Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Báo cáo kiến tập
MỤC LỤC

Hoàng Thị Hồng Nhung


Báo cáo kiến tập
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là
công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản, tài liệu. Làm
tốt công tác công văn giấy tờ sẽ cung cấp được thông tin đầy đủ, chính xác và
công việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; hệ
thống văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện và được ban
hành, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ các cấp, các ngành thực
hiện thống nhất và đồng bộ; bộ máy văn thư, lưu trữ các cấp, các ngành ngày
càng được củng cố, tăng cường, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ, góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp, có hiệu
quả, phục vụ công tác quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ thực tế khách quan của công tác văn thư và theo chương
trình đào tạo của nhà trường, sinh viên được nhà trường tạo điều kiện đi kiến tập
tại các cơ quan, được trực tiếp làm việc, tiếp xúc với tài liệu dựa trên cơ sở lý
thuyết mà các thầy cô trong nhà trường đã trang bị cho chúng em. Với phương
châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Đại
học Nội vụ nói chung và ngành Văn thư - Lưu trữ nói riêng: “Lý thuyết phải đi
đôi với thực hành”.Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Văn thư - Lưu trữ
đã tổ chức đợt kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 cho sinh viên
nhằm giúp sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến
thức đã học vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp cho sinh viên củng

cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội cho
sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác
sau này.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của cơ quan Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, em đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời gian
cũng như việc thực hành các nội dung kiến tập.
Dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ
của trường Đại học Nội vụ và nhận được sự hướng dẫn nhiêt tình của các bác,
Hoàng Thị Hồng Nhung

2


Báo cáo kiến tập
các cô, các chú, các anh, chị ở cơ quan trong đợt kiến tập em đã đúc kết được
những kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của
mình, giúp em nhận thức được rõ ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thức
được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát triển đất nước, thấy
được những bất cập trong cơ quan.
Đợt kiến tập này giúp em nhận ra những thiếu sót của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong các thao tác, nghiệp vụ
Văn thư - Lưu trữ, từ đây em có thể rút kinh nghiệm, khắc phục những lỗ hổng
về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ. Có thể
nói, sau quá trình kiến tập ở cơ quan, đã giúp em nắm vững kiến thức hơn, phục
vụ cho quá trình học tập tại trường, hoàn thiện những gì còn thiếu sót.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực
trạng công tác Văn thư cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang
bị ở trường với thực tiễn tại các cơ quan.
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh Lào Cai

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị
Trong quá trình kiến tập em đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội
dung mà Nhà trường yêu cầu và đã thực hiện báo cáo này. Để hoàn thành được
những nội dung trên, ngoài kiến thức đã học, em đã nhận được sự giúp đỡ, quan
tâm nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi của Lãnh đạo Chi cục và toàn thể cán
bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của
cán bộ văn thư lưu trữ. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình làm
báo cáo còn thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường.
Kính mong quý Thầy, Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lào Cai, ngày 21 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Thị Hồng Nhung
Hoàng Thị Hồng Nhung

3


Báo cáo kiến tập
B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH LÀO CAI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai được thành lập ngày 19 tháng 11
năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND của UBND tỉnh Lào Cai, trên cơ
sở hợp nhất Phòng quản lý văn thư- lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theo
hướng dẫn tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp).
Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.
Địa điểm Trụ sở: Đường Lê Lai - Phường Kim tân - Thành phố Lào Cai.
1.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai:
Căn cứ Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 của UBND
tỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch
sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và công tác của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, được phép
mở tài khoản và sử dụng con dấu riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân
sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.
- Trụ sở: Đặt tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện
Hoàng Thị Hồng Nhung

4


Báo cáo kiến tập
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luậtvà
công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa
bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu
trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật;
- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
-Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ
; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm qyền xem xét giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm:
+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử của tỉnh;
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu nộp lưu;
+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm,
bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy địmh của pháp luật;
+ Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơ
quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Hoàng Thị Hồng Nhung

