Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện sơn dương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT......................................................................4
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài.........................................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu......................................................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................3
7.Bố cục của đề tài..............................................................................................................................4

B.NỘI DUNG.......................................................................................................5
1.Lịch sử hình thành...........................................................................................................................5
2.Điều kiện tự nhiên...........................................................................................................................5
3.Điều kiện kinh tế, xã hội..................................................................................................................6

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................9
CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG.................................................................9
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương......................9
1.1.1. Chức năng.................................................................................................................................9
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................................9
1.1.3.Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................13
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyên
Sơn Dương........................................................................................................................................15
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng......................................................................................15

1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương.......20
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương............................................................20
1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương..............................................................21
1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương......................................................22

Trần Thị Quyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng UBND huyện
Sơn Dương........................................................................................................................................23
1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm..........................................................................................................23
1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.............................................................................24

Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ......................29
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương.............................................................29
2.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương. 31
2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương..........31
2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi...............................................................................31
2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................................36
2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan..........................................45
2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...........................................................................................47
2.5.Quy định của UBND huyện Sơn Dương về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ................48
2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn
bản....................................................................................................................................................49

2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn bản...............................................................................................49
2.6.2.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................................................49
2.6.3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................................53
2.7.Chương trình công tác của UBND huyện Sơn Dương.................................................................54
2.8. Các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 4 năm trở lại đây (Từ năm 2012
đến năm 2015 ) ................................................................................................................................58
2.9.Trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư........................59
2.9.1.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư....................................................................59
2.9.2.Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư...........................................................59
2.10.Một số phần mềm quản lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Sơn Dương.............................60

Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................67
3.1. Đánh giá chung..........................................................................................................................67
3.3.1 Ưu điểm...................................................................................................................................67
3.3.2.Hạn chế....................................................................................................................................70
3.3.3. Nguyên nhân...........................................................................................................................72

Trần Thị Quyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Đề xuất, kiến nghị......................................................................................................................72

Phần III. PHỤ LỤC...........................................................................................75
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................81

Trần Thị Quyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1.

UBND

Uỷ ban nhân dân

2.

GVHD

Giáo viên hướng dẫn

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

QĐ

Quyết định

5

NĐ

Nghị định

6

KT

Ký thay

7

CV

Công văn

8

VX

Văn xã

Trần Thị Quyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh nhân loại đang đứng trước thềm thế kỷ mới, xu thế hội
nhập và phát triển với các nước trên thế giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo
cán bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ
quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp.
Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở ra khoa Quản trị
văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình
trong công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho cơ quan Nhà nước. Tuy
bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhưng nhà trường vẫn không ngừng đổi mới
phương pháp dạy và học nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy cho cả giảng viên
lẫn sinh viên.
Cùng với việc đổi mới,nâng cao chất lượng day và học, đồng thời xác
định "học đi đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn"
Lấy lý luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh

viên cuối khóa thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Thời
gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và cán bộ
hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại
cơ quan. Em bước đầu đã thực hành và làm khá tốt các công tác văn phòng và
những công việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sắp xếp tài liệu… Qua đó em đã
tự rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy, cô trong khoa Quản trị văn
phòng cùng toàn thể ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị trong UBND huyện
Sơn Dương đã tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em
trong suốt thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!

Trần Thị Quyên

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kỳ cơ quan,tổ chức nhà nước nào cũng như trong các doanh
nghiệp thì văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa nhà nước với nhân
dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải

quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Vì
vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn
vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Để đi sâu tìm hiểu rõ hơn về những thuận lợi và khó khăn trong công tác
văn phòng, văn thư tại văn phòng UBND huyện Sơn Dương em đã chọn đề tài
này.
2. Mục tiêu của đề tài
Qua chuyến đi thực tế này em muốn nghiên cứu và tìm hiểu về các hoạt
động và tổ chức của văn phòng. Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ hơn về tổ
chức Văn thư của cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sơn Dương và Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát về tổ chức
và hoạt động của văn phòng và tìm hiểu về công tác văn thư của UBND huyện
Sơn Dương.
4.Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình viết bài em có tham khảo một số tài liệu sau:
1.Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ số 02/2014/QĐ-UBND ngày
04/07/2014 của UBND huyện Sơn Dương
2.Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng
3.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ
Nội vụ- Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Trần Thị Quyên

