Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn
vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ
quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành
của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an
ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng.
Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc
và chức năng đảm bảo hậu cần.Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động
của Văn phòng như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý,
quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ
trưởng; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối
nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn
phòng…..Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức Hội nghị có vai trò
quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Hội nghị là một trong
những hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm
việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong
việc truyền đạt và kiểm soát công việc. Nếu một cơ quan, đơn vị, có hoạt
động tổ chức, điều hành và tham gia một cuộc Hội nghị hiệu quả, thì các
cá nhân trong cơ quan sẽ nắm bắt thông tin và xử lý thông tin nhanh
chóng. Đồng thời khi tổ chức Hội nghị không chỉ nhằm mục đích giải
quyết công việc mà còn là nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm ra các giải
pháp tốt nhất cho mọi vấn đề. Tăng cường thiết lập các mối quan hệ mở.
Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năng
quản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức
hội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan. Để hiểu sâu
hơn về công tác tổ chức Hội nghị nhằm khẳng định lý thuyết và so sánh thực
tiễn, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” mong rằng những thông tin em mang đến
sẽ giúp cho các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõ

hơn về công tác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức nói chung và Bộ Khoa
học và Công nghệ nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Tình hình nghiên cứu trong nước:


Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác
giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các
giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề
tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ
thể.
Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các
cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như:
- Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989.
- Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và
Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996.
- Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb Văn hóa Thông tin, hà
Nội, 2009.
- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu
Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí
Minh, 2009.
- PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà
Nội, 2010.
- Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009.
Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn nghiên cứu
về tổ chức hội nghị như:
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần
Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các
cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng
Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị
Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND –
HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
- Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị
Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài
nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ.
Mục tiêu cụ thể:
- Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức;


- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ;
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị.
- Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ
- Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức Hội nghị của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ.
Phạm vi nghiên cứu:
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa
hoạc và Công nghệ.
- Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ;
-Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ từ năm 2012 – 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã
rất tốt vì đã ứng dụng tin học
7. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp thống kê điều tra khảo sát
- Phương pháp so sánh
-Phương pháp mô tả
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
- Phương pháp phỏng vấn
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính
của đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị
Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên những
nội dung, quy trình của công tác tổ chức hội nghị.
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa


học và Công nghệ
Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các loại
hội nghị do văn phòng tổ chức.Thông qua khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại

Văn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của hạn
chế đo.
Chương 3 Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội
nghị tại Văn phòng Bộ
Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng bộ trong đó nổi lên các giải phá
như: giải pháp thể chế, giải pháp về công nghệ, giải pháp về nhận thức.

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI
NGHỊ
1.1. Khái niệm hội nghị
Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo
điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo
luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số
vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Vậy hội nghị là gì? Giữ Hội nghị và hội
họp có gì khác nhau.
Hội nghị là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan
trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết
hoặc các quyết định.1
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật2.
11Trang 149 Giáo trình quản trị văn phòng do của trường đại học kinh tế quốc dân TS, Nguyễn Thành
Độ chủ biên
2 Khoản 1, Điều 2, Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính

phủ Ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.


Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc
chung
Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị và hội
họp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mục đích đã
đặt ra. Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyết hoặc
các quyết định còn hội họp thì không. Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội
họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao
đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể
được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. Còn hội nghị thì
nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tập hợp
mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó, mà kết
quả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định được thông
qua.
một số quan niệm còn thống nhất hội nghị và hội họp như:
1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị
- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội nghị như “ Hội nghị tổng kết năm, Hội
nghị sơ kết sáu tháng đầu năm...” sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình
hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm,
khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Sau đó cùng
nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng
mắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới.
- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu,
học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội
bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu.
- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng
góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động
và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền
vững.
1.3. Phân loại tổ chức hội nghị
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điền hình có
một số căn cứ phổ biến sau:
Căn cứ vào tình chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành:
+ Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các
chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm
nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương,
đường lối và chính sách đó.


+ Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự
để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức.
+Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến
về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có
thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai.
+ Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề:
- Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một
quyết định tập thể. Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ
khen thưởng hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn
bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống
nước tại Thành phố Hà Nội chẳng hạn.
- Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết
định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định. Ví dụ như
Hội nghị ban bạc thảo luận các vấn đề công tác.
Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý
+ Hội nghị bàn bạc ra quyết định
+ Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến,
tổ chức thực hiện. Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan

điểm chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định
đến các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định). Mặt khác thông
qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện
các quyết định. Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai
phương hướng nhiệm vụ năm 2015. Trong hội nghị tổng kết công tác năm Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong
năm cũ và tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm mới.
+ Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể
xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến,
biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vị
thực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích
cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện. Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội
nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ
quan. Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học
trong công tác hành chính.
+ Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có
mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết
để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch
lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau. Ví dụ hội nghị sơ kết
công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014
Căn cứ vào hình thức tổ chức
+ Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị
các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghị
được tổ chức nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức muốn
họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín. Ví dụ như các cuộc
họp giao ban, các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ…


•

•

•
•
•

•
•

+ Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị,
những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng
chương trình kế hoạch.
Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của
Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại sau:
Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp
dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ
sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới
để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của
cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ
công tác của cấp dưới.
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về
chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để
nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực
hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán
triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ
trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành

hoạt động kinh tế - xã hội.
Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương
hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp
để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách
quan trọng.
1.4. Quy trình tổ chức hội nghị
1.4.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp bình thường, không nghi thức
Các cuộc họp nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các cuộc
họp giao ban, các cuộc họp giải quyết vấn đề, các cuộc họp thông báo,… các
cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan triều tập và chủ trì.
Đối với các cuộc họp bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chức hội
nghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị. Các
công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức bao gồm:
- Đăng ký phòng họp: Thông thường các cuộc họp được tổ chức tại Văn
phòng của các cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, tổ
chức. Thư ký phải đăng ký phòng họp với bộ phận được giao nhiệm vụ
quản lý phòng họp để chuẩn bị phòng họp gọn gàng, sạch sẽ.
- Thông báo cho người tham dự cuộc họp Mời những người tham dự
thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax
hoặc email.


- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư
ký cần chuẩn bị:
+ Tài liệu phát tại chỗ
Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad
projector, video, bảng viết, sơ đồ)
- Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn

gọn. Đối với các cuộc họp dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo
của cấp trên hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên
bàn sẵn cho người tham dự.
- Ghi biên bản: Thông thường, các cuộc họp không cần nghi thức, biên
bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt.
- Theo dõi: Sau cuộc họp thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn
thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên
tham dự. Thư ký giữ lại bản chính để lưu. Theo dõi việc thực hiện các
quyết định cuộc họp.
1.4.2. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp theo nghi thức.
Các cuộc họp trang trong nghi thức là các cuộc hop:
- Các cuộc họp lớn;
- Các cuộc họp có ý nghĩa quan trọng các thành viên có các ý kiến khác
nhau;
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thành
viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn như
sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Sơ đồ các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị.
Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu
Bước 2: Lập Kế Hoạch
Bước 3: Xây dựng Chương trình nghị sự
Bước 4: Lập Danh sách khách mời
Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghi
Bước 7 : Chuẩn bị thời gian Hội nghị
Bước 6: Chuẩn bị địa điểm Hội nghị

Bước 5 : Soạn thảo thử mời
Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị

Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu tổ chức Hội nghị.
- Mục đích: Là cái cơ quan, tổ chức hướng tới khi tổ chức Hội nghị. Mỗi
một Hội nghị khi tổ chức đều có nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên khi
tổ chức hội nghị cơ quan thường hướng tới các mục đích sau: Tổng kết,
đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo
quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung, xây
dựng tinh thần đoàn kết.
- Yêu cầu: Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử
dụng nhiều hình thức, cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu
của từng vấn đề và hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất
lượng và giải quyết công việc. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp
phải tập chung vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau, đề
xuất biện pháp xử lý. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ
ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Bước 2: Lập kế hoạch Hội nghị
Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ
chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được
tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo
trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những
vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị.
Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Tên Hội nghị.
+ Thời gian Hội nghị.
+ Địa điểm Hội nghị.
+ Thành phần Hội nghị.
+ Nội dung Hội nghị.

Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị


Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình công
việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng
thành hai mẫu gồm:
+ Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những
người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội nghị.
+ Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến
tham gia Hội nghị nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu
tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm.
Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông
tin sau:
+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự).
+ Nội dung vấn đề.
+ Thời gian thực hiện từng vấn đề.
Bước 4: Lập danh sách khách mời
Bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hội
nghị. Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cơ cấu và ở từng nhóm
nên sắp xếp đại biểu, khách mời theo vị trí và chức vụ. Điều này sẽ tạo
điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của
Ban lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào
đón đại biểu đến tham dự hội nghị.
Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau:
+ Số thứ tự.
+ Họ và tên.
+ Chức vụ.
+ Đơn vị.
+ Địa chỉ liên hệ.

+ Số điện thoại/email
Bước 5: Soạn thảo giấy mời


Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ
chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về
thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó.
Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các
nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang
trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái
độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị. Thư ký sẽ là
người trực tiếp soạn thảo giấy mời.
Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời.
+ Tên hội nghị.
+ Họ và tên chức vụ người được mời.
+ Thời gian.
+ Địa điểm.
+ Yêu cầu.
Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị.
Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mục
đích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham
dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội nghị
có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan.
Ngoài địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một
địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội nghị
như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải
lao.
Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợp
với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh

sáng…để có phương án dự phòng.
Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì
Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần


nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra.
Bước 7: Chuẩn bị thời gian Hội nghị
Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự,
tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốt
không tham dự được.
- Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị.
- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp
các phần trong chương trình nghị sự.
Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị.
Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang
xảy ra.
Biên bản Hội nghị: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, là
bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị.
Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhân hoặc do
Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm.
Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì Phòng Hành chính
Tổng hợp cần thực hiện các công việc sau:
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư
ký Hội nghị thực hiện tại Hội nghị.
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị.
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như
máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản.
- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản
Hội nghị.

Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị.
Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù
kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường
(cờ, hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen


thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê
duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội nghị.
Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị
Sơ đồ các bước tiến hành Hội nghị.
Bước 1: Đón tiếp đại biểu
Bước 2: Điểm danh đại biểu
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận

Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

Bước 1: Đón tiếp đại biểu.
Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của cơ
quan, tổ chức. Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể
hiện sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự
Hội nghị.
Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có
thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu.
+ Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành
đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay
một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm.
+ Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu
hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương
trình.
Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử

chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan.
Bước 2: Điểm danh đại biểu.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số
lượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị. Điều này còn liên quan


tới giá trị của các Hội nghị.
Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị:
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi.
+ Thẻ đại biểu.
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân.
+ Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị
công tác, chức vụ, thời gian…Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đại
biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu.
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận.
Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban
tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại
biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi
thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan.
Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước
chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ
giải lao là rất cần thiết.
Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị.
Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là
Thư ký Văn phòng. Thư ký Hội nghị có thể là cán bộ, nhân viên của cơ
quan, tổ chức.
Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:
+ Đúng kỹ thuật.
+ Đúng thể thức.
+ Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản

ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và
làm sai lệch nội dung.
+ Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những
nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên
cần tóm tắt nội dung chính.


Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:
+ Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này
cũng phải được ghi vào biên bản.
+ Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan.
+ Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì
phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu. Ngoài ra phải
gửi kèm theo một công văn. Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu
giáo lai.
Biên bản Hội nghị phải gồm các nội dung chính sau đây:
+ Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại hội nghị.
Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc Hội nghị.
Sơ đồ các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc.
Bước 1: Giải quyết các thủ tục, giấy tờ liên quan tới việc tổ chức Hội nghị
Bước 2: Thu thập văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan tới Hội nghị

Bước 3: Lập hồ sơ hội nghị
Bước 6: Rút kinh nghiệm tổ chức Hội nghị
Bước 5 : Thông báo và triển khai kết quả Hội nghị

Bước 4: Lưu hồ sơ Hội nghị
Bước 7: Viết thư cảm ơn

Khi Hội nghị kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:

+ Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ,
thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội nghị.
+ Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội
nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội nghị.
+ Lập hồ sơ Hội nghị, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong


quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn
khai mạc, bế mạc…
+ Lưu hồ sơ Hội nghị.
+ Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị.
+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau Hội nghị.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Tại Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đã quy
định rất rõ về vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ như sau:
“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng
Bộ) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ,
Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ
thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp
tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây
dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước,
ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Như vậy ở đây ta có thể nhận thấy các vị trí cũng như chứ năng của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của
văn phòng như đã được hạc tại các lý luận về văn phòng trong các giáo trình đã
được học. Đó chính là các chức năng về tham mưu tổng hợp ( thể hiện trong các
công việc như: thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế
hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ, Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp,
theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch
công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm
việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ ) và đảm bảo hậu
cần (thể hiện trong các công việc như thực hiện công tác lễ tân, quản trị, an ninh
bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật,
tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Cơ quan Bộ).
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Trong Điều 2, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng đã quy định cụ thể
các nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng như sau:
- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động
của Bộ; xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
Bộ và Lãnh đạo Bộ; tiếp nhận thẩm tra và chụi trách nhiệm về thủ tục, thể
thức các văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành
các quyết định, chỉ thị, kết luận và các nhiệ vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho
các đơn vị thuộc Bộ; làm đầu mối quan hệ công tác với Bộ, ngành trung
ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo sự phân
công của Bộ trưởng.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ
khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau
khi được ban hành.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ
công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận,

chuyển giao, luân chuyển công văn đi,đến bao gồm cả văn bản mật theo quy
định và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lý, xác đinh giá trị tài
liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài
liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật.


- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại chúng,
các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng.
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ, công
chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý của cán bộ; thực
hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp chỉ đạo của Bộ trưởng.
- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thực hiện
dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của cơ quan Bộ theo quy định; quản lý
các nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao.
- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều
kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.
- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ; hướng dẫn
các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư dựng nguồn vốn từ ngân
sách nhà nước và các nguồn vốn khác trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kế
hoạch năm; thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của bộ
theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, Hội nghị làm việc
của Bộ; công tác lễ tân hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế
đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ cho các đoàn công tác của
bộ.
- Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão, phòng
chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn trật tự, vệ sinh, an toàn lao động;

bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ;
phòng chống ma túy và các tệ nạn xã hội tại cơ quan Bộ.
- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.
- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của văn phòng Bộ theo phân cấp của bộ và
quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao
a. Cơ cấu tổ chức (phụ lục)
Theo Điều 3, 4 của Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng có quy
định về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, em đã khái quát lại như sau.
Chánh văn phòng Bộ: người đứng đầu Văn phòng Bộ, là người lãnh đạo
và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ chịu
trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Các Phó Chánh văn phòng Bộ (03 người ) giúp Chánh văn phòng trong
việc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc
phạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
về công việc được giao.


Về tổ chức bộ máy của Văn phòng có thể phân thành hai nhóm thực hiện
hai chức năng chính của Văn phòng ta có:
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao gồm: Phòng
Hành chính-Tổ chức; Phòng Tổng hợp; Phòng Lưu trữ;
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh gồm:
Phòng Tài vụ; Phòng Quản trị-Y tế; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phòng Lễ
tân; Phòng Quản lý xe; Ban chỉ huy Quân sự Bộ.
Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đầy đủ các
chức năng chính của một văn phòng nói chung. Chính vì vậy các nhiệm vụ của
Văn phòng cũng được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng
chính. Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng được tổ chức theo chức năng
chuyên môn, tức là gồm các phòng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo

chức năng của văn phòng được thực hiện một cách đầy đủ và tốt nhất.
2.2. Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức
Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có
hiệu quả các Hội nghị, hội nghị có vai trò rất quan trọng. Bộ Khoa học và Công
nghệ là cơ quan quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cả
nước nên việc tổ chức hội nghị được diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức
và quy mô khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế. Chính vì
vậy Văn phòng Bộ cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học
và hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất khi tiến hành.
Văn phòng Bộ là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho Bộ,
chính vì vậy hầu như tất cả các cuộc họp, các hội nghị của Bộ, Văn phòng đều
đứng ra tổ chức công tác hậu cần ( do Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ quản lý
và thực hiện). Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo
bộ đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong
từng năm.
Theo thống kê tại Phòng Lễ tân, thuộc Văn phòng Bộ thì từ năm 2012 đến
2015 số lượng các cuộc họp và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tác
chuẩn bị tổ chức hội nghị như sau:
Nội dung
Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
Năm 2015
Các cuộc họp
748
756
770
780
Các hội nghị
169

