguồn
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Tham khảo các giáo trình của nhà trường về Quản trị văn phòng, công
tác văn thư – lưu trữ.
- Các văn bản, tài liệu của cơ quan như: Quy chế Văn thư – Lưu trữ của
cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
- Tham khảo các bài báo; tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tạp chí Nội Vụ để
xem cách họ nghiên cứu và đưa ra phương pháp nghiên cứu cho bản thân.
- Từ lịch sử hoạt động của cơ quan.
- Tham khảo các tài liệu khác đã nghiên cứu về công tác văn thư .
6. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu về đề tài này, em đã kết hợp các phương pháp để nghiên
cứu đó là: Quan sát, phỏng vấn, thống kê, bảng hỏi, so sánh, đối chiếu và tổng
hợp. Qua sự kết hợp các phương pháp nghiên cứu đó, đề tài sẽ được nghiên cứu
sâu hơn, nắm rõ hơn về công tác văn thư của cơ quan.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài Phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo của em được chia thành 3
phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Lục Yên
Phần II: Chuyên đề tự chọn: “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của
Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên”.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Triệu Thị Nguồn
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
LỤC YÊN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN
I.1 Khái quát chung về huyện Lục Yên
I.1.1 Lịch sử hình thành
Năm 1910, Lục Yên là một trong 4 huyện của tỉnh Yên Bái
Ngày 16/12/1964, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 117/CP,
cắt 14 xã của Lục Yên về huyện Bảo Yên.
Ngày 28/1/1967, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 21/NV về
việc điều chỉnh các đơn vị cấp xã, cắt 2 xã An Phú và Phú Mỹ của huyện Yên
Bình sáp nhập về huyện Lục Yên.
Ngày 12/8/1991, tại kỳ họp thứ 9, Quốc hội khoá 8 quyết định chia tỉnh
Hoàng Liên Sơn thành hai tỉnh Lào Cai và Yên Bái, Lục Yên trở thành huyện
của tỉnh Yên Bái.
I.1.2 Vị trí địa lý
Lục Yên là huyện miền núi nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Yên Bái, gồm 23
xã và 1 thị trấn Yên Thế. Trung tâm huyện Lục Yên đặt tại thị trấn Yên Thế
cách thành phố Yên Bái 93km và cách Hà Nội 270km, có tuyến quốc lộ 70 chạy
qua nối Hà Nội-Việt Trì-Yên Bái-Lào Cai.
Phía Bắc giáp với huyện Bắc Quang, Quang Bình tỉnh Hà Giang và
huyện Bảo Yên tỉnh Lào Cai, phía Tây giáp với huyện Văn Yên tỉnh Yên Bái,
phía Nam giáp với huyện Yên Bình tỉnh Yên Bái, phía Đông giáp với huyện
Hàm Yên tỉnh Tuyên Quang.
I.1.3 Địa hình
Địa hình của huyện bị chia cắt bởi 2 dãy núi chính chạy dọc theo hướng
Tây Bắc - Đông Nam, tạo ra các thung lũng, bồn địa bằng phẳng là nơi dân cư
tập trung sản xuất và sinh sống từ lâu đời.
Phía hữu ngạn sông Chảy là dãy núi Con Voi chạy dọc theo hướng Tây
Triệu Thị Nguồn
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bắc Đông Nam, có độ cao trung bình 300 – 400m, đỉnh cao nhất 1,148m, đỉnh
tròn, sườn thoải, độ dốc trung bình 40 0. Địa bàn bị chia cắt tạo thành những
thung lũng nhỏ và các khe suối. Toàn bộ vùng này là đất đá cổ phong hóa mạnh,
rừng tự nhiên còn 50% diện tích, có khả năng phát triển lâm nghiệp, cây công
nghiệp và nông nghiệp.
Phía tả ngạn sông Chảy là dãy núi đá lớn chạy dọc theo hướng Tây Bắc –
Đông Nam có độ cao trung bình 935m, đỉnh cao nhất 1.035m, có độ dốc lớn,
đỉnh nhọn, sườn núi bị cắt xẻ, có độ dốc 70 0 trở lên, hầu hết vùng núi đá có rừng
tự nhiên, độ che phủ rừng hiện tại là 42,6%. Đây là dãy núi đá vôi có nguồn tài
nguyên mỏ quý hiếm đã từng bước được đầu tư nghiên cứu, thăm dò và khai
thác.
