THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG HÒA

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Đặng Thu Trang

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan,tổ chức.
Là sinh viên trường đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành lưu trữ học,
em đã được thầy cô giảng dạy nắm bắt cơ bản về đặc điểm hoạt động ngành văn

thư- lưu trữ. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng thực tế về
chuyên ngành mình đã học, trường đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt
kiến tập cho sinh viên khoa văn thư- lưu trữ nhằm nâng cao trình độ hiểu biết
cũng như kiến thức thực tế với phương châm nhà trường đã đề ra: “ học đi đôi
với hành ”.Tạo cơ hội cho sinh viên chủ độc ,độc lập trong quá trình quan sát,
nhận xét ,đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan ,tổ
chức.Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học tập các học
phần tiếp theo.
Trong quá trình thực tập do kỹ năng giao tiếp còn chưa tốt ,kỹ năng áp
dụng kiến thức vào thực tế còn chưa cao, khả năng sử dụng các trang thiết bị
như máy in , máy fax còn hạn chế gây khó khăn trong quá trình kiến tập. Tuy
nhiên nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo, các anh chị trong cơ quan đã
giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trong suốt quá trình kiến tập em chân thành cảm ơn bác Phan Văn Hùngngười hướng dẫn kiến tập cùng tập thể ban lãnh đạo và các anh chị phòng Nội
vụ nói riêng cũng như UBND huyện Ứng Hòa nói chung trong quá tình tìm hiểu
thu thập thông tin.
Trong quá trình thực gần một tháng tại phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa em
đã nhận sự chỉ dạy nhiệt tình của cán bộ trực tiếp hướng dẫn cũng như cán bộ
công chức trong phòng Nội vụ giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập.

Do thời gian ,trình độ, kiến thức còn hạn chế báo cáo kiến tập của em còn
nhiều hạn chế , mang tính chủ quan trong nhận định đánh giá cũng như đề ra
những giải pháp. Chính vì vậy để báo cáo được hoàn thiện hơn em mong được
sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy,cô để báo cáo được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Đặng Thu Trang

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B.PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND
HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của
UBND huyện Ứng Hòa
1.1.1 Lịch sử hình thành
Huyện Ứng Hòa nguyên là phủ Ứng Thiên đời nhà Lê thuộc trấn Sơn
Nam. Năm Gia Long thứ 13 (năm 1814) phủ Ứng Thiên đổi tên là phủ Ứng
Hòa. Năm Minh Mạng thứ 12 (năm 1831), khi tỉnh Hà Nội được thành lập, Ứng
Hòa là một trong bốn phủ của tỉnh Hà Nội. Phủ Ứng Hòa gồm các huyện Sơn
Minh sau đổi thành Sơn Lãng, Chương Đức (sau đổi thành Chương Mỹ), Thanh
Oai và Hoài An. Năm 1888, khi tỉnh Hà Đông được thành lập, phủ Ứng Hòa

thuộc tỉnh Hà Đông. Năm 1891, thành lập phủ Mỹ Đức thuộc tỉnh Hà Đông, bao
gồm huyện Yên Đức, Chương Mỹ và Sơn Lãng. Sau Cách mạng tháng Tám
thành công, huyện Sơn Lãng đổi tên là huyện Ứng Hòa, huyện Yên Đức đổi tên
là huyện Mỹ Đức.
Ngày 21/4/1965, tỉnh Hà Tây được thành lập theo Nghị quyết của ủy ban
Thường vụ Quốc hội, trên cơ sở hợp nhất hai tỉnh Sơn Tây và Hà Đông. Ngày
12/8/1991, kỳ họp thứ chín Quốc hội khóa 8 thông qua Nghị quyết chia tỉnh Hà
Sơn Bình thành hai tỉnh Hòa Bình và Hà Tây. Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc
tỉnh Hà Tây. Ngày 23/9/2003, Chính phủ ra Nghị định số 107/2003/NĐ-CP điều
chỉnh địa giới hành chính mở rộng thị trấn Vân Đình thuộc huyện Ứng Hòa.
Theo đó, sáp nhập toàn bộ diện tích tự nhiên và nhân khẩu của xã Tân Phương
và một phần diện tích và dân số các xã Liên Bạt, Phương Tú, Vạn Thái vào thị
trấn Vân Đình. Sau khi điều chỉnh, huyện Ứng Hòa gồm 29 đơn vị hành chính
gồm thị trấn Vân Đình và 28 xã. Từ ngày 1 tháng 8 năm 2008, toàn bộ tỉnh Hà
Tây xác nhập vào Hà Nội theo nghị quyết 15/2008/QH12 kì họp quốc hội khóa
12 ngày 29 tháng 5 năm 2008. Theo đó huyện Ứng Hòa thuộc Hà Nội.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
Sinh viên: Đặng Thu Trang