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
5.Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 của bộ trưởng bộ Nội
vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, Lưu trữ.
6.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
7.Quy chế làm việc của UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ
2011-2016
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Từ trước đến nay đã có rất nhiều tài liệu của các nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc
sĩ và các bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu về hoạt động công tác văn
phòng,văn thư tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Ngày nay, xã hội ngày
càng phát triển công việc sổ sách, giấy tờ cũng được chú trọng hơn. Nó ngày
càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước
nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em đã quyết định chọn công tác văn thư,văn
phòng làm đề tài nghiên cứu cho mình trong kỳ thực tập cuối khóa này và em
mong nó sẽ nhận được kết quả xứng đáng cho công sức mà mình đã bỏ ra.
6. Phương pháp nghiên cứu
Do chủ đề nghiên cứu khá rộng nên trong quá trình làm bài em đã xử
dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp phỏng vấn.
Phương pháp quan sát.

Phương pháp thống kê.
Phương pháp bảng hỏi.
Phương pháp so sánh,.
Phương pháp đối chiếu.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Việc sử dụng các phương pháp trên nhằm làm sáng tỏ cho đề tài nghiên cứu.
Trần Thị Quyên

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7.Bố cục của đề tài
Gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng ở UBND huyện Sơn Dương
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện Sơn Dương
Phần III:Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trần Thị Quyên

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.NỘI DUNG

* Vài nét về đặc điểm của huyện Sơn Dương
Sơn Dương là huyện nằm ở phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên
Quang đi dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km sẽ đến huyện Sơn Dương.
1.Lịch sử hình thành
Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà
Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà
Tuyên.
Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành
huyện của tỉnh Tuyên Quang.
2.Điều kiện tự nhiên
Vị trí địa lý
Phía Đông Sơn Dương giáp với tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp tỉnh Phú
Thọ; phía Nam giáp tỉnh Vĩnh Phúc; phía Bắc giáp huyện Yên Sơn.
Địa hình
Địa hình Sơn Dương có đặc thù của vùng chuyển tiếp giữa trung du và
miền núi, rừng núi chiếm 3/4 diện tích đất tự nhiên. Địa hình chia thành 2 vùng,
vùng phía Bắc huyện có địa hình đồi núi cao, độ dốc lớn, xen lẫn núi đá vôi;
vùng phía Nam có địa hình đồi núi bát úp, có độ dốc thấp, thoải dần.
Khí hậu
Chia thành 2 mùa rõ rệt, mùa đông hanh khô, mùa hè nóng ẩm mưa nhiều.
Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 240c (cao nhất từ 33 - 350c, thấp nhất từ
12 - 130c). Lượng mưa bình quân hàng năm 1.500mm - 1.800mm. Trên điạ bàn
huyện có 2 con sông lớn chảy qua là sông Lô và sông Phó Đáy, ngoài ra còn hệ
thống suối, khe, lạch tạo nguồn nước phong phú, thuận lợi cho phát triển sản
xuất nông, lâm nghiệp.

Tài nguyên
Ở Sơn Dương đã phát hiện 12 điểm có quặng thiếc, tổng trữ lượng cả
quặng gốc và quặng sa khoáng đạt xấp xỉ 28.239 tấn SnO2; quặng Barit có các
điểm thăm dò gồm: Ao Sen, Hang Lương, Thiện Kế, Ngòi Thia, Đùng Bùng;
Trần Thị Quyên

