Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng tổng công ty xây dựng đường thủy – thực trạng và giải pháp hoàn thiện

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ kỹ thuật cao của nền kinh
tế toàn cầu hoá, đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác
hành chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các
mục tiêu. Cùng với đó là xu thế hội nhập và mở cửa của đất nước, đã đặt ra
những yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý
hành chính ở mỗi cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp.
Trong nhiều năm qua, cùng với sự phát triển không ngừng của đất
nước, Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy đã không ngừng nỗ lực nhằm
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động hành
chính. Đó chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển công tác Văn phòng,
đáp ứng yêu cầu cho sự phát triển trong công cuộc đổi mới đất nước, đặc biệt
là công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay. Mặt khác, công tác
hành chính Văn phòng là một trong những công tác không thể thiếu, có ý
nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý của mọi cơ quan, tổ
chức.
Được sự đồng ý của Lãnh Đạo Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy ,

tôi được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng tổng công ty – Phòng Tổ chức Lao
động, đây là cơ hội giúp tôi nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng
những kiến thức lý luận vào thực tiễn công việc. Trong thời gian kiến tập tôi
có điều kiện thâm nhập vào thực tế, hiểu biết hơn về công tác Văn thư – Lưu
trữ và công tác Văn phòng của cơ quan.
Bên cạnh đó, quá trình kiến tập còn giúp tôi rút ngắn được khoảng cách
giữa lý luận và thực tiễn, tạo cho mình một phong cách làm việc của một công
chức Nhà Nước, một nhân viên Văn phòng thực sự, giúp tôi củng cố và hoàn
thiện những kiến thức lý luận đã được trang bị tại trường, đây sẽ là hành trang
vững chắc để phục vụ công việc sau này.
Với những kiến thức được các Thầy, Cô giáo trang bị, cùng với khả
năng nắm bắt công việc của bản thân, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề chỉ ở
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

2

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một góc độ nhất định. Đồng thời, do điều kiện thực tập còn hạn chế về mặt
thời gian, kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu, vì vậy bài báo cáo
không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
quý báu của Thầy, Cô và các bạn./.
Hà Nội, ngày 14 tháng 03 năm 2016
Sinh Viên

Trịnh Thị Lan

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

3

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong mỗi cơ quan, Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều sản
sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được
lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn
bản, lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ rất quan
trọng. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức, Doanh nghiệp được thành lập, công
tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết
công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan,
tổ chức, Doanh nghiệp. Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng
mạnh mẽ công nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu
hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận
văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư,
lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản

đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn
thư, tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi
bộ phận lưu trữ.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó,
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử
dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư,
việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát
hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, việc soạn thảo văn
bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công
việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên
trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

4

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác
văn thư không thể thiếu đối với mọi hoạt động của cơ quan.
Qua quá trình nghiên cứu, thực tập tại Phòng Tổ chức – Lao động
thuộc Văn phòng Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy, xét thấy công tác văn
thư được Lãnh đạo quan tâm song vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
Vì vậy, Tôi chọn “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng
Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy – Thực trạng và Giải pháp hoàn

thiện” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu vào các mục tiêu cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu Mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng
Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy.
Thứ hai, tìm hiểu về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn
phòng Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy.
Thứ ba, khảo sát về quy trình lập hồ sơ, tổ chức nhân sự, sử dụng trang
thiết bị Văn phòng tại Tổng Công ty.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Tổng
Công ty Xây dựng Đường thủy.
Đối tượng khảo sát
-

Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy
Phòng Tổ chức – Lao động
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Một số bài luận văn nghiên cứu về “ Tổ chức quản lý văn bản”
Một số bài nghiên cứu về các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công
việc.

