thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã

Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
LI NểI U
Ngy nay, hũa chung cựng s i lờn phỏt trin khụng ngng ca th gii l
s phỏt trin nh v bóo ca KH &CN thỡ nn kinh t tri thc úng vai trũ vụ
cựng quan trng, kộo theo ú l s xut hin v phỏt trin ngy cng mnh ca cỏc
vn phũng . c bit l cỏc vn phũng hin i vi i ng nhõn viờn gii v trỡnh
nng lc chuyờn mụn nghip v, nhit tỡnh trong cụng vic (Trong ú cụng tỏc
vn th l mt trong nhng nghip v quan trng nm trong vn phũng).
Trờn thc t, Vit Nam ang trong thi k tin hnh quỏ trỡnh CNH -
HH t nc, cụng tỏc ci cỏch hnh chớnh ang dn c hon thin vỡ vy
vic thu thp cp nht, x lý v qun lý cỏc thụng tin, ti liu úng vai trũ vụ
cựng quan trng trong s phỏt trin ca t nc, cơ quan và đơn vị. Vì thế
CTVT đang càng ngày cng đợc coi trọng, giữ vị trí và tm quan trọng cao đi
vi lãnh đạo.
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn th nói riêng luụn giữ vai trò
then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ
chức nhà nớc, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệp
trong và ngoài quốc doanh nói riêng. Đồng thời song hành cùng với công cuộc
đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình CNH - HĐH của đt nớc nếu công tác
Văn th đợc làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, m bảo cho quá trình giải quyết công việc
tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác , mang lại hiệu quả cao,
tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng i với cơ
quan. Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Cùng với tiến trình phỏt triển ú thì điều tất yếu là các cơ quan, tổ chức sẽ
tiến hành kiện toàn và mở rộng mạng lới văn phòng của mình. Nắm đợc nhu cầu
tất yếu đó của xã hội. Với mục đích đáp ứng đợc công tác văn phòng nói chung
và công tác Văn th nói riêng tất cả các cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp. D-
ới sự quản lý, quan tâm v chỉ đạo sâu sát của Bộ Nội Vụ. Trờng Cao đẳng Nội
Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đã tr-
ởng thành dần. Sau nhiều lần đổi tên. Hiện nay lĩnh vực hoạt động, đào tạo của
Trờng đang càng ngày càng đợc mở rộng. Trờng đợc giao trách nhiệm đào tạo

một hệ thống các chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên nghành đào tạo: Quản
lý văn hóa, hành chính học, hành chính văn th, th viện, văn th lu trữ, quản trị
nhân lực với các hệ đào tạo khá phong phú: Cao đẳng, trung cấp, hệ đào tạo tại
chức, liên thông. Đặc biệt trờng còn mở các lớp đào tạo bồi dỡng ngắn hạn, cấp
chứng chỉ cho các học viên tham gia lớp " Đào tạo ngắn hạn" tại Trờng và các
_VTLT_K1 Khoa: Vn Th - Lu Tr
1
Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
tỉnh, thành phố trong cả nớc. Đây là nơi đã và đang từng ngày từng giờ bổ sung
một lợng lớn nguồn nhân lực làm công tác văn phòng - văn th cho xã hội.
Thực hiện theo quy định của nhà nớc về quy chế đào tạo và cấp bng sau
tốt nghiệp cho sinh viên, ỏp dụng đối với các học viện, các trờng Đại học, cao
đẳng nói chung trong cả nớc. Theo kế hoạch đã đợc hiệu Trởng của trờng, phòng
đào tạo và các khoa có sinh viên theo học đã thông qua từ đầu khóa học. Mặt
khác, dựa theo phơng trâm của Đảng, Nhà nớc và Chủ Tịch Hồ Chí Minh " Học
phải đi đôi với hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn". Trên cơ sở đó để đảm
bảo kế hoạch mà trờng đã đề ra cũng nh tạo điều kiện giúp cho các cán bộ văn
phòng - Văn th trong tơng lai nói chung nắm vững hơn kiến thức chuyên nghành
đã đợc nghiên cứu, đa những lý luận đã học vào thực tiễn công việc. Hàng năm
vào cuối khóa học (Cuối năm thứ 3 đối với hệ đào tạo cao đẳng, cuối năm thứ 2
đối với hệ đào tạo trung cấp). Trờng đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan trong phạm vi cả nớc. Mục đích của đợt thực tập này l:
- Giúp sinh viên nắm chắc hơn phần lý luận, nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn. Vì lý luận là phơng tiện hữu hiệu nhất,
một phơng pháp luận nhận thức khoa học, chính xác nhất về chuyên môn nghiệp
vụ. Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và đủ để vận dụng và đa lý
thuyết vào thực tiễn.
- Đây là sợi dây kết nối giữa nhà trờng và xã hội. Qua thời gian thực tập tại
cơ quan về công tác văn th đã củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao năng lực
rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, rèn luyện tác phong làm việc khoa học của cán