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm

trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân
dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, quyết
toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND
cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của
HĐND cấp xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
luật ngân sách
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ, hải sản
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật
Sinh viên: Đặng Thu Trang

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
- Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực

hiện pháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở,
quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân
cấp của UBND cấp tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể
thao:
- Xây dựng các trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
y tế, thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ

chức các trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn, chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phòng
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống
dịch bệnh, bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch
hoá gia đình
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả
Sinh viên: Đặng Thu Trang

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thiên tai, bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân. Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ.
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiện
các biện pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,

quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc khong theo một tôn giáo nào của
công dân ở địa phương.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:
- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do. danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi
ích hợp pháp khác của công dân.
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân,
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên.
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét quyết định.
Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân theo hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.3.Cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa ( Sơ đồ : phụ lục 1và 2 )
Theo luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; nghị
định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,quận, xã phường thành phố thuộc
tỉnh; Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11 tháng 12 năm 2009 của
Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc

Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã – thành phố Hà Nội. UBND huyện Ứng
Hòa gồm 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và 5 ủy viên. UBND huyện Ứng Hòa có 12
cơ quan chuyên môn tham mưu giúp việc cho UBND quản lý những ngành, lĩnh
vực mình phụ trách trên lãnh thổ huyện gồm :
- Phòng Nội vụ
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
- Phòng Văn hoá và Thông tin
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Y tế
- Thanh tra
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
- Phòng Kinh tế
- Phòng Quản lý đô thị
1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của phòng Nội vụ huyện
Ứng Hòa
1.2.1 Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện;
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở Nội vụ.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ
Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn
của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
- Trình Ủy ban nhân dân quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện trình
cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện.
- Xây dựng các đề án thành lập, xác lập, giải thể của tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
-Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính,

- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính sự nghiệp, công việc hàng năm.
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy
định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ
chức sự nghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Về công tác xây dựng chính quyền:
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công
của Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân Thành phố.
đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện.
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,
sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, tổ dân phố
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ
dân phố và Trưởng, phó thôn.
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp
báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

Về cán bộ, công chức, viên chức:
-Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
Về cải cách hành chính:
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách
hành chính ở địa phương;
-Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
-Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ ban
nhân dân huyện và Thành phố.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn.
Về công tác văn thư, lưu trữ:

-Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
-Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
Về công tác tôn giáo:
-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
-Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ ban
nhân dân Thành phố và theo quy định của pháp luật.
Về công tác thi đua khen thưởng:
-Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào
thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước
trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua - Khen
thưởng huyện;
-Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
-Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ
trên địa bàn.
Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
Sinh viên: Đặng Thu Trang

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác
khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân
huyện.
1.1.3 Tổ chức và biên chế
Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng phòng và các
công chức chuyên môn.
-Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
-Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được

Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định theo quy định của pháp
luật.
Biên chế của phòng Nội vụ do Uỷ ban nhân dân huyện quyết định trong
tổng biên chế hành chính của huyện gồm 1 trưởng phòng ,2 phó phòng, 6 cán bộ
công chức.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG
HÒA
Công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1.Quy chế công tác văn thư
Quy chế công tác văn thư – lưu trữ thực hiện theo quy chế làm việc của
văn phòng HĐND-UBND huyện Ứng Hòa.
Nhiệm vụ văn thư giữ vai trò quan trọng, chiếm phần lớn trong hoạt động
của văn phòng. Chính vì vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ

quan và được xem như một phần của hoạt động quản lý. Nó có vai trò và ý
nghĩa như sau:
- Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết
cho hoạt động quản lý nhà nước nói chung, của mỗi đơn vị cơ quan nói riêng.
- Góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng chính xác,
hiệu suất chất lượng công tác của cơ quan.
- Góp phần phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ.
- Góp phần giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Công tác văn thư đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan Đảng,…Đây là công tác có quan hệ mật thiết với
việc ban hành đường lối, chủ chương của Đảng, luật pháp của nhà nước, với
việc hoạt định chương trình kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức.
2.1.2. Hình thức tổ chức văn thư và nhân sự
Trong cơ quan hình thức tổ chức văn thư được bố trí theo hình thức văn
thư hỗn hợp có nghĩa là vừa có văn thư chung của cơ quan đặt tại văn phòng,
vừa có cán bộ văn thư chuyên trách ,kiêm nhiệm đặt tại các phòng ban. Văn thư
cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản gửi cho cả cơ quan, văn thư các đơn
Sinh viên: Đặng Thu Trang

