Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA hồ CHÍ MINH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (199.91 KB, 29 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
PHẦN MỞ ĐẦU
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hoá, hiện đại hoá do Đảng ta lãnh đạo
trong những năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt.
Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như
những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cấu hoá,
phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn
như điện tử, tin học,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều
phải không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Lưu trữ trong các cơ quan Đảng,
nhà nước, tổ chức xã hội, công ty, doanh nghiệp,… cũng ở trong bối cảnh
chung đó cần phải nhanh chóng đổi mới và phát triển mạnh mẽ hơn nữa.
Công tác lưu trữ là một phần không thể thiếu trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành công việc của cơ quan. Nhờ có sự nhận thức đúng hơn về vai trò và
vị trí của công tác quan trọng này, những năm gần đây công tác lưu trữ trong
nhiều cơ quan ngày được quan tâm và chú trọng. Hiện nay, trong công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước, đổi mới lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả và chất
lượng hoạt động quản lý, công tác lưu trữ là một trong những trọng tâm được
tập chung đổi mới.
Lưu trữ học ngày nay trở thành một ngành học lớn ở Việt Nam nói riêng
và thế giới nói chung, Lưu trữ học đã và đang là một lĩnh vực không thể thiếu
được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức. Có thể khẳng định công tác lưu trữ là
một trong những hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý. Nhận thức
rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan tổ chức và mọi
công dân đối với tài liệu lưu trữ
Là một trong những học viên học chuyên ngành Lưu trữ học, tôi vô cùng
vinh dự và tự hào và đã được trang bị những kiến thức cơ bản của ngành Lưu
trữ học. Qua đợt thực tập hai tháng tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí
Minh là khoảng thời gian rất quý đối với tôi, qua thực tế tôi được vận dụng
1
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
những kiến thức vào trong công việc cụ thể và tạo cho tôi cơ hội cọ sát sâu sắc
hơn về chuyên ngành của mình.
Tập báo cáo này là kết quả của tôi ghi nhận được trong thời gian thực tập
vừa qua, tập báo cáo này không tham vọng đi sâu vào nhiều vấn đề mà chỉ tập
chung vào công tác Lưu trữ trong cơ quan mình thực tập. Từ đó để thấy rõ
được tầm quan trọng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc đào tạo
chuyên ngành Lưu trữ học và thấy được mối quan hệ giữa lý thuyết, phương
pháp đào tạo với thực tế công việc.
Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong khoa và sự giúp
đỡ của cán bộ, nhân viên Học Viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, bản than
tôi đã hoàn thành nội dung thực tập mà trường đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình
xây dựng báo cáo, do sự tiếp thu và nhận thức của bản than còn nhiều hạn chế
nên không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp thừ các Thầy, Cô. Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình
giảng dạy của Thầy, Cô giáo khoa Văn thư Lưu trữ đã truyền cho tôi những
kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện mọi nhiệm vụ được giao.
Hà Nội, ngày 19 tháng 10 năm 2015
Học viên
Vũ Thị Na
2
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
CHƯƠNG 1
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU
TRỮ TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH.
1.1. Khái quát vài nét về Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, tiền thân là trường Huấn
luyện cán bộ thường xuyên Nguyễn Ái Quốc, đóng tại Việt Bắc, do Trung ương
ra Quyết định thành lập năm 1949, đồng chí Lê Văn Lương, ủy viên dự khuyết
Trung ương Đảng, trưởng Ban Tổ chức Trung ương được cử làm Giám đốc đầu
tiên của Trường. Trải qua quá trình hoạt động liên tục hơn 65 năm, Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã nhiều lần thay đổi tên gọi qua các thời kỳ
như sau:
- Từ tháng 1 năm 1949 đến cuối năm 1954: trường mang tên trường
Huấn luyện cán bộ cao cấp Nguyễn Ái Quốc.
- Từ cuối năm 1954 đến tháng 2 năm 1962: Trường được đổi tên thành
trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I đặt tại Hà Nội.
- Từ tháng 3 năm 1962 đến tháng 6 năm 1977: trường được đổi là
Trường Nguyễn Ái Quốc Trung ương.
- Từ tháng 7 năm 1977 đến tháng 6 năm 1986: trường được đổi thành
Trường Đảng Cao cấp Nguyễn Ái Quốc.
- Từ tháng 7 năm 1986 đến năm 1992: Trường được đổi thành Học viện
Khoa học xã hội mang tên Nguyễn Ái Quốc (Gọi tắt là Học viện Nguyễn Ái
Quốc).
- Từ năm 1993 đến năm 2008: Học viện được đổi thành Học viện Chính
trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Từ năm 2008 đến tháng 12 năm 2013: Học viện được đổi thành Học
viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh.
3
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Từ tháng 01 năm 2014 đến nay được đổi thành Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh là đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của
Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp, cán bộ khoa học lý luận chính trị của hệ
thống chính trị; trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lý luận Mác – Lênin,
tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước, các khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo, quản lý.
1.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Đảng, Nhà nước và các tổ chức
Chính trị - xã hội.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp của hệ thống
chính trị, lãnh đạo chủ chốt các đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhà
nước về : Chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; những quan điểm,
chủ trương và đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;
những vấn đề lý luận và thực tiễn mới trong nước và trên thế giới; khoa học
chính trị; khoa học lãnh đạo quản lý.