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cao lanh – fenspat có rải rác ở Hào Phú (trữ lượng dự báo 1,411 triệu tấn) và
Vân Sơn; ngoài ra còn có mỏ chì - kẽm …
3.Điều kiện kinh tế, xã hội
Tiềm năng kinh tế
Toàn huyện hiện có 47.172,6 ha đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện
tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng là 37.311 ha. Trong đó diện tích
rừng trồng: 20.320 ha chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha,
chiếm 45,5 % diện tích. Độ che phủ của rừng đạt 52 %.
Đất đai ở Sơn Dương thích hợp cho việc trồng các loại cây như chè, mía,
cây nguyên liệu giấy, các loại cây ăn quả như nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt.
Sơn Dương cũng là nơi tập trung các cơ sở chế biến khoáng sản, sản xuất
vật liệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá,
sỏi, cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài ra còn có các cơ sở
chế biến chè, đường, phân vi sinh và các ngành tiểu thủ công nghiệp như may
mặc, gò hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng.

Sơn Dương có 2 tuyến đường bộ quan trọng là quốc lộ 37 từ Thái Nguyên
đi qua huyện Sơn Dương và quốc lộ 2C từ thị xã Vĩnh Yên lên Sơn Dương.
Văn hoá, xã hội
Diện tích: 789,3km2
Dân số: 165.300 người (2004)
Mật độ dân số: 209 người/km2
Bao gồm thị trấn Sơn Dương và 32 xã: Vĩnh Lợi, Cấp Tiến, Thượng Ấm,
Tú Thịnh, Minh Thanh, Trung Yên, Tân Trào, Bình Yên, Lương Thiện, Hợp
Thành, Kháng Nhật, Phúc Ứng, Hợp Hoà, Thiện Kế, Ninh Lai, Sơn Nam, Tuân
Lộ, Thanh Phát, Đông Thọ, Quyết Thắng, Đồng Quý, Vân Sơn, Văn Phú, Đông
Lợi, Phú Lương, Hồng Lạc, Hào Phú, Sầm Dương, Lâm Xuyên, Tam Đa và Đại
Phú.
Sơn Dương là nơi sinh sống của 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao
Lan, Dao, Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán.
Dân tộc Tày, Dao ở Sơn Dương thường làm nhà bằng thân cây mai, cây
Trần Thị Quyên

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vầu, cây tre. Mái nhà khá dốc, kéo dài từ đỉnh nóc xoè gần kín thân nhà chính,
bà con thường làm nhà sàn hay nhà đất hoặc nửa sàn nửa đất nhưng điểm chung
là có rất nhiều sàn gác ở trên cao để đồ đạc hoặc làm kho chứa đồ.
Nếu là nhà sàn, tường thường được làm bằng ván gỗ, phên vách nứa hoặc

cây mai, vầu ken dày. Nếu là nhà đất, tường được làm bằng vách nứa đập dập
trộn hỗn hợp rơm, bùn, trấu rồi trát lên cốt tre.
Người Sán Dìu ở Sơn Dương thường làm nhà gỗ truyền thống 5 gian,
trong nhà lúc nào cũng có nồi cháo quanh bếp lửa, người Sán Dìu có lối hát
soọng cô rất độc đáo.
Hiện tại, Sơn Dương đang xây dựng làng văn hoá du lịch của người Sán
Dìu kết hợp với du lịch sinh thái mạo hiểm của vùng đệm Vườn Quốc gia Tam
Đảo.
Tiềm năng du lịch
Sơn Dương có nhiều khu di tích lịch sử nổi tiếng như: khu di tích lịch sử
Tân Trào – ATK; cụm di tích Bác Tôn; Ban thường trực Quốc Hội; mặt trận liên
Việt ở xã Trung Yên; đình Hồng Thái; lán Nà Lừa; làng Sảo; cụm 43 điểm di
tích tại xã Tân Trào; cụm di tích phủ Chủ tịch, Thủ tướng Chính phủ tại thôn
Lập Binh, xã Bình Yên; cụm di tích Nha Công an và các bộ ngành ở xã Minh
Thanh.
Ngoài những di tích lịch sử, Sơn Dương còn có những thắng cảnh đẹp
như thác Đát (suối Tiên) xã Hợp Hoà, thác Cao Ngỗi xã Đông Lợi.
Khi đến thác Đát, du khách có cơ hội thưởng thức những món đặc sản như cá
phèo, cá quy, ếch ảng....
Mục tiêu
Sơn Dương phấn đấu đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm
trên 12%.
Công nghiệp, thủ công nghiệp và xây dựng đạt khoảng 37%, nông- lâm
nghiệp đạt 36%, các ngành dịch vụ, thương mại đạt 27%.
Diện tích trồng rừng tập trung 4.000 ha, độ che phủ của rừng trên 55%.
Quy hoạch ổn định vùng chè thâm canh 1.500 ha, năng suất bình quân 10
Trần Thị Quyên

