Văn hóa công sở tại viện thông tin khoa học – học viện chính trị quốc gia hồ chí minh

LỜI CẢM ƠN.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn thành nhờ sự nỗ lực của cá nhân cũng
như nhận được nhiều sự giúp đỡ, hỗ trợ quý báu của nhà trường. Qua đây tôi xin
được gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức cần thiết để tôi có
thể thực hiện tốt nhất báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Lâm Thu
Hằng. Cô đã giúp đỡ chúng tôi trong việc định hướng đề tài và hướng dẫn về
phương pháp nghiên cứu, khảo sát, trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Đồng thời tôi xin cảm ơn phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện Thông tin
Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh đã giúp đỡ hết sức nhiệt
tình, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện hoàn thành báo
cáo này.
Tuy nhiên, do thời gian hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp cũng như
trình độ và kinh nghiệm thực tế của tôi còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh
khỏi những khiếm khuyết, thiếu xót.
Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy cô./.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 1 năm 2016.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Kim Chi


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Thuật ngữ

1

2
3
4
5
6
7

CBCC
CBCCVC
HCNN
CTQGHCM
TW
TTKH
HC - TH

Cán bộ, công chức
Cán bộ, công chức, viên chức
Hành chính nhà nước
Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
Trung ương
Thông tin khoa học
Hành chính – Tổng hợp

DANH MỤC BẢNG


Bảng 2.1 Cách bố trí sắp xếp các phòng ban làm việc.
Bảng 2.2 Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động.
Bảng 2.3 Mức độ quan tâm, lắng nghe ý kiến của lãnh đạo đối với cấp dưới.

A. LỜI NÓI ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài.


Quản trị văn phòng là một ngành nghề đang thu hút rất nhiều người quan
tâm. Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn
phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận
lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy trang bị cho kiến thức và kĩ năng
trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành văn
phòng của một cơ quan tổ chức. Nhà trường đã có kế hoạch tổ chức chương trình
thực tập ngành nghề cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn
vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực
tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề
ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”.
Với tinh thần trên, tôi đã được tiếp nhận và thực tập tại Viện Thông tin
Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Trong quá trình thực tập,
tôi đã được học hỏi và trau dồi được nhiều kinh nghiệm thực tế để giúp ích cho
công việc sau này.
Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước đang là đề tài mang
tính thời sự đang được cả xã hội quan tâm. Ngày nay, do sự tác động nhiều mặt
mà con người dần đánh mất đi những vẻ đẹp truyền thống văn hóa Việt Nam. Do
đó, tôi đã lựa chọn chuyên đề về Văn hóa công sở cho bài báo cáo thực tập tốt
nghiệp lần này.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Một là, khảo sát công tác văn phòng của Viện Thông tin Khoa học – Học viện

Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh để từ đó định hướng được một cách chuyên sâu
về nghiệp vụ quản trị văn phòng và tổ chức hoạt động của văn phòng.
Hai là, hiện thực hóa những kiến thức về văn hóa công sở đã được học trong
chương trình để từ đó tìm hiểu về thực trạng việc thực hiện Văn hóa công sở tại


Viện Thông Tin Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Làm rõ
và khẳng định tầm quan trọng của vấn đề này. Từ đó đề xuất ra một số giải pháp
nhằm nâng cao VHCS tại đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn phòng của Viện, gồm: chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện. Đồng thời khảo sát tình hình tổ
chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH.
Sau đó đi vào tìm hiểu thực trạng việc thực hiện VHCS của đội ngũ
CBCCVC làm việc tại Viện.
- Phạm vi nghiên cứu:
Công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng hiện nay tại Viện TTKH.
Thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại Viện TTKH – HV CTQGHCM
hiện nay.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Giáo trình “Nghi thức Nhà nước”(2000), TS. Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống
Kê;
- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của trường Đại học Kinh tế quốc dân.
- “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của tác giả Vũ Đình Quyền;
- “Mấy vấn đề lý luận và thực tiễn xây dựng văn hóa ở nước ta hiện nay”của
GS.TS Hoàng Vinh;
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà
nước;

