Báo cáo kiến tập QTVP tại Công ty Apatit Việt Nam

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỤC LỤC........................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..............................................................4
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
NỘI DUNG.......................................................................................................2
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng (Phòng Hành chính)........................................................................2
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan .......................2
1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam................................2
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam........................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam..................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính.......8
1.2.1. Chức năng........................................................................................8
1.2.2. Nhiệm vụ.........................................................................................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty.........................................10
1.3. Nhận xét, đánh giá............................................................................11
2. Soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................11
2.1. Các loại văn bản công ty ban hành...................................................12
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.........................................................12
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................................13
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của công ty.........................................14
2.5. Nhận xét, đánh giá............................................................................16
3. Quản lý văn bản đi...............................................................................16
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
.................................................................................................................17
3.2. Đăng ký văn bản...............................................................................17
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn................................18
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi..19

3.5. Lưu văn bản đi..................................................................................19
3.6. Nhận xét, đánh giá............................................................................19
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến......................................................20
4.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................20
4.2. Đăng ký văn bản đến........................................................................21
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.......................................................21
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến..................22
4.5. Nhận xét, đánh giá............................................................................23
5. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................23
5.1. Các loại con dấu của cơ quan...........................................................23
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu...........................................23
5.3. Bảo quản con dấu.............................................................................24
5.4. Nhận xét, đánh giá............................................................................24
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................25
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty...............................................25
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ............................................25
6.3. Phương pháp lập hồ sơ.....................................................................26
6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.............................................28
6.5. Nhận xét đánh giá.............................................................................30
7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp............................30
7.1. Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở...........................................................................................30
7.2. Nhận xét đánh giá.............................................................................31
8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công
tác văn phòng...........................................................................................31
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công
ty..............................................................................................................31
8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng....................33
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng........................33

8.4. Nhận xét đánh giá.............................................................................33
KẾT LUẬN....................................................................................................35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................37
7. Vinaapaco.com...........................................................................................37
PHỤ LỤC.......................................................................................................38


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNVC

Công nhân viên chức

VN

Việt Nam

SX-KD

Sản xuất- kinh doanh

QLDA

Quản lý dự án

CLB

Câu lạc bộ

MỞ ĐẦU
Phải thấy rằng, tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội,
các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận
không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy giúp lãnh đạo các cơ
quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của cơ quan.
Trong năm học này, Trường Đại học Nội Vụ cùng với khoa Quản trị
văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên đi kiến tập tại văn phòng của các cơ
quan, tổ chức với phương châm “Học đi đôi với hành”. Cơ quan mà tôi đến
kiến tập là Công ty Apatit Việt Nam. Mục tiêu của chuyến đi kiến tập này của
tôi là để khảo sát về công tác hành chính văn phòng của văn phòng Công ty
Apatit VN, đánh giá về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của cơ quan và đưa ra những giải pháp khắc phục.
Quá trình kiến tập tại Công ty Apatit VN sẽ giúp cho tôi có thêm nhiều
kiến thức thực tế về công tác hành chính văn phòng, đồng thời nó còn giúp tôi
trau dồi kinh nghiệm, các kỹ năng mềm để phục vụ cho công việc sau này.
Những nội dung chính mà tôi sẽ nghiên cứu và khảo sát khi đi kiến tập:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và
Văn phòng (Phòng Hành chính);
- Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
- Tìm hiểu về quản lý văn bản đi;
- Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu;
- Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp;
- Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công
tác văn phòng.