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

5

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Một số bài báo cáo nghiên cứu về vấn đề tổ chức nhân sự trong cơ
quan…
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp luận.
Phương pháp thực nghiệm.
Phương pháp tra cứu, thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin…
6. Bố cục của đề tài
Đề tài nghiên cứu gồm 03 phần, cụ thể:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Tổng Công ty Xây dựng
Đường thủy.
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng Tổng
Công ty Xây dựng Đường thủy – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

6

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty
Xây Dựng Đường Thủy
1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Xây
dựng Đường thuỷ
Ngày 21/12/1991 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ký Quyết Định
số 2726/QĐ-TCCB-LĐ về việc thành lập “Tổng Công ty Xây dựng đường
thủy”. Tổng Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, là tổ chức kinh doanh hạch
toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ. Chức năng và nhiệm vụ
kinh doanh chính là xây dựng công trình giao thông đường thủy trong phạm
vi cả nước.
Thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ về việc chuyển đổi công
ty Nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước
làm chủ sở hữu, ngày 30/6/2010 Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải đã ký Quyết
Định số 1845/QĐ-BGTVT thành lập Công ty Mẹ - Tổng Công ty Xây dựng

đường thủy. Công ty Mẹ - Tổng Công ty Xây dựng đường thủy là công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ,
hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, con dấu, biểu tượng
Cùng với sự phát triển về mọi mặt, thực hiện chủ trương của Đảng và
Nhà nước nhằm tăng cường công tác quản lý đường thủy, ngoài chức năng
nạo vét đảm bảo giao thông đường thủy, các năm sau Liên hiệp được giao
trực tiếp quản lý và xây dựng trên 40 cảng sông và hơn 3.500 km đường thủy
nội địa.
Thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động liên danh,
liên kết với các nhà thầu trong và ngoài nước, trong thời gian qua, Tổng Công
ty Xây dựng đường thuỷ đã đạt được những thành tích đáng kể. Từ một đơn
vị chuyên ngành nạo vét sông, biển, đến nay Tổng Công ty Xây dựng đường
thủy đã có các đơn vị xây lắp đủ các loại hình công trình như: công trình thủy
công, giao thông đường bộ, công trình dân dụng, công nghiệp, công trình thủy
lợi...
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

8

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hơn thế nữa, năng lực thi công của Tổng Công ty cũng ngày được nâng
cao, đủ mạnh để thực hiện ở việc thi công các dự án có qui mô lớn, kỹ thuật
phức tạp như: Cảng Hòn Chông (Kiên Giang), cảng Cát Lái, cảng Container
Tân Thuận (TP. Hồ Chí Minh), dự án Nâng cấp Cảng Tiên Sa (Đà Nẵng), dự

án Nâng cấp Cảng Hải Phòng, dự án Mở rộng cảng Cái Lân (Quảng Ninh), dự
án xây dựng Đường cao tốc Láng - Hoà Lạc (Hà nội), dự án Đường Hồ Chí
Minh, dự án đường cao tốc TP. Hồ Chí Minh - Trung Lương, dự án Nạo vét
luồng ngoài cảng Cái Lân (Quảng Ninh), dự án Xây dựng luồng cho tàu biển
trọng tải lớn vào sông Hậu (Trà Vinh), dự án Xây dựng Thuỷ điện Đồng Nai
4,…
Tính đến năm 2010 Tổng công ty đã có 30 đơn vị thành viên, bao gồm
4 Chi nhánh, 01 Văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, 11 công ty con, 13
công ty liên kết và nhiều Ban điều hành dự án trực thuộc công ty mẹ, hoạt
động tại khắp mọi miền của đất nước. Trong số đó có 12 đơn vị có chức năng
thi công nạo vét sông biển, san lấp tôn tạo mặt bằng, 16 đơn vị có chức năng
xây dựng các công trình cảng, kè, triền đà, ụ tầu, chỉnh trị đường thủy, trục
vớt, phá đá ngầm, xây dựng cầu đường bộ, thanh thải chướng ngại vật trên
các tuyến đường thủy, 01 Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng đường thuỷ, 01
Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực Đầu tư và Dịch vụ nhân lực.
Trong những năm qua , Tổng công ty đã không ngừng phấn đấu, cùng
với sự sáng tạo, năng động và nỗ lực cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân
viên. Tổng công ty xây dựng đường thuỷ (Vinawaco) đã và đang phát triển về
mọi mặt, trở thành Tổng công ty đa ngành, đa nghề được các khách hàng tín
nhiệm.
Vinawaco được đánh giá cao thông qua sự hài lòng của khách hàng đối
với sản phẩm và dịch vụ của mình bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt
nhất, liên tục được cải tiến, đáp ứng yêu cầu kỹ, mỹ thuật cao và ngày càng
hoàn thiện. Với định hướng trở thành một tập đoàn mạnh, Vinawaco sẵn
sàng kết nối hoạt động với các đối tác trên các lĩnh vực ở trong và ngoài
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

