Thực trạng công tác lưu trữ ở trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...........................................................3
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý..................3
1.1.1Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2Chức năng..............................................................................................3
1.1.3Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................3
1.1.4 Cơ cấu tổ chức......................................................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng của Trung tâm.............................................................................6
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng...............................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ.........9
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................9
2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ........................................9
2. 1.2 Tình hình cán bộ làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ............................10
2.2.Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................10
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ........................................10
2.2.1.1. Nguồn thu.......................................................................................10
2.2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ.........................................11
2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu......................................................11

2.2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập....................12
2.2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu...............................................................12
2.2.2.Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ...........................................12
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.3.Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu
trữ - PHỤ LỤC SỐ 02 )...............................................................................13
2.2.4.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ........................................................14
2.2.5.Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.........15
2.2.5.1. Công tác thống kê...........................................................................15
2.2.5.2. Hệ thống công cụ tra cứu................................................................16
2.2.6.Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu........................................................17
2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản.......................................................................17
2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu.......................................................17
2.2.6.3. Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu.....................................18
2.2.7.Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu.......................................18
2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...............18
2.2.7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Đào
tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý........................................19
2.2.7.3. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ...........................19
2.2.7.4. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ......................................................19
2.2.7.5. Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.......19
2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.......20

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN...........20
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ..................................................20
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được..............20
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.......................21
3.3. Khuyến nghị.........................................................................................22
3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý..................................................................................................................22
3.3.2. Đối với nhà trường............................................................................24
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
D. PHỤ LỤC......................................................................................................29

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

“Học hành - sự nghiệp” dưới bất cứ hình thức nào cũng ln là bốn chữ
gắn liền với mỗi đời người. Trong đó có thể nói học và hành được coi là những
bước đệm quan trọng và cần thiết để có sự nghiệp tốt nếu giữa hai mặt này được
kết hợp với nhau một cách hài hòa. Ngay từ khi các giáo dục hình thức mới
được hình thành thì vấn đề học đi đơi với hành, lý luận liên hệ với thực tiễn đã
được các nhà giáo dục quan tâm. Các nhà tư tưởng và các học giả cho rằng, học
đi đơi với hành thì lý thuyết mới được khẳng định và bổ sung đầy đủ, đồng thời
công tác thực tiễn được thực hiện một cách khoa học, bài bản và kết quả “học”
cũng như “hành” mang lại mới thật sự cao và sâu sắc.

