báo cáo kiến tập: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN LỤC NAM

MỤC LỤC


PHẦN 1
MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc
điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị. Văn phòng là địa điểm giao
tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vào
thời kì Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nên công tác văn thư cũng
đóng góp một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh.
Mỗi cơ quan, văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn. Do đó văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm
cụ thể của từng cơ quan. Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như một
trọng điểm quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Trường trung cấp văn thư lưu trữ được thành lập năm 1971, trải qua 41
năm, đổi nhiều tên gọi khác nhau và tới thờ điểm hiện tại có tên là trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, tại ngôi trường này đã đào tạo ra các cán bộ chuyên
nghành về lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực,
quản trị văn phòng, …có đầy đủ trình độ chuyên môn nhằm cung ứng cho các
bộ máy cơ quan cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có nghành
Quản trị văn phòng.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu
thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm đáp ứng yêu cầu chuyên môn, ngoài
việc giảng dậy nhà trường còn tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ
quan nhà nước nhằm mục đích cho các sinh viên học hỏi kinh nghiệm, kiến
thức từ chuyến đi thực tế.
Là sinh viên năm thứ ba chuyên nghành Quản trị văn phòng của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội , được sự quan tâm, chú ý nhà trường đã tạo điều kiện
cho đi kiến tập tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Nam – Bắc Giang, đã giúp
cho em biết nhận thức, tiếp cận được với môi trường làm việc thực tế, rèn
luyện được kỹ năng, nâng cao hiểu biết,nhiệt tình, năng động trong nghề

nghiệp cho nhà quản trị tương lai.
2


Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫn
của thầy cô trong khoa cùng sự tận tình giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong
Ủy ban huyện Lục Nam em đã hoàn thành xong thời gian kiến tập ba tuần
của mình. Trong khoảng thời gian đó em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ
năng nghiệp vụ văn phòng của mình,xây dựng cho bản thân phong cách của
một nhà quản trị trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã học trên trường và sự hướng
dẫn nhiệt tình của các giảng viên trong trường.Mặc dù trong thời gian kiến tập
em vẫn còn lúng túng trong công việc anh chị giao nhưng không vì thế mà em
cảm thấy nản lòng mà càng làm cho em thêm động lực cố gắng và sự hướng
dẫn, chỉ đạo của cán bộ trong phòng ban, nhờ đó em đã hoàn thành công việc
tốt như mình mong muốn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa
Quản trị văn phòng, cùng các bác,các cô, chú, anh chị cán bộ, chuyên viên
trong Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam và dặc biệt là các chị trong phòng
văn thư - lưu trữ đã nhiệt tình hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn
thành tốt thời gian kiến tập cũng như bài báo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnh
hơn. Mặc dù thời gian kiến tập không dài nhưng cũng giúp cho em học hỏi
được không ít những kinh nghiệm thực tiễn của một nhà Quản trị Văn phòng.
Mặc dù em đã cố gắng hết khả năng của mình nhưng bài báo cáo của
em cũng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Kính mong được sự
đóng góp ý kiến từ các thầy cô và các bác, các anh chị cán bộ trong văn
phòng Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam để bài báo cáo của em hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

3

PHẦN 2: NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM
1.1.Khái niệm về công tác văn phòng:
Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng,
đều đặn đều phỉ có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của
cơ quan được thông suốt.
Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái nịêm văn phòng.
Song ta có thể hiểu khái quát về văn phòng như sau:
Văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưu, tổng tham mưu
và đảm bảo về mặt hậu cần, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan,
đơn vị.
* Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:
-Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Văn
phòng Quốc hội, văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ, văn phòng
UBND các cấp…
-Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan
Đảng, văn phòng các tổ chức hội, Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Hội nông
dân…
-Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn
phòng các nhà máy, xí nghiệp…
Như vậy thì văn phòng UBND là văn phòng của cơ quan hành chính
nhà nước, có chức năng giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch huyên điêu hành, phối
hợp các hoạt động của UBND huyện, đảm bảo sự chỉ đạo điều hành của Chủ
tịch, phó Chủ tịch được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
chính trị của UBND huyện đối với các bộ phận khác trong phạm vi quản lý

