Công tác văn thư của HĐND UBND huyện Kim Bôi

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................3
PHẦN I: NỘI DUNG.................................................................................................6
CHƯƠNG I................................................................................................................6
KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG.............................................6
CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI...............................................................................6
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi.................................6
1.1. Điều kiện tự nhiên:......................................................................................6
1.2. Điều kiện xã hội:.........................................................................................6
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim
Bôi......................................................................................................................7
1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi:......7
2. Tổ chức chê độ làm việc:...............................................................................8
II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:............................................................8
1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:.....................................................9
1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Văn
phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:............................................................9
1.1.1 Vị trí:.........................................................................................................9
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................9
1.1.3. Tổ chức bộ mày và chế độ làm việc.......................................................11
1.2. Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi trong
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:................................................13
1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ

cho thủ trưởng cơ quan:...................................................................................14
1.4. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
HĐND - UBND huyện Kim Bôi......................................................................15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:..................................................16
1.6. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi:..........17
2. Khảo sát về công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Kim Bôi:...........18
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan:.......................................18
2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban hành
văn bản của UBND huyện Kim Bôi.................................................................21
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:.................................................21
2.2.2. Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước:........23
2.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND
huyện Kim Bôi:................................................................................................24
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
2.2.4. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND
huyện Kim Bôi:................................................................................................26
2.3 . Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi:.......27
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận
xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện:...........................................................27
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện
Kim Bôi............................................................................................................31
2.3.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn bản của

UBND huyện:...................................................................................................34
2.3.4. Nhận xét ưu nhược điểm về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ.................................................................................................35
2.3.4.1.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện.................................35
2.3.4.2. Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện:..........36
2.3.4.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan:................................................................................................36
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi:...........37
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của UBND huyện
Kim Bôi............................................................................................................38
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.................................................38
3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của UBND huyện...............38
3.1.2. Nhận xét ưu, nhược điểm.......................................................................39
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu:.........................................................................40
3.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện................................40
3.2.2. Nhận xét ưu, nhược điểm.......................................................................41
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND huyện...............................42
3.3.1. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND huyện:..........42
3.3.2. Nhận xét ưu, nhược điểm.......................................................................42
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:.................................................42
3.4.1. Tình hình về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND huyện:...42
3.4.2. Nhận xét ưu, nhược điểm về công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ...............................................................................................................43
Phần II......................................................................................................................45
SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ.....................................................................45
1.Mẫu hoá một số văn bản hành chính của UBND huyện Kim Bôi:...............45
2.Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ” của UBND huyện Kim Bôi
..........................................................................................................................45
Phần III.....................................................................................................................46
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT.....................................................................................46

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:.................................................46
1. Ưu điểm........................................................................................................47
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
2. Bên cạnh những kết quả, ưu điểm đáng khích lệ, trong hoạt động của Văn
phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi còn có những hạn chế, thiếu sót như:
..........................................................................................................................49
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.....49
1. Đối với công tác Văn phòng:.......................................................................50
2. Về quy trình nghiệp vụ:................................................................................51
3. Về công tác văn thư - lưu trữ.......................................................................52
4. Hiện đại hoá văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:..................................53
PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................55

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình hoạt động thực tế đã chứng minh rằng, Văn phòng ngày càng
khẳng định vị thế và vai trò của mình trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan dù là cơ
quan Đảng hay cơ quan Nhà nước, các Công ty hay Doanh nghiệp. Nó xứng đáng
là một “trợ thủ đắc lực” của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đó và không có bất kỳ một
đơn vị hay phòng, ban nào có thể thay thế được vị trí ấy. Để làm tốt vai trò tiên
phong và rất quan trọng của mình, Văn phòng hay nói chính xác hơn là tập thể cán
bộ, nhân viên làm công tác văn phòng phải không ngừng đổi mới, nâng cao về tư
duy và phong cách làm việc. Đặc biệt trước tình hình yêu cầu công việc ngày càng
phức tạp, Văn phòng phải từng bước hiện đại hoá và hoàn thiện minh hơn nữa để
đáp ứng được nhu cầu và khối lượng ngày càng, luôn hoàn thành tốt vai trò tham
mưu, giúp việc của mình cho lãnh đạo.
Quá trình được thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi đã
giúp em có những hiểu biết cụ thể và sâu sắc hơn về hoạt động cũng như vai trò của
Văn phòng cấp huyện trong hệ thống cơ quan của nhà nước. Bản thân em cũng đã
nhận ra những ưu điểm và khuyết điểm còn tồn tại trong hoạt động Hành chính Văn
phòng của cơ quan nơi tôi thực tập. Tuy còn nhiều hạn chế nhưng tôi đã có những
kiến nghị, đề xuất mang tính xác thực nhất đối với những điểm còn hạn chế trong
Công tác Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi và hy vọng rằng nó sẽ góp phần
nhỏ bé vào việc tạo nên thành công và hiệu quả của công tác Văn phòng của
UBND huyện Kim Bôi trong tương lai sau này.
Với những kết quả đã đạt được trong hơn một tháng thực tập tại Văn phòng
HĐND - UBND huyện Kim Bôi không chỉ có sự nỗ lực phấn đấu của chính bản
thân tôi mà bên cạnh đó là sự quan tâm giúp đỡ từ phía Nhà trường, đã trang bị cho
tôi những kiến thức lý luận, kỹ năng nghiệp vụ, cũng như thực hành trên giảng
đường để tôi có đủ năng lực để vững bước tự tin đến thực tập tại cơ quan.
Hơn nữa, thời gian thực tập tại UBND huyện Kim Bôi với sự quan tâm, giúp
Bùi Thị Thu Hường