Sau khi kết thúc chương trình học tập năm thứ 4, Nhà trường đã tổ chức
cho sinh viên khóa 2012-2016 đi thực tập ở ngoài thực tế hơn hai tháng. Được
sự giới thiệu của thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ cùng với sự tìm hiểu
của bản thân em đã liên hệ với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ
chức và Quản lý và đã được sự tiếp nhận thực tập của Trung tâm với chuyên
ngành Văn thư – Lưu trữ.Trong lần thực tập này em đã có cơ hội đi sâu vào tìm
hiểu: “Thực trạng cơng tác lưu trữ ở Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý”. Lựa chọn nội dung này nhằm mục đích giúp em hiểu
sâu hơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, hiểu rõ hơn về từng khâu nghiệp
vụ của công tác lưu trữ cũng như các khâu nghiệp vụ này được thực hiện ở các
cơ quan, tổ chức như thế nào.
Đây là khóa học nhà trường tổ chức cho sinh viên ra ngoài thực tập trước
khi tốt nghiệp, nhưng nó lại có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình học tập của
sinh viên ở trường. Qúa trình thực tập giúp sinh viên tiếp cận với thực tế nhiều
hơn, rút ngắn khoảng cách giữa lí luận và thực tiễn và những kiến thức đã học
chúng ta áp dụng vào thực tế và bước đầu giúp chúng ta hồn thành tốt hơn
nghiệp vụ của mình.
Trong q trình thực tập tại Văn phịng Trung tâm em nhận thấy công tác
Lưu trữ được thực hiện rất bài bản, chuyên nghiệp đúng theo quy định hiện hành
của nhà nước, do nhận được sự hướng dẫn rất nhiệt tình, đúng chuyên nghành
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của mọi người trong phịng nên trình độ chun mơn và kiến thức thực tế của
em đã có sự tiến bộ rõ rệt cho đợt thực tập và công tác sau này.
Tuy nhiên trong q trình thực tập tại Văn phịng Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học và Quản lý em gặp một số khó khăn, trong thời gian đầu
khơng tránh khỏi những bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn. Cơng việc lưu trữ của Phịng
trong một Trung tâm lớn với khối lượng thông tin cập nhật từng giờ, từng ngày
đòi hỏi sinh viên thực tập phải rất vững về kiến thức của ngành, tác phong phải
nhanh nhẹn nhưng cẩn thận.
Để có được kết quả này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể
các lãnh đạo, cán bộ đang cơng tác tại Văn phịng nói riêng và Trung tâm nói
chung đã quan tâm, hướng dẫn, chỉ đạo tận tình, tạo điều kiện giúp đỡ em trong
thời gian thực tập để em hoàn thành tốt đợt thực tập theo Quyết định của Nhà
trường. Do thời gian thực tập cịn hạn chế, bản thân em chưa có kinh nghiệm
thực tế nên khơng tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong các thầy, cơ góp ý
kiến chỉ dẫn cho em được hồn thiện hơn trong nghiệp vụ của mình.
Qua đợt thực tập này em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong
khoa Văn thư-Lưu trữ cùng các thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà nội, đã
truyền đạt cho em những kiến thức quý báu về công tác Văn thư- Lưu trữ, em
chúc các thầy cô luôn mạnh khoẻ, công tác tốt đạt được những kết quả vẻ vang
trong sự nghiệp trồng người.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN

Nguyễn Văn Bình

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training
Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào
tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây
gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,
các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,
quản lý và các vấn đền phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao chi
thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và
quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản
lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triển

kinh tế - xã hội.
Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ trên
các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng
khốn, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ.
Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh vực, đại
diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trung tâm chủ động triển khai và phối kết hợp với các cơ quan quản lý nhà
nước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở đào tạo, các tổ chức khoa học và cơng
nghệ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ
chức kinh tế, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quốc tế trong và ngồi
nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.
Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm:
1 Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của pháp
luật, quy định quản lý của liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức
và Hoạt động của Trung tâm.
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm
chỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam và

người lao động trong Trung tâm.
1 Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính.
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.
- Quyết định giá cả sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào
tạo theo thảo thuận theo hợp đồng và thích ứng theo thị trường.
- Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử
dụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm.
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thỏa
thuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ
các quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
• Theo sơ đồ: xem ( PHỤ LỤC SỐ 01 )
• Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1. Hội đồng Trung tâm.
2. Hội đồng khoa học.
3. Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc).
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Các phịng chun mơn gồm:

- Phịng nghiên cứu.
- Phịng đào tạo.
- Phịng dịch vụ.
5. Văn phịng.
Trong q trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm sẽ bổ sung, điều chỉnh
các phịng, ban chun mơn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển
của trung tâm.
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung tâm,
có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
định bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc
cử hoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp
hội Việt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động
trung hạn và hằng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các nguyên tắc cơ bản về tài chính và phân phối thu thập của
Trung tâm.
- Phê chuẩn các báo cáo hằng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phịng ban chun mơn
của Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng
đại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm.
- Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm.
Hội địng Trung tâm có 01 chủ tịch do các thành viên hội đồng bầu ra trong số
các thành viên hội đồng. Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng một lần,
khi cần có thể hợp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch hội đồng. Các quyết
định của Hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất 3/4 tổng số thành
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên có mặt và khi đạt được sự nhất trí của 3/4 thành viên có mặt.
Hội đồng khoa học
Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản
lý có trình độ, chun mơn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt động
thường xuyên và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời. Hội đồng khoa
học có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động và
nghiên cứu của Trung tâm.
- Đánh giá, phản biện các cơng trình nghiên cứu, các tài liệu chuyên môn
của Trung tâm.
Ban Giám đốc
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Trung tâm. Các Phó giám đốc. Kế tốn
trưởng do Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội
quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,
đối ngoại. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch
cơng tác của Trung tâm, quản lý diều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và
hoạt động của Trung tâm.
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về các

