THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những
sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Để hoàn thành tốt đợt kiến tập này, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi
đến quý Thầy Cô ở Khoa Quản trị Văn phòng đã cùng với tri thức và tâm
huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt
thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt đã tận
tâm hướng dẫn chúng em để chúng em hoàn thành tốt bài bài báo cáo này .
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và các anh chị trong Văn phòng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực
tập tại Văn phòng , giúp em được cọ xát với thực tế, giải đáp thắc mắc để cho
em được mở rộng kiến thức về ngành nghề mà em chọn.
Với vốn kiến thức hạn hẹp, và thời gian thực tập có hạn, em không
tránh được nhiều thiếu xót trong khi làm việc. Em rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp, phê bình của các thầy cô và các anh chị Văn phòng, đó
sẽ là hành trang quý báu cho sự nghiệp sau này của em
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Hồng Nhung


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sông trong thời đại công nghệ kĩ thuật cao của nền kinh
tế toàn cầu hóa mà ở đó các nhà lãnh đạo các cơ quan tổ chức Nhà nước ngày
càng cần có những cán bộ Văn phòng được đào tạo với trình độ chuyên môn
cao, biết sử dụng các công cụ mới, từ bỏ những thói quen cũ làm hạn chế

những hiệu quả công việc. Đây chính là thời kì đặt ra nhiều cơ hội cho những
ai muốn vươn lên học tập để có một tay nghề vững vàng trong công việc văn
phòng, để trở thành một cán bộ Văn phòng chuyên nghiệp và có hiểu biết.
Hiểu được tính cấp thiết của vấn đề, Khoa Quản trị văn phòng thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra Kế hoạch kiến tập cho sinh viên tại các
cơ quan đơn vị, tổ chức. Chuyến kiến tập này giúp cho sinh viên làm quen với
công việc cơ quan vận dụng những kiến thức lý thuyết được học khi còn ngồi
trên ghế nhà trường vào công việc thực tế của cơ quan. Đó cũng là dịp để cho
sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo
đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm
làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này
Được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng – Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn Em được tiếp nhận kiến tập tại Văn phòng Bộ, từ ngày 01
tháng 6 đến ngày 22 tháng 6 năm 2016. Trong thời gian này em đã được học
tập và vận dụng các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trên giảng đường vào
thực tế để củng cố trau dồi thêm một số kiến thức kĩ năng còn thiếu hụt ở bản
thân.

3


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp
và phát triển nông thôn đã được quy định cụ thể tại Nghị định 199/2013/NĐCP ngày 26 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ (Phụ lục 01)
1.1.1.Chức năng
Ngay tại Điều 1 của Nghị định đã quy định vị trí và chức năng của Bộ

như: “Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm
nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý của Bộ”
1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn
Trong Điều 2 của Nghị định 199/2013/NĐ-CP đã trình bày khá chi tiết
và cụ thể các nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, em xin được tóm tắt lại như sau:
- Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự
án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo
nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự
án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc
ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
- Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn
bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ.

4


- Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,
quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn
quốc gia về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản

đó.
- Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp
báo cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ.
- Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có
liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu
phát hiện những quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý
theo quy định của pháp luật
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
(Phụ lục 01)
Theo Nghị định 199/2013/NĐ-CP,của Chính phủ ngày 26 tháng 11
năm 2013 bao gồm:
1. Vụ Kế hoạch.
2. Vụ Tài chính.
3. Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
4. Vụ Hợp tác quốc tế.
5. Vụ Pháp chế.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.

