THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................ 1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................. 1
B. PHẦN NỘI DUNG........................................................................................... 5
CHƯƠNG 1:........................................................................................................ 5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH
TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ.......................................5
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang......................................................................................................................5
1.1.1.Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa..................................................................5
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh
Tuyên Quang..................................................................................................................................................5
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa.................................................................7
1.2. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
........................................................................................................................................................................8
1.3.Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ ....................................................................................8

CHƯƠNG 2....................................................................................................... 11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG.......................................................11
2.1. Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang............................................................................11
2.2. Về hoạt động quản lý........................................................................................................................12
2.3. Về hoạt động nghiệp vụ....................................................................................................................13
2.3.1. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý....................................................................................................13
2.3.2. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ.......................................................................15
2.4. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ................................................................................18

CHƯƠNG 3....................................................................................................... 20
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ....................20
VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA ..................................20

TỈNH TUYÊN QUANG....................................................................................... 20
3.1. Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
......................................................................................................................................................................20
3.1.1. Ưu điểm..........................................................................................................................................20
3.1.2. Nhược điểm....................................................................................................................................21
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa...................................................................................................................................................21
3.3. Một số kiến nghị................................................................................................................................22

C. PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................... 24


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................... 1
PHỤ LỤC............................................................................................................ 2


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Kiến tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào
tạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Trong
chương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường
và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ
được hướng dẫn đi kiến tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường.
Mục đích của đợt kiến tập nhằm:
Giúp sinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác lưu trữ ở cơ
quan mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có cái
nhìn đầy đủ toàn vẹn hơn về nghiệp vụ;
Vận dụng các kiến thức được học trên ghế nhà trường để tiến hành thực
hiện một số nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,
Tạo điều kiện để sinh viên khi ra trường có thể thích nghi với công tác
nghiệp vụ một cách nhanh chóng, nắm được cách thức tổ chức công tác văn thưlưu trữ ở một cơ quan.

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính. Công tác văn thư- lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn
bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã
hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính
xác. Đồng thời công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng
ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích
quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác
vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán
1


bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công
việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ,
giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc
lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao
vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thưLưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác văn
thư- lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành
các chuyên môn. Công tác văn thư- lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản
của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Nội dung công tác văn thư- lưu trữ bao gồm các việc về quản lý văn bản,

lập hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công văn giấy
tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong quản lý nhà nước. Hồ sơ tài
liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ gìn để tra cứu và sử
dụng khi cần thiết. Công việc của cơ quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiết
thực hay quan liêu do công tác giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệu
quả của công tác quản lý và lãnh đạo.
Ngoài ra thì còn chứa đựng những thông tin bí mật quan trọng về chính
trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc giữ gìn tài liệu lưu trữ hồ sơ không
chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn sử dụng biện pháp ngăn chặn
việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác văn thư- lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan
nhà nước nói chung và của Ủy ban Nhan dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên
Quang nói riêng là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể
chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của
2


hệ thống thể chế hành chính.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Thực hiện tốt công tác văn thư- lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành
chính phát triển, hiện đại-nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày
càng mở rộng quyền công dân.

- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản
lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia.
Dưới sự giúp đỡ của Khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sự đồng ý của Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang; em được về kiến tập tại Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, dưới sự hướng dẫn của cô
Ma Thị Oanh. Trong quá trình kiến tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp
vụ của công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban, chính vì vậy em đã chọn đề tài
nghiên cứu về “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm
Hóa- tỉnh Tuyên Quang”.
Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng
đối vơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.
Sau đợt kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên
Quang, những kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo kiến tập” vơi
cấu trúc như sau:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài
được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh
Tuyên Quang và công tác văn thư- lưu trữ.
3


Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân
huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác
văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.
Trong quá trình kiến tập và viết báo cáo, em đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ nhiệt tình của chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa và cô Ma
Thị Oanh- Cán bộ hướng dẫn kiến tập, các anh chị trong cơ quan đã tạo điều

kiện thuận lợi và giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em cũng xin gửi lời
cảm ơn chân thành đến các Thầy cô trong Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội đã cho em những kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang
nền tảng cho sự nghiệp của mình.
Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân chưa có nhiều kinh
nghiệm nên trong báo cáo của em không chánh khỏi những hạn chế. Vì vậy, em
rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Chiêm Hóa, tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu

4


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA
TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên
Quang,cách thị xã Tuyên Quang 67km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc
thiểu số. Huyện Chiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km 2 với dân số: 126.100 người
(2004). Chiêm Hoá là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng,
Dao, Thuỷ... sinh sống

ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình

Nhân, Bình Phú, Hà Lang, Hòa An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim
Bình, Linh

Phú, Minh

Quang, Ngọc

Hội, Nhân

Lý, Phú

Bình, Phúc

Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân Mỹ, Tân Thịnh, Tri Phú, Trung Hà, Trung
Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên Lập, Yên Nguyên.
Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu Vị
Long, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835
đổi thành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá). Trước năm 1976, Chiêm
Hoá thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp
nhập thành Hà Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên. Năm1991, tỉnh Hà
Giang tách khỏi Hà Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên
Quang.
Chiêm Hóa là một huyện có điều kiện tự nhiên và điều kiện về kinh tế- xã
hội thuận lợi. Các điều kiện đó đã đưa huyện Chiêm Hóa thành một huyện có
nhiều tiềm năng phát triển cả về kinh tế và xã hội.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
∗ Chức năng
‫ ־‬Ủy ban Nhân dân huyện là do Hội đồng Nhân dân huyện bầu ra, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng Nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa

5


phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà
nước cấp trên.
‫ ־‬Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
quy định của Nhà nước,…
∗ Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế:
₊ Tổ chức phổ biến và thực hiện các văn bản pháp luật, cơ chế, chính sách
của nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, an toàn bức xạ và hạt nhân trên địa bàn huyện.
₊ Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế
tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ chức các hoạt động
dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại
và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản xuất công nghiệp trên địa bàn;
₊ Tổ chức thanh tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra
hoạt động kinh doanh du lịch của các doanh nghiệp, tổ chức du lịch thuộc các
thành phần kinh tế, công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động du lịch
trên địa bàn.
₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng và tuyên truyền vận động của các cơ sở
kinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, các hộ gia đình các cơ sở nhỏ và vừa.
- Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và xã hội:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh
quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, cong tác huấn luyện dân quân tự vệ.
+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định của
pháp luật.
+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội.

+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự xã hội.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theo
đúng quy định của pháp luật.

6


+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp.
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét
quyết định.
‫ ־‬Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụ
quản lý nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại du
lịch, văn hóa, giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo…
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
‫ ־‬Về tổ chức bộ máy văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa gồm
01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và 13 phòng ban chuyên môn
Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa:
₊ Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và Xã hội
₊ Phòng Tài chính - Kế hoạch
₊ Phòng Giáo dục
₊ Phòng Văn hoá, thông tin- Thể thao
₊ Phòng Y tế
₊ Phòng Tài nguyên và Môi trường
₊ Phòng Tư pháp
₊ Phòng Kinh tế tổng hợp
₊ Phòng Hạ tầng kinh tế
₊ Thanh tra huyện

₊ Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện
₊ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
₊ Phòng dân tộc và tôn giáo
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa ngày càng ổn định về tổ chức và biên
chế (phụ lục 1)

7


1.2. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân
huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
∗ Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư
‫ ־‬Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
‫ ־‬Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân ssau khi có ý
kiến của người có thẩm quyền
‫ ־‬Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo giõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản
‫ ־‬Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký,duyệt
ban hành
‫ ־‬Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức
độ mật, khẩn
‫ ־‬Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phất, theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
‫ ־‬Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
‫ ־‬Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy đi
đường cho cán bộ nhân viên trong cơ quan
‫ ־‬Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu khác
 Văn thư của huyện có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật và quy định của cơ quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ)
∗ Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