4


của huyện.[4; tr.3]
* Văn phòng có rất nhiều cách hiểu nhưng theo ThS.Phạm Mỹ Hạnh thì
khái niệm văn phòng được hiểu như sau: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của
lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng,
những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ngoài ra, văn phòng
còn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phòng
Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty…
Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loaij công
văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một
bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh
nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
* Văn phòng hoặc phòng hành chính có những chức năng cơ bản sau:
- Chức năng giúp việc điều hành,
- Chức năng tham mưu tổng hợp,
- Chức năng hậu cần, quản trị.
* Ngoài ra thì văn phòng cũng có một số nhiệm vụ như:
-Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiên chương trình,
-Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin,
-Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho tổ trưởng,
-Xây dựng,củng cố tổ chức bộ máy văn phòng,

-Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
-Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
5


-Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của
doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng
(chánh, phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và
chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan.
* Quản trị theo Ths.Phạm mỹ Hạnh là sự phối hợp tất cả các tài nguyên
thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được
các mục tiêu đã đề ra.
* Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,
tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. .[3; Tr.3-4]
*Về khái niện Quản trị văn phòng cũng có rất nhiều cách hiểu và tiếp
cận nhưng đối với GS.TS Nguyễn Nam Hà thì ông cho rằng Quản trị văn
phòng là việc hoạch tổ chức, phối hợp, kiếm soát các hoạt động xử lý thông
tin.[2; Tr.14]
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lục Nam.
1.2.1.Khái quát về UBND huyện Lục Nam
Tỉnh Bắc Giang thuộc vùng trung du và miền núi Bắc Bộ là một trong
những tỉnh nằm ở khu vực phía Đông Bắc Bộ và huyện Lục Nam là một trong
mười huyện thành của tỉnh Bắc Giang.Huyện Lục Nam có diện tích 597km 2
dân số 200358 người năm 2009. UBND huyện Lục Nam đặt tại QL 31, thị
trấn Đồi Ngô, huyện Lục Nam và cách trung tâm thành phố Bắc Giang
khoảng 20km về phía đông.
Huyện Lục Nam là một trong những huyện miền núi còn nhiều khó
khăn trong phát triển KT-XH của tỉnh với khoảng 8 dân tộc anh em cùng

chung sống, và nằm sát ngay huyện Lục Ngạn.Toàn huyện có 25 xã và 2 thị
trấn, với nhiều khu công nghiệp đang được đầu tư va và đưa vào hoạt động
như: Công ty bao bì và nhiều nhà máy gạch có tiếng.
Hơn nữa huyện Lục Nam còn có tiềm năng lớn về phát triển du lịch
6


sinh thái không những của tỉnh Bắc Giang nói riêng mà còn của cả nước nói
chung với các thắng cảnh như: Sông Lục Núi Huyền, Suối Mỡ,khu du lịch
sinh thái Suối Nước Vàng…Ngoài ra ở Lục Nam cũng có rất nhiều cây ăn quả
ngon nhưng nổi bật nhất khi bạn đến với quê hương chúng tôi đó là những đồi
vải bạt ngàn xanh ngắt, còn nếu như đến vào mùa thu hoạch vải thì những
màu xanh bạt ngàn đó sẽ chuyển thành màu đỏ rực rỡ trong cái nắng chói
chang và gay gắt của những ngày hè tháng 5 tháng 6.
Ngoài ra huyện còn được thiên nhiên ban tặng cho một con sông không
những hiền hòa thơ mộng mà còn lên thơ ngày đêm vun đắp phù sa cho
những cánh đông mênh mông thẳng cánh ở phía hạ lưu, tên gọi của nó được
đặt ra như chỉ để dành riêng cho quê hương tôi thôi vậy, đó là con sông Lục
Nam.
Như vậy có thể nói huyện Lục Nam là một ttrong những huyện có
nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội trong tương lai trên
toàn địa bàn tỉnh Bắc Giang và hơn nữa còn góp phần vào sự phát triển chung
của cả nước trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay.
1.2.2. Chức năng
UBND huyện Lục Nam là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương
thực hiện chức năng quản lý và điều hành trên tất cả các lĩnh vực kinh tế,văn
hóa, xã hội, giáo dục, y tế, an ninh – quốc phòng… trên địa bàn huyện.
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan trực thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành
công tác của HĐND, UBND, Thường trực HĐND,Chủ tịch, các Phó chủ tịch

UBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; Đảm bảo cơ sở vật
chất,kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện, Thường trực
HĐND,Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện.
Văn phòng HĐND & UBND huyện có tư cách pháp nhân,có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
7


của UBND huyện,; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên
môn,nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội & HĐND tỉnh, Văn
phòng UBND tỉnh.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện Lục Nam có nhiệm vụ quản lý nhà nước ở địa phương
trong hầu hết các lĩnh vực như: kinh tế, công – nông – ngư nghiệp, thủy lợi,
đất đai, y tế, giáo dục, giao thông vận tải…để góp phần xây dựng phát triển
đất nước và đảm bảo sự thống nhấtchặt chẽ về quản lý và chỉ đạo trong bộ
máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở. Chỉ đạo công tác tuyên
truyền giáo dục về việc thực hiên và chấp hành theo Hiến pháp, pháp luật của
nhà nước, thưỡng xuyên kiểm tra và có hình thức xử phạt nặng đối với những
trường hợp vi phạm pháp luật.
Tổ chức tiếp dân và giải quyết kịp thời những khiếu nại, tố cáo, kiến
nghị của dân để nâng cao tinh thần trách nhiệm của mình với công việc và tạo
sự gần gũi hơn giữa cán bộ với nhân dân tạo thành một khối đoàn kết để cùng
xây dựng phát triển quê hương nói riêng và phát triển đất nước nói chung.
Quản lý việc kiểm tra xây dựng và thực hiện pháp luật,tổ chức công tác
về biên chế lao động, bảo hiểm và trợ cấp xã hội cho học sinh, sinh viên có
hoàn cảnh khó khăn nhưng có ý chí nghị lực phấn đấu vươn lên trong học tập
và những gia đình chính sách.
* Nhiệm vụ và phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND

huyện:
Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo, điều hành các công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ, quyền hạn của mình.Cùng tập
thể chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước ở cấp trên.
Chủ tịch UBND huyện giải quyết những vấn đề quan trọng có tính chất
liên ngành đã được thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tham
mưu, phối hợp xử lý nhưng vẫn còn có ý kiến khác nhau chưa được giải
8


quyết.
Trong hoạt động của mình Chủ tịch UBND thường xuyên giữ mối liên
hệ giữa UBND với đồng chí Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện, Viện
trưởng VKSND và Chánh án TAND huyện, Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc
và người đứng đầu đoàn thể nhân dân.
Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm về quyết định của các Phó Chủ
tịch có liên quan đến việc thực hiện những nhiệm vụ được Chủ tịch phân
công.
* Nhiệm vụ của Phó Chủ tịch:
Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND trong lĩnh vực côngg việc được
phân công. Trong phạm vi được giao, các Phó Chủ tịch chủ động giải quyết
công việc, trường hợp liên quan đến lĩnh vực của Phó Chủ tịch khác phụ trách
thì chủ động phối hợp với nhau cùng làm, nếu không thống nhất được thì báo
cho Chủ tịch UBND huyện quyết định.
Các Phó Chủ tịch được ủy quyền ký thay một số văn bản và giải quyết
một số công việc khi Chủ tịch vắng mặt.
Các ủy viên UBND huyện:
Có trách nhiệm trực tiếp điều hành công việc của cơ quan chuyên môn
thuộc UBND do mình phụ trách, hoàn thánh công việc do Chủ tịch UBND

