Báo cáo môn Phương pháp Nghiên cứu khoa học: Công tác lưu trữ tại Công ty Bảo Việt Life

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu này là do tự bản thân thực hiện và không
sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng
mình. Các thông tin thứ cấp sử dụng trong bài nghiên cứu là có nguồn gốc và
được trích dẫn rõ ràng. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và
nguyên bản của bài nghiên cứu.

Nhóm sinh viên thực hiện
TM.NHÓM

Vũ Bá Huỳnh

1


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong
suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, chúng em
đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô,gia đình và bạn
bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Bộ môn
Phương pháp Nghiên cứu khoa học đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình
để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập
tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho em được tiếp cận
với môn học mà rất hữu ích đó là môn học “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa
Học”.
Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền đã tận
tâm hướng dẫn chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi
nóichuyện, thảo luận về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học. Nếu
không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì em nghĩ bài thu hoạch này
của chúng em rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa,chúng em xin chân

thành cảm ơn cô.
Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian gần 2 tuần. Bước
đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học,
kiến thức của chúng em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh
khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, chúng em rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để
kiến thức của chúng em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Bộ môn Phương pháp
Nghiên cứu khoa học - TS. Lê Thị Hiền thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục
thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Trân trọng.
Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2016
Nhóm Sinh viên thực hiện
TM.NHÓM 5

Vũ Bá Huỳnh

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Đất nước đang trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, quá trình toàn cầu
hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của quá trình vô cùng mạnh mẽ mang tính
chất đột biến của khoa học công nghệ cao trong đó việc truyền bá và lưu giữ
thông tin, tài liệu đã góp phần quan trọng vào sự phát triển đó. Công tác lưu trữ
ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
nhà nươc ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý
nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội,

công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã
hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do
nguồn gốc hình thành , do đặc trưng pháp lývà tính chất làm bằng chứng lịch sử
của tài liệu lưu trữ quy định. Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ
không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin
rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng
hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Đối với các cơ quan tổ chức công tác lưu
trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng.tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động
đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản tài liệu có giá trị đều
được lưu trữ để tra cứu, sử dụng khi cẩn thiết. bởi đây là những bản gốc bản
chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý caodo đó khi các
cơ quan tổ chức được thành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó
là “ Huyết mạch” trong hoạt động của cơ quan tổ chức . Công tác lưu trữ nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều
hành công việc cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
công việc hàng ngày tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ
chức.
Tất cả những nội dung và ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại là lý do mà
chúng em chọn đề tài này ngoài ra đây còn là một chuyên ngành mà chúng em
3


yêu thích và chúng em muốn tìm hiểu sâu hơn cũng như nhìn nhận rõ hơn về
công tác này. Qua đây chúng em muốn chứng minh cho mọi người thấy được
hiểu được thế nào là công tác lưu trữ và kết quả mang lại như thế nào để đáp
ứng yêu cầu các ngành các cấp các cơ quan đơn vị tổ chức nhận thức được vị trí
quan trọng của công tác lưu trữ.
Như vậy với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tất cả những điều trên đây không những cho phép khẳng

định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà còn là
luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Công ty Bảo
Việt Life” để làm đề tài nghiên cứu của nhóm.
2. Đối tượng nghiên cứu
Xác định đối tượng nghiên cứu là công tác lưu trữ tại công ty” Bảo Việt
Life”.
3. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Một số đề tài công trình khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu
•
•

như sau:
Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Hoàng Lê Minh.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, chúng em đã dựa vào những phương pháp
nghiên cứu sau đây:

•
•
•
•
•
•
•

Phương pháp thu thập tài liệu
Phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy.
Tham khảo các sách, báo, tài liệu.
Phương pháp tổng hợp phân tích

Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được.
Tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
Nêu lên những nhận xét, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện mục

•

tiêu
Ngoài ra còn có các phương pháp quan sát thực tế, phương pháp phỏng vấn và
phương pháp nghiên cứu tài liệu
5. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu về công tác lưu trữ, quy trình lưu trữ của công ty Bảo Việt Life
4


và thực trạng lưu trữ của công ty.
Trên cơ sở lý luận nắm được, đề ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ
6. Đóng góp của đề tài
Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong
công tác lưu trữ.Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng
cao hiệu quả trong công tác lưu trữ của công ty.Kết quả đạt được của đề tài có
thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề tài này.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài có kết cấu gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và giới thiệu vài nét về công
ty Bảo Việt Life
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty Bảo Việt Life
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ ở công
ty Bảo Việt Life

