Bài kiến tập QTVP tại Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của anh
Nguyễn Văn Linh- nhân viên văn thư của phòng Hành chính-Nhân sự trong việc
thu thập và tìm kiếm các thông tin, đồng thời giúp em hiểu rõ hơn về công tác
văn phòng.
Nhân đây, cho phép em được gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt
người đã hướng dẫn những bước đầu tiên cho em trước khi đi kiến tập cùng
Giám đốc và toàn thể anh chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã tạo điều kiện
cho em được học hỏi, tiếp thu những kiến thức thực tiễn bổ ích.
Trong quá trình thu thập thông tin cho bài báo cáo em còn gặp khá nhiều
khó khăn do vậy bài báo cáo của em còn nhiều điều thiếu sót. Vì vậy em rất
mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra những hạn chế
và qua đó có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
ST
T
1

Chữ cái viết tắt

2

3

HSDA
BGĐ

Hãng sơn Đông Á
Ban Giám đốc

4
5
6
7

GĐ
HCNS
NV
HĐQT

Giám đốc
Hành chính nhân sự
Nhân viên
Hội đồng quản trị

VB

Ý nghĩa
Văn bản


MỞ ĐẦU

Kiến tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình
thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo
mục tiêu đào tạo đã đề ra. Kỳ kiến tập này giúp sinh viên được tiếp cận với nghề
nghiệp mà các bạn đã lựa chọn khi bước chân vào trường đại học. Các hoạt động
thực tiễn thêm một lần nữa giúp sinh viên hiểu được mình sẽ làm công việc như
thế nào sau khi ra trường và có những điều chỉnh kịp thời, cùng với chiến lược
rèn luyện phù hợp hơn.Sinh viên có điều kiện tiếp cận với doanh nghiệp, tăng
cường sự gắn kết lý thuyết với thực tiễn. Các kỳ kiến tập mang lại cho sinh viên
những kinh nghiệm và cơ hội tiếp xúc công việc thật nhất, gần nhất. Cũng là cơ
hội thử lửa, rèn nghề cho sinh viên, là phép thử ban đầu xem sinh viên đó có đủ
năng lực và tố chất với nghề đã chọn hay không.
Quá trình kiến tập này áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường
vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của
sinh viên và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu
công việc. Trong thực tế, chương trình đào tạo trong các trường đại học đã cung
cấp hệ thống lý luận và lý thuyết hữu dụng về ngành nghề và nhất thiết cần được
áp dụng vào thực tiễn sinh động với đối tượng và môi trường nghề nghiệp cụ
thể. Vì thế, các kỳ thực tập càng trở nên cần thiết đối với sinh viên. Những trải
nghiệm ban đầu này giúp sinh viên tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc,
giúp các bạn không quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi thực sự tham
gia thị trường lao động. Trong quá trình kiến tập, sinh viên có thể thiết lập được
các mối quan hệ trong nghề nghiệp của mình, điều này rất hữu ích cho sinh viên
khi ra trường. Nếu làm tốt, sinh viên còn có cơ hội kiếm được việc làm ngay
trong quá trình thực tập. Vì vậy nếu không đi kiến tập, thực tập sẽ để lại một lỗ
hổng lớn kiến thức, kinh nghiệm, lẫn tư duy làm nghề của sinh viên sau
này. Kiến tập, thực tập là một “cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên
sắp ra trường.

4

NỘI DUNG
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và
Văn phòng ( phòng Hành chính nhân sự)
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1.1 Chức năng
Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á là công ty hoạt động theo luật doanh
nghiệp của Nhà nước, thực hiện theo các quy định của pháp luật và điều lệ tổ
chức.
Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất sơn nội, ngoại thất
nhiệt đới cao cấp mang thương hiệu HSDA – Viglacera. Các sản phẩm chính
của công ty là sơn mịn nội, ngoại thất; sơn bán bóng nội, ngoại thất; sơn bóng
nội, ngoại thất; sơn lót chống kiềm nội,ngoại thất; bột trét nội, ngoại thất; đặc
biệt là sản phẩm dung dịch chống thấm hệ thẩm thấu công nghệ mới có khả
năng chống thấm ngược và keo chống thấm hệ trộn xi măng. Công ty luôn quan
tâm thích đáng đến công tác nghiên cứu thị trường để kịp đề ra những chủ
trương đúng đắn trong kinh doanh nhằm duy trì và phát triển thị phần của Công
ty. Mẫu mã và chủng loại sản phẩm thường xuyên được đa dạng hóa nhằm thỏa
mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh đó công ty luôn chú trọng
đến phong cách phục vụ khách hàng trên cơ sở tôn trọng và bảo vệ quyền lợi của
khách hàng.
1.1.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ kinh doanh của Công ty là sản xuất kinh doanh sản phẩm sơn
theo đúng kế hoạch và quy định của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của người
tiêu dùng trong nước và theo nhu cầu thị trường trên thế giới. Vì vậy, Công ty
luôn khai thác hết khả năng của mình để mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường
tiêu thụ trong nước cũng như thị trường xuất khẩu. Từ đầu tư sản xuất, cung ứng
đến tiêu thụ sản phẩm sản phẩm, lien doanh, lien kết với các tổ chức kinh tế
trong và ngoài nước, nghiên cứu áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại tiên tiến,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao...Với