phần việc do Giám đốc phân công. Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,
Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung
tâm. Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội
Việt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phịng của Trung tâm
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng
Văn Phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm, cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
Văn phịng Trung tâm có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tâm thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Trung tâm về các mặt cơng tác:
hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cơ quan;
đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác của Trung tâm và hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện ở các phịng
theo lĩnh vực được phân cơng.
Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác

lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Ban Giám đốc Trung tâm và
các phịng ban trong Trung tâm.
Tổ chức quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quy
định hiện hành của Nhà nước.
Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và mua
sắm tài sản theo các quy định của Nhà nước.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc, các trang
thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo các quy định hiện hành của
Nhà nước.
Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của Ban Giám đốc và
các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo các quy định hiện hành.
Thực hiện công tác bảo vệ trật tự an tồn trụ sở cơ quan, phịng cháy,
chữa cháy, dân quan tự vệ và một số công việc đột xuất khác.
Phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư
cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ
quan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
và có hiệu quả.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm phân cơng.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Văn phịng.
Các bộ phân chun mơn, nghiệp vụ:
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ.
- Bộ phận Cơ sở vật chất và Kỹ thuật.
- Bộ phận Lễ tân và Vệ sinh môi trường.
- Bộ phận Bảo vệ.
Văn thư – Lưu trữ nằm trong bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư –
Lưu trữ thuộc Văn phòng của Trung tâm, được tách làm hai bộ phận riêng
biệt là bộ phận Văn thư và bộ phận Lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ.
Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều các văn bản chỉ đạo và văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức
và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đoàn thể.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn đã ban
hành của Nhà nước để đảm bảo cơng việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác

và đúng quy định, Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý đã áp dụng và thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên
một cách nghiêm túc và tương đối tốt. Cụ thể như:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 thơng qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012;
− Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ số:
01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011;
− Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;
− Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ
Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu
lưu trữ;
− Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
− Cơng văn số: 879/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
Khi Nhà nước, cơ quan cấp trên có văn bản mới quy định về lĩnh vực
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

này thì Chánh văn phịng là người trực tiếp chỉ đạo, triển khai , hướng dẫn, phổ
biến cho cán bộ trong toàn cơ quan hoặc giao cho cấp dưới chỉ đạo dưới nhiều
hình thức:
- Xây dựng thành văn bản quá trình thực hiện công tác văn thư để cán
bộ cơ quan đọc;
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban để hướng dẫn
nghiệp vụ cho cán bộ;
2. 1.2 Tình hình cán bộ làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ
Hiện nay tại trung tâm có 01 cán bộ thực hiện về công tác Văn thư kiêm
nhiệm Lưu trữ là chị Đỗ Thị Hằng và, có chun mơn nghiệp vụ, có kinh
nghiệm làm việc lâu năm và tính kỉ luật cao.
Hàng năm, cán bộ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn
nghiệp vụ, các lớp đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chun mơn.
Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ đã được
ngành quan tâm đầy đủ, 100% cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ
phụ cấp độc hại.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
2.2.1.1. Nguồn thu
Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ Trung
tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý:
• Từ Lãnh đạo Trung tâm ( gồm Giám đốc và các Phó giám đơc );
• Các phịng chun mơn gồm:
 Phịng nghiên cứu.
 Phịng đào tạo.
 Phịng dịch vụ.
• Từ bộ phận Văn phòng.
Đây là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài liệu bổ sung chính được