1

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đỡ của lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng đã giúp em có cơ hội
được làm việc, được tiếp xúc và cọ sát với thực tế nghề nghiệp sau này và đã hoàn
thành tốt đợt thực tập của mình.
Vì vậy, qua bản báo cáo này, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban
Giám hiệu Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, các thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn
phòng, Khoa Đào tạo Tại chức cùng các thầy, cô trong các đơn vị, phòng ban khác
trong trường đã truyền đạt cho em những kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ quan trọng để
em có thể thực hiện tốt công việc của mình và đủ tự tin đến thực tập tại cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND huyện Kim Bôi, lãnh đạo Văn
phòng HĐND - UBND và toàn thể cán bộ trong UBND huyện, đặc biệt là cán bộ,
chuyên viên trong Văn phòng HĐND - UBND huyện đã quan tâm giúp đỡ em rất
nhiều, tạo những điều kiện thuận lợi nhất để em hoàn thành tốt đợt thực tập.
Với thời gian thực tập còn ít, kỹ năng nghề nghiệp còn hạn chế nên em chưa
có nhiều cơ hội được học hỏi, cọ sát thực tế và thực hành. Dù bản thân em đã có
nhiều cố gắng song không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực tập
cũng như trong việc hoàn thành bản báo cáo này. Vì vậy, kính mong các thầy cô
giáo trong trường cùng các cán bộ trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim
Bôi đóng góp và bổ sung thêm ý kiến để bản báo cáo của em được hoàn thiện và
đạt chất lượng cao hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Kim Bôi, ngày 11 tháng 3 năm 2016
SINH VIÊN

Bùi Thị Thu Hường

2

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
Bùi Thị Thu Hường
LỜI MỞ ĐẦU

Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập nền kinh tế
Quốc tế. Sau hơn 20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, đất nước ta đã đạt được
nhiều thành tựu to lớn về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những vấn đề cấp
bách của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội muốn đưa nước ta tiến bước trên con
đường hội nhập với thế giới thì một yêu cầu cấp bách lại đặt ra đó là công tác đào
tạo cán bộ văn phòng; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ
quan, đơn vị từ Trung ương đến địa phương. Nói cách khác, công tác hành chính
văn phòng trở thành một điểm nhấn quan trọng va có mặt trên tất cả đơn vị hành
chính các cơ quan, tổ chức.
Dù ở bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức nào thì Văn phòng vẫn có một vị
trí đặc biệt quan trọng và không thể thiếu. Như Chủ tịch Hồ Chí Minh nói về vai trò
của công tác văn phòng: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cho cán bộ lãnh đạo nắm tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì
lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…”
Chính vì Văn phòng là một cơ quan giúp việc cho lãnh đạo, có chức năng tham

mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình một cách nhanh nhất, chính xác nhất.
Như vậy, có thể thấy để hoạt động của Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức
thực sự đạt được hiệu quả cao thì việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác Văn
phòng có một vai trò rất cần thiết và cấp bách với hệ thống văn phòng trong tương lai.
Nhận thấy tầm quan trọng đó của Văn phòng và nắm rõ nhu cầu đào tạo môt
đội ngũ cán bộ cho văn phòng, văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
đáp ứng được yêu cầu thực tế, ngày 18/12/1971, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban
hành Quyết định số 109/BT về việc thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ
(nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội). Với 40 năm kinh nghiệm trưởng thành
và phát triển, Trường đã có những đóng góp tích cực trong sự nghiệp đào tạo và
Bùi Thị Thu Hường