những sản phẩm chủ lực mũi nhọn, có những đội ngũ cán bộ quản lý và công
nhân lành nghề cùng với cơ sở sản xuất khang trang.
5


1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban Giám đốc

Giám
đốc
hành
chính

Giám
đốc kế
toán

Giám
đốc
kinh
doan
h

Giá
m

đốc
kĩ
thuật

Giám
đốc
nhà
máy

Các
nhân
viên

Phó
giám
đốc

Các
nhân
viên

Các
nhân
viên

Các
nhân
viên

Các

nhân
viên
•

Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ dông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết
định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần,bầu, bãi,
miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết
định mua lại tổng số cổ phần. . .
6


Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội cổ đông của công

•

ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty, quyết
định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của
từng loại, quyết định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
•

Giám đốc.
Ban Giám đốc: điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

•

bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh khác.
Giám đốc các phòng ban: Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp
nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về

•

mọi hoạt động của công ty.
Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành khi Giám đốc đi vắng, là người

•

giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách từng mảng công việc cụ thể.
Nhân viên: Người trực tiếp thực hiện công việc mà cấp trên giao theo chức năng,
nhiệm vụ của từng phòng.
1.2

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính-Nhân sự
1.2.1 Chức năng

•

Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến

•

lược của công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và

•
•

tái đào tạo.
Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.

Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích- kích thích người

•

lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám

•

đốc.
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây

•
•

dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phục vụ các công tác hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh

•

trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong công ty.
Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành
chính- Nhân sự.
7


•

Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và

người lao động trong công ty.
1.2.2. Nhiệm vụ

•

Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các

•

bộ phận liên quan.
Lên chương trình cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng theo chương

•
•

trình đã được phê duyệt.
Quản lý hồ sợ, lý lịch của CNV toàn công ty.
Đánh giá phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV, lập các báo cáo

•
•
•
•
•
•
•

định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của BGĐ.
Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
Tổ chức việc đào tạo định kỳ trong công ty.

Đánh giá kết quả đào tạo.
Xây dựng chương trình phát triển nghề nghieejpcho CNV công ty.
Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến

•
•
•
•
•

lược của công ty.
Theo dõi việc thực hiện chế độ cho người lao động theo Quy định của công ty.
Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các dịp lễ tết.
Đánh giá thực hiện công việc.
Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ.
Giám sát việc thực hiện các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời
và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ

•
•

BGĐ giao.
Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
Xây dựng hệ thống các Quy chế, quy định, quy trình cho công ty và giám sát

•
•
•

việc hấp hành nội quy đó.
Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Công ty.
Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước.
Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phổ biến các thông tin kinh tế, xã
hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định

•

kịp thời.
Phục vụ tốt các điều kiện pháp lý hành chính, hậu cần, an sinh để sản xuát thông

•
•
•

suốt.
Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản công ty.
Tiếp nhận các loại công văn, vào sổ công văn đi và đến.
Phân loại và phân phối các công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu
8


•
•
•
•
•

hồ sơ theo yêu cầu.

Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
Đánh máy, photo các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển, hồ sơ.
Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ, tài liệu. . .
Quản lý các loại tài sản của công ty, phối hợp với nhà cung cấp tổ chức việc

•

thực hiện lấp đặt tài sản.
Tham mưu cho BGĐ về cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, về công tác đào
tạo tuyển dụng trong công ty, các công tác về lương bổng, khen thưởng, các chế
độ phúc lợi cho người lao động và tham mưu về công tác hành chính của công

•

ty.
Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển

•

dụng nhân sự.
Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
1.2.3. Quyền hạn

•

Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc những

•

vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định của

•

Công ty và Luật lao động.
Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo

•

chức năng nhiệm vụ.
Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến

•

công tác tổ chức hành chính tổng hợp của Công ty.
Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động các phòng, ban khác hỗ

•

trợ cùng giải quyết công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của công ty.
Đề nghị với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc về công tác tuyển dụng, đào
tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động

•

theo luật hiện hành và quy chế của Công ty.
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân viên

•

trong phòng.
Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá

•
•

việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển,. . .đối với nhân viên trong phòng.
Được thừa lệnh GĐ công ty xử lý những NV vi phạm nội quy trong công ty

•

nhưng phải đảm bảo chấp hành đúng luật lao động.
Được quyền kiểm tra, chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra
9


•

những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
Truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để NV am hiểu, thực

•

hiện.
Yêu cầu mọi bộ phận trong công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính

•
•

thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ký và sao y một số giấy tờ hành chính được BGĐ ủy quyền.
Thừa lệnh ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ thị, chỉ đạo đến các bộ phận, tổ
chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ
thị BGĐ.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức

Trưởng phòng
(GĐ Hành chính)

NV
Văn
thư

NV
thiết kế

NV lao
động
tiền
lương

NV
chăm
sóc
khách

1.3. Nhận xét, đánh giá
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, công ty cần phải

hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hướng đơn giản, gọn nhẹ và có hiệu
lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối ưu, mang lại hiệu quả kinh tế cao
cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
-Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các
phòng ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu
trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm.
- Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán
bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên
tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng
10


ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với
những lĩnh vực cá nhân được đào tạo.
+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ
dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.
- Nhược điểm:
+ Khó kiểm soát thị trường.
+ Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Văn bản được hình trong quá trình hoạt động của công ty có số lượng
tương đối nhiều. Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh
nên công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà nước như:
•
•
•

Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định
Văn bản hành chính: Công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo, nghị quyết
Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ, giấy
giới thiệu. . .
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
* Thẩm quyền thể thức:
- Giám đốc ban hành các văn bản như:
+ Quyết định
+ Quy định
+ Thông báo
Thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9 thành
phần thể thức bắt buộc gồm:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Quốc hiệu
Tên cơ quan ban hành văn bản
Số, kí hiệu văn bản
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản

Thể thức đề ký
Chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu cơ quan
11


* Thẩm quyền nội dung: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào văn bản.
Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã ủy quyền
trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thay giám đốc). Trưởng
các phòng, xí nghiệp được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân
công, theo thể thức là ký thừa lệnh.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9 thành
phần thể thức bắt buộc gồm:
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Quốc hiệu
Tên cơ quan ban hành văn bản
Số, kí hiệu văn bản
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản

Thể thức đề ký
Chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu cơ quan
Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công
ty, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng đúng
phong cách, thông tin chính xác. Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị sai thể
thức.
Ví dụ :
Hợp đồng bán sơn chống thấm Viglacera, trong hợp đồng này có một số
vấn đề sai so với thể thức như: thiếu số của hợp đồng. Sau mỗi “căn cứ” phải
xuống dòng.
Mỗi văn bản sau khi ban hành phải giữ lại 2 bản, 1 bản giữ lại ở các
phòng ban, xí nghiệp đã soạn thảo ra văn bản để kiểm tra nhắc nhở, còn một bản
giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công văn lưu được xếp theo thứ tự
ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Nhận yêu cầu xây dựng VB
Nghiên cứu tài liệu liên quan

12


Thảo luận với các đối tượng có
liên quan trực tiếp

Thảo luận với các đối tượng có liên
quan khác

Bổ sung, chỉnh sửa dự thảo văn bản
(Không đạt)

Thảo luận lần 2 và hoàn thiện dự thảo

(Không đạt)

Trình trưởng đơn vị soát xét và
phê duyệt

Trình trưởng đơn vị soát xét
Chuyển phòng HCNS soát
xét thể thức

(Đạt)

Trình Ban Giám đốc soát xét,
phê duyệt

(Đạt)
(Văn bản đã phê duyệt)

Trình Chủ tịch HĐQT phê
duyệt
Ban hành
Triển khai thực hiện

13


2.5. Nhận xét, đánh giá


Ưu điểm:
+ Giao cho các phòng chức năng soạn thảo và ban hành văn bản nên nột
dung các văn bản sát với công việc quản lý và văn bản được ban hành kịp thời
để chỉ đạo quản lý, giải quyết công việc đúng quy định.
+ Việc tìm kiếm các văn bản dễ dàng, thuận tiện.