5


Báo cáo kiến tập
- Lãnh đạo Chi cục:
+ Chi cục Văn thư - Lưu trữ Lào Cai có Chi cục Trưởng và 02 Phó Chi
cục trưởng;
+ Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục Văn thư – Lưu trữ, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định của pháp
luật;
+ Phó Chi cục trưởng là người giúp việc Chi cục trưởng phụ trách, theo
dõi, chỉ đạo một số mặt công tác của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Chi cục
trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
+ Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ
luật, cho từ chức, cho nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với
Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo quy định
pháp luật hiện hành và theo cấp quản lý tổ chức, cán bộ của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
-Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc:
+ Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ;
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Chi cục:
+ Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ là tổ chức thuộc Chi cục Văn thư –
Lưu trữ, có chức năng giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ
tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị sự
nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có chức

năng giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm
vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; thực hiện các hoạt động dịch
vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
* Biên chế: Biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ nằm trong tổng biên
chế của Sở Nội vụ được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao trên sở Đề án vị trí việc làm
và theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
Hoàng Thị Hồng Nhung

6


Báo cáo kiến tập
CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI
2.1. Hoạt động quản lý:
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư:
Văn thư là bộ phận thuộc phòng Hành Chính - Tổng hợp của Chi cục. Bộ
phận văn thư được bố trí 01 phòng làm việc gần cửa chính ra vào của cơ quan,
nên rất thuận tiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản, thuận lợi cho việc
trao đổi thông tin.
Văn thư cơ quan được bố trí đầy đủ các trang thiết bị máy móc phục vụ
cho công tác văn thư như: Bàn quầy, máy vi tính cá nhân, máy in, máy fax, máy
Photocopy, máy scan và hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản; Hệ
thống tủ để văn bản phân phối hàng ngày, Tủ để vật tư văn phòng phẩm.
Hoạt động văn thư của Chi cục theo đúng quy định của pháp luật và tuân
thủ nghiêm túc nguyên tắc: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Chi cục được
quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn
bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng ban, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành họặc
chuyển giao trong ngày; Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; Văn bản khẩn đi được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký; Văn
bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cá nhân có trách
nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan. Văn bản, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên
vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết
công việc.
Do tuân thủ nghiêm túc quy định của pháp luật về văn thư, nên hoạt động
văn thư của Chi cục đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, thực hiện tốt cải cách
hành chính trong công tác văn thư; tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức
hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức mghiệp
Hoàng Thị Hồng Nhung

7


Báo cáo kiến tập
vụ.
Nhìn chung việc tổ chức công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
được bố trí hợp lý và khoa học, đảm bảo đúng quy định hiện hành.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ bố trí 01 biên chế chuyên trách làm văn thư
kiêm lưu trữ cơ quan (trình độ Cao đẳng văn thư, lưu trữ); văn thư của Chi cục
là người có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành
thạo máy vi tính, Phần mềm trong quản lý hồ sơ, công việc và các thiết bị phục
vụ thực hiện nhiệm vụ; đảm bảo hoạt động văn thư của cơ quan đúng quy định

và hiệu quả
Hàng năm công chức làm văn thư được tham dự các lớp bồi dưỡng nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ, dự Hội nghị phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn
bản pháp luật mới về văn thư, lưu trữ; do vậy kiến thức chuyên môn nghiệp vụ
thường xuyên được cập nhật, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc được
giao.
2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư:
a. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư:
Cùng với việc thực hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn;
Chi cục Văn thư- Lưu trữ luôn quan tâm, chú trọng xây dựng và ban hành các
văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của Chi cục; cụ thể hoá các văn bản hướng
dẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, của UBND tỉnh, của Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bằng Chương trình, kế hoạch chi tiết để
thực hiện, như: Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy cơ quan,
Quy chế phối hợp; hàng năm ban hành Kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ,
Danh mục hồ sơ của Chi cục và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý hồ sơ,
lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đối với công chức,
viên chức theo quy định. Thường xuyên tổ chức sinh hoạt chuyên môn gắn với
việc phổ biến, quán triệt các văn bản hướng dẫn mới về VTLT của Bộ Nội vụ và
của Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước và trao đổi, thảo luận về những vướng mắc
trong quá trình triển khai thực hiện ở cơ sở; nhờ đó chất lượng và hiệu quả của
công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nâng cao.
Hoàng Thị Hồng Nhung

8


Báo cáo kiến tập
b. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư:

Là cơ quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên toàn tỉnh, do vậy việc triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác văn thư được thực hiện rất nghiêm túc và thuận lợi; cụ
thể đã triển khai thực hiện tốt các văn bản như:
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm
2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008;
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn
thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm
2004;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công anBan TCCBCP (Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐCP;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP.
- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP;
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ
về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
Hoàng Thị Hồng Nhung