giao.
Các cơ quan chuyên môn:
Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân là cơ quan tham
mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của
Uỷ ban nhân dân cùng cấp và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm
sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ
sở.
Cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp, đồng thời
9


chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên. Thủ
trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo
cáo công tác trước Uỷ ban nhân dân, cơ quan chuyên môn cấp trên và báo cáo
công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp khi được yêu cầu.
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân và hướng dẫn về tổ chức một số cơ quan chuyên môn để Hội đồng
nhân dân cấp tỉnh quyết định phù hợp với đặc điểm riêng của địa phương.
Thực hiện các công việc khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1)
UBND huyện Lục Nam có cơ cấu tổ chức gồm:
Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, có
nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND huyện.
Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo dõi,
quản lý toàn bộ các hoạt động Văn hóa – xã hội trên địa bàn hyện và báo cáo
chịu trách nhiệm trước UBND huyện.
Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và
giải quyết các công việc phát triển kinh tế trên địa bàn huyện về Nông - Lâm

– Ngư nghiệp và chương trình xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND huyện.
Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài chính – ngân sách: Quản lý mọi vấn đề
ngân sách tài chính của huyện và có trách nhiệm báo cáo, chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch UBND huyện.
Văn phòng HĐND & UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng và
không quá 03 Phó Văn phòng và các cán bộ, công chức chuyên môn.
a. Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước
Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Văn
phòng HĐND & UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của cơ quan; đông thời
là chủ tài khoản cơ quan
b. Phó Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước

10


pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một
Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động
của cơ quan. Ngoài ra, một Phó Văn phòng được giao nhiệm vụ kiêm nhiệm
chức danh Trưởng Ban tiếp công dân huyện.
c. Về bổ nhiệm,miễn nhiệm, điều động,luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật và thực hiện chế độ chính sách với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng do
Chủ tịch UBND huyện Quyết định theo quy định của pháp luật.
d. Đội ngũ cán bộ, công chức chuyên môn được bố trí theo từng lĩnh
vực thực hiện nhiệm vụ của cơ quan.
UBND huyện có 13 phòng chuyên môn:
1. Văn phòng HĐND & UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Lao động thương binh và xã hội

4. Phòng Công thương
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Tài chính – Kế hoạch
7. Phòng Thanh tra
8. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
9. Phòng Tài nguyên – Môi trường
10. Phòng Y tế
11. Phòng Giáo dục
12. Phòng Văn hóa – Thông tin Thể dục thể thao
13. Phòng Văn thư – Lưu trữ.
Tiểu kết:
Trên đây là những nét cơ bản nhất về văn phòng HĐND & UBND
huyện Lục Nam, với đầy đủ các thông tin vị trí địa lý, chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện. Ngoài những nét
tổng quan về thực tiễn thì tôi cũng đưa ra một số luận cứ lý thuyết về công tác
văn phòng, quản trị văn phòng… để khái quát được một cách rõ nét nhất về
công tác văn phòng của UBND huyện.

11


CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND &
UBND HUYỆN LỤC NAM
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND UBND
2.1.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc
HĐND – UBND huyện, trực tiếp tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự lãnh đạo,
điều hành công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu trực tiếp về các lĩnh
vực kinh tế, xã hội, an ninh trật tự xã hội, quốc phòng của huyện.
Văn phòng HĐND – UBND là bộ máy giúp việc cho thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện để lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn diện trên các lĩnh vực
kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện. Giữ mối quan hệ phối hợp
với các phòng, nghành và các xã, thị trấn trong huyện.
Thực hiện chức năng tổ chức quản lý các lĩnh vực hoạt động của Văn
phòng HĐND – UBND huyện và công tác văn phòng nói chung trên địa bàn
toàn huyện.
Văn phòng HĐND – UBND huyện có tư cách pháp nhân, con dấu
riêng, trực tiếp là đơn vị dự toán được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước
huyện.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND –
UBND
+ Chánh văn phòng giải quyết các công việc:
- Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch nắm tình hình tổ chức và hoạt động
của UBND, của các thành viên ủy ban, các nghành và UBND các xã, thị trấn.
- Xây dựng và thông qua Chủ tịch các chương trình công tác, dự thảo
12