Đào tạo cao cấp lý luận chính trị cho cán bộ lãnh đạo, quản lý đương
chức và trong quy hoạch.
Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho cán bộ giữ các chức danh lãnh
đạo, quản lý của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị theo phân công,
phân cấp.
Đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên và các đối tượng khác về các
chuyên ngành khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo quản lý và một số ngành
khoa học xã hội.
4
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành cho cán bộ làm công tác báo chí và truyền
thông, tuyên giáo, tổ chức, kiểm tra, dân vận, văn phòng, tôn giáo… của hệ
thống chính trị.
* Nghiên cứu khoa học
Nghiên cứu lý luận Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chủ
trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; nghiên cứu khoa học
chính trị, khoa học lãnh đạo quản lý, một số ngành khoa học xã hội; tổng kết
thực tiễn, phát triển lý luận về chủ nghĩa xã hội và con đường đi lên chủ nghĩa
xã hội ở Việt Nam.
Nghiên cứu, biên soạn lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam và lích sử phong
trào cách mạng thế giới.
Nghiên cứu, xây dựng, bổ sung chương trình, nội dung, tổ chức biên
soạn, chỉnh lý các giáo trình, tài liệu học tập cho các chương trình đào tạo, bồi
dưỡng của Học viện
* Tham mưu, đề xuất cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho Đảng,
Nhà nước trong việc định đường lối xây dựng và phát triển đất nước, đổi
mới tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị.
* Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, hướng dẫn
và thống nhất quản lý và thực hiện chương trình, nội dung đào tạo và bồi
dưỡng; phương pháp giảng dạy và học tập; nghiên cứu khoa học; quy chế
quản lý đào tạo; đào tạo; bồi dưỡng giảng viên của các trường chính trị tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương.
* Chủ trì, phối hợp hướng dẫn việc nghiên cứu, biên soạn và tham gia
thẩm định lịch sử Đảng của các địa phương, các bộ, ban, ngành, đoàn thể
Trung ương; tài liệu về than thế, sự nghiệp cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí
Minh và các lãnh tụ Đảng, Nhà nước.
* Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa
học với các cơ quan đào tạo và khoa học của các nước, các đảng cộng sản và
5
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
công nhân, các lực lượng cánh tả và tiến bộ, các chính đảng và đảng cầm
quyền ở các nước trên thế giới.
* Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng
và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Học viện theo phân công,
phân cấp.
* Quản lý tài chính, tài sản; quyết định và chịu trách nhiệm về các dự
án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định.
* Đề xuất và phát hành tạp chí, bản tin, các ấn phẩm khoa học, tài liệu
phục vụ cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu khoa học của
Học viện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
* Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn được Bộ Chính trị, Ban Bí
thư và Chính phủ giao
- Đào tạo Đại học và sau đại học thuộc lĩnh vực đào tạo của Học viện.
- Quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng của
Học viện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Chính phủ
giao.
1.1.2. Tổ chức bộ máy của Học Viện.
* Lãnh đạo Học viện: Giám đốc do Bộ Chính trị phân công; các Phó
Giám đốc do Ban Bí thư xem xét, quyết định
* Các vụ, đơn vị chức năng trực thuộc :
- Vụ Tổ chức - Cán bộ
- Vụ Quản lý đào tạo
- Vụ Quản lý khoa học
- Vụ Các trường chính trị
- Vụ Hợp tác quốc tế
- Vụ Kế hoạch - Tài chính
- Ban Thanh tra
6
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Ban thi đua khen thưởng
Đại học LT Lưu trữ K1
- Văn phòng Học viện
- Văn phòng Đảng - Đoàn thể
- Trung tâm khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo
- Trung tâm công nghệ thông tin
* Các đơn vị nghiên cứu, giảng dạy và các đơn vị sự nghiệp trực
thuộc:
- Viện Triết học
- Viện Kinh tế chính trị học
- Viện Kinh tế
- Viện Chủ nghĩa xã hội khoa học
- Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng
- Viện Lịch sử Đảng
- Viện Xây dựng Đảng
- Viện Chính trị học
- Viện Nhà nước và Pháp luật
- Viện Văn hóa và Phát triển
- Viện Quan hệ quốc tế
- Viện Nghiên cứu quyền con người
- Viện Xã hội học
- Viện nghiên cứu tôn giáo, tín ngưỡng
- Viện Lãnh đạo học và chính sách công
- Viện Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Viện Thông tin khoa học
- Tạp chí Lý luận chính trị
- Nhà xuất bản Lý luận chính trị
* Các học viện trực thuộc
- Học viện Chính trị khu vực I (Đặt tại TP Hà Nội)
- Học viện Chính trị khu vực II (Đặt tại TP HCM)
7
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Học viện Chính trị khu vực III (Đặt tại TP Đà Nẵng)
- Học viện Chính trị khu vực IV (Đặt tại TP Cần Thơ)
- Học viện Báo chí và Tuyên truyền (Đặt tại TP Hà Nội)
Các học viện Chính trị khu vực và Học viện Báo chí và Tuyên truyền có
tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ, chính sách phù hợp để phát huy tính chủ
động, tích cực trong các mặt công tác.