hình thành nên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Trung tâm là cơ sở Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lựa chọn và đưa vào lưu trữ của cơ quan.
2.2.1.2. Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ.
Căn cứ vào báo cáo tổng kết hàng năm Trung tâm là cơ sở Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý tài liêu trong kho lưu trữ gồm các tài
liêu như:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Thơng tư, Luật,...
- Văn bản Hành chính: Báo cáo, cơng văn, tờ trình,...
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Giấy mời, chứng từ, giấy
giới thiệu,....
2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011: “Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được
quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết toán đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.
Nhưng trên thực tế do điều kiện của Trung tâm cơ sở hạ tầng cịn khó
khăn phải tận dụng một phịng làm việc cũ làm kho lưu trữ nên khơng có chỗ để
chứa hồ sơ, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ của cơ quan
được chia thành nhiều đợt: 03 hoặc 06 tháng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan một
lần.
Với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan
nhưng cán bộ, công chức trong Trung tâm cần giữ lại để kiểm tra hoặc dùng cho
học viên đến tham khảo thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu.. Thời gian giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
2.2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Do đặc thù của cơ quan, tài liệu thu về chủ yếu là hồ sơ về hoạt động đào
tạo và nghiên cứu nên trong cơng tác thu thập của Trung tâm thì cán bộ lưu trữ
có nhiệm vụ sau:

+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ
cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những
công việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp
lưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ.
Khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ sơ
và kiểm đếm từng hô sơ, tài liệu mà các đơn vị trong cơ quan nôp lưu.
2.2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định
của Nhà nước.
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiện
đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận.
2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác
nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Theo lý
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuyết khi tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:
+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phơng và Lịch sử phơng;
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại: (có 4 phương án phân loại):
Phương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức;
Phương án Cơ cấu tổ chức-Thời gian;
Phương án Thời gian-Mặt hoạt động;
Phương án Mặt hoạt động-Thời gian.
Hiện nay, Trung tâm đào tạo áp dụng phương án phân loại “thời gian –
mặt hoạt động” do cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng chức năng nhiệm vụ của
các đơn vị, bộ phận trong Trung tâm tương đối ổn định và cơ quan hiện nay vẫn
còn hoạt động trong thực tế. Theo phương án này thì việc phân loại được tiến
hành: chia tài liệu theo thời gian (chia theo năm ), sau đó chia theo từng mặt
hoạt động.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài
liệu lưu trữ - PHỤ LỤC SỐ 02 ).
Xác định giá trị tài liệu được hiểu là căn cứ vào các nguyên tắc và tiêu
chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra, căn cứ vào các quy định và hướng dẫn của Nhà
nước nhằm xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ;
xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; thực hiện các u cầu về xử lý tài
liệu khơng có giá trị.
Đứng từ góc độ chuyên ngành, vấn đề xác định thời hạn lưu trữ và tiêu
hủy các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu có ý nghĩa
quan trọng đối với Trung tâm. Vì vậy việc xác định thời hạn bảo quản cho từng
loại hồ sơ, tài liệu nếu khơng được chính xác, tiêu hủy tài liệu sai làm ảnh hưởng
đến quá trình đào tạo, nghiên cứu và các hoạt đông khác của trung tâm. Bởi vậy

một yêu cầu đặt ra cho khâu nghiệp vụ này phải chính xác, thận trọng, khơng
làm tổn thất tài liệu.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu đối với một phơng lưu trữ cụ thể
ngồi căn cứ vào 3 nguyên tắc, 8 tiêu chuẩn trong xác định giá trị cần căn cứ vào
Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu trong
cơng tác lưu trữ nói chung, Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Quản lý đã ban hành quy chế riêng, kết hợp thực hiện theo quy định chung
của nhà nước thông qua Luật lưu trữ 2011, đưa ra chính sách cụ thể và quan
tâm hơn nữa nhằm khuyến khích, nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời luôn
đảm bảo tốt các yêu cầu khi tiến hành xác định giá trị tài liệu:
+ Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài
liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể.
+ Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.
Về mặt nội dung, công tác xác định giá trị tài liệu gồm những công việc
cụ thể sau:
- Nghiên cứu để vận dụng các nguyên tắc, phương pháp cũng như tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu.
- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai

đoạn văn thư, lưu trữ hiện hành và trong lưu trữ lịch sử.
- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu.
- Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch
sử để bảo quản.
- Loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy (Biên bản hủy hồ sơ, tài liệu
hết giá trị - Phụ lục số 03)
Các nội dung trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, tuy nhiên tùy tình
hình thực tế của cơ quan, đơn vị mà mức độ giải quyết từng nội dung khác nhau,
song việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy vẫn là nội dung chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu.
Hiện nay, công tác xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm đã được tiến hành
tốt bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ, đồng thời lựa chọn và loại ra những tài
liệu hết giá trị. Tuy nhiên khối tài liệu loại ra vẫn chưa được tiêu hủy. Phần lớn
tài liệu chỉ được xác định giá trị khi đưa vào lưu trữ chứ không được tiến hành
thường xuyên ở cả giai đoạn văn thư. Điều này tạo nên khó khăn cho cán bộ làm
công tác lưu trữ. Phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm là tài liệu có
giá trị bảo quản lâu dài và tạm thời.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa

học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phòng hoặc kho lưu trữ đưa ra chỉnh lý.
Trong những khâu nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ thì khâu chỉnh lý
chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Đó được coi là bước chuyển mình của tài
liệu lưu trữ, là mắt xích gắn kết và tạo nên sự hồn thiện thành công của công
tác lưu trữ.
Tuy nhiên tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý do chỉ có 01 cán bộ làm lưu trữ kiêm nhiệm nên hồ sơ thu về chỉ phân
loại, đánh số, bó, xếp lên giá mà khơng được chỉnh lý vì vậy có những tài liệu
trùng thừa, hết giá trị vẫn còn lưu giữ.
Mặt khác hiện nay tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ
chức và Quản lý nói riêng chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu. Vì lẽ đó, cơng tác chỉnh lý tại tại trung tâm chưa được quan tâm, tiến hành,
chú trọng.
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
2.2.5.1. Công tác thống kê
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công cụ
chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung
tài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
Trên cơ sở thống kê giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu
lưu trữ, nắm chắc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình
các phương tiện bảo quản của chúng. Dựa vào kết quả thống kê giúp các phòng
kho lưu trữ có thể xác định phương hướng để bổ sung những tài liệu cịn thiếu
hoặc bị hư hỏng, có kế hoạch để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị.
Nhận thức ý nghĩa của công tác thống kê và để kiểm soát chặt chẽ hồ sơ,
tài liệu, kết thúc năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Trung tâm phải lập báo cáo
thống kê cơ sở công tác lưu trữ gửi lên Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Đối tượng thống kê
− Tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ của Trung tâm;
− Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ: Tủ, giá, kệ và hộp…
− Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
− Cán bộ làm công tác lưu trữ.
b) Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
Cuối năm Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý lập “Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ” để thống kê tài liệu lưu trữ mà
đơn vị đang quản lý.
Mẫu Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ của Trung tâm thực hiện
theo hướng dẫn tại Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013
của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và
tài liệu lưu trữ.
Nội dung báo cáo thống kê bao gồm 3 phần:
+ Phần I: Nói về tình hình cán bộ làm cơng tác lưu trữ tại cơ quan, trong
đó nêu rõ số lượng làm cán bộ, trình độ chun mơn, trách nhiệm cụ thể, độ
tuổi…

+ Phần II: Thống kê tài liệu của kho trên các phương diện khối lượng,

thành phần cụ thể, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Bên cạnh đó báo cáo
nêu rõ tình hình sử dụng tài liệu trong năm bảo quản, các công cụ tra cứu hiện
có…