‫ ־‬Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành
‫ ־‬Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành
‫ ־‬Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu
‫ ־‬Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu
‫ ־‬Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu
‫ ־‬Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêu
hủy tài liệu hết giá trị
 Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:
‫ ־‬Lập kế hoạch thu thập tài liệu
‫ ־‬Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựa
chọn tài liệu cần thu thập
‫ ־‬Hướng dẫn cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp
‫ ־‬Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu
‫ ־‬Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu
‫ ־‬Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
1.3.Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ
8


Ý nghĩa công tác văn thư :
‫ ־‬Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của
một cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội. Là sợi dây liên hệ giữa Đảng –
Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau.
‫ ־‬Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác,
bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu
giấy tờ.
‫ ־‬Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật cơ quan nguồn bổ sung chủ yếu
vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước.
‫ ־‬Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác

dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo
Ý nghĩa công tác lưu trữ
‫ ־‬Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự
kiện lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
‫ ־‬Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiên
cứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và
toàn cơ quan nói chung.
‫ ־‬Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt
động sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu
trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia
trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà
còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây
vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những
quy luật vận động của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy
tiến trình phát triển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con
người, cho quốc gia.

9


10


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG
2.1. Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóatỉnh Tuyên Quang

∗ Thành phần tài liệu
Hiện nay kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đang bảo
quản các Phông sau:
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.01), gồm: hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1960- 1975
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.02 ), gồm: Hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1976- 1991
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.03 ): gồm: Hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1992- 2015
Hiện nay kho Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đang bảo quản hai loại
tài liệu chính là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kĩ thuật. Tuy nhiên sự
phân biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật chỉ mang tính
chất tương đối bởi vì nhiều khi trong khối tài liệu khoa học kỹ thuật cũng có
những tài liệu hành chính như tờ trình, các quyết định phê duyệt
Ngoài ra, tại kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện thì khối lượng tài
liệu nghe nhìn còn hạn chế và hầu như không có
∗ Nội dung tài liệu
Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện có khối lượng lớn, nội dung
phong phú, đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động khác nhau của cơ quan là
nguồn nộp lưu
‫ ־‬Tài liệu hành chính: Phản ánh đường lối, chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo
chung của Đảng và các cơ quan Nhà nước cấp huyện, xã trên các mặt hoạt động
của cơ quan và phản ánh mặt hoạt động chủ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện
như về tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, thanh tra kiểm tra, văn hóa xã hội… (
nâng phụ cấp thâm niên, nâng ngạch, bậc lương…)
Ví dụ như: Tài liệu về việc nâng lương với cán bộ công chức năm 2015.
Trong khối tài liệu hành chính của Ủy ban Nhân dân huyện chiếm số
11

lượng nhiều nhất là văn bản, tài liệu của Ủy ban huyện như: quyết định, công
văn chỉ đạo, báo cáo…
‫ ־‬Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật liên
quan đến việc thanh, quyết toán các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm các
trang thiết bị phục vụ cho các mặt hoạt động trên địa bàn huyện; về việc phê
duyệt các dự án đầu tư; thống kê kế toán tài chính và tổng dự toán; các quyết
toán, kết quả đấu thầu công trình, bản dự toán kinh phí… và các văn bản liên
quan đến việc đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và cung cấp các trang thiết
bị.
‫ ־‬Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện,
các file ghi âm ghi hình…
2.2. Về hoạt động quản lý
∗ Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quy
phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên
các lĩnh vực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thực
hiện liên tục và thống nhất…
Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn thưlưu trữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.
Qua các văn bản chỉ đạo của nhà nước thì Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
cũng xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư lưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ
của huyện.
Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướng
dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ như:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được UBTV Quốc hội thông qua
ngày 8/4/2001.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001
phạm vi toàn quốc
Đây là hai văn bản quy định về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc,