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

vị tiếp nhận ghi vào sổ văn bản đi đến liên quan đến đơn vị mình.
2.1.3. Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích nâng
cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu
cầu thực tế của UBND huyện. Trong quá trình hoạt động căn cứ văn bản do nhà
nước banhành hướng dẫn nghiệp vụ như : thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, nghị định 110/2004/NĐ-CP NGÀY 08 THÁNG 4 NĂM 2004 CỦA
CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,… để hướng dẫn chỉ đạo về công tác
văn thư. Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư cơ bản được thực
hiện tốt.Tuy nhiên cần có sự kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nhiều hơn về nghiệp
vụ văn thư.
Trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, văn bản hướng dẫn
của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND huyện Ứng Hòa đã nhận thức
được vai trò của công tác văn thư .Việc quản lý, chỉ đạo của công tác văn thư
được thức hiện trên cơ sở văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư
trên cơ sở đó ban hành những văn bản hướng dẫn ngiệp vụ về công tác văn thư
cụ thể như quy chế về công tác văn thư- lưu trữ.
Những văn bản trên cho thấy sự quan tâm lãnh đạo huyện về công tác văn
thư và tạo tiền đề thực hiện tốt công tác văn thư của huyện. Tuy nhiên hiện nay
công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, chưa có nhà kho bảo quản riêng
và thiếu trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu .Đối văn bản do UBND huyện và
phòng Nội vụ ban hành đã lâu như quy chế công tác văn thư-lưu trữ nên không
còn phù hợp với thực tế và khó khăn trong việc triển khai thực hiện .
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Căn cứ luật 31/2004/QH11 ban hành văn bản của HĐND và UBND ngày
03 tháng 12 năm 2004, văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp huyện là
quyết định và chỉ thị về các vấn đề quản lý ở địa phương .Các loại văn bản hành
chính thông thường khác rất đa dạng và phong phú như giấy mời, công văn ,…

Sinh viên: Đặng Thu Trang

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.1.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Bước 1: Cán bộ trong các phòng ban căn cứ yêu cầu , nội dung công việc
soạn thảo loại văn bản phù hợp.Thu thập thông tin và xây dựng dự thảo văn bản.
Bước 2: Nếu cần thiết thì xin ý kiến đóng góp các phòng ban có liên quan
bổ sung vào dự thảo văn bản. Trình lãnh đạo bộ phận phòng ban xem xét, phê
duyệt và sửa chữa, bổ sung nếu cần.Trong trường hợp văn bản không có gì sai
sót thì lãnh đạo đơn vị sẽ ký nháy về nội dung và thể thức văn bản văn bản .
Bước 3 :Văn thư phòng ban ghi số văn bản, nhân bản , đóng dấu theo quy
định nếu là văn bản thuộc phẩm quyền ban hành phòng ban đó. Nếu văn bản do
chủ tịch huyện giao cho soạn thảo thì trình chủ tịch huyện ký ban hành. Sau đó
cán bộ chuyên môn chuyển văn bản cho văn thư cơ quan ghi số văn bản , nhân
bản ,đóng dấu và gửi cơ quan được nêu trong văn bản.Văn bản soạn thảo lưu hai
bản: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản.
2.2.1.2Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo thông tư số
25/20011/TT-BNV văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp
luật liên tịch và thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/05/2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính.
Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản ban hành phải đầy đủ chính yếu tố thể thức cơ bản gồm :
Quốc hiệu: biểu thị tên nước , ghi đầu trang văn bản về phía bên phải, in
đậm kiểu chữ đứng.
Tác giả văn bản :được trình bày ở góc phía trái trên cùng, trang đầu văn
bản;phía dưới có dấu gạch ngang, in đậm,bằng ½ cỡ chữ, ở giữa.
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ỨNG HÒA
Sinh viên: Đặng Thu Trang