5


7. Vụ Quản lý doanh nghiệp.
8. Văn phòng Bộ.
9. Thanh tra Bộ.
10. Cục Trồng trọt.

11. Cục Bảo vệ thực vật.
12. Cục Chăn nuôi.
13. Cục Thú y.
14. Cục Chế biến nông lâm thủy sản và nghề muối.
15. Cục Quản lý xây dựng công trình.
16. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn.
17. Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản.
18. Tổng cục Lâm nghiệp.
19. Tổng cục Thủy sản.
20. Tổng cục Thủy lợi.
21. Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn.
22. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I.
23. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II.
24. Trung tâm Tin học và Thống kê.
25. Báo Nông nghiệp Việt Nam.
26. Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Tại Điều này, các đơn vị quy định từ Khoản 1 đến Khoản 20 là các tổ
chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị quy
định từ Khoản 21 đến Khoản 26 là các tổ chức sự nghiệp công lập phục vụ
chức năng quản lý nhà nước của Bộ.
1.2.Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý và hoạt động công tác
hành chính văn phòng của Bộ
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Văn phòng Bộ Nông nghiệp & PTNT là cơ quan trực thuộc Bộ lớn, thực
hiện quản lý ngành nghề trên phạm vi toàn quốc. Cùng với sự thành lập của

6


Bộ Văn phòng Bộ cũng được hình thành nhằm giúp Bộ thực hiện chức năng

do Nhà nước giao.
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
bàn bạc tập thể.Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh văn phòng giúp việc Chánh
văn phòng có 03 Phó Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng Bộ do bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn bổ nhiệm, là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng
Bộ KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Các Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh
đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm
vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
công việc được giao; các Phó Chánh Văn phòng doBội trưởng bổ nhiệm, miễn
nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng.
Các nhiệm vụ cụ thể:
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng.
- Thừa lệnh Bộ trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi phối hợp, đôn đốc
các đơn vị trong toàn ngành thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước, các
quyết định, chỉ thị của Lãnh đạo.
-01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách nhân sự và nghiên cứu khoa học; 01 phó Văn phòng phụ
trách tài chính và trang thiết bị văn phòng.
1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng
* Chức năng
Tại Điều 1 của Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng
nhiệm vụ quyền hạn và Cơ cấu của Văn phòng của Văn phòng Bộ đã quy định
rất rõ về vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ như sau:
Văn phòng Bộ là cơ quan thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi,

7

đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ; tổng hợp tình hình hoạt động và kết quả công tác của Bộ; tổ chức
thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý cơ sở vật chất kỹ
thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc
chung của cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo
quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
Điều 2 trong Quy chế đã cụ thể hóa nhiệm vụ và quyền hạn của Văn
phòng như sau:
-Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo
điều hành của Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy
chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, địa phương.
-Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp
khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận,
giao nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.
-Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng
dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.
-Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực
hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ
theo quy định.
-Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền
thông; chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động thông tin và truyền
thông về nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật;
-Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các báo, tạp chí và ấn

phẩm khác của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp thông tin đối

8


với các cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định và
phân công của Bộ trưởng.
-Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và tham gia thực
hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng.
-Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành.
-Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công
tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ thống Văn phòng điện tử
của Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ); đầu mối quản lý, vận hành hệ
thống phòng họp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin - truyền thông của
các cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do Văn phòng Bộ quản lý.
-Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều
kiện phục vụ làm việc chung của cơ quan Bộ.
-Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ.
-Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy
nổ, quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ
quan Bộ.
-Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn
phòng Bộ.
-Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao
theo quy định.
-Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại
thành phố Hồ Chí Minh.
-Về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người
làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ

luật:
-Trình Bộ trưởng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Bộ; đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức
thuộc Văn phòng Bộ theo quy định;

9


-Ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ; Quyết định quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ
(riêng các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng phải có ý
kiến thẩm định bằng văn bản của Bộ trước khi ký ban hành); quy chế/điều lệ
tổ chức và hoạt động của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ; Quyết định
thành lập Tổ công tác của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật;
-Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo các tổ chức
trực thuộc Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật;
-Quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức
thuộc Văn phòng Bộ;
-Xây dựng, trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý biên chế công chức
theo ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các tổ chức
hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Bộ theo quy định của pháp
luật;
-Quyết định giao biên chế công chức hành chính nhà nước; biên chế
công chức và số lượng viên chức sự nghiệp; hợp đồng lao động 68/2000/NĐCP cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ trên cơ sở quyết định giao biên
chế công chức và số lượng người làm việc hàng năm của Bộ;
-Quyết định cử công chức, viên chức, người lao động đi học tập, công
tác ở nước ngoài theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ;
-Thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành
chính trong các đơn vịthuộc Văn phòng Bộ;
-Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các Trường Cán bộ quản lý Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn của Bộ để thực hiện công tác đào tạo, bồi
dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc nhiệm vụ
của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật;
-Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, quản lý công
chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Bộ
theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ.

