Tiểu luận: :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 5
STT
1.
1
2.
2
3.
4
4.
5
5.
6
6.
7
7.
8
8.
9
9.

Trần Phương Anh

MÃ SỐ
SINH VIÊN
1507LTHA003

Chương 2

Đỗ Thị Cảnh

1507LTHA004

Chương 1 phần 1.1 + tiểu kết

HỌ VÀ TÊN

PHẦN PHÂN CÔNG

Nguyễn Đức Chung 1507LTHA005

Mục lục, danh mục tham khảo,
phụ lục hình ảnh (nếu có)

Nguyễn Minh Hạc

1507LTHA010

Chương 2

Đinh Thục Hạnh

1507LTHA011

Tổng hợp chung

Trần Thị Thu Hiền

1507LTHA012

Chương 3

Phạm Ánh Khuê

1507LTHA023

- Mở đầu (1,2,3,4,5)
- Lời cam đoan, lời cám ơn

Vũ Thị Thúy Thúy

1507LTHA045

Chương 1 phần 1.2 + kết luận

Phùng Thị Thương

1507LTHA046

Chương 2

KÝ
TÊN


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào gắn liền với những hỗ trợ, giúp
đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở trường đến nay, chúng em nhận được rất nhiều sự
quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, nhóm em xin chân thành cám ơn cô TS. Bùi
Thị Ánh Vân – Khoa Văn hóa thông tin và Xã hội đã tận tâm hướng dẫn chúng

em qua từng buổi học trên lớp. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của
cô thì nhóm chúng em nghĩ bài tiểu luận này của chúng em rất khó có thể hoàn
thiện được.
Bài tiểu luận được thực hiện trong khoảng thời gian 1 tuần. Bước đầu đi
vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học, kiến thức
của nhóm em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do trình độ lý luận cũng như
kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những
thiếu sót, nhóm em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của cô
để nhóm em học thêm được nhiều kinh nghiệm và kiến thức của nhóm em trong
lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin trân trọng và cảm ơn !
Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2016


LỜI CAM ĐOAN
Chúng em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng nhóm chúng
em và được sự hướng dẫn khoa học của TS.Bùi Thị Ánh Vân. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình
thức nào trước đây.
Hà Nội, ngà 15 tháng 5 năm 2016

MỤC LỤC


PHẦN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài:
Hiện nay, đất nước ta đang ngày càng phát triển về khoa học công nghệ và

thông tin. Việc trao đổi thông tin là phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền
với quá trình phát triển của xã hội. Ngày nay tri thức nhân loại ngày càng phong
phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin của con người có nhiều cách thể hiện và
phương tiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng
nhất và khồng thể bỏ. Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn bản để quản lý xã hội, nó
phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; là căn cứ pháp lý để điều
hành và quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm khi cần thiết. Vì vậy con người
đã nhận thức được vai trò quan trọng của văn bản và họ đã biết lưu giữ lại
những văn bản quan trọng để sử dụng khi cần thiết, nó là phương tiện chính xác,
phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động của
con người và nó đã trở thành tài sản quý giá để truyền cho đời sau.
Công tác lưu trữ có vị trí quan trọng trong công việc cũng như cuộc sống
hiện nay của chúng ta nhằm cung cấp thông tin chính xác và nhanh nhất, không
những thế nó giúp cho Nhà nước quản lý và điều hành thuận lợi, chính xác và
kịp thời nhất. Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, nhóm chúng em chọn
chuyên ngành để thuận tiện cho việc học tập cũng như để củng cố cho chuyên
môn nghiệp vụ và đồng thời để kiếm chứng lý luận đã học vào thực tiễn.
Với mong muốn sau này ra trường để có đủ hành trang và sự tự tin cho
cuộc sống, cũng như có đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho
công việc sau này được thuận lợi nhất. Vì vậy mỗi cá nhân trong nhóm hiểu
được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ cũng như có thêm hành trang kiến
thức sau này ra trường, nhóm em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu tại
Khoa Đào tại chức và Bồi dưỡng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài
bài tiểu luận của nhóm.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này, nhóm em đã từng đi thực tập ở các cơ quan, công
ty và qua tham khảo ý kiến cá nhân của các thành viên trong nhóm và đã quyết
định sử dụng tư liệu trong “Báo cáo thực tập của bạn Nguyễn Minh Hạc (là
thành viên trong nhóm để làm đề tài)”. Đây là “Báo cáo thực tập của bạn
Nguyễn Minh Hạc” được thực hiện khi thực tập tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi

dưỡng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Báo cáo này đã cung cấp cho chúng
em những số liệu về công tác Lưu trữ và đồng thời giúp cho nhóm em viết được
chương 1 và chương 2 được hiệu quả và thuận lợi nhất có thể.
5


3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu, thu thập những thông tin về công tác Lưu trữ để đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác Lưu trữ đối với khoa Đào tạo tại
chức và Bồi dưỡng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội được sát thực nhất.
- Kiểm chứng lại kiến thức tại trường cũng như củng cố thêm kiến thức đã học.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Công tác Lưu trữ tài liệu tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đồng thời cho chúng em thấy được tầm quan trọng cũng như giá trị của
việc Lưu trữ tài liệu cần thiết và cũng như việc cần thiết phải Lưu trữ lại các tài liệu.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian Khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng tại trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
- Thời gian nghiên cứu Công tác Lưu trữ từ năm 2001 đến năm 2008.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7. Bố cục đề tài
Trong đề tài ngoài phần Mở đầu, kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề
tài được bố cục thành 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu và khái quát

về Khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ tài liệu tại khoa Đào tạo tại
chức và Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài
liệu tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

6


Chương 1.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ
KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu
1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ
Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra những
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn. Một trong những
phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản).
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu
cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Như vậy tài liệu lưu
trữ cũng có những nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan
điểm về tài liệu lưu trữ ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát
triển của xã hội con người. Vì vậy công tác lưu trữ được định nghĩa như sau:
“ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân. Công tác Lưu trữ ra
đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
được phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu
trong hoạt động của bộ máy Nhà nước”. [7, Tr 17] .

1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ.
Mục đích của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính
đáng của xã hội và của mỗi con người.
Công tác lưu trữ tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ
và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh dạo và cán bộ trong quá
trình thực hiện công việc.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông
tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh
7


hưởng trực tiếp tới họat động quản lý.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của của công tác quản lý
nhà nước, quản lý xã hội công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng với các
lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin
có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ
đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước thể hiện cụ thể như sau:
“ Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ
thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai
cấp mình. Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài
liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc
nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền
kinh tế quốc dân. Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu
tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên,

xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc
nghiên cứu lịch sử. Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc
biệt của dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo
về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử.” [7, Tr. 14]
1.1.4. Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà Nước với các chức năng
bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ tài liệu có các
chức năng sau:
- Giúp Nhà Nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông
lưu trữ quốc gia.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần
thực hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước đề ra trong
giai đoạn cách mạng.
Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách
thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ
chức và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.
1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu
văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ
8


sung cho kho tài liệu.
Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết
xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác.
Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình
trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công
khôi phục và lập lại hồ sơ. “ Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt

hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”.
Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong
công tác văn thư.
1.2. Khái quát chung về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Đào
tạo tại chức và bồi dưỡng.
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội
* Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn
thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang
làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm
1972 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: Ban
Giám hiệu có Hiệu trưởng và Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo
vụ, Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn:
Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân sự. Những
ngày đầu thành lập Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn nhẹ.
Ngày30/4/1992 Phân hiệu phía Nam được nâng cấp thành Trường Trung
học Văn thư - Lưu trữ II nên giai đoạn này cơ cấu tổ chức của Trường có sự thay
đổi, ngày19/6/1993 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐLTNN về tổ chức bộ máy của Trường, theo đó bộ máy của Trường gồm:
- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;
- Phòng Đào tạo;
- Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức;
- Tổ Bộ môn Văn thư;
- Tổ Bộ môn Lưu trữ;
9