bộ văn phòng.
- Đánh giá chất lợng và phơng pháp đào tạo của trờng. Trên cơ sở đó có
những thay đổi phù hợp để ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lợng đào tạo
của trờng. Đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế, đây cũng là
cơ hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ văn
phòng cũng nh làm quen dần với môi trờng sống và làm việc của văn phòng và
nghiệp vụ văn th của mình sau khi ra trờng. Sinh viên sẽ có cái nhìn đầy đủ hơn về
nghề nghiệp của mình và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp.
Đợc sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tôi đã có hội đến thực tập tại Văn
phòng HĐND - UBND xã trong thời gian 2.5 tháng từ ngày 22/3 đến ngày
8/6/2010. Qua thời gian thực tập tại văn phòng xã với sự quan tâm, giúp đỡ của
các cô, chú trong ban lãnh đạo xã cùng sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị, công
chức, viên chức trong văn phòng HĐND - UBND tôi đã có cơ hội đợc tiếp xúc và
làm quen với nghiệp vụ CTVT mà bản thân tôi đã đợc nghiên cứu trong suất 3 năm
qua. Giúp củng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ. Từ đó giúp tôi rút ra đợc nhiều bài học kinh nghiệm. Đặc
biệt là phải áp dụng một cách linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế. Giúp tôi hiểu rõ
hơn về mô hình tổ chức quản lý công tác văn phòng và tình hình tổ chức, công việc
_VTLT_K1 Khoa: Vn Th - Lu Tr
2
Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
của nhân viên văn th trong cơ quan nói chung và trong văn phong HĐND - UBND
xã nói riêng tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết đối với nghề
nghiệp của mình.
Tuy nhiên do tình hình thực tế, UBND xã là một đơn vị hành chính nhà nớc
nhỏ nhất trong hệ thống cơ quan QLNN nên khối lợng văn bản đến cơ quan và
văn bản do cơ quan ban hành ra trong năm là tơng đối ít, thể loai cha phong phú,
chỉ xoay quanh các vấn đề: đơn th khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng, hộ
khẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan ti t ai ,
ti liu v hng dn sn xut nụng nghip i vi cỏc thụn, mt s ti liu ch

o ca cp trờn Ti liu khụng tp trung v mt vn ln gõy nhiu khú
khn cho vic lp h s. Nờn vic kho sỏt v khai thỏc thụng tin v nghip v
CTVT vn cũn nhiu hn ch.
m bo hon thnh ni dung thc tp rỳt ra nhng kinh nghim cho
bn thõn. c bit l chun b kin thc cho k thi tt nghip sp ti tụi tin
hnh vit bi bỏo cỏo thc tp vi chuyờn " Tỡm hiu nghip v cụng tỏc Vn
th UBND xó, thc trng v gii phỏp".
Trong bỏo cỏo ny ngoi phn m u v phn kt lun. Ni dung bỏo cỏo
c chia lm 03 chng:
Chng 1: Chc nng, nhim v, c cu t chc ca UBND xó
Chng 2: Thc trng tỡnh hỡnh cụng tỏc Vn th ca UBND xó
Chng 3: Nhng gii phỏp hon thin cụng tỏc vn th ca UBND xó
v mt vi kin ngh.
Qua bn bỏo cỏo thc tp ny cho phộp tụi gi li cm n chõn thnh ti
cỏc thy giỏo, cụ giỏo Trng Cao ng Ni V H Ni - Nhng ngi ó trang
b cho tụi nhng kin thc c bn u tiờn v k nng nghip v CTVT. ng
thi qua õy cng cho phộp tụi gi li cm n chõn thnh, sõu sc ti ton th
ban lónh o UBND xó, cỏc anh ch cụng chc, viờn chc ang cụng tỏc ti vn
phũng HND - UBND xó . c bit l ph trỏch vn phũng HND - UBND
(hay cũn gi l vn phũng thng kờ) xó ó hng dn v to iu kin tụi
hon thnh tt t thc tp cng nh vit bn bỏo cỏo ny.
õy l ln u tiờn tip xỳc vi cụng vic thc t v vit bỏo cỏo thc tp,
mc dự bn thõn tụi ó nhn thc c tm quan trng trong nghip v CTVT
ca mỡnh song ni dung nghiờn cu, tỡm hiu rng, nờn trong bn bỏo cỏo thc
tp ny khụng th trỏnh khi nhng hn ch v thiu sút nht nh. Kớnh mong
_VTLT_K1 Khoa: Vn Th - Lu Tr
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
các thầy giáo, cô giáo trong Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội cũng như toàn thể
ban lãnh đạo xã và các cán bộ, công nhân viên chức Văn phòng HĐND và

