Thực trạng công tác lưu trữ của Chi Cục Văn Thư Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Hà Thị Hiền

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay thông tin chiếm một vị trí rất quan trọng trong đời sống hàng
ngày của con người,thông tin có thể được truyền tải ở nhiều hình thức khác nhau
vô cùng đa dạng và phong phú. Tuy vậy nguồn thông tin đáng tin cậy và có độ
chính xác cao,có cơ sở pháp lý đó chính là văn bản. Văn bản trở thành một
phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà Nước, tổ chức và danh
nghiệp, khi đó tài liệu được sản sinh ra đều có giá trị để phụ vụ cho mục đích
của cơ quan,tổ chức. Vì vậy mà việc quản lý tài liệu lưu trữ ngày càng cần thiết,
vì những tài liệu này phục vụ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Trong công cuộc đổi mới đi lên từng ngày của thế giới và sự phát triển
hóa, công tác Văn thư - Lưu trữ đang cần chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Nhận thức được vai trò này mà con người đã tự
biết bảo quản tài liệu. Cũng như để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội
thì lưu trữ xuất hiện cũng chứng minh được rằng xã hội đang thay đổi, ngày
càng tiến lên và trên đà phát triển không ngừng .
Với việc tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ở cơ quan,tổ chức là một cách

hiểu quả nhất để cho sinh viên có cơ hội co sát với thực tế, có cơ hội làm quen
với môi trường làm việc để tạo bước đệm trong công việc sau này cũng như phát
huy những gì nhà trường đã và đang trang bị. Đây cũng là cơ hội tốt để cho sinh
viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung
công tác Văn thư - Lưu trữ của đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức,
trách nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp.
Khi được nhà trường đồng ý, cũng như sự đồng ý và phối hợp giúp đỡ
của Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho
em kiến tập tại cơ quan từ ngày 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016, trong thời gian
kiến tập tại cơ quan thì em đã nắm được công việc của một cán bộ Văn Thư Lưu trữ và cũng học hỏi thêm được nhiều điều và nhiều kiến thức hơn để góp
phần bổ sung hơn nữa những kiến thức cơ bản cho bản thân. Đây cũng là hành
trang cho em bước vào đường đời cũng như sự nghiệp sau này.
Sinh viên: Hà Thị Hiền

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trong thời gian kiến tập tại Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái
cũng có những thuận lợi nhưng bên cạnh đó việc gặp phải những khó khăn là
không thể tránh khỏi :
Thứ nhất về mặt thuận lợi :
Về phía nhà trường :
Được sự hướng dẫn chỉ đạo tận tình của nhà trường cũng như các thầy,
các cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã

trang bị cho em những kiến thức cũng như các kỹ năng để em đi kiến tập tại cơ
quan được tốt hơn.
Về phía cơ quan kiến tập :
Được sự đồng ý khối hợp và tiếp nhận của Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ
Tỉnh Yên Bái. Được sự giúp đỡ của các thầy,cô trong trường thì trong đợt kiến
tập vừa qua em cũng đã có những thuận lợi đó là được sự chỉ bảo tận tình của
các bác,các cô,chú,các anh,chị trong cơ quan đã giúp em có thêm kiến thức về
công tác Văn thư -Lưu trữ.Từ đó cho em hiểu được tầm quan trọng của công tác
Văn thư - Lưu trữ đối với tất cả các cơ quan là như thế nào, đồng thời cơ quan
đã giúp đỡ và phối hợp để em có thể tận dụng những gì đã học trong trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội vào trong thực tế.
Thứ hai về mặt khó khăn :
Về mặt chủ quan :
Do kinh nghiệm trong công việc còn hạn chế,ít có cơ hội cọ sát nên đôi
lúc còn bỡ ngỡ và sai xót trong công việc khi đi kiến tập.
Về mặt khách quan :
Do điều kiện cơ quan có mặt hạn chế nên phòng làm việc không được
rộng rãi.
Ngoài ra còn có nhiều yếu tố như : thời tiết, đường đi, ...đã làm hạn chế
hiệu quả, năng suất trong công việc, tâm lý làm việc không được thoải mái.
Trong thời gian kiến tập tại Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ chỉ trong một
thời gian ngắn nhưng em cũng đã có thêm được nhiều kiến thức về nghành Văn
thư - Lưu trữ mà mình đang học, cũng như kiến thức trong công việc của mình.
Sinh viên: Hà Thị Hiền