- Tổ Bộ môn Khoa học cơ bản cơ sở
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường
lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ký
Quyết định số 39/QĐ-VTLTNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Theo đó, Trường có vị trí và chức năng: Trường là tổ chức sự nghiệp của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng đào tạo người lao động ở trình độ
trung học chuyên nghiệp và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của
xã hội và nhu cầu nhân lực của các ngành nghề thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ,
hành chính văn phòng cùng các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của
pháp luật.
Với sự phát triển về tổ chức bộ máy từ 3 phòng chức năng 3 tổ chuyên
môn với 54 cán bộ viên chức của giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004 tổ
chức bộ máy của trường có 5 phòng chức năng, 5 khoa chuyên môn và 2 trung
tâm với lực lượng cán bộ giáo viên là 107 người điều này thể hiện sự cố gắng
của lãnh đạo Nhà trường và toàn thể cán bộ giáo viên của trường.
*Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
*Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ
công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu
tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả
10


như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn
nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ.
Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội vụ đã chủ trương sớm thành lập
trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ
thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của Bộ, nhất là những lĩnh vực mà
chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ trương đó đã được triển khai bằng
Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê
duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm
2020”, trong đó có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg, ngày 14/11/2011 của
Thủ tướng Chính phủ về việc Thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội [ 9 ; Tr.
01].
* Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ngày 19 tháng 04 năm 2012, Bộ nội vụ đã ra Quyết định số 347/QĐBNV về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. [PL 02, Tr. 31]
- Vị trí và chức năng : Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục
đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có
chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và
sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;
hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học
công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là
đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại

kho bạc nhà nước và ngân hàng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính
tại thành phố Hà Nội.
- Nhiệm vụ, quyền hạn :
“ Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình
độ đại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ
và các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm
quyền cho phép...
...
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.” [ 10; Tr. 1 - 2 ]
* Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
[PL 03, Tr. 32]
11


1.2.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Khoa Đào tạo tại chức và
bồi dưỡng
Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được thành lập theo quyết định số 217/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012.
[PL 04, Tr. 33]
* Vị trí và chức năng của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng :
Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và tổ chức thực
hiện quá trình đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học, bậc trung cấp chuyên nghiệp
chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn.
* Nhiệm vụ và quyền hạn :
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; xây dựng
thời khóa biểu, bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp
thuộc Khoa quản lý;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa; xây dựng phát

triển đội ngũ viên chức và cơ sở vật chất trong Khoa; tăng cường các điều kiện
bảo đảm chất lượng đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học và trung cấp chuyên
nghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của người học thuộc
khoa. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần cho người học các bậc, hệ vừa làm
vừa học, trung cấp chuyên nghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn
hạn thuộc Khoa quản lý.
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác liên kết về đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học,
trung cấp chuyên nghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;
- Đề xuất chỉ tiêu, tổ chức tuyển sinh; quản lý và tổ chức quá trình đào
tạo các bậc đào tạo hệ vừa làm vừa học, bậc trung cấp chuyên nghiệp chính quy
ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;
- Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo và các khoa, trung tâm xây dựng
chương trình, nội dung giảng dạy các lớp bồi dưỡng ngắn hạn;
- Đôn đốc việc thu học phí từ người học. Cử cán bộ phụ trách các lớp do
Khoa quản lý theo phân cấp của Hiệu trưởng;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần, thi tốt
nghiệp hệ vừa làm vừa học và đào tạo từ xa. Tổ chức khai giảng, bế giảng và
12


trao bằng tốt nghiệp, bảng điểm toàn khóa cho người học thuộc Khoa quản lý;
- Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ, dịch vụ tư vấn, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc lĩnh vực đào
tạo của Trường;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu
trưởng. Xác nhận số giờ giảng của giảng viên thuộc các lớp đào tạo do Khoa quản lý;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng

hoạt động khoa học công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
*Tiểu kết:
Trong Chương 1 chúng em đã trình bày một số lý luận về công tác lưu trữ
khai thác được khái niệm, vị trí, yêu cầu của tài liệu.
Bên cạnh đó chúng em đã trình bày những cái nét khái quát về Khoa Đào
tạo tại chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Những vấn đề tìm hiểu trong Chương 1 là cơ sở cho chúng em triển khai
Chương 2, Chương 3 một cách có hiệu quả.