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tấn/ha.
Quy hoạch vùng mía nguyên liệu trên 4.000 ha, năng suất bình quân trên
60 tấn/ha.
Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm
2010 và định hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá
ở Sơn Dương gồm toàn bộ các di tích lịch sử cách mạng, văn hoá ở khu Tân
Trào-ATK tại các xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành,
Tú Thịnh.
Nhằm góp phần tạo nên nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dưng và
phát triển của huyện, góp một phần nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước.

Trần Thị Quyên

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sơn Dương

1.1.1. Chức năng
UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở
cấp huyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ
của huyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản
lý Nhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng.
Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục
và y tế
Về thu chi ngân sách của huyện
Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ
và quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.
Trần Thị Quyên

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp,

công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.
• Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và

đất đai
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ

Trần Thị Quyên

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục

thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
Trần Thị Quyên

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
• Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
Trần Thị Quyên

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
• Trong việc thi hành pháp luật

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ

chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sơn Dương
có cơ cấu tổ chức gồm:
Chủ tịch UBND huyện- Ông Lê Hồng Quang: Là người đứng đầu cơ quan
khối UBND , có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của UBND
huyện.
Phó chủ tịch ( Văn xã )-Bà Phạm Thị Nhị Bình: Quản lý các hoạt động
Trần Thị Quyên

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn hóa- xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước chủ tịch
UBND huyện.
Phó chủ tịch( phụ trách đất đai,TTXD, và GPMB )-Ông Hà Quang Chúc:
Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt
bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước chủ tịch UBND
huyện.
Phó chủ tịch( Kinh tế )- Ông Nông Minh Hiền: Quản lý và giải quyết các
vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.
*UBND huyện Sơn Dương có các phòng ban, đơn vị sự nghiệp như sau:
Có 13 phòng ,ban:

Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nông nghiệp và PTNT
Phòng Tư Pháp
Thanh Tra
Phòng Nội vụ
Phòng Tài chính- KH
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng Dân tộc
Phòng Lao Động TB và XH
Phòng GD và ĐT
Phòng Văn Hóa và TT
*.Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện có 08 đơn vị, gồm:
Trung tâm văn hóa TT-TT
Đài truyền thanh
Hội chữ thập đỏ
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Ban bồi thường và giải phóng mặt bằng
Trung tâm quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình
Ban quản lý chợ
Trần Thị Quyên

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thư viện
*.Các cơ quan Đảng,Đoàn thể huyện gồm có:
VP Huyện ủy
Ban Tuyên giáo
Ban kiểm tra
Ban dân vận
Ban tổ chức
Hội nông dân
Hội cựu chiến binh
Hội liên hiệp phụ nữ
Liên đoàn lao động
UBMTTQVN huyện
• Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện Sơn Dương
( Xem phụ lục 01 )
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng
* Công tác tổ chức cán bộ:
Văn phòng UBND huyện gồm 23 cán bộ, trong đó: Công chức 15; CB
hợp đồng 8. Mỗi cán bộ lao động đều được phân công nhiệm vụ cụ thể phù hợp
với năng lực và chuyên môn đào tạo.
Công tác văn phòng luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của Thường trực
HĐND, các đồng chí lãnh đạo UBND huyện. Trong năm, đã tập trung khắc
phục những hạn chế của các năm trước, chấn chỉnh tác phong lề lối làm việc, cải
tiến phương pháp nhằm từng bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu và
phục vụ. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng
thường xuyên có sự đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Toàn thể cán bộ, công chức của Văn phòng đã thực hiện tốt việc xây dựng

cơ quan, đơn vị có nếp sống văn hoá, cơ quan an toàn, xây dựng gia đình văn
Trần Thị Quyên

