THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (540.3 KB, 31 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đều biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và
các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ
ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc
gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
Là một sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà nội với chuyên ngành Lưu
trữ học, em đã được các thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của công tác lưu trữ. Nhằm trang bị cho
sinh viên thêm những kiến thức và kĩ năng ngành nghề, Trường đại học Nội Vụ
Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị nhằm
nâng cao trình độ hiểu biết cũng như đi gần hơn với thực tế và rèn luyện thêm ý
thức làm việc. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em được
tiếp nhận về Phòng Chỉnh Lý của Trung tâm để giúp các cán bộ lưu trữ thực
hiện các nghiệp vụ đã được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn
của các cán bộ chuyên viên trong Trung tâm. Đây thực sự là môi trường thuận
lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Với
những kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập ở trường,
đồng thời với quá trình tự học và trực tiếp được thực hiện các công việc thực tế
ở nơi kiến tập, em nhận thức được rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác Lưu trữ
trong cuộc sống cũng như trong các cơ quan, từ đó rèn luyện sự năng động,
nhiệt tình, tỉ mỉ, lòng say mê với nghề nghiệp của một cán bộ lưu trữ.
Trong thời gian kiến tập gần 3 tuần (từ ngày 1/6 đến ngày 17/6/2016) tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã nhận được sự hướng dẫn của các nhân
viên, cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm cũng như sự chỉ bảo tận tình và được
ở trong môi trường làm việc thân thiện của các chuyên viên trực tiếp hướng dẫn
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kiến tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt kiến tập này.
Do thời gian, trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm còn có những hạn
chế nhất định, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, chưa
khách quan trong nhận định, đánh giá cũng như đưa ra đề xuất, giải pháp. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu
của các cán bộ trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; các giảng viên trong khoa
Văn thư-Lưu trữ để bài cáo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban
Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các cá nhân, gia đình,
dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các
cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ
năm 1945 đến nay.
Cụ thể là:
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Hiện tại, Trung tâm có các phòng chức năng và nghiệp vụ:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám
đốc. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
chức thuộc Trung tâm. Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm,
miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và
trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách. Trung tâm có
hơn 100 viên chức.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Chỉnh lý:
1.2.1. Chức năng:
Tổ chức thực hiện, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu
trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác phân loại, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc pham vị quản lý của Trung tâm;
- Căn cứ chỉ tiêu kế hoạch, tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy trình chỉnh
lý
- Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Vò hoạt động
thực tiễn của đơn vị;
- Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị;
- Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòng
chống lụt bão của Trung tâm;
- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị để Trung tâm ban hành;
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Trung tâm giao.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III
2.1. Hoạt động quản lý:
Trung tâm đang quản lý trên 15 km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản:
Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có
nguồn gốc cá nhân. Cụ thể như sau:
2.1.1. Tài liệu hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay
có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ
quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ,
tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về
kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương
Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu
phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của
Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp
đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành
các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này
bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày
đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới
thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các
nhóm chính sau:
- Tài liệu chung: Ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các
cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn
bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính
phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng
Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong
trào thi đua ái quốc.
- Tài liệu về nội chính: Phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng
cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh
tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất;
cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản
động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
- Trong nhóm tài liệu về quân sự: Có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh,
kế hoạch, báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược
quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;
về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ
đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh
chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù
binh, hàng binh và dân vận..
- Tài liệu về ngoại giao: có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt
(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)
và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ
Việt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước
Hiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ
chức quốc tế khác...
- Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính: Thể hiện chủ trương, chính sách, biện
pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.
Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo
về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao
thông công chính của các ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu
phản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho
quỹ Độc lập"...
- Tài liệu về văn xã: phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát
triển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có
nhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn
hóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các
chương trình cải cách giáo dục.
- Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê: lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ
tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước
Trung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về
kinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các
Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều
cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương
binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương,
Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân
hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu
của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt
Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chính
Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài liệu này phản ánh xác thực
và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang
của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp.
2.1.2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 1000
mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,
trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,
Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:
Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây
dựng cơ bản khác.
2.1.3. Tài liệu nghe nhìn:
- Tài liệu phim điện ảnh:
Bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộc
sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ
phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt
Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở
Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt
Nam.
- Tài liệu ảnh:
Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộn
phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và
nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc
các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước
ngoài đến Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách
mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh
thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh
về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống
ngoại xâm của nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả
nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình
chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình...
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động
văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
- Tài liệu ghi âm:
Bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần 300 đĩa,
băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật. Các
cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng
trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị
Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít
tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế... Đáng
chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi
Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt
kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng
12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...
Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn
quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
2.1.4. Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo
quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số
nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài
liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân
như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản
thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những
nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá
nhân sau này.
Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7
vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến
tranh chống Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,
không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ
chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thế hệ tiền bối.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như
trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh
toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh
bảo vệ đất nước.
Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá
tài liệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu. Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau
quá trình đưa đi tu bổ phục chế. Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài
liệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các
công việc như: chỉnh lý, khử axít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc
giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổ
trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông. Đặc
biệt, Trung tâm luôn bảo vệ an toàn và vệ sinh thường xuyên kho tài liệu,
thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy và vận hành các phương
tiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Luôn duy tu, bảo dưỡng Hệ
thống điều hòa trung tâm, hệ thống hút ẩm để đảm bảo được nhiệt độ và độ ẩm
thích hợp trong kho.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1. Văn bản quy định về chỉnh lý tài liệu giấy:
- Luật Lưu trữ 2011.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc
ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 về việc ban
hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 Quy định định
mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Thông tư sô 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 về việc
hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quan tổ chức.
- Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 Quy định
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử.
- Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu lưu trữ hành chính
2.2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ:
2.2.2.1. Soạn thảo văn bản:
Các bước soạn thảo văn bản: dựa theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư và theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 10 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để ban hành ra các văn bản đúng
thẩm quyền
- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;
- Lựa chọn thông tin, tài liệu;
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
- Xây dựng đề cương bản thảo;
- Viết dự thảo;
- Biên tập dự thảo;
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
- Hoàn thiện văn bản.
Một số loại văn bản hành chính thông dụng:
1. Soạn thảo công văn
Công văn hành chính có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu,
phần nội dung chính và phần kết thúc.
* Phần mở đầu
Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành văn bản. Tuy nhiên,
khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từng mục
đích ban hành lại được trình bày khác nhau.
- Công văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thực
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trạng hoặc tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm cơ sở
trao đổi).
- Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (cần nhắc lại sự việc
hoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ hoặc cơ sở trả lời).
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đôn đốc, nhắc
nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu tiên và
nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh những nhược điểm cần khắc phục).
- Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chức
hội nghị (lý do mời).
* Phần nội dung chính
Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bày
mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn
có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt. Khi soạn thảo phần này cần căn
cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối tượng nhận
văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày:
- Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khả
thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ và logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và cầu
thị, không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.
- Công văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận
cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã
nhặn.
- Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp
dưới, các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá nhân,
tổ chức.
- Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu
cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về tài liệu,
phương tiện, kinh phí… (nếu có).
- Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để
đối tượng dễ thực hiện. Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày. Những nội dung đơn giản thì mỗi ý
trình bày bằng một đoạn văn.
* Phần kết thúc
Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu,
đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp
đỡ, cảm ơn đối với đối tượng nhận văn bản),...
2. Soạn thảo tờ trình
Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:
* Phần mở đầu
Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối
với vấn đề cần trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm
nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.
* Phần nội dung chính
- Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch công
tác, dự thảo văn bản …). Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trực
tiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cách
tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trình
bày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …).
- Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được trình
bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có độ tin cậy
cao.
- Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt
để có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt.
- Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc)
để đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.
- Đề xuất các kiến nghị với cấp trên.
* Phần kết
- Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm
quyền xem xét, phê duyệt”.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”
2.2.2.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật (nếu có)
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
- Lưu văn bản đi
* Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
- Lập danh mục hồ sơ
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ
2.2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một
con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ
nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập
và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất;
- Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải
nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp
"Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con
dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của
pháp luật.
- Cán bộ văn thư là người quản lý và sử dụng con dấu. Cán bộ Văn thư có
nhiệm vụ đóng dấu, đóng chum lên 1/3 chữ ký về phía bên phải. Con dấu không
được đóng tùy tiện, không được đóng dấu khống chỉ khi chưa có chữ ký của
lãnh đạo cơ quan. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu.
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
- Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu
trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ
quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu
cũ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có
thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con
dấu.
- Các loại con dấu của cơ quan
+Dấu Quốc huy
+Dấu chức danh
+Dấu tên
+Dấu đến
+Dấu chỉ mức độ mật, khẩn
2.2.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ
sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu
trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện
hành.
- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ
trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp.
- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo
quy định.
- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung,
hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
2.2.2.5. Xác định giá trị tài liệu:
- Dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp quy định thời hạn
bảo quản cho từng loại tài liệu theo giá trị của chúng về mặt kinh tế, chính trị, từ
đó lựa chọn bổ sung những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những
tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.
- Nguyên tắc:
+ Nguyên tắc chính trị
+ Nguyên tắc lịch sử
+ Nguyên tắc toàn diện tổng hợp
- Tiêu chuẩn:
Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa
trên các yêu cầu chính như sau:
+ Phải có cơ sở lý luận khoa học
+ Phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính XH đó
+ Phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.