+ Phần III: Trình bày tóm tắt các đặc điểm về kho lưu trữ cơ quan, diệc

tích được sử dụng để bảo quản tài liệu và các trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
Mẫu Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ Trung tâm (Phụ lục số 04).
2.2.5.2. Hệ thống công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm thơng
tin của các phịng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài
liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân.
Hiện nay Trung tâm chưa xây dựng được công cụ tra cứu cho hồ sơ, tài
liệu của kho lưu trữ. Khi cơ quan, cá nhân có nhu cầu khai thác thơng tin trong
kho lưu trữ phải tìm thủ cơng. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho cơng tác bảo
quản, phục vụ tra tìm khai thác tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.6. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ

thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ các
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất
để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây dựng, sửa
chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ
thống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo
những tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ.
Hồ sơ của Trung tâm là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được bảo
quản an toàn trong kho lưu trữ. Tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài khi nhận lưu đều được bảo quản tại kho
lưu trữ cơ quan với diện tích 25 mét vng đặt trên tầng trên cùng với đầy đủ
trang thiết bị như: Giá, Tủ, kệ, quạt thơng gió, quạt trần, bình chữa cháy…Tuy
nhiên qua kiểm tra thực tế công tác bảo quản khối tài liệu này tại Trung tâm còn
nhiều hạn chế : nhiều tài liệu cịn trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập
hồ sơ; Phịng, kho lưu trữ khơng đủ diện tích và điều kiện trang hiết bị tốt nhất
để lưu trữ tài liệu; Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng không phù hợp dẫn tới 1 số tài liệu
bị hư hỏng, nhiều tài liệu ố vàng… Điều này gây ảnh hưởng rất lớn tới an toàn
của tài liệu. Cụ thể như sau:
2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản
Do điều kiện về cơ sở vật chất nên chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng
mà tận dụng 01 phòng làm việc cũ làm kho lưu trữ. Phịng bố trí tầng trên cùng,
cửa hướng về phía Tây khơng đảm bảo điều kiện nhiệt độ, ánh sáng.
Về hệ thống điện: Đường điện đi trong kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thiết kế dưới dạng mạng lưới
nổi khơng sử dụng dây bọc bên ngồi, dây điện sử dụng từ lâu đã cũ nên không
đảm bảo an tồn dễ xảy ra chập cháy. Khi đó các tia lửa điện phát ra dễ bị bắt
vào tài liệu.
2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu
Giá tủ đựng hồ sơ còn thiếu mà lượng hồ sơ thu về trong một năm rất
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiều, hơn nữa kho đang bảo quản tài liệu từ những năm Trung tâm mới thành
lập nên có tình trạng hồ sơ không được để trên giá mà đặt ngay dưới nền nhà
làm cho tài liệu bị ẩm, ố vàng.
Hồ sơ, tài liệu sau khi thu về phân loại khơng có cặp, hộp đựng mà chỉ
được buộc lại bằng dây và xếp lên giá.
Hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm.
2.2.6.3. Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu
Hồ sơ khi thu về không được khử trùng.
Không có biện pháp phịng chống ẩm, phịng chống nấm mốc, mối, côn
trùng…
2.2.7. Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu.
Đây là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ và nó chiếm vai
trị quan trọng nhất, là khâu nghiệp vụ đánh giá tất cả các khâu nghiệp vụ trước.
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Trung tâm
phải thực hiện kịp thời theo quy định của pháp luật, của cơ quan, phải đảm bảo
những quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Cơng tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện thường xuyên và đạt
kết quả cao. Do yêu cầu về học tập và nghiên cứu, hằng năm số lượng người đến
khai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệu
được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ liên quan đến

nghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo.
2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý là người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
thông thường tại Lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào tình hình thức tế và nhu cầu sử dụng tài liệu, Giám đốc
Trung tâm duyệt những trường hợp xin được mượn hồ sơ, tài liệu thuộc về hoạt
động đào tạo, nghiên cứu và quản lý của cơ quan, tổ chức.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
− Mượn và nghiên cứu tài liệu tại chỗ;
− Sao chụp tài liệu;
− Cho mượn hồ sơ về nghiên cứu;
2.2.7.3. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Đối với cơ quan nhà nước khi đến khai thác phải xuất trình giấy giới
thiệu công tác; phiếu mượn, phiếu yêu cầu xin sao hồ sơ và phải được cấp có
thẩm quyền của cơ quan xác nhận.
Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khai thác hồ sơ, tài liệu vì