Vùng đất thấp bằng phẳng được xen kẽ giữa 2 dãy núi và triền sông Chảy
đất đai phì nhiêu là những khu tập trung dân cư sinh sống và sản xuất lâm
nghiệp.
Vùng hồ Thác Bà được hình thành từ năm 1970 sau khi xây dựng nhà
máy thủy điện. Lục Yên có 11 xã ven, diện tích mạ nước do huyện quản lý là
1.560,5ha
Do địa hình bị chia cắt gây không ít khó khăn chi việc xây dựng cơ sở hạ
tầng và phát triển kinh tế - xã hội như giao thông vận tải, điện, thông tin liên lạc,
phát thanh truyền hình.
I.1.4 Điều kiện xã hội:
Dân số của huyện Lục Yên năm 2008 là 105.104 người.
Mật độ dân số bình quân là 130 người / km2.
Toàn huyện có 16 dân tộc anh em cùng chung sống gồm: Kinh, Tày,
Nùng … Dao, Mường, Thái, Cao Lan, Dáy, Ngái, Pa Cô, Pa Dí, Xá, Tu Dí, Lô
Lô, Mông. Trong đó Tày chiếm 53,3%, Kinh chiếm 21,1%, Nùng chiếm 10,4%,
Dao chiếm 14,5%, còn lại là các dân tộc khác.
Năm 2008 số lao động trong độ tuổi lao động là 58.850 người chiếm 56%
tổng số dân.
Lao động có khả năng lao động là 57.680 người chiếm 98% tổng lao
Triệu Thị Nguồn
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động.
Trong đó:+ Lao động khu vực nông thôn 52.777 người chiếm 91,5%;
+ Lao động khu vực thành thị 4.903 người chiếm 8,5%.
Trình độ lao động nhìn chung còn thấp, lực lượng lao động phân bố
không đều do sự phát triển của các ngành kinh tế, chủ yếu lực lượng lao động
nông nghiệp chiếm 90%, còn lại 10% lao động thuộc các ngành kinh tế khác.
I.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lục Yên
Trụ sở UBND huyện Lục Yên
Triệu Thị Nguồn
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên
- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện.
- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính Nhà nước từ trung ương đến địa phương.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBND
tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương; phương án thu bổ, dự toán ngân sách cấp huyện; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương.
- Xây dựng các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiện các biện
pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng
rừng và khai thác lâm sản khác.
- Giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xét, phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức,chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra,thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và thực nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở xã.
Triệu Thị Nguồn
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ hành chính của huyện; xây dựng đề
án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình
UBND tỉnh thông qua, xem xét và quyết định.
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các chương trình công cộng
được giao trên địa bàn, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xây
dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật; xây dựng trường phổ thông
quốc lập các cấp, xây dựng và sử dụng các chương trình công cộng, điện chiếu
sáng, cấp thoát nước, đường giao thông, an toàn giao thông.
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên
* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên gồm:
- Lãnh đạo UBND gồm: 01 Chủ tịch, 02 phó Chủ tịch.
* Các phòng ban, chuyên môn bao gồm:
- Văn phòng HĐND - UBND;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Thanh tra;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Kinh tế và Hạ tầng;
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Dân tộc.
* Sơ đồ bộ máy cơ quan
(xem phụ lục 01)
Triệu Thị Nguồn
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan thực tập
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên là cơ
quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện.
Văn phòng giúp UBND huyện điều hòa, phối hợp các hoạt động chung
của các phòng, ban, ngành thuộc UBND huyện; tham mưu, tổng hợp cho UBND
về hoạt động của UBND; giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về công tác lãnh đạo,
điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các
cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của UBND huyện.
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản giao dịch
mở tại Kho bạc nhà nước huyện Lục Yên; văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện.
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng các chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện; giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực
hiện các chương trình đó.
- Phối hợp với các ban của UBND để giúp chuẩn bị báo cáo của UBND
huyện; tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch UBND huyên giao.
- Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện và UBND xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các văn bản; tham gia ý
thực về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để UBND huyện xem
xét, quyết định; kiểm tra trình tự,thủ tục chuẩn bị và thể thức các văn bản của cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn trước khi trình
UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định.