Lãnh đạo và chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các Học viện
Chính trị khu vực và Học viện Báo chí và Tuyên truyền do Giám đốc Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quyết định.
* Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
1.2.1. Về tổ chức bộ máy:
Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên chưa có quy định rõ về
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở một cơ quan ngang Bộ.
Trước năm 1995, Học viện chưa có bộ phận lưu trữ. Năm 1995, bộ phận Lưu
trữ được thành lập, biên chế hai cán bộ, một của cục lưu trữ Văn phòng Trung
ương Đảng chuyển về, có trình độ đại học, chuyên ngành về lưu trữ, một cán bộ
của Học viện có trình độ Trung cấp về lưu trữ. Bộ phận lưu trữ được đặt trong
Văn phòng Học viện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Chánh văn phòng
Học viện.
Tháng 8 năm 1996, bộ phận lưu trữ của Học viện được Giám đốc quyết
định chuyển từ văn phòng Học viện về Viện Thông tin khoa học.
Tháng 9 năm 2005, bộ phận lưu trữ lại được Giám đốc quyết định
chuyển từ Viện Thông tin về phòng Hành chính trực thuộc Văn phòng Học
viện.
Do có sự thay đổi về tổ chức bộ máy như vậy cho nên trong thời gian qua
công tác lưu trữ của Học viện không ổn định. Theo mô hình thực tế của Học
8
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
viện, hiện nay: Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên chưa có quy
định rõ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở một cơ quan
ngang Bộ.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận lưu trữ ở Học viện bao
gồm:
* Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Giám đốc Học viện ban hành các chế độ, quy định về
lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hang năm về văn thư, lưu trữ trình Giám
đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứ, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ
công chức, viên chức của Học viện;
- Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ.
*. Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ Học
viện:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong Học viện, tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Học viện;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Học viện;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo
quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ
Do có sự bố trí và phân công công tác từ khi bộ phận lưu trữ còn trực
thuộc Viện Thông tin khoa học, bộ phận lưu trữ hiện nay được bố trí 3 biên
9
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
chế, trong đó có 1 cán bộ có trình độ chuyên môn cao đẳng về công tác lưu trữ,
hai cán bộ ở lĩnh vực khác, chưa có trình độ đại học về lưu trữ.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ của
Học viện
Quyết định 224-QĐ ngày 06/01/2014 của Bộ Chính trị. Học viện Chính
trị quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Trung ương Đảng và Chính phủ. Hệ thống
lưu trữ của Học viện thuộc Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng và Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước quản lý:
- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo hướng dẫn nghiệp
vụ và tổ chức nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử.
- Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước chỉ đạo nghiệp vụ và các văn bản
hướng dẫn về nghiệp vụ. Học viện thường xuyên báo cáo về công tác lưu trữ
hang năm cho Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước.
10
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Học viện chưa thành lập được phòng lưu trữ nên chưa có quy định rõ
ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ của một cơ quan
ngang bộ.
Để tổ chức và thực hiện chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ Học viện đã ban hành
một số văn bản sau:
- Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Giám đốc Học viện đã ban hành quyết
định số 143/QĐ-HVCT-HCQG về việc ban hành quy chế công tác văn thư và
lưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh.
- Thông báo số 129/TB-HVCT-HCQG ngày 21/5/2007 về việc hướng
dẫn nộp tài liệu về kho lưu trữ Học viện khi có Quyết định hợp nhất với Học
viện Hành chính.
- Công văn số 862/CV-HVCT-HCQG ngày 6/10/2008 về việc đôn đốc
các đơn vị trong cơ quan nộp tài liệu về kho lưu trữ để chỉnh lý và nộp lưu về
kho lưu trữ lịch sử Đảng theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng
Chính phủ.
- Công văn số 1312/HVCTQG-VP ngày 24/10/2014 về việc đôn đốc các
đơn vị tại Học viện Trung tâm nộp tài liệu về kho lưu trữ Học viện
Nhờ có hệ thống văn bản mang tính nguyên tắc nêu trên. Công tác văn
thư lưu trữ của Học viện đã dần đi vào nề nếp và đạt được kết quả tốt.
2.1.2. Quản lý Phông Lưu trữ của Học viện
Được thành lập từ tháng 1 năm 1949 cho đến nay Học viện vẫn còn đang
hoạt động. Khối tài liệu trong phông còn thiếu nhiều, nhất là từ năm 1949 đến
1963; sự mất mát tài liệu này là do khi trụ sở còn đóng ở Việt Bắc. Sau này
Học viện được chuyển về Hà Nội thì khối tài liệu trong phông mới được hình
thành, nhưng tài liệu cũng nằm rải rác ở các đơn vị và các chuyên viên giải
quyết công việc mà không được tập trung thống nhất. Thời gian gần đây Học
viện đã chú ý tới công tác lưu trữ nên tài liệu có tương đối đầy đủ.