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ GIỚI THIỆU
1.1.
1.1.1
•

VÀI NÉT VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT LIFE
Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
Một số khái niệm
Tài liệu lưu trữ: là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá
nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục

•
1.1.2

đích chính trị kinh tế, văn hóa, khoa học của toàn xã hội.
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
Nội dung của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
Những năm gần đây nghiệp vụ công tác lưu trữ có những bước phát triển
phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ cán bộ lưu trữ lưu tại kho Quang Minh
hầu hết là văn bản do cơ quan sinh ra, những văn abnr mang tính chất điều hành
của cấp trên văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề nghị

phối hợp điều hành, đề nghị phối hợp thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu
trữ.
Các nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
* Ưu điểm:
- Có các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ do Nhà nước ban
6


hành.
- Công tác lưu trữ đều do cán bộ văn phòng kiêm nhiệm lên rất gọn về cơ
cấu tổ chức, những văn bản được lưu trữ cẩn thận tránh được tình trạng bị thất
lạc. những công việc về lưu trữ được thực hiện theo một quy trình thống nhất.
* Nhược điểm:
- các văn bản giấy tờ do các phòng ban sản sinh ra các cán bộ của ban đó
tự lưu trữ tại phòng, quy trình lưu trữ không theo trình tự lên dễ thất lạc tài liệu
gây khó khăn cho công tác điều hành của lãnh đạo.

1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và công ty hiện nay, hầu hết
các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực
đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và
tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Đối

với công ty Bảo Việt Life, một công ty chuyên về bảo hiểm nên hầu hết tài liệu
lưu trữ là hồ sơ công ty và các công ty thành viên, hồ sơ nhân sự của cơ quan, hồ
sơ giao dịch của cơ quan, do đó công tác lưu trữ rất quan trọng và đóng vai trò
quyết định sự đi lên của công ty. Bởi vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ cũng đủ để
công ty thiệt hại rất nhiều, cả về mặt hình ảnh cũng như tài chính. Hợp đồng của
khách hàng rất quan trọng chính vì vậy việc ban hành các văn bản quản lý và
quy định về công tác lưu trữ rất chặt chẽ, công ty đã đưa ra những văn bản sau:
+ Quyết Định Số: 27/QĐ – BVNT về việc ban hành quy trình nghiệp
vụ lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo việt Nhân thọ.
+ Công Văn Số: 2769/BVNT – HCQT về việc quy định thống nhất lưu
trữ tập trung hồ sơ hợp đồng bảo hiểm.
+ Quyết Định Số: 116/QĐ-BVNT về việc ban hành bảng danh mục thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cảu Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ.
Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của công ty
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
7


Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin của khách hàng; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích kinh
tế.Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của công ty.
Thứ hai, giúp cho cán bộ và nhân viên nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của công ty. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó quản lý có thể kiểm tra, loại bỏ những hồ sơ và tài liệu đã hết hạn.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của công ty.
Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của công ty, phục vụ
việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến khách

hàng, đối tác, lịch sử giap dịch.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của công ty được
thông suốt, nâng cao hiệu quả làm việc của công ty và thúc đẩy nhanh chóng
công việc.

`

1.2. Khái quát về công ty Bảo Việt.
1.2.1Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt
Nhân Thọ
Địa chỉ: Tầng 37 toà nhà Keangnam, đường Phạm Hùng, quận Nam Từ Liêm,
Hà Nội
Điện thoại: (+84 4) 62517777. Fax: (+84 4) 3577 0958.
- Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (tên tiếng Anh: Baoviet Life, tên giao dịch:
Bảo Việt Nhân thọ/Baoviet Life) là công ty thành viên 100% vốn của Tập đoàn
Tài chính và Bảo hiểm Bảo Việt. Vốn điều lệ: 2.000 tỷ đồng.
- Năm 1996, Công ty Bảo hiểm Nhân Thọ được thành lập trực thuộc Tổng công
8


ty Bảo hiểm Việt Nam (nay là Tập đoàn Bảo Việt) - Là công ty Bảo hiểm nhân
thọ đầu tiên trên thị trường Việt Nam, Bảo Việt Nhân thọ đi tiên phong trong
việc cung cấp, hoạch định các giải pháp tài chính ưu việt cho khách hàng nhằm
mang lại một cuộc sống an lành và hạnh phúc.
- Trải qua nhiều thời kỳ, năm 2007 Công ty được đổi tên thành Tổng Công ty
Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đoàn Bảo Việt. Bảo Việt Nhân thọ có hệ
thống mạng lưới 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương, có hơn 300 điểm phục vụ khách hàng trên toàn quốc với đội ngũ
hơn 1.500 cán bộ chuyên môn cao và gần 40.000 tư vấn viên chuyên nghiệp.

