THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của
cơ quan, tổ chức.............................................................................................3
1.1.1. Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang.......................................3
1.1.2.chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của cơ quan, tổ chức của UBND
huyện Na Hang..............................................................................................3
1.1.3.giới thiệu chung về văn phòng UBND huyện Na Hang.......................5
1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của văn phòng HĐND và
UBND huyện Na Hang..................................................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư
lưu trữ của cơ quan tổ chức...........................................................................6
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ
quan tổ chức..................................................................................................6
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cư quan................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG.......................................................8
2.1. Hoạt động quả lý ...................................................................................8
2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ..............................10
2.2.1. Công tác văn thư................................................................................10
2.2.1.1. Các loại văn bản cho cơ do UBND huyện Na Hang ban hành:......10
2.2.1.2. Thẩm quyền kí văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
.....................................................................................................................10
2.2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày.........................................................10
2.2.1.4. Quản lý văn bản..............................................................................13

2.2.1.5. Lập hồ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.................................17
2.2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................20
2.2.2. hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ.........................................20
2.2.2.1. Công tác lưu trữ..............................................................................20
2.2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.................................................20
2.2.2.3. Trách nhiệm giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.............21
2.2.2.4. Kho lưu trữ của UBND huyện Na Hang........................................22
CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỀ NGHỊ.....................................22
3.1. Nhận xét và đánh giá chung những ưu điểm ,hạn chế trong công tác
văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Na Hang...........................22
3.1.1. Ưu điểm:............................................................................................22
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................23
3.1.3. Một số khuyến nghị ..........................................................................23
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................25
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

PHỤ LỤC...........................................................................................................26

Sinh viên: Phan Thanh Thảo

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong các cơ quan đơn vị văn thư lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là
hoạt động công tác đảm bảo hoạt động hành chính thông qua văn bản tài liệu.
Làm tốt
công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công
việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Công tác văn thư
đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá
nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ
gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.Qua thời gian
kiến tập (từ ngày 01/6 đến ngày 19/6/2016 ) tại Văn phòng Huyện Na Hang
được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện để tôi có thêm kinh
nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu
và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô
đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để có
thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc hiện tại của bản
thân.Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quan tâm,
giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Huyện Na Hang nơi tôi
thực tập. Đặc biệt là bác Phan Thị Ngọ– Cán bộ văn thư Huyện Na Hang, tôi đã
có 3 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư ở Văn phòng
Huyện Na Hang. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn
bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng

với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên
đề của bản thân, tôi cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu
sâu hơn về công tác văn thư lưu trữ và công tác quản lý văn bản đi là việc thống
kê số lượng văn bản đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

lưu tốt. Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực
hiện nghiệp vụ còn có một số sai sót trong quá trình kiến tập.Qua bài báo cáo
của mình, cá nhân tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả mọi người đã giúp
đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình học tập cũng như
những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.Em xin bày tỏ lòng
cảm ơn tới các thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng
em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế
để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống.Tôi
xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của Văn phòng
Huyện Na Hang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi được tiếp xúc với thực tế công việc
để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình.Cuối cùng tôi xin
chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập và
củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc cũng như học tập của
bản thân sau này

Sinh viên: Phan Thanh Thảo

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang
Na Hang nằm về phía Bắc của Tuyên Quang. Thị trấn Na Hang
cách thành phố Tuyên Quang chừng 110 km.
Na Hang giáp với các huyện Bắc Mê (Hà Giang) và Bảo Lạc (Cao Bằng)
ở phía Bắc, Chợ Đồn (Bắc Kạn) ở phía Đông, Chiêm Hóa ở phía Nam, Bắc
Quang (Hà Giang) ở phía Tây
Na Hang nằm trong lưu vực của 2 sông lớn: Sông Gâm bắt nguồn từ
Trung Quốc chảy qua núi Đổ xã Thượng Tân huyện Bắc Mê vào địa phận Na
Hang với chiều dài 53 km, hướng sông chảy từ Bắc xuống Nam; Sông Năng bắt
nguồn từ tỉnh Cao Bằng xuống hồ Ba Bể (tỉnh Bắc Kạn) chảy qua Thác Đầu
Đẳng vào địa bàn huyện Na Hang với chiều dài 25 km; hai sông hợp với nhau
tại chân núi Pắc Tạ cách thượng lưu đập thuỷ điện 2 km. Ngoài ra 2 con sông
Gâm và sông Năng, Na Hang còn có nhiều khe, lạch, suối nhỏ và trung bình.
Na Hang là một huyện vùng cao phía bắc của tỉnh Tuyên Quang, cách
trung tâm thị xã Tuyên Quang 110km với:
- Diện tích: 1.471,7 km²