trong đó quy định về công tác lưu trữ tại huyện, quận, thị xã, thành phố trực
12


thuộc tỉnh.
Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bên cạnh việc ban hành rất
nhiều văn bản chung về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức
trong cả nước thì cũng dành một phần quan trọng trong việc ban hành một số
văn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện.
Tại Ủy ban Nhân dân huyện cũng đã ban hành ra các văn bản chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ như:
‫ ־‬Quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm
Hóa
‫ ־‬Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư- lưu trữ
‫ ־‬Văn bản quy định về quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng Nhân
dân và Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa.
∗ Công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư- lưu trữ.
Hàng năm Ủy ban Nhân dân huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về
tình hình công tác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính
xác và công bằng nhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân
để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốt hơn.
Giúp các cán bộ trong cơ quan hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác
này trong hoạt động hành chính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của
Ủy ban Nhân dân huyện.
2.3. Về hoạt động nghiệp vụ
2.3.1. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý
∗ Cơ sở khoa học
‫ ־‬Về văn thư:
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư thì:
₊ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn

bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
₊ Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn
thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
₊ Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà
13


nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi
chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay
giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một
cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó.
₊ Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ
quan, tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ
quan quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm
xem xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc
của mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có
trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách
nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối
công văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao,
in, nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu,
lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan.
‫ ־‬Về lưu trữ:
₊ Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,
tổ chức gồm có tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ…
phổ biến nhất là tài liệu hành chính.
₊ Thu thập bổ xung tài liệu là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu

trữ. Sau khi công việc đã được giải quyết xong ở khâu văn thư, tài liệu được
giao nộp về kho lưu trữ để tiến hành chỉnh lý tài liệu. định kỳ giao nộp tài liệu
thường là 01 năm ( sau khi công việc đã hoàn thành ở giai đoạn văn thư)
₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành xác định giá
trị tài liệu, đây là khâu quan trọng trước khi tiến hành chỉnh lý. Dựa vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị để xác định giá trị của khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý
₊ Để tiến hành xác định giá trị tài liệu thì cơ quan, tổ chức phải lập hội
đồng xác định giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu và loại ra
những tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị để tiến hành thủ tục tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu và xác định giá trị của tài liệu hoàn tất
14


sẽ tiến hành chỉnh lý tài liệu, việc chỉnh lý tài liệu được dựa trên phương án
phân loại tài liệu của cơ quan. Phương án phân loại là việc phân chia tài liệu
thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. Dựa vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan tổ chức để lựa chọn phương án phân
loại phù hợp.
₊ Tài liệu sau khi đã được chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu sẽ được đưa
vào các cặp hộp để bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ với môi trường bảo
quản tốt nhất để kéo dài tuổi thọ tài liệu và hạn chế tác nhân gây hư hại tài liệu
₊ Để phục vụ cho mục đích tra tìm tài liệu đạt hiệu quả cao cần xây dựng
nên một hệ thống các công cụ tra cứu tài liệu như mục lục hồ sơ, tra tìm hồ sơ
trên hệ thống máy tính qua các cơ sở dữ liệu…
₊ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các
cơ quan - tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản
đóng kín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa đươc khai

thác phục vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng
đọc phục vụ độc giả, làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ
∗ Cơ sở pháp lý
Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ:
₊ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001
của UBTVQH khoá X.
₊ Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công
tác văn thư.
₊ Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định
chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
2.3.2. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ
∗ Công tác văn thư
‫ ־‬Về soạn thảo văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy, in văn bản Văn phòng Ủy ban Nhân dân
huyện Chiêm Hóa đã trang bị 02 máy tính và 01 máy in, 01 máy fax.
Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản
thảo, khi thấy không có vấn đề gì thì đánh máy nguyên văn bản và in văn bản.
15


Văn bản sau khi được đánh máy xong và kiểm tra chặt chễ về thể thức thì được
nhân bản đẻ làm thủ tục gửi đến các phòng ban ( với văn bản ban hành nội bộ )
và gửi đi các cơ quan khác ( với văn bản gửi ngoài cơ quan )
Công tác đánh máy – in văn bản để ban hành tài Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa được thực hiện theo đúng quy định về thể thức và đảm bảo bí mật về
nội dung của văn bản
‫ ־‬Về việc trình ký: Ký văn bản là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệu
lực pháp lý của văn bản, văn bản trước khi trình ký phải kiểm tra đảm bảo về thể
thức và nội dung chặt chẽ

Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa văn bản trình ký phải được tiến
hành theo nguyên văn bản sau khi đánh máy, in xong thì Chánh Văn phòng kiểm
tra thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ
tịch hoặc Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã quy định tại quy chế hoạt động
của cơ quan.
Công tác đăng ký văn bản đến bằn sổ ở Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm
Hóa được tiến hành khá tốt, các văn bản được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ
ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau được thuận lợi
Việc đăng ký văn bản vào sổ tương đối dễ làm nhân viên văn thư hầu như
không gặp khó khăn gì trong công tác này.
Tuy nhiên việc đăng ký văn bản tại Ủy ban Nhân dân huyện chưa được
triển khai thực hiện đăng ký trên máy vi tính bằng hệ thống cơ sở dữ liệu.
‫ ־‬Về chuyển giao văn bản:
Tất cả các văn bản đến sau khi được bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký vào
sổ để quản lý, nân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Ủy ban
xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi Chánh Văn phòng xin ý kiến phân phối đến các lãnh đạo Hội
đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân, nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các
thông tin vào cột nơi nhận, người nhận rồi trược tiếp chuyển văn bản đến các bộ
phận, cá nhân trong cơ quan.
Khi chuyển văn bản đến ai thì nhân viên Văn thư xin chữ ký vào cột ký
nhận để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ,
đồng thời làm cơ sở để kiểm tra, theo dõi việc giải quyết văn bản
‫ ־‬Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản
Các văn bản đến của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hoá được giải quyết
16


nhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn
cũng đảm bảo quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân

Việc theo dõi công tác giả quyết văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
cùng Chánh Văn phòng và nhân viên Văn thư tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân
huyện Chiêm Hóa chưa có sổ theo dõi việc giải quyết văn văn đến mà chỉ nhắc
nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản…
‫ ־‬Về quản lý và sử dụng con dấu: Văn thư cơ quan là người giữ con dấu
của Ủy ban Nhân dân huyện, văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo và người có
thẩm quyền ký thì sẽ được văn thư cơ quan đóng dấu để đảm bảo về thể thức và
giá trị pháp lý.
Con dấu của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa được văn thư giữ và bảo
quản theo đúng quy định của pháp luật
∗ Công tác lưu trữ
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu. Trong quá
trình hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành,
khối tài liệu này được đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ huyện.
‫ ־‬Về thu thập, bổ xung tài liệu vào lưu trữ: Tài liệu khi được tiếp nhận
hoặc phát hành sẽ được văn thư nhân bản đóng dấu và văn thư cơ quan là nơi
lưu giữ bản gốc.
‫ ־‬Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu: Tài liệu lưu trữ là tài tài sản quốc
gia, chúng ta có thể khai thác sử dụng vào những mục đích khác nhau, đặc biệt
trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Thế nhưng do nhận thức chưa đúng
đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơ quan nói chung chưa chú trọng đến công tác
lưu trữ
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác lưu trữ được quan tâm
nhưng cũng chưa thật sự được tốt
Cơ quan đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu một cách cẩn thận tuy vậy
khối tài liệu hết giá trị chưa được cơ quan xử lý vẫn để tập trong một phòng
riêng.
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác chỉnh lý tài liệu cũng
được quan tâm, vào năm 2015, Ủy ban Nhân dân đã mời một đoàn chuyên viên

chỉnh lý tài liệu về chỉnh lý sắp xếp lại toàn bộ kho lưu trữ của Ủy ban
Hiện nay khối tài liệu của cơ quan có một số vẫn đang trong tình trạng lộn
17