Hiện nay biên chế lưu trữ của Học viện có 03 đồng chí, trong đó có 1
đồng chí trình độ chuyên môn cao đẳng và 2 đồng chí chuyên môn khác.Vì là
11
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
lưu trữ cơ quan nên cả 03 cán bộ đều kiêm nhiệm trong việc Thu thập hồ sơ, tài
liệu; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo quản
tài liệu tại kho lưu trữ…
Hiện tại Bộ phận Lưu trữ hoạt động theo quy chế làm việc chung của Phòng
Hành chính, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phụ
trách Phòng Hành chính (Phó Chánh văn phòng).
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung và của Học viện
nói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày các
cán bộ lãnh đạo, quản lý ở Học viện phải thường xuyên khai thác và sử dụng
những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch
và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Các cán bộ, nhân viên cũng
phải thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu khoa học, giảng dạy
và phục vụ cho công việc hàng ngày. Bởi vậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính
là việc quản lý tài liệu sao cho chặt chẽ, thống nhất. Lãnh đạo Học viện đã áp
dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Không chỉ ban hành Quy chế công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan mà còn chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm
vi quản lý.
2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ hàng năm đều được Học viện tổ chức tập huấn, bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đi tham quan thực tế những cơ quan, đơn vị có
thành tích điển hình về công tác lưu trữ như Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và
III.
2.1.4. Về chế độ chính sách cho cán bộ lưu trữ:
Căn cứ thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 5/1/2005 của Bộ Nội Vụ về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 4/10/2005 của Bộ Nội Vụ về
việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số 13/TTLT-BLĐTBXH-BYT
12
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
ngày 30/5/2012 của Bộ Lao động Thương binh xã hội và Bộ Y tế về hướng dẫn
thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc
trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn số 758/VTLTNNTCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưởng
chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ. Thực tế tại Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh việc chi trả mức trợ cấp Mức 2, hệ số 0,2 tính
theo mức lương tối thiểu và mức bồi dưỡng bằng hiện vật là 4.000đ/ngày và
6.000đ/ngày đối với cán bộ trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ đã được thực hiện. Tuy nhiên
sự hỗ trợ này so với sự vất vả, độc hại mà công tác này mang lại thì quá nhỏ
nên đối với một số cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý thiếu nhiệt tình trong công
việc và không muốn gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Việc thu thập tài liệu và giao nộp tài liệu của các cá nhân đơn vị vào kho lưu
trữ cơ quan là công việc đầu tiên của nghiệp vụ lưu trữ. Từ năm 2008 sau khi
Giám đốc Học viện ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Học viện
thì công việc này đã dần đi vào nề nếp.
Căn cứ vào Cơ cấu của Học viện, cán bộ lưu trữ xác định nguồn thu thập
bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: Học viện có 40 đơn vị chức năng và trực
thuộc; các đơn vị có chức năng quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học là nguồn
thu quan trọng nhất, có khối lượng tài liệu lớn nhất và được lưu trữ Học viện
tiến hành thu thập thường xuyên.
Trong 5 năm từ năm 2008 –2013 đã thu được 486 cặp tài liệu (thời gian của tài
liệu từ năm 1993 đến năm 2013) bao gồm:
- Các văn bản đi, đến.
- Tài liệu về công tác cán bộ.
- Tài liệu về các lớp học viên.
- Tài liệu về hợp tác quốc tế.
13
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Các đề tài nghiên cứu khoa học cùng một số kỷ yếu đề tài.
Nhìn chung tài liệu thu được chỉ có Văn phòng Học viện, Phòng Hành
chính đã được xếp theo năm và thể loại còn phần lớn các đơn vị, tài liệu thu về
vẫn ở tình trạng bó gói.
Hiện nay, hàng năm tài liệu thu về chủ yếu từ: Văn thư cơ quan, Vụ
Quản lý đào tạo; Vụ Tổ chức – Cán bộ, Vụ Quản lý khoa học và một vài đơn vị
khác với số lượng tài liệu ít hơn.
Tuy nhiên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa
thường xuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu, giao nộp tài
liệu một cách tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu được Học viện được thực hiện ngày từ
giai đoạn trong thu thập tài liệu. Trong quá trình chỉnh lý Học viện tiếp tục xác
định lại giá trị tài liệu để có chế độ quản lý phù hợp.
Thực tế ở Học viện khi xác định giá trị tài liệu chỉ căn cứ vào bản
“Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí
Minh”, bản này được xây dựng từ những năm 2000 khi có đợt chỉnh lý tài liệu
giai đoạn 1993 – 2007.
Hiện nay Học viện chưa có “Danh mục hồ sơ hiện hành và bảng bảo quản hồ sơ
tài liệu của cơ quan”, bởi vậy một yêu cầu quan trọng của Học viện là cần phải
nhanh chóng nghiên cứu, xây dựng “bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của
Học viện” để tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ xác định giá trị tài liệu và chỉnh
lý được nhanh chóng và nhất quán hơn.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.
Lưu trữ Học viện đã hoàn thành hai đợt chỉnh lý:
- Đợt 1: Từ 1949 – 1992.
- Đợt 2: Từ 1993 – 2007.
Học viện đã nộp vào kho Lưu trữ lịch sử là 391 đơn vị bảo quản (ĐVBQ)
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm.
14
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Từ năm 2008 đến nay khối tài liệu còn tồn đọng tại Học viện rất lớn,
chưa được chỉnh lý, phần lớn số tài liệu này mới chỉ được phân loại, xác định
giá trị một cách sơ bộ.