1

NỘI DUNG
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng (Phòng Hành chính)
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam
Mỏ Apatít Lào cai nằm ở hữu ngạn sông hồng, trải dài gần 100 Km từ
Bát xát -Lũng pô đến Bảo hà, được phát hiện từ năm 1924. Sau thời kỳ khai
thác của tư bản Pháp và Nhật (1930-1945), từ 1954, Đảng và Nhà nước ta đã
quyết định khôi phục xây dựng và mở rộng sản xuất Mỏ Apatít Việt Nam. Từ
đó đến nay trải qua 45 năm, Mỏ Apatít Lào cai (nay là Công ty Apatít Việt
Nam ) đã có sự phát triển không ngừng. Đó là sự khai thác trên 10 triệu tấn
quặng các loại, cung cấp đủ nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất phân bón,
phục vụ cho chiến lược phát triển nông nghiệp, nông thôn. Với lợi thế là vùng
tài nguyên quý hiếm, Mỏ Apatít Lào cai đã và đang trực tiếp phục vụ cho việc
đảm bảo an toàn lương thực Quốc gia, góp phần đầy đẩy mạnh thế mạnh của
nền nông nghiệp Việt Nam. Ngoài ý nghĩa về kinh tế, 45 năm qua khu Mỏ đã
góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế - xã hội ở một vùng núi biên
giới, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền của đất nước. Năm 1958 cán bộ
công nhân viên Mỏ Apatít Lào cai vinh dự được đón Bác Hồ về thăm, những
lời dậy ân cần của người đã soi sáng mỗi bước đi tới thành công của Mỏ trong
hơn 40 năm qua. Với những thành tích quan trọng đạt được, Mỏ Apatít Lào
cai đã được Đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều huân, huy chương cao quý
xứng đáng là điểm sáng công nghiệp của vùng núi tây bắc của tổ quốc.
Trong quá trình phát triển Mỏ Apatít Lào cai đã vượt qua nhiều khó khăn,
gian khổ từ những năm đầu của thời kỳ khôi phục kinh tế và xây dựng chủ
nghĩa xã hội ở miền Bắc chống chiến tranh phá hoại, chi viện đắc lực cho
chiến trường miền Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước và tham
gia bảo vệ kỷ cương của tổ quốc. Có được thành quả như ngày nay là nhờ sự

quan tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Bác Hồ kính yêu, sự giúp đỡ có hiệu
2


quả của nhân dân Liên xô, sự phối hợp của các cấp, các ngành của nhân dân
địa phương và sự đoàn kết, lỗ lực vượt lên mọi trở ngại của tập thể cán bộ,
công nhân, viên chức Mỏ Apatít Lào cai.
CÔNG TY APATIT VIỆT NAM
- Thành lập theo Quyết định số: 116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 của
Thủ tướng Chính phủ.
- Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Apatit Limited Company
- Tên viết tắt tiếng anh: VINAAPACO
- Trụ sở giao dịch chính: Phường Pom Hán, TP Lào Cai, tỉnh Lào Cai
- Điện thoại: 0203.852.252
- Fax: 0203.852.399
- Email:
- Web: www.vinaapaco.com
- Văn phòng đại diện: số 2, Quan Thổ 1, Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà
Nội.
- Ngành nghề kinh doanh: Khai thác và tuyển quặng Apatit
- Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ các
đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế nội bộ
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam
Căn cứ vào Quyết định thành lập công ty Apatit Việt Nam số:
116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 của Thủ tướng Chính phủ. Căn cứ vào
Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Apatit Việt Nam.
(XEM PHỤ LỤC 1)
• Chức năng
- Sử dụng có hiệu quả đảm bảo và phát triển vốn tổng Công ty giao,
bao gồm cả phần vốn góp vào các liên doanh hoặc đầu tư vào các doanh

nghiệp khác dưới các hình thức khác nhau, nhận và sử dụng có hiệu quả tài
nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do tổng Công ty giao cho Công ty.
- Sử dụng vốn và các nguồn lực khác để được giao thực hiện những
3