- Triết lý kinh doanh của Tổng Công ty:
❖ Khách hàng là trung tâm
❖ Con người là tài sản vô giá
❖ Phát triển bền vững
❖ Trách nhiệm với cộng đồng
“ Bảo đảm lợi ích Việt là sứ mệnh phương châm và mục tiêu phấn đấu của toàn
thể cán bộ, nhân viên, tư vấn viên của Bảo Việt Nhân Thọ” .
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
a. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty BVNT bao gồm:
- Tổng Giám đốc
- 02 Phó Tổng Giám đốc
- 04 Khối chuyên môn:
+ Khối Phát triển kinh doanh
+ Khối Quản lý hoạt động
+ Chief of Actuary
+ Khối Quản lý tài chính
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Tổ chức nhân sự
+ Phòng Hành chính Quản trị
+ Phòng Xây dựng cơ bản
9


+ Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ
b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng Công ty BVNT

1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân
thọ.
•

Chức năng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
- Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt - Baoviet Insurance) là
doanh nghiệp hạch toán độc lập - thành viên của Tập đoàn Tài chính – Bảo hiểm
Bảo Việt. Với kinh nghiệm hoạt động trên 45 năm trong các lĩnh vực: Bảo hiểm
tài sản, bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm con người; với mạng lưới 60 công ty
thành viên tại tất cả 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc.
- Bảo hiểm Bảo Việt là Công ty bán bảo hiểm uy tín nhất hiện chiếm gần 32%
thị phần và là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ dẫn đầu thị trường bảo hiểm
phi nhân thọ tại Việt Nam.
- Trách nhiệm với cam kết là triết lý mà Bảo hiểm Bảo Việt cam kết đem đến
10


cho khách hàng các dịch vụ bảo hiểm và tái bảo hiểm tốt nhất, thông qua việc sử
dụng các kỹ năng và kinh nhiệm lâu năm của bảo hiểm trong nước và quốc tế.
- Cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ.
- Tư vấn để khách hàng lựa chọn được sản phẩm bảo hiểm thích hợp nhất, với
biểu phí và điều kiện bảo hiểm tối ưu.
•

- Phục vụ khách hàng tận tâm, cung cấp sản phẩm tận nơi theo yêu cầu.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
- Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát
Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật
và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BVNT. Kịp thời phát
hiện, ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động
nghiệp vụ.
- Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự

•
•
•

Thực hiện công tác tổ chức bộ máy
Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ người tài;
Công tác lao động tiền lương
Các chế độ chính sách cán bộ.
- Trong lĩnh vực xây dựng
Thực hiện các công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực hiện đầu tư xây dựng;
kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng các
công trình.

•

- Trong lĩnh vực Dịch vụ Actuary:
Sử dụng các công cụ và kỹ thuật actuary để xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng

•

năm và dự báo kết quả kinh doanh từ 3 đến 5 năm;
Tính toán dự phòng hàng tháng, hàng quý và hàng năm, tính toán khả năng
thanh toán và thực hiện báo cáo tình hình hoạt động với Bộ tài chính và Lãnh

•

đạo BVNT;
Thực hiện xem xét, đánh giá và báo cáo về hiệu quả, lợi nhuận của các hợp đồng

•

có hiệu lực;
Thực hiện các công việc liên quan đến chia lãi cho chủ hợp đồng, phân chia lợi
nhuận giữa chủ hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ và cổ đông của Công ty.

•

- Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm
Phát triển các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ mới;
11


•

Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện hoặc ngừng triển khai các sản phẩm dựa trên kết

•
•

quả điều tra thống kê, phân tích;
Hướng dẫn triển khai các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ;
Thực hiện các công việc actuary, đặc biệt các công việc liên quan đến việc phát

•

triển sản phẩm;
Xây dựng phương án và tính toán các số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự phòng chia
lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm.