3

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
giảng dạy. Tính đến nay, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã đào tạo được rất
nhiều khoá học với các hình thức đào tạo khác nhau, nhiều ngành nghề khác nhau
như: Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Tin học văn phòng,
Thông tin thư viện và một số ngành mới mở. Để đáp ứng được những đòi hỏi và
nhu cầu xã hội, nhà trường đã không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng giảng
dạy cũng như cơ sở vật chất, mở rộng việc đào tạo nhiều ngành nghề mới và đạt
được kết quả cao hơn.
Ngoài việc trang bị những kiến thức lý luận về chuyên môn, nghiệp vụ, trên
giảng đường trong hơn hai năm học. Trong kế hoạch đào tạo của trường còn tổ
chức cho sinh viên đi thực tế sau mỗi khoá học tại các cơ quan nhằm củng cố kiến

thức lý thuyết được học trong trường. Từ đó sinh viên có cơ hội tiếp xúc với thực tế
để nâng cao hơn nữa về kỹ năng, nghiệp vụ của mình. Quá trình thực tập đó sẽ giúp
sinh viên có điều kiện rèn luyện về kỹ năng nghề nghiệp, tạo một phong cách
chuyên nghiệp trong quá trình làm việc trong tương lai của mình.
Được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi và sự liên hệ của Nhà
trường, Khoa Quản trị Văn phòng K3B ngày 22/3/2011 em đã được tiếp nhận thực
tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi. Trong quá trình thực tập, em
nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo nhiệt tình của Lãnh đạo Văn phòng
HĐND - UBND huyện và đặc biệt là sự chỉ bảo của cán bộ hướng dẫn thực tập là
Chị Bùi Thị Hà, cán bộ Văn thư - Lưu trữ Văn phòng HĐND - UBND cùng sự giúp
đỡ của các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng HĐND - UBND huyện.
Thời gian thực tập tuy có ít (từ ngày 22/3 đến ngày 29/4/2011) nhưng đó là
cơ hội để em được củng cố kiến thức và vận dụng những lý thuyết đã được học vào
thực tiễn. Đồng thời, trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện
Kim Bôi em còn được rèn luyện về kỹ năng, nghiệp vụ và rút ra nhiều bài học kinh
nghiệm bổ ích cho bản thân.
Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, chuyên viên thuộc Văn phòng
Bùi Thị Thu Hường

4

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
HĐND - UBND huyện Kim Bôi và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành tốt
đợt thực tập của mình. Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực
không ngừng của bản thân trong suốt thời gian thực tập vừa qua.

Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bôi
Phần II: Soạn thảo văn bản quản lí
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Tuy bản thân đã có nhiều cố gắng song do thời gian có hạn và vốn kiến thức
còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em
rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và nhận xét của thầy cô và những cán
bộ, chuyên viên trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi để bài báo cáo
của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Kim Bôi, ngày 11 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN

Bùi Thị Thu Hường

Bùi Thị Thu Hường

5

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
PHẦN I: NỘI DUNG
CHƯƠNG I

KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG

CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi
1.1. Điều kiện tự nhiên:
Huyện Kim Bôi là một huyện miền núi nằm trên địa bàn chuyển tiếp giữa
miền núi với đồng bằng Bắc bộ, có vị trí chiến lược quan trọng về Quân sự, Kinh
tế, Chính trị - Xã hội, huyện Kim Bôi nằm phía nam tỉnh Hoà Bình, phía Bắc giáp
huyện Lương Sơn và huyện Kỳ Sơn, phía Tây giáp thành phố Hòa Bình, huyện Cao
Phong, Tân Lạc, Lạc Sơn, phia Nam giáp các huyện Yên Thủy và Lạc Thủy, phía
Đông giáp huyện Lạc Thủy và huyện Lương Sơn. Huyện có dòng sông Bôi, một
phụ lưu chính của sông Đáy, thuộc hệ thống sông Hồng. Nơi đây có nguồn suối
nước nóng rất tốt cho trị liệu y học. Huyện Kim Bôi được thành lập ngày 17/4/1959
do tách ra từ huyện Lương Sơn.
Diện tích tự nhiên của huyện Kim Bôi la 549.506 ha. Địa hình không đồng
đều, huyện có đồi, núi cao từ 833m đến 1.198m, là một huyện thuần nông, chủ yếu
phát triển kinh tế nông nghiệp, những năm gần đây huyện Kim Bôi đã có những
chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng tạo đà cho huyện phát
triển kinh tế - xã hội, thu hút các nguồn vốn đầu tư vào huyện, các khu tiểu thủ
công nghiệp vừa và nhỏ đã và đang được hình thành, đặc biệt là những khu trung
tâm giải trí, nghỉ mát, du lịch sinh thái đã tạo tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho
người dân thoát khỏi cảnh đói nghèo, quanh năm sống bằng nghề nông.
Hiện nay du lịch tại Kim Bôi đang trên đà phát triển, điển hình là các khu du
lịch sinh thái như: Thác Bạc Long Cung, Thác Mặt Trời, và nhiều dự án khác đang
được khởi công.
1.2. Điều kiện xã hội:
Bùi Thị Thu Hường