mục tiêu và nhiệm vụ kinh doanh.
- Chấp hành sự điều động và điều hòa của tổng Công ty đối với tài sản,
vốn và các nguồn lực khác mà tổng Công ty đã giao cho Công ty quản lý và
sử dụng theo quy chế tài chính của tổng Công ty.
-Tổ chức kinh doanh
-Thực hiện các quy định của Nhà nước và của tổng Công ty trên lĩnh
vực hợp tác quốc tế. Việc cử người của Công ty ra nước ngoài công tác, học
tập, tham quan khảo sát và việc mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việc
với Công ty do Tổng Giám đốc xem xét quyết định theo đề nghị của của
Giám đốc Công ty.
-Thực hiện việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết quả kinh
doanh của Công ty và theo đơn giá tiền lương được tổng Công ty duyệt.
-Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ
công nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực luôn đáp ứng nhu cầu phát
triển của Công ty.
-Thực hiện đúng chế độ và quy chế về sử dụng và quản lý vốn, tài sản
quỹ, về kế toán, hạch toán và chế độ khác về tài chính theo quy định của Nhà
nướcvà quy chế tài chính của công ty. Chịu trách nhiệm về tính xác thực và
hợp pháp trong các hoạt động tài chính của Công ty.
-Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy
định của pháp luật, trích nộp các quỹ tập trung của tổng Công ty theo quy
định tại quy chế tài chính tổng Công ty.
• Nhiệm vụ
Công ty Apatít Việt Nam (VINAAPACO) là đơn vị thành viên của

Tổng Công ty hóa chất Việt Nam, thực hiện nhiều chức năng nhiệm vụ,
nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý và khai thác khu mỏ apatit Lào
Cai nhằm cung cấp đầy đủ các loại quặng apatit cho các nhà máy sản xuất
phân bón, góp phần vào an ninh lương thực và sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa nông nghiệp nông thôn. Công ty thực hiện khai thác và tuyển
4


quặng apatit phục vụ cho các nhà máy sản xuất phân bón bao gồm supe lân,
lân nung chảy, DAP, sản xuất phốt pho vàng. Ngoài sản xuất quặng apatit,
VINAAPACO còn sản xuất một số sản phẩm khác với khối lượng tương đối
lớn như phân NPK, quặng fenspat, caolin, phụ gia các loại,v.v…
Nhằm sử dụng hợp lý tài nguyên, Bộ Công nghiệp giao nhiệm vụ cho
công ty Hóa chất mỏ - Incodemic phối hợp với VINAAPACO thực hiện quy
hoạch thăm dò, khai thác và tuyển quặng đến năm 2020, có tính đến sau
2020. Một số nhiệm vụ chính về quy hoạch, khai thác như sau: Xác định sản
lượng các loại quặng cần thiết; các phương án và thứ tự khai thác các khai
trường của phương án chọn lựa; nghiên cứu ảnh hưởng của quá trình khai
thác quặng đến môi trường và các biện pháp giảm thiểu tác hại.

5


1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam
Giám đốc

Phó giám đốc

Phó giám đốc

Phó giám đốc

KT-SX

ĐT-PT

K.tế-Đ.sống

7

8

9

10
12

Ban
QLDA

1

2

3

4

5

C.Đường

6

13

1

14

16

1
K

L
15

M
A

B

C

D

E

F

G

H

I

6

17


• Hệ thống phòng, ban quản lý chức năng trên công ty (17 đơn vị)
1 – Phòng Kĩ thuật sản xuất

10 – Phòng Quân sự- bảo vệ

2 – Phòng Điều độ

11 – Ban QLDA (Cam Đường)

3 – Phòng Địa chất-Trắc địa

12 – Phòng Đầu tư- phát triển

4 – Phòng K.C.S

13 – Phòng Kế toán Tài chính

5 – Phòng An toàn

14 – Tổ kiểm toán nội bộ

6 – Phòng cơ - điện

15 – Phòng Kế hoạch-thị trường

7 – Văn phòng công ty

16 – Phòng vật tư

8 – Văn phòng đại diện

17 – Phòng y tế

9 – Phòng Tổ chức – Lao động
• Hệ thống các đơn vị sản xuất và hoạt động sự nghiệp (12 đơn vị)
A – Xí nghiệp khai thác