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Số và kí hiệu văn bản: được trình bày bên dưới tác giải văn bản. Kí hiệu
văn bản bao gồm tên loại văn bản và tên cơ quan làm ra văn bản viết tắt, chữ in
hoa. Số được đánh từ 01 cho tới 31 tháng 12 mỗi năm, số nhỏ hơn 10 cho thêm
số không đằng trước.
Ví dụ : Số: 02/QĐ-UBND
Địa danh, ngày tháng năm: ghi bên dưới quốc hiệu cùng hàng với số kí
hiệu văn bản.
Ví dụ : Ứng Hòa, ngày tháng năm

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: ngắn gọn chính xác ,tóm tắt nội
dung văn bản.
Ví dụ : Quyết định nâng lương năm 2010
Nội dung văn bản :là toàn bộ những vấn đề , sự việc cần được giải quyết
thể hiện ở nội dung văn bản, trình bày sau phần tên loại và trích yếu nội dung, là
phần quan trọng nhất trong nội dung văn bản .
Nơi nhận: là tên cơ quan tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận và thi hành nội
dung văn bản, viết bằng chữ in đậm ,chữ thường, viết góc phía bên trái , sau
phần nội dung văn bản.
- Như điều 2
-Lưu : NV
- Chữ ký và con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, trình bày góc
phải, ngang hàng phần nơi nhận.
2.2.1.3Nhận xét :
Về ưu điểm:
Về thẩm quyền ban hành văn bản: Các văn bản ban hành đều đúng thẩm
quyền.Văn bản nào thuộc cán bộ nào phụ trách thì do cán bộ đó soạn thảo văn
bản.
Quy trình và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Hầu hết cácvăn bản
được soạn thảo theo đúng quy trình như trên , thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo đúng văn bản hướng dẫn của nhà nước; ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng, dễ
hiểu.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Nhược điểm: Đối phần số và ký hiệu văn bản , công văn thì không ghi tên
loại văn bản nhưng có một số văn bản lại ghi ký hiệu công văn như Số : /CVUBND. Một số ban hành ra còn dài dòng, không đi nào nội dung văn bản, dẫn
chứng nhiều căn cứ tốn thời gian nắm bắt nội dung văn bản.
2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản( phụ lục 5)
2.2.2.1Quản lý và giải quyết văn bản đi
* Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày tháng
văn bản
Văn bản của UBND huyện gồm hai loại là văn bản pháp quy do chủ tịch
huyện phân công các cơ quan chuyên môn soạn thảo và loại văn bản hành chính
thuộc thẩm quyền ban hành các phòng ban chuyên môn trong huyện .
Đối với văn bản pháp quy do chủ tịch huyện phân công cơ quan chuyên
môn soạn thảo thì người kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành là văn thư
cơ quan.Số được văn thư cơ quan đánh liên tục 01 cho tới hết trong một năm.
Đối văn bản hành chính thông thường do phòng ban chuyên môn soạn
thảo người kiểm tra là lãnh đạo đơn vị phòng ban đó.Số được bộ phận văn thư
kiêm nhiệm phòng ban đó đánh số liên tục từ 01 đến hết theo năm.
*Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên máy
vi tính.Tùy theo số loại hình văn bản ban hành nhiều hay ít có thể lập sổ văn bản
đi cho từng loại . Sổ đăng ký văn bản đi gồm 7 cột (phụ lục 3 ).
*Nhân bản ,đóng dấu cơ quan và đóng dấu mật khẩn
Tùy theo cột nơi nhận nhân bản với số lượng phù hợp.Con dấu thể hiện
giá trị pháp lý của văn bản. Tùy thuộc nội dung văn bản văn thư cơ quan đóng
đâu mức độ mật khẩn nếu cần thông tư 12/2002/TT-BCA.
*Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
Văn bản phải được chuyển phát trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc
tiếp theo. Việc chuyển phát phải nhanh chóng, chính xác, tiếp kiệm thời gian.

chuyển giao văn bản đi. Đối văn bản chuyển giao theo đường bưu điện thì
đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện. Những văn bản chuyển phát
được lựa chọn bì phù hợp dày dặn, bền không thể nhìn xuyên qua, lớn hơn kích
Sinh viên: Đặng Thu Trang