- Dân số: 54.742 người (2006).
- Mật độ dân số: 45 người/km2
1.1.2.chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của cơ quan, tổ chức của
UBND huyện Na Hang
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015
và theo quyết định số 97/2005/QĐ-UBND ban hành ngày 14 tháng 11
năm 2005 quyết định quy định về chức năng nhiệm vụ ,tổ chức bộ máy, biên chế
các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện Na Hang.
UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND cơ quan hành
chính cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, Pháp
Lệnh, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cấp. UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo Hiến Pháp,
Luật, chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh đồng thời báo cáo hoạt động
của mình trước HĐND huyện
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình bằng những
văn bản quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyên thực hiện theo
từng lĩnh vực chuyên môn. UBND huyên vừa thực hiện chức năng quản lý hành
chính, vừa thực hiện chứ năng quản lý kinh tế xã hội cụ thể:
+ Xây dưng kế hoach phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND

cùng cấp thông qua đẻ trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch
đó. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu tri ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong điều kiện cần thiết lập và quyết toán ngân
sách địa phương.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.Quản lý và sử dụng hợp
lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích tại địa phương,
xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông trụ sở, trường
học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp UBND huyện có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Tổ
chức phát triển và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi.
Tổ chức các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng phòng chống khắc phục hậu quả của thiên tại, bão, lũ ngăn chặn kịp thời
hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ rừng tại địa phương.
+ Tổ chức khai thác và phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa
phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển các ngành
nghề mới.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế, cơ sở, dân số kế hoach hóa gia
đình được giao, vân động nhân dân giữ gìn vệ sinh phòng chống các dịch bệnh.
Xây dựng phong trào, tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, các lễ hội
cổ truyền, bảo vệ và phát huy các giá trị di tích lịch sử, văn hóa và các danh lam
thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già neo đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa.
+ Thực hiện chính sách với chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với cách mạng theo quy định của pháp luật.
1.1.3.giới thiệu chung về văn phòng UBND huyện Na Hang.
Văn Phòng UBND huyện là bộ máy giúp việc thường trực của HĐND và
UBND huyện có chức năng phục vụ, quản lý tập chung thống nhất, điều hành .
Văn Phòng UBND huyện chịu sự lãnh đạo trực tiếp của chủ tịch. Phó chủ
tịch UBND và HĐND huyện. Hàng tuần chánh văn phòng có trách nhiệm báo
cáo hoạt động của văn phòng lên chủ tịch UBND huyện.
Văn Phòng UBND huyện làm việc theo chế độ một thủ trưởng, chánh văn
phòng là người điều hành mội hoạt động của văn phòng, các phó văn phòng phụ
trách một số lĩnh vực công tác được phân công.Khi quyết định những vẫn đề chủ
trương, công tác, khên thưởng, kỷ luật.. đều phải bàn bạc thống nhất trong lãnh
đạo văn phòng. Văn Phòng UBND huyện phối hợp chặt trẽ với văn phòng huyện
ủy HĐND và UBND huyện.

Sinh viên: Phan Thanh Thảo

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND huyện Na Hang.

UBND HUYỆN
NA HANG

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
TỔNG HỢP

khối
xây
dựng
cơ bản

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
TỔNG HỢP

Khối
nội

chính

khối
văn
hóa, y
tế

PHÓ CHÁNH VĂN
PHÒNG HC-QT

Văn
thư,
lưu
trữ

kế
toán,
thủ
quỹ

Tạp
vụ

Đội
xe,
bảo
vệ

1.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức.

