Thực trạng công tác văn thư, lưu trữcủa UBND huyện Tĩnh gia

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Lê Thị Hà Phương

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư-lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và
không thể thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi
nhận các hoạt động của Đảng và Nhà nước, là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn,
bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và
Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội.
Công tác văn thư-lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng
và bảo vệ tổ quốc , giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh
bằng những tư liệu lịch sử, tài liệu khoa học, các hình ảnh sinh động về phim
ảnh đã phản ánh sự thật về lịch sử qua các thời kì kháng chiến, là cơ sở cung cấp
những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học lịch
sử quý báu để giáo dục cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau. Chính những tài
liệu đó đã giúp chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ trong xã hội hiện nay.
Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND huyện Tĩnh Gia và khoa Văn
Thư Lưu Trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội , tôi đã được tiếp nhận vào cơ
quan và có khoảng thời gian kiến tập 3 tuần tại đây.
Trong khoảng thời gian kiến tập tại UBND huyện Tĩnh Gia tôi đã được

tạo mọi điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt nhất chương trình kiến tập. Mặc dù
đã rất cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nhưng không sao tránh khỏi
được những thiếu sót trong kĩ năng vận dụng thực tế, nhưng dưới sự giúp đỡ của
các cán bộ văn thư -lưu trữ tại đây, tôi đã phần nào khắc phục được những thiếu
sót đó.
Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội – nơi tôi đang theo học, khoa Văn Thư –Lưu Trữ chuyên ngành tôi đang
học đã tạo cơ hội quý giá này để tôi có thể vận dụng được những kiến thức đã
học đưa vào thực tế. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô giáo chủ nhiệm
Phạm Thị Hồng Quyên và các thầy cô trong khoa đã truyền dạy cho tôi những
kiến thứ tốt nhất , hiệu quả nhất để tôi có hành trang tốt nhất trong đợt kiến tập
này. Tôi cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Văn phòng huyện và
Lê Thị Hà Phương

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

UBND huyện đã trao cho tôi cơ hội được kiến tập ở quý cơ quan. Và lời cảm ơn
chân thành cuối cùng tôi xin gửi đến các cán bộ văn thư-lưu trữ huyện đã giúp
tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Trong khoảng thời gian 3 tuần kiến tập không ngắn cũng không dài đã
phần nào giúp tôi vận dụng và trau dồi được thêm nhiều kiến thức vào thực tế,
nhưng do vẫn đang là sinh viên, chưa được trải nghiệm nhiều nên vẫn còn thiếu
sót . Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các anh,

chị trong bộ phận văn thư-lưu trữ để hoàn chỉnh bài báo cáo này cũng như củng
cố thêm kiến thức của tôi trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ ngày càng hoàn thiện
hơn.
Cuối cùng tôi xin kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng huyện
và UBND huyện Tĩnh Gia thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc. Đặc biệt là quý
thầy cô trong khoa Văn thư-Lưu trữ lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc
nhất!
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Lê Thị Hà Phương

Lê Thị Hà Phương

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B.PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1.

Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Tĩnh Gia.

1.1.1. Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Lê Thị Hà Phương

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Lê Thị Hà Phương

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ trên địa bàn

huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Lê Thị Hà Phương

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá do địa phương quản

lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
Lê Thị Hà Phương

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

từ thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn

huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
Lê Thị Hà Phương

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Lê Thị Hà Phương

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;5.
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch và 04 phó Chủ tịch
* Các phòng ban trực thuộc của huyện: 13 phòng ban:
+ Văn phòng HĐND và UBND huyện;
+ Phòng Nội vụ huyện;
Lê Thị Hà Phương

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện;
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện;
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện;
+ Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện;
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện;
+ Phòng Y tế huyện;
+ Phòng Tư pháp huyện;
+ Thanh tra huyện;
+ Phòng Văn Hóa Thông tin ;
+ Phòng Dân tộc.
* Các cơ quan sự nghiệp thuộc của huyện:
+ Đài truyền thanh;
+ Trung tâm Văn hoa thông tin;
+ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất;
+ Đội quản lý ĐT&MT huyện;
+ Ban bồi thường GPMB
+ Ban QL CÁC CTĐT&XDCB;
+ Ban quản lý dự án lâm nghiệp;
+ Trung tâm dạy nghề.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
huyện.