UBND xã bổ sung đóng góp ý kiến để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi
được hoàn thiện và thành công hơn. Giúp cho tôi hiểu biết sâu rộng, chính xác và
đầy đủ hơn về nghiệp vụ công tác văn thư của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn.!.
, ngày 08 tháng 6 năm 2010
Sinh viên


CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠNG CỦA
UBND XÃ
I. SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠNG CỦA
UBND XÃ
1, Đặc điểm tình hình của xã
xã miền núi, thuần nông của huyện do địa hình ở đây chủ yếu là đồi núi, xen
lẫn là các hồ đập nhỏ, với hệ thống kênh mương tưới tiêu của xã đã được bê tông
hóa hoàn chỉnh, đất đai màu mỡ, khí hậu thuận lợi tạo điều kiện tốt cho sự phát triển
kinh tế của xã. Ngoài ra trong địa bàn của xã còn xuất hiện một số các loại hình cty
nhỏ, hợp tác xã kinh doanh về các loại hình chăn nuôi: hợp tác xã thống nhất: tại
thôn Hai mới, cty sao sáng thôn Đoàn kết… Đây là điều kiện thuận lợi cho vùng
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
4
Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
phỏt trin mt nn kinh t theo hng Nụng - Lõm nghip, thy sn v mt s
nghnh dich v nh khỏc. Mt khỏc l mt xó min nỳi ca huyn - vựng t ni
ting vi cõy vi thiu din tớch nờn ti hng ngn ha. Vi Lc Ngn ó c ng
ký thng hiu v c xut khu ra nhiu nc mang li hiu qu kinh t cao cho
ngi dõn.
Trớc năm 1957 xã có tên gọi là xã Phú Quý gồm , Đông Hng và một phần
của xã Phợng Sơn. Khi tách ra hai huyện Lục Ngạn và Lục Nam, sau năm 1957
có tên là xã Thống Nhất, đến năm 1969 tên xã là cho đến nay.

a gii ca xó cỏch trung tõm huyn Lc Ngn 6 km v phớa ụng. Phớa
ụng giỏp th trn ch, phớa Nam tip giỏp xó Phng Sn v dc quc l 31.
Phớa Bc giỏp . ca huyn Lc Ngn. Din tớch t nhiờn l 4009.33 ha. vi
3641 h gia ỡnh v 16.684 nhõn khu. Trong xó cú 6 dõn tc anh em cựng
chung sng l: Kinh, Hoa, Ty, Nựng, Sỏn chớ, Sỏn Dỡu sng xen canh trờn a
bn xó. Trong ú s ng bo dõn tc thiu s chim 49 % s dõn ( theo s liu
thng kờ iu tra ca xó nm 2009). Theo iu tra ngy 01 thỏng 8 nm 2008 s
h nghốo trong ton xó chim 7.29%.
Hin nay xó Quý Sn gm 27 thụn c s quan tõm ca c quan cp trờn
v s ch o sõu sỏt ca ng, tri qua nhiu nm hỡnh thnh hot ng v phỏt
trin, h thng c quan ca ng v nh nc xó Quý Sn cng c hon
thin hn to iu kin cho s phỏt trin v i vo n np ca xó.
2. Chc nng, nhim v, quyn hng ca UBND xó
(UBND xó l c quan hnh chớnh Nh nc a phng hot ng theo
lut t chc HND v UBND ngy 26 thỏng 11 nm 2003.)
2.1 Chc nng ca UBND xó Quý Sn
(Ban hnh kốm theo 2- Lut t chc HND v UBND)
- UBND do HND bu ra, l c quan chp hnh ca HND, c quan
hnh chớnh Nh Nc a phng chu trỏch nhim trc HND cựng cp v
c quan Nh nc cp trờn.
- UBND chu trỏch nhim chp hnh hin phỏp, lut, cỏc vn bn ca c
quan Nh nc cp trờn v Ngh quyt ca HND cựng cp nhm m bo thc
hin ch trng, bin phỏp phỏt trin kinh t - xó hi cng c quc phũng an
ninh v thc hin cỏc chớnh sỏch khỏc trờn a bn.
_VTLT_K1 Khoa: Vn Th - Lu Tr
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.