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoá tại nơi cư trú theo các tiêu chuẩn quy định. Đã tổ chức vận động cán bộ,
tham gia đầy đủ các phong trào thi đua của huyện. Thực hiện quy chế dân chủ ở
cơ quan và các nội quy, quy định tại trụ sở làm việc, làm đầy đủ nghĩa vụ của
người cán bộ công chức và người công dân nơi cư trú.
*Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2015
1. Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:
a. Xây dựng chương trình công tác:
Đã tham mưu giúp UBND huyện xây dựng và triển khai chương trình
công tác năm 2015 với các nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung chỉ đạo, điều hành
nhằm thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu phát triển KT-XH, ANQP trên địa bàn.
Xây dựng lịch công tác cụ thể hàng tuần, hàng tháng cho UBND huyện
phù hợp theo chương trình công tác đã đề ra; đôn đốc các đơn vị, phòng, ban,
phường, xã trong việc xây dựng các đề án, triển khai thực hiện nghị quyết, quyết
định, chỉ thị, kết luận của UBND huyện.
Thực hiện công tác tiếp công dân theo luật định; bố trí 01 cán bộ chuyên
trách phục vụ công tác tiếp công dân. Trong năm đã giúp UBND huyện duy trì
tốt công tác tiếp dân, trực tiếp nhận đơn thư kiến nghị của công dân; nắm bắt và
tổng hợp kịp thời những thắc mắc, kiến nghị và tham mưu cho UBND huyện

từng bước giải quyết các ý kiến, kiến nghị của công dân.
b. Công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp của UBND:
Để tổ chức các kỳ họp đúng thời gian, đạt kết quả tốt, Văn phòng đã phối
hợp với các phòng ban chuyên môn xây dựng các báo cáo, tờ trình, nghị quyết
đảm bảo chất lượng. Các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp được gửi đến đại biểu
UBND đúng thời gian quy định.
Tham mưu giúp UBND huyện tổ chức các cuộc họp, hội nghị, họp
UBND, họp giải quyết công việc và triển khai nhiệm vụ. Các hội nghị và cuộc
họp đều được chuẩn bị chu đáo về nội dung và khánh tiết.
c. Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo:
Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo của Văn phòng
thường xuyên được duy trì thực hiện tốt. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Văn
Trần Thị Quyên

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng đều có báo cáo gửi các cơ quan cấp trên và Thường trực HĐND - UBND
huyện, đơn vị có liên quan.
Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác
của UBND luôn chủ động bám sát chương trình công tác củaUBND huyện, giúp
UBND xây dựng lịch công tác và theo dõi tình hình hoạt động của các phòng
ban, đơn vị, phường, xã. Giúp UBND kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành hoạt động KT-XH, AN-QP trên địa bàn. Chất lượng báo cáo