6

Lớp Quản trị văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Huyện Kim Bôi hiện có 28 đơn vị hành chính; Dân số hơn 107.429 người,
gồm các dân tộc Kinh chiếm 14%, Mường chiếm 83%, Dao chiếm 3% và các dân
tộc khác, là một huyện có bề dày lịch sử và truyền thống cách mạng. Kim Bôi có
huyện lỵ là thị trấn Bo, nằm bên bờ sông Bôi, cạnh con đường quốc lộ 12B, ngày
trước giao thông chưa phát triển, Kim Bôi là vùng sâu ít người sinh sông, khai
khẩn. Nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước giao
thông được nâng cấp và làm mới nhiều con đường vì vậy đã thu hút được những dự
án đầu tư lớn góp phần nâng cao tiềm lực và thúc đẩy sự phát triển kinh tế của
huyện Kim Bôi.
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Kim Bôi
1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi:
UBND huyện Kim Bôi là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện, là cơ
quan chấp hành của HĐND, làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, với chức
năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của
huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức HĐND
- UBND ngày 26/11/2003.
- Những vấn đề phải đưa ra tập thể UBND huyện thảo luận quyết định gồm:
+ Biện pháp thực hiện các chủ trương chính sách của Nhà nước, nghị quyết
của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và nghị quyết của Huyện uy, HĐND huyện.
+ Thông qua kế hoạch phát triển KT - XH, an ninh quốc phòng, kế hoạch
ngân sách, kế hoạch sử dụng đất đai, vật tư, tiền vốn, lao động, XDCB và chương
trình công tác năm của UBND huyện.
+ Đình chỉ những nghị quyết không thích đáng, không phù hợp của UBND
xã, thị trấn và các ngành thuộc thẩm quyền, sau báo cáo Huyên ủy, HĐND huyện
để sửa đổi hoặc bãi bỏ nghị quyết UBND xã, thị trấn.

+ Thảo luận việc điều chỉnh địa giới hành chính trong địa phương và địa giới
Bùi Thị Thu Hường

7

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
liên quan đến huyện bạn, lập tờ trình báo cáo lên cấp trên quyết định.
2. Tổ chức chê độ làm việc:
- UBND huyện gồm 1 Chủ tịch và 3 Phó Chủ tịch và 5 thành viên được cơ
cấu các ngành: Thanh tra, Địa chính nông nghiệp, Ban chỉ Huy quân sự huyện,
Công an huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện.
- Chủ tịch và 3 Phó chủ tịch là bộ phận thường trực của UBND huyện có
trách nhiệm giải quyết các công việc sau:
+ Cụ thể hóa các chính sách, chê độ, kế hoạch, biện pháp nhằm thực hiện các
nghị định, chỉ thị của Trung ương, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, Huyện ủy và
HĐND huyện, kiểm tra rút kinh nghiệm sơ, tổng kết.
+ Căn cứ Quyết định UBND tỉnh, UBND huyện giải quyết những vấn đề
thuộc quyền của UBND huyện trong thời gian 2 kỳ họp của UBND (trừ những vấn
đề nhất thiết) phải đưa ra thảo luận ở UBND huyện như:
* Thông qua kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện các chủ trương chính
sách của Đảng và Nhà nước ở địa phương.
* Xét Quyết định điều chỉnh chỉ tiêu vật tư, tiền vốn, điều chỉnh tài sản giữa
các ngành, cơ sơ và địa phương.
+ Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng đề án trình UBND huyện và trình
Huyện ủy, chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của UBND huyện

+ Thay mặt UBND huyện điều hành mọi hoạt động và giải quyết những
vướng mắc của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn.
+ Thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm với
UBND tỉnh, Huyện ủy và gửi đến các thành viên của UBND huyện, xã, thị trấn, thủ
trưởng các phòng, ban, ngành thực hiện.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 01
II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
Bùi Thị Thu Hường

8

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:

Trường Đại học Nội vụ Hà

1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
1.1.1 Vị trí:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc
của HĐND - UBND huyện
- Văn phòng UBND huyện có chức năng giúp UBND huyện điều hòa, phối
hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn. Văn
phòng HĐND - UBND huyện tham mưu giúp HĐND - UBND huyện, Chủ tịch

UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện; bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND huyện và Chủ
tịch UBND huyện.
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng
và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Trình HĐND - UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
(tuần, tháng, quý, năm) của HĐND - UBND huyện. Giúp HĐND - UBND huyện
đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND
huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các
phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trân theo quy định của pháp luật;
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện. Thực hiện công tác thông tin
báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
Bùi Thị Thu Hường

9

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
+ Trình UBND huyện các quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện;
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi đôn đốc các phòng, ban , ngành,UBND các xã, thị trấn chuẩn

bị các đề án được phân công phụ trách;
+ Giúp HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND
Huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, Đoàn đại
biểu Quốc hội huyện;
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
HĐND - UBND Huyện phối hợp với các sơ quan chức năng theo dõi đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn;
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND - UBND huyện; Chủ
tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, tin học hóa quản
lý hành chính nhà nước của HĐND - UBND huyện;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện theo quy định
của pháp luật;
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có
liên quan theo quy định của UBND huyện;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện sau khi được cấp
thẩm quyền phê duyệt;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
Bùi Thị Thu Hường