Triệu Thị Nguồn
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên,
kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của UBND huyện; thực hiện
chế độ thông tin báo cáo theo quy định.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức, triển khai thực hiện các
văn bản quy phạm, các nghị quyết, quyết định… của UBND huyện và các cơ
quan nhà nước cấp trên.
- Phục vụ các kỳ họp, các buổi làm việc của UBND,Chủ tịch UBND
huyện với các cơ quan chuyên môn, các đoàn thể nhân dân và UBND các xã, thị
trấn; biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu của các kỳ họp, phiên họp của UBND và
Chủ tịch UBND huyện.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và
Văn phòng các xã, thị trấn thực hiện công tác Văn thư-Lưu trữ, nghiệp vụ văn
phòng theo quy định.
- Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho UBND, Chủ tịch
UBND huyện.
- Phối hợp với phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và các phòng chức năng
thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính.
- Chủ trì hoặc phối hợp với Thanh tra huyện giúp UBND huyện trong việc
tổ chức tiếp dân và tiếp nhận, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.
2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND
huyện Lục Yên
(xem phụ lục 02)
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
2.1.2.1 Nhân sự
- Số nhân sự hiện có của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên bao
gồm:
+ Chánh Văn phòng: 01 đồng chí
Triệu Thị Nguồn
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phó Chánh Văn phòng: 01 đồng chí
+ Bộ phận tổng hợp: 05 đồng chí
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: 03 đồng chí
+ Bộ phận tiếp dân: 01 đồng chí
+ Bộ phận tài vụ: 01 đồng chí
+ Bộ phận tạp vụ: 03 đồng chí
+ Bộ phận lái xe: 03 đồng chí
+ Bảo vệ: 02 đồng chí
2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Văn
phòng:
Chế độ công tác: Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên là một tổ
chức thống nhất, làm việc theo chế độ Thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng
cá nhân.
Nhiệm vụ của lãnh đạo, các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng:
* Lãnh đạo:
1. Chánh Văn Phòng:
Là Thủ trưởng của Văn phòng. Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước
pháp luật và trước cấp trên về mọi hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
huyện; đảm bảo điều kiện cho các hoạt động của UBND huyện,Thường trực Hội
đồng nhân dân huyện, tổ Đại biểu HĐND tỉnh tại huyện. Trực tiếp phụ trách các
công tác, bộ phận sau:
- Công tác tổ chức cán bộ ; khen thưởng, kỷ luật của đơn vị;
- Các bộ phận Tổng hợp; Văn thư - Lưu trữ; Tài vụ;
- Phụ trách bộ phận tiếp công dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, thực
nghị của công dân;
- Xử lý văn bản đến;
- Trực tiếp thẩm định, ký tắt các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền của
Chủ tịch UBND huyện và Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện;
- Công tác phát hành văn bản do HĐND, UBND huyện ban hành;
- Theo dõi công tác Hội chữ thập đỏ;
Triệu Thị Nguồn
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phụ trách lĩnh vực công nghệ,thông tin;
- Phối hợp với các ngành tham mưu xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế,
văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện trong từng quý và cả
năm;
- Tham mưu xấy dựng Chương trình công tác của Thường trực
HĐND,UBND;
- Tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện về công tác thực hiện kế hoạch
nhà nước hàng năm; công tác kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị và các cơ sở
trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện;
- Tham dự các cuộc họp, các cuộc làm việc và đi cơ sở của Thường trực
HĐND,UBND huyện theo sự phân công; kiểm tra hoặc trực tiếp ghi biên bản
các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,UBND huyện;
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản hành chính, thông báo,
mời họp, sao lục theo thẩm quyền;
- Là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng HĐND-UBND huyện.