1.2.1. Chức năng.
Văn phòng Huyện là cơ quan thuộc hệ thống các ban của Đảng có chức
năng tham mưu giúp cấp Uỷ trực tiếp là Ban Thường vụ và Thường trực tổ chức
điều hành công việc lãnh đạo của Đảng ở điạ phương Văn phòng huyện uỷ có
hai chức năng sau: chức năng cơ bản đó là tham mưu tổng hợp và phục vụ.

Lê Thị Hà Phương

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác.
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện theo quy chế.
- Cùng với các Ban chức năng giúp cấp Uỷ chuẩn bị và ban hành các văn
bản cấp uỷ . Tổ chức thực hiện theo dõi và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các
Nghị quyết , Chỉ thị của Trung ương , Tỉnh uỷ và của Huyện uỷ.
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
- Giúp huyện uỷ làm công tác tiếp dân
- Tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ trong hệ thống các cơ quan Đảng và
đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất trang thiết bị phục vụ lãnh đạo của cấp
uỷ.
- Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ nâng cao trình độ và chăm lo đời sống

cho nhân dân.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
- 01 Chánh Văn phòng Huyện ủy
- 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính, quản trị.
- 01 Phó Chánh Văn phòng tổng hợp.
- Tổ nghiên cứu tổng hợp.
- Tổ Văn thư, Lưu trữ, công nghệ thông tin.
- Tổ hành chính - quản trị.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ.

Lê Thị Hà Phương

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
1.3.1.1. Văn thư cơ quan:
-

Tiếp nhận đăng ký văn bản đến;

-

Trình, chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của
thủ trưởng cơ quan, đơn vị;

-

Giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

-

Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành;

-

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng, đóng
dấu văn bản;

-

Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi;

-

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.

Lê Thị Hà Phương

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.3.1.2. Lưu trữ cơ quan:
-

Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ công việc đã được phân
công và chuẩn bị giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ huyện theo quy định của
pháp luật;

-

Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ huyện;

-

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

-

Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu.

-

Lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ huyện theo
quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

1.3.1.3. Lưu trữ huyện:

-

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

-

Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

-

Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong hoạt
động của văn thư, lưu trữ;

-

Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ;
1.3.2. Cơ cấu tổ chức.
Bộ phận văn thư lưu trữ của huyện thuộc Văn phòng HĐND và UBND.
Gồm 03 cán bộ phụ trách văn thư và 01 cán bộ phụ trách lưu trữ.

Lê Thị Hà Phương

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ
của UBND huyện Tĩnh gia.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
2.1.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Quyết định số 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2013 về
việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Tĩnh Gia.
2.1.2. Mô hình/cách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan.
2.1.2.1. Tổ chức bộ phận.
Có 02 bộ phận phụ trách văn thư và lưu trữ của huyện:
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận lưu trữ
Hai bộ phận này do Văn phòng HĐND và UBND phụ trách và chịu hoàn
toàn trách nhiệm trước Văn phòng HĐND và UBND.
2.1.2.2. Tổ chức nhân sự.
Bộ phận văn thư do 03 cán bộ phụ trách
Bộ phận lưu trữ do 01 cán bộ phụ trách
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1.1 Các loại hình văn bản :

Lê Thị Hà Phương

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng
nhân dân được ban hành dưới hình thức Nghị quyết, văn bản quy phạm pháp
luật của Ủy ban nhân dân được ban hành dưới hình thức là Quyết định, Chỉ thị.
- Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, Công văn, Báo cáo, Tờ trình,
Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Công điện, Biên bản, Hợp đồng,
Thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Phiếu
gửi, Phiếu chuyển công văn và một số văn bản khác.
- Văn bản chuyên ngành: các loại chứng từ, biểu mẫu, sổ sách được hình
thành trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.
Chủ tịch UBND là người có thẩm quyền ban hành các văn bản, chủ tịch
UBND có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do huyện ban hành.
Phó chủ tịch ký thay chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực được Chủ tịch
phân công phụ trách. Khi Chủ tịch vắng mặt , Phó Chủ tịch ký các văn bản
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch sau khi được Chủ tịch ủy quyền.
2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản quy phạm pháp luật: được xây dựng và ban hành theo luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số
31/2004/QH11 ngày 03/12/2004
Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản chuyên ngành: Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực
hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Lê Thị Hà Phương

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân số 31/2004/QH11.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
-

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan dơn vị
giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo văn bản.