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ
của cơ quan tổ chức.
Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ lưu trữ văn bản, hồ sơ theo
quy định của pháp luật. Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản đến HĐND và
UBND huyện chuyển đúng đối tượng và theo dõi chặt trẽ quá trình vận hành các
văn bản, tổ chứ in, sao phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền
ban hành đúng thành phần, thực hiện chế độ hành chính, trực điện thoại, fax
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

theo quy định.
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành các quy định, quy chế về
công tác văn thư
Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của cán bộ trong cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cư quan.
Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá
trình sử lý công văn giấy tờ của cơ quan cho nên cần phải lựa chọn các hình thức
tổ chức công tác văn thư cho phù hợp, trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức của cơ
quan số lượng công văn đi, công văn đến và chức năng nhiệm vụ của cơ quan .
nên hình thức tổ chức công tác văn thư ở.UBND huyện được áp dung theo hình
thức tập chung thống nhất. Theo hình thức này hầu hết các văn bản tác nghiệp

được tập chung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn đó là văn phòng của UBND
huyện.
Nhân sự phòng văn thư ở đây gồm 3 người
1. Bác Phan Thị Ngọ phụ trách đóng dấu và quản lý con dấu
2.Chị Vi Thị Duyên phụ trách đăng kí văn bản đi, đến, trình ký
3.Chị Bùi Thanh Tâm phụ trách quản lý văn bản bằng hệ thống điều hành
Nhân sự phòng lưu trữ gồm 1 người
1.Chị Chu Thị Hoa phụ trách công tác lưu trữ

Sinh viên: Phan Thanh Thảo

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG.
2.1. Hoạt động quả lý
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 thánh 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý
và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
Căn cứ Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2014
của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang;
Thực hiện Văn bản số 13/SNV-VTLT ngày 02 tháng 3 năm 2015 của Sở
Nội vụ về việc xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ ;
UBND huyện Na Hang đã ban hành Quyết định số 658/QĐ-UBND ngày
17 tháng 7 năm 2015 về việc phê duyệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
Ủy ban nhân dân huyện Na Hang. Quyết định này có hiệu lực thi hành kêt từ
ngày ký và thay thế Quyết định số 223/QĐ-UBND ngày 14 tháng 5 năm 2011
của Ủy ban nhân dân huyện Na Hang về việc phê duyệt Quy chế công tác văn
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thư, lưu trữ cụ thể:
Điều 1. Phạm vi và đối trượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn huyện Na Hang.
a, Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
quản lý và sử dụng con dấu;
b, Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động về thu thập, chỉnh lý, xách
định,giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Đối tượng áp dụng:
Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Ủy ban nhân dân huyên; Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn và các cơ
quan, đơn vị có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị)
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân huyện thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên phạm vi toàn huyện, có sự phann công, phân cấp trách nhiệm,
quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, đơn vị.
2.Phòng Nội vụ huyện có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện thực
hiện việc quản lý nhà nước về công tác văn thư.
3. thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong phạm vi quyền hạn được giao có
trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ.
4. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải
thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hệ thống điều hành tác nghiệp
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ
2.2.1. Công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức .
2.2.1.1. Các loại văn bản cho cơ do UBND huyện Na Hang ban hành:
STT
1
2

TÊN LOẠI VĂN BẢN BAN HÀNH
Quyết định của UBND huyện
Quyết định của chủ tịch UBND huyện

Số lượng
Năm 2015
4281
1334

3
Thông báo
435
4
Kế hoạch
492
5
Công văn
1256
6
Báo cáo
620
7
Trờ trình
586
8
Biên bản
427
9
Tổng
9431
2.2.1.2. Thẩm quyền kí văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính
UBND huyện Na Hang quy định về thẩm quyền ký văn bản văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hành chính như sau: Căn cứ vào thẩm quyền chuyên
môn của mỗi cá nhân, phòng ban ủy ban được giao ký và các văn bản sao cho
phù hợp:
+ Chủ tịch: Ký, phê duyệt và ban hành các quy định về kế hoạch công tác,
hoạch định nhân sự, và ký các văn bản: Quyết định, báo cáo, tờ trình, thông