180
197
208
Các hội thảo
138
176
208
234
Tiếp khách
294
346
528
543
Loại khác
40
42
38
44
tổng số
1389
1500
1741
1809
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ )
Bảng cơ cấu các loại hình hội họp tại Bộ Khoa học và Công nghệ (Đơn vị:%)
Nội dung
Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
Năm 2015

Cuộc họp
53,8
50,4
44,2
43,2


Hội nghị
Hội thảo
Tiếp khách
Loại khác

12,1
11,2
21,1
2,8

12
11,7
23
2,8

11,3
11,9
30,3
2,1

11,4
13
30

2,4

Như vậy nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy được số lượng các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Bộ là rất lớn và được duy trì ở mức ổn
định qua các năm.
Số lượng các cuộc họp duy trì ở mức ổn định ( trên 700 cuộc/năm) và
chiếm tỷ trọng cao nhất trên 50 %. Số lượng cuộc họp của Bộ tăng đều qua các
năm, năm 2012 là 748 đến năm 2013 là 756 tăng 8 cuộc họp và năm 2013 là 756
đến năm 2014 là 780 tức là tăng 14 cuộc họp. Năm 2015 so với năm 2014 tăng
10 cuộc (từ 770 cuộc họp đến 780 cuộc họp). Như vậy số lượng cuộc họp năm
2013 lên 2014 là tăng nhanh và mạnh nhất 14 cuộc. Sở dĩ có sự tăng mạnh như
vậy vì năm 2013, các cơ quan đơn vị của Bộ đã và đang trong quá trình ổn định
tổ chức (vì năm 2012 Bộ chuyển từ trụ sở cũ (39 Trần Hưng Đạo) về trụ sở mới
(113 Trần Duy Hưng)) việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làm
việc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy mà số lượng các cuộc
họp trong năm 2014 tăng nhanh như vậy. Còn các năm sau (2014, 2015), thì
Chình phủ có chỉ đạo cho Bộ tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế
có liên quan, thuộc Lĩnh vực quản lý của Bộ, chính vì vậy Lãnh đạo Bộ, và các
đơn vị có liên quan phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp để bàn bạc, giải
quyết công việc.
Số lượng các cuộc hội nghị, của Bộ cũng tăng đều qua các năm cụ thể: từ
năm 2012 đến năm 2013 tăng 24 hội nghị ( từ 169 hội nghị lên 180 hội nghị), từ
năm 2013 đến 2014 tăng 17 hội nghị (từ 180 hội nghị đến 197 hội nghị), từ năm
2014 đến 2015 tăng 8 hội nghị (từ 197 hội nghị đến 208 hội nghị).
Các cuộc hội thảo cũng được tăng đều qua các năm cụ thể từ năm 2012 đến
2013 tăng 38 hội thảo (từ 138 hội thảo lên 176 hội thảo); từ năm 2013 đến 2014
tăng 32 hội thảo (từ 176 hội thảo lên 208 hội thảo ); từ năm 2014 đến 2015 tăng
32 hội thảo (từ 208 hội thảo đến 234 hội thảo).
Các cuộc tiếp khách của Bộ cũng tăng đều qua các năm từ năm 2012 đến
2013 tăng 52 cuộc tiếp khách; từ năm 2013 đến 2014 tăng 182 cuôc tiếp khách;

từ năm 2014 đến 2015 tăng 15 cuộc tiếp khách.
Các loại hình hội họp khác cũng có sự gia tăng nhẹ: năm 2012 đến 2013
tăng 02 cuộc hội họp; từ năm 2013 đến 2014 giảm 04 cuộc hội họp; từ năm 2014
đến năm 2015 tăng 6 cuộc;
Sở dĩ tất cả các loại hình hội nghị ở Bộ đều có sự tăng qua các năm vì
những nguyên nhân sau đây:
+ Trong giai đoaạn này nước ta đang tiến ành đàm phán cá hiệp định kinh
tế và tiếp thu sự chuyển giao công nghệ của các nước phát triển trên thế giới,
nên việc soạn thảo các văn bản mới, mang tính chất giao dịch quốc tế cũng như