F – Câu lạc bộ công nhân (Hoạt động
sự nghiệp)

B – Xí nghiệp vận tải ô tô
G – Xí nghiệp phân bón và hóa chất
C – Xí nghiệp vận tải đường sắt
H – Nhà máy tuyển quặng Apatit
D – Xí nghiệp khai thác dịch vụ
7

khoáng sản và hóa chất Phú Thọ I – Xí nghiệp điện
(hạch toán phụ thuộc)
J – Xí nghiệp xây dựng (hạch toán
E – Trường đào tạo nghề (hoạt động phụ thuộc)
sự nghiệp)
K – Xí nghiệp cơ khí sửa chữa
L – Đơn vị bốc xúc tiêu thụ
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính
1.2.1. Chức năng
Văn phòng là một thực thể khách quan, bởi vậy văn phòng cũng có
chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị cả về phương
tiện kinh tế cũng như xã hội .
Trong việc hoàn thiện và đổi mới quản lý, điều hành và sản xuất kinh
doanh của Công ty hiện nay, công tác văn phòng đã đóng góp tích cực, phục
vụ cho điều hành của ban lãnh đạo và hổ trợ đơn vị cơ sở hoạt động. Chức
năng của văn phòng Công ty là tham mưu giúp giám đốc quản lý các lĩnh vực:
công tác pháp lý, hành chính, thi đua khen thưởng; giữ và sử dụng con dấu
của công ty; tuyên truyền hoạt động văn hóa văn nghệ, TDTT; quản lý các
phương tiện phục vụ, quan hệ giao dịch, tiếp khách; là đơn vị đầu mối giải
quyết các công việc giúp lãnh đạo điều hành và chỉ đạo thống nhất những
công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Quản lý công tác Pháp lý và hành chính trong Doanh nghiệp (Công ty)
+ Giữ dấu và sử dụng con dấu của công ty
+ Thư ký các hội nghị.
+ Lập lịch họp của công ty, lịch làm việc của ban Giám đốc Công ty
+ Soạn thảo văn bản, công văn, giấy tờ hành chính thông dụng.
+ Soạn thảo báo cáo tổng hợp giúp Giám đốc Công ty điều hành hội
nghị & triển khai kế hoạch hoạt động SX-KD Công ty (do Giám đốc Công ty

8


giao).
+ Photo coppy các văn bản theo thủ tục quy định của Nhà nước
+Nhận công văn, văn bản tới công ty.
+ Sao, gửi các văn bản pháp quy của nhà nước theo chỉ đạo của giám
đốc công ty.
+ Gửi công văn, văn bản ra ngoài công ty qua bưu điện hoặc chuyển
qua đường máy Fax.
+chuyển công văn, văn bản trong nội bộ công ty.
+Thường trực điện thoại tại văn phòng công ty.
+Bảo quản và lưu trữ các văn bản, bảo mật các văn bản, hồ sơ
- Quản lý đất đai, thủ tục pháp lý thuê đất, nộp Thuế đất và công tác
đền bù Quản lý nhà làm việc (trụ sở làm việc của Công ty), nhà ở chưa thanh
lý thuộc Công ty
- Quản lý các công trình phúc lợi thuộc Công ty
- Quản lý các trang, thiết bị văn phòng, phương tiện phục vụ làm việc
cho Lãnh đạo Công ty, ban Giám đốc Công ty và các phòng quản lý chức
năng ở Công ty.
- Công tác thông tin, tuyên truyền & thi đua.
- Công tác phục vụ tạp vụ, vệ sinh môi trường tại trụ sở công ty.
- Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách tại Nhà khách & Nhà nghỉ
thuộc Công ty. Đưa khách hoặc đoàn khách đi tham quan Công ty theo chỉ
đạo của giám đốc công ty.
- Công tác khánh tết của Công ty.
- Quản lý đội xe và ô-tô phục vụ đi lại của ban lãnh đạo Công ty, ban
Giám đốc Công ty và công vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
- Quản lý nghĩa trang và chuẩn bị các thủ tục, điều kiện để chuyển giá
sang địa phương quản lý.