xộn, chưa được sắp xếp chỉnh lý khoa học, cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị
bảo quản để lưu trữ tạm thời cho khối tài liệu
‫ ־‬Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò ý nghĩa quan trọng của tài
liệu lưu trữ việc thu thập, bổ xung, phân loại, xác định giá trị tài liệu để đưa
chúng vào bảo quản tại các phòng kho đã khó, việc bảo quản an toàn tài liệu
trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu lưu trữ dễ bị phá họai dưới nền yếu tố khách quan như do kho
tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do chính con người
gây ra. Để kéo dài tuổi thọ tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong
kho lưu trữ
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
cần được chú trọng hơn
Hiện nay Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có kho lưu trữ riêng và
tài liệu trong kho được bảo quản trong các cặp hộp trên các giá tài liệu.
‫ ־‬Về xây dựng công cụ tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu: Nhằm tạo thuận
lợi cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ tốt nhất nhu cầu
tra tìm tài liệu của độc giả
Hiện nay tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã xây dựng hệ thống
mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu (mục lục hồ sơ của phông UBND &HĐND
huyện Chiêm Hóa giai đoạn 1976- 1991…) nhưng Ủy ban huyện vẫn chưa xây
dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính để tra tìm tài tiệu nhanh hơn.
Để phục vụ tốt nhất nhu cầu tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có 01 phòng đọc và hàng năm huyện đã
tổ chức ngày hội sách…
2.4. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ

- Bộ phận văn thư- lưu trữ nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn
phòng Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
- Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác
quản lý con dấu vừa làm công tác trình ký văn bản và 01 cán bộ chuyên viên,
quản lý văn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan, thực hiện photo và
đóng bì văn bản để chuyển phát đến các cơ quan liên quan.
- Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán
18


bộ học trung cấp chuyên ngành văn thư- lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên
ngành khác (được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư- lưu trữ), là 02 cán bộ
nữ.
- Ngoài ra các vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư
và một số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn bản đi
đến của đơn vị mình.
- Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất
theo quy trình, quy định của Uỷ ban Nhân dân huyện và tương đối ổn định.
- Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến là bằng số đăng ký văn
bản. Ngoài ra Ủy ban huyện đang tiến hành chuẩn bị thực hiện công tác văn thưlưu trữ đồng thời trên cả máy tính bằng các cơ sở dữ liệu qua mạng nội bộ của
Ủy Ban

19


Chương 3
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA
TỈNH TUYÊN QUANG
3.1. Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy

ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
Với lượng thời gian gần một tháng kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang cùng với thực tế tiếp xúc với nghiệp vụ công tác
văn thư- lưu trữ, sau đây em xin đưa ra một số nhận xét về công tác văn thư- lưu
trữ của cơ quan như sau:
3.1.1. Ưu điểm
‫ ־‬Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhìn chung đúng theo thẩm
quyền, thể thức theo quy định của Nhà nước. khi soạn thảo văn bản các đơn vị,
phòng ban áp dụng theo đúng hướng dẫn tại thông tư 55/TTLT- BNV-VPCP
ngày mùng 6/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính phủ “ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”
‫ ־‬Về khâu nghiệp vụ của công tác văn thư- lưu trữ đảm bảo theo đúng
quy định và quy trình nghiệp vụ do Nhà nước và cơ quan ban hành đáp ứng
được như cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, chính xác, kịp thời nhằm phục vụ
tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng và hoạt động quản lý Nhà nước của Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa
‫ ־‬Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ đã được đầu tư
đầy đủ đảm bảo thực hiện quy trình nghiệp vụ như giá, hộp đã đạt theo tiêu
chuẩn Cục Văn thư- Lưu trữ, hệ thống chống cháy, điều hòa, quạt thông gió đầy
đủ
‫ ־‬Về nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ: Các cán bộ làm việc tại phòng
Văn thư là những người đã có kinh nghiệm lâu năm và được đào tạo với trình độ
trung cấp trở lên do đó đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra của công việc
‫ ־‬Do số lượng tài liệu tiếp nhận và chuyển phát đến cơ quan tương đối
nhiều nên cán bộ văn thư đã chia thành các loại sổ để dễ tra tìm và đăng kí
nhanh chóng một cách khoa học, như: Sổ đăng kí văn bản đi của Chủ tịch Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, sổ đăng kí văn bản đi ( báo cáo )….
20