Nguyên nhân: Thiếu nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn (Hiện tại bộ phận
lưu trữ có duy nhất một đồng chí có trình độ cao đẳng về nghiệp vụ lưu trữ, 2
đồng chí có chuyên môn khác), lãnh đạo Học viện chưa thực sự quan tâm đến
công tác này. Bởi vậy khối lượng tài liệu còn tồn đọng, chưa được chỉnh lý là
rất lớn.
2.2.4. Công tác thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ
*. Công tác thống kê
Để nắm chắc số lượng, thành phần, nội dung tài liệu, cán bộ lưu trữ luôn
nghiêm túc thực hiện công tác thống kê theo hướng dẫn của VP/HVCTQG.
Để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu khi cần thiết, lưu trữ cơ quan
đã thống kê tài liệu lưu trữ theo từng năm. Các loại sổ dùng để thống kê được
sử dụng gồm: Sổ thống kê mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, sổ nhập tài liệu, sổ
xuất tài liệu. Đơn vị thống kê chủ yếu của khối tài liệu đã chỉnh lý là hồ sơ và
chưa chỉnh lý là cặp 3 dây.
Ngoài ra, cuối mỗi năm cán bộ lưu trữ đều tổ chức tổng kiểm kê và làm
báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ của
Học viện về Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung
ương Đảng. Đồng thời, kiểm tra tình hình tài liệu các phương tiện bảo quản tài
liệu như : tủ, kệ có bị ẩm ướt, mối mọt hay không. Trong quá trình kiểm tra có
lập biên bản ghi đầy đủ kết quả kiểm tra và có đề nghị biện pháp khắc phục.
*. Công tác bảo quản
Tuy kho lưu trữ chưa được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn của Nhà nước,
chỉ được bố trí tạm thời, nhưng được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát, rộng rãi,
khang trang và xa vật cháy nổ. Đã đầu tư các trang thiết bị phù hợp cho từng
loại tài liệu; có các biện pháp phòng gian, bảo mật, phương tiện phòng chống
15
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
cháy và thường xuyên kiểm tra ẩm mốc, mối chuột, côn trùng phá hoại tài liệu;
không để thức ăn và các vật tư khác trong kho lưu trữ.
- Nhân viên làm công tác lưu trữ thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng,
tài liệu theo định kỳ 3 tháng.
- Riêng những tài liệu làm bằng chắt liệu khác thì căn cứ vào tính chất
của từng loại để điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng cho phù hợp.
2.2.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu
trữ, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các Phòng, Kho lưu trữ. Để tổ
chức sử dụng tài liệu hiệu quả đòi hỏi các Phòng, Kho lưu trữ phải có những
biện pháp tích cực áp dụng tốt các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
phục vụ nhu cầu chính đáng của các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ của Học viện là nguồn tài liệu quí báu. Ngoài giá trị lịch
sử thì nó còn là một trong những công cụ thiết yếu giúp điều hành bộ máy; tạo
điều kiện hoàn chỉnh chức năng xây dựng tư tưởng chính trị; tuyên truyền giáo
dục công tác tư tưởng; xây dựng quyết tâm chiến đấu cho đơn vị. Vì vậy, lãnh
đạo Văn phòng Học viện luôn quan tâm, nhắc nhở nhân viên lưu trữ cung cấp
kịp thời đầy đủ cho cán bộ chuyên môn cũng như các cơ quan, tổ chức, cá
nhân những tài liệu theo yêu cầu công việc.
Hiện tại, cơ quan đã áp dụng hai hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ
yếu là cấp bản sao lục, trích sao và cho mượn tài liệu (đối với những tài liệu
không mật).
Theo qui định thì cán bộ có nhu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải tuân
thủ những thủ tục sau:
- Thẻ cán bộ, Học viên (Trong hệ thống Học viện)
- Giấy chứng minh.
- Giấy giới thiệu của cơ quan. Giấy giới thiệu phải được thể hiện đầy đủ
các nội dung thông tin như: Họ tên, cấp bậc, chức vụ và mục đích yêu cầu của
việc sử dụng tài liệu.
16
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Đăng ký vào “Phiếu đề nghị sao chụp tài liệu” (theo mẫu). Hoặc có
công văn đề nghị mượn tài liệu (nêu rõ lý do) gửi đến Lãnh đạo Học viện.
Các bộ lưu trữ có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Học viện
(Thông qua Trưởng phòng Hành chính). Khi được phê duyệt tiến hành sao
chụp, chứng thực sao, đăng ký vào sổ và đề nghị người nhận tài liệu ký nhận.
Người mượn tài liệu, có trách nhiệm bảo quản tài liệu, không được sửa
chữa, tẩy xoá, đánh dấu vào tài liệu; không được làm nhàu nát, rách tài liệu…
và trả đúng thời hạn. Nếu vi phạm thì tùy theo mức độ nặng nhẹ sẽ bị xử lý
theo quy định định kỷ luật của Học viện và truy cứu trách nhiệm hình sự theo
quy định pháp luật hiện hành.