báo,v.v..
+ Phó chủ tịch: Ký thừa lệnh của chủ tịch UBND huyện, Phó chủ tịch
UBND cóa thẩm quyền ký, phê duyệt và ban hành các văn bản. Được quy định
tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015
2.2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày
Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Na
Hang
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Điều 4. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Thực hiện theo quy dịnh tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Nhận xét
Ưu điểm: Văn phòng đã thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ, quyền của
mình thực hiện đầy đủ các chức năng than mưu, tổng hợp, hậu cần. Vận dụng tốt
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản . Ban hành
văn bản đúng với thẩm quyền chức năng ban ngành của mình. Cán bộ làm việc
được tạo mội điều kiện về thời gian và tập huấn về các kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ . Trách nhiệm cán bộ được nâng cao trong quá trình thực thi quyền và
nghĩa vụ của mình.
Hạn chế:
Hệ thống văn bản được ban hành còn chồng chéo và thiếu thống nhất ,văn
bản đã được ban hành rồi nhiều khi còn được ban hành lại.
Vd: Văn bản số 17/QĐ-UBND ban hành ngày 24/3/2008/ về việc xác nhậ
n 7 đối tượng được hưởng chế độ 1 lần theo quyết định số 290/2008/QĐ-TTg .
Tuy nhiên ngày 26/4/2008 UBND lại có văn bản số 38/QĐ –UBND về
việc xác nhận đối tượng được hưởng chế độ 1 lần theo quyết định số
290/2008/QĐ-TTg. Qua đó ta thấy bên cạnh những ưu điểm thì việc ban hành
văn bản của UBND huyện còn chồng chéo và chưa thóng nhất
Vẫn còn một số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ
theo đúng quy định. Có văn bản còn sai về các yếu tố thể thức như: số, kí hiệu
văn bản, cỡ chữ.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Việc sử dụng ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản không chính
xác, dùng câu văn dài dòng mơ hồ gây khó khăn cho bộ phận thực hiện.

*Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt.
Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.Trường
hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết
phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung.
* Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành;
đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn
bản quyết định.
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính (sau đây gọi chung là
Chánh Văn phòng) giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ
quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
*Ký văn bản.
Ký văn bản là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệu lực pháp lý của văn
bản đó. Các văn bản sau khi đã được kiểm tra đầy đủ về thể thức về nội dung sẽ
được trình lên chủ tịch và các phó chủ tịch ký theo thẩm quyền được quy định.
Đối với UBND huyện Na hang. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo
quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của UBND huyện Na hang
Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền thực
hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

*Bản sao văn bản.
Các hình thức bản sao gồm:
- sao y bản chính
- sao lục
- trích sao.
Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.Việc sao y
bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn
phòng cơ quan, tổ chức quyết định. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) thì chỉ có giá trị thông tin, tham
khảo.Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần
thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác sẽ được thể chế hóa bằng văn bản
hành chính.
2.2.1.4. Quản lý văn bản.
* Nguyên tắc chung
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức ban hành phải được
quản lý tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các
đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn
giờ),“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải
được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là
văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

*Trình tự quản lý văn bản đến.
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Việc tiếp nhận văn bản đến được thức hiên như sau:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm
thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào
bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng
ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy tính.Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc
nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng
nội bộ) hoặc mạng Internet.
*Trình, chuyển giao văn bản đến:
văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin
ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải
quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến
chỉ đạo.. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức theo
thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.Trường hợp văn
bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực
theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được
giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu
thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo
đúng thời hạn quy định.Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn
bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
*Quản lý văn bản đi.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác. Không lấy số văn bản vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày
tết.
- Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-NBV.
c) Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng.
2. đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi là việc ghi, chép những thông tin cần thiết của văn
bản như : số, kí hiệu, ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung văn bản
bằng phương tiện truyền thống như: sổ đăng kí văn bản, hay băng phương pháp
hiện đại bằng máy tính.
Đối với UBND huyện Na hang việc đăng ký văn bản đi được kết hợp cả
hại phương pháp thủ công và truyền thống. Những văn bản đi được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản đi:
Số và kí