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luât;
- Tham khảo từ báo cáo của các sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội để
nghiên cứu, kế thừa và phát triển như: “ Cách thức tổ chức bố trí văn phòng
trong cơ quan tổ chức” của sinh viên Nguyễn Thanh Trà; “ Tìm hiểu nội dung
cơ bản trong kỹ thuật điều hành hoạt động của các công sở” của sinh viên
Mạc Thị Trang;
- Từ Website: />

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn hóa công sở là đề tài đặc biệt được chú trọng quan tâm nên có rất nhiều
công trình nghiên cứu khoa học đã được đăng tải trên các giáo trình, luận văn,
bài báo, tạp chí hay diễn đàn Web. Đặc biệt là các công trình chuyên khảo của
các tác giả: Trần Quốc Vượng, Trần Ngọc Thêm, Nguyễn Hồng Phong…Vấn đề
về văn hóa công sở cũng được đề cập trong các báo cáo tốt nghiệp của sinh viên
trường Đại học Nội Vụ như: “ Sự biểu hiện của Văn hóa ứng xử công sở trong
một số hoạt động của người thư ký văn phòng và các yếu tố cấu thành văn hóa
ứng xử nơi công sở tại UBND Thị xã Lai Châu” của sinh viên Vũ Thị Quỳnh;
“Kỹ năng giao tiếp của người thư ký văn phòng trong cơ quan tổ chức” của sinh
viên Nguyễn Thị Ngọc Anh; …
Tuy nhiên cho đến nay chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách toàn
diện về văn hóa công sở tại Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Quốc
gia.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo tốt nghiệp sử dụng các phương pháp cơ bản, bao gồm:
- Phương pháp tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp sưu tầm.
- Phương pháp đánh giá.
- Phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát.

- Phương pháp ghi chép, chụp ảnh.
7. Bố cục của đề tài.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp có bố cục như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan. Đây là chương mở đầu
giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện TTKH


– Học viện CTQGHCM; sau đó khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động
công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH.
Phần II: Văn hóa công sở tại Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính
trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Đây là chương chuyên đề sẽ tập trung nói về các khái
niệm; khảo sát đánh giá thực trạng văn hóa công sở tại Viện.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị. Trên cơ sở trình bày về lý luận và
thực tiễn, thực trạng ở phần 2 thì phần này chủ yếu đưa ra nhận xét, kết luận và
đề xuất ra các phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện VHCS tại
Viện TTKH.

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN
THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ
CHÍ MINH.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện TTKH –
Học viện CTQGHCM.
- Tên gọi của đơn vị: Viện Thông tin khoa học, Học viện Chính trị quốc gia Hồ
Chí Minh.
- Địa điểm làm việc: Nhà A8, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, 135
Nguyễn Phong Sắc, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
- Điện thoại Văn phòng: 043.8361.021.
- Email:

Học viện CTQGHCM là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ban chấp hành TW
Đảng và Chính phủ, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Chính Trị, Ban Bí thư
và Thủ tướng Chính phủ. HV CTQGHCM là cái nôi đào tạo bồi dưỡng các cán
bộ lãnh đạo quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học chính trị của Đảng, Nhà nước và
các đoàn thể chính trị - xã hội.
Viện Thông tin khoa học là một trong những đơn vị trực thuộc – một bộ phận
không thể thiếu của Học viện CTQGHCM được thành lập từ năm 1962. Trong
những năm qua, Viện TTKH đã có những bước phát triển cả về lượng và chất
góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa
học cho đội ngũ cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện.
1.1.1 Chức năng của Viện TTKH– Học viện CTQGHCM.
Tháng 6/2014, Giám đốc học viện CTQGHCM đã ký quyết định số
2947/QĐ – HVCTQG quy định về chức năng, nhiệm vụ của Viện Thông tin
khoa học – Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị trực thuộc Viện Thông tin khoa học do Viện trưởng Viện Thông tin
khoa học quy định.
Viện TTKH thực hiện các chức năng : Xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào
tạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học viện; làm đầu mối
nghiệp vụ thông tin tư liệu, thư viện của toàn học viện; dịch vụ thông tin khoa
học
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện TTKH– Học viện CTQGHCM.
Viện TTKH thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
1. Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoa
học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa
học của Học viện:


a. Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các ấn phẩm định kỳ:
Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo); Tạp chí Thông

tin khoa học lý luận chính trị; các bản tin chuyên ngành thông tin - thư
viện.
b. Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các loại ấn phẩm
khác: Sách chuyên đề, sách tham khảo phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý;
đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện.
2. Tổ chức bổ sung, phân loại, xử lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếng
Việt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác nhau (dạng giấy, dạng số,
microfilm, băng ghi âm, băng ghi hình,....) theo quy định của Nhà nước và Học
viện.
3. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ; tổ
chức, quản lý thư viện điện tử; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng,
quản lý cổng thông tin thư viện của Học viện.
4. Tổ chức bổ sung, xử lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tài
liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy.
5. Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụ
yêu cầu công tác của Học viện.
6. Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí,
xuất bản; khoa học lý luận chính trị và các khoa học xã hội nhân văn phục vụ
cho việc tổ chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học
của Học viện.
7. Hợp tác với các tổ chức trong nước và ngoài nước trên lĩnh vực thông tin
khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện.


8. Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện,
của ngành.
9. Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
làm công tác thông tin thư viện trong Học viện, các trường chính trị tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin.
10. Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọi

mặt; thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thưởng và kỷ luật
đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo thẩm
quyền; thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị
theo quy định của pháp luật; quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của
Giám đốc học viện.
11.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Thông tin khoa học – Học viện chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh.
Ban lãnh đạo gồm có các đồng chí:
- ThS Nguyễn Thái Bình – Viện trưởng viện TTKH
- TS Nguyễn Phương Thảo – Phó Viện trưởng
- PGS.TS Nguyễn Hữu Thắng – Phó Viện trưởng
Viện TTKH có 59 cán bộ, công chức, viên chức, trong đó: PGS.TS:02
đồng chí; TS: 03 đồng chí; ThS: 28 đồng chí; Cử nhân: 24 đồng chí; trình độ
khác: 02 đồng chí. Hiện tại, có 01 đồng chí PGS.TS kéo dài thời gian công
tác tại Viện cùng 04 đồng chí sinh hoạt Đảng, đoàn thể cùng Viện nhưng thực
hiện nhiệm vụ chuyên môn tại Trung tâm Nghiên cứu ẤN Độ.
Viện TTKH gồm các đơn vị trực thuộc dưới đây:
1. Phòng Thư viện.
2. Phòng Khai thác và phổ biến thông tin.


3.
4.
5.
6.

Phòng quản trị mạng.
Tạp chí Thông tin khoa học lý luận chính trị.
Bản tin Những vấn đề lý luận. (Phục vụ lãnh đạo).