9


1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty
• Chánh văn phòng
- Hiện nay Chánh văn phòng công ty là ông Nguyễn Kim Thành
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về quản lý và điều hành
toàn bộ công việc thuộc văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, làm một số việc khác do
Giám đốc công ty giao.
• Phó Chánh văn phòng
- Phó Chánh văn phòng hiện nay là ông Nguyễn Hồng Tiến
- Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng phụ trách mảng quản trị hành
chính
- Thực hiện mua sắm, cấp phát và quản lý chung trang thiết bị văn
phòng
- Theo dõi quản lý việc sử dụng điện thoại, máy photo, văn phòng làm
việc, vườn hoa cây cảnh,…
- Theo dõi hoạt động của các tổ và hoạt động của các xe con
- Làm một số việc khác do Chánh văn phòng phân công
• Giúp việc cho lãnh đạo văn phòng là:
- Tổ nghiệp vụ
- Tổ tạp vụ
- Đội xe
- Bảo vệ
- Nhà khách, khách sạn.
- CLB công nhân

10

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Chánh

văn

phòng

Phó Chánh văn
phòng

Tổ

Đội xe

Bảo

Nhà khách

Khách

Tổ

CLB

nghiệp

con, xe

vệ

Công

sạn Biển

tạp

công

vụ

ca

Mây

vụ

nhân

ty

Apatit

1.3. Nhận xét, đánh giá
Ưu điểm: Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty và của phòng Hành
chính công rất khoa học và chặt chẽ. Từ đó giúp lãnh đạo dễ phân công nhiệm
vụ, dễ dàng trong việc quản lý và kiểm tra giám sát tình hình thực hiện công
việc. Phòng hành chính có chức năng nhiệm vụ được quy định rất rõ ràng cụ
thể, là bộ phận giúp việc rất quan trọng của công ty

Nhược điểm: Việc bố trí văn phòng hợp lý nhưng chưa thực hiện được
một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu.
Biện pháp: Cần phải kết nối văn phòng với các phòng ban chức năng
khác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa và hỗ trợ hoạt
động để đạt kết quả tốt nhất
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được quy định cụ
11


thể trong Quyết định số 170/QĐ-GĐ về việc ban hành quy chế công tác văn
thư của Công ty Apatit Việt Nam
(XEM PHỤ LỤC 3)
2.1. Các loại văn bản công ty ban hành
Công ty có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính như:
quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,
công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,
phiếu báo.
Số lượng văn bản công ty ban hành trong năm 2015 là 1036 văn bản, số
văn bản đến trong năm là 1109 văn bản
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền về thể thức: Chánh văn phòng người được giao trách
nhiệm giúp Giám đốc tổ chức quản lý công tác văn thư ở Công ty (đơn vị, xí
nghiệp) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kĩ thuật
trình bày của văn bản, thủ tục ban hành văn bản. Chánh văn phòng thường kí
vào cuối phần nơi nhận hoặc vào phiếu trình kí văn bản ở phần kiểm tra thể
thức.
Thẩm quyền về nội dung: Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vị

chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
nội dung và tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải kí tắt vào văn bản (cuối
cùng của phần nội dung) và các phụ lục kèm theo trước khi trình giám đốc ký.
Lãnh đạo công ty được kí tất cả các loại văn bản mà công ty ban hành.
Nội dung của các văn bản mà Công ty ban hành:
- Quyết định (cá biệt) công ty ban hành thường là về các vấn đề nâng
lương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, phê duyệt dự án, ban hành
quy chế,…
- Chỉ thị: Phát động phong trào thi đua, nêu gương người tốt việc tốt,