9

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước. Khách hàng là trung tâm của mọi công việc, thoả mãn tốt nhất nhu cầu
của khách hàng từ chính thương hiệu của mình và cùng phát triển, luôn cầu
mong cho khách hàng thành đạt. Vì điều đó Đổi mới - Hợp tác - Phát triển là
con đường vươn tới của Vinawaco.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng
Công Ty Xây dựng Đường thủy
a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ngày 21/12/1991, Bộ Trưởng Bộ Giao thông Vận Tải đã ký Quyết
định số 2726 /QĐ-TCCB-LĐ về việc thành lập Tổng Công ty Xây dựng
Đường thuỷ trên cơ sở tách nguyên trạng các xí nghiệp sản xuất kinh doanh ra
khỏi Liên hiệp các xí nghiệp Quản lý Giao thông đường thuỷ .
Tổng công ty là tổ chức kinh doanh hoạch toán kinh tế độc lập, có tư
cách pháp nhân đầy đủ. Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh chính là xây
dựng công trình giao thông đường thuỷ trong phạm vi cả nước.
Qua quá trình kiện toàn và liên tục phát triển, đến nay Tổng công ty
xây dựng đường thuỷ bên cạnh nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng hệ thống cơ sở
hạ tầng giao thông đường thuỷ, còn mở rộng sang hoạt động ở nhiều lĩnh vực
khác như xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, tư vấn đầu tư và
đặc biệt đã mở rộng sang lĩnh vực xây dựng các công trình cầu, đường giao
thông đường bộ, công trình thuỷ điện, thuỷ lợi ...
Tổng Công ty Xây dựng Đường thuỷ thuộc bộ GTVT và Bưu điện là
tổ chức chuyên ngành xây dựng công trình giao thông đường thuỷ trong phạm
vi cả nước.
Tổng Công ty thực hiện nhiệm vụ xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo, sửa

chữa hệ thống các công trình và tuyến luồng thuỷ, cầu bến cảng, xưởng đóng
tàu…
Xây dựng các công trình dân dụng, cơ khí vận tải phục vụ ngành Giao
thông vận tải và Bưu điện cũng như các ngành kinh tế quốc dân khác để sử
dụng có hiệu quả năng lực của Tổng Công ty.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

10

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổng nhận thầu toàn bộ các công trình xây dựng, kinh tế- kỹ thuật, thiết
kế kỹ thuật, thiết kế tổ chức thi công các công trình giao thông đường thuỷ và
và các công trình ngoài Ngành khi có đơn hàng.
Hợp tác với nước ngoài trong lĩnh vực xây dựng đường thuỷ để xây
dựng, phát triển và nâng cao trình độ chuyên môn.
Tổ chức đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tay nghề cho đội
ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật chuyên ngành Xây dựng Đường thuỷ.
b) Cơ cấu tổ chức
( sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy
được trình bày ở phần Phụ lục I )
c) Vài nét về các Phòng, ban trong Tổng Công ty
1. Phòng Kế hoạch thị trường
Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty giao chỉ tiêu kinh doanh cho
các đơn vị trực thuộc Công ty. Theo dõi, thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch

kinh doanh và chương trình công tác của Công ty và của các đơn vị trực thuộc
Công ty.
Xây dựng định hướng chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn, trung
hạn, ngắn hạn. Lập, quản lý và điều hành các dự án đầu tư , Thẩm tra đơn giá
dự toán. Dự toán các công trình xây dựng. Nghiên cứu thị trường các dự án,
cân đối kế hoạch với năng lực thi công của Tổng Công ty.
2. Phòng Tài chính kế toán
Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn , ngắn hạn. Phân tích ,
đánh giá các tiêu chí tài chính, số liệu hạch toán, tham mưu, đề xuất các giải
pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của Tổng Công
ty. Tập hợp các khoản chi phí và giá thành các công trình do Tổng Công ty
thực hiện. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu,
nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản.
Tham mưu cho Giám đốc trong các công tác tài chính, kế toán kiểm
toán nội bộ, quản lý tài sản, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