được nâng lên, công tác xử lý thông tin cơ bản đảm bảo nhanh, kịp thời.
d. Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn
bản:
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND soạn thảo và ban hành các
loại văn bản, bộ phận chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng đã thường xuyên
nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm từng bước nâng cao chất lượng các văn
bản ban hành. Các văn bản được soạn thảo, kiểm tra kỹ trước khi ban hành để
hạn chế tối thiểu các sai sót về nội dung và thể thức.
Ngoài các văn bản chỉ đạo, báo cáo định kỳ, Văn phòng thường xuyên
phối hợp tốt với các phòng ban, đơn vị, xây dựng và ban hành các đề án, chương
trình, kế hoạch theo sự phân công của UBND huyện và các báo cáo theo yêu cầu
của tỉnh.
2. Công tác văn thư - lưu trữ:
Trong năm 2015, Bộ phận văn thư - lưu trữ đã có nhiều cố gắng, thực
hiện tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến. Việc chuyển giao, phân phối,
xử lý văn bản, tài liệu đến nơi nhận đúng quy định, đảm bảo chế độ bảo mật
thông tin của Nhà nước (trong năm đã tiếp nhận 510 văn bản, sao lục 08 văn bản
và soạn thảo 55 văn bản có nội dung bí mật). Công tác quản lý công văn đi và
đến đã được thực hiện trên phần mềm Văn phòng điện tử mOffice nên đã đảm
bảo được tiến độ xử lý văn bản kịp thời, chính xác và khoa học hơn. Thực hiện
tốt chế độ theo dõi, lập hồ sơ lưu trữ, bảo quản tài liệu theo đúng quy trình.
3.Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần:
Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần đảm bảo phục vụ tốt các
Trần Thị Quyên

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động của UBND và các phòng ban chuyên môn; đảm bảo yêu cầu công tác
thường xuyên cũng như các nhiệm vụ đột xuất của UBND huyện.
Tham mưu cho UBND huyện tổ chức tiếp đón nhiều đoàn khách quốc tế,
khách từ các tỉnh, thị xã, thành phố bạn trên cả nước đến thăm và làm việc với
huyện Sơn Dương. Công tác tiếp đón khách luôn đảm bảo nhiệt tình, chu đáo, để
lại ấn tượng tốt cho khách và duy trì được mối quan hệ tốt với các đơn vị bạn.
Thực hiện công tác quản lý nguồn kinh phí phục vụ công tác đảm bảo
đúng theo quy định tài chính của nhà nước; quản lý sử dụng trụ sở làm việc, tài
sản công, phương tiện, trang thiết bị phục vụ yêu cầu công tác.
Công tác quản lý tài chính được thực hiện đúng theo quy định của nhà
nước, đảm bảo nguyên tắc, công khai, rõ ràng và chính xác. Thực hiện tốt chế độ
quản lý sử dụng tài sản công; thường xuyên duy tu, bảo dưỡng, mua sắm thay
thế trang thiết bị cần thiết phục vụ yêu cầu công tác.
Tổ lái xe của Văn phòng luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối việc đưa đón
phục vụ các đồng chí Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện và các
phòng, ban đi công tác. Lái xe luôn có ý thức giữ gìn xe sạch, chất lượng xe tốt,
tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo.
Văn phòng đã thực hiện việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại trụ sở cho
các phòng, ban chuyên môn hợp lý, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt nội quy,
quy chế làm việc tại trụ sở; tăng cường công tác bảo vệ tài sản, vật tư và các
trang thiết bị tại trụ sở. Công tác bảo vệ đã có nhiều cố gắng và duy trì thực hiện
chế độ trực theo ca hàng ngày, không để xảy ra mất mát tài sản trong khu vực cơ
quan.
Bộ phận lao công tạp vụ thường xuyên đảm bảo vệ sinh quét dọn sạch sẽ
trụ sở, phòng họp và các phòng làm việc của lãnh đạo. Có ý thức bảo vệ tài sản
chung, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đảm bảo phục vụ nước uống trong

sinh hoạt hàng ngày cũng như nước uống phục vụ các cuộc họp, hội nghị chu
đáo, đầy đủ. Thường xuyên chăm sóc cây cối, giữ gìn VSMT. cảnh quan sạch
đẹp tại khuôn viên trụ sở làm việc.