12


…
- Thông báo: nội dung thông tin các vấn đề trong hoạt động của công
ty để các cá nhân hoặc đơn vị biết để thực thi
- Chương trình: là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch
làm việc, hội họp, hội nghị theo một trình tự nhất định và nội dung
nhất định
- Kế hoạch: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, kế hoạch xây dựng,
…
- Báo cáo: báo cáo văn thư lưu trữ, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự,
báo cáo tình hình sản xuất tiêu thụ,…
- Biên bản: biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị, biên bản giao nhận,
biên bản bàn giao tài sản,…
- Tờ trình: tờ trình giới thiệu nhân sự, tờ trình phê duyệt dự án, tờ trình
đề nghị ra quyết định, tờ trình đề nghị khen thưởng,…
- Hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp
đồng bảo hiểm, hợp đồng kiên doanh,…
- Công văn: công văn về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng, công văn cảm

ơn, công văn mời, công văn hướng dẫn,…
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của các văn bản mà công ty ban hành gồm 9 yếu tố bắt buộc
1) Quốc hiệu
2) Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp: Tổng công ty hóa chất Việt Nam
Tên cơ quan ban hành văn bản: Công ty Apatit Việt Nam
3) Số và kí hiệu văn bản
4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: địa danh ghi trên văn
bản là Lào Cai, nơi công ty đóng trụ sở
5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6) Nội dung văn bản
7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
8) Dấu của cơ quan tổ chức

13


9) Nơi nhận
Ví dụ minh họa (XEM PHỤ LỤC)
Kỹ thuật trình bày văn bản tuân theo đúng như thông tư 01/2011/TTBNV, được quy định trong quy chế công tác văn thư của công ty ban hành
(XEM PHỤ LỤC 3)
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của công ty
Qua quá trình khảo sát thấy rằng công ty Apatit đã ban hành quy định
về soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản được nêu trong Mục 1,
Chương II của Quy chế công tác văn thư của công ty Apatit Việt Nam
Các văn bản của ban Giám đốc do văn thư soạn thảo, các văn bản khác
thuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo.

14

• Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty
Soạn bản thảo

Duyệt bản thảo, sửa chữa,
bổ sung bản thảo

Đánh máy, nhân bản

Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Ký văn bản
• Trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản
- Trách nhiệm của Giám đốc công ty: Chỉ đạo về soạn thảo văn bản ở
cơ quan và kí ban hành văn bản hoặc giao cho cấp dưới của mình kí thay , kí
thừa lệnh một số văn bản do cơ quan tổ chức ban hành.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vị: Soạn
thảo văn bản thuộc lĩnh vực mình được phân công phụ trách và chỉ đạo việc
soạn thảo của đơn vị mình. Kiểm tra về mặt nội dung tất cả các văn bản của
đơn vị trước khi ban hành. Kí thừa lệnh Giám đốc một số văn bản về chuyên
môn nghiệp vụ.

15


- Trách nhiệm của chánh văn phòng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ
chức soạn thảo văn bản. Chịu trách nhiệm kiểm tra và duyệt về thể thức văn
bản trước khi ban hành. Chánh văn phòng thừa lệnh giám đốc công ty ký các