11

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chi phí hoạt động của cơ quan.
3. Phòng Tổ chức Lao Động
Phòng Tổ chức – Lao động có chức năng tham mưu, giúp việc trong
các lĩnh vực về công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác lao động

tiền lương, công tác bảo hộ lao động, các chế độ chính sách khác liên quan
đến người lao động.
Quản lý nguồn lực của Công ty. Tổ chức xây dựng tiêu chuẩn công
việc cho các vị trí công tác. Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật,
và giải quyết các vẫn đề về tiền lương, thưởng cho nhân viên. Hướng dẫn và
thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động.
Tham mưu , thực hiện nghiệp vụ về công tác hành chính tổng hợp,
quản lý nội bộ cơ quan Tổng công ty, đảm bảo an ninh, an toàn trụ sở phục vụ
hoạt động cơ quan.
Đề xuất sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động Tổng công ty khi xét thấy
cần thiết. Hướng dẫn ,kiểm tra các đơn vị thực hiện nghiệp vụ và các quy
định về công tác tổ chức ,cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hộ lao động ,…của
đơn vị.
Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực
hiện công tác cán bộ.
4. Phòng Quản lý dự án
Làm công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng, tài chính, nhân
lực tại công trình và có nhiệm vụ báo cáo lên Tổng Công ty. Ngoài ra còn
quản lý nhân lực, bảo vệ vật tư và tài sản của công trình mà Tổng Công ty
đang nhận thầu và thi công.
Tham mưu, giúp Tổng Giám đốc Tổng Công ty thực hiện nhiệm vụ
quyền hạn của Chủ đầu tư trong việc triển khai các dự án đầu tư xây dựng do
Công ty Mẹ làm chủ đầu tư. Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp
luật và Tổng Giám đốc Tổng Công ty về nhiệm vụ, quyền hạn những dự án
được giao.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

12

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Phòng Kỹ thuật công nghệ
Thực hiện quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, công tác ứng
dụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất, công tác quản lý chất lượng công
trình, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đầu
tư, đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ.
Quản lý kỹ thuật, chất lượng, công nghệ thi công đường, hầm, cảng,
kiến trúc…
Thực hiện công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quy trình
sản xuất, thi công. Thực hiện chỉ đạo và quản lý kỹ thuật chất lượng, khối
lượng công trình.
Phối hợp với các phòng thiết kế và cơ quan hữu quan, chủ đầu tư….xây
dựng biện pháp tổ chức thi công, tiến bộ thi công, tiến độ thi công, đảm bảo
chất lượng và an toàn trong thi công. Kiểm tra các công đoạn nhập nguyên
liệu vào thi công.
Ngoài ra còn có các Phòng, ban, bộ phận giúp việc cho cơ quan như:
Phòng bảo vệ, Phòng Văn thư, Bộ phận nhà bếp…
1.1.3 Đặc điểm về cơ sở vật chất trang thiết bị thi công tại Tổng Công ty
Thiết bị phục vụ thi công của Tổng công ty có hơn 400 thiết bị, được cụ
thể hóa trong bảng sau:

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

13

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng 01: Bảng thống kê thiết bị thi công chuyên dụng của công ty
ST
T