2.2 Nhiệm vụ quyền hạng của UBND xã
(Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111, 112,113,114,115,116,117 của luật
tổ chức HĐND và UBND)
2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực hiện kế
hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo Quy định của Pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi,
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ

6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
trong sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với
cây trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc vây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng ; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điêu, bảo
vệ rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyền
thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các nghành, nghề mới.
2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm thẩm quyền do pháp luật
quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, TDTT.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; Tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh;
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
- Xây dựng phát triển và tổ chức cá hoạt động văn hóa; TDTT, tổ cức các
lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lích sử, văn hóa và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách , chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mổ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách
ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang
ở địa phương
2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phong, an ninh, trật tự xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân,xây dựng
làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khâu: Tổ chức việc đăng ký tạm chú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định vế xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật
* Nguyên tắc và lề lối làm việc
UBND xã Quý Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh
đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ, chủ trương, quyết định theo đa số.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN ngăn
chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng cửa quyền, hách dịch và một
số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong
bộ máy cơ quan.
UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ,
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã để ra. Quản lý hướng dẫn các
phòng ban chuyên môn và các thôn trong hoạt động QLNN.
UBND xã xây dựng quy chế làm việc giữa Đảng ủy, HĐND, MTTQ
trong hệ thống chính trị ở cơ sở để phối hợp trong lãnh đạo. Quản lý điều hành
và vận động nhân dân thực hiện nhiệm vụ chính trị ở địa phương.
- UBND xã làm việc theo chế độ một thủ trưởng, các phòng ban chuyên
môn đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch.
* Quan hệ công tác: Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm lãnh đạo trực

tiếp của Đảng ủy xã
Chế độ văn thư: Thực hiện chế độ văn thư theo chế độ tập trung
II, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA
TỪNG ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
1. Cơ cấu tổ chức của UBND xã (sơ đồ xem phụ lục I)
UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạng và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HDND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND là Chủ tịch UBND xã là người phụ
trách lãnh đạo chung , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã, đôn
đốc kiểm tra công tác của xã. Chỉ đạo điểu hành của các thành viên cấp dưới và
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND xã ( Trừ các vấn đề thuộc thẩm
quyền tập thể của UBND xã). Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm cá nhân
vể những nhiệm vụ, quyền hạng được giao riêng cho mình và các thành viên của
UBND chịu trách nhiệm trước HĐND xã và cấp trên.
Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội chịu trách nhiệm trực tiếp vể
chức năng QLNN trên các hoạt động về văn hóa - xã hội trên địa bàn xã.
Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Chịu trách nhiệm về QLNN về công
tác thu tri ngân sách, hoạt động kiểm tra, tài chính, công nghiệp, nông nghiệp,
giao thông công chính, quản lý đất đai, xây dựng trên địa bàn, địa chính….
Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch tập thể
UBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành những
kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xã
chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước UBND huyện Lục Ngạn,
UBND tỉnh Bắc Giang, UBND thành phố Bắc Giang
UBND xã có 7 ban: Văn Phòng, Ban quân sự, ban công an, ban tài chính