2. Phó Chánh Văn phòng:
Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước Chánh Văn phòng về các nhiệm vụ sau:
- Lĩnh vực Văn hóa - Xã hội theo sự chỉ đạo của UBND huyện;
- Công tác quản trị của Văn phòng HĐND-UBND huyện;
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Chỉ đạo hoặc phối hợp thực hiện công tác xây dựng văn bản của Hội
dồng nhân dân huyện (theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân hoàn thành dự thảo
đến khi ban hành các văn bản trình các kỳ họp, báo cáo tháng, báo cáo giám sát
của HĐND huyện); thông báo kết luận các cuộc họp và làm việc của Thường
trực UBND huyện thuộc lĩnh vực được phân công;
- Tham dự các cuộc họp, các cuộc làm việc và đi cơ sở của Thường trực
HĐND, UBND và Chánh Văn phòng; kiểm tra hoặc trực tiếp ghi biên bản các
cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện khi được phân
công tham dự;
Triệu Thị Nguồn
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thẩm định, ký tắt văn bản đi thuộc thẩm quyền của Thường trực HĐND
và đồng chí phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối Văn hóa-Xã hội;
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký thay Chánh Văn phòng các văn bản
hành chính, thông báo, mời họp, sao lục theo thẩm quyền;
- Phụ trách công tác Văn phòng của Đảng bộ cơ sở cơ quan chính quyền;
- Ủy quyền chủ tài khoản đơn vị;
- Điều hành các hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng.
3. Các cán bộ Văn phòng
- Các cán bộ trong Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo
Văn phòng về các lĩnh vực văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, thường xuyên
nắm bắt kịp thời mọi hoạt động của các phòng, ban, ngành, giúp phó Chánh Văn
phòng đôn đốc báo cáo của các ngành, UBND các xã, thị trấn, dự thảo, báo cáo
giao ban và các văn bản khác khi được Lãnh đạo Văn phòng giao;
* Các bộ phận thuộc Văn phòng
a) Bộ phận tổng hợp:
- Chuyên viên trong bộ phận tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên nắm
tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh
vực được phân công theo dõi; phát hiện, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ
thể; báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND huyện trong đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban, UBND các xã, thị trấn
thực hiện tốt chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chỉ đạo của
thành phố và của huyện.
- Được tham dự các cuộc họp lớn của UBND huyện, bàn về các vấn đề
liên quan đến nhiệm vụ được phân công; được phép yêu cầu các phòng ban,
UBND các xã, thị trấn cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu liên quan đến
công việc được giao; đôn đốc các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn trong xây dựng
các chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo các nội dung công tác liên quan đến
nhiệm vụ được giao; soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội dung các thông báo,
công văn truyền đạt ý thực chỉ đạo của Lãnh đạo UBND, các giấy mời họp của
UBND huyện; nêu ý kiến, thẩm tra độc lập đối với các dự thảo văn bản, báo cáo
Triệu Thị Nguồn
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo Văn phòng trình UBND huyện ký ban hành; tham mưu cho Lãnh đạo
Văn phòng trong xây dựng lịch công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện.
- Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủ
tịch UBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnh
vực được phân công; truyền đạt ý thực của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu
các phòng ban, các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trước
khi báo cáo lại Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc.
b, Bộ phận công nghệ thông tin:
- Chuyên viên công nghệ thông tin (CNTT) có trách nhiệm đảm bảo hoạt
động thường xuyên, hiệu quả của mạng thông tin nội bộ, các trang thiết bị
CNTT trong cơ quan UBND huyện, duy trì hoạt động thường xuyên của trang
web và các phần mềm điều hành, tác nghiệp của UBND huyện; chịu trách nhiệm
đưa các tài liệu, thông tin lên website của huyện theo nội dung phê duyệt của
Ban biên tập; xử lý các sự cố về máy tính, mạng, các phần mềm; tham mưu, đề
xuất lãnh đạo Văn phòng trong xây dựng và thực hiện kế hoạch, đề án ứng dụng
CNTT trong phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
c) Bộ phận tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân:
- Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiêp dân của UBND huyện trong các
giờ hành chính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cập
nhật nội dung các buổi tiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổi
tiếp dân của lãnh đạo; vào sổ nội dung các đơn thư và đề xuất với Phó Văn
phòng - trưởng bộ phận tiếp dân để tham mưu với Chủ tịch UBND huyện việc
xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân (bằng phiếu đề xuất chuyển đơn),
cập nhật, theo dõi việc phân công giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phòng trong
đôn đốc các phòng ban, xã, thị trấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứng
dụng phần mềm CNTT trong quản lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Văn
phòng, Phó Văn phòng phụ trách và Thanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử
lý đơn thư tại bộ phận.