10

Lớp Quản trị văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp quản lý của HĐND - UBND huyện;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND - UBND và Chủ tịch UBND
huyện giao.
1.1.3. Tổ chức bộ mày và chế độ làm việc
* Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Văn phòng HĐND - UBND huyện gồm:
1. Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện
2. Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và 2 Phó Chánh Văn phòng.
3. Các bộ phận chuyên môn gồm:
+ Đánh máy và in ấn tài liệu
+ Kế toán
+ Văn thư
+ Lái xe
+ Nhà ăn: Quản lý, cấp dưỡng
+ Bảo vệ
+ Lưu trữ
+ Tạp vụ
4. Các bộ phận trực thuộc
+ Hội Chư thập đỏ
+ Chuyên viên HĐND - UBND huyện
* Chế độ làm việc:
a. Chánh Văn phòng:
- Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện là người đứng đầu, chịu trách
nhiệm trước HĐND - UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND huyện; là chủ tài khoản cơ quan Văn
Bùi Thị Thu Hường

11

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
phòng HĐND - UBND huyện;

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Soạn thảo các loại văn bản pháp quy của HĐND - UBND huyện và kiểm
duyệt các văn bản của các ngành soạn thảo trước khi trình ký.
- Ký thừa lệnh UBND và Thường trực HĐND huyên các loại văn bản hành
chính thông thường và ký ủy quyền theo quy định.
- Lập và quản lý chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND huyện.
- Trực tiếp phụ trách: Tổ chức cơ quan, bộ phận tải vụ, Hội Chữ thập đỏ.
Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng: Sơ đồ số 02
b. Phó Văn phòng phụ trách công tác HĐND:
- Phó Chánh Văn phòng UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước
pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
- Giúp Chánh Văn phòng soạn thảo các văn bản thông thường của UBND và
HĐND và thông qua Chánh Văn phòng trước khi trình ký.
- Giúp Phó Chủ tịch HĐND soạn thảo các văn bản của HĐND huyện.
- Tham mưu Giúp Chánh Văn phòng phục vụ các hoạt động của Thường trực
HĐND và UBND huyện, tháng, quý, năm…, được ký thừa lệnh UBND và Thưởng
trực HĐND huyện một số công văn giấy tờ và ủy nhiệm ký thay chủ tài khoản khi
Chánh Văn phòng đi vắng.

- Phối hợp với Phó Văn phòng phụ trách đời sống và các bộ phận chuyên môn
hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Sau mỗi việc hoàn thành, báo cáo lại với Chánh Văn phòng để có biện pháp
quản lý và giải quyết theo thẩm quyền.
- Phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy và bộ phận giúp việc của
HĐND.
c. Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính:
- Chấp hành sự phân công của Chánh Văn phòng: Trực tiếp tham mưu toàn
Bùi Thị Thu Hường

12

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
bộ công tác quản lý hành chính, quản lý theo dõi tài sản công của UBND huyện,
theo dõi và điều động xe con phục vụ hoạt động của HĐND - UBND huyện và các
xe khác theo nhiệm vụ công tác trọng tâm.
- Đề xuất việc mua sắm các tài sản công và sửa chữa nhỏ, sữa chữa thường
xuyên của UBND huyện, và chỉ được thực hiện khi được sự bàn bạc trong lãnh đạo
Văn phòng và sự đồng ý của Thường trực UBND huyện.
- Được ủy nhiệm ký thừa lệnh UBND và thường trực HĐND huyện một số
công văn giấy tờ khi Chánh Văn phòng vắng mặt.
- Là phó chủ tài khoản Văn phòng HĐND - UBND huyện.
- Trực tiếp phụ trách nhà bếp và nhà kho, tạp vụ, lái xe.
1.2. Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi trong
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp là một bộ phận, đơn vị
tổ chức của cơ quan, có trách nhiệm thu thập xử lý thông tin phụ vụ cho sự điều
hành của lãnh đạo.
- Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiêu mặt và có tính tổng hợp trong việc tham mưu về mặt tổ
chức, tiến hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức, tổng hợp và thồng kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý.
- Việc thu thập phân tích và tổng hợp những ý kiến chủ quan của mình và
những ý kiến khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này manh tính
chuyên môn sâu, nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn những quyết định tối ưu nhất.
Mặt khác kết quả tham mưu xuất phát từ việc sử lý khoa học, đầy đủ và chính xác
những thông tin đầu vào, đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu
thập được.
Bùi Thị Thu Hường

13

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Ví dụ: Văn phòng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo những điều kiện cần
thiết cho chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan như: Kinh phí, tài liệu làm việc,
địa điểm, thời gian đi…
1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ cho thủ trưởng cơ quan:

Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng kế hoạch công tác
tuần, quý, tháng năm là vấn đề rất cần thiết. Để các phòng, ban, ngành chủ động
trong công việc chuyên môn của mình, tại UBND huyện Kim Bôi, Chánh Văn
phòng HĐND - UBND là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công tác
tháng, quý, năm của cơ quan. Bao gồm:
+ Chương trình công tác toàn khoá ( nhiệm kỳ)
+ Chương trình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các
phòng, ban, ngành gửi Văn phòng HĐND - UBND danh mục các đề án. Văn phòng
tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND huyện và gửi các đơn
vị có liên quan tham gia ý kiến.
- Căn cứ chương trình công tác năm đã được thông qua, Thường trực HĐND
- UBND huyện để xây dựng chương trình công tác hàng tháng và 6 tháng.
- Mỗi thành viên HĐND - UBND huyện, Thủ trưởng các phòng, ban, ngành,
trong phạm vi trách nhiệm của mình tổ chức thực hiện chương trình công tác của
UBND huyện.
+ Chương trình công tác quý: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác năm,
được quy định thực hiện trong từng quý và những việc bổ sung, điều chỉnh các
công việc giải quyết trong quý. Sau đó Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình
cho quý sau.
+ Chương trình công tác 6 tháng, 9 tháng
+ Chương trình công tác tháng: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác
quý và những việc bổ sung công tác tháng sau gửi Văn phòng HĐND - UBND.
Bùi Thị Thu Hường

14

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực do Thường trực HĐND UBND phụ trách, trình Chủ tich huyện quyết định.
+ Chương trình công tác tuần: Gồm các việc mà Chủ tich huyện, các Phó
Chủ tịch huyện giải quyết hàng ngày trong tuần. Văn phòng xây dựng chương trình
công tác tuần sau, trình Thường trực HĐND - UBND huyện quyết định, chậm nhất
vào thứ 6 tuần trước và phát hành để các phòng, Ban có liên quan thực hiện.
* Chương trình công tác của các đơn vị
Căn cứ chương trình công tác của UBND huyện và chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn
vị và tổ chức thực hiện.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
HĐND - UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 03
1.4. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
HĐND - UBND huyện Kim Bôi.
Là một cơ quan của Nhà nước, hàng năm, tháng, quý, tuần UBND huyện Kim Bôi
tổ chức rất nhiều hội nghị dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong quá trình thực tập, bản
thân em cũng được tham gia một số hội nghị, cuộc họp…tuy có nhiều hạn chế. Nhưng
nhìn chung, hình thức tổ chức Hội nghị và cuộc họp được UBND huyện sử dụng nhiều
nhất.
Để tổ chức một hội nghị hay cuộc họp được thành công, cần phải chuẩn bị tốt rất
nhiều công việc. Hay nói cách khác, phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học. Cụ thể
như sau:
*Bước 1:
Căn cứ vào chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và yêu cầu giải quyết
công việc trong tuần, Thủ trưởng cơ quan mà cụ thể là đồng chí Chủ tịch huyện chỉ đạo
và quyết định kế hoạch tổ chức Hội nghị. Trên cơ sở đó đơn vị chủ trì hội nghị lập Kế
hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với Văn phòng HĐND - UBND để sắp xếp
Bùi Thị Thu Hường

15

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
thời gian, địa điểm tổ chức và các vấn đề khác có liên quan cho phù hợp.
* Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung Hội nghị
- Tổng hợp số liệu, dự thảo báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu;
- Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: cơ sở vật chất (địa điểm, kinh phí,
bàn ghế...); phân công nhân sự…
* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến việc tổ
chức hội nghị về đơn vị chủ trì Hội nghị (qua Văn phòng HĐND - UBND huyện ).
Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị.
* Bước 4: Sau khi đã chuẩn bị xong tài liệu, văn bản cho Hội nghị. Theo thời
gian thống nhất, đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị. Đây là giai đoạn chính và quan trọng
nhất. Bao gồm các công việc chính như:
Đón tiếp đại biểu
Phát tài liệu
Điểm danh đại biểu
Ổn định tổ chức và tuyên bố lý do
Giới thiệu đại biểu
Nêu mục đích, lý do và thông báo nội dung chương trình Hội nghị
Khai mạc Hội nghị
Chủ trì các cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham luận...những nội dung đã được
triển khai.
Ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đã đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc.
* Bước 5: Kết thúc Hội nghị

- Phục vụ sau Hội nghị (thu dọn, quyết toán kinh phí)
- Hoàn tất hồ sơ Hội nghị, bổ sung chương trình công tác (nếu có)
- Thông báo kết quả Hội nghị (chậm nhất là 03 ngày sau khi kết thúc Hội nghị)
Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghi: Sơ đồ số 04
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
Bùi Thị Thu Hường