kế toán, ban tư pháp hộ tịch, ban địa chính, ban văn hóa xã hội
Ngoài ra còn các hội như: Nông dân, Chữ thập đỏ, đoàn Thanh Niên, phụ
Nữ, Cựu chiến binh
* Về biên chế nhân sự :
Lãnh đạo UBND xã bao gồm đồng chí bao gồm tất cả lãnh đạo HĐND -
UBND và các phòng. Trong đó tổng số cán bộ công chức, viên chức, nhân viên
văn phòng là 45 đồng chí (Công chức ,cán bộ chuyên trách: 23 đồng chí; cán bộ
bán chuyên trách là 22 đồng chí. Với độ tuổi trung bình là 30 trong đó số cán bộ
nhân viên nữ là
Số cán bộ có trình độ đại học là 15 đồng chí, số cán bộ có trình độ cao
đẳng la: 20 đồng chí, số cán bộ có trình độ trung cấp là: 20 đồng chí.
2. Chức năng chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã
2.1 Văn phòng HĐND - UBND
Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo
giõi việc thực hiện chương trình , lịch làm việc đó, tổng hợp báo tình hình kinh
tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền làm báo cáo
gửi lên cấp trên
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ , công tác lưu
trữ, biểu báo cáo thống kê.
Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhân đơn thư, từ khiếu nại của nhân dân;
Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND
theo quy định của pháp luật và công tác được giao;
Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giũa UBND với cơ quan, tổ
chức và công dân theo cơ chế một cửa.
2.2 Ban quân sự

Tham mưu đế suất với cấp Ủy Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trương
biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng
quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;
Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật,
huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xây
dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bị
động viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự;
Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn huấn luyện quân dự bị theo
quy định;
Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ
quân sự, quân nhân dự bị và dâ quân theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;
Tuyển quân phối hợp với công an , lực lượng khác thường xuyên hoạt
động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục
thiên tai, cứu hộ, cứu nan.
Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốc
phòng gắn với nền an ninh nhân dân;
Thực hiện chính sách hậu phương quân đội;
Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng quân sự ở xã.
2.3 Ban công an :
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Tham mưu cho Đảng ủy - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo an
ninh chính trị trên địa bàn xã;
Quản lý hộ khẩu, nhập khẩu;
Quản lý các đối tượng có tiền án tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối tượng;
Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã;
Xây dựng kế hoạch và văn côn lực lượng tuần tra canh gác;
Xây dựng nội bộ lự lượng công an trong sạch, vững mạnh và thực hiện một

số nhiệm vụ khác do cấp ủy Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao;
2.4 Ban Tài chính - Kế toán:
Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách,
kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã;
Thực hiện quản lý các dự toán đâu tư xâu dựng cơ bản, tài sản công tại xã.
Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu;
Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chức
thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên;
Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi;
Xây dựng kế hoạch phát triểnngân sách ở địa phương;
Quản lý các diên tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoach thu chi các loại
quỹ thuộc ngân sách quản lý;
Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định.
2.5 Ban Tư pháp - Hộ tịch
Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp;
Giúp UBND soạn thảo ban hành các loại văn bản;
Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân;
Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê
tư pháp;
Hướng dẫn hoạt động các tổ hòa giải;
Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của đội
thi hành án
Thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền
2.6 Ban địa chính
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộ đất
trong xã.
Giúp UBND cấp xã hướng dẫn sử dụng, thẩm tra để xác nhận việc tổ

chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan
tới đất trên địa bàn xã.
Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định
về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia
đình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó
Thu thập tài liệu, số liệu về số lương, chất lượng đất đai, tham gia xây
dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoach, kế
hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy định
Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính sổ địa
chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai;
Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ
thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương;
Tuyên truyền giải thích, hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư
khiếu nại tố cáo của dân về đất đai;
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản
đổ địa chính, bản đồ địa giới hành chính;
Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai.
2.7 Ban văn hóa- xã hội:
Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và
pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương;
Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương;
Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyên
truyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chức
thực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt;
Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hóa văn nghệ quần chúng, bảo vệ các di
tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và
xây dựng nếp sống văn minh ,gia đình văn hóa;
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
13

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn,
nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương
binh- xã hội;
Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng
chính sách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng
xã hội cộng đồng;
Theo dõi thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo;
Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hóa , văn nghệ, TDTT,
công tác lao động thương binh và xã hội ở xã.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
UBND XÃ
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ
1.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Theo lý luận và phương pháp công tác văn thư - Nxb. chính trị quốc
gia.PGS. Vương Đình Quyền: " CTVT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản , lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin, văn bản cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, tổ chức.
Theo Nghị định 110/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư thì CTVT được hiểu như sau: " CTVT bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dựng con dấu.
1.2 Tầm quan trọng của cán bộ làm CTVT
Để thấy rõ hơn được tầm quan trọng của CTVT nói chung và tầm quan
trọng của cán bộ làm CTVT nói riêng ta đặt ra một giả thuyết là hoạt động của
cơ quan không có cán bộ làm công tác văn thư nghĩa là hoạt động của CTVT
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ

14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
không diễn ra. Khi đó văn bản tới cơ quan sẽ không tập trung tại văn thư mà văn
bản sẽ được chuyển trực tiếp cho đơn vị nhận giải quyết công việc. Văn bản
không được đăng ký và lưu tại văn thư. Trong quá trình giải quyết công việc do
công việc nhiều, quá trình quản lý văn bản không được tốt nên các bộ phận
phòng ban đánh mất văn bản, công việc chưa được giải quyết ảnh hưởng tới tiến
độ giải quyết công việc.
Như vậy ta thấy rằng cán bộ làm CTVT cũng giống như các cán bộ phụ
trách chuyên môn khác luôn giữ vai trò quan trọng đối với xã hội trong lĩnh vực
nhất định. Thông qua cán bộ làm CTVT mọi công việc hành chính công văn giấy
tờ tại cơ quan sẽ được làm tốt. Công việc được giải quyết nhanh chóng, một cách
khoa học. Đảm bải việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Văn bản được sắp xếp
và bảo quản hợp lý.
1.3 Tình hình cán bộ làm CTVT và mô hình tổ chức CTVT tại UBND
xã
1.3.1 Tình hình cán bộ làm CTVT tại UBND xã
Theo thông tư số: 21/2005/TT- BNV ngày 01thang 02 năm 2005 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạng và tổ chức của tổ Văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Ủy ban nhân dân có viết:
" Tại Ủy ban nhân dân xã, Phường, thị trấn ( gọi chung là xã) có bộ phận
làm công tác văn thư, lưu trữ, lưu trữ hiện hành và bố chí công chức văn phòng -
thống kê phụ trách công tác văn thư lưu trữ; cán bộ, công chức cấp xã kiêm
nhiệm làm công tác văn thư lưu trữ phải thực hiện theo hướng dẫn chuyên môn
nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh và huyện, chị trách nhiệm trước UBND xã
về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã; Cán bộ, công
chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật".
Văn phòng HĐND - UBND xã chịu trách nhiệm chung về CTVT tại ủy
ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng, quý, tuần… tổ chức

các kỳ họp của HĐND và UBND và tất cả các khâu của nghiệp vụ công tác văn
thư-lưu trữ.
Cũng giống như ở một số đơn vị, cơ quan nhỏ khác thì tại UBND xã cán
bộ làm công tác văn thư chưa thật sự được coi trọng. Tại đây cán bộ này chưa có
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
biên chế chính thức. Trong Văn phòng HĐND và UBND có 3 cán bộ trong đó có
02 cán bộ trong văn phòng có biên chế thuộc văn phòng thống kê ( văn phòng
thống kê kiêm công tác văn thư lưu trữ) 01 cán bộ phụ trách về công tác văn
thư kiêm công tác lưu trữ, cán bộ làm hợp đồng có trình độ trung cấp nhưng
thuộc chuyên nghành khác, cán bộ này đã được cử đi học lớp đào tạo bồi dưỡng
về nghiệp vụ văn phòng chuyên nghành văn thư- lưu trữ.
* Nhận xét chung: về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã có đủ năng lực và
kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập và đảm bảo các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư
1.3.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã
Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung, công tác văn thư đóng vai
trò vô cùng quan trọng, có thể coi công tác văn thư là bộ khung trong quá trình
QLNN. công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản
lý của mỗi cơ quan. UBND xã Quý Sơn là một ví dụ điển hình: Văn thư ở xã
hoạt động theo hình thức tập chung :
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải qua văn thư cơ quan để vào sổ
đăng ký văn bản đi, đóng dấu và ban hành văn bản ( nếu là văn bản chuyển nội
bộ thì sau đó được chuyển tới các phòng ban để giải quyết, nếu là văn bản
chuyển ra ngoài cơ quan thì sau khi làm thủ tục chuyển phát và đưa văn bản vào
bì, văn bản được nhân viên đưa thư chuyển tới địa chỉ đã ghi ngoài bì.
Văn bản đến cơ quan được chuyển tới phòng văn thư. Văn thư tiến hành
làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến. Trình người có thẩm quyền xin ý kiến giải
quyết theo ý kiến chuyển của lãnh đạo.