- Thường xuyên giữ mối liên hệ giữa các phòng, ban, ngành khi được mời
Triệu Thị Nguồn
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoặc khi lãnh đạo Văn phòng biên tập theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, tiếp
nhận đơn thư của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, công dân gửi đến UBND
huyện, ghi nơi chuyển đơn thư và theo dõi việc giải quyết đơn thư của các cơ
quan đơn vị, giúp Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp công tác tiếp dân, giải quyết
đơn thư khiếu nại, tố cáo theo định kỳ;
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo đúng chủ
trương, chính sách của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước nhằm tạo điều kiện cho
nhân dân liên hệ công tác;
-Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Văn phòng phân
công.
d, Bộ phận Văn thư-Lưu trữ:
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi:
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo xem xét, duyệt, ký ban
hành;
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm;
+ Đóng dấu văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Chuyển giao văn bản đi;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu;
+ Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, văn
bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì, ghi số đến, ngày đến;
+ Trình văn bản đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Chuyển giao văn bản đến;
+ Giúp Chánh Văn phòng giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
+ Giúp Chánh Văn phòng lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ
Triệu Thị Nguồn
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sơ theo danh mục;
+ Giúp Chánh Văn phòng kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và làm thủ tục
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ của UBND huyện
Lục Yên;
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan:
+ Bảo đảm an toàn con dấu của Ủy ban (bao gồm dấu Ủy ban, dấu Văn
phòng, dấu chức danh, dấu Đảng ủy, dấu đến) và một số dấu khác;
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của Ủy
ban;
e) Bộ phận Tài vụ:
Quản lý thu, chi ngân sách của cơ quan đảm bảo đúng Luật ngân sách và
các văn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan tài
chính, kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiện
việc chi trả lương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ, chế độ chính sách cho
cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời,
chính xác; chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lý
tài sản theo đúng các qui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợp
đồng, chứng từ thanh toán trình Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng ký duyệt;
tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý của
các quyết định chi theo đúng nguyên tắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý an
toàn quỹ tiền mặt; tham mưu việc mua sắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứng
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng,
quý, 6 tháng báo cáo với Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng về việc thu, chi tài
chính, thông báo đến các đơn vị cùng chung tài khoản.
+ Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thông
tin báo cáo của Nhà nước ban hành;
+ Tham mưu cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện, lãnh đạo văn phòng
trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, sử
dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu cầu công tác;
Triệu Thị Nguồn
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán đúng
thời gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan, kiểm kê theo quy định của Nhà
nước;
+ Hướng dẫn thủ quỹ về nhiệm vụ cập nhật chứng từ, sổ sách, chế độ
kiểm kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ;
+ Theo dõi, tập hợp và quản lý chứng từ dứt điểm (kể cả chứng từ chưa
quyết toán). Trực tiếp giúp Phó Chánh Văn phòng phụ trách cơ sở vật chất, theo
dõi quản lý tài sản cơ quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu, giấy, mực in...theo
mức khoán và thực tế sử dụng để thanh toán đúng, đủ, chặt chẽ. Đầu hàng tháng
báo cáo cụ thể với lãnh đạo cơ quan và Chánh văn phòng về thực trạng tài khoản
(cân đối thu chi, công nợ).
f) Bộ phận tạp vụ, nhà ăn, lao động vệ sinh, bảo vệ:
- Bộ phận tạp vụ: chịu trách nhiệm việc đảm bảo vệ sinh phòng làm việc,
trang thiết bị phòng làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện, các phòng
họp, phòng khách của UBND huyện; mở, đóng cửa phòng khi có yêu cầu; quản
lý về tài sản, đảm bảo các điều kiện điện, nước, trang trí khánh tiết tại phòng
khách, các phòng họp phục vụ các hội nghị; nhân viên điện, nước có trách
nhiệm quản lý vận hành công trình điện, nước, các trang thiết bị dùng chung của
cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng sửa chữa, mua sắm các trang thiết
bị này khi cần thiết.
- Bộ phận nhà ăn: thực hiện nhiệm vụ do Phó Chánh Văn phòng giao
trong đảm bảo nấu ăn trưa cho cán bộ, công chức trong cơ quan và cơm tiếp
khách của UBND huyện; quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn; chịu trách
nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bộ phận lao động vệ sinh: chịu trách nhiệm vệ sinh toàn bộ khuôn viên,
các khu vệ sinh trong cơ quan trong tất cả các ngày trong tuần, thời gian hoàn
thành công việc trước giờ làm việc buổi sáng.
- Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản của cơ
quan, cán bộ, công chức trong cơ quan theo các điều khoản trong hợp đồng; thời
gian trực của từng người do bộ phận tự phân công; có sổ theo dõi tình hình và
Triệu Thị Nguồn
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bàn giao trong từng ca trực; chịu trách nhiệm trông giữ (không thu phí) phương
tiện cho khách, công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan, phải chịu hoàn
toàn trách nhiệm trong trường hợp làm mất, hư hỏng phương tiện của khách;
chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn khách, công dân đến giải quyết
công việc.
g, Nhân viên lái xe:
- Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng. Đảm bảo an
toàn về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ
quan đi công tác.
- Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuối
tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.
- Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng
xe để báo cáo lãnh đạo giải quyết. Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác
phải báo cáo lại ngay sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.
- Không tự ý sử dụng xe khi chưa có lệnh điều động của lãnh đạo cơ quan
và Văn phòng. Chủ động đề xuất giải quyết kịp thời, đủ thủ tục quy định của nhà
nước về lưu hành xe. Chấp hành một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng
phân công.
2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các
chuyên viên văn phòng
• Chánh văn phòng
* Tên công việc
- Mã số công việc: VP – CVP
- Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND Huyện.
* Tóm tắt công việc
- Là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước UBND & HĐND về các công
tác của văn phòng.
- Là người lãnh đạo và điều hành các lĩnh vực công tác của Văn phòng
HĐND & UBND theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân của Văn phòng huyện thực hiện theo
Triệu Thị Nguồn
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt được hiệu quả trong công tác tránh việc
chồng chéo trong giải quyết công việc.
* Mối quan hệ trong công việc
- Báo cáo thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng theo nhiệm vụ được
giao trong từng tuần, tháng, quý, năm và các công việc đột xuất.
- Phân công công việc cho các cán bộ trong văn phòng, đôn đốc nhắc nhở
và kiểm tra giám sát hoạt động của văn phòng.
- Khi vắng mặt thì phải ủy quyền cho Phó Chánh văn phòng hoặc thư ký
thực hiện các công việc của văn phòng.
* Chức năng
- Tham mưu, tổng hợp giúp Chủ tịch huyện trong chỉ đạo, điều hành
chung và truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của cấp trên tới cấp dưới thuộc lĩnh vực
được giao.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan, đảm
vảo an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
* Công việc cụ thể
- Giúp UBND quản lý và điều hành các nghiệp vụ về văn phòng, công
tác văn thư lưu trữ, an ninh cho cơ quan, tổ chức bộ máy và cơ sở vật chất
trong cơ quan.
- Trao đổi, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền.
- Theo dõi công tác của các phòng, ban trong UBND.
- Giải quyết khiếu nại tố cáo trong các lĩnh vực được giao.
* Quyền hạn
- Có thẩm quyền quyết định tất cả các công việc trong văn phòng.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quản lý nhân viên trong văn phòng.
- Chỉ đạo các hoạt động trong văn phòng.
- Đề xuất khen thưởng kỉ luật, thuyên chuyển,… đối với cán bộ, nhân viên
trong văn phòng.
- Quản lý thống nhất ban hành và công bố văn bản của HĐND & UBND.
Triệu Thị Nguồn
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ký một số văn bản nếu được Chủ tịch UBND ủy quyền.
* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc
- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp đại học Kinh tế, Quản trị, Hành chính,
Luật trở lên, thành thạo vi tính văn phòng.
- Kỹ năng:
+ Lãnh đạo
+ Tổ chức, giám sát công việc
+ Lập kế hoạch
+ Phân tích, tổng hợp thông tin
- Phẩm chất cá nhân
+ Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực
+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
+ Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
* Điều kiện làm việc:
+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
Chính phủ. Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát.
+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
mềm ứng dụng.
* Thời gian làm việc: theo giờ hành chính
• Phó chánh văn phòng
* Tên công việc
- Mã số công việc: VP –PCVP
- Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND Huyện.
* Tóm tắt công việc và chức năng, nhiệm vụ
- Hỗ trợ Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong
việc tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động công tác xây dựng mô hình tổ
chức và điều hành hoạt động, công tác hành chính của UBND huyện và các
phòng ban thuộc UBND huyện.
- Triển khai các công tác quản trị văn phòng – hành chính theo sự chỉ đạo
của lãnh đạo UBND huyện và CVP.
Triệu Thị Nguồn
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