Phòng hành chính – tổng hợp.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Thông tin Khoa học.( Xem phụ lục 1)
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động phòng Hành chính – Tổng
hợp Viện TTKH.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Tổng hợp.
Phòng HC – TH thực hiện theo Quy chế làm việc của Viện TTKH ban
hành kèm theo Quyết định số:847/QĐ-HVCTQG ngày 25 tháng 02 năm 2015
của Giám đốc học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
Về chế độ làm việc:
Trưởng phòng HC - TH thường xuyên kiểm tra việc phối hợp công tác,
định kỳ sinh hoạt với cán bộ công chức để rút kinh nghiệm, giải quyết các vấn đề
vướng mắc và truyền đạt chính sách, chủ trương, bồi dưỡng nghiệp vụ, chỉ đạo
phối hợp các mặt hoạt động của Phòng HC - TH;
Các cán bộ tổng hợp, tham mưu giúp việc hành chính cho Viện trưởng,
các Phó Viện trưởng làm việc theo chế độ chuyên viên: Chuyên viên Phòng HC TH chịu sự quản lý của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng HC - TH, làm việc
trực tiếp với các thành viên Viện theo nhiệm vụ được phân công. Sau khi làm
việc với Viện phải báo cáo kịp thời, đầy đủ cho Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng HC - TH biết để theo dõi, quản lý chung;
Các Chuyên viên tổng hợp, giúp việc hành chính cho Viện trưởng, các
Phó Viện trưởng chịu trách nhiệm cá nhân, trực tiếp về công việc được phân
công trước Viện và Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng HC - TH. Các chuyên
viên có trách nhiệm tham dự các hoạt động, các cuộc họp của Viện để nắm được
những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công; kịp thời phản


ánh, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Học viện.
Phòng Hành chính – Tổng hợp là nơi giao tiếp đầu tiên với khách đến liên hệ
công tác với đơn vị. Chính vì vậy Viện Thông tin Khoa học rất chú ý đến công tác
văn phòng, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động của văn phòng. Cách bố trí

phòng làm việc tuy đơn giản nhưng vẫn thể hiện tính thẩm mỹ và khoa học cao,
đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc: thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, đảm bảo điều kiện
làm việc cho các nhân viên văn phòng.
Về chế độ hội họp của lãnh đạo Phòng HC – TH:
- Hàng tuần, lãnh đạo Phòng HC - TH tổ chức họp giao ban công tác một
lần;
- Hàng tháng, lãnh đạo Phòng HC - TH họp với các Tổ trưởng chuyên
môn một lần để kịp thời giải quyết, tháo gỡ những vấn đề còn tồn tại, phát
sinh trong quá trình thực thi nhiệm vụ;
- Hàng quý, Trưởng phòng HC - TH họp toàn thể cán bộ công chức một lần
để nhận xét, đánh giá các kết quả đã đạt được. Những hạn chế , thiếu xót
sẽ được khắc phục và sửa đổi kịp thời nhằm mang lại hiệu quả cao trong
công việc.
Viện Thông tin Khoa học thường xuyên diễn ra các cuộc hội họp, đặc biệt là
các hội nghị, hội thảo với nhiều quy mô khác nhau. Trong khoảng thời gian thực
tập tốt nghiệp tại đây, tôi đã được tham gia vào công tác chuẩn bị và tiến hành của
một số hội nghị và hội thảo đó cụ thể như:
Hội thảo khoa học của Viện TTKH về: “ Nhu cầu thông tin, tư liệu của người
dùng tin ở Viện Thông tin Khoa học - Học viện Chính trị

Quốc gia Hồ Chí

Minh”. Trong hội thảo này tôi được tham gia vào một số khâu của công tác
chuẩn bị và tiến hành như:
- Thu thập và tập hợp các báo cáo, tham luận từ các đơn vị, cá nhân được


phân công.
- Đánh máy, nhân bản và ghép bộ các tài liệu đảm bảo phục vụ đầy đủ và có
chất lượng cho hội thảo.