•

- Trong lĩnh vực Tài chính kế toán
Thực hiện công tác kế toán toàn BVNT, công tác quyết toán vốn đầu tư Xây

•
•
•

dựng cơ bản;
Hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Lập báo cáo quyết toán kinh doanh toàn BVNT;
Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm và dài

•

hạn;
Xây dựng chế độ quản lý tài chính trong nội bộ Tổng Công ty; xây dựng các quy

•
•

định về phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh;
Quản lý tiền vốn, công nợ... áp dụng trong Tổng Công ty;
Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định của Tổng Công ty

•

và Pháp luật.
- Trong lĩnh vực Đầu tư
Xây dựng chiến lược đầu tư, thực hiện và giám sát các khoản đầu tư, các chế độ,

•
•

thể lệ, quy định, chỉ tiêu về hoạt động đầu tư
Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư
Kiểm tra, thẩm định các dự án đầu tư được phân cấp: Tổng hợp kết quả và định

•

kỳ đánh giá hiệu quả đầu tư.
- Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý
Xây dựng, chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác phát

•

triển và Quản lý Đại lý
Công tác quản lý đại lý bao gồm các nội dung:
+ Phát triển, tuyển dụng đại lý;
+ Tổ chức đại lý;
+ Hoạt động đại lý (bao gồm cả thăng tiến);
+ Chính sách thù lao, phúc lợi dành cho đại lý;
+ Quản lý đại lý;
+ Thi đua đại lý;
+ Hỗ trợ đại lý;
12


+ Khai thác chéo của đại lý;
+ Dữ liệu đại lý.

•

- Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý
Chỉ đạo, tổ chức hoặc phối hợp thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác

•

đào tạo Đại lý
Xây dựng hoặc phối hợp với các đơn vị đào tạo để xây dựng chương trình đào

•

tạo Đại lý
Tổ chức thực hiện, hỗ trợ đào tạo đối với đại lý; đánh giá hiệu quả đào tạo và

•
•
•
•

phổ biến các kinh nghiệm đào tạo.
Trong lĩnh vực Maketing
Thực hiện công tác truyền thông và thương hiệu
Công tác xúc tiến bán hàng
Công tác nghiên cứu thị trường và quản trị thông tinMarketing
Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh
Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinh doanh

•

hàng năm
Theo dõi và đánh giá, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của BVNT.

•
•

Thống kế số liệu nghiệp vụ
Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng.
Trong lĩnh vực Bancassurance
Phát triển kênh phân phối Bảo hiểm Nhân thọ qua ngân hàng: Tìm kiếm và phát

•
•

triển đối tác ngân hàng
Tổ chức kênh phân phối Bancassurance
Trực tiếp kinh doanh nghiệp vụ Bancassurance và hướng dẫn Công ty thành

-

viên triển khai nghiệp vụ Bancassurance.
Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác nghiệp vụ bảo hiểm nhân
thọ đối với các Công ty thành viên gồm: Trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách

•

hàng liên quan đến việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ
Trong lĩnh vực Chấp nhận bảo hiểm
Chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác đánh giá rủi ro

•
•

và chấp nhận bảo hiểm đối với các Công ty Bảo Việt Nhân thọ thành viên
Đánh giá rủi ro đối với các trường hợp trên phân cấp
Trực tiếp đánh giá rủi ro đối với các hồ sơ tham gia bảo hiểm của các Công ty

•
•
•

thành viên theo lộ trình tập trung hoá công tác nghiệp vụ của Bảo Việt Nhân thọ.
Trong lĩnh vực Phát hành hợp đồng bảo hiểm
Phát hành hợp đồng Bảo hiểm và thống kê nghiệp vụ
Quản lý và lưu trữ toàn bộ hợp đồng Bảo hiểm.
13


•

Trong lĩnh vực Giám định xác minh
Thực hiện giám định xác minh các hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm

•

của khách hàng
Là đầu mối hướng dẫn, chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, đôn đốc, giám sát công tác
giám định xác minh của các Công ty thành viên thực hiện giám định xác minh

•

đúng các qui định, văn bản hướng dẫn
Hỗ trợ nghiệp vụ cho các Giám định viên các Công ty thành viên khi cần thiết.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1 chúng em đã có những cơ sở lý luận về công tác lưu
trữ và giới thiệu vài nét về công ty Bảo hiểm Bảo Việt life. Từ đó có thể nắm
được nội dung và vai trò của công tác lưu trữ trong sự hình thành, phát triển
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY BẢO VIỆT
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.1. Về tổ chức công tác lưu trữ tại công ty Bảo Việt.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý, tra tìm cũng như các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Chính vì vậy, lãnh đạo văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính Quản trị) rất quan tâm tới vấn đề này, là
người trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc cũng như phân công nhiệm vụ cho
cán bộ lưu trữ để công tác lưu trữ của toàn cơ quan được đảm bảo và đem lại
hiệu quả cao.
a. Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc nguồn lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho
lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi cụ thể.
- Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảo bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có
14