Ngày

Trích yếu nội dung

Nơi nhận

Đơn vị hoặc

Ghi

hiệu văn

thánh

văn bản

văn bản

người nhận

chú

bản

văn bản

1

2

bản lưu
3

4

5

6

Ngoài việc đăng ký văn bản đi vào sổ văn bản tại văn phòng Ủy ban
huyện Na Hang còn được quản lý bằng hệ thống điều hành tác nghiệp. Hệ thống
điều hành tác nghiệp được xây dựng với mục đích quản lí văn bản đi, văn bản
đến của cơ quan với hệ thống này các văn bản sẽ được scan và được quản lý trên
máy tính. Việc tra tìm văn bản được diễn ra một cách dễ dàng, tiết kiệm thời
gian tra cứu khi thực hiện các thao tác trên hệ thống này.
Chuyển giao văn bản
Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức: chuyển trực tiếp;
qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng. Văn thư có trách nhiệm theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi. Đối với văn bản gửi qua mạng, Fax sau đó văn thư
phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.Việc chuyển phát
văn bản mật được thực hiện theo quy định của Nhà nước
Văn phòng UBND huyện Na Hang đã chọn sử dụng hai loại phong bì,
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại bì to có kích thước 15cm x 25cm.
Phong bì được trình bày theo mẫu sau:
Tên cơ quan

Số, ký hiệu văn bản

Kính gửi:(tên) địa chỉ nơi nhận
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và
bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại Văn
thư cơ quan và được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Ưu điểm: Văn bản đi của UBND huyện Na Hang được quản lý theo đúng
quy định. Những văn bản trình lãnh đạo Văn phòng kiểm soát về thể thức.
Hạn chế: Ở một số phòng ban khi chuyển phát văn bản cho những cơ
quan tổ chức bên ngoài xong mới phát hiện lỗi về thể thức và nội dung. Nên
phải làm thủ tục đính chính hoặc thu hồi lại.
2.2.1.5. Lập hồ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Trách nhiệm lập hồ sơ, giao nhận tài liệu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tổ
chức.
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức;
b) Tham mưu người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với đơn vị trực
thuộc. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc:
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
Trách nhiệm của Văn thư, lưu trữ cơ quan:
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn
vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước.
*Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc đã lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ
công việc gồm các bước sau:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
c) Kết thúc hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

*Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu dối với hồ sơ được lập.
Nội dung việc lập hồ sơ:
Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc đã lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

công việc gồm các bước sau:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
c) Kết thúc hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
* Danh mục hồ sơ của văn phòng UBND huyện.
Số, ký

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

hiệu hồ

Thời hạn

Đơn vị

bảo quản người lập

sơ

Ghi
chú

hồ sơ
A . TÀI LIỆU CỦA UBND
I.KHỐI TỔNG HỢP
1.Công tác văn phòng
1.1.Những vấn đề chung

1
2
3
5

…..
1.2.Công tác văn thư lưu trữ
Tập lưu công văn của UBND huyện

50 năm

Văn thư

6

2016
Tập lưu Quyết định của chủ tịch

Vĩnh

Văn thư

7

UBND huyện 2016
Tập lưu tờ trình của UBND huyện

viễn
50 năm

Văn thư

12

2016
…
1.3.Công tác tổ chức
Hồ sơ về tổ chức bộ máy của văn

Vĩnh

13

phòng
Hồ sơ về chức năng nhiệm vụ của văn

viễn
Vĩnh

phòng

viễn

Sinh viên: Phan Thanh Thảo

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

16

Khoa Văn thư - Lưu trữ

…
1.4.Công tác xây dựng cơ bản
Hồ sơ về kế hoach sửa chữa nâng cấp

Vĩnh

Chuyên

trụ sở làm việc hội trường, nhà khách

viễn

viên Tài

khuôn viên cơ quan

chính xây
dựng

…
2.2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu.
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu đến ban hành. Qua khảo sát tôi
thấy việc tiến hành đóng dấu ở UBND huyện Na Hang được thực hiện theo dúng
quy trình.
Dấu được giao cho bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,
dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra thể thức và ký đúng thẩm quyền,
dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ kí.
UBND huyện Na hang được sử dụng các loại dấu sau:
- Dấu có hình quốc huy của HĐND và UBND
- Dấu văn phòng
- Dấu chức danh: chủ tịch, phó chủ tịch…
- Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc..
Nhận xét: việc đóng dấu và bảo quản con dấu của bộ phận văn thư được
thực hiện đúng theo quy trình được quy định trong quy chế về công tác văn thư
lưu trữ.