các báo cáo cảu UBND huyện.
- Tổ chức thẩm định các đề án về mặt nhà nước, đảm bảo yêu cầu phạm
vi đã quy định về pháp lý hành chính trước khi trình UBND.
- Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bẩn của UBND và Chủ
tịch UBND.
- Tổ chức công bố, truyền đạt, theo dõi, kiểm tra các nghành, các cấp
thực hiện các Quyết định, chỉ định, chỉ thị của UBND và Chủ tịch UBND.
- Lãnh đạo và điều hành công tác văn phòng, thực hiện mối quan hệ

giữa UBND, Huyện ủy và thường trực HĐND huyện, mặt trận tổ quốc, các
nghành và các đoàn thể.
- Giúp Chủ tịch điều hành công việc giao ban vào chiều thứ 2 hàng
tuần gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và nghành có liên quan. Tiếp
nhận, xử lý và báo cáo xử lý thông tin hàng ngày với Chủ tịch UBND.
- Tổ chức làm việc giữa Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các Chủ tịch, Phó
Chủ tịch UBND các xã, thị trấn, thủ trưởng, các phòng, nghành khi có yêu
cầu.
- Xây dựng chương trình công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên Ủy viên
Ủy ban nhân dân huyện và tổ chức thực hiện các chương trình công tác đó.
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng toàn huyện
để báo cáo định kỳ, hàng tháng, quý, sáu tháng, năm theo quy định, các báo
cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất với tỉnh.
- Tham mưu giúp cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện xử lý toàn diện trên
các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện. Giữ mối quan hệ
phối hợp với các phòng, nghành và các xã, thị trấn tham mưu giúp việc cho
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành và cong tác
13


giao ban của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
- Thẩm tra các đề án, chương trình, các văn bản do các phòng, ban,
nghành tham mưu trình Ủy ban nhân dân huyện ký ban hành.
- Được ủy quyền của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện, tổng hợp và
thông báo kết luận cảu Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

đến phòng, ban, nghành và các xã, thị trấn thực hiện.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, nghị quyết của
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại phòng, nghành, Ủy ban nhân dân xã, thị
trấn thuộc huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong mối quan hệ cấp ủy Đảng, Mặt trận
tổ quốc và các đoàn thể trong huyện, hướng dẫn công dân đến liên hệ công
việc tại các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan, các xã, thị trấn về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý Nhà nước theo quy định cảu
pháp luật.
Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân huyện hoạt động. Làm việc công tác tổ chức các Hội nghị
do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện triệu tập, tổ chức đón khách
và công dân đến làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan.
- Xây dựng quy hoạch, bồi dưỡng cán bộ công chức cơ quan. Quản lý
tổ chức bộ máy biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản trang thiết bị,
cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện cơ chế “ một cửa “, là chủ tài khoản của đơn vị dự
toán
- Văn phòng được Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện giao.
14


- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Văn phòng gồm: Chánh Văn phòng và các phó Văn phòng:

- Chánh Văn phòng : Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm
trước thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Phó chánh Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng.
- Việc bổ nhiệm đối với Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo tiêu chuẩn, chức danh được
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật, việc miễn
nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách
đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng được thực hiện.
* Công việc cụ thể của lãnh đạo văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng gồm: Chánh văn phòng, 3phó văn phòng. Công
việc cụ thể của lãnh đạo văn phòng được thực hiện như sau:
Nhiệm vụ của Chánh văn phòng: Ông Nguyễn Tiến Dũng
Chánh văn phòng là người lãnh đạo, điều hành mọi công việc của văn
phòng HĐND & UBND huyện, và cũng là người chịu trách nhiệm toàn bộ
trước Thường trực UBND huyện về hoạt động của Văn phòng HĐND &
UBND huyện.
Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, đề suất với Thường trực HĐND,
UBND huyện về việc tiếp nhận, chuyển công tác, thi đua, khen thưởng, kỷ
luật cán bộ, công chức và các nhân viên thuộc thẩm quyền. Chịu trách nhiệm
về việc quản lý lao động.
15