16

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:
Nghi thức nhà nước về văn hóa công sở là yếu tố cần thiết không thể thiếu ở
mọi cơ quan đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện Kim Bôi
la cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, mọi nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở đều được lãnh đạo UBND huyện quan tâm và đôn đốc cấp dưới thực hiện
theo Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban hành theo
Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ).
- Về phẩm chất đạo đức, lối sống, tác phong làm việc, năng lực công tác của
đa số cán bộ công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước được
nâng lên. Nhiều cán bộ công chức không ngừng phấn đấu, trau dồi kiến thức, bồi
dưỡng phẩm chất chính trị, thi đua lao động, sản xuất hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
được giao. Nhiều cán bộ công chức trẻ có kiến thức, có phẩm chất đạo đức tốt được
tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ lãnh đạo, giữ các vị trí quan trọng ở
cơ sở.
- Về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức đã có nhiều

chuyển biến tiến bộ. Đối với nhân dân thì nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc,
không còn thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện
nhiệm vụ. Đối với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác. Việc thực
hiện giờ làm việc đảm bảo theo quy định, tình trạng cán bộ công chức nghỉ làm
không có lý do đã được khắc phục.
- Các cơ quan đã thực hiện tốt việc treo Quốc kỳ, dâng hương đài tưởng niệm
trong các buổi lễ, ngày kỷ niệm của địa phương, của huyện, của tỉnh, của đất nước.
- Ngoài ra vẫn còn một số cán bộ công chưc, viên chức còn hút thuốc lá nơi
công sở, còn có thái độ thiếu thiện trí khi làm nhiệm vụ.
1.6. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi:
Hiện đại hóa văn phòng là một mục tiêu cần thiết trong hoạt động của cơ
Bùi Thị Thu Hường

17

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
quan nói chung và của văn phòng nói riêng. Bởi vậy rất cần có những giải pháp
khoa học để hiện đại hóa văn phòng sao cho phu hợp và đáp ứng được lượng công
việc nhiều, khắt khe và đòi hỏi sự chính xác cao. Văn phòng càng sớm được hiện
đại hóa, cang phục vụ tốt cho sự điều hành của lãnh đạo. Hiện đại hóa văn phòng
không chỉ có hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sơ vật chất mà còn cần đào tạo con
người sao cho con người có thể thay đổi tư duy, cách làm việc và lảm chủ được
trang thiết bị hiện đại thì mới đạt hiệu quả cao trong công việc.
Vì vậy trước hết phải hiện đại chính tri thức của con người làm việc trong

văn phòng, sau đó mới hiện đại hóa cơ sơ vật chất và trang thiết bị. Để hiện đại hóa
được văn phòng thì trước hết phải tìm hiểu rõ điều kiện của chính cơ quan mình.
Huyện Kim Bôi là một huyện vùng núi nhưng không vì thế mà lãnh đạo UBND
huyện bỏ qua nhu cầu hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan, UBND huyện đã đề ra
những biện pháp hiện đại hóa văn phòng và đã đạt được thành quả rất khả quan:
- Con người làm việc tại văn phòng đều được bồi dưỡng nghiệp vụ hành
chính văn phòng, đi tham quan các văn phòng khác để học hỏi những tiến bộ của
văn phòng bạn.
- Trang thiết bị cũng được hiện đại hóa dựa trên những điều kiện thực tế của
cơ quan, tuy theo nhu cầu công việc cần thiết thì sẽ hiện đại hóa cho phù hợp với
yêu cầu công việc, không hiện đại hóa đồng bộ một lúc tránh tốn kém và thất thoát
tiền của nhà nươc. Với chủ trương mỗi năm hiện đại hóa một ít sao cho không ảnh
hưởng đến công việc
2. Khảo sát về công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan:
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải cần đến công văn,
giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
Bùi Thị Thu Hường

18

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đổi, liên hệ, báo cáo, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra

trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với Văn phòng HĐND - UBND là cơ quan trực tiếp giúp lãnh
đạo tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục
vụ lãnh đạo thì công tác văn thư lại càng trở lên quan trọng hơn bao giờ hết. Nó giữ
vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng.
Nhận thấy tầm quan trọng đó, UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi rất chú trọng và quan tâm đến công tác này.
* Nội dung công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND bao gồm các
công việc:
- Ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị;
- Đánh máy, in ấn tài liệu;
- Ký, đóng dấu;
- Vào sổ và làm thủ tục cho văn bản đi và đên của cơ quan;
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép;
- Chuyển giao và theo dõi giải quyết công văn đến, đi của cơ quan;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
* Hình thức tổ chức công tác văn thư:
Công tác văn thư tại UBND huyện được tổ chức theo hình thức tập trung,
thống nhất. Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến UBND huyện đều phải tập trung tại
Phòng văn thư, sau đó Văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài liệu (Đối với
những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến và
đăng ký các thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến; còn đối với những
văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị, văn bản mật thì văn thư
không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết)
Văn phòng HĐND - UBND bố trí 01 cán bộ chuyên trách (trình độ trung
cấp) về công tác văn thư , được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư,
Bùi Thị Thu Hường