Trong văn phòng HĐND - UBND có 01 máy photo coppy,01 máy scan,
02 máy tính đã nối mạng, 02 máy in. Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho quá
trình soạn thảo văn bản. Tuy nhiên do tính đặc thù của cơ quan là: số lượng văn
bản đến và văn bản đi ít nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư mà cơ quan vẫn dùng sổ để đăng ký văn bản đến và văn bản đi.
2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã
2.1 Vị trí và tầm quan trọng của CTVT đối với UBND xã
Đối với UBND xã CTVT là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước
tại xã . Đây là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng HĐND-
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
UBND. CTVT được làm tốt hay không sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng
của công tác quản lý nhà nước của UBND xã
Công tác văn thư được làm tốt sẽ đảm bảo quá trình cung cấp thông tin
cho hoạt động quản lý của UBND xã. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng công tác của UBND góp phần làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ đảm bảo
giữ gìn bí mật thông tin tại UBND xã.
Thông qua công tác văn thư sẽ giúp cơ quan đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng
cứ về quá trình hoạt động của cơ quan giữ đầy đủ tài liệu, hồ sơ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ.
2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã
2.2.1 Về việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã được thể
hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư
và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư của UBND. Việc ban hành các văn bản này phải không trái với các
văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn

thư ở cơ quan nhà nước và các tổ chức. Đơn cử như một số các văn bản sau:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, chính phủ và các
văn bản hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước. UBND xã đã nhận thức
rõ được vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tác văn thư do
đó UBND xã đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn
nữa công tác văn thư tại UBND xã, cụ thể:
UBND xã đã xây dựng và ban hành được quy chế về công tác văn thư lưu
trữ ngày 15 tháng 7 năm 2009. Đây là bản quy chế quy đinh khá chi tiêt về hoạt
động của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Quy định về chế tài sử phạt đối
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác văn thư và lưu trữ.( Quy chế
xem phụ lục II)
* Nhận xét:
Ưu điểm: Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm lãnh đạo chỉ
đạo của UBND xã Quý Sơn về công tác văn thư của UBND xã đã tạo hành lang
cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của UBND
xã Quý Sơn. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối với công tác văn thư.
Đây là cơ sở là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức tốt công tác văn thư của xã
trong hiện tại và tương lai
Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn tồn tại một
số những hạn chế:
Số lượng văn bản mà UBND ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt động
chung cho công tác văn thư vẫn còn quá it. Hệ thống văn bản còn mỏng. Hiện

nay chưa có bất cứ một quy định nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng
như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, cơ quan không có bảng danh mục hồ
sơ chính thức.
2.2 Công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức kiểm điểm và tự kiểm điểm
về công tác văn thư.
Hàng năm UBND xã thường tổ chức các đợt kiểm tra đột suất về tình hình
tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã. Việc kiểm tra này đã tạo điều
kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn thư của
UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt hơn.
Để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, theo quý UBND xã tổ chức
sơ kết và tổng kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công tác
văn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện
công tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức công
tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò công tác
văn thư trong hoạt động của UBND xã.
* Đánh giá chung: Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã đã có nhiều biến
chuyển và khởi sắc so với những năm về trước. Tại đây công tác văn thư đã được
quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt động của UBND.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
UBND đã xây dựng được một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm
bảo công tác văn thư đi về nền nếp và hoạt động có hiệu quả hơn.
II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
XÃ QUÝ SƠN
1.Cơ sở khoa học
1.1 Cơ sở pháp lý
Nhà nước ta đã ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật
để quản lý, điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảm bảo cho các hoạt
động đó thực hiện một cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội.