13


Chương 2 :
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.
2.1. Tình hình lưu trữ tài liệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội :
“Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [ 7; Tr.17]
Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Hiện nay công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt dưới sự
chỉ đạo của Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp, 02 cán bộ làm công tác văn
thư kiêm công tác lưu trữ.
Kho lưu trữ của Trường được đặt ở tầng 7 nhà A, có các thiết bị bảo quản
như: giá, tủ, cặp, hộp.

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội” [7 ; Tr 10].
Do vậy đòi hỏi cán bộ lưu trữ luôn có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành
nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.”
2.2 . Nội dung công tác Lưu trữ khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân.
Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu được phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước” [ 7 ; Tr.17].
Công tác Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt dưới sự chỉ đạo
của Phòng Hành chính – Tổng hợp. Do khối tài liệu của Trường không nhiều
nên không có cán bộ Lưu trữ chuyên trách mà là một cán bộ văn thư kiêm lưu trữ.
14


“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức và cá
nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.” [ 7; Tr 10].
Thành phần chủ yếu trong phông lưu trữ của Trường là tài liệu lãnh đạo
chỉ đạo của Bộ Nội vụ, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Giáo dục và
Đào tạo. Tài liệu của các cơ quan hữu quan. Tài liệu do trường mình sản sinh ra
trong quá trình hoạt động, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường.
Loại hình tài liệu: Tài liệu hiện nay của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là
tài liệu thuộc phông lưu trữ trường (phông mở), tài liệu được hình thành từ khi

thành lập (18/12/1971). Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, có
một số tài liệu khoa học kỹ thuật về thiết kế xây dựng các công trình hạng mục
của Trường và một số ít tài liệu nghe nhìn phản ánh các hoạt động của Trường
nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ, kỷ niệm thành lập trường, lễ chuyển trường, lễ
khai giảng, bế giảng…chủ yếu là các bức ảnh.
Nội dung của tài liệu: Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
Trường rất đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung, phản ánh một cách
chân thực và khách quan nhất những diễn biến sự kiện của trường. Đặc điểm lớn
nhất của tài liệu là có giá trị hiện hành kéo dài. Điều đó xuất phát từ chức năng,
nhiệm vụ của Trường. Do trường có chức năng đào tạo nên mọi vấn đề đều phản
ánh và liên quan đến công tác đào tạo.
Công tác lưu trữ tại Trường được sự quan tâm, chú trọng của lãnh đạo.
Hiện nay kho lưu trữ của Trường bảo quản được rất nhiều hồ sơ, tài liệu quan
trọng phục vụ cho việc nghiên cứu.
Về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Tất cả tài liệu lưu trữ trong kho đã
được chỉnh lý thành hồ sơ, đơn vị bảo quản. Các hồ sơ được sắp xếp theo cặp
hộp có tiêu đề và đưa lên giá tủ theo đúng mặt hoạt động tài liệu đó phản ánh.
Tài liệu của trường hiện đang được bảo quản an toàn trên kho tại tầng 7 nhà A
với diện tích 30m2.
Về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Trường có 02 cán bộ văn thư kiêm
lưu trữ hơn nữa kho lưu trữ được đặt tại tầng trên cùng của tòa nhà cán bộ nên
rất ngại khai thác, công tác sử dụng còn rất hạn chế. Công cụ tra cứu duy nhất là
mục lục hồ sơ.
Trong Khoa Đào tạo tại chức phân công 01 cán bộ kiêm nghiệm về công
15


tác văn thư – lưu trữ. Cứ mỗi năm sau khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên
môn của khoa phải nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.
2.2.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

“ Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các
kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.” [ 7; Tr.77].
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của khoa chủ yếu là tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của khoa và trường; Nguồn thu thập, bổ sung
chủ yếu của khoa là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của khoa
(bao gồm tài liệu từ Ban Giám hiệu, các phòng ban chức năng thuộc trường hay
từ các nguồn khác).
Ví dụ: Hồ sơ sinh viên Nguyễn Văn B, Lớp Đào tạo Trung cấp Văn thư
Lưu trữ K66 hệ vừa làm vừa học (niên khóa 2001 - 2005).
Việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho nhằm mục đích là đưa vào kho
những tài liệu có giá trị để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng. Tuy nhiên
thực tế ở các đơn vị thuộc Khoa chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ
sung tài liệu vào kho nên vẫn còn tài liệu có giá trị tồn đọng.
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu :
“ Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và
cá nhân. Những tài liệu này là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc
hàng ngày. Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị
phải lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho khai thác
sử dụng lâu dài. Phần lớn những tài liệu không còn giá trị phải được loại ra và
làm thủ tục tiêu hủy. Như vậy một công việc rất quan trọng của các lưu trữ hiện
hành và lưu trữ lịch sử là phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn
những tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy.” [ 7; Tr. 41]
Sau khi Xác định giá trị tài liệu trong công tác Văn thư, loại ra những tài
liệu trùng thừa, không có giá trị, các bản nháp, bản dự thảo và lập hồ sơ thì tại
giai đoạn xác định giá trị tài liệu trong công tác Lưu trữ thì hồ sơ sẽ được kiểm
tra lại về mặt giá trị và có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đã được xác định
trong giai đoạn văn thư. Điểm khác trong công việc xác định thời hạn bảo quản

so với giai đoạn văn thư là ở chỗ văn thư được đánh giá hồ sơ rời lẻ, còn lưu trữ
cơ quan đánh giá một cách tổng hợp.
16


Ở giai đoạn này việc xác định giá trị tài liệu có thể tiến hành độc lập kết
hợp với các nhiệm vụ khác như là thống kê, phân loại tài liệu đặc biệt là chỉnh lý
tài liệu. Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn lưu trữ sẽ xác định được những
tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, để loại ra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu
hết giá trị. Hàng năm, dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, trực tiếp là của Khoa
Văn thư Lưu trữ tài liệu được đưa ra khảo sát loại ra được những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy và định thời hạn bảo quản cho tài liệu có trong kho.
2.2.3.Chỉnh lý tài liệu :
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác
định giá trị; hệ thống hóa, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Loại ra những tài liệu
hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu qua sử dụng kho tàng và
trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Cặp
hộp
số

Hồ
sơ
số

1

2

Từ ngày
Số
đến ngày lượng
tờ

Tiêu đề hồ sơ
3

4

5

Thời
hạn
bảo
quản
6

I. Các lớp Trung cấp Văn
thư Lưu trữ
01

1

2

3

4

Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 14/5/2001
trữ K66 (2001- 2003 ) hệ vừa
đên
làm vừa học.
23/11/2005
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 23/01/2001
trữ K72 (2002- 2004 ) hệ vừa
đên
làm vừa học
06/12/2005
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu
trữ K73 (2002- 2004 ) hệ vừa
14/3/2002
làm vừa học, tai Trung tâm
đến
Giáo dục Thường xuyên Thành 28/6/2005
phố Việt Trì.
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 20/3/2002
trữ K74 (2002- 2004 ) hệ vừa
đến
làm vừa học
08/8/2005
17

18

Vĩnh
viễn

34

Vĩnh
viễn

14

Vĩnh
viễn

26

Vĩnh
viễn

Ghi
chú

7


5

6

7

8

Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 02/5/2002
trữ K75 (2002- 2004 ) hệ vừa
đến
làm vừa học
06/5/2005
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 28/3/2002
trữ K76 (2002- 2004 ) hệ vừa
đến
làm vừa học tại Thanh Hóa
22/8/2006
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 25/9/2002
trữ K78 (2002- 2004 ) hệ vừa
đến
làm vừa học
25/01/2005
Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 04/12/2002
trữ K79A (2002- 2004 ) hệ vừa
đến
làm vừa học
06/01/2005