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thước văn bản để tiến hành bao gói văn bản.Đối văn bản chuyển nhanh qua fax
hay qua mạng, sau đó gửi bản chính.
*Lưu văn đi
Văn bản đi lưu thành 2 bản : một bản tại bộ phận văn thư và một bản lưu
lại đơn vị soạn thảo văn bản để lập thành hồ sơ. Bản lưu tại bộ phận văn thư là
bản gốc. Văn bản được sắp xếp theo thứ tự văn bản từ nhỏ đến lớn.
Nhận xét về cơ bản việc quản lý văn bản đi theo đúng quy trình kỹ thuật
tuy nhiên do văn bản đi gồm loại bản pháp quy do chủ tịch huyện giao trách
nhiệm ban hành và loại văn bản hành chính thông thường do đơn vị phòng ban
chuyên môn ban hành nên hình thành hai hệ thống số riêng khó khăn cho việc
quản lý.
2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến
*Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận. Kiểm tra số lượng văn bản
,dấu niêm phong nếu có, kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.Trong trường hợp văn bản không còn nguyên vẹn thì kịp thời báo cho lãnh

đạo giải quyết.
*Phân loại, bóc bì
Loại văn bản được bóc bì gồm văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức.Loại văn
bản không được bóc bì là văn bản chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh đến cho
cơ quan tổ chức, các tổ chức đoàn thể được bộ phận văn thư tiếp nhận gửi trực
tiếp cho nơi nhận. Những văn bản gửi đích danh cá nhân liên quan đến công
việc chung cơ quan, tổ chức thì các nhân có trách nhiệm gửi cho văn thư để
đăng ký.Khi bóc bì phải cận thận, tránh làm hỏng những văn bản, đối chiếu
kiểm tra số lượng ghi trên bì nếu xảy ra sai sót báo cho nơi gửi để giải quyết.
Bóc bì văn bản mật được thực hiện theo thông tư số 12/2002/TT-BCA
ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện nghị định số
33/2002/NĐ-CP quy định chi tiết về bảo vệ bí mật nhà nước.
*Đóng dấu đến, ghi số đến , ngày đến
Dấu đến được đánh ngay ngắn, rõ ràng vào khoảng giấy trống dưới số ,ký
hiệu văn bản hoặc khoảng trống dưới ngày tháng năm .Đối văn bản không thuộc
diện đăng ký tại văn thư thì không đóng dấu đến chuyển cho đơn vị cá nhân theo
Sinh viên: Đặng Thu Trang

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dõi giải quyết.Số đến đánh theo số thứ tự văn bản, đến đánh liên tục theo năm;
ngày đến ghi ngày văn bản được tiếp nhận.
Mẫu dấu đến:

UBND huyện Ứng Hòa
Đến

Số : ….…………….
……………………
Ngày:
Chuyển:

*Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và phần mềm
quản lý văn bản trên máy tính. Sổ đăng ký văn bản đến gồm 9 cột (phụ lục 4)
*Trình,chuyển giao văn bản đến
Đối văn bản gửi chung cho cả cơ quan sẽ trình lên lãnh đạo huyện cho ý
kiến phân bổ đến các phòng ban giải quyết. Sau đó văn thư cơ quan chuyển giao
tới các phòng ban.
Đối văn bản gửi đích danh sẽ được chuyển phòng ban, cá nhân đó giải
quyết. Trường hợp gửi cho phòng ban chuyên môn thì lãnh đạo phòng ban đó
cho ý kiến phân phối giải quyết , sau đó được chuyển sang văn thư cơ quan để
đăng ký văn bản .Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến :
UBND HUYỆN ỨNG HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG……………
ĐỘC LẬP -TỰ DO – HẠNH PHÚC
Hà Nội, ngày tháng năm
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
……………………..(số ký hiệu văn bản và trích yếu nội dung )…………….
Ý kiến lãnh đạo cơ quan, tổ chức:
Ý kiến lãnh đạo của đơn vị:
Ý kiến đề xuất của người giải quyết:
*Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến
Sinh viên: Đặng Thu Trang