văn bản phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của giám đốc công ty.
- Trách nhiệm của nhân viên văn thư: Kiểm tra hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót thì kịp thời báo cho lãnh đạo
văn phòng để yêu cầu các phòng ban hoặc người soạn thảo văn bản xem xét
giải quyết. Soạn thảo văn bản khi Giám đốc yêu cầu.
2.5. Nhận xét, đánh giá
Ưu điểm: Thẩm quyền ban hành văn bản được thực hiện đúng theo các
quy định của pháp luật. Về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì
Công ty đã đảm bảo được tính pháp lý của văn bản, nhìn chung các văn bản
ban hành có đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc, trình bày rõ ràng khoa học.
Quy trình soạn thảo của công ty tuân theo đúng quy định, chặt chẽ, nề nếp.
Nhược điểm: Quy trình soạn thảo văn bản của công ty hiện nay vẫn còn
nhiều hạn chế do năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn
cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách, chưa được đào tạo
chuyên sâu.Về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, người soạn thảo
còn mắc một số lỗi như: sai cỡ chữ, kiểu chữ, trình bày trang trí theo ý thích
cá nhân, dùng dấu câu chưa chính xác, nội dung văn bản còn thiếu logic.
Ví dụ: Một số văn bản mắc lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày
(XEM PHỤ LỤC 6)
Giải pháp: Đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo cho cán bộ văn
thư và chuyên viên soạn thảo của các phòng chuyên môn. Nâng cao năng lực
kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học ứng dụng vào soạn thảo văn bản.
3. Quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất
thì trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến. Văn bản do các phòng chuyên môn
soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tự mang văn bản tới ban lãnh đạo để
16


xin ký duyệt sau đó chuyển đến phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi,

cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
Tất cả những văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ
được chuyển xuống văn thư. Nhân viên văn thư xem xét kiểm tra thể thức văn
bản một lần nữa nếu có sai sót phải kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng để
yêu cầu các phòng ban hoặc người soạn thảo xem xét giải quyết.
Sau đó văn thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản theo quy
định. Đây là thủ tục hết sức cần thiết nhằm xác định đây là văn bản thứ bao
nhiêu mà công ty ban hành trong năm.
3.2. Đăng ký văn bản
Việc đăng ký văn bản đi của công ty Apatit được áp dụng hình thức
đăng ký trên sổ, trong sổ đăng ký ghi đầy đủ chính xác, rõ ràng thông tin của
văn bản. Số thứ thự của văn bản ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày
31/12 hàng năm. Có các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đi số văn phòng
- Sổ đăng ký văn bản đi số Giám đốc
- Sổ đăng ký văn bản đi số Hội đồng thành viên
- Sổ Công tác, giấy ủy quyền, giới thiệu

17


Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
(XEM PHỤ LỤC 4)
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn
Trước khi tiến hành đóng dấu, văn thư căn cứ vào phần nơi nhận xem
văn bản đó gửi tới những đơn vị cá nhân nào, số lượng bao nhiêu sau đó tiến
hành sao văn bản. Phòng văn thư có 1 cán bộ chuyên phụ trách việc phô tô, in
ấn.
Sau khi sao văn bản văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Cán bộ văn thư

phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của công ty, không được giao dấu cho
người khác, chỉ được đóng dấu vào văn bản có chữ ký của người có thẩm
quyền, không được đóng dấu vào giấy trắng. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ
ký về phía bên trái, dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải.
Hình thức đóng dấu mật khẩn: các đơn vị, phòng ban, cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất mức độ mật, khẩn sau đó trình người ký văn bản quyết
định. Dấu mật, khẩn được đóng vào khoảng trống dưới số, kí hiệu văn bản có
tên loại và dưới trích yếu nội dung của công văn.

18


3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ lựa chọn bì và kích thước bì cho phù
hợp với kích thước, số lượng, độ dày của văn bản đi; trình bày bì và viết bì
đúng với tên cơ quan, tên người nhận, địa chỉ nơi nhận; dán bì và đóng dấu độ
khẩn, dấu, ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì theo đúng yêu cầu của pháp luật.
Việc chuyển phát văn bản đi của công ty có nhiều hình thức: chuyển
phát trực tiếp, chuyển phát qua đường bưu điện, chuyển phát bằng máy fax.
Việc chuyển giao văn bản phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi.
Văn thư công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Trường hợp phát hiện thất lạc văn bản, văn thư kịp thời báo cáo chánh văn
phòng xem xét giải quyết.
3.5. Lưu văn bản đi
Tất cả các loại văn bản mà công ty ban hành đều được lưu 1 bản gốc tại
văn thư, một bản chính lưu ở hồ sơ công việc của phòng ban chuyên môn.
Các văn bản đi lưu tại văn thư được sắp xếp theo ngày tháng năm ban hành
văn bản, văn bản của mỗi năm cho vào một hộp, trong mỗi hộp các văn bản
được sắp xếp theo ngày tháng ban hành.
3.6. Nhận xét, đánh giá