Nhược điểm:
+ Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính- Nhân sự ở đây chưa được
thực hiện đúng quy định của việc ban hành văn bản đi của các phòng chuyên
môn khác soạn thảo và ban hành không được Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự kiểm tra lại và do đó việc theo dõi quản lý thực hiện văn bản không được tốt.
+ Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm lớn nhưng trình độ còn yếu
không đáp ứng được yêu cầu của nhiệm vụ và chưa nắm rõ được thể thức văn
bản.
3.Quản lý văn bản đi
* Khái niệm: Tất cả các loại văn bản đi bao gồm: Văn bản Quy phạm
pháp luật, văn bản Hành chính, văn bản chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản,
văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được
gọi chung là văn bản đi.
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính xem xét, giải

quyết.
+Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu
chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo
trên máy vi tính và in ra giấy.
14


3.2. Đăng ký văn bản
Văn bản công ty được soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật, nhà
nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký. Tất cả các văn bản phải có chữ ký
của người có thẩm quyền và có dấu của công ty. Văn bản trước khi gửi đi sẽ
được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm
bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng số lượng.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và
giữ bí mật văn bản, văn phòng công ty đã theo dỗi, đôn đốc việc thực hiện các
nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ. Đối với văn bản “mật” và “khẩn” thì
văn thư sẽ đóng dấu mật, khẩn và phải được chuyển phát ngay trong ngày.Tất cả
các văn bản có ý kiến giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng
ký vào sổ. Nếu cán bộ văn thư không làm đúng theo những quy trình đó mà để
xảy ra bất kỳ sai sót nào như: lộ bí mật văn bản, văn bản bị thất lạc. . .thì người
cán bộ văn thư đó sẽ bị hình thức kỷ luật rất nặng, bởi đây là công ty mang tình
chất tư nhân nếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ gây ra những
thiệt hại to lớn.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Các văn bản đều được lưu tại bộ phận văn thư 1 văn bản và một văn bản
lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo.Khi chuyển giao văn bản đi phải đăng ký vào
sổ chuyển giao. Các văn bản chuyển giao nội bộ, khi chuyển giao yêu cầu các
đơn vị, người nhận ký nhận vào cột người ký.

•

Làm thủ tục chuyển phát
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của kích thước bì cho phù hợp. Bì
văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở
dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Tùy theo số lượng
và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản
cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.
15


Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép
bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính
cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì .
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu ''Chỉ người có tên mới được bóc bì'' và các dấu chữ ký hiệu
độ mật trên bì văn bản.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực
hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá
nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn
bản đi để cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư
cần lập sổ chuyển giao riêng.

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ.
-

Các cách chuyển phát văn bản:
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được
đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra,
ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, quan mạng.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

•

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
16


thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu ''Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người

nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
3.5. Lưu văn bản đi
Văn bản đi được lưu theo tên loại văn bản. Bản lưu văn bản đi tại văn thư
được Sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký
chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn
bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự
của văn bản. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được Sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu
cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức.
3.6. Nhận xét, đánh giá
Qua thời gian làm việc tại phòng Hành chính nhân sự, tôi thấy được việc
tổ chức quản lý văn bản đi của công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á có những ưu,
17


nhược điểm sau:
-Ưu điểm: Chuyển giao văn bản đảm bảo đúng nguyên tắc một đầu mối:
Văn thư tổ chức việc quản lý, giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả, khoa
học, hợp lý, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác. Kịp
thời, đúng đối tượng.

-Nhược điểm: Khi đóng dấu chưa thẳng, văn bản đôi khi bị thất lạc do văn
thư gửi nhầm.
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
* Khái niệm: Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,
văn bản Hành chính, văn bản chuyên ngành( kể cả fax, văn bản được chuyển
giao qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.
4.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến:


Phòng Hành chính-Nhân sự có trách nhiệm tổ chức tiếp, phân loại ban đầu,
chuyển giao văn bản đến.



Phòng Hành chính-Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đóc việc xử lý văn
bản tại các phòng, đơn vị trực thuộc.



Các trưởng phòng chịu trách nhiệm về tình hình xử lý văn bản; quản lý hồ sơ; tài
liệu; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của phòng
mình.