1.
2.
-

việc tiến hành đón tiếp các phái đoàn của các nước khác sang nước ta chuyển
giao công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước đàu
ngành về khoa học và công nghệ lên việc đón tiếp đoan ngoại giao về khoa học
công nghệ cũng như họp bàn để soạn thảo các văn bản giao dịch quốc tế là việc
đương nhiên.
+ Cũng trong giai đoạn này Bộ có chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ
thống thể chế quy định về khoa học và công nghệ chặt chẽ nhất để có thể đón
đầu những cơ hội từ các hiệp định kinh tế mà Việt Nam đã, đang và sẽ là thành
viên như ASEAN, TTP...
Theo Điều 43 của Quy chế làm việc Quy chế làm việc của Bộ thì hiện nay
Bộ Khoa học và Công nghệ phải tiến hành những loại hội nghị sau:
Các cuộc hộp do Lãnh đạo Bộ chủ trì
Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;
Hội nghị giao Ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của Bộ;
Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối

Lãnh đạo Bộ Hội nghị, làm việc với Lãnh đạo cơ quan Trung ương và các tỉnh
thành phố trực thuộc Trung ương tại Trụ sở Bộ;
Lãnh đạo Bộ Hội nghị, làm việc với Lãnh đạo địa phương và các đơn vị trong
ngành tại địa phương cơ sở;
Các Hội nghị khác để giải quyết công việc.
Các Hội nghị do thủ trưởng các Ban Tổ chức
Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các Hội nghị do lãnh đạo Ban Tổ chức để giải
quyết công việc chuyên môn và các công việc khác the chức năng, nhiệm vụ của
mỗi dơn vị được quy định.
Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ
quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tại Quy
chế làm việc của Bộ
Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Bộ đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ
chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chức các loại
hội nghị sau đây:
- Hội nghị toàn ngành;
- Hội nghị chuyên đề;
- Hội nghị tổng kết năm;
- Hội nghị cán bộ chủ chốt;
- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo Bộ phân công tổ chức hoặc phối hợp
tổ chức với các đơn vị khác thuộc Bộ.
Trong quá trình khảo sát tại Phòng Lễ tân em có thống kê được số lượng gần
chính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức qua các năm 2012-2015 như sau:
Nội dung
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Hội nghị toàn ngành
2
2
1
3

Hội nghị tập huấn
5
7
6
8
Hội nghị tổng kết
3
2
5
5
Hội nghị cán bộ chủ chốt
1
1
1
1
Hội nghị khác
30
33
31
34


Tổng cộng

41
45
44
51
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể nhận thấy số liệu các hội nghị do Văn phòng
tổ chức qua cá năm không có biến động nhiều. Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ
hàng năm chỉ được tổ chức 1 lần, nên số lượng hội nghị này qua các năm không
có sự biến động.
Hội nghị toàn ngành, đây là hội nghị do Văn phòng tổ chức phối hợp với các
đơn vị khác trong cơ quan Bộ, nên số lượng hội nghị qua các năm cũng có sự
biến động nhẹ như trong hai năm đầu (năm 2012, năm 2013) dều duy trì là 2 hội
nghị, nhưng riêng đến năm 2014 số lượng hội nghị này lại giảm xuống còn 1 hội
nghị/năm và đến năm 2015 số lượng hội nghị này lại tăng lên con số 3 hội
nghị/năm. Sở dĩ hội nghị này có sự biến động như vậy vì, hai năm đàu là hai
năm bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch chiến lược phát triển khoa học công
nghệ 2010 – 2015, nội dung công việc đang triển khai còn rất nhiều mà nội dung
kế hoạch lại tương đối phức tạp nên số lượng hội nghị được tăng lên 2 hội
nghị/năm, một hội nghị để triển khai nội dung ở các cơ quan trung ương, một
hội nghị triển khai ở các cơ quan chuyên trách ở địa phương. Đến năm 2014 khi
kế hoạch đang triển khai, năm này chủ yếu là đánh giá sơ bộ kết quả đã đạt được
và chưa đạt được trong kế hoạch chiến lược và đề ra phương hướng, nhiệm vụ
công tác trong năm mới, nội dung tương đối đơn giản nên hội nghị được tổ chức
1 lần/năm. Đến năm 2015 là năm tổng kết kê hoạch chiến lược giai đoạn đầu và
triển khai kế hoạch trong giai đoạn tiếp theo 2016 – 2020, nên nội dung hội nghị
tương đối dài và phức tạp nên tổ chức thành 3 hội nghị/năm.
Hội nghị tập huần công tác phục vụ công việc cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm
và chú ý nên số lượng các hội nghị tập huấn cũng đi theo chiều tăng lên qua các
năm năm 2012 là 5 hội nghị tập huần,năm 2013 là 7, năm 2014 là 6, năm 2015
là 8.
Các Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ, hội nghị tổng kết công tác năm của
Văn phòng, Hội nghị tổng kết việc thực hiện một chủ trương chính sách nào
đó… cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm lên số lượng hội nghị tổng kết có sự
tăng từ năm 2012 là 3 hội nghị, năm 2013 là 2 hội nghị, năm 2014 và năm 2015
là 5 hội nghị.