19

Lớp Quản trị văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
lưu trữ. Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng,
thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên công việc đạt hiệu quả cao.
Phòng Văn thư được bố trí tại tầng 1, trung tâm của UBND huyện nên rất
thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Các phương tiện phục vụ
công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để đựng
con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy fax và một số đồ dùng khác phục vụ cho
việc quản lý văn bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật
và khoa học.
* Ưu điểm của mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi:
- Nhìn chung mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi đã đảm bảo
những yêu cầu cần thiết về một mô hình tổ chức hiện đại và khoa học. Góp phần không
nhỏ vào hiệu quả công việc chung của toàn cơ quan.
- Công tác văn thư đã nhận và chuyển giao các văn bản kịp thời, chính xác, việc
theo dõi, đăng ký công văn đi, đến có nề nếp, quản lý chặt chẽ các tài liệu của Trung
ương và của cùng cấp ; thực hiện đúng quy chế, quy định về việc phát hành văn bản của
Văn phòng HĐND - UBND huyện , đồng thời áp dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư. Quản lý, sử dụng con dấu của UBND huyện an toàn, đúng quy định.
- Công tác đánh máy, nhân sao, tài liệu có nhiều cố gắng; việc đánh máy và xử lý
văn bản của Văn phòng HĐND - UBND có nhiều tiến bộ; văn bản được thực hiện kịp
thời, trình bày khoa học, ít sai sót, đúng thể thức, đáp ứng được yêu cầu của Thường trực
HĐND - UBND.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên, công tác văn thư còn một số hạn chế, thiếu sót;
- Việc đăng ký các loại văn bản đi, đến chưa được thống nhất trong toàn huyện;
một số đơn vị chưa nắm vững và thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

của Nhà nước.
- Việc lưu giữ các văn bản đã phát hành chưa đồng bộ, đầy đủ theo quy định ( bản
Bùi Thị Thu Hường

20

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
thảo, bản gốc, bản sao). Công tác soạn thảo, đánh máy các loại văn bản còn nhiều thiếu
sót.
- Trình độ, năng lực công tác và tính chủ động sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm
của một bộ phận cán bộ, nhân viên văn phòng còn nhiều hạn chế;
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Bộ phận văn thư tại UBND huyện Kim Bôi:
Sơ đồ số 05.
2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban
hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
* Những quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý Nhà nước được quy định cụ
thể tại:
- Theo Điều 124 Hiến pháp 1992 và Điều 19 Luật ban hành văn bản qui
phạm pháp luật đã quy định.
- UBND các cấp có quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị.
- Chủ tịch UBND các cấp có quyền hạn ban hành Quyết định, Chỉ thị, ngoài
ra con ban hành các văn bản thông thường như: Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế
hoạch, Công văn…

- Việc xây dựng trình duyệt kiểm tra thực hiện văn bản theo qui định của
Nhà nước.
- Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản đảm bảo đúng theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngay 19/01/2011.
* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Kim
Bôi:
* Ưu điểm:
- Nhìn chung, các văn bản của UBND huyện Kim Bôi ban hành ra đều đảm bảo
đầy đủ và chính xác các thành phần thể thức theo quy định, đảm bảo giá trị pháp lý và giá
Bùi Thị Thu Hường

21

Lớp Quản trị văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
trị thực tiễn của văn bản.. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo văn bản và
tính thẩm mỹ của văn bản ban hành:
- Hơn nữa với sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Kim Bôi , lãnh đạo
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi nên công tác soạn thảo văn bản của UBND
huyện Kim Bôi nói chung và các đơn vị nói riêng có những chuyển biến rõ rệt và đạt hiệu
qủa cao. Văn bản ban hành được trình bày đúng thể thức và tương đối thống nhất, đảm
bảo về tính chính xác và tính thẩm mỹ của văn bản. Chất lượng văn bản ban hành nhìn
chung đạt chất lượng cao, ngày càng đáp ứng được hoạt động chỉ đạo, điều hành của
UBND huyện .
- Văn bản do Lãnh đạo UBND huyện, trước lúc ban hành đều được Trưởng các
đơn vị chuyên môn, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện xem xét về nội dung, thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi đóng dấu văn thư sẽ kiểm tra lần cuối, nếu
phát hiện sai sót gửi lại cho đơn vị soạn thảo để sữa chữa và giải quyết kịp thời.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
của UBND huyện Kim Bôi còn một số tồn tại như sau:
Do một số đơn vị, cá nhân chưa nắm vững những quy định chung của thê
thức văn bản quản lý nhà nước trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
ban hành ngay 19/01/2011, nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn
nhiều hạn chế và sai sót. Kỹ thuật trình bày văn bản chưa được chính xác, còn thiếu
tính thẩm mỹ.
Thực hiện sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND
- UBND đã tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do các đơn vị
trực thuộc UBND huyện soạn thảo, ban hành và nhận thấy một số đơn vị trình bày
văn bản còn sai sót về thể thức, chủ yếu ở những lỗi sau:
Ví dụ:
- Sử dụng chưa đúng phông chữ theo quy định, một số văn bản còn sử dụng
Bùi Thị Thu Hường

22

Lớp Quản trị văn phòng K1B