-

Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các
công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có lien quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có lien quan.
2.2.2. Quản lý văn bản đi.
2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày
tháng văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a)

Ghi số của văn bản

-

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung

Lê Thị Hà Phương

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
-

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại khoản
1 Điều 7 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11.

-

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.

b)

Ghi ngày, tháng của văn bản

-

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo
quy định tại Điều 7 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11.

-

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Lê Thị Hà Phương

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.2.2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hang năm các cơ quan,
đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền hoặc
đăng ký trên máy tính.
2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
Nhân bản
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản, nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt

kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách các nơi nhận kèm theo
để lưu ở văn thư.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không
gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản, nhân bản theo đúng thời hạn quy định.
- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan và
được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.

Lê Thị Hà Phương

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏ tươi
theo quy định.
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
- Đóng dấu giáp lai
Đóng dấu độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu các độ khẩn ( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại điểm b, khoản 2, điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2012/TT-BCA
- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư phải tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:
a)Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Chuyển phát văn bản đi
a)Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát

hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo.
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”,

“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
Lê Thị Hà Phương

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ

gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu câu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, công chức, viên

chức trong Cục VTLTNN hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải
được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản .
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc
phải gửi bản chính đôi với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a)

Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;

b)

Lập Phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn
bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c)

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc;

d)

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo
ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
2.2.2.5. Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,
01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ
theo thời hạn quy định.
Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị phải được đóng dấu và sắp xếp
Lê Thị Hà Phương

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Tuyệt đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng
phải được sự đồng ý của lãnh đạo.
Văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn
thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
qaun, đơn vị.
Bản lưu những văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng giấy tốt
có độ PH trung tính và được in bằng mực bền màu.
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
1. Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc (trường hợp đột xuất), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),
kiểm tra đặc biệt đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu,
rách, bị bóc hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận,
văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc
trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho người gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu càn thiết phải lập
biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
2. Đối với bản Fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn
bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm
thủ tục đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào
bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở
bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Lê Thị Hà Phương

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo
cơ quan, đơn vị; Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản do cán bộ, chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trự c tiếp
phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.
5. Các bì văn bản đến người làm công tác văn thư không được bóc bao
gồm: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các văn bản
gửi đích danh người nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận có
liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký văn bản.
6. Đối với những văn bản gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực
tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì của người
đứng đầu, sau khi có ý kiến của người đứng dầu thì văn bản phải được chuyển
đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi:
“chỉ người có tên mới được bóc”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người
nhận hoặc người có trách nhiệm xửa lý.
8. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng internet.
2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để
xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
dược trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư vào
sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đên trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ
đạo hoặc lưu tại văn thư.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
Lê Thị Hà Phương

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1. Sau khi nhận được văn bản đến người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của người đứng đầu được người
đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn bản đến thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến người đứng đầu, cấp phó của người
đứng đầu giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Người đứng đầu các đơn
vị phân công cho chuyên viên của đơn vị mình nghiên cứu, giải quyết văn bản
đến theo thời hạn trong văn bản hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã

được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn
phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.
5. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan.
2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan.
Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan chủ yếu có 03 loại:
-

Hồ sơ nguyên tắc.

-

Hồ sơ công việc.

-

Hồ sơ nhân sự.
2.2.4.2. Phương pháp lập hồ sơ.
1. Mở hồ sơ
Lê Thị Hà Phương

24

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc
được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuản bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong qua trình giải quyết công
việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có lien quan vào hồ sơ.
2.Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đủ
các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc.Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những vắn
bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa,bản nháp,các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên
chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ
2.2.4.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan đơn vị
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức phải hộp sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
đơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 điều này.Trường hợp cần giữ lại
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ
quan, đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị nhưng
thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng
chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc

cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài
liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
2.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ,tài liệu
Lê Thị Hà Phương

25

Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C