2.2.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Cơ quan chỉ ứng dụng tin học trong công tác đánh máy mục lục hồ sơ và mục
lục văn bản, chưa xây dựng được phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” để đăng
ký, quản lý và phục vụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
Đây là một hạn chế mà cơ quan cần quan tâm khắc phục, vì hiện tại xu
thế ứng dụng khoa học cộng nghệ nói chung, tin học nói riêng đang phát triển
mạnh mẽ.
Tóm lại: Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Đảng ủy lãnh đạo Học viện. Vì
vậy công tác lưu trữ của cơ quan đã bước đầu được tổ chức thực hiện có hiệu
quả. Mặc dù còn những hạn chế nhất định nhưng với sự nhiệt tình trong công
tác và với tinh thần tự tìm tòi học hỏi để hoàn thiện kiến thức, cán bộ lưu trữ cơ
quan đã đưa công tác lưu trữ của Học viện ngày càng phát triển.
17
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
CHƯƠNG 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC
GIA HỒ CHÍ MINH VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực
tập và kết quả đạt được.
Sau khi nghiên cứu, khảo sát thực tế, dựa vào chức năng hoạt động của
cơ quan, và để áp dụng lý thuyết đã được học vào thực hành, trong đợt thực tập
tôi đã thực hiện khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu năm 2008 cho Phông Học
viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo 3 giai đoạn cụ thể như
sau:
3.1.1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:
*. Chúng tôi tiến hành khảo sát tình hình khối lượng tài liệu, kiểm tra bổ
sung tài liệu trước khi chỉnh lý. Nhìn chung tài liệu năm 2008 của Phông đã
được cơ quan thu thập đầy đủ.
*. Sau khi khảo sát tình trạng tài liệu, chúng tôi tiến hành nghiên cứu và
viết bảng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (Phụ lục 1)
18
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
*. Chọn và xây dựng phương án hệ thống hoá tài liệu: Học viện Chính trị
quốc gia Hồ Chí Minh là cơ quan đang hoạt động và có các mặt hoạt động rõ
ràng nên tôi chọn phương án "Thời gian – Mặt hoạt động" để tiến hành hệ
thống hoá tài liệu cho phông lưu trữ này (phụ lục 2).
*. Viết bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý: Công việc này
do đồng chí Tổ trưởng tổ lưu trữ của cơ quan lập và hướng dẫn trực tiếp.
Trong kế hoạch chỉnh lý có nêu đầy đủ các mặt như: Phương pháp thực hiện,
khối lượng và tính chất công việc phải làm, lực lượng tham gia (03 đồng chí
thực tập), thời gian thực hiện và hoàn thành, đồng thời chuẩn bị cơ sở vật chất
cho đợt chỉnh lý.
*. Chuẩn bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm: Giấy, bút, bìa hồ sơ, dao,
kéo, ghim, kẹp…
3.1.2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý:
*. Phân loại tài liệu theo phương án:
Tất cả các tài liệu của năm 2008, đã được cán bộ lưu trữ sắp xếp tập
trung khi thu thập. Trong đó bao gồm nhóm tài liệu của năm và những tập tài
liệu phản ánh cùng sự việc kéo dài trong nhiều năm mà kết thúc vào năm 2008.
Ở bước này chúng tôi chỉ kiểm tra tài liệu năm 2008 để phát hiện tài liệu của
các năm khác còn xếp lẫn vào nhằm chuyển ra khỏi nhóm lớn.
Các tài liệu thuộc năm 2008 bao gồm tài liệu đã có ngày tháng năm của
văn bản là năm 2008; một số tài liệu sau đây cũng được đưa về năm 2008:
- Kế hoạch công tác năm 2008 có ngày tháng văn bản thuộc về năm
2007.
- Kế hoạch công tác năm có thời gian bắt đầu thực hiện từ năm 2008.
- Báo cáo tổng kết công tác nhiều năm có thời gian kết thúc vào năm
2008.
Bước 1 : Phân loại tài liệu từ Phông ra nhóm lớn đầu tiên
I. Đào tạo
II. Nghiên cứu khoa học
19
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
III. Tổ chức - Cán bộ
Đại học LT Lưu trữ K1
IV. Công tác Đảng, đoàn thể
V. Tài chính – Văn phòng
VI . Công tác trường chính trị
VII. Hợp tác quốc tế
VIII. Thanh tra
IX. Thi đua khen thưởng
X. Báo chí – xuất bản
Thực chất ở bước này gồm nhiều lần phân chia tài liệu. Căn cứ vào
phương án đã xây dựng để xác định trong mỗi nhóm lớn có bao nhiêu nhóm
vừa để thực hiện việc phân loại tài liệu. Cơ sở để phân chia tài liệu là đọc tài
liệu (Nếu tài liệu có trích yếu nội dung thì xem trích yếu nội dung tài liệu, nếu
tài liệu không có trích yếu nội dung thì phải đọc nhanh, nắm nội dung chính của
tài liệu) và xác định tài liệu đó thuộc hoạt động nào để đưa về đúng nhóm.
Phân tài liệu từ nhóm lớn ra nhóm vừa, ví dụ:
I. Đào tạo
1. Đào tạo và tuyển sinh
2. Kế hoạch giảng dạy
3. Đào tạo sau đại học
……………………..