9


Báo cáo kiến tập
quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của UBND tỉnh
Lào Cai về việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh,
Cùng với việc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về VTLT, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ luôn quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho CC, VC; cụ thể là cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn
bồi dưỡng nâng cao kỹ năng quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ do TW tổ
chức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác
Văn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộ làm văn thư, lưu trữ
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ dần đi vào nề
nếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điều hành của cơ quan, tổ
chức.
Nhìn chung, những năm qua, việc tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo
của Chính phủ, của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước và của UBND
tỉnh Lào Cai đã được tổ chức thực hiện tốt, có hiệu quả.
Công tác tổ chức làm văn thư lưu trữ từng bước được kiện toàn, bố trí cán
bộ đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ. Việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Chi
cục Văn thư - Lưu trữ đã được tổ chức thực hiện tốt.
Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần
quan tâm tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư, lưu trữ, cụ thể là
ứng dụng Phần mềm quản lý lý hồ sơ, công việc; đồng thời thường xuyên kiểm
tra, đôn đốc việc tuân thủ các quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, không
ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm Văn thư, lưu trữ.

2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1. Công tác văn thư:
a. Về Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định, văn bản của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh ban hành chủ yếu là các văn bản hành chính như:
Quyết định (cá biệt), Công văn, Thông báo, Báo cáo, Quy chế, Quy định, Kế
hoạch, Tờ trình; trong đó thể loại văn bản là Quyết định và Công văn là hai loại
Hoàng Thị Hồng Nhung

10


Báo cáo kiến tập
văn bản chiếm số lượng nhiều nhất.
Là cơ quan chuyên quản lý nhà nước chuyên ngành giúp Sở Nội vụ tham
mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh, nên văn bản ban hành trong một năm khá nhiều, được gửi tới hầu hết các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn để thực hiện; về cơ bản văn bản đi chia làm 03 loại
chính như sau:
Thứ nhất: Bao gồm những văn bản đi gửi lên UBND tỉnh, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư & Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ: Báo cáo tình nhiệm vụ công tác
VTLT, văn bản xin ý kiến chỉ đạo, đề nghị về các công việc liên quan lĩnh vực
quản lý.
Thứ hai: Bao gồm những văn bản đi gửi tới cơ quan cùng cấp và địa
phương khác trên toàn quốc như: các cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Sở,
Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh, thành phố.
Thứ ba: Bao gồm những văn bản đi gửi tới cơ quan như các Sở, ban,
ngành, cácdoanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND và
Phòng Nội vụ các huyện, thành phố: Chủ yếu để phổ biến các văn bản pháp luật
về VTLT; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ,

Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, của UBND tỉnh, Sở Nội vụ; các văn bản đôn
đốc, theo dõi quá trình thực hiện và nắm bắt được các vấn đề phát sinh để phối
hợp giải quyết.
Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu qủa công việc, quy trình soạn thảo văn bản đã được Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tuân thủ nghiêm túc.
Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính căn cứ vào các văn bản dưới
đây:
- Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 quy định về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
Hoàng Thị Hồng Nhung

11


Báo cáo kiến tập
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quyết định số 25/QĐ-CCVTLT ngày 28/02/2011 của Chi cục cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Lào cai về việc ban hành quy chế Công tác Văn thư và Lưu
trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai;
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai gồm: Quyết định, Quy chế, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo,
Công văn, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Biên bản, Hợp đồng,
Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường,…
Đối với văn bản QPPL tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban
hành thực hiện theo Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005

quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Đối với các văn bản hành chính thông thường thì quy trình soạn thảo văn
bản được tiến hành theo các bước sau đây:
* Thảo văn bản:
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao cho các Phòng, Trung tâm hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản; Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực tiếp soạn
thảo hoặc giao cho cá nhân thuộc Phòng, Trung tâm soạn thảo.
Các phòng, Trung tâm và công chức, viên chức được giao soạn thảo văn
bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trình duyệt dự thảo văn bản;
Để đảm bảo tính chính xác của văn bản thì việc soạn thảo văn bản của cơ
quan giao cho chuyên viên của các phòng chuyên môn trong cơ quan soạn thảo
và chịu trách nhiệm để đảm bảo về nội dung cũng như thể thức văn bản. Sau khi
thảo xong văn bản được trình Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến, sau đó
trình Thủ trưởng ký và ban hành văn bản.
Nhìn chung quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Chi cục được
thực hiện đúng quy trình, nhanh chóng, chính xác.
* Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo:
Hoàng Thị Hồng Nhung