Tên thiết bị

Tên hãng

Nước sản xuất

Máy làm đất
Máy xúc
Máy đào

Số
lượn
g
12
20
23

1
2

3

Kobelco

Nhật Bản
Nhật Bản, Mỹ
Nhật, Nga,
Anh, Mỹ

4
5

TB gia cố nền móng
Thiết bị bê tông

3
46

Putzmeít

6

Xe cẩu - thiết bị cẩu

22

Hitachi

Nhật , Nga ,
Mỹ , Đức

Nhật Bản

7

Máy nâng vận chuyển

10

Hitachi

Nhật Bản

8

Thiết bị dao lắp dầm

2

Việt Nam

9

Xe vận tải

40

10

Phao nổi

10

Nhật, Hàn ,
Trung
Việt Nam

11

Máy Hàn

5

Nhật Bản

12

Tàu đóng cọc

4

Việt Nam

13

Búa diesel

2

Mitsubishi

Nhật Bản

14

Búa thuỷ lực

2

Kobelco

Nhật Bản

15

Tàu ngoạm

3

Việt Nam

16

Tàu hút xén

10

Hà lan, Mỹ

17

Máy phát điện

3

Caferphila

Mỹ

18
19
20
21
22

Búa rung
Máy nén khí
Ô tô nhựa
Ô tô tự đổ
Máy san

7
4
7
55
22

Lefer
Caterphil
Hundai
Lefer

Đức
Mỹ
Hàn, Nhật
Hàn, Nhật, Đức
Nhật Bản , Đức

23
24

Máy ủi
Xelu

21
10

Nissha
Dongfeng

Nhật Bản
Trung Quốc

25
Máy đầm rung
24
Kamaz
26
Tàu kéo
27
27

Xuồng cao tốc
5
Nawasaki
Cơ sở vật chất hạ tầng , vật tư trang thiết bị và môi
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

14

Đức , Nga
Việt Nam
Nhật Bản
trường làm việc

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đóng một vai trò không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Do
tính chất, lĩnh vực hoạt động và các ngành nghề của công ty, các công trình
không tập trung ở một nơi cố định mà nằm rải rác trên nhiều địa bàn , bởi vậy
Tổng công ty không có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng một cách tốt nhất
cho toàn bộ công nhân viên của công ty, chỉ có trụ sở , văn phòng tổng công
ty, nơi làm việc của các phòng ban được xây dựng cố định, khang trang và
tiện nghi.
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Đường thủy gồm có 01 Trưởng
phòng, 01 Phó phòng điều hành thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Có 05
chuyên viên thực hiện công tác tham mưu ở từng lĩnh vực khác nhau.
Trưởng phòng, Phó phòng được Tổng Giám Đốc bổ nhiệm, miễm
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật. Trưởng phòng là
người đứng đầu Văn Phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc, Hội
đồng thành viên và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Phó trưởng phòng được Trưởng phòng phân công theo dõi khối công
việc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, Trưởng Phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được giao. Khi Trưởng Phòng đi công tác, Phó Phòng được
Trưởng Phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng.
Văn Phòng có các bộ phận chuyên môn giúp việc phục vụ gồm: Bộ
phận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận tài vụ, Bộ phận nhà
ăn, Tổ bảo vệ, Tổ lái xe.
Biên chế của Văn Phòng nằm trong tổng số biên chế do Hội đồng thành
viên phân bổ để thực hiện nhiệm vụ nhất định trong thời gian nhất định.
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
a)

Chức năng
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

15

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng Tổng công ty có chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc
Tổng công ty về các lĩnh vực: Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Tổng
công ty, Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Quản lý công tác hành chính, quản
trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, đi lại, phục
vụ cung cấp những vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý của các phòng,
ban và lãnh đạo Tổng công ty.
Tham mưu , thực hiện nghiệp vụ về công tác tổ chức, cán bộ , lao
động , tiền lương, thi đua, khen thưởng ,giải quyết khiếu nại , tố cáo của Tổng
công ty.
Thực hiện nghiệp vụ về công tác hành chính tổng hợp, quản lý nội bộ
cơ quan, đảm bảo an ninh, an toàn trụ sở cơ quan.
b) Nhiệm vụ
Chủ trì xây dựng và thực hiện phương án sắp xếp tổ chức của cơ quan
Tổng công ty và toàn Tổng công ty. Đề xuất sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt
động Tổng công ty khi xét thấy cần thiết. Xây dựng phân cấp quản lý công tác
tổ chức cán bộ, lao động tiền lương trong Tổng công ty. Hướng dẫn ,kiểm tra
các đơn vị thực hiện nghiệp vụ và các quy định về công tác tổ chức ,cán bộ ,
lao động , tiền lương, bảo hộ lao động ,…của đơn vị.
Tuyển chọn ,bố trí, sử dụng, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên cơ
quan. Quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, thực hiện chế độ bổ nhiệm, miễn
nhiệm, luân chuyển, kỷ luật cán bộ. Hướng dẫn , kiểm tra tình hình thực hiện
các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương của các đơn vị trực thuộc.
Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo hộ lao động của Tổng công ty ,
duyệt kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động của Tổng
công ty, kiểm tra an toàn, vệ sinh công nghiệp và phòng chống cháy nổ ở cơ
quan.
Xây dựng và đôn đốc, kiểm tra thực hiện nội quy an toàn và vệ sinh
lao động tại cơ quan và các đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty..