Phân tài liệu từ nhóm vừa ra nhóm nhỏ, ví dụ:
1. Đào tạo và tuyển sinh
1.1. Tập báo cáo tình hình công tác tuyển sinh
1.2. Tập công văn đề nghị mở Khoa tập huấn “Phân tích chính sách” cho
các đơn vị năm 2008.
1.3
…………………………………………………………………………
Tiếp tục phân tài liệu thành đơn vị bảo quản, ví dụ:
1.1. Tập báo cáo tình hình công tác tuyển sinh
20
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Báo cáo tình hình tổ chức tuyển sinh hệ Cao học đợt 1 năm 2008
- Báo cáo tình hình tổ chức tuyển sinh hệ Cao học đợt 2 năm 2008.
- Báo cáo tình hình tổ chức tuyển sinh cao học năm 2008.
……………………………………….
Bước 2: Lập và hoàn chỉnh hồ sơ:
Khi phân tài liệu đến từng nhóm nhỏ (tương đương với 01 đơn vị bảo
quản), mà nội dung trong nhóm tài liệu đó cùng phản ánh 01 vấn đề, 01 sự việc,
hoặc một con người thì chúng tôi tiến hành:
- Kiểm tra tài liệu, loại tài liệu thừa.
- Sắp xếp tài liệu theo trật tự ngày tháng.
- Đánh số tờ, biên mục bên trong, bên ngoài.
+ Đánh số tờ tài liệu trong từng hồ sơ: Mỗi tờ tài liệu trong từng hồ sơ
được đánh một số thứ tự bằng chữ số Ả rập (bắt đầu từ số 01) vào góc phải,
phía trên cách mép tài liệu 1 cm. Nếu trong hồ sơ có tài liệu ảnh kèm theo, mỗi
tấm ảnh được đánh một số thứ tự ở góc phải phía trên mặt sau tấm ảnh. Nếu
trong hồ sơ có kèm theo các văn kiện được in thành quyển, mỗi quyển sách
được đánh một số thứ tự như một tờ tài liệu và được đánh ở góc phải trên của
tờ bìa.
Trường hợp tờ tài liệu bị đánh trùng số hoặc khuyết số khi ghi mục lục
văn bản cần ghi chú để biết
Ví dụ: Tập tài liệu về việc xét tốt nghiệp Cao cấp lý luận có 2 tờ bỏ sót
không đánh số sau tờ số 5 thì các tờ đó được đánh số trùng là 5a và 5b.
Số tờ được đánh bằng chì đen, mềm (Loại 2B, 4B).
+ Biên mục bên trong (Viết mục lục văn bản): Tất cả các hồ sơ sau khi
được đánh số đều được viết mục lục văn bản. Viết các thông tin trên tờ mục lục
được in sẵn theo quy định.
Ví dụ: Hồ sơ xét nâng lương thường xuyên 6 tháng đầu năm đối với Cán
bộ, công chức, viên chức của Học viện năm 2008 được ghi như sau:
STT
Số ký hiệu
Ngày,
Tác giả
Trích yếu nội
Tờ số
Ghi
21
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của văn bản
01
02
tháng văn
văn bản
dung văn bản
chú
06/QĐ-
bản
28/3/2008 Học viện
HVCT
Chính trị
thành lập Hội
quốc gia
đồng xét nâng
HCM
nt
lương
Biên bản họp
02
nt
xét nâng lương
Đề nghị nâng
-04
05
08/BB-HVCT 01/4/2008
03
Đại học LT Lưu trữ K1
09/ĐN-
02/4/2008
HVCT
Quyết định
01
lương
Viết chứng từ kết thúc:
Ví dụ:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: 25 tờ (hai mươi lăm tờ)
Mục lục văn bản có: 01 tờ
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ: Bình thường.
Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015
Người lập hồ sơ
(ký tên)
+ Biên mục bên ngoài (Trình bày bìa hồ sơ): Trình bày các thành phần sau:
Tên cơ quan
Tên đơn vị tổ chức
Tiêu đề hồ sơ
Thời gian bắt đầu và kết thúc
Số lượng tờ: Viết bằng số Ả rập để cố định tài liệu trong từng hồ sơ.
Số hồ sơ
Thời hạn bảo quản.
- Xác định giá trị tài liệu và ghi thời hạn bảo quản.
22
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh chúng tôi đã đồng thời kết hợp xem xét giá trị của từng tài
liệu, từng hồ sơ. Chọn lựa những tài liệu, những hồ sơ có giá trị giữ lại. Cùng
với việc lập hồ sơ để quye định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, loại ra những
tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá trị, những tài liệu hết giá trị, những tài
liệu không thuộc phông…để đề xuất biện pháp xử lý.
Bước 4: Sắp xếp hệ thống hoá hồ sơ: Sắp xếp thứ tự các ĐVBQ trong
từng nhóm nhỏ, sắp xếp thứ tự trong các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, sắp
xếp thứ tự các nhóm vừa trong từng nhóm lớn, sắp xếp thứ tự các nhóm lớn đã
được hệ thống hoá toàn phông.