12


Báo cáo kiến tập
Văn bản sau khi được xây dựng hoàn chỉnh thì sẽ được chuyển cho
Trưởng phòng duyệt về thể thức và nội dung, nếu không phải chỉnh sửa gì thì

lãnh đạo phòng sẽ ký nháy vào văn bản; còn nếu có sai phải sửa chữa, bổ sung
và sau đó sẽ được trình lên Thủ trưởng cơ quan.
Sau khi văn bản được duyệt thì sẽ tiến hành hoàn chỉnh bản thảo.
* Đánh máy, nhân bản:
Hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã trang bị máy tính cá nhân cho
các công chức, viên chức nên việc đánh máy và soạn thảo văn bản chủ yếu do
các phòng và công chức, viên chức tự soạn thảo trên máy tính cá nhân và trình
Lãnh đạo Chi cục ký trước khi ban hành.
Việc đánh máy, nhân bản đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành
+ Giữ kín bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm hoặc công chức, viên chức chủ
trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản.
Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp phải chịu trách nhiệm về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Ký văn bản:
Khi văn bản đã hoàn thiện về thể thức và nội dung được Chi cục Trưởng
để ký chính thức và ban hành văn bản.
- Chi cục Trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Chi cục hoặc
giao cho Phó Chi cục trưởng ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực được
phân công phụ trách hoặc giao cho Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp ký
thừa lệnh (TL ) một số loại văn bản.
- Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm thuộc Chi cục ký các văn bản
của Phòng, Trung tâm mình hoặc giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản

Hoàng Thị Hồng Nhung

13


Báo cáo kiến tập
khi được ủy quyền.
- Khi ký văn bản tuân thủ theo quy định không dùng bút chì, không dùng
mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
b. Công tác quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
chuyển lưu nội bộ và văn bản mật) do cơ quan phát hành gọi chung là văn bản
đi.
Công tác quản lý văn bản đi bao gồm những nội dung sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ và ngày, tháng, năm của văn
bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vản
bản đi
- Lưu văn bản đi
*Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi sổ và ngày, tháng, năm của
văn bản:
+)Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản sau khi được soạn thảo xong sẽ chuyển đến bộ phận văn thư để
kiểm tra lại một lần nữa về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản xem
đã đúng với quy định chưa. Những văn bản không đảm bảo về thể thức nhất
thiết phải sửa lại trước khi ban hành.
Việc kiểm tra thể thức văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực

hiện rất nghiêm túc; các văn bản ban hành ra đầy đủ 9 thành phần thể thức đã
được quy định: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn
bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung
văn bản, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu, nơi nhận.
+) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản: Đó là một yêu cầu bắt buộc của bất cứ cơ quan nào, ghi
số để biết những số lượng văn bản ban hành ra trong một năm của cơ quan. Văn
Hoàng Thị Hồng Nhung

14


Báo cáo kiến tập
bản được tập trung tại văn thư để ghi số theo một hệ thống nhất định.
Số được đánh liên tục bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu của
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Tại Chi cục Văn thư Lưu trữ, do văn bản không nhiều, chủ yếu là văn bản
hành chính nên việc ghi số thực hiện như quy định, đánh số bắt đầu từ 01, 02,
03,…viết lần lượt cho đến hết năm.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ
Nội vụ.
Nhận xét: Qua khảo sát, tôi thấy việc thực hiện quy định về thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện rất tốt, đúng với quy định của nhà
nước, công tác kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày trước khi phát hành chặt
chẽ, đúng quy định.

* Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy vi tính… nhằm quản lý chặt chẽ và tra
tìm Văn bản được nhanh chóng.
Tất cả các văn bản đi của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, sau khi đã có chữ ký
của Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu xong thì được đăng kí vào “Sổ đăng ký văn
bản đi” của cơ quan, văn bản đăng ký rõ ràng, chính xác.
Văn bản đi sau khi được kiểm tra về thể thức, Văn thư cơ quan ghi sổ, ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được đăng
ký theo năm và theo tên loại văn bản.
Do số lượng văn bản hình thành trong năm Chi cục ít nên chỉ lập 2 sổ là:
“Sổ đăng ký văn bản đi” và “Sổ đăng ký văn bản mật đi”.
Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” và “Sổ đăng ký văn bản mật đi” của Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Phụ lục số VII, Thông tư
07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ (mẫu sổ ở phần phụ lục 2).
Hoàng Thị Hồng Nhung