Xây dựng kế hoạch , chương trình , nội dung thi đua , khen thưởng phù
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

16

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hợp với từng thời kỳ cụ thể của Tổng công ty . Triển khai, hướng dẫn tập thể,
cá nhân thực hiện chương trình, kế hoạch thi đua, khen thưởng.
Chủ trì , tổ chức phát động các phong trào thi đua trong Tổng công ty,
tổng kết, đánh giá, đề nghị khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích.
Là đầu mối thu thập, xử lý , cung cấp thông tin của Tổng công ty cho
các tổ chức , cá nhân theo quy định của Pháp luật và yêu cầu của Lãnh đạo.
Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, báo chí, tài liệu
phục vụ hoạt động của Cơ quan. Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp,
báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trang
thiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm theo quy định của Tổng công ty
và theo kế hoạch đã được duyệt.
Quản lý tài sản, thiết bị Cơ quan, đề xuất các giải pháp sử dụng hiệu
quả các phương tiện, thiết bị văn phòng.
Chuẩn bị các chuyến công tác, các buổi làm việc và tiếp khách. Thực
hiện công tác lễ tân các cuộc họp, hội nghị và lễ kỷ niệm của Tổng công ty .
Đảm bảo vệ sinh, môi trường toà nhà làm việc và khu cơ quan.
Xây dựng kế hoạch triển khai hiệu quả công nghệ thông tin trong tổng

công ty.
Quản lý hồ sơ pháp lý liên quan đến nhà, đất. Hoàn thiện các thủ tục
pháp lý về đất đai của Tổng công ty. Theo dõi tình hình sử dụng nhà đất của
Tổng công ty tại đơn vị trực thuộc.
Theo dõi các thông tin liên quan tới Tổng công ty và các đơn vị thành
viên, kịp thời báo cáo Lãnh Đạo Tổng công ty để xử lý, giải quyết khi có công
việc đột xuất hoặc khi đến hoạt động của Tổng công ty. Thường xuyên báo
cáo Lãnh đạo Tổng công ty tình hình giải quyết các công việc của các phòng,
ban, đơn vị.
Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo, phân công của Lãnh đạo
Tổng công ty.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

17

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

c) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
( sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Tổng Công Ty Xây dựng Đường
thủy được trình bày tại Phụ Lục II )
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
Văn phòng Tổng công ty làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dưới
phải tuân thủ sự chỉ đạo và điều hành của cấp trên. Đồng thời, phát huy dân
chủ nâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp đoàn kết, kỷ cương và

thống nhất trong thực thi công vụ. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công
việc trong Văn phòng được thể hiện rõ ràng.
Căn cứ Quyết định số 1065/QĐ-TCLĐ, ngày 09/07/2014 về việc tổ
chức các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Tổng công ty Xây dựng đường
thủy-CTCP. Phòng Tổ chức phân công, bố trí vị trí việc làm cho cán bộ nhân
viên trong phòng như sau:
1. Trưởng phòng.
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước Giám Đốc Công ty. Kiểm tra,
đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các
nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của
Giám Đốc Công ty.
Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập như Tuyển
dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ
thuật ...
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể :
-

Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động.
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động.
Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

18

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-

Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty.
Hồ sơ cán bộ công nhân viên.
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty.
Đối nội, đối ngoại.
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty.
Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám

-

đốc công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên.