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Nó đã giúp em rèn luyện được bản thân mình thành một cán bộ Lưu trữ, biết
được phải có đủ những yếu tố, phẩm chất nào để có thể chở thành một cán bộ
Lưu trữ.
Kết quả báo cáo kiến tập này của em là sự cố gắng cũng như sự lỗ lực hết
mình của bản thân. Ngoài ra, đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của
đợt kiến tập và bài báo cáo này phải kể đến các thầy,cô trong trường ;các
bác;các cô,chú ; các anh,chị trong Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ đã quan tâm giúp
đỡ tận tình để em có thể hoàn thành đợt kiến tập và bài báo cáo này.
Tuy đã có sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, cùng với sự giúp đỡ của
nhiều yếu tố bên ngoài, nhưng thời gian kiến tập chỉ có hạn nên bài báo cáo của
em còn nhiều sai sót, em rất mong có sự đóng góp ý kiến của các thầy,cô để bài
báo cáo của em được hoàn thiện và tốt hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy,cô trong nhà trường. Đặc
biệt là các thầy,cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như ban lãnh đạo cùng cán
bộ, nhân viên, công chức trong Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái đã tạo
điều kiện giúp đỡ em tận tình trong đợt kiến tập vừa qua để em có thể hoàn
thành tốt nội dung kiến tập.
Em Xin Chân Thành Cảm Ơn !
Hà Nội, Ngày ...Tháng 6 Năm 2016
Sinh Viên

Hà Thị Hiền

Sinh viên: Hà Thị Hiền

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 : Giới thiệu về cơ quan, tổ chức.

1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan. tổ chức.
1.1.1. lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ tỉnh Yên Bái.
Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái tiền thân là một bộ phận Lưu
trữ của phòng Hành chính - Tổ chức thuộc văn phòng UBND tỉnh. Ngày
29/7/1998, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ - TH về
việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Thực hiện
Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc Trung
ương ; theo đó,ngày 04/8/2008, UBND tỉnh đã ban hành QĐ số 200/2008/QĐ UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sợ
chuyển Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở
Nội vụ. Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT - BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp ;
theo đó ngày 20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ
-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ .
Với hai lần thay đổi về cơ cấu tổ chức, hiện nay bộ máy của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định. Trước khi thành lập Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, chỉ là một bộ phận lưu trữ ( gồm 02 biên chế ) có chức năng thực hiện
quản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh.Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm có

16 biên chế, trong đó 06 biên chê hành chính và 10 biên chế sự nghiệp. Có chức
năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.Cơ cấu tổ chức có Chi cục
trưởng và Phó Chi cục trưởng ; các phòng chuyên môn nghiệp vụ : Phòng Hành
chính - Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử
trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ ( thành lập theo Quyết định số 201/QĐ Sinh viên: Hà Thị Hiền

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

SNV ngày 28 tháng 7 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ ) ; Trung tâm Lưu trữ
lịch sử là đơn vị sư nghiệp công lập có chức năng thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ
lịch sử của tỉnh và các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật ; là tổ
chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Hiện nay Trung tâm
Lưu trữ lịch sử đang quản lý 06 phông Lưu trữ : Phông Ủy ban Thống nhất
Chính phủ, Phông Ủy ban nhân dân tỉnh, Phông Sở Nội vụ, Phông thi đua Khen thưởng, Phông Chi cục Văn thư - lưu trữ và Phông Ban chỉ đạo tỉnh về
phòng chống tham nhũng ( Phông đóng ).
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác lưu trữ, đặc biệt là tiềm nằng về
thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác
lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng một nền hành
chính hiện đại.
Quan tâm là tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông
suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách

có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kim nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục
tiêu quan lý : năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu
cầu của cải cách nền hành chính nhà nước.
1.1.2.Chức năng của Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về Văn thư – Lưu trữ
của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nha nước cấp theo quy định
của pháp luật.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo. quản lý về tổ chức biên chế và
hoạt của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
1.1.3. Nhiệm vụ quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ:
+ Trinh cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
Sinh viên: Hà Thị Hiền

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

năm, các chương trình, đề án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
+ Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về Văn thư – Lưu
trữ;

+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“ Danh mục nguồn và thành phần thuộc diện nộp lưu vào lưu vào lưu trữ
lịch sử cuả tỉnh”;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết
giá trị” cuả Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Thẩm định, trình cấp trên phê duyệt “ Danh mục tài kiệu hết giá trị”
bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghẹ vào Văn thư – Lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, bôì dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ;
+ Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và sử lý
vi phạm pháp luật về Văn thư – Lưu trữ;
+ Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê vè công tác Văn thư –
Lưu trữ theo quy định;
+ thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về Văn thư – Lưu trữ;
+ Giúp giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ
của mình;
+ Thực hiện một số dịch vụ công tác lưu trữ;
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu
tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái ).
1. Lãnh đạo Chi cục:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó chi
cục trưởng;
Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước giám
đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật vè toàn bộ hoạt động của Chi cục. Phó Chi cục
trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và pháp luật về lĩnh vực công tác
Sinh viên: Hà Thị Hiền