Các phòng, đơn vị được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời gian quy định
và chịu trach nhiệm về những ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.
b) Tiếp nhận văn bản đến

Phòng Hành chính-Nhân sự là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến
gửi Tổng Giám đốc, Giám đốc, các phòng ban, . .
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, văn thư của công
ty trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày
nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong
(nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
18


Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến
(vào sổ văn bản đến trên phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung của công ty.
Sơ đồ quy trình tiếp nhận văn bản đến:
Văn bản đến

NV
văn

Tiếp nhận, phân loại
và scan văn bản

thư
Nhập VB lên phần
mềm và lưu sổ văn
bản
Xin ý kiến
Lãnh đạo cơ quan xử
lý văn bản
Giao việc
Thực hiện theo ý
kiến chỉ đạo

chỉ đạo

Giao việc
Chuyển theo ý kiến chỉ đạo
Tiếp nhận phân
công thực hiện

19


Lưu văn bản

Lưu văn bản
Lưu văn bản vào hồ
sơ công ty/ phòng
ban/ cá nhân

4.2. Đăng kí văn bản đến
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư, cán bộ văn thư đều

phải đóng dấu đến và gắn Phiếu xử lý văn bản. Văn bản đến được đăng ký vào
“Sổ văn bản đến” trong phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung của công ty.
- Các loại văn bản: Quyết đinh, quy đinh, quy chế, hướng dẫn được đăng
ký vào một sổ và một hệ thống số.
- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ
thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
- Đăng ký số đi riêng cho từng hội đồng, ban chỉ đạo.
- Mỗi số văn bản đi phải đăng ký trên một sổ riêng
- Phải in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đi đối vs các văn bản đi được
đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng kí văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của Giám đốc Hành chính. Việc chuyển giao
văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu "Thượng
khẩn" và "Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển...
20


Cán bộ văn thư sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của
đơn vị, trình Giám đốc Hành chính xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ
đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến
được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu ''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày

đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo quy định cụ thể của công ty; đối với những văn bản đến có đóng
các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ...
Khi trình Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần
đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân .
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình Giám đốc Hành
chính xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Mọi công văn, thư từ đến cơ quan đều phải tập trung tại văn thư cơ quan
và cán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm:


Bước 1: Tiếp nhận văn bản
Tại văn phòng buổi sáng nhân viên bưu điện giao báo cáo và công văn
đến phòng, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản và ký vào sổ nhận công vănđến của
nhân viên bưu điện. Điều này đảm bảo nguyên tắc 1 đầu mối, thống kê được số
21


liệu văn bản đến.


Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ, đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa
văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung
thông tin nội dung văn bản bên trong phong bì.
Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kỳ hình thức
nào thì: Cán bộ văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn, với những văn
bản có mức độ mật thì chuyển cho giám đốc công ty và không được phép bóc bì.
Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lạc, mất
mát văn bản, tiết kiệm được thời gian, góp phần vào quá trình chuyển văn bản
tới nơi nhanh chóng, kịp thời.



Bước 3: Đăng kí văn bản đến
Để tiến hành quản lý văn bản đến chặt chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản
đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Dấu đến dược đóng vào khoảng
trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếu nội dung(đối với văn
bản có tên loại). Hoặc đóng dấu đến vào khoảng trống dưới phần địa danh, ngày,
tháng, năm của văn bản.
Công ty có dấu Công văn đến để đóng vào những văn bản là công văn đến
cơ quan. Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng kí vào sổ, sổ do cán bộ
công ty làm.
Mẫu công văn đến của công ty được chia làm 9 cột như sau :
Ngà
y
đến
(1)



Số

đến

Nơi gửi
công văn

Số ký
hiệu

Ngày
tháng

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung
(6)

Nơi
người
nhận
(7)

Ký

nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

Bước 4: Trình văn bản đến: Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng kí tùy theo
chế độ công tác của văn thư cơ quan, cán bộ văn thư phải trình bày ngay cho



Giám đốc Hành chính xem xét, nghiên cứu.
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến: Văn bản sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của thủ
trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có
trách nhiệm xử lý, giải quyết, người nhận phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu
22




hay sổ chuyển giao văn bản đến.
Bước 6: Theo dõi giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc các
đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn
bản. Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải
quyết, điều chỉnh kịp thời. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến có đóng dấu