Ưu điểm: Cán bộ văn thư có kinh nghiệm nhiều năm công tác nên việc
quản lý văn bản đi được thực hiện đúng theo quy trình của nhà nước. Việc
đăng ký văn bản đi theo các loại sổ: Sổ Văn phòng, sổ Giám đốc, sổ HĐTV,
sổ Công tác tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân loại văn bản theo từng đối
tượng và biết được trách nhiệm văn bản.
Nhược điểm: Có nhiều văn bản chưa đầy đủ thể thức xong đã được
đóng dấu ban hành. Chưa áp dụng khoa học công nghệ vào quy trình quản lý
văn bản. Việc đăng ký vẫn còn sử dụng hình thức đăng ký trên sổ.
Giải pháp: Ứng dụng phần mềm đăng ký văn bản thay cho đăng ký sổ,
nâng cao trình độ tin học cho cán bộ văn thư để quản lý văn bản được thuận
lợi nhanh chóng.
19


4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả các văn bản gửi đến công ty đều được tập trung ở phòng văn thư
và do cán bộ văn thư tiếp nhận. Vào những ngày nghỉ hoặc ngoài giờ hành
chính thì bảo vệ cơ quan là người nhận văn bản.
Văn thư cơ quan hoặc bảo vệ được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong,
…Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi trên bì thì phải báo cáo ngay cho Chánh văn phòng
hoặc người được giao trách nhiệm, đồng thời kèm theo xác nhận của người
chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua
mạng, nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi
văn bản,… nếu có sai sót phải báo cáo lên Chánh văn phòng xem xét giải
quyết.
Văn thư sau khi nhận văn bản thì bóc bì những văn bản gửi chung cho
công ty, còn văn bản chỉ đích danh người nhận hoặc các văn bản gửi cho tổ

chức Đảng, đoàn thể trong công ty thì được chuyển trực tiếp cho nơi nhận.
Với những phong bì gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến
công việc chung của công ty thì cá nhân nhận văn bản chuyển cho cán bộ văn
thư để đăng ký. Các văn bản có dấu chỉ mức độ mật và dấu “chỉ người có tên
mới được bóc bì” thì văn thư không bóc bì mà đăng ký số ngoài bì vào sổ
đăng ký văn bản đến và chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người
có tên trên bì.
Sau khi bóc bì văn thư phân loại văn bản: loại vào sổ và loại không vào
sổ. Loại vào sổ gồm các văn bản có ghi tên công ty và các lãnh đạo. Loại văn
bản không vào sổ gồm có: thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin, hóa đơn điện
thoại, điện, nước,…
Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư đóng dấu
“Đến” lên văn bản nhằm mục đích xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư
20


và ghi nhận ngày tháng đến công ty.
Mẫu dấu đến của công ty
CÔNG TY APATIT VIỆT NAM
Số:……………………...
ĐẾN

Ngày:…………………..
Chuyển:………………..

4.2. Đăng ký văn bản đến
Các văn bản sau khi được đóng dấu đến thì văn thư tiến hành đăng ký.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức đăng ký trên sổ. Công ty vào sổ văn
bản đến mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng
năm. Ghi sổ theo nguyên tắc văn bản đến vào ngày nào thì ghi sổ ngay trong

ngày đó, không để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc mất mát.
Sau khi đã ghi đầy đủ nội dung văn bản đến trong sổ thì văn thư tiến
hành ghi số ngày tháng năm vào văn bản đến theo số đã ghi trong sổ.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (XEM PHỤ LỤC 5)
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản, văn thư trình văn bản lên Chánh văn phòng

21