giá trị và phục vụ cho nhu cầu tra tìm, khai thác sử dụng của cơ quan và cá nhân.
- Tại kho Lưu trữ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (Khu biệt thự Quang
Minh) thì hầu hết các tài liệu của 60 Công ty thành viên sau khi hết thời hạn bảo
quản tại đơn vị thì đều đã được chuyển đến kho Lưu trữ của Tổng Công ty đảm
bảo cho việc quản lý, bảo quản và tra tìm tài liệu một cách đồng bộ và tập trung.
b. Trong công tác chỉnh lý tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một phương
án phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của lưu trữ. Nó đảm bảo
cho quá trình quản lý, bảo quản tài liệu sau này.
- Trưởng phòng Hành chính Quản trị là người trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo quá
trình chỉnh lý tài liệu tại Tổng Công ty. Ngoài ra, Trưởng phòng còn là người
trực tiếp chỉ đạo cán bộ lưu trữ (Cán bộ phụ trách) xây dựng các Quy chế về
công tác chỉnh lý tài liệu dựa trên quy định chung của Nhà nước để tất cả các
Công ty thành viên đều thực hiện một cách đồng bộ. Như vậy, có thể thấy công
tác chỉnh tài liệu tại Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ được hướng dẫn chỉ đạo
từ trên xuống dưới, đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ và thống nhất tập trung.
- Trong công tác chỉnh lý tài liệu thì tại Tổng Công ty đã áp dụng ISO vào việc
thực hiện các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo công việc được thực hiện một
cách khoa học, khách quan và hiện đại.
c. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật kéo dài
tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho quá trình khai
thác, sử dụng tài liệu.
- Công tác bảo quản tài liệu tại Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ được bố trí tại
nơi thoáng mát, thông gió, điều hòa ở mức ổn định. Điều kiện lưu trữ, bảo quản
tài liệu đều đáp ứng được nhu cầu đạt tiêu chuẩn hiện đại.
- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu như là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu, cặp hồ sơ,
bìa hồ sơ…đều đầy đủ.
- Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học, trong kho có các bảng chỉ
dẫn để tài liệu. Tạo điều kiện cho việc tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng,

15


thuận tiện.
- Kho lưu trữ còn được trang bị các thiết bị như là: các thiết bị chống ẩm, chống
cháy, nổ…
- Ngoài ra, Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo, hướng dẫn và có những quy định
về chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ khá nghiêm ngặt.
d. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổng Công ty BVNT coi công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ
phục vụ tạm thời mà là phục vụ lâu dài. Chính vì vậy, nó rất được quan tâm và
quản lý chặt chẽ.
- Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu của Tổng Công ty cũng được quản lý một
cách nghiêm ngặt. Trước khi muốn khai thác, sử dụng tài liệu cần thông qua và
xin ý kiến của Trưởng phòng HCQT, sau đó sẽ có cán bộ phụ trách trực tiếp
giám sát quá trình tra tìm tài liệu.
- Với khối tài liệu lưu trữ tại kho khá lớn nên Lãnh đạo văn phòng cũng đã có
những quy định cụ thể về việc khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ và bố
trí cán bộ phụ trách, bảo vệ túc trực tại Kho. Ngoài ra Công ty còn có lắp đặt hệ
thống camera để tiện cho quá trình theo dõi.
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì Công tác Văn thư – Lưu trữ cũng góp một
phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của chính tổ chức đó. Nó cung cấp và
lưu trữ thông tin đảm bảo cho nhu cầu của người sử dụng.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác lưu trữ
Xây dựng các danh mục tài liệu, quy định, quy trình lưu trữ tài liệu áp
dụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ.
Thưc hiện công tác lưu trữ tại Trụ sở chính:
+ Hướng dẫn các phòng thuộc Trụ sở chính lập danh mục hồ sơ, tài liệu hình
thành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên thuộc các phòng Trụ sở chính lập hồ sơ, tài liệu

hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
+ Hướng dẫn các phòng Thuộc Trụ sở chính thực hiện chỉnh lý tài liệu;
+ Thu thập tài liệu từ các phòng, thực hiện phân loại, xác định giá trị tài liệu,
16