đúng quy định hay không.
Bước 7: Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty
để lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì nhân viên văn thư căn cứ vào ý kiến đó để
tiến hành sao gửi đến các bộ phận, cá nhân và văn phòng, ban có liên quan để
thực hiện. Sau khi văn bản đến được chuyển đến các cá nhân, đơn vị thì cán bộ
văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh
đạo các phòng, xí nghiệp hoặc Giám đóc công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
4.5. Nhận xét, đánh giá
-Ưu điểm : Các văn bản đến của công ty đều được nhân viên văn thư đăng
kí chính xác, đầy đủ, rõ ràng, thuận tiện cho việc tra tìm.
-Nhược điểm : Cán bộ công ty chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản
đến mà sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao
văn bản đến cán bộ văn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân
đơn vị nhận văn bản ký nhận vào cột ký nhận của sổ đăng ký.
Chính vì không lập sổ chuyển giao nên cán bộ văn thư không nắm bắt và
không theo dõi được tiến độ giải quyết của công ty.
5. Quản lý và sử dụng con dấu
5.1. Các loại dấu cơ quan
Con dấu của công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á là loại con dấu không có
hình Quốc huy bao gồm:
+ Dấu cơ quan
+ Dấu chức danh
+ Dấu họ tên
+ Dấu đến
+ Dấu Công đoàn
+ Dấu chỉ mức độ
23

+ Dấu của các phòng, xí nghiệp
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là thành phần quan trọng, không thể thiếu của văn bản, để bảo
đảm tính hợp pháp và tính chất thực của văn bản trong Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định cụ thể về quản lý và sử
dụng con dấu. Nghị định đã nêu rõ “con dấu thể hiện vị trí pháp lý và hoạt động
giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và chức danh
Nhà nước”. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư
giữ và đóng dấu. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau:
•

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của

•
•

người có thẩm quyền.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.
Chỉ được đóng dấu vào các giấy tờ, văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm

•
•

quyền.
Không được đóng dấu khống chỉ.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, văn phòng hay đơn vị trong
cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

•

Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong phạm vi quyền hạn được
giao phải đóng dấu của văn phòng hay của đơn vị.
Căn cứ vào những quy định của Nhà nước để giao việc quản lý và sử
dụng con dấu của công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á được thực hiện như sau:
-Dấu được cán bộ văn thư bảo quản và sử dụng đúng mục đích. Không có
tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng. Dấu được đóng chùm lên
1/3 chữ ký về phía tay trái. Dấu của công ty được dùng mực đỏ theo đúng quy
định. Văn thư chỉ đóng dấu treo khi văn bản có phần phụ lục hoặc là bản dự thảo
trình cấp trên phê duyệt. Dấu sau khi đóng xong sẽ được văn thư niêm phong lại
đưa vào tủ khóa cẩn thận.
-Giám đốc hành chính là người trực tiếp quản lý con dấu cơ quan, là
24


người chịu trách nhiệm pháp lý trước những văn bản mình ký, đóng dấu, là
người thường xuyên kiểm tra, bảo quản và sử dụng con dấu.
5.3. Bảo quản con dấu
Con dấu sau khi dùng xong sẽ để vào hộp đựng con dấu rồi đem vào tủ
đựng tài liệu bảo quản, tránh những nơi ẩm thấp và nhiệt độ cao dễ làm hỏng
con dấu.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra con dấu thường xuyên.
5.4.Nhận xét, đánh giá
Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu thì vẫn còn một số những
hạn chế như công tác vệ sinh con dấu chưa được thường xuyên nên bị bẩn, thỉnh
thoảng bị nhòe, mờ. Đôi khi văn thư đã đóng dấu trùm lên hết cả chữ ký hoặc
dấu còn bị lệch. Đây là điều cán bộ văn thư cần lưu ý, sữa chữa.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
*Khái niệm : Hồ sơ là toàn bộ( hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan

với nhau về một vấn đề, một sự kiện, một đối tượng cụ thể hoặc có cũng một
đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cungfcuar công tác Văn thư, là mắt
xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác lưu trữ.
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
•

Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể

•

(hồ sơ nhân viên)
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn

•
•

cứ pháp lý khi giải quyết công việc của công ty.
Hồ sơ chuyên môn: Hồ sơ thiết kế, hồ sơ công trình
Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của công ty.
6.2. Xây đựng và ban hành danh mục hồ sơ
25