Xem xét văn bản, tài liệu thông tin gửi đến văn phòng hằng ngày, báo
cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND huyện hoặc giao cho các chuyên viên, các

phòng chuyên môn để xem xet xử lý.Tổng hợp các ý kiến của ngành, xã, thị
trấn để báo cáo Thường trực UBND huyện tại phiên họp giao ban vào thứ 6
hàng tuần.
Phụ trách công tác tổng hợp, chỉ đạo các Phó văn phòng và chuyên viên
xem xét và thẩm định văn bản của các ngành gửi đến hoặc trực tiếp tham mưu
ban hành các văn bản chỉ đạo của UBND huyện… để thực hiện nhiệm vụ phát
triển Kinh tế - xã hội và thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn
huyện.
Duy trì mối quan hệ phối hợp công tác với văn phòng huyên ủy và các
cơ quan có liên quan trong quá trình triển khai và thực hiện nhiệm vụ. Làm
chủ tài khoản của cơ quan và quản lý tài sản, vật tư cảu cơ quan theo chế độ
của nhà nước.
Nói chung thì Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung và
chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND huyện về toàn bộ hoạt
động của Văn phòng, làm chủ tài khoản của văn phòng. Tham mưu giúp lãnh
đạo duy trì mối quan hệ công tác thường xuyên với Huyện ủy, các đoàn thể
nhân dân, Viện kiểm sát, Tòa án, theo dõi các hoạt động đối nội, đối ngoại và
hoạt động của các tổ chức Xã hội, tổ chức Xã hội –nghề nghiệp và thực hiên
các công việc khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
Phó văn phòng gồm có 03 người là:
- Ông: Nguyễn Trường Sinh
- Bà :Vũ Thị Hoài Nam
- Ông: Phùng Văn Vĩnh
Phó văn phòng phụ trách công tác tổng hợp: Ông Nguyễn Trường
Sinh:
Giúp Chánh văn phòng chuẩn bị các báo cáo thường xuyên, đột xuất và
kết quả phát triển KT – XH trên địa bàn huyện đáp ứng nhu cầu thông tin đầy
16

đủ cho lãnh đạo huyện và các cơ quan cấp trên khi có yêu cầu, đồng thời trực
tiêp phụ trách cán bộ chuyên viên làm công tác tổng hợp.
Tổ chức các Hội nghị, buổi làm việc của HĐND, Thường trực UBND
huyện trong các lĩnh vực như: kinh tế, môi trường, văn hóa – xã hội, giao
thông, công nghệ thông tin…
Thay mặt Chánh văn phòng giải quyết công việc khi Chánh văn phòng
vắng mặt.
Phó văn phòng thực hiên công tác Hành chính- quản trị: Bà Vũ Thị
Hoài Nam:
Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, in ấn và phát hành văn bản, công tác
thi đua khen thưởng kỷ luật của cơ quan, trực tiếp quản lý các nhân viên hành
chính.
Tổ chức việc đón tiếp các đoàn khách đến làm việc cũng như liên hệ
công tác, chỉ đạo và thực hiện tốt công tác bố trí chỗ ăn nghỉ cho khách khi có
yêu cầu của Thường trực HĐND & UBND huyện.
Trực tiếp quản lý tài sản kinh phí của cơ quan. Duy trì chế độ chính
sách đối với cán bộ và nhân viên theo quy định của Nhà nước.
Phó văn phòng thực hiện công tác nội chính: Ông Phùng Văn
Vĩnh:
Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết các đơn
khiếu nại, tố cáo của nhân dân, tiếp nhận và trả kết quả kịp thời, ngoài ra thì
còn đảm bảo tốt công tác đảm bảo trật tự ATGT trên địa bàn huyện.
Phối hợp với các cơ quan Thanh tra huyện tổ chức các buổi tiếp dân, tổ
chức các Hội nghị, cuộc họp làm việc của UBND huyện, Thường trực UBND
huyện thuộc lĩnh vực nội chính, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của
nhân dân. Thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực UBND
huyện, trực tiếp phụ trách chuyên viên theo dõi công tác nội chính và cán bộ
làm tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả.
Theo dõi, đánh giá hoạt động của Văn phòng UBND xã, thị trấn.
17

Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND
huyện Lục Nam:
Chánh Văn phòng

PVP

Chủ tài

PVC

PVC

khoản

Nội chính

HC - QT

- Tổng hợp

- Tổ chức

- Văn thư và

chung về KT

tiếp dân

lưu trữ

– XH

- Giải quyết

- Bộ phận Kế

- Phụ trách

đơn thư khiếu

toán, tài vụ

công việc khi

nại, tố cáo

- Ủy quyền

CVP đi vắng.

- Phụ trách

tài khoản chi

trật tự trị an.

thường xuyên

Tổng hợp

- Bộ phận
công vụ hành
chính
- Bảo vệ
- Đội xe
Nhận xét

- Điện nước.

2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Lục Nam
2.2.1. Một số quy định của UBND huyện Lục Nam về soạn thảo và
ban hành văn bản.
Các quy định của UBND huyện về soạn thảo đều dựa vào các văn bản:
18


- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND & UBND
năm 2004.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 về
việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Công văn số 16/VP-TH của Văn phòng UBND tỉnh quy định về việc
thực hiện mẫu văn bản theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ thuọc UBND huyện Lục Nam
ban hành kèm theo Quyết định số 361/2008/QĐ-UBND ngày 03/4/2008 của

UBND huyện Lục Nam.
2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
UBND huyện Lục Nam.
Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBND
huyện về chủ trương chính sách, công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và
nhân sự các phòng ban, cơ quan trực thuộc huyện, các chỉ tiêu quan trọng về
kế hoạch, ngân sách, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND xã, thị trấn và các văn bản quản lý đất đai, ký các văn bản trình tỉnh ủy
UBND tỉnh. Nếu Chủ tịch đi công tác hoặc bân công việc thì Phó Chủ tịch
được ủy nhiệm ký thay.
Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ
tịch ủy nhiệm ký thay một số Chỉ thị, Quyết định của UBND huyện để chỉ
đạo cụ thể ký các văn bản xử lý nhữn công việc cụ thể khi được UBND huyện
thông qua.
Văn bản của các ngành thuộc UBND huyyẹn Lục Nam trước khi ban
hành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trình
theo luật ban hành.
Chánh văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công văn
19


thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản của
cấp trên. Và ký trực tiếp các văn bản thuộc văn phòng. Ví dụ: Chánh văn
phòng có thể ký sao lục Quyết định của UBND tỉnh gửi xuống.
Ví dụ: Đối với văn bản thuộc thẩm quyền chung của UBND thì Chủ
tịch ký TM, đối với những thuộc thẩm quyền Chủ tịch ban hành thì Chủ tịch
ký trực tiếp.
TM. UBND HUYỆN

CHỦ TỊCH

CHỦ TỊCH

Hà Quốc Hợp

Hà Quốc Hợp

- Các Phó Chủ tịch sẽ được Chủ tịch ủy quyền cho ký thay những thuộc
chuyên môn của mình phụ trách.
Ví dụ:
TM. UBND HUYỆN

KT. CHỦ TỊCH

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH
Giáp Văn Ơn

Đặng Văn Nhàn

- Chánh văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng được Chủ tịch ủy
quyền cho ký một số văn bản theo hình thức ký thừa lệnh (TL).
Ví dụ:
TL. CHỦ TỊCH

TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG

Nguyễn Tiến Dũng

Vũ Thị Hoài Nam
20


Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của
Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lục Nam
được thực hiên như sau:
Căn cứ tính chất,nội dung của văn bản cần soạn thảo,Chủ tịch, các Phó
chủ tịch UBND huyện chủ trì soạn thảo văn bản hoặc giao phó cho phòng,
ban, đơn vị thuộc UBND huyện soạn thảo.
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ, trực tiếp soạn thảo văn bản
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội
dung, thể thức văn bản.
Trường hợp cần thiết,đề xuất với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND,
Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND huyện tham khảo ý kiến của các cơ quan,
phòng, đơn vị, UBND các xã, thị trấn hoặc các cá nhân có liên quan; nghiên
cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng lĩnh vực công tác
văn bản có liên quan tới lĩnh vực, phòng ban bộ phận nào thì phòng ban bô
phận đó trực tiếp soạn thảo và trình ký.

Văn bản của UBND huyện Lục Nam trước khi trình ký chuyên viên
(cán bộ soạn thảo), Thủ trưởng đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện và pháp luật về nội dung văn bản của đơn
vị soạn thảo có liên quan.
Khi văn bản được duyệt ở đơn vị soạn thảo tiếp tục được đưa tới văn
phòng của Ủy ban để kiểm tra về tính pháp lý và hình thức của văn bản, sau
khi văn bản được duyệt sẽ được trình lãnh đạo UBND ký ban hành nếuđồng ý
nếu không thì trả lại cho đơn vị hoặc cá nhân, yêu cầu soạn lại hoặc chỉnh sửa
nếu sai sót sau khi văn bản được ký ban hành được chuyển đến Bộ phận văn
thư để lấy số ghi ngày, tháng, năm đóng dấu và đăng ký vào sổ.
Mỗi năm cơ quan ban hành khoảng hơn 5000 văn bản đi và tiếp nhận
21


khoảng hơn 11000 văn bản đến.
2.3. Quy trình quản lý văn bản đi:
Đây là một trong những khâu nghiệp vụ mà bộ phận văn thư của cơ
quan phải đảm nhiệm. Văn bảnđi được hiểu một cách đơn giản là văn bản do
cơ quan mình làm ra để phục vụ cho nhiệm vụ quản lý, điều hành theo chức
năng nhiệm vụ gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhau để cùng thực hiện công
việc.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày
tháng văn bản
2.3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
2.3.1.2. Ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản
Việc ghi số ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản quy phạm pháp luật

được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 thangsnawm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc ghi số ký hiệu, ngày, tháng, năm cảu văn bản hành chính được mở
sổ riêng, thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
2.3.2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăn ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
* Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ
quan,tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
22


* Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo hình thức (đăng ký bằng
sổ hoặc trên máy tính). Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký văn bản
đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
III Quyết định 446/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bắc Giang.
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
2.3.3.1. Nhân bản
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đi nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo
để lưu ở Văn thư; Ghi số lượng nhân bản tại “nơi nhận”.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,
tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan
đén nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối

tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện dánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
2.3.3.2. Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải chùm lên 1/3 chữ ký về phái bên
trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏ
tươi theo quy định
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bả chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ
23


lục kèm theo: Dấu được đóng vào giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ, mỗi dấu không quá 5 trang.
2.3.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn ( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA
TỐC,HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
b) Việc đóng dấu các độ mật ( MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) được
khắc sẵn theo quy định tại Điểm 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13 tháng 9 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo
vệ bí mật nhà nước. Mực để đóng dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.
2.3.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi
2.3.3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai b ản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ
chức và bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản
( hồ sơ công việc). Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ ký
của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản của UBND huyện Lục Nam gồm
các bước sau:

24


Soạn thảo văn

Trình ký văn

bản

bản

Sắp xếp bảo

Vào sổ, ghi số,

quản và sử dụng

Ngày, tháng cho

bản lưu

văn bản

Theo dõi quá

Nhân bản văn bản

trình thực hiện

Phát hành

Đóng dấu vào

văn bản đi

văn bản

2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến thực hiện như sau:
a) Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
b) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng,
văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường
hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
c) Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
25