biên mục, sắp xếp tài liệu đưa vào kho lưu trữ;
+ Xây dựng các công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;
+ Tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực hiện các biện pháp bảo quản tài
liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;
+ Thực hiện số hóa, nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý lưu trữ;
+ Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ cho Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ và
các phòng ban thuộc Trụ sở chính theo đúng đối tượng quy định;
+ Thực hiện báo cáo Tập đoàn, Bộ Tài Chính về công tác lưu trữ của Tổng Công
ty.
Quản lý tập trung công tác lưu trữ tại Công ty thành viên:
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên lập danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành
trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban thuộc Công ty thành viên lập hồ
sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện chỉnh lý, tổ chức khoa học tài
liệu;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực
hiện các biện pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên xây dựng công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ,
tài liệu;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các Công ty thành viên về kho lưu
trữ Tổng Công ty;
+ Tổ chức khoa học tài liệu đã thu từ các Công ty thành viên tại kho lưu trữ
Tổng Công ty;

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện báo cáo công tác lưu trữ về Tổng
Công ty.
2.2. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
2.2.1.

Nội dung công tác lưu trữ
Muc 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Điều 1. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
17


Hàng năm, lưu trữ hiện hành của cơ quan có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê
thành “Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu”;
4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu;
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập
thành mỗi loại 02 bản. Các phòng/cá nhân nộp lưu vào lưu trữ cơ quan giữ mỗi
loại 01 bản, phòng Hành chính Quản trị giữ 01 bản.
Điều 2. Chỉnh lý tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm: Phân loại hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị và
thời hạn bảo quản; khôi phục và hoàn thiện hồ sơ; xây dựng cụng cụ tra tìm.
2. Phân loại tài liệu lưu trữ: Dựa vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia
chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong
từng nhóm nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3. Các phòng có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ để nộp vào lưu trữ. Cán bộ lưu
trữ có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ toàn Tổng Công ty/Công ty.

4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:
a. Phân loại và hoàn thiện các hồ sơ;
b. Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c. Xác định tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ;
d. Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
e. Xây dựng các cụng cụ tra tìm (Mục lục hồsơ...);
f. Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ.
Điều 3. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản lâu dài hay
tạm thời (tính bằng số lượng năm);
b. Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
18


2. Tổng Công ty sẽ ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bảo Việt Nhân
thọ.
Điều 4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành
lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ
trưởng cơ quan trong việc ra quyết định:
a. Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
b. Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
a. Lãnh đạo cơ quan phụ trách phòng Hành chính Quản trị: Chủ tịch Hội đồng;
b. Đại diện Lãnh đạo phòng có tài liệu: Uỷ viên;
c. Đại diện của phòng Hành chính Quản trịphụ trách công tác lưu trữ: Uỷ viên.
3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau:
a. Cán bộ lưu trữ hoặc nhân viên văn thư thuộc phòng Hành chính Quản trị được
giao nhiệm vụ kiêm nhiệm công tác lưu trữ lập bảng kê tài liệu đề nghị tiêu huỷ.

Phòng Hành chính Quản trị lập tờ trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu có kèm
theo bảng kê tài liệu đề nghị tiêu huỷ, trong đó nêu rõ lý do tiêu huỷ. Các bảng
kê cần được kê chi tiết, phản ảnh được nội dung của tài liệu.
b. Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy đinh tại điểm (a) và (b)
Khoản 1 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài
liệu.
c. Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số,
lập biên bản kèm theo bảng kê các tài liệu Hội đồng nhất trí tiêu huỷ và bảng kê
tài liệu Hội đồng chưa nhất trí tiêu huỷ. Các thành viên Hội đồng thông qua nội
dung biên bản và ký biên bản.
d. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty gửi biên bản xác định giá trị tài liệu
lưu trữ xin ý kiến lưu trữ Tổng Công ty.
e. Trình Thủ trưởng cơ quan quyết định tiêu huỷ (Tại các Công ty thành viên
cần kèm theo ý kiến đồng ý bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty).
Điều 5. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
19


1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ: Trên cơ sở bảng thời hạn bảo
quản và tình hình thực tế của tài liệu, lưu trữ Tổng Công ty thẩm tra giá trị tài
liệu đề nghị tiêu huỷ của Trụ sở chính Tổng Công ty và các Công ty.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
a. Tổng Giám đốc quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm
định bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty.
b. Giám đốc Công ty quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của Công ty mình
sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty và phòng
tổng hợp Công ty.
3. Thủ tục và hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
a. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng
văn bản của người cóthẩm quyền.

b. Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu; nghiêm cấm việc bán tài
liệu cần tiêu huỷ cho các hàng giấy cũ hoặc sử dụng vào mục đích khác.
c. Việc tiêu huỷ phải lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc
tiêu huỷ và có xác nhận đơn vị có tài liệu.
d. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:
- Văn bản đề nghị của các đơn vị (kèm theo danh sách thống kê);
- Biên bản cuộc họp Hội đồng xác định giá trị của Tổng Công ty hoặc Hội đồng
tiêu huỷ tài liệu của Công ty; Gửi biên bản xác định giá trị tài liệu của Hội đồng
tiêu huỷ tài liệu của Công ty thành viên về lưu trữ Tổng Công ty để xin ý kiến
thẩm định;
- Ý kiến thẩm định của lưu trữ Tổng Công ty;
- Quyết định của Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty về việc tiêu huỷ (kèm theo
danh sách hồ sơ các tài liệu được tiêu huỷ);
- Biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu huỷ và đơn vị có tài liệu.
e. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài
liệu được tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu
huỷ.
f. Các loại sách báo, tạp chí; các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử
20


dụng đơn vị có thể tự huỷ và Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về việc huỷ bỏ
những loại giấy tờ này.
g. Các cá nhân, đơn vị tự ý tiêu huỷ tài liệu lưu trữ không qua các thủ tục trên sẽ
chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị và chịu các hh nh thức kỷ luật tùy theo
mức độ vi phạm.
Mục 2
Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
Điều 6. Thống kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ,

phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và nhân viên lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ
định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31
tháng 12.
3. Hàng năm, lưu trữ các Công ty thành viên gửi báo cáo thống kê tổng hợp
công tác văn thư, lưu trữ về lưu trữ Tổng Công ty.
4. Nhân viên lưu trữ Tổng Công ty/Công ty phải lập sổ thống kê để theo dõi và
quản lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ Tổng Công ty/Công ty.
Điều 7. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của Tổng Công ty/Công ty phải được bảo vệ an toàn trong kho
lưu trữ.
2. Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy
định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ
phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa những nơi có độ ẩm cao, nhiều
bụi, kho xăng dầu và các chất dễ cháy.
b. Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai;
phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d. Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
21


e. Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các
tác nhân khác gây hư hỏng cho tài liệu.
f. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
3. Trách nhiệm của nhân viên lưu trữ trong việc thực hiện các quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ:
a. Trực tiếp quản lý kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối

với tài liệu trong kho.
b. Khi tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng, cán bộ lưu trữ đề xuất để lãnh đạo
phêduyệt, quyết định tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ qua việc liên hệ đến cơ
quan chuyên môn.
c. Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan trang bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất,
kinh phícần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.
Mục 3
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 8. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các đơn
vị trong hệ thống Bảo Việt Nhân thọ, nhu cầu phục vụ công việc của các cơ
quan, đơn vị bên ngoài và nhu cầu riêng chính đáng của cá nhân trong và ngoài
hệ thống Bảo Việt Nhân thọ.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy định như
sau:
a. Đối với người khai thác tài liệu trong cơ quan phải có văn bản đề nghị của
đơn vị.
b. Người ngoài hệ thống Bảo Việt Nhân thọ khai thác tài liệu phải có đơn xin sử
dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân hoặc cú chứng nhận của chính quyền
địa phương đang quản lý người đó.
Điều 9. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của đơn vị mà việc tổ chức sửa dụng tài liệu
lưu trữ có thể được thực hiện dưới một hoặc tất cả các hình thức sau:
1. Phòng đọc phục vụ tại chỗ;
22


2. Cho mượn về chỗ làm việc, hết giờ làm việc trả lại lưu trữ;
3. Thông báo giới thiệu lưu trữ;
4. Công bố tài liệu lưu trữ.

Điều 10. Thẩm quyền cho phép khai thác
3. Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác:
a. Các loại tài liệu mật;
b. Tài liệu lưu trữ thường trong trường hợp người đề nghị khai thác, sử dụng tài
liệu là cá nhân ngoài hệ thống Bảo Việt nhân thọ.
4. Trưởng phòng Hành chính Quản trị cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu
trữ thường, trừ trường hợp quy định tại điểm (b) Khoản 1 của Điều này.
5. Việc cho phép khai thác hồ sơ, tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản. Việc
cung cấp thông tin lưu trữ cho đối tác bên ngoài có thể thực hiện qua hợp đồng
khai thác khi được xét duyệt của Thủ trưởng cơ quan.
6. Cán bộ trong hệ thống có thể khai thác tài liệu lưu trữ thường qua mạng Lan
và hệ thống lưu trữ qua mạng quản lý công văn.
Điều 11. Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ
7. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải được quản lý bằng các loại sổ
sách như: Sổ đăng ký độc giả; Sổ giao nhận tài liệu với độc giả.
8. Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài
liệu, không làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự trong hồ sơ, tiết lộ bí mật tài
liệu.
Điều 12. Khen thưởng xử lý vi phạm
1. Tập thể, cá nhân có một trong những thành tichs sau đây sẽ được khen
thưởng:
a. Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục
vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
b. Phát hiện, giao nộp, tặng cho lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ
quý hiếm.
c. Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái
23