24

Vĩnh
viễn

35

Vĩnh
viễn

40

Vĩnh
viễn

26

Vĩnh
viễn

Khoa chỉ bố trí một cán bộ văn thư kiêm lưu trữ nên gặp không ít khó
khăn trong việc chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, hàng năm có các khóa thực tập, sinh
viên ngành lưu trữ đã giúp đỡ khoa trong việc chỉnh lý tài liệu. Tài liệu của khoa
được hình thành chủ yếu từ các nguồn chính là Ban Giám hiệu, các phòng ban
chức năng thuộc trường hay từ các nguồn khác. Qua mỗi đợt chỉnh lý tài liệu
được tổ chức sắp xếp một cách khoa học đồng thời đã loại ra những tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy.
Trong quá trình nghiên cứu tài liệu, chúng em thu thập được thông tin liên
quan đến quá trình chỉnh lý 1 số tài liệu về các lớp Trung cấp Văn thư Lưu trữ
hệ vừa làm vừa học các khóa từ năm 2001 – 2008
Dựa vào bản Lịch sử phông, lịch sử hình thành phông, mục lục hồ sơ đã
lập của các năm trước và bảng xác định giá trị tài liệu, áp dụng phương án chỉnh
lý “ Thời gian - Mặt hoạt động” của Trường nên tài liệu của Khoa được phân
loại theo các bước sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu theo thời gian
Bước 2: Phân chia tài liệu của thời gian đó ra từng mặt hoạt động
Các mặt hoạt động:

- Lãnh đạo, chỉ đạo chung
- Đào tạo
- Hành chính - Tổ chức
- Quản lý học sinh
- Kế toán - Tài vụ
- Quản trị đời sống
18


- Xây dựng cơ bản
Bước 3: Phân chia tài liệu của từng mặt hoạt động về các lĩnh vực công tác.
* Lãnh đạo, chỉ đạo chung:
- Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên đối với công tác
chung của Trường.
- Các Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo công tác tháng, quý và tổng kết
năm của Trường.
* Đào tạo:
- Vấn đề chung ( các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên đối
với công tác đào tạo của Trường). Tài liệu về xây dựng Chương trình, Kế hoạch
và báo cáo công tác chung của Trường.
- Các tài liệu về công tác tuyển sinh trung học chính quy.
- Tài liệu về quá trình giảng dạy và học tập.
- Tài liệu về mở các ngành nghề đào tạo mới.
- Tài liệu về thi giáo viên giỏi.
- Tài liệu về thi học sinh giỏi.
- Tài liệu về công tác thông tin tư liệu và thư viện.
* Hành chính - Tổ chức:
- Vấn đề chung .
- Công tác hành chính ( các vấn đề như lễ tân, khánh tiết, kỷ niệm, tổ chức
hội nghị, tổ chức văn thư lưu trữ).

- Công tác tổ chức ( về tổ chức bộ máy: thành lập, sáp nhập, giải thể, kỷ
luật, khen thưởng).
* Kế toán - tài vụ:
- Vấn đề chung.
- Các tài liệu về thu, chi ngân sách Nhà nước.
- Tài liệu về thu chi học phí.
* Quản lý học sinh:
- Vấn đề chung.
- Phụ cấp ưu đãi, học bổng.
* Quản trị đời sống:
- Vấn đề chung.
- Quản lý về tài sản, thiết bị.
- Các tài liệu về nhà ở, kí túc xá.
- Các tài liệu về công tác y tế, vệ sinh phòng bệnh.
19


- Các tài liệu về bảo đảm an ninh trật tự.
* Xây dựng cơ bản:
- Vấn đề chung ( Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo về xây dựng cơ bản).
- Thiết kế thi công các hạng mục công trình.
- Sửa chữa, nâng cấp cải tạo các hạng mục công trình.
Bước 4: Chia tài liệu từ các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ theo vấn đề.
* Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung: mỗi năm lập một hồ sơ.
* Đào tạo:
- Vấn đề chung: Mỗi năm lập một hồ sơ
- Tài liệu về tuyển sinh
- Tài liệu về quá trình giảng dạy và học tập mỗi năm lập một hồ sơ
- Tài liệu về giảng dạy và học tập hệ tại chức
Ví dụ: Hồ sơ sinh viên Nguyễn Văn B, Lớp Đào tạo Trung cấp Văn thư