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

được phân công; khi Chi cục trưởng vắng mặt, một phó Chi cục trưởng được
Chi cục trưởng ủy nhệm điều hành hoạt động của Chi cục;
Việc bổ nhệm, miễn nhiệm, cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật,
điều động, luân chuyển, chế độ chính sách đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục
trưởng thưc hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp cuỷa UBND tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức Chi cục, gồm:
a. các phòng chức năng nghiệp vụ:
-

Phòng Hành chính – tổng hợp;

-

Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ;
Các phòng có trưởng phòng và phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm, miễn
nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật,điều động và thực hiện chế độ chính
sách đối với lãnh đạo phòng theo quy địn h của nhà nước và phân cấp quản lý tổ
chức, cán bộ cuả tỉnh.

b. Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ là đơn vị sự nghiệp, gồm 02 bộ phận:
-

Thu thập – Chỉnh lý tài liệu;

-

Kho lưu trữ.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư –
Lưu trữ.
Phòng quản lý văn thư – lưu trữ là bộ phận chuyên môn thuộc Chi Cục
Văn thư – Lưu trữ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác
Văn thư – Lưu trữ, đồng thời là bộ phận đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức
thực hiện tốt về công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan. Hướng dẫn, kiểm tra
việc thực hiện chế độ về văn thư – lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ

1. Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng

năm, các chương trình đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn
thư, lưu trữ.
2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ

Sinh viên: Hà Thị Hiền

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3. Thẩm định, trinh cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần

tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố là Lưu trữ lịch sử
thành phố.
4. Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học và công nghệ vào công

tác văn thư, lưu trữ ; Tham gia xây dựng các văn bản hướng về ứng dụng tiến bộ
khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
5. Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và tổ chức

tập huấn theo kế hoạch được phê duyệt.
6. Xây dựng trang Web, biên tập, viết bài đưa thông tin lên trang Web của Chi

cục ; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ ; xây dựng, duy trì quy trình
ISO 9001:2008.
7. Xây dựng cơ sở dữ liệu, quản lý mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần

mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học.
8. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

pháp luật về văn thư, lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ ;
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – Lưu trữ
Phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng và 01 phó
trưởng phòng, và 01 chức công tác thực hiện nhiệm vụ được giao của lãnh đạo
cơ quan.

Sinh viên: Hà Thị Hiền

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 2 :Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức
Tài liệu lưu trữ được sinh ra trong suốt quá trình hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức .Những tài liệu giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, giữ
gìn, bảo vệ tài liệu tốt sẽ phục vụ cho suốt quá trình phát triển của cơ quan, tổ
chức, đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội.
Có tài liệu lưu trữ thì vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức cần giải quyết và
quan tâm đó là :
+ Làm thế nào để quản lý, tập trung thống nhất giá trị tài liệu ?
+ Làm thế nào để tổ chức khoa học tài liệu?
+ Làm thế nào để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu ?
+ Làm thế nào để chia sẻ tối đa thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử
dụng.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi Khách quan của việc quản lý, bảo
quản , tổ chức sử dụng tài lưu trữ để phục vụ xã hội.
Công tác lưu trữ gồm 2 nội dung cơ bản :
+ Hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ ;
+ Hoạt động nghiệp vụ
Hoạt động quản lý

2.1.1 .Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ
a. tổ chức biên chế và trình độ công chức, viên chức của Chi cục Văn thư
– Lưu trữ :
- Về cơ cấu tổ chức : Năm 2010, thực hiện thông tư số 02/2010/TT –BNV
ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ
cấu tổ chức Văn thư – Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và UBND các cấp, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái trực thuộc Sở Nội vụ
đươc thành lập ; có 02 phòng chức năng và 01 đơn vị trực thuộc là trung tâm lưu
trữ.
- Về số lượng : Tổng số biên chế hiện có tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh là 23 người, trong đó : Biên chế hành chính là 05 người, biên chế sự nghiệp
Sinh viên: Hà Thị Hiền

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

là 16 người và hợp đồng 68 là 02 người .
- Về chế độ chuyên môn và chuyên ngành đào tạo : Trong tổng số 23
biên chế của Chi cục có 01 biên chế có trình độ thạc sỹ, 10 biên chế có trình độ
đại học, 06 biên chế có trình độ cao đẳng, 05 biên chế có trình độ trung cấp ;
03/23 biên chế được đào tạo chuyên ngành khác.
b. Công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho
công chức, viên chức, văn thư, lưu trữ

- Từ năm 2011 đén nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ phối hợp
với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức 07 lớp tập huấn cho 957 lượt
người.
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ cử công chức chuyên môn trực tiếp hướng
dẫn tác nghiệp về văn thư cho người là văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng
của 09/22 đơn vị cấp sở ; Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện .
- Phối hợp với Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn mở 01
lớp bồi dưỡng bổ sung kiến thức văn thư, lưu trữ cho 50 học viên.
- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 05 lớp cho 150 công chức, viên chức thuộc
phạm vi quản lý.
- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 09 lớp cho 313 người làm công tác văn
tghuw, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
2.1.2. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Văn thư – Lưu
trữ và xây dựng văn bản.
Tuyên truyền phổ biến pháp luật về Văn thư – Lưu trữ:

a.