2.2.2. hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
2.2.2.1. Công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan đến việc thu thập tài
liệu, phân loại, sắp xếp, thống kê ,tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu
phục vụ cho nhu cầu xã hội
2.2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là việc tiến hành thu thập các tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Nguồn thu thập và bổ sung tài
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

liệu vào lưu trữ chính là các phòng ban nằm trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
đó.
Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ của UBND huyện Na Hang là các văn bản
hình thành trong hoạt động ở các phòng ban nằm trong cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Na Hanng
VD: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Na Hang
CHÁNH VĂN PHÒNG

Phó chánh văn
phòng tổng hợp

Phó chánh văn
phòng tổng hợp

Khối
xây
dựng
cơ bản

Khối
nội
chính

Phó chánh văn
phòng HC-QT

Khối
văn
hóa, y
tế

Văn
thư,
lưu
trữ

Kế
toán,
thủ
quỹ

Theo sơ đồ trên việc thu thập tài liệu vào lưu trữ của văn phòng UBND
huyện được thu thập theo hệ thống tổ chức của văn phòng tài kiệu của các phòng
ban sẽ được thu thập khi công việc kết thúc trong một năm theo các khối : Khối
xây dựng cơ bản, Khối nội chính, Khối tổng hợp.
2.2.2.3. Trách nhiệm giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ
chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
.Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu
2.2.2.4. Kho lưu trữ của UBND huyện Na Hang
Kho lưu trữ của UBND huyện Na Hang nằm trên tầng 5 của Ủy ban
huyện gồm :
04 phòng

Diện tích mỗi phòng 24 mét vuông,
Số120 mét giá.
Số phông: 03
Trang thiết bị bảo quản trong kho :
Điều hòa : 04 cái
Quạt trần: 08 cái
Bóng đèn: 08 cái

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỀ NGHỊ
3.1. Nhận xét và đánh giá chung những ưu điểm ,hạn chế trong công
tác văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Na Hang.
3.1.1. Ưu điểm:
Như chúng ta đã biết công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan tổ chức. Ở UBND huyện cũng vậy hoạt động của công
tác văn thư là một công việc cung cấp một cách kịp thời đầy đủ chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của đảng và quản lý của ủy ban.
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Na Hang là đơn
vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình luôn đi đầu trong công tác thi đua của

UBND huyện
Các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ luôn hoàn thành xất sắc nhiệm vụ
được giao. Trong quá trình làm việc cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thực
hiện quá trình nghiệp vụ về công tác văn thư theo đúng quy định.
.Công tác văn thư lưu trữ đã có một tiến bộ vượt bậc dưới sự quan tâm
của lãnh đạo UBND đã xây được phần mềm quả lý tài liệu dựa trên tiến bộ của
khoa học kĩ thuật phầm mềm điều hành của UBND huyện đã được xây dựng và
sử dụng phục vụ cho hoạt đông quản lý văn bản được tiến hành một cách khoa
học hiện đại giúp cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
được diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng chính xác đáp ứng được các yêu
cấu của đơn vị, các nhân.
3.1.2. Hạn chế
Ngoài những ưu điểm đã đạt được còn có một số hạn chế sau:
Việc thực hiện quy chế, nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ còn gặp sai
sót do các cá nhân, đơn vị của văn phòng chưa hiểu rõ về quy trình nghiệp vụ
của công tác văn thư. Trong quá trình ban hành văn bản còn gặp những sai sót
phải thực hiện các thủ tục thu hành, đính chính lại những văn bản đã gửi đi
những cơ quan khác do có sụ sai sót về thể thức hay nội dung của văn bản.Các
cán bộ soạn thảo còn hay mắc lỗi trong quá trình soạn thảo văn bản như;
Việc sử dụng ngôn ngữ trong quá trình sọan thảo văn bản không chính xá
c, dùng câu căn dài dòng .
Các thao tác khi đánh máy hoàn chỉnh văn bản còn chậm do trình độ tin
học văn phòng còn thập, việc sử dụng thông thạo máy tính đối với cán bộ huyện
là một việc khó thực hiện.
các trang thiết bị tuy đã được đầu tư nhưng không đáp ứng được nhu cầu
công việc, do những trang thiết bị này đã được sử dụng nhiều năm, dễ hỏng hóc
không còn phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ.
3.1.3. Một số khuyến nghị
Sinh viên: Phan Thanh Thảo

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C