15


Báo cáo kiến tập
Ưu điểm của việc đăng ký văn bản đi bằng sổ của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ rất dễ làm, dễ tra cứu, các Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể
thức; việc ghi sổ đúng quy định.
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
+) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác đinh ở phần Nơi
nhận của văn bản đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,

Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Dấu là một thành phần không thể thiếu được trong thể thức của văn bản,
dấu đảm bảo tính chính xác và khẳng định giá trị pháp lý của văn bản do cơ
quan ban hành ra; việc đóng dấu của cơ quan được thực hiện nghiêm túc và
đúng quy định của Nhà nước.
+) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phục lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phục
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.
+) Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm
b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),
dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
Qua khảo sát tôi thấy việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
khẩn, mật ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ được tiến hành tốt, đúng quy định.
Hoàng Thị Hồng Nhung

16


Báo cáo kiến tập

Dấu được giao cho cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu; dấu
chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ sử dụng những loại dấu sau:
+ Dấu quốc huy (dấu tròn) của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
+ Dấu chức danh: Dấu chức danh Chi cục trưởng, dấu chức danh Phó Chi
cục trưởng, dấu tên Chi cục trưởng, dấu tên Phó Chi cục trưởng.
- Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc…
Nhận xét: Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và
đóng dấu, được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ, dấu được để các ngăn nhỏ khác
nhau để thuận lợi cho việc tìm kiếm, tránh nhầm lẫn, việc đóng dấu đúng quy
định, đóng dấu rõ ràng, đúng chiều.
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định
lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
b) Trình bày bì và viết bì
Ngoài bìa phải ghi rõ đúng tên cơ quan gửi, tên địa chỉ cơ quan nhận, và
số ký hiện văn bản, số lượng văn bản nếu có. Đối với văn bản khẩn cần chú ý:
độ khẩn đóng trên phong bì phải khớp với độ khẩn đóng trên văn bản ( theo quy
định của người ký văn bản).
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm
nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán
kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu dộ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các

dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
Hoàng Thị Hồng Nhung

17


Báo cáo kiến tập
+) Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
* Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải được lưu lại 02 bản và các phụ lục kèm theo (nếu có);
01 bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền lưu tại văn thư; 01 bản
chính lưu tại hồ sơ công việc (do công chức, viên chức của từng Phòng, Trung tâm
lập.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác lưu văn bản đi của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ được tổ chức tốt, thực hiện nghiêm túc, đảm bảo các văn bản

ban hành ra đều được lưu giữ bản gốc ở văn thư và bản chính lưu tại cán bộ
được giao giải quyết công việc.
Qua thời gian thực tế ở Chi cục Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã thực hiện
đúng như Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Quy trình quản lý của cơ quan cũng đảm bảo theo nguyên tắc tập trung, chính
xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình đã quy định. Văn bản đi tập trung về
một đầu mối là bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành Chính - Tổng hợp; đảm bảo
cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được kịp thời và đúng quy định.
c. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
Hoàng Thị Hồng Nhung

18


Báo cáo kiến tập
Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức gọi chung
là văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư
cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký.
Tất cả các văn bản đến đểu phải được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính
xác và thống nhất. Những văn bản có chỉ mức độ khẩn phải được xử lý ngay,
sau khi nhận được, văn bản “Mật” phải thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí
mật cảu nhà nước.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh nên trong quá trình hoạt động, Chi cục
tiếp nhận nhiều văn bản của các cơ quan, tổ chức khác nhau chuyển đến. Để giải

quyết tốt các công việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm
bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động
hằng ngày của cơ quan.
Qua quá trình khảo sát thực tế tôi thấy công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm những quy trình:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình phân văn bản đến;
- Vào sổ theo dõi phân văn bản;
- Chuyển giao văn bản đến cho người được phân xử lý;
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
* Tiếp nhận văn bản đến
+) Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến;
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thư
thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất
cả các văn bản đến cơ quan. Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản,
những văn bản nào được bóc bì: là những văn bản ngoài bì ghi “ Kính gửi Chi
cục Văn thư - Lưu trữ” và những văn bản không được bóc bì: là những văn bản
Hoàng Thị Hồng Nhung