3.1.2. Nhược điểm
Cùng với những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
‫ ־‬Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu trữ còn hạn chế không
đáp ứng được yêu cầu của công việc khi cần sử dụng gấp, như hiện nay máy tính
trong Phòng văn thư chỉ có 01 cái, máy photo của phòng văn thư- lưu trữ hay bị
hỏng do đó không phát huy được hết tính năng khi cần thiết
‫ ־‬Việc bố trí cán bộ văn thư chuyên trách hiện nay đôi lúc không đáp ứng
được như cầu của công việc do khối lượng văn bản cần tiếp nhận và phát hành
quá nhiều, đôi khi cũng gây ra áp lực cho cán bộ làm công tác này.
‫ ־‬Không gian phòng làm việc của Phòng văn thư Ủy ban Nhân dân huyện
còn chật hẹp trong khi hàng ngày có rất nhiều văn bản đi và văn bản đến cần
trình kí xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của những người có thẩm quyền
‫ ־‬Kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện đặt ở trên tầng 3 ( tầng cao
nhất) là chưa phù hợp
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu
trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
Qua tình trạng thực tế đã nêu, sau đây em xin đưa ra một số giải pháp như
sau:
₊ Để công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
thực sự được tổ chức tốt và hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thích hợp
nhằm phát huy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế bất cập
₊ Văn bản được đăng ký tại văn thư phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi
kí và đóng dấu vào sổ để sau khi kết thúc công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ
quan văn bản, tài liệu phải đúng về tiêu chuẩn, hoàn thiện và đúng pháp lý để
lưu trữ và phải lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan
₊ Kho lưu trữ là nơi vô cùng quan trọng và cấp thiết đối với cơ quan, do
dó bố trí phòng kho lưu trữ ở nơi cố định, địa điểm thuận tiện tốt nhất cho việc
bảo quản tài liệu, không đặt kho ở tầng trệt hoặc tầng thượng của tòa nhà
₊ Ủy ban Nhân dân cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị để phục vụ công

tác văn thư, bảo quản và phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của
độc giả.
₊ Hàng năm cần bồi dưỡng và phổ biến các văn bản về công tác văn thư21


lưu trữ cho cán bộ chuyên môn ở các đơn vị phòng ban chuyên môn
₊ Bên cạnh đó cần có sự quan tâm của lãnh đạo cũng là một trong những
điều kiện tiên quyết để công tác văn thư lưu trữ thực sự được quan tâm và đôn
đốc để thực hiện ngày càng tốt hơn
3.3. Một số kiến nghị
Nhằm thực hiện có hiệu quả và khắc phục những hạn chế nêu trên của Ủy
ban Nhân dân huyện thì sau đây em xin đưa ra một số kiến nghị riêng của bản
thân với cơ quan, cụ thể như sau:
₊ Xây dựng các phương thức tuyên truyền phổ biến về các khâu nghiệp vụ
của công tác văn thư- lưu trữ để bổ xung kiến thức cho cán bộ chuyên môn
₊ Phải có chính sách tuyển dụng thêm cán bộ có trình độ cao
₊ Đầu tư kinh phí hơn nữa để mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ lưu
trữ, đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin một cách rộng rãi hơn nữa nhằm
thực hiện công tác nghiệp vụ một cách tốt nhất
₊ Sự quan tâm hơn của lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện như vậy công
tác văn thư- lưu trữ mới ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng
tài liệu nhanh chóng, thuận lợi…
₊ Sửa đổi ban hành các văn bản nhằm cụ thể hóa các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư- lưu trữ
₊ Xây dựng môi trường năng động, có tác phong công nghiệp
₊ Đưa ra các quy chế, quy định về sử phạt và khen thưởng với những cá
nhân, phòng ban làm tốt công tác văn thư.
₊ Cần có sự liên hệ với cơ quan tổ chức khác để được chia sẻ thêm về hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ

22


Trên đây là những ý kiến đóng góp của riêng bản thân em với công tác
văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, mong lãnh đạo sẽ xem
xét để đưa công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình vào đúng quy củ, quy
định và phục vụ tốt hơn hoạt động của cơ quan

23