*. Lập mục lục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ vào hộp đưa lên kệ lưu trữ:
Sau khi hồ sơ được sắp xếp theo phương án hệ thống hoá. Chúng tôi tiến
hành lập mục lục hồ sơ và thống kê tài liệu vào mục lục
3.1.3. Giai đoạn kết thúc chỉnh lý:
Sau đợt chỉnh lý chúng tôi được đồng chí phụ trách hướng dẫn cho cách
viết bản báo cáo tổng kết chỉnh lý. Trong bảng tổng kết ghi lại nội dung các
công việc đã thực hiện ở trên, thống kê kết quả sau đợt chỉnh lý:
Trong đợt thực tập chúng tôi đã chỉnh lý tài liệu của năm 2008 gồm 04
mét; sau khi chính lý đã lựa chọn giữ lại gồm 18 hộp, trong đó có 60 hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 110 hồ sơ có thời hạn bảo quản ( VD 70 năm, 20
năm ...) (Phụ lục 2)
Đã loại ra trong quá trình chỉnh lý 03 cặp tài liệu, gồm: 01 cặp tài liệu trùng
thừa, 01 cặp tài liệu hết giá trị, 01 cặp tài liệu không có giá trị. (Phụ lục 4)
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Lưu trữ của Học
viện.
3.2.1. Những ưu điểm của công tác Lưu trữ Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh.
23
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Công tác Lưu trữ của Học viện cơ bản đi vào nề nếp, có những bước
chuyển biến đáng kể và hoạt động ngày càng hiệu quả. Nội dung tài liệu lưu trữ
trong Phông phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan đã đề ra được những biện pháp chỉ đạo nghiệp vụ lưu
trữ; ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ tạo căn cứ
cho cán bộ chuyên môn áp dụng thực hiện; kịp thời triển khai quán triệt, phổ
biến hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan
cấp trên về công tác lưu trữ; thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ lưu trữ cho cán bộ chuyên môn của hệ thống Học viện.
- Cán bộ lưu trữ đã ý thức đúng chức năng, vị trí công tác của mình, hàng
năm đều lập kế hoạch sát đúng với tình hình thực tế của đơn vị; tiến hành thu
thập tài liệu theo kế hoạch và triển khai chỉnh lý chặt chẽ; thực hiện tốt chế độ
bảo quản an toàn cũng như lâu dài cho tài liệu lưu trữ; chấp hành nghiêm chế
độ giao nộp tài liệu lưu trữ.
Nguyên nhân:
- Được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra của Đảng ủy, Lãnh
đạo Học viện, trực tiếp là Văn phòng Học viện đối với quá trình thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan.
- Cơ quan đã tạo điều kiện đầu tư kinh phí, trang thiết bị, vật chất phục
vụ cho công tác lưu trữ.
- Cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ đã qua nhiều năm công tác có kinh
nghiệm trong thực hiện nhiệm vụ, luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, chịu khó
tìm tòi học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn.
3.2.2. Hạn chế của công tác lưu trữ Học viện
- Về tổ chức bộ máy: Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên
chưa có quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở
một cơ quan ngang Bộ.
- Mặc dù Học viện đã có quy chế về công tác Văn thư lưu trữ nhưng việc
thực hiện quy chế đó ở các đơn vị trong Học viện chưa được quán triệt triệt để.
24
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Cán bộ lưu trữ của Học viện vẫn phải đi đến từng đơn vị để đôn đốc việc lập hồ
sơ và thu nộp tài liệu.
- Tài liệu trong Phông lưu trữ của Học viện chưa thực sự đầy đủ, chua
phản ánh được toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của Học viện
- Công tác tổ chức khoa học tài liệu đã được cơ quan tổ chức thực hiện
song hiệu quả đạt được không cao. Cụ thể:
+ Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý vẫn còn tồn đọng; hồ sơ được lập
trong quá trình chỉnh lý có giá trị không cao.
+ Việc bổ sung tài liệu còn nhiều bất cập. Một số cơ quan, đơn vị trực
thuộc và cán bộ chuyên môn chưa nêu cao ý thức tự giác, chủ động giao nộp tài
liệu hoặc giao nộp tài liệu không đầy đủ. Vì vậy, tài liệu còn nằm rãi rác ở
nhiều nơi, nên đã gây nhiều khó khăn cho cán bộ lưu trữ, đã làm ảnh hưởng lớn
chất lượng của công tác lưu trữ.
+ Một vấn đề cốt lõi vẫn chưa được cơ quan chưa quan tâm tổ chức như:
công cụ tra cứu khoa học...
- Cơ quan chưa có sự quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ
chức khai thác và sử dụng tài liệu. Cụ thể: các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ chưa được áp dụng phong phú; số tài liệu được đưa ra khai thác so
với tiềm năng của tài liệu được lưu trữ trong kho chưa tương xứng; các loại
hình công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn hạn chế; không nghiên cứu giải mật,
giảm mật cho tài liệu; vẫn tồn tại định kiến tài liệu lưu trữ về Chính trị là tài
liệu “mật” nên không mở rộng phạm vi phổ biến;…Vì vậy, giá trị của nguồn tài
liệu quí báu này vẫn chưa được phát huy.
- Chưa nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công tác
lưu trữ.
Nguyên nhân:
- Do sự nhận thức chưa đầy đủ của các đơn vị về vai trò, tác dụng của
công tác lưu trữ nên từ khâu văn thư, xử lý văn bản đã không lập hồ sơ công
việc.
25
Vũ Thị Na
Nội
Trường Đại Học Nội Vụ Hà