10


-Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm
trong thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nội dung
cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ và phân công của Bộ
trưởng.
-Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm của Văn phòng Bộ;
-Quản lý và tổ chức thực hiện các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp
phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính,
tài sản và các nguồn lực khác được giao theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng
và quy định của pháp luật.
-Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công,
phân cấp của Bộ trưởng.

11


1.2.3. Cơ cấu tổ chức
* Cơ cấu tổ chức ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Phụ lục 2)
Theo Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng nhiệm vụ
quyền hạn và Cơ cấu của Văn phòng của Văn phòng Bộ thì hiện nay tổ chức
bộ máy của Văn phòng bao gồm:

-Phòng Hành chính;
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Văn thư- Lưu trữ;
- Phòng kế toán;
- Phòng Quản trị-Y tế;
- Phòng Tin học;
- Phòng Truyền thông
- Phòng Bảo vệ;
-Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại TP Hồ Chí Minh
-Đoàn Xe;
-Đơn vị sự nghiệp công lập
-Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp;
-Trung tâm dịch vụ thương mại nông nghiệp phía nam;

12


CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1.Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ NN&PTNT
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản


Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành:
Tên loại văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật
Quyết định cá biệt
Chỉ thị, thông tư
Công văn hành chính

Văn kiện hợp tác quốc tế…
Công Văn hành chính
Quyết định cá biệt
Xác định giấy tờ, văn bản…



Thẩm quyền ký
Lãnh đạo Bộ ký

Do lãnh đạo Cục, Vụ ký

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Các văn bản do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành đều
tuân theo Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ



Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự
hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy
trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên
máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét
và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến
hành việc ban hành văn bản.
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế
cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều
hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện
đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra

văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn
bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với
13


văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo
cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng Bộ
quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận
văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về
văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để
phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản
thể hiện như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và
nội dung thích hợp.
+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: đây là công việc quan
trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt,
chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp
với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó
phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn
bản ban hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu;
+Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc
Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo
xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý
chưa. Việc trình duyệt này được thực hiện theo quy trình như sau:

14

Chuyên viên soạn
Soạn thảo văn bản

thảo

trình LĐ Bộ

Lãnh đạo đơn vị

Tiếp nhận hồ sơ, trình Bộ(VP)

Văn thư
đơn vị
Văn thư Bộ:

Bộ(VP)

Bộ

phận “một cửa”

Lãnh đạo Văn

Tiếp nhận hồ sơ, trình LĐ
Văn phòng

Thẩm định hồ sơ

phòng

Chuyên viên Tổng

Trình LĐ Bộ

hợp
Lanh đạo Bộ

Chuyên viên Tổng
hợp/Bộ phận
“một cửa” / Văn

Ký văn bản phát hành

Chuyển,
nhận
bảnbản
Chuyển,
nhận
văn

thư đơn vị

+Bước 6: làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo
phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức
15


năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Việc quy định
soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo

văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic,
chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa,
bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản
để tạo nên một bản thảo sạch dệp mà không tốn nhiều thời gian như soạn
thao bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
- Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt
phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần
soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và
thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo
mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định
(quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ,
quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn
bản.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về
kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính
khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong
quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất
lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp
phần cung cấp thông tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong quá trình giải
quyết công việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công
sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo.

16


2.1.2.Quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn
thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn
thảo, Văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
•
•

Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số
chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có

•

quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

•

pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,

•
•

Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện

•

theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi trên mạng Văn
phòng điện tử
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính (văn bản hành chính thông thường);
+ Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;
+ Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;
+ Sổ đăng ký văn bản mật;
-Trên Văn phòng điện tử Văn bản đi được đăng ký theo cơ sở dữ liệu
17


sau:
+ Ngay sau khi Chánh Văn phòng ( Lãnh đạo Văn phòng) ký duyệt văn
bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo phải gửi bản mềm cho Văn thư
(người được giao cập nhật thông tin về văn bản)
Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi các yêu cầu về mặt thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được đảm bảo đúng theo quy định.
+ Văn thư cập nhật các thông tin của văn bản cụ thể như sau:
Tiêu chí
Sổ văn bản