19


Báo cáo kiến tập
ngoài bì ghi đích danh người nhận thì phải chuyển trực tiếp đến đối tượng đó.
Khi bóc bì thì cán bộ văn thư dồn văn bản về một phía và dùng kéo cắt
phía bên phải có dán tem, khi cắt chú ý không làm mất các thông tin trên bì thư.
Những văn bản đến có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được
bóc bì trước để giải quyết kịp thời. Những văn bản gửi đến cơ quan có kèm theo
phiếu gửi sau khi nhận phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả

lại cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời.
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong phong bì,
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; Đối
chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản
đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, kí
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lạị cho nơi gửi văn bản; trường hợp
phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Những số nhỏ hơn 10 và
tháng 1,2 phải thêm số 0 vào trước
+) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Khi hoàn thiện khâu kiểm tra thì văn thư sẽ tiến hành đóng dấu đến vào
văn bản, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng bằng mực đỏ đóng vào phần giấy
trắng dưới số ký hiệu văn bản đối với văn bản có tên loại hoặc dưới trích yếu nội
dung nếu là công văn. Hoặc có thể đóng dưới địa danh, ngày, tháng, năm về phía
bên trái.
* Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Đăng ký giúp cho
việc quản lý, tra tìm thuận tiện.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan (xem phần phụ lục 1)
Việc thực hiện quy trình đăng ký văn bản đến của cơ quan được thực hiện
tuân theo đúng quy định.
Khi văn bản cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng
ký sổ văn bản đến. Đối với những bì có ghi đích danh tên cá nhân, văn thư cơ
quan có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến người có tên ghi trên bì.
Hoàng Thị Hồng Nhung

20

Báo cáo kiến tập
Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các đơn vị và cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải
quyết.
Đối với bản fax, văn bản được chuyển phát qua mạng, cán bộ văn thư
phải kiểm tra về số lượng trang của văn bản và làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký
văn bản theo quy định.
* Trình, chuyển giao văn bản đến
+) Trình văn bản đến
Văn bản sau khi được đăng ký được trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét
quyết định văn bản được chuyển cho cá nhân, đơn vị nào giải quyết. Cán bộ văn
thư căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản đến các đối tượng nhận văn bản. Đối
với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân thì cần xác định rõ hơn
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân ý kiên phân phối giải quyết văn bản được ghi ở
mục “chuyển” trên dấu đến hoặc phiếu giải quyết văn bản đến. Mẫu phiếu giải
quyết văn bản đến. Do tính chất nội dung văn bản, một văn bản đến có thể sao
thành nhiều bản gửi cho mỗi đơn vị, cá nhân có liên quan nhận một bản để phối
hợp giải quyết; phương pháp sao văn bản là photocopy, văn bản đến được sao
theo yêu cầu để tiện cho việc giải quyết công việc của cơ quan.
+) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải
quyết của lãnh đạo được cán bộ văn thư cơ quan lấy về vào sổ theo dõi và
chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân co trách nhiệm nhận giải quyết. Việc
chuyển giao văn bản được văn bản thực hiện theo nguyên tắc: ký nhận, đảm bảo
nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến các
đối tượng.
Đối với các văn bản được chuyển qua máy fax, hoặc qua mạng thì cán bộ

văn thư tiến hành kiểm tra về số lượng, số trang, độ nét của văn bản. Khi phát
hiện có sai sót thì báo cáo cấp trên để giải quyết.
Nhận xét: Việc chuyển giao văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính
xác, tuy nhiên nhiều khi văn bản được chuyển tới các đơn vị nhận mà không qua
Hoàng Thị Hồng Nhung

21


Báo cáo kiến tập
thư.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
+) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn đã quy định của cơ quan, tổ chức. Đối với những văn bản đến
có đóng dấu khẩn thì sẽ được giải quyết ngay không chậm trễ.
Khi giải quyết văn bản các đơn vị, cá nhân có ý kiến gì thì sẽ ghi vào
phiếu giải quyết văn bản kèm theo. Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều
người. Thủ trưởng cơ quan đã triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn
thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết.
+) Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản
Ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ việc đôn đốc giải quyết văn bản được thực
hiện như sau:
Phó Chi cục trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có
đúng với quy định, chế độ chính sách của nhà nước đã quy định hay không.
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp kiểm tra, đôn đốc tình hình giải
quyết công việc của cơ quan.
Trưởng các đơn vị trong Chi cục có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển,
nhận văn bản kịp thời, chính xác không.
Cán bộ văn thư tổng hợp lại văn bản đến: tổng số văn bản đến, văn bản đã