mục đích cơng vụ phải có văn bản đề nghị hoặc phiếu mượn hợp lệ ghi rõ mục
đích khai thác.
Cá nhân khai thác vì mục đích riêng phải có đơn xin sao tài liệu (hoặc
đơn xin trả tài liệu) ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu và có xác nhận của cơ quan
địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan đang công tác, chứng minh thư nhân dân,
giấy ủy quyền hợp lệ (nếu có ủy quyền).
Đối với những yêu cầu khai thác và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc danh
mục bí mật của Trung tâm thì phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Trung tâm và
không vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật.
2.2.7.4. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ
Cán bộ lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý có trách nhiệm lập các loại sổ sách hoặc Phiếu mượn hồ sơ để quản lý,
theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong đó phải ký, ghi rõ họ tên;
thời gian trả tài liệu; mục đích sử dụng…và lưu lại. Tài liệu cho rút hoặc mượn
phải photo lại rồi lưu vào hồ sơ.
Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ và Phiếu mượn hồ sơ ( Phụ lục 05)
2.2.7.5. Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có
trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu, khơng được viết, tẩy xóa, làm rách
nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự trong hồ sơ; không được tự ý sao chép hoặc mang
tài liệu ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo trung tâm
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc cán bộ lưu trữ.
2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
Hiện nay với xu hướng Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, với sự
phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đây là nhân tố mang lại những
lợi ích to lớn cho sự phát triển của một quốc gia trên tất cả các lĩnh vực và việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là cần thiết, điều này xuất
phát từ tính phức tạp của cơng tác lưu trữ và sự địi hỏi phải cung cấp thơng tin
nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, của
xã hội.
Công nghệ thông tin phát triển đem lại những thuận lợi không nhỏ cho
việc xây dựng và phát triển đất nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác lưu trữ là cần thiết. Tài liệu lưu trữ khi được quản lý bằng máy tính sẽ
tạo nhiều thuận lợi cho cơng tác thống kê, tra tìm, đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu
cơng việc.
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã tạo
mọi điều kiện đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, đem lại hiệu quả
trong công việc.
Trên đây là thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý mà qua thời gian thực tập em đã tìm hiểu
được. Có thể thấy rằng, mặc dù việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn 1 số
hạn chế xong không thể phủ nhận được tại Trung tâm, cơng tác lưu trữ đang
ngày càng được hồn thiện tốt hơn.

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN.
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1.

Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm và kết quả đạt được

Bằng những kiến thức đã học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những hiểu biết của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cán bộ lưu trữ Trung tâm
Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý, trong hơn 02 tháng thực
tập em được bắt tay vào một số khâu nghiệp vụ cụ thể:
+ Cuối tháng 01 năm 2016 cùng với cán bộ lưu trữ Trung tâm em tiến hành
thu thập, hồ sơ, tài liệu đợt II trong năm từ các cá nhân, đơn vị vào kho lưu trữ:
− Chuẩn bị kho tàng, phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
− Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ (kiểm đếm hồ
sơ, tài liêu; lập biên bản…)
+ Tiến hành phân loại sơ bộ hồ sơ, tài liệu; viết bìa; sắp xếp hồ sơ lên giá kệ;
+ Phục vụ các cơ quan, tổ chức, các công chức, viên chức khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu khi có nhu cầu. Tiến hành vào sổ, ghi thông tin vào Phiếu
mượn hồ sơ.
+ Kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý hiện đang lưu giữ hồ sơ, tài liệu từ những năm Trung tâm mới được
thành lập đã được lập hồ sơ nhưng khi đưa vào kho vẫn trong tình trạng lộn xộn
khơng được phân loại. Trong thời gian thực tập tại đây em đã được chỉ dạy và
hưỡng dẫn cán bộ lưu trữ trung tâm tiến hành phân loại và xây dựng công cụ tra