Luật Lưu trữ cùng các văn bản quy phạm pháp luật về Văn thư – Lưu trữ
đều được Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh kịp thời tham mưu cho cấp có thẩm
quyền, có kế hoạch cụ thể tuyên truyền phổ biến tới các cơ quan,
đơn vị, địa phương trong tỉnh, hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng
được thể hiện qua tất cả các kênh thông tin và phương tiện thông tin hiệ có; do
vậy, nhận thức của xã hội về công tác Văn thư - Lưu trữ từng bước được nâng
cao.
b.

Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Sinh viên: Hà Thị Hiền

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
-

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu giúp Sở Nội vụ trình UBND tỉnh dự và
ban hành các quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc lĩnh vực Văn thư –
Lưu trữ như sau:
+ 01 văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND
ngày 03/10/2013 về việc ban hành quy đinh về công tác Văn thư – Lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Yên Bái; Chỉ thị số 16/CT-UBND ngày 18/8/2010 của UBND tỉnh
Yên Bái về “ Tăng cường công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên
Bái”; Quyết định số 1003/QĐ-UBND ngày 01/7/2011 của UBND tỉnh về việc
quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái; Quyết định số
687/QĐ-UBND ngày 12/5/2015 của UBND tỉnh Yên Bái ban hành danh mục
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Yên
Bái.
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm;
Kế hoạch 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 cuả UBND tỉnh về thu nộp hồ
sơ tài, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013 – 2015.
+ Hướng dẫn triển khai thực hiện các thông tư cuae Bộ, ngành Trung
ương và quy định của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt đọng của cơ quan, tổ chức.
+ Kế hoạch kiểm tra các đơn vị nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử; Công văn

đôn đốc thực hiên và chấn chỉnh những tồn tại trong thực hiện các nội dung
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

-

Ngoài ra, trong thẩm quyền được giao, Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong thời
gian đã ban hành nhiều văn bnr hướng dẫn chuyên môn tập trung vào các vấn đề
như: Thành phần hồ sơ,tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; chỉnh lý tài liệu hành
chính; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; tiêu hủy tài liệu hết
giá trị sử dụng; quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ; thực hiện phong trào thi đua chuyên đề…

Sinh viên: Hà Thị Hiền

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.1.3. Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy dịnh của
pháp luật hiện hành về Văn thư – Lưu trữ.
a, Để giúp các cơ quan, đơn vị, địa phương có căn cứ cứ xây dựng và triển
khai thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, hàng năm Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành bản hướng
dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong đó nhấn mạnh việc
tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản khác về công tác lưu trữ đã được

ban hành.
b, Kiểm tra việc thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về
công tác lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động giúp Giám đốc Sở
Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước của Chi cục. Từ
năm 2011đến nay, bình quân hằng năm đã tổ chức kiểm tra được 20 đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu
c, Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện Luật Lưu trữ và các
văn bản quy định về công tác lưu trữ; công tác tuyên truyền phổ biến, xây dựng
và ban hành văn bản quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ;
công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ; tình hình thực hiện chế độ báo cáo thông kê định kỳ về văn
thư,lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ.
2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ
a, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã phối hợp nghiên cứu và ban hành
11 quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 góp
phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu chi phí và thời gian trong xử lý
công việc của Chi cục.
b, Để nâng cao chất lượng tiếp cận và chia sẻ các thông tin về hồ sơ,tài
liệu lưu trữ, tạo ra cách thức truy cập dễ dàng, tăng cường biện pháp bảo quản
tài liệu nhằm giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc
trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục
Sinh viên: Hà Thị Hiền

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn thư – Lưu trữ đã ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước để thực hiện số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
c, Năm 2014, Hội đồng Khoa học và Công nghệ tỉnh Yên Bái đã
nghiệm thu và công nhận kết quả thực hiện đề tài khoa học những giải pháp chủ
yếu nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh
Yên Bái.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị
hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu
- Năm 2012, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch số 182/KH-SNV
ngày 23/4/2012 của Sở Nội vụ,trung tâm Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫ nghiệp vụ
thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong đang ở dạng rời lẻ, bó gói, tích đống
tại các bộ phận chuyên môn để chuẩn bị chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập
danh mục nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với 17 cơ quan,
đơn vị, địa phương.
-Năm 2013 đến 2015, xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch số 76/KHUBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh Yên Bái về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013 – 2015; Công văn số 517/SNV-CCVTLT
ngày 17/7/2013 hướng dẫn thực hiện thu nộp tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh Yên Bái, Trung tâm Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫn 28 cơ quan, đơn vị chuẩn
bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Từ tháng 6 năm 2015, thực hiện Quyết định số 1118/QĐ-UBND ngày
22/6/2015 của UBND tỉnh Yên Bái phê duyệt kế hoạch và phân bỏ kinh phí
chỉnh lý, giao nộp tài liệu lưu trữ và Lưu trữ lịch sử Tỉnh Yên Bái, Trung tâm
Lưu trữ đã cử viên chức nghiệp vụ hướng dẫn 09 đơn vị cấp cơ sở, 01 đơn vị
trực thuộc sở có chức năng quản lý nhà nước về tôn giáo chỉnh lý tài liệu, lựa
chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.2.2. Công các quản lý văn bản đi.
Tất cả các văn bản của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đều được tập
chung tại bộ phận văn thư thuộc văn phòng để làm thủ tục phát hành theo trật tự:
Sinh viên: Hà Thị Hiền