Số và ký hiệu VB
Loại văn bản
Trích yếu
Đơn vị soạn thảo
Người soạn thảo
Người ký
Lãnh đạo văn phòng
Lãnh đạo phòng ban
Nơi nhận
Số trang

Thao tác
Chọn từ danh mục
Tự nhập
Chọn từ danh mục
Tự nhập
Chọn từ danh mục
Chọn từ danh mục
Chọn từ danh mục
Chọn từ danh mục
Chọn từ danh mục
Tự nhập
Tự nhập

Ghi chú
Bắt buộc nhập
Bắt buộc nhập
Bắt buộc nhập
Bắt buộc nhập
Bắt buộc nhập

Bắt buộc nhập
Bắt buộc nhập
Nếu có
Nếu có
Bắt buộc nhập
Không
bắt
buộc nhập

Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi
- Trước tiên truy cập vào trang của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
18


thôn theo địa chỉ truy cập phần mềm: và đăng nhập
tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Bộ làm công tác đăng ký văn
bản đi trên phần mềm quản lý văn bản . Sau đó click chuột vào module “văn
bản đi” và vào mục “Thêm mới” rồi điền các thông tin sau:
+sổ văn bản: sổ văn bản hành chính hay quyết định
+Loại văn bản:
+Số ký hiệu văn bản;
+ Ngày tháng của văn bản: ngày tháng đăng ký văn bản tại văn thư;
+Đơn vị soạn thảo;
+Trích yếu nội dung của văn bản;
+Người ký: để xác định thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký;
+Các lãnh đạo trình ký nếu có
+Nơi nhận: để theo dõi và kiểm soát việc chuyển giao văn bản;
+Số trang;
+Ghi chú;
Sau khi văn thư cập nhật thông tin đầy đủ về văn bản trên giao diện sẽ

xuất hiện như sau:

Khi đó, văn bản đi vừa cập nhật sẽ hiển thị những thông tin sau: ngày,
19


tháng văn bản; số, ký hiệu văn bản;người soạn thảo; trích yếu nội dung; nơi
nhận, người nhận; đơn vị soạn thảo; người ký.
Do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan thuộc Chính
phủ với quy mô lớn, trong quá trình làm việc sản sinh ra rất nhiều công văn
giấy tờ nên đã thiết kế văn bản của Bộ thành một mục và các văn bản do văn
phòng Bộ ban hành thành một mục khác thuận tiện cho quá trình giải quyết
công việc cũng như tính khoa học. Đối với tài khoản của Văn phòng bộ được
thiết kế như sau:

Để nhập dữ liệu chúng ta vẫn truy cập giống như các thao tác để nhập
thông tin cho văn bản đi , văn bản đến của Bộ. Thay bằng thao thác vào mục
quản lý văn bản chúng ta chỉ cần click chuột vào mục quản lý văn bản văn
phòng Bộ và nhập các thông tin tương tự như đối với mục quản lý văn bản đi
của Bộ. Sau khi nhập thông tin về văn bản thì trên giao diện sẽ hiện các thông
tin của văn bản như: ngày, tháng của văn bản; số hiệu văn bản, trích yếu nội
dung; người ký; nơi nhận, người nhận và số lượng bản. Chương trình còn đưa
ra sự phân biệt giữa văn bản mới cập nhật với văn bản trước đó. Văn bản mới
cập nhật sẽ có màu sáng hơn văn bản đã cập nhật trước đó.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
20


* Nhân bản:
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ

sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở Văn thư Bộ;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc
văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến
nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối
tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
+ Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được
thực hiện theo Quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan:
+ Người đóng dấu phải kiểm tra lại văn bản lần cuối về hồ sơ phát hành
văn bản, tính chuẩn mực về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục trình ký.
Trường hợp hồ sơ đủ, đúng thì cấp số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành để
nhân bản và đóng dấu. Trường hợp hồ sơ không đủ, đúng thì trả lại đơn vị,
yêu cầu hoàn chỉnh theo quy định.
+ Các hình thức đóng dấu:
- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ
ký về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;
- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;
- Đóng dấu giáp lai đối với các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư,
quyết định của Bộ trưởng; các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án