2. Phó Trưởng phòng.
Phó Trưởng phòng là công chức lãnh đạo, giúp Trưởng phòng chỉ đạo
một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Trưởng phòng về
nhiệm vụ được phân công.
Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, cụ thể như:
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn,
chuyên ngành; xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn
kiểm tra, tham gia thanh tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các chế độ, chính sách đã ban hành; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạt
động; tổng hợp thông tin, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành,

nhiệm vụ được phân công phụ trách.
Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn, chuyên
ngành được giao.
Chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực
chuyên môn, chuyên ngành được giao.
Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Tổng công ty, công
tác bảo vệ an ninh trật tự, Công tác thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố
cáo, công tác hành chính nội bộ, trực tiếp quản lý và điều động xe con văn
phòng Tổng công ty.
Tổ chức hội nghị, lễ tân, khánh tiết.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
3. Chuyên Viên
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

19

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Chuyên viên đối với công tác tổ chức hoạt động
Thực hiện công tác cán bộ đối với đơn vị trực thuộc Công ty theo phân
cấp. Xây dựng phân cấp quản lý công tác tổ chức Cán bộ, lao động, tiền
lương trong Tổng công ty.
Xây dựng và thực hiện phương án sắp xếp tổ chức của cơ quan, hướng
dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện nhiệm vụ và các quy định về công tác tổ
chức hoạt động.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
b) Chuyên viên đối với công tác lao động, tiền lương
Đối với công tác lao động tiền lương, chuyên viên thực hiện theovBộ
luật lao động và quản lý lao động theo sự phân cấp của Tổng công ty.
Xây dựng kế hoạch lao động, biên chế lao động, ký kết hợp đồng lao
động, đăng ký hợp đồng lao động, xây dựng thỏa ước lao động, nội quy lao
động. Xây dựng và quản lý định mức lao động, đơn giá tiền lương theo phân
cấp của Tổng công ty.
Tham gia giải quyết những vấn đề tranh chấp lao động.
Tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ tiền lương.
Thực hiện công tác tiền lương của cơ quan.
Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương áp dụng trong Công ty.
Thực hiện nhiệm vụ khác được phân công.
c) Chuyên viên đối với công tác quản lý bảo hiểm xã hội
Trong công tác quản lý Bảo hiểm xã hội, chuyên viên thực hiện nhiệm
vụ này theo quy định của Nhà nước.
Hưỡng dẫn, kiểm tra , theo dõi các đơn vị thực hiện chế độ bảo hiểm y
tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Thực hiện công tác thanh toán các chế độ Bảo hiểm y tế cho nhân viên
trong Công ty.
Thống kê và làm báo cáo số liệu BHXH khi được yêu cầu
Thực hiện quy chế chốt sổ cho nhân viên, làm thủ tục chấm dứt hợp
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

20

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đồng lao động, chuyển công tác với cơ quan Bảo hiểm xã hội, chốt sổ cho
một số cán bộ nghỉ hưu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
d) Chuyên viên đối với công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kế
hoạch, chương trình, nội dung hoạt động của cơ quan.
Phối hợp thực hiện công tác thanh tra việc thực hiện chính sách pháp
luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với các nhiệm vụ được giao tại các
phòng, đơn vị.
Thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
e) Chuyên viên đối với công tác thi đua, khen thưởng
Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung thi đua, khen thưởng, thực
hiện các chương trình, thủ tục công tác thi đua, khen thưởng đối với các tập
thể, cá nhân trong cơ quan Tổng công ty theo quy định của Nhà nước.
Chủ trì, tổ chức phát động các phong trào thi đua trong Tổng ty, xây
dựng quy chế khen thưởng, cụ thể hóa các điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức
khen thưởng.
Triển khai, hướng dẫn đơn vị, phòng thực hiện chương trình, kế hoạch
thi đua khen thưởng.
Xây dựng quy chế khen thưởng, điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức khen
thưởng.
Thực hiện các công tác khác được phân công.
f) Chuyên viên đối với công tác cán bộ
Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong cơ quan theo phân cấp,
quản lý các thông tin của nhân viên theo quy định.
Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, thủ tục để cấp, đổi hộ

chiếu, xuất nhập cảnh ( VISA) và các thủ tục có liên quan cho cán bộ công
nhân viên được cử đi công tác nước ngoài theo quy định của Pháp luật.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