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Kiểm tra văn bản: thể thức, hình thức, nội dung và kỹ thuật trình bày
văn bản, ghi số ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật khẩn
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
Số của các văn bản được đánh số từ số 01 là văn bản ban hành đầu tiên
của năm đối với các văn bản như Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.
Sổ đăng ký công văn thường có số lượng quyển sổ nhiều.
Đối với văn bản mật đi có sổ đăng ký riêng và có cách đánh số riêng.
Đối với việc nhân bản cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc theo đúng số
lượng bản, nhân bản gốc khi đã có đầy đủ chữ ký và ghi số ngày tháng của văn
bản
Các văn bản do thường trực Chi cục ban hành đều được gửi ngay trong
ngày, cũng có trường hợp không gửi được trong ngày đã gửi ngay vào ngày làm
việc hôm sau và có báo cáo với thủ trưởng

Có văn bản được gửi đi qua máy Fax
Các văn bản gốc được lưu lại tại phòng văn thư.
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản được gửi đến thường trực Chi cục đều tập trung tại
phòng văn thư.
Tất cả văn bản đến cơ quan đều được cán bộ văn thư kiểm tra phong bì,
nơi gửi, nơi nhận để tiến hành bóc bì làm thủ tục đăng ký văn bản đến
Đối với các văn bản hoả tốc, văn bản khẩn, cán bộ văn thư đã nhanh
chóng đăng ký và trình Chánh văn phòng để giải quyết sau đó căn cứ vào dòng
chuyển để nhân bản và chuyển đến các đơn vị phòng ban để giải quyết.
Sau khi đã đóng dấu đến lên văn bản, căn cứ vào tên loại cán bộ văn thư
chọn sổ để đăng ký, ghi số đến, ngày tháng năm văn bản đến
Các văn bản khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký sẽ được cán bộ văn thư
tổng hợp và trình cho Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ
Sinh viên: Hà Thị Hiền

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ban nhân dân sau đó cán bộ văn thư căn cứ theo dòng chuyển để vào sổ và nhân
bản chuyển cho các đơn vị để giải quyết.
Quy trình đăng ký quản lý được cán bộ văn thư thực hiện nhanh chóng và
chính xác
2.2.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể
thức và chữ ký đúng của người có thẩm quyền ký văn bản. trước khi đóng phải
đối chiếu chữ ký trên văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện
nghiêm túc theo quy định của pháp luật.
Con dấu được cất trong tủ tại phòng văn thư, cán bộ văn thư giữ chìa
khoá tủ và là người trực tiếp sử dụng con dấu
Cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan đối với các văn bản do cơ quan ban
hành.
Phòng văn thư giữ con dấu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, dấu chức
danh, dấu tên, dấu chi bộ văn phòng Chi cục. Dấu đến, dấu chỉ mức độ khẩn,
mật. Dấu kính gửi, dấu tên Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái.
Cán bộ văn thư tại cơ quan đã tuân thủ quy trình quản lý và sử dụng con
dấu đảm bảo tính an toàn cho con dấu.
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Văn bản sau khi được giải quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành theo
từng vấn đề mục đích. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu tài liệu sau
này tránh tình trạng hồ sơ bị mất mát, phân tán.
Các hồ sơ tại phòng Văn thư là hồ sơ không hoàn chỉnh, các tập lưu văn
bản đi được hành thành từ ngày làm việc đầu tiên của quý trong năm.
Các tập lưu được sắp xếp theo tên loại văn bản. Trong các tập lưu văn
bản được chia nhỏ theo tháng để sắp xếp
Các tập lưu được sắp xếp và bảo quản để phục vụ việc tra tìm, và cuối
năm nộp vào lưu trữ cơ quan.
Các văn bản trong tập lưu là bản gốc
Sinh viên: Hà Thị Hiền