21

đầu tư, đề tài nghiên cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác
theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Bộ.
Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của trang văn bản,
hoặc phụ lục, tài liệu, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ
văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu treo ở dưới tên cơ quan đối với các tài liệu, báo cáo của Bộ
phục vụ họp; thư công của Bộ trưởng, Thứ trưởng; văn bản ngoại giao theo
quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng
Bộ.
- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban
hành các loại thẻ và giấy tờ cụ thể;
- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp
luật.
Bước 4: Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
- Thủ tục phát hành văn bản:
+ Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau
•
•
•

Lựa chọn bì;
Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);
Vào bì và dán bì;
+ Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành

•
•

Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với
những văn bản có yêu cầu.
- Chuyển phát văn bản đi
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày
đăng ký văn bản.
+ Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG

22


KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
+ Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ
hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản;
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được
chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày
làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định

những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản
đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn
thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng
Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu
để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải
báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và
01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự

23


đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ
quan và các cán bộ hữu quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác
tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và
cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Quản lý văn bản bằng máy vi tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý
bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản
đi, sổ đăng ký văn bản đến.... Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu
quả về nhiều mặt nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết

nối.
Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài
cơ quan. Việc thiết lập Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thông
báo các quyết định quản lý và các thông tinn cần thiết khác tới quần chúng
nhân dân và các doanh nghiệp, đồng thời nhận các thông tin phản hồi đóng
góp ý kiến hoặc đề đạt nguyện vọng của họ.
Các loại văn bản của Bộ phát hành bản giấy đồng thời đăng trên trang
tin điện tử www.omard.gov.vn, (mục “văn bản chỉ đạo điều hành”) trừ những
văn bản theo quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước.
Một số loại văn bản, tài liệu chỉ phát hành bản giấy để lưu hoặc gửi
những đơn vị, cá nhân liên quan trực tiếp, đồng thời được đăng tải trên mạng
điện tử, có giá trị như văn bản, tài liệu giấy, các đơn vị, cá nhân được quyền
truy cập khai thác và sử dụng, gồm:
-Báo cáo giao ban tuần, tháng của Văn phòng Bộ được tổng hợp trong

24


phần mềm “Báo cáo giao ban” của Bộ;
- Giấy mời họp, tài liệu họp: gửi theo địa chỉ thư điện tử của đơn vị đã
đăng ký.
- Thông báo, giới thiệu chữ ký đối với một số chức danh cán bộ lãnh đạo
khi được bổ nhiệm, được đăng trên trang tin điện tử www.omarrd.gov.vn.
2.1.3. Quản lý văn bản đến (Sơ đồ quy trình phụ lục 3)
Bước 1 : Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận
Văn thư Bộ tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến Bộ bằng các hình thức
để đăng ký theo quy định.
Văn thư đơn vị tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến Văn phòng Bộ bằng

các hình thức (từ văn thư Bộ, từ các tổ chức, cá nhân chuyển trực tiếp…) để
đăng ký và trình xử lý theo quy định.
Văn bản đến ngoài giờ hành chính thực hiện theo quy định về công
tác thường trực, Bảo vệ cơ quan Bộ.
Văn bản đến ngoài giờ hành chính thực hiện theo quy định về công
tác Thường trực, Bảo vệ cơ quan Bộ.
-

Phân loại văn bản đến
Toàn bộ văn bản đến được phân thành các loại:
- Văn bản đến từ tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến theo địa
chỉ Bộ Nông nghiệp và PTNT, kể cả bản fax ( gọi tắt là VB1);
- Văn bản đến ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị( Tổng cục, Cục, Vụ,
Thanh tra.. (gọi tắt là VB2);
- Văn bản mật đến (gọi tắt là VB3);
- Các bản Fax đến được tiếp nhận và ghi sổ theo dõi riêng.
- Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến được đăng ký thành 3 loại sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đến:Đăng ký, nhập máy theo dõi toàn bộ văn bản đến
thông thường (trừ bản fax);

25