- Đón tiếp đại biểu và chuyển đến các đại biểu những tài liệu của hội thảo
như: chương trình hội thảo, báo cáo chính và các báo cáo tham luận.
- Góp phần chuẩn bị tốt mọi điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảo
cho hội thảo được thành công.
Qua Hội thảo này đã giúp tôi hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ mà mình đã được
học được áp dụng trong thực tế cần phải thực hiện và nắm bắt nó một cách linh
hoạt trong mọi diễn biến và tình huống.
Về mối quan hệ công tác của Phòng HC - TH :
Quan hệ giữa Phòng HC - TH với Viện: Phòng HC - TH chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của Viện về công tác, tổ chức, biên chế và sự hướng dẫn về nghiệp vụ
của Văn phòng Học viện. Trưởng phòng HC - TH chịu trách nhiệm trước Viện
trưởng về tổ chức chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng HC - TH; là
đầu mối điều hòa phối hợp thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, sáu
tháng và năm; chịu trách nhiệm tiếp nhận chủ trương, tổ chức thực hiện các ý
kiến chỉ đạo của Viện; thường xuyên báo cáo tình hình cho Viện trưởng và đề
xuất ý kiến giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quan hệ công tác giữa Phòng HC - TH với Văn phòng Học viện: Phòng
HC - TH chịu sự hướng dẫn về các nghiệp vụ hành chính của Văn phòng Học
viện để kịp thời nắm các thông tin cần thiết giúp Viện tổ chức chỉ đạo đúng các
quy định của Chính phủ, Học viện và các cơ quan Nhà nước cấp trên; Hằng năm,
Phòng HC - TH báo cáo kết quả công tác của Phòng HC - TH với Chánh Văn
phòng Học viện, kể cả báo cáo theo yêu cầu đột xuất.


Quan hệ công tác giữa Phòng HC - TH với các đơn vị, phòng ban liên
quan: Phòng HC - TH phối hợp với các phòng ban của Viện xây dựng chương
trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ kịp thời sự lãnh
đạo, chỉ đạo của Viện; Phòng HC - TH có mối quan hệ thường xuyên với phòn
ban, đơn vị thuộc Viện và Học viện để nắm chắc tình hình; đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan, đơn vị thuộc Viện, các phường thực hiện các Quyết định, Chỉ thị và các

chủ trương của Viện; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định; phối hợp với các
phòng ban chuyên môn chuẩn bị những nội dung công việc, đề án trình Viện;
Định kỳ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Viện về nghiệp vụ hành chính,
đảm bảo thống nhất toàn Viện theo các quy định của Chính phủ, Học viện thành
phố và các cơ quan Nhà nước cấp trên.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng
hợp.
1.2.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp.
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện Thông tin Khoa
học thựuc hiện các chức năng chính như sau:
Phòng HC – TC có chức năng tham mưu giúp Viện trưởng tổ chức, quản lý,
điều hành công việc chung của Viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công
tác quản lý, chỉ đạo của Viện trưởng; là đơn vị quản lý tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, thực hiện công tác hành chính và phục vụ hậu cần tại Viện Thông tin
Khoa học.
1.2.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp.
Phòng Hành chính – Tổng hợp Viện TTKH thực hiện các nhiệm vụ chính sau
đây:
1. Xây dựng chương trình và báo cáo thực hiện chương trình công tác dài


hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của Viện và của văn phòng dựa trên
chương trình công tác của Học viện. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công
tác tuần của Viện TTKH.
2. Thu thập, xử lý thông tin và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo, quản lý, điều hành của Viện trưởng Viện TTKH.
3. Thẩm tra, kiểm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng
cơ quan ban hành.
4. Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của Viện trưởng với các Vụ, Viện,
và các đơn vị khác trong và ngoài Học viện. Giúp Viện trưởng Viện TTKH
điều hoà, phối hợp các đơn vị để thực hiện chương trình công tác của Viện.

5. Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng ban, các đơn vị trong và ngoài Viện
để tổ chức các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, các buổi làm việc, toạ đàm của
lãnh đạo Viện. Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị đó.
6. Giúp Viện trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ ở các phòng,
ban khác trong Viện.
7. Giúp Viện trưởng quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính của
Viện.
8. Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản của Phòng Hành
chính - Tổng hợp.
9. Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế của Phòng
Hành chính - Tổng hợp.
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Cơ cấu tổ Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm: 01 Trưởng phòng; 01 Phó Trưởng
phòng và 4 bộ phận:
-

Bộ phận Hành chính tổ chức.
Bộ phận Lưu trữ.
Bộ phận Văn thư.
Bộ phận Tài chính.


Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp (xem phụ lục 2).
1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả vị trí công việc trong
phòng Hành chính – Tổng hợp.
Qua việc tìm hiểu về phòng Hành chính – Tổng hợp, hoạt động văn phòng tại
đây được thể hiện ở từng bộ phận sẽ bao gồm nhiều công việc cần làm trong đó
cụ thể như sau:
- Bộ phận về công tác về Văn thư - Lưu trữ, đảm bảo thông tin hai chiều
giữa Viện Thông tin- Khoa học và Học Viện Chính trị Quốc gia HCM; giữa

nhân viên và Lãnh đạo, trong công tác này người cán bộ luôn phải đảm bảo thực
hiện sâu chuỗi các công việc theo một trình tự thống nhất theo quy định bao
gồm:
+ Đảm bảo công văn đi đến đúng theo quy định.
+ Tổ chức và quản lý văn bản đi, đến đúng theo quy định, thực hiện công
tác in ấn sao chép các loại văn bản, công văn kế hoạch…
+ Lưu trữ công văn đúng quy định( trên cả giấy tờ và lưu trữ điện tử );
Thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cho cơ quan, chỉnh lý tài liệu
lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu;
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.
- Bộ phận tài chính:
+ Đảm bảo việc thanh quyết toán các khoản chi phí của Viện(Kinh phí
khoa học, làm thêm giờ, bồi dưỡng độc hại…)
+ Theo dõi chế độ chính sách của cán bộ, công chức, viên chức toàn Viện
như chấm công, lương, thưởng, phụ cấp, hay chế độ chính sách bảo hiểm cho
cán bộ…


+ Báo cáo tài chính hàng tháng, thu chi cho trưởng phòng, để từ đó có
biện pháp cân bằng quỹ tài chính của Viện.
- Bộ phận hành chính tổ chức.
+ Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, năm dựa trên kế hoạch cả năm của
cơ quan;
+ Xây dựng các báo cáo thường kỳ theo tháng, quý, báo cáo giao ban hàng
tháng của Viện.
+ Xây dựng các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện và Học
Viện,hay các báo cáo về chuyến đi công tác, kết quả tọa đàm cuộc họp...
+ Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, tọa đàm, các buổi làm việc của Lãnh
đạo Viện với các cơ quan, trong và ngoài Viện như Lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho
các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

Hiện nay Phòng Hành chính - Tổng hợp có tất cả 6 nhân sự, bao gồm cả
Trưởng phòng và Phó trưởng phòng. Để đảm bảo tính hiệu quả của công việc,
tránh tình trạng thừa nguồn nhân lực, việc bố trí, sắp xếp các vị trí việc làm phải
được phân công một cách khoa học, rõ ràng. Nguyên tắc phân công căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ của Phòng HC – TH , của từng bộ phận; căn cứ vào trình
độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực đảm nhận, hoàn thành nhiệm vụ của từng
cán bộ trong thực tiễn công tác những năm gần đây và khả năng phát triển trong
tương lai. Mỗi CBCC trong phòng đều chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng
về những công việc được giao cụ thể và tham gia những công việc đột xuất do
Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng giao.( Xem phụ lục 03).
Tôi xin đề xuất xây dựng bản mô tả vị trí việc làm trong phòng Hành
chính – Tổng hợp như sau:
 Mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng.
- Chức danh: Trưởng phòng HC - TH.


- Trách nhiệm:
+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Viện TTKH
về chức năng, nhiệm vụ, của phòng, của từng bộ phận.
+ Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Viện về toàn bộ nghiệp vụ chuyên
môn của Phòng.
+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của
Lãnh đạo Viện TTKH.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo văn phòng thực hiện về công tác tổ chức,
phân công, kiểm tra công việc của Phòng. Đồng thời, phối hợp hoạt động với các
phòng chức năng khác, tổ chức, triển khai, đôn đốc, kiểm tra.
- Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác được giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công

tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó Trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ
được giao.
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư
chuyển đến.
5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp.
6. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận.
7. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
8. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của lãnh đạo.
9. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề
có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
thuộc Viện TTKH.