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Các văn bản trong tập lưu được xếp theo số bé ở dưới số lớn ở trên.
Công tác lập danh mục hồ sơ chưa thực hiện được.
Cuối năm cán bộ văn thư tổng hợp và viết chứng từ kết thúc cho các tập
lưu
2.2.6.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ
lịch sử tỉnh
Những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành đã được quan
tâm chú ý, Chi cục đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn việc thu thập
hồ sơ, tài liệu để các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài
liệu để nộp lưu vào Kho lưu trữ của Chi cục.Tuy nhiên, một số cán bộ còn giữ
tài liệu tại bộ phận của mình để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu
lẻ tẻ không đồng bộ và thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai
thác sử dụng tài liệu.
Chi cục đã thực hiện tốt chế độ nộp lưu những tài liệu có giá trị vào Lưu
trữ lịch sử.
Công tác thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh Yên Bái được tổ chức thực hiện thường xuyên theo các giai đoạn:
-Giai đoạn năm 2004 đến năm 2008: Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia năm 2001, UBND tỉnh Yên Bái ban hành kế hoạch số 07/KH-UB ngày
18/02/4004 về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ nhà nước Tỉnh Yên Bái; Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện thu
nộp tài liệu của 41 cơ quan,đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Sau 05 năm tổ chức
thực hiện, Lưu trữ lịch sử tỉn h đã thu được hồ sơ, tài liệu của 16 cơ quan, đơn vị
với 458 hồ sơ có niên đại hình thành từ năm 1980 đến năm 2005.

- Giai đoạn 2013 đến 2015:Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, UBND tỉnh
Yên Bái ban hành Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 về việc thu nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013- 2015; Lưu trữ lịch sử
thực hiện thu nộp tài liệu của 28 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Sau 02
năm tổ chức thực hiện, đến nay Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái đã thu được hồ
sơ,tài liệu của 14 cơ quan, đơn vị với 1835 hồ sơ có niên đại hình thành từ 2005
Sinh viên: Hà Thị Hiền

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trở về trước.
Tổng số tài liệu hiện có tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái là 68 phông
tài liệu hành chính, 10416 hồ sơ, quy ra mét là 214 mét giá tài liệu có niên đại từ
năm 1945 đến 2005.
2.2.7. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Các phông tài liệu hành chính tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái đã
được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định, trong đó 21 phông được
chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo quy định, trong đó 21 phông được
chỉnh lý, xác định thời hạn theo Bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu ban hành
kèm theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ thủ
tướng( có tổng số 1429 hồ sơ vĩnh viễn; 6858 hồ sơ lâu dài; 294 hồ sơ tạm thời);
47 phông tài liệu được chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ( có
tổng số 1835 hồ sơ vĩnh viễn )
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái đã làm tốt công tác xác định
giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng
Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và báo cáo lên Cục Văn thư - Lưu
Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản
số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở để thực hiện
việc xác định giá trị tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong quan trọng trong
công tác lưu trữ nhằm phân loại, sắp xếp tài liệu theo phương án khoa học đã
chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Toàn bộ tài liệu của Chi cục
hiện đã được chỉnh lý và lập hồ sơ hoàn chỉnh, không có tình trạng tài liệu bó
gói, rời lẻ.
Công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan đều được thực hiện theo đúng các
văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý của Cục Văn thư – Lưu trữ
Nhà nước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ của Chi cục
có thể kết hợp các bước trong khâu chỉnh lý lại với nhau nhằm rút ngắn thời
Sinh viên: Hà Thị Hiền

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

gian chỉnh lý mà vẫn chính xác và hiệu quả.
Những tài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài

liệu đang trong quá trình quản lý của Chi cục.
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán trong quá trình chỉnh lý sẽ giữ lại
những sổ sách kế toán, chứng từ kế toán còn trong niên độ sử dụng. Ngoài ra
trong quá trình chỉnh lý cũng loại ra các tài liệu là những văn bản hình thành
trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống
kê và làm thủ tục tiêu hủy.
2.2.8. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái hiện tại là kho tạm, được bố trí trong
khuân viên thuộc UBND tỉnh với diện tích 72m. Tài liệu lưu trữ được bảo quản
trong hộp, giá để tài liệu theo quy định; Các phòng kho được trang bị một số
dụng cụ, trang thiết bị bảo quản như: dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, máy hút
bụi,máy điều hòa không khí và một số dụng cụ làm vệ sinh thông thường như
chổi lông, chổi quét; Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các phương tiện,thiết bị
phòng cháy chữa cháy thông thường.
- Tài liệu bảo quản trong kho được xếp trong các hộp đựng tài liệu có dán
nhãn, ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm. Việc đưa tài liệu ra phục vụ
khai thác, sử dụng được tổ chức thực hiện theo quy định.
- Thường xuyên áp dụng các biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc, chống
côn trùng, mối mọt cho tài liệu lưu trữ và thực hiện tốt quy trình vệ sinh kho tài
liệu. Kịp thời có các biện pháp phòng và xử lý đối với các tác nhân gây hư hỏng
tài liệu.
Ngoài ra Chi cục còn ứng dụng các biện pháp để bảo quản tài liệu như:
+ Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ để nắm chắc số lượng, chất
lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu
trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
+ Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự
Sinh viên: Hà Thị Hiền