phép tài liệu lưu trữ.

2. Xử lý vi phạm
Người nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định hiện hành
khác của pháp luật về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý
kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hay truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy
định hiện hành của pháp luật.
3.1. Đánh giá thực trạng về công tác lưu trữ của công ty Bảo Việt life
3.1.1. Những thành công trong công tác lưu trữ của công ty Bảo Việt life
- Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện khoa học, hiện đại và đảm bảo tiêu
chuẩn. Nó được coi là một bộ phận quan trọng của Công ty - là nơi đầu mối tiếp
nhận các văn bản, giấy tờ từ bên ngoài vào và trong nội bộ cơ quan. Bên cạnh
đó, công tác lưu trữ còn là bộ phận quản lý, bảo quản tài liệu của cơ quan. Nhận
thấy được điều đó, cơ quan rất quan tâm và thường xuyên có kế hoạch chỉ đạo
để đem lại hiệu quả cao nhất.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi – đến được giải quyết một cách
nhanh gọn và đúng quy định.
- Tổng Công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên để đáp ứng nhu cầu của công việc.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ được đào tạo và tiếp cận với các phần mềm quản lý
văn bản và các phần mềm khác liên quan đến chuyên môn nhằm tiết kiệm thời
gian, đảm bảo được nhu cầu công việc cũng nhu tiến độ làm việc tại Tổng Công
ty.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Cơ quan cũng có những quy
định riêng đối với cán bộ phụ trách con dấu.
- Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ khá lớn vì vậy hiệu quả công
việc cũng như môi trường làm việc khá hiện đại và đầy đủ.
- Bên cạnh đó thì Công ty có những quy định cụ thể và khá chặt chẽ về công tác
văn thư, lưu trữ cũng như những quy chế liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ.
3.1.2. Những mặt hạn chế
24

Với những ưu điểm thì trong công tác văn thư, lưu trữ còn tồn đọng một vài hạn
chế sau:
- Các quy chế về công tác lưu trữ thường xuyên sửa đổi vì vậy cán bộ, nhân viên
dễ gặp khó khăn trong việc tiếp cận và thực hiện công việc.
- Với quy mô là 60 Công ty thành viên tại 60 tỉnh thành vì vậy quy trình nghiệp
vụ về công tác lưu trữ còn chưa được đồng bộ hóa, gây khó khăn trong việc
quản lý tại Tổng Công ty.
•

Đối với các Công ty thành viên
- Giám đốc Công ty thành viên chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tổng
Công ty về việc chỉ đạo các phòng, ban trực thuộc Công ty thực hiện công tác
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định hiện hành
của Nhà nước và Tổng Công ty.
- Trưởng phòng hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ tham mưu cho
Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, nhân viên phải lập
hồ sơ cho từng công việc và hoàn thiện hồ sơ để nộp vào lưu trữ.
- Người được giao nhiệm vụ phụ trách công tác lưu trữ có nhiệm vụ giúp trưởng
phòng triển khai việc lập danh mục hồ sơ; thu thập bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài
liệu; xác định giá trị tài liệu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng ban vào kho
lưu trữ; thống kê hồ sơ, tài liệu báo cáo về Tổng Công ty; áp dụng các biện pháp
cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu; phục vụ khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu
theo đề nghị của các phòng.

•

Đối với Tổng Công ty

- Trưởng phòng Hành chính Quản trị Tổng Công ty có trách nhiệm tham mưu
cho lãnh đạo Tổng Công ty trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các phòng
thuộc Trụ sở chính; các Công ty thành viên thuộc hệ thống Bảo Việt Nhân thọ
lập hồ sõ và giao nộp hồ sõ, tài liệu vào lýu trữ.
- Trưởng phòng Hành chính Quản trị Tổng Công ty có trách nhiệm tổ chức thực
25