10. Giúp lãnh đạo kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện các
quy định pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống
tham nhũng.
11. Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập
thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về
nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao
năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
- Quyền hạn
1. Được ký các chứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của
Lãnh đạo Viện; xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối

với các công việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định; duyệt
chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động.
2. Được ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền.
3. Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định.
4. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho chuyên
viên trong Phòng.
- Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Lãnh đạo Viện trực tiếp phụ trách.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Lãnh đại Viện phụ trách.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH.
 Mô tả công việc cho vị trí Phó Trưởng phòng.
- Chức danh: Phó Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Vị trí chức trách: Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng, giúp Trưởng
phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Trưởng phòng.


- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, Phó
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng phụ trách và trước
pháp luật về những quyết định của mình.
- Nhiệm vụ: Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện công tác Văn
phòng theo Nghị định số 55/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2011 của
Chính phủ, Thông tư Liên tịch số 475/TT-TTCP-BNV ngày 13 tháng 3
năm 2009 của Thanh tra Chính phủ và Bộ Nội vụ và các nhiệm vụ khác do
Trưởng phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành chuyên viên do mình phụ trách
theo phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước pháp luật và
Trưởng phòng về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
2. Trực tiếp phân công chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực công

tác được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc
nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu trách
nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức để nâng cao kiến thức,
năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
3. Trực tiếp thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật cho các sở
- ngành, quận - huyện, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ chủ chốt theo phân công
của Trưởng phòng phụ trách.
4. Đề xuất chuyên viên thuộc Tổ (bộ phận) do mình quản lý tham gia kiểm
tra theo chương trình kế hoạch được duyệt hoặc theo chỉ đạo đột xuất của Lãnh
đạo Viện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hoạt động bảo đảm thực hiện đúng kế
hoạch, tiến độ, có chất lượng, hiệu quả.
5. Phối hợp với Văn phòng và các Phòng khác để xử lý những vấn đề có
liên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng
giao.
6. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên


thuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
8. Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến
nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công
tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn
và về quyền lợi chính đáng của công chức Phòng HC - TC.
- Quyền hạn:
1. Được thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Phòng
khi được Trưởng phòng giao.
2. Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Quan hệ công tác:

1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH.
 Mô tả công việc cho vị trí chuyên viên Phòng HC – TH.
- Chức danh: Chuyên viên Phòng HC – TH.
- Vị trí chức trách: Chuyên viên là công chức chuyên môn nghiệp vụ thực
hiện các nhiệm vụ theo phân công của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng.
Chuyên viên được giao thanh tra các vụ việc có quy mô và tính chất phức tạp
trung bình hoặc thấp.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách và trước pháp luật về ý
kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được giao, về
hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản và quy trình giải quyết
công việc được phân công.
- Nhiệm vụ: thực hiện công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác do


Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân
công đảm nhiệm.
2. Tham gia xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác Văn phòng và
công tác khác thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3. Thực hiện đúng quy trình trách nhiệm trong việc phân công, trình hồ sơ
của Phòng HC – TH.
4. Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và
văn hóa công vụ trong Viện TTKH.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng
phụ trách giao.
- Quyền hạn:

1. Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng, Trưởng phòng các vấn đề liên
quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
2. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo về nhân sự, phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất
lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức
Phòng HC – TH.
- Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ phận). Khi
có yêu cầu của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng phụ trách.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ
phận) và Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH.