cứu khối tài liệu này.
+ Những hồ sơ, tài liệu đặt dưới sàn được đưa lên giá.
 Kết quả đạt được: Sau hơn 02 tháng thực tập và khi tiến hành một số
khâu nghiệp vụ cụ thể giúp em biết được thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm
Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý nói riêng và các cơ quan tổ
chức nói chung. Từ đó thấy được những ưu điểm cũng như tồn tại và hạn chế
công tác lưu trữ.
Tạo cơ hội cho em chuyên môn và cụ thể hóa phần lý thuyết được tiếp
thu tại trường; có sự linh hoạt khi vận dụng những lý thuyết đó vào thực tế của
cơ quan. Bên cạnh đó em đã có thêm những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác
phong làm việc của Cán bộ lưu trữ trong công tác sau này.
3.2.

Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

Dựa trên cơ sở thực tiễn và cơ sở lý luận của nghiệp vụ công tác lưu trữ,
sau khi phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ Trung tâm, em xin đưa ra một số
biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu
Khoa học Tổ chức và Quản lý trong thời tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của công tác lưu trữ phục vụ tốt cho lãnh đạo chỉ đạo hoạt động của Trung tâm:
 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ
nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, cơng chứ, viên chức, nhân viên
về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ.
 Phải có biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách và tổ chức thi
tuyển theo đúng quy định của pháp luật.
 Cán bộ lưu trữ phải xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ
thống sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ kịp
thời cho việc nghiên cứu và sử dụng như: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu;
thẻ tra tìm tài liệu; sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ xuất tài liệu lưu trữ…
 Chú trọng hơn nữa, khắc phục những yếu kém trong công tác bảo quản tài
liệu.Nâng cấp kho tàng. Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để công tác bảo
quản tài liệu đạt hiệu quả.
 Đầu tư thêm các trang thiết bị bảo quản như máy hút bụi, máy hút ẩm, hệ
thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thơng gió.
 Tài liệu cần bảo quản trong mơi trường tốt, khơng đặt dưới nền nhà, tránh
tình trạng làm hư hỏng, mất mát tài liệu.Thường xuyên thực hiện chế độ
vệ sinh kho lưu trữ;
 Cán bộ lưu trữ cần phải nắm rõ nguyên nhân gây hư hại tài liệu để có biện
pháp khắc phục.
 Có phịng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.
Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động
lưu trữ (trang bị máy vi tính, sử dụng phần mềm quản lý cơng tác lưu trữ). Hiện
đại hóa cơng cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, chính xác, quản lý
hồ sơ tốt.
3.3. Khuyến nghị
3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý.
Cần xây dựng mới các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn thực hiện
công tác lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định như: Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ cơ quan; Kế hoạch công tác văn thư-lưu trữ trong năm; cần thiết ban hành
nội quy phòng đọc cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ, tài liệu;
− Phối hợp với các cơ quan có liên quan mở lớp tập huấn, bồi dưỡng
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho cán bộ quản lý, công chức và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ
− Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ, cũng
như việc thực hiện các văn bản của Nhà nước quy định về cơng tác lưu trữ ở cơ
quan mình;
− Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ; cán bộ lưu trữ phải thông qua thi
tuyển; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ lưu
trữ;

− Có giải pháp để thực hiện cơng tác thu thập, chỉnh lý tài liệu cịn tồn

đọng có hiệu quả cao; xác định giá trị tài liệu theo quy định; thực hiện tiêu hủy
tài liệu hết giá trị…
− Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa, trang bị
mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ bảo quản an tồn tài liệu
− Bố trí kinh phí cho cơng tác lưu trữ phù hợp với khả năng và điều kiện
thực tế để thực hiện một số nội dung công việc: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý

số tài liệu còn tồn đọng, sửa chữa, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ và trang bị cơ sở
vật chất cho công tác lưu trữ như: giá, tủ, hộp. cặp…để bảo quản tài liệu;
− Sớm ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A