8 công cụ hữu ích và sẵn có trong Word

8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word
Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh hơn và
thông minh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Sau đây là một
danh sách giới thiệu những công cụ đó. Bạn có thể thấy một vài công cụ rất quen thuộc
nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận thêm
những công cụ hữu ích chưa!
Co ngắn văn bản vào một trang giấy. Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là
một sự lãng phí và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư vài tài liệu của bạn trông sẽ
đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và
phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit(Word 2003)
hoặc Shrink one Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất
gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động vừa làm.

Tính toán trong bảng. Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word, nhưng
nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính những kỹ năng tính toán có sẵn của
Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word
2007) hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạn có
thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT
(phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thể tham chiếu chính xác các ô trong
phạm vi tính toán với công thức giống như Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)

Kết hợp gửi e-mail. Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng để trộn
một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên sau khi trộn và có những nội dung cần
thiết, bạn vẫn phải gửi những nội dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc
này sẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail
này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail
Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Merge wizard.
Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập
địa chỉ email của người nhận.

So sánh 2 văn bản. Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó sau đó

lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn
bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế
trong Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản.
Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn
văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare| Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ và văn
bản mới.

Kiểm tra một tài liệu. Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạn tưởng,
chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc
phân phối một tài liệu với những thông tin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá
nhiều thông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái, vào phần Prepare và
chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử
dụng tab Securitytrong