Bên cạnh các hội nghị đã được quy định rõ trong danh mục hội nghị hàng năm
của Bộ, Văn phòng Bộ còn phải phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức
các hội nghị của Lãnh đạo Bộ có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng đã
được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ. Số
lượng các hội nghi này cũng có sự biến động qua từng năm: năm 2012 là hội
nghị; năm 2013 là hội nghị; năm 2014 là hội nghị; năm 2015 là hội nghị.
Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các
hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn. Nếu đem so sánh với
bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội họp của Bộ ta có thể tính ra được cơ


cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội
nghị của toàn Bộ.
Ta có số liệu sau:
Nội dung
Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
Năm 2015
HN của cả Bộ (cuộc) 169
180
197
208
HN của VPB (cuộc) 41
45
44
51
Tỷ lệ (%)
24,26
25

22,3
24,5
Nhìn vào bảng ta có thể thấy được vi trí quan trọng của Văn phòng trong cơ
quan Bộ. Bộ có hơn 50 đơn vị trực thuộc, nhưng chỉ tính riêng số lượng hội nghị
của Văn phòng Bộ đã chiến đến ¼ số lượng các hội nghị của Bộ. Từ đây ta có
thể thấy Văn phòng Bộ đã thực hiện tốt chứ năng tham mưu tổng họp và đảm
bảo hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ và toàn cơ quan Bộ.
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ
2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải
mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức”. Từ lý thuyết trên có thể suy ra trung
bình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổ
chức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch. Như vậy nếu Hội nghị
nào cũng mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và
công sức, vậy cho nên công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ đã có một
nguyên tắc đã được quy định sẵn. Đó là tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và
mục đích mà Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việc
lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành.
Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và
thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước
hay đã được quy định trong quy chế của Bộ thì việc lập kế hoạch tổ chức hội
nghị là không bắt buộc. Đấy là những Hội nghị như Hội nghị giao ban tuần,
tháng, năm và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng Bộ.
Điều 51 Quy chế Bộ Khoa học và Công nghệ có quy định về Giao ban
tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ như sau:
“1. Hội nghị giao ban tuần của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai hàng
tuần; giao ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong
tháng; hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai
của tuần đầu tháng một năm sau, trừ khi có quyết định khác cảu Bộ trưởng.

2. Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do Bộ
trưởng quyết định.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kết
công tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủ
các Hội nghị; trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó tham dự, đồng
thời phải thông báo với Chánh Văn phòng Bộ để báo cáo Bộ trưởng.”
Như vậy những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghị
tổng kết công tác năm của Bộ đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc của
Bộ, nên việc lập kế hoạch tổ chức những hội nghị này không phải là một yêu


cầu bắt buộc. Các vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị như thời
gian, thành phần của các Hội nghị này đã được quy định, Chánh Văn phòng có
nhiệm vụ tổ chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Văn phòng
để thực hiện đúng các quy định này. Ví dụ trong các hội nghị giao ban tuần được
diễn ra vào sáng thứ hai, thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, các chuyên
viên của Phòng Tổng hợp sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về thành phần
cũng như địa điểm tổ chức của Hội nghị giao ban của sáng thứ 2 tuần sau, và
tiến hành lập danh sách, thông báo cho những cán bộ đó biết và thực hiện.
Thông thường địa điểm tổ chức hội nghị giao ban tuần được tổ chức tại Hội
trường 110.Trước khi cuộc họp giao ban diễn ra, thì cán bộ phòng lễ tân phải
đến sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗ ngồi
của từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định. Với các công việc cũng như các
bước chuẩn bị đơn giản các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường
xuyên như hội nghị giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hành được
luôn.
Còn những Hội nghị có quy mô lớn, có tính nghi thức thì công tác lập kế
hoạch lại là một việc làm bắt buộc. Các Hội nghị đó bao gồm các Hội nghị do
Bộ trưởng và các Thứ trưởng chủ trì, các Hội nghị xử lý công việc thường
xuyên, các Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối, Lãnh đạo Bộ Hội nghị làm

việc với Lãnh đạo đơn vị, địa phương. Hay có thể nói một cách đơn giản là việc
lập kế hoạch tổ chức hội nghị chỉ được diễn ra khi các hội nghị đó có ý nghĩa to
lớn đối với hoạt động của cơ quan. Ví dự như hội nghị “Tập huấn về xây dựng
và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ”, hay hội
nghị “Tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng và nhiệm vụ
năm 2015”, đây chỉ là hai trong những hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức sự
kiện là bắt buộc.
Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản
mà vô cùng phức tạp và nhiều bước. Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối
cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, chuyên viên Phòng
Tổng hợp phải trải qua các bước sau:
Chủ trương

Xây dựng tờ trình
lập kế hoạch tổ
chức hội nghị

Thành lập Ban tổ chức
Hội nghị/ Phân công
công việc
Bước 1: Chủ trương

Lãnh đạo Bộ xem
xét và phê duyệt

Gửi kế hoạch đã được
duyệt cho các đơn vị
liên quan

Lãnh đạo Bộ ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc thủ trưởng các đơn vị

đề xuất Lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị. Lãnh đạo Bộ căn cứ vào kế
hoạch công tác năm của cơ quan và sự chỉ đạo của Chính phủ ra chủ trương tổ
chức hội nghị. Ví dụ như hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên
nghiệp được tổ chức năm 2015 là một chủ trương mới và có ý nghĩa rất lớn đối
với hoạt động khoa học và công nghệ nước nhà trong những năm tới, của Thủ
tướng Chính phủ cho Bộ Khoa học và Công nghệ.
Việc tổ chức hội nghị này cũng có thể là do đề xuất từ thủ trưởng các đơn
vị thuộc Bộ. Ví dụ như căn cứ vào tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ
thực tế tại Bộ và các chính sách của nhà nước, Chánh Văn phòng Bộ đã đề xuất
với Bộ trưởng tổ chức Hội nghị tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm,
các cán bộ trong các đơn vị thuộc Bộ.
Như vậy Lãnh đạo Bộ và thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào tình hình thực
tế và kế hoạch công tác năm của Bộ, của đơn vị sẽ đề ra chủ trương tổ chức hội
nghị. Những hội nghị của Lãnh đạo Bộ thường có quy mô lớn, nên sẽ được giao
cho một Ban Tổ chức hội nghị và một số đơn vị sẽ tham gia phối hợp để tổ
chức thành công hội nghị. Thường thì Văn phòng Bộ sẽ tham gia vào khâu
chuẩn bị hậu cần cho tổ chức hội nghị.
Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị
Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Bộ
về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị,
phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội
nghị.
Trường hợp Văn phòng Bộ được phân công chủ trì, Phòng Tổng hợp xay
dựng tờ trình. Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cho
cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị. Cán bộ được phân
công phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có
trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội

nghị. Bởi lẽ Kế hoạch tổ chức Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình
bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị. Do đó khi Lập kế