21

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.
g) Chuyên viên Văn thư
Thực hiện các công tác có liên quan như bảo quản và sử dụng con dấu
công ty theo quy chế, Phân phát công văn của công ty và cấp trên.
Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu hồ sơ, tài liệu của Công ty theo quy
định.
Thực hiện công tác chế bản, in ấn, photocopy hồ sơ, tài liệu, văn bản
phục vụ quản lý và điều hành kinh doanh của Tổng công ty khi được lãnh đạo
Tổng công ty giao nhiệm vụ.
Hướng dẫn nghiệp vụ bảo mật, hành chính, văn thư, lưu trữ cho các
đơn vị, phòng trong Công ty đảm bảo mọi thông tin được thông suốt, nhanh
chóng.
Cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, báo chí, tài liệu
phục vụ công tác Của cơ quan Tổng công ty. Quản lý tài sản, thiết bị, Công
tác quản lý thông tin, viễn thông của Tổng công ty.
Thực hiện các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Giám
đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân

công, chỉ đạo của Lãnh đạo.
4. Cán bộ Văn phòng
Xây dựng và triển khai, duyệt kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch cho các đơn vị sản xuất theo phân cấp.
Đôn đốc kiểm tra thực hiện nội quy lao động tại cơ quan, Quản lý và
bảo vệ hệ thống thông tin, viễn thông của cơ quan Tổng công ty.
Tổ chức thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và quốc phòng toàn dân
đối với công dân là cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty theo đúng quy
định của Nhà nước, thực hiện công tác đền ơn đáp nghĩa khi có yêu cầu.
Tham mưu thực hiện các giải pháp để đảm bảo an ninh thông tin, ứng
dụng và khai thác hiệu quả công nghệ thông tin trong Tổng công ty.
Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

22

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin, viễn thông của cơ quan Tổng công ty.
Quản lý các tài sản, phương tiện, trang thiết bị… phục vụ hoạt động
của cơ quan. Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy của Tổng
công ty.
Chuẩn bị cho công tác hội nghị, âm thanh, loa đài, pa nô, áp phích, cờ,
khẩu hiệu, hội trường, khánh tiết lễ tân… khi có yêu cầu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do sự phân công của Lãnh đạo.

5. Tổ bảo vệ
Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty. Là lực lượng
chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn.
Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ công nhân viên khi ra vào cổng.
Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc. Bảo quản các dụng cụ
phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng. Các công tác có tính đột
xuất khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng. Ngoài
ra, lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ
thiên tai. Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,
thiên tai.
6. Nhân viên nấu ăn
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể như:
Thực hiện nhiệm vụ nấu cơm. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trước
Giám đốc và Trưởng phòng. Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết
bị phục vụ ăn uống cho toàn công ty.
Phụ trách công tác sổ sách báo ăn hàng ngày củacán bộ công nhân viên
công ty. Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định.
Phụ việc cho người nấu ăn chính. Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vực
nhà ăn theo định kỳ.Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của
Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

23

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực phần hành công
việc của mình.

Sinh viên: Trịnh Thị Lan

24

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG ĐƯỜNG THỦY - THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
2.1 Thực trạng công tác Văn Thư tại Tổng Công ty Xây dựng
Đường thủy
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư
Tổng Công ty Xây Dựng Đường thủy thực Hiện công tác Văn thư theo
hệ thống các Văn bản sau:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Nghị Định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/11/2013 của Chính Phủ về việc
quy định chi tiết một số điều luật của Luật Lưu trữ.
Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về

công tác văn thư và Nghị Định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quyết Định số 994/QĐ-UBND ngày 23 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban
Nhân dân huyện Yên Định về việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu
trữ.
• Văn bản quản lý của Tổng công ty xây dựng đường thuỷ ban hành gồm có:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định…
+ Chỉ thị, Thông tư.
+ Công văn hành chính.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

25

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C