Lưu trữ K75 hệ vừa làm vừa học (niên khóa: 2002- 2004).
- Tài liệu về giảng dạy và học tập các lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn.
* Hành chính - Tổ chức:
- Vấn đề chung: nếu có mỗi năm lập một hồ sơ
- Công tác hành chính: có nhiều tài liệu thì lễ tân, khánh tiết 1 nhóm, công
tác văn thư lưu trữ làm 1 nhóm.
- Công tác tổ chức:
Tài liệu về tổ chức bộ máy
Tài liệu về tổ chức cán bộ
* Kế toán - Tài vụ: Tài liệu chia theo từng vấn đề.
* Quản lý học sinh: Tài liệu chia theo từng vấn đề.
* Quản trị đời sống: Tài liệu chia theo từng vấn đề.
* Xây dựng cơ bản: Tài liệu chia theo từng hạng mục.
Việc chia tài liệu từ nhóm lớn nhất đến nhóm nhỏ nhất đơn giản hay phức
tạp tùy theo tình hình tài liệu có ở mỗi nhóm nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp.
Qua quá trình thực tập và tìm hiểu em được biết về lần chỉnh lý tài liệu
năm 2006, thống kê số lượng chỉnh lý năm 2006 cho thấy những số liệu cụ thể
sau 4 tháng tiến hành chỉnh lý như sau:
- Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý là 73 mét giá. Tổng số tài liệu giữ lại sau
khi chỉnh lý là 24 mét giá = 185 hộp = 1484 hồ sơ, trong đó: Hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn là 369 hồ sơ; Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài là 259 hồ sơ; Hồ sơ
70 năm đánh giá là 12 hồ sơ; Hồ sơ 15 năm đánh giá là 817 hồ sơ; Hồ sơ 10 năm
20


đánh giá là 05 hồ sơ; Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời là 22 hồ sơ; Số lượng
tài liệu loại ra để tiêu hủy là 49m = 418 hồ sơ = 1237 tập.
+ Đã lập được 02 quyển mục lục hồ sơ ( bảo quản vĩnh viễn và có thời
hạn), 01 quyển danh mục tài liệu loại.
2.2.4.Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu :

* Thống kê tài liệu lưu trữ :
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương
tiện thống kê. Phương pháp thống kê chủ yếu là bằng sổ.
* Các công cụ tra tìm tài liệu :
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung
tài liệu có trong kho. Giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính
xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ.
Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê
thành phần, số lượng tài liệu trong kho lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Khoa là quyển mục lục hồ sơ.
* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ :
Tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý, xác định giá trị cần được bảo quản
trong kho. Bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa
học để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu nghiên cứu khai thác và sử dụng tài liệu.
Tài liệu của Khoa sau 01 năm đã được chỉnh lý và được lập hồ sơ hoàn
chỉnh được nộp vào kho Lưu trữ của Trường và được bảo quản tại tầng 7 nhà A
dưới sự chỉ đạo của phòng Hành chính – Tổng hợp. Việc bảo quản tài liệu lưu
trữ của Trường chưa được thực hiện tốt. Chưa có các thiết bị như: chống nóng,
chưa có hệ thống điều hòa không khí…
Tài liệu lưu trữ hiện hành là khối tài liệu thời hạn bảo quản dưới 10 năm,
hồ sơ tạm thời được bảo quản tại khoa để khai thác và xử lý theo quy định)
Việc sử dụng, nghiên cứu tài liệu của Khoa không nhiều và không thường
xuyên, chỉ tập trung vào phục vụ việc giải quyết công việc của lãnh đạo, cán bộ
trong Khoa và Trường. Công tác kiểm tra chưa được chặt chẽ, việc tổ chức khai
thác còn gặp nhiều khó khăn.