PHẦN II: VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA
HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH.
2.1 Các khái niệm về Văn hóa công sở.
2.1.1 Khái niệm về văn hóa.
Văn hóa là khái niệm đã có từ lâu trong lịch sử và gắn liền với quá trình
hoạt động sáng tạo của loài người. Văn hóa được ví như một thứ men giúp cho
cuộc sống tốt đẹp hơn. Văn hóa ngày càng phát triển và tồn tại ở tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Văn hóa là những điều khó thấy, khó nhận biết nhưng
tất cả mọi người đều thừa nhận sự hiện diện của nó.
Vì thế định nghĩa về văn hóa rất đa dạng, phong phú ở nhiều góc độ khác
nhau. Khi suy ngẫm về văn hóa Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đưa ra quan niệm: “
Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và
phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn
học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hằng ngày về mặc, ăn, ở và các
phương thức sử dụng. Tòa bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa.
Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của

nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống và đòi
hỏi của sự sinh tồn”1.
Còn theo GS.TSKH Trần Ngọc Thêm: “ Văn hóa là một hệ thống hữu cơ
các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình
hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên
– xã hội”2.
Có thể nói, văn hóa là thuộc tính bản chất của con người, chỉ có ở loài
người và do con người sinh ra. Văn hóa là dấu hiệu chỉ phẩm chất tinh thần hiện
diện trong tất cả các mối quan hệ giữa người với người. Đối với một cộng đồng
xã hội, văn hóa thường thể hiện như một lối sống, một kiểu ứng xử riêng biệt và
tương đối ổn định, được trao truyền từ thế hệ này sang các thế hệ khác. Chính vì
thế mà Đảng và Nhà nước ta đã phát động phong trào “ Toàn dân xây dựng đời
sống văn hóa mới”, trong đó có các phong trào xây dựng “ Văn hóa công sở”,
“Văn hóa doanh nghiệp”…trong các cơ quan, tổ chức.
2.1.2 Khái niệm về công sở.
Công sở là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi.
Theo quan điểm cổ điển: Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực
tiếp của Nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành của Nhà nước.
Xét về nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích
chung của cộng đồng, do vậy cần được sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước và
chỉ có Nhà nước mới thỏa mãn các nhu cầu này.
Xét về hình thức tổ chức: công sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức, phương
tiện vật chất và con người được Nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của
1

Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh(1993), Hồ Chí Minh Biên niên tiểu sử tập
III(1945 – 1946), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr 431.
2

Trần Ngọc Thêm (2012), Cơ sở văn hóa Việt Nam, NXB Giáo dục, tr 10.


mình. Hình thức tổ chức công sở do Nhà nước quy định và lệ thuộc vào phương
thức điều hành của bộ máy Nhà nước. Hiện nay ở nước ta có các loại công sở
như công sở hành chính, công sở sự nghiệp…
Xét về ý nghĩa tổ chức Nhà nước: công sở là trụ sở làm việc của cơ quan
Nhà nước, do Nhà nước lập ra để giải quyết công vụ.3
Định nghĩa tổng quát: Công sở là các tổ chức mang tính chất công ích
được Nhà nước công nhận thành lập chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và
các luật khác.
Như vậy có thể hiểu công sở là nơi để tổ chức các hoạt động và kiểm soát
công việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội; là nơi soạn thảo và
xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm các thông tin hoạt
động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ, công chức
theo một cơ chế nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. Do đó, công sở là
một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy nhà nước.
2.1.3 Khái niệm về Văn hóa công sở.
“Văn hóa công sở” là cụm từ được sử dụng khá nhiều trong cuộc sống cũng
như trong một số văn bản quản lý nhà nước hiện nay. Khái niệm “văn hóa công
sở” được các nhà nghiên cứu giải thích theo nhiều nghĩa rộng, hẹp khác nhau.
Theo nghĩa rộng, VHCS là tổng thể các giá trị tài sản tinh thần và vật chất
do cônng sở sáng tạo ra. Theo quan niệm của PGS.TS Vũ Thị Phụng ( Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng) đưa ra :
“ Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao
gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức, quản lý, môi trường – cảnh quan,
phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của
3

Nguyễn Văn Thâm(2001), Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở, NBX Chính trị Quốc gia, Hà Nội,

tr 4