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn bản sau khi tiếp nhận được các đơn vị ,phòng ban giải quyết theo quy
định
Việc theo dõi và giải quyết văn bản đến trước hết trách nhiệm trưởng
phòng, phó phòng , cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thư. Phó phòng phụ trách
mảng hành chính là người trực tiếp giúp lãnh đạo đôn đốc ,theo dõi việc giải
quyết văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu để thông báo cho
người theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
2.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Các loại hồ sơ hình thành UBND huyện Ứng Hòa rất đa dạng phong phú.
Căn cứ xác định hồ sơ dự kiến cần lập UBND huyện Ứng Hòa đã cho lập danh
mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là bảng thống kê dự kiến những hồ sơ cần lập trong
một năm của một cơ quan tổ chức, ghi rõ thời gian bảo quản, đối tượng lập, là
căn cứ các cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ động lập hồ sơ. Bản danh mục hồ sơ
làm tốt sẽ làm cho cơ quan, tổ chức chủ động trong công tác lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ khoa học, góp phần nâng
cao ý thức trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan trong công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung danh mục hồ sơ gồm 5 cột : số ký hiệu văn bản, tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ,thời hạn bảo quản, người lập, thời hạn bảo quản và ghi chú. Trên
sự hướng dẫn ngiệp vụ cán bộ văn thư các đơn vị tự dự kiến, xây dựng danh

mục hồ sơ của đơn vị mình.Sau đó cán bộ văn thư làm nhiệm vụ tổng hợp danh
mục hồ sơ các đơn vị làm danh mục hồ sơ các cơ quan, trình lãnh đạo cơ quan
ký duyệt. Người lập hồ sơ là cán bộ trong đơn vị ,phòng ban theo dõi, giải quyết
công việc làm thì sẽ lập hồ sơ công việc đó.
Các bước lập hồ sơ gồm :
-Mở hồ sơ : Căn cứ vào nội dung công việc để xác định hồ sơ cần lập.
-Thu thập văn bản tài liệu trong hồ sơ
-Kết thúc hồ sơ : Khi kết thúc hồ sơ người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm
tra văn bản tài liệu trong hồ sơ .Loại bỏ hồ sơ trùng thừa, không liên quan. Sắp
xếp văn bản, tài liệu theo quá trình theo dõi giải quyết công việc.
Hiện nay, UBND huyện Ứng hòa chưa có kho lưu trữ, hồ sơ sau khi hình
thành đang được bảo quản tại các đơn vị phòng ban.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng trong công tác văn thư, giải quyết
xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì coi như công việc đó chưa hoàn thành. Hồ
sơ tài liệu là nguồn bổ sung quan trọng vào lưu trữ. Hồ sơ phản ánh chức năng
nhiệm vụ, quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức.
Nhận xét : Tuy nhận thức rõ tầm quan trọng và sự cần thiết của danh mục
hồ và hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan thì khâu nghiệp vụ này chưa được
tiến hành một cách chu đáo, làm tài liệu bị hư tổn mất mát gây khó khăn cho lưu

trữ và nghiên cứu tài liệu khi cần thiết.
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của
cơ quan. Con dấu khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan tổ, khẳng định giái
trị pháp lý của văn bản giấy tờ. Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
được thực hiện theo quy định nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
Các loại dấu mà cơ quan đang sử dụng gồm dấu cơ quan, dấu đơn vị
phòng ban chuyên môn, dấu chuyên môn.
Công tác quản lý dấu: Cán bộ văn thư giúp thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng con dấu. Trong trường hợp văn thư vắng mặt, cán bộ văn thư giao con
dấu cho cán bộ liên quan công việc văn phòng quản lý. Dấu được để trong tủ sắt
có khóa chắc chắn. Nếu làm mất dấu sẽ bị sử lý theo quy định của cơ quan và
pháp luật. Dấu bị mất phải nhanh chóng báo cho cơ quan công an gần nhất để
nhanh chóng làm thủ tục cấp giấy phép khắc dấu và thông báo hủy con dấu bị
mất.
Sử dụng con dấu : Tùy theo tính chất nội dung công việc sử dụng con dấu
cho phù hợp. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm
lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu văn bản khi có chứ ký người
người có thẩm quyền. Văn thư phải trực tiếp đóng dấu lên văn bản, tài liệu.
Con dấu được vệ sinh bằng dụng cụ như khăn mềm, bàn chải mềm và
được bảo quản trong tủ sắt.
Sinh viên: Đặng Thu Trang