21


* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ :
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin
tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu
giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, tăng cường quốc phòng, đảm bảo trật tự
an ninh quốc gia và quyền lợi hợp pháp của mọi công dân. Tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối
cùng của công tác lưu trữ. Nó đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ phải nắm được
thành phần và nội dung của tài liệu, biết tổng hợp so sánh và xử lý các nguồn
thông tin nhằm sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Ưu điểm
- Đã ban hành các văn bản hướng dẫn, xây dựng các biểu mẫu trong
toàn Trường về các loại văn bản hành chính để các đơn vị được sử dụng được
thống nhất, thuận tiện.
- Quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại khoa được thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước, Trường; các khâu nghiệp vụ được tiến hành
từng bước theo đúng trình tự giải quyết công việc.
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị ngày càng được đầu tư và trang bị.
- Công tác lưu trữ thực hiện tương đối tốt.
2.3.2. Tồn tại
- Vị trí đặt kho bảo quản tài liệu chưa hợp lý ( tầng 7) những ngày mưa to
gió lớn ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản tài liệu.
- Nhu cầu khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu là tương đối ít chủ yếu
là cán bộ, giáo viên trong Khoa và Trường nên số lượng tài liệu đưa ra phục vụ
bạn đọc mỗi năm là tương đối ít.
- Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ còn kiêm nghiệm.

- Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản trên máy còn
nhiều hạn chế, chủ yếu vẫn dùng cách quản lý thủ công là đăng ký bằng sổ.
Công cụ tra cứu tài liệu của Trường chủ yếu chỉ có quyển mục lục hồ sơ.
- Nơi làm việc dành cho công tác lưu trữ còn chật hẹp, chưa có cán bộ lưu
trữ chuyên trách.

22


* Tiểu kết:
Trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác lưu trữ tài liệu tại khoa
đào tạo tại chức và bồi dưỡng tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Em nhận thấy
khoa đào tạo tại chức và bồi dưỡng đã làm rất tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình. Nhìn chung khoa đã giải quyết nguồn thông tin đến; xây dựng được các
chương trình làm việc hiệu quả, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc
tiết kiệm được thời gian và chi phí.

23


Chương 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Nội dung chương 2 nhóm em đã nêu những mặt được và những mặt chưa
được của công tác lưu trữ tài liệu và chỉ ra những nguyên nhân của nó. Hy vọng
chương những biện pháp, kiến nghị mà nhóm em nêu ra nhằm hoàn thiện công
tác lưu trữ tài liệu sẽ giúp ích cho cơ sở thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả
cao trong Khoa.
3.1. Giải pháp về nhân sự

Hiện nay, số lượng cán bộ nhân viên của khoa đào tạo tại chức và bồi
dưỡng so với số lượng công việc phải đảm nhận là không cân đối. Công việc thì
nhiều, người làm thì ít cho nên dẫn đến hiện tượng ùn tắc, trì trệ.
3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với mọi cơ quan, doanh
nghiệp trong thời đại hiện nay, cập nhập và nắm bắt nhanh hay chậm cũng ảnh
hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng chính xác
giúp cho cán bộ đưa ra những thông tin kịp thời, chính xác, đúng đắn.
3.3. Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa
Nơi làm việc chật chội, lại phải lưu trữ tài liệu theo phòng nên rất bất tiện
ảnh hưởng đến công việc.
Trang bị thêm các thiết bị chuyên dụng cho công tác lưu trữ như: tủ giá,
các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống
bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt.
3.4. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ.
Để đảm bảo công tác lưu trã được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp
trên, khoa thường xuyên tiến hành viecj kiểm tra xem số văn bản được chuyển
đến, số văn bản mà khoa đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có
đúng theo quy định không, nếu không đúng thì phải điều chỉnh cho kịp thời, phù
hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị
trong khoa nói chung đã rút ra được những mặt hạn chế để kịp thời khắc phục.

24


Tóm lại, trên đây là một số kiến nghị của nhóm em dựa trên cơ sở đánh
giá thực trạng mà nhóm em đã nêu ở chương 2 nhằm góp phần hoàn thiện công
tác lưu trữ tại Khoa. Nhóm em hy vọng những ý tưởng của mình được xem xét
để công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn.

25