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, đúng quy định; đồng thời thực
hiện các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu;
+ Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng, nhòe chữ;
+ Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân
viên chức về công tác phòng chống cháy nổ
Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ
quan còn đề ta những quy định, nội quy phù hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh
thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ đã thực hiện khá tốt để bảo quản an toàn tài liệu. Đồng thời, mỗi
cán bộ trong Chi cục đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung
của mỗi người mà còn là của cả đất nước.
2.2.9. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
- Công cụ tra cứu hiện đang sử dụng tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên
Bái là hệ thống sổ mục lục hồ sơ của các phông lưu trữ. Ngoài ra, đang triển
khai số hóa tài liệu bằng phần mềm “ Cơ sở dự liệu điện tử tài liệu lưu trữ” của
Trung tâm tin học trực thuộc Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước; đã nhập dữ liệu
của phông UBND tỉnh Yên Bái giai đoạn 1991 – 1995 với 540 hồ sơ, 12332 văn

bản.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tổ chức sử dụng tài
liệu Lưu trữ lịch sử được tổ chức thực hiện theo quy định hiện hành, trung bình
hằng năm đã phục vụ trên 200 lượt độc giả, sử dụng gần 1000 hồ sơ.
2.2.10. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ
thuật
Sinh viên: Hà Thị Hiền

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy
phục vụ khai thác, nội quy kho.
Chi cục đã xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho công tác
tra tìm của độc giả được nhanh chóng, chính xác là mục lục hồ sơ,
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu của Chi cục được thực hiện tại
phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ
quan, tổ chức và cá nhân. Đồng thời, Chi cục còn cấp chứng thực cho các tài
liệu lưu trữ khi độc giả đến khai thác yêu cầu.
Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục thì
phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác hoặc phải làm

đơn xin khai thác tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương.
2.2.11. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng”
Việc thực hiện đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” được
thực hiện theo đúng quy trình và tiến độ thực hiện; dự kiến hoàn thành nhà kho
trước 31/12/2015, nhà phục vụ công chúng trước 31/3/2016.

Sinh viên: Hà Thị Hiền

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị.
3.1. Nhận xét, đánh giá.
Trong thời gian kiến tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái,
được quan sát thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ tại đấy em xin có một số nhận
xét sau đây:
3.1.1. Ưu điểm:
Chỉ trong khoảng thời gian ngắn kiến tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh Yên Bái cùng với kiến thức đã được học tại trường, em đã tích lũy được
nhiều kinh nghiệm bổ ích cho bản thân và giúp đỡ cho việc chuyên môn nghiệp
vụ sau này.
Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái công tác văn thư, lưu trữ
rất được quan tâm, chú trọng và thực hiện các khâu nghiệp vụ văn phòng theo
dung quy định nhà nước. Được sự chú trọng của các cấp lãnh đạo các trang thiết

bị văn phòng như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn
làm việc … các cán bộ văn thư đã đươc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Công tác văn thư tại cơ quan đã được thực hiện theo các quy định của
pháp luật. Phòng văn thư được bố chí hợp lý là nơi đầu mối giúp giải quyết các
công việc của cơ quan. Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh
chóng và có hiệu quả. Các văn bản giấy tờ được bảo quản và cất giữ cẩn thận,
được sáp xếp theo trình tụ nhất định.
Các tập lưu đã được săp xếp theo các số thứ tự của văn bản, các văn bản
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh được phân chia rõ ràng. Sổ đăng ký văn bản
đi đến của HĐND riêng và của UBND riêng, các sổ được giữ gìn cẩn thận.
a. Công tác quản lý văn bản đi
Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chín phủ quy định về công tác văn thư, Nghị Định 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn
thư.Thực hiện theo công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm
Sinh viên: Hà Thị Hiền

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2005 Hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến.
Lập các sổ đăng ký công văn đi theo tên loại
Các văn bản được chuyển đi trong ngày, nhanh chóng và chính xác