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN UBND HUYỆN
ỨNG HÒA
3.1 Nhận xét, đánh giá
Sau đây là một số nhận, xét đánh giá về công tác văn thư UBND huyện
Ứng Hòa:
Ưu điểm: Cán bộ văn thư là người có tinh thần trách nhiệm cao trong
công việc,có kinh nghiệm năng lực trong nghề. Vì có kinh nghiệm lâu năm trong
nghề nên thao tác nghiệp vụ chính xác,kịp thời, giúp lãnh đạo cơ quan quản lý
và thực hiện tốt công tác văn thư .
Việc quản lý văn bản, giấy tờ luôn được giải quyết văn nhanh chóng,
chính xác; cơ bản thực hiện theo quy định nhà nước về công tác văn thư .Công
việc được giải quyết nhanh chóng , hạn chế tình trạng tồn đọng.Được sự quan
tâm lãnh đạo UBND huyện ,công tác văn thư luôn được sự quan tâm , triển khai
cơ bản đầy đủ, đúng quy định nhà nước.Tình trạng cơ sở vật chất được quan tâm
như máy tính, máy in,.. đáp ứng yêu cầu cơ bản về công tác văn thư. Đã áp dụng
hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ; giúp nâng cao chất lượng quản lý
văn bản hồ sơ
Nhược điểm: UBND huyện chưa ban hành quy chế về công tác văn thư
và quản lý và ban hành văn bản một cách cụ thể mà chỉ dựa theo văn bản quy
định của nhà nước hiện hành.
Tình trạng văn bản chưa tuân thủ thể thức, trích yếu nội dung, sai ký hiệu
văn bản vẫn còn tồn tại. Điều này gây khó khăn cho việc đăng ký văn bản.
Cán bộ lãnh đạo thường xuyên đi công tác hay đi tập huấn nên đôi khi
việc giải quyết văn bản còn chậm và không kịp tiến độ.

Hiện nay UBND huyện chưa có hệ thống kho lưu trưc để bảo quản hồ sơ
tài liệu, hồ sơ. Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu còn thiếu như giá,tủ, cặp
hộp,…. Chưa có kho lưu trữ để bảo quản tài liệu.
Việc triển khai việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ chưa được thực hiện có
hiệu quả.Nhân viên chưa có thói quyên lập hồ sơ theo quy định. Tài liệu vẫn còn
Sinh viên: Đặng Thu Trang

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong tình trạng bó gói, lộn xộn. Việc đăng ký văn bản vẫn còn trường hợp chưa
thực hiện theo đúng quy định nhà nước.
Hiện nay UBND huyện chưa có hệ thống kho lưu trữ, các trang thiết bị để
bảo quản hồ sơ tài liệu để bảo quản hồ sơ tài liệu. Công tác lưu trữ còn chưa
được quan tâm.
3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
UBND huyện Ứng Hòa
Đối với UBND huyện Ứng Hòa :
UBND huyện cần sớm xây dựng và ban hành các văn bản quản lý , làm
căn cứ cơ sở và hành lang pháp lý như quy chế công tác văn thư- lưu trữ ,..cho
hoạt động không những của công tác văn thư mà còn công tác lưu trữ.
Các cán bộ làm công tác văn thư tuy có bề dày kinh nghiệm nhưng không
phải là người học chuyên ngành về công tác văn thư-lưu trữ nên cần thường
xuyên mở những lớp tập huấn về công tác văn thư- lưu trữ cho cả cơ quan giúp

cán bộ nắm bắt vai trò về công tác văn thư, cách thức hiện các khâu quy trình
nghiệp vụ.
Trang bị và hoàn thiện các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu
trữ. Đặc biệt nên xây dựng hệ thống kho để bảo quản hồ sơ ,tài liệu; trang bị hệ
thống các trang thiết bị bảo quản cơ bản về công tác lưu trữ như giá tủ cặp hộp.
Cần tiến hành rà soát những khâu nghiệp vụ về công tác văn thư ,khâu
nào thực hiện chưa tốt để có biện pháp khắc phục.Cần có quy định khen thưởng
và xử phạt cụ thể về những sai phạm về công tác văn thư lưu trữ.
Đối với trường đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa văn thư-lưu trữ
nói riêng nên thường xuyên liên kết với cơ quan nhà nước, đặc biệt cơ quan nhà
nước ở địa phương mở những lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu
trữ; để các cán bộ công chức viên chức nắm bắt vai trò ,vị trí và cách thức thực
hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ.

Sinh viên: Đặng Thu Trang

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A