Từ đó xây dựng nên các tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu
+ Tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong tài liệu
+ Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
+ Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài
liệu
+ Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông:
+ Tiêu chuẩn về tác giả tài liệu
+ Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu
- Phương pháp:
+ Phương pháp phân tích hệ thống
+ Phương pháp phân tích chức năng
+ Phương pháp phân tích thông tin
+ Phương pháp phân tích sử liệu học
- Thời hạn bảo quản tài liệu
+ Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của cơ quan tổ chức
2.2.2.6. Chỉnh lý tài liệu:
Bước 1. Giao, nhận tài liệu:
Lập biên bản giao nhận tài liệu (theo quyết định 128/QĐ-TLTNN)
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu:
Dùng chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp cặp, hoặc bao gói
tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu. Chú ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các
cặp, hộp, bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu và không làm
hư hại tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Lập kế hoạch chỉnh lý
- Viết bản lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông: Phải
được biên soạn một cách đầy đủ, chi tiết khi tổ chức chỉnh lý lần đầu, những lần
sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
vị hình thành phông
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
+ Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài
+ Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời
+Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông (Tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa,
tài liệu bị bao hàm, tài liệu không thuộc phông)
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ:
+ Hướng dẫn phân loại: Hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một
phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ. Khiến việc phân loại
tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn phông được thống nhất.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ: Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các
văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ đối với những phông hoặc
khối tài liệu còn lộn xộn, chưa được lập hồ sơ và hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn
thiên hồ sơ với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa
chính xác, đầy đủ.
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác địn
h giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
+ Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
+ Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
chưa đạt yêu cầu
Bước 7. Biên mục phiếu tin
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin: (nội dung chi tiết có trong
phụ lục)
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Mỗi hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được biên mục lên một phiếu tin.
- Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một
phiếu tin.
- Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt.
- Việc viết hoa trên phiếu tin được thực hiện theo Quy định tạm thời về
viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được ban hành
theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/12/1998 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào
trường số 10 của phiếu tin
b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu
tin và lên bìa hồ sơ
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài
liệu vào bìa hồ sơ
a) Vệ sinh tài liệu
b) Tháo bỏ ghim kẹp
c) Làm phẳng tài liệu
d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Lập các bản tra cứu bổ trợ
- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
- Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
- Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu
loại (nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
2.2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
* Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
- Tài liệu trước khi nhập kho được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự
chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
- Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu được xếp trong các hộp,
trường hợp chưa có hộp thì xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi
hộp, cặp đều dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
* Xếp tài liệu lên giá
- Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi
phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới,
trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
- Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái
qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
* Lập sơ đồ giá trong kho
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ thể
hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông lưu trữ trong kho.
* Đưa tài liệu ra sử dụng
- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, kiểm tra lại chất lượng và
tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý
hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
- Tại phòng đọc, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
* Kiểm tra tài liệu trong kho
- Hàng năm kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết
quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có
theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư
hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
- Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế
hoặc làm bản sao bảo hiểm.
* Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm
Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
+ Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho
tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ
ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh
sáng... lọt thêm vào kho.
+ Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp
đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc
vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
+ Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ
trong một ngày đêm.
- Chống nấm mốc
+ Để phòng nấm mốc phát sinh, thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ
sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Luôn luôn duy trì chế độ
thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Khi phát hiện thấy nấm mốc, cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng
các biện pháp chống nấm mốc.
+ Không đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun,
quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài
liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa
2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
+ Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt
đối không được dùng cho tài liệu.
- Chống côn trùng
+ Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho, áp dụng các biện
pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương
tiện bảo quản và kho tàng; khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử
trùng trong kho (2 năm một lần).
+ Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
+ Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và
các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.
- Chống mối
+ Việc phòng chống được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu
trữ.
+ Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu... liên hệ
ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và
lâu dài.
- Chống chuột
+ Hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý
các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...)
+ Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
+ Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải
thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 3
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét, đánh giá:
- Luôn thực hiện đầy đủ và cẩn thận từng bước trong quy trình chỉnh lý tài
liệu.
- Thực hiện nghiêm túc về bảo hộ trong khi làm việc (găng tay, khẩu
trang, áo blu…)
- Việc sắp xếp công việc khoa học, thuận tiện cho việc trao đổi, giải quyết
công việc
- Luôn tạo môi trường làm việc thoải mái, hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình,
có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
- Cấp trên và cấp dưới có mối quan hệ mật thiết với nhau, khi lãnh đạo
điều hành công việc thì cấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh và khi cấp dưới có ý
kiến xấy dựng và trao đổi thì cấp trên luôn lắng nghe. Đây là điều cần thiết trong
quan hệ công việc.
- Chưa có nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể về biên mục phiếu tin, đặc biệt
là cách viết nhan đề cho từng nhóm hồ sơ tài liệu.
- Cơ sở vật chất còn một số hạn chế nhất định
- Đôi khi có sự không thống nhất trong chỉ đạo công việc giữa Lãnh đạo
Trung tâm và Lãnh đạo phòng bởi chưa có văn bản quy định thống nhất trong
một số bước chỉnh lý.
3.2. Đề xuất giải pháp, khuyến nghị:
- Cần được trang bị nhiều hơn về cơ sở vật chất (điều hòa, máy hút bụi,
phòng kho…)
- Cần có thêm văn bản nhà nước quy định rõ ràng cách viết nhan đề cho
từng nhóm hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là hồ sơ về xây dựng cơ bản, cách biên mục
phiếu tin.
- Cần có sự để ý sát sao hơn và chỉ đạo trực tiếp từ những công đoạn đầu
tiên của quy trình để tránh chỉnh sửa tốn thời gian và công sức.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
25
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