b. Công tác quản lý văn bản đến và giải quyết văn bản đến.
Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chín phủ quy định về công tác văn thư, Nghị Định 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được cán bộ văn thư thực
hiện theo đúng quy trình giải quyết, các văn bản đến được tiếp nhận, phân loại,
đăng ký và trình lên cho Chánh văn phòng nhanh chóng.
c. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu được đóng ngay ngắn, đúng chiều đúng màu mực theo quy định
Cán bộ văn thư không đóng dấu khống chỉ. Con dấu được bảo quản, cất
giữ cẩn thận và dấu được đặt ở trong tủ của phòng văn thư, không có tình trạng
làm mất dấu, mang dấu ra ngoài cơ quan khi chưa được sự cho phép bằng văn
bản của Chánh văn phòng.
Biết được nhu cầu sử dụng, bố trí cán bộ văn thư, ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.
Cán bộ văn thư ở các văn phòng cuả Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có
chyên môn nghiệp vụ vững vàng, khả năng sử dụng các trang thiết bị hiện đại
tốt.
3.1.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì cũng còn tồn tại một số khó khăn như: Công
tác lưu trữ chưa được quan tâm, chú trọng nhiều, các văn bản tài liệu trong qua
trinh theo dõi và giả quyết công việc.
Do khối lượng công việc qua nhiều mà chỉ có một cán bộ văn thử nên cán
bộ văn thư kiêm nhiệm rất nhiều công việc nên công việc bị chồng chéo, việc
Sinh viên: Hà Thị Hiền

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

giải quyết công việc đôi khi chưa được hiệu quả nhất là công tác lưu trữ.
Việc tiến hành chỉnh lý kho tài liệu lưu trữ của cơ quan chưa được chú
trọng.
Công tác lập danh mục hồ sơ chưa đươc xây dựng.
Chưa áp dụng thông tư 07/2012/TT-BNV tháng 11/2012 thông tư hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan vào
công tác văn thư cơ quan.
Thông qua đợt kiến tập tôi cũng nhận thấy sự khác biệt giữa lý thuyết và
thức tế công việc tại cơ quan có nhiều điểm khác biệt.
3.2. Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
Chương trình kiến tập cần được kéo dài thêm thời gian hơn nữa để em có
thể học hỏi được nhiều hơn nữa kiến thức thực để tôi tích lũy được thêm nhiều
kinh nghiêm, giúp đỡ cho việc học tập tại trường trong thời gian tiếp theo cũng
như trong công viêc trong thời gian sắp tới.
Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những công tác quan trọng của
mỗi cơ quan, đơn vị có ý nghĩa về lịch sử bảo mật của một đơn vị, một quốc gia.
Trong hoàn cảnh còn nhiều khó khăn, nhưng về cơ bản công tác Văn thư
– lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái đã đi vào nề nếp và đạt
được nhiều kết quả đáng khích lệ, nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công
chức viên chức các ngành, các cấp về công tác này đã được nâng lên rõ rệt.
Qua một thời gian được trực tiếp làm việc thực tế và qua quan sát công

việc của cán bộ công chức, viên chức đặc biệt là cán bộ văn thư – lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức giúp tôi có một cái nhìn sâu sắc hơn, có thêm nhiều kiến thức hơn
về lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ, và sau đây là một số đề xuất giải pháp
của tôi qua thời gian nghiên cứu và nhìn nhận thực trạng công tác văn thư – lưu
trữ của Chi cục nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
Đối với Chi cục văn thư – Lưu trữ :
-

Tham mưu tốt công tác phổ biến, thanh tra kiểm tra việc thi hành pháp luật về
văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương.
Sinh viên: Hà Thị Hiền

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
-

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ, ứng dụng các thành tựu
khoa học, công nghệ vào việc bảo quản an toàn, lập bản sao bảo hiểm và quản
lý, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thường xuyên chủ động tổ chức trưng bày,
công bố, giới thiệu và tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu lưu trữ được
nhanh chóng và hiệu quả.

-

Tổ chức phát động và tổng kết các phong trào thi đua trong lĩnh vực văn thư –
lưu trữ.

-

Có chế tài xử lý vi phạm hành chính trong công tác văn thư - lưu trữ.
- Thống nhất trong việc ban hành hệ thống các văn bản quy định về văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngành dọc để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu lực
và hiệu quả trong hoạt động quản lý.

-

Chỉ đạo nghiên cứu, ban hành Hệ điều hành tác nghiệp về văn thư, lưu trữ thống
nhất trong phạm vi cả nước.

-

Tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo đúng quy
định hiện hành

-

Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp l uật về văn thư, lưu trữ để nâng cao hơn
nữa nhận thức về công tác này
3.3. Một số khuyến nghị
Được trang bị những kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ liên
quan tới vấn đề về công tác văn thư – lưu trữ, kết hợp với thời gian thực tập thực
tế tại cơ quan, qua quá trình cọ sát giữa lý luận và thực tiễn, bản thân em có một
số khuyến nghị cơ bản đối với cơ quan tổ chức, và đối với bộ môn văn thư, lưu

trữ, khoa trường như sau:
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức:
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực công tác văn thư,
lưu trữ mặc dù đã dần được hoàn thiện, nhưng vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ,
chưa có chế tài xử phạt trong trường hợp vi phạm các chế độ về công tác văn
thư, lưu trữ; chưa có sự thống nhất, đồng bộ giữa quản lý nhà nước và quản lý
theo ngành, lĩnh vực.
Sinh viên: Hà Thị Hiền

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A