Trần Thị Quyên

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Nhiệm vụ công tác năm 2016
1. Chủ động bám sát chương trình hoạt động năm 2015, chương trình
công tác năm của UBND huyện để xây dựng kế hoạch cụ thể hàng tuần, hàng
tháng giúp Lãnh đạo UBND chỉ đạo điều hành công việc chung của huyện. Tập
trung thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo huyện tổ chức tốt các
ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm 2016.
2. Rà soát sửa đổi, bổ sung và thực hiện tốt quy chế làm việc của Văn
phòng, phát huy tinh thần tự giác học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn; duy trì
mối đoàn kết, tương trợ lẫn nhau trong công tác; thực hiện nghiêm túc kỷ luật,
kỷ cương hành chính đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Tiếp tục quán triệt cán bộ thực hiện học tập tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về
nâng cao ý thức trách nhiệm, hết lòng, hết sức phụng sự Tổ quốc, phục vụ nhân
dân.
3. Quan tâm đôn đốc, kiểm tra “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” thực
hiện cơ chế “một cửa” của UBND huyện nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng

hoạt động, phối hợp với các phòng chuyên môn phấn đấu giải quyết 100% giao
dịch đúng hạn. Ban tiếp công dân tiếp tục tham mưu thực hiện tốt công tác tiếp
công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư kịp thời; thường xuyên theo dõi, đôn đốc
các phòng ban, đơn vị, phường, xã giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến
nghị của công dân đảm bảo đáp ứng yêu cầu đề ra.
4. Nâng cao hơn nữa chất lượng xây dựng chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm của UBND. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa Văn phòng
HĐND-UBND huyện với các đơn vị có liên quan.
5. Duy trì thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo tuần, giao ban hàng
tháng, quý. Chú trọng công tác tổng hợp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính
xác, kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện.
6. Tăng cường công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị
phường, xã tổ chức thực hiện các văn bản, quyết định đã có hiệu lực pháp luật,
các nội dung công việc, các ý kiến chỉ đạo, kết luận của UBND tỉnh, UBND
huyện đảm bảo kịp thời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra.
Trần Thị Quyên

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7. Làm tốt công tác quản trị mạng, đảm bảo hệ thống mạng tin học nội bộ
Văn phòng điện tử mOffice thông suốt, đáp ứng nhu cầu thông tin liên lạc trong
nội bộ cơ quan; duy trì tốt hoạt động của Trang thông tin điện tử huyện.
Thực hiện tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến hàng ngày; tổ chức

khoa học việc theo dõi, quản lý, phân loại văn bản để tiện cho việc tra cứu. Thực
hiện tốt chế độ bảo mật công văn tài liệu, chế độ quản lý và sử dụng con dấu
theo đúng quy định pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
8. Thực hiện công tác quản lý tài chính, phục vụ hoạt động của HĐNDUBND thành phố theo chủ trương tiết kiệm, chống lãng phí; làm tốt công tác
phục vụ, hậu cần, giữ gìn trụ sở làm việc khang trang, sạch đẹp; đảm bảo an toàn
tuyệt đối các chuyến công tác của lãnh đạo Thành phố. Tăng cường đảm bảo an
ninh, bảo vệ an toàn tài sản của tập thể, cá nhân trong trụ sở cơ quan.
9. Tổ chức tốt việc tiếp đón khách quốc tế, khách của các đơn vị trong và
ngoài tỉnh đến tham quan và làm việc với UBND huyện.
Nhận xét: Nhìn chung công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng ở
UBND huyện Sơn Dương được triển khai và thực hiện khá đầy đủ, chặt chẽ.
1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Sơn Dương
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp
việc của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; được
cấp kinh phí hoạt động, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên
môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân
huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân
dân về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương;
Trần Thị Quyên

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đảm bảo cơ sở vật chất, kỷ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện
1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Văn phòng UBND huyện Sơn Dương có một số nhiệm vụ như sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết
hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân
huyện và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân huyện theo sự chỉ đạo của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện;
2. Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật;
3. Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện thông qua và giúp Ủy ban
nhân dân huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân huyện;
4. Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân huyện;
tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành
của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; chịu
trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình Ủy ban nhân
dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định;
5. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực
hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân huyện với Thường trực
Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể huyện và các cơ
quan, tổ chức khác đóng trên địa bàn huyện;
6. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân

dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;
7. Quản lý thống nhất về việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân huyện về công
tác dân tộc; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa
Trần Thị Quyên

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D