Trên cơ sở đó do nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư đối
với hoạt động của cơ quan. Cùng với sự quan tâm của Đảng và nhà nước về công
tác văn thư. Nhà nước ta đã ban hành một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư thông qua các văn bản của Chính Phủ và đơn vị quản lý trực
tiếp về công tác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ví dụ: Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư (công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm 2004)
Nghị định số 33/2002/NĐ - CP ngày 23 tháng 03 năm 2002 của Chính Phủ
quy đinh chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ( Đăng trên công báo
số 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)
Nghị định số 58/NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về
quản lý và sử dụng con dấu ( Công báo số 36 năm 2001)
Công văn số 425/ VTLTNN - NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ - Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư nói
chung và công tác văn thư cấp xã nói riêng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu
quả. Ngoài ra đối với mỗi loại hình hoạt động khác nhau( doanh nghiệp, cơ quan
Đảng, cơ quan nhà nước…) thì có những văn bản hướng dẫn chi tiết hơn về hoạt
đông của công tác văn thư tại các đơn vị này.
Mặt khác để hướng dẫn chi tiết hơn về quản lý và sử dụng con dấu Bộ
công an và ban tổ chức Cán bộ Chính Phủ đã ban hành thông tư liên tịch số
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
07/2002/TT -LT hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý và sử
dụng con dấu. Cũng theo tinh thần đó Bộ công an đã ban hành thông tư số
08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Bộ công an hướng dẫn mẫu

dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan.
Do xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó qua thời gian công tác văn thư
cũng có nhiều thay đổi. Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội: ngày 08 tháng 02
Chính Phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
Phủ về công tác văn thư.
Tuy nhiên để công tác văn thư tại UBND xã được làm tốt hơn khi tiến
hành thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Quý Sơn cần dựa vào các văn bản
đã nêu ở trên và một số các văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiện toàn công tác
văn thư ở đây. Tham khảo thêm một số văn bản sau:
Luật tổ chức HĐND - UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Quyết định số 296/QĐ ngày 6
tháng 3 năm 2008 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 21/2005/TT-
BNV hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạng và cơ cấu tổ chức tổ chức văn
thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ va UBND; Công
văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu
trữ của cơ quan.
1.2 Cơ sở lý luận
1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản
(Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về việc
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP)
1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a. Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên nghành.
b. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
20

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần
sau: Quốc hiệu;Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản; Nội dung văn bản;Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền;Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với
những văn bản loại khẩn, mật).
Ngoài ra theo Nghi định số 09//2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4
năm 2004 có quy định thêm:
+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định vao gồm 10 yếu tố
thể thức như trên có thể bổ sung địa chỉ. cơ quan (tổ chức); địa chỉ thư điện thoại
(E- mail); sđt; số telex; số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website) và
biểu tượng logo của cơ quan tổ chức;
+ Đối với công điện, bản ghi nhớ, cam kết., thỏa thuận, giấy chứng nhận,
giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công ….Không bắt buộc phải có
tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa
chỉ thư điện tử (E- mail);số điện thoại, số telex; số fax; địa chỉ trang thông tin
điện tử (website) và biểu tượng logo của cơ quan tổ chức
* Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.Dòng chữ trên: “Cộng hoà
xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến
13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái
đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới
có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Bao gồm tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp
(nếu có) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng

chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
* Số, ký hiệu của văn bản
+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được
đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban
hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ
các số,
+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu.Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),
* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
tỉnh; xã, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được
đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị
hành chính đó. Địa danh ngày tháng năm được in bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.các số chỉ ngày, tháng,

năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải
ghi thêm số 0 ở trước. Địa danh ngày tháng năm được viết bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy
* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải
ghi tên loại, trừ công văn.
+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản được trình bày sau chữ viết tắt
“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
+ Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn
bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các
quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. nội dung của văn bản
được trình bày theo cỡ chữ 14 thường .
* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1.2.1.2 Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn, thu thập, xử lý
thông tin có liên quan ,soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan
1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt
Ban thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình người
duyệt xem xét, quyết định
1.2.1.4 Đánh máy nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trong trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì ngườ đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúng
thời gian quy định
1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
1.2.1.6 Ký văn bản
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.”.
1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
* Đăng ký văn bản : Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những
thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên
loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ

liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi
a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày
tháng
- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: trước khi phát hành văn
bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cho người được giao trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
+ Ghi ngày, tháng văn bản
- Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi…
c. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số ký
hiệu

văn
bản
Ngày
tháng
vb
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản
Đơn vị
người
nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào
bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bì
văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản
trong bì.

- Chuyển phát văn bản đi
+Tuỳ theo số lượng văn bản đến của đơn vị mình các cơ quan, tổ chức quyết
định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản
+Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người
nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
25