được giải quyết, văn bản hiện chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo Chi
cục.
Thực hiện quy trình trên nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng.
d. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
lưu trữ, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập
hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan, làm
căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả…Việc lập hồ sơ
trước hết giúp cho cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách khoa học thuận
tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và tra tìm. Đối với cơ quan, việc lập hồ
sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ giúp cho quản lý công việc có khoa học, lập và
Hoàng Thị Hồng Nhung

22


Báo cáo kiến tập
giữ các hồ sơ cần thiết, tránh trùng lặp hoặc thiếu hồ sơ, nâng cao chất lượng,
hiệu suất làm việc của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do từng cán bộ, nhân
viên của cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công
tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập,
tổng hợp thành Danh mục Hồ sơ cơ quan.
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ công chức được xem là một căn cứ quan trọng để đánh
giá chất lượng công việc của từng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ
để đánh giá kết quả công tác quản lý của cơ quan.
*Nội dung việc lập hồ sơ
+) Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc được giao
mà công chức, viên chức Chi cục nhận bìa hồ sơ do Phòng Hành chính - Tổng
hợp phát, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa
+) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Công chức, viên chức Chi cục có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy
đủ các văn bản giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp
- Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo,
tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
+) Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên
chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ xung những văn bản,
giấy tờ còn thiếu và loại rá những văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu,
sách báo không cần để trong hồ sơ.
* Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu:
+) Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu từ các đơn vị, cá nhận vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn là 03 tháng, kể từ ngày công trình
Hoàng Thị Hồng Nhung

23


Báo cáo kiến tập
được quyết toán.
+) Thành phần hồ sơ, tài liệu, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ
hồ sơ tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại
hồ sơ, tài liệu như sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng để làm căn cứ theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi văn bản hết hiệu lực thi thành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
+) Thủ tục nộp lưu
Các phòng, Trung tâm, công chức, viên chức Chi cục khi giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và “Biên bản giao nhận tài liệu”, mỗi bên giữ một bản.
* Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của Chi cục trưởng: Hàng năm duyệt và ban hành Danh
mục hồ sơ cơ quan và chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp: Tổ chức thực
hiện tốt việc đôn đốc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
đảm bảo các điều kiện để tiếp nhận hồ sơ nộp vào cơ quan .
- Trách nhiệm của công chức, viên chức: Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của mình, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc được giao và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo quy định.
- Trách nhiệm của văn thư cơ quan: Tham mưu xây dựng Danh mục hồ sơ
cơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Côngtác này được tổ chức thực hiện tốt, đúng quy
định.
e. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Dấu là thành phần không thể thiếu của văn bản vì con dấu khẳng định vị
Hoàng Thị Hồng Nhung

24


Báo cáo kiến tập
trí pháp lý và tính chất chân thực của văn bản, giấy tờ của cơ quan, thủ tục hành
chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân. Nhận
thức được tầm quan trọng của con dấu và các văn bản của cơ quan được thực
hiện nghiêm túc theo nghị đinh số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về
quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Dấu ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao cho cán bộ văn thư giữ và
chịu trách nhiệm trước pháp luật, dấu được bảo quản trong một hộp nhỏ hình
vuông, được xếp ngay ngắn và luôn được để trong tủ có khóa và được bảo quản
theo quy định.
Dấu chỉ được đóng lên những văn bản giấy tờ đã đầy đủ về thể thức, cán
bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu, không giao cho người khác đóng dấu.Không
giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có
thẩm quyền. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được
đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, không có chữ ký của người có
thẩm quyền. Dấu phải được đóng đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và dùng mực
dấu màu đỏ tươi theo quy định.
Trường hợp đóng nhầm dấu hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè
lên dấu cũ mà phải in, ký lại và đóng dấu lại. Khi đóng dấu các phụ lục kèm
theo văn bản chính thì các phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên
một phần tên cơ quan, đối với những văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu
giáp lai.
Hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngoài con dấu cơ quan thì còn có
dấu chức danh (Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng), dấu họ tên, dấu công
văn đến và dấu chứng thực tài liệu.
Việc bảo quản và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo nghị định
58/NĐ-CP. Nhưng đôi khi cán bộ văn thư đóng dấu còn bị lệch, dấu đóng quá

1/3 chữ ký.
2.2.2. Về công tác lưu trữ:
a. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
+) Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Chi cục
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ của Chi cục có nhiệm vụ tổ chức
thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
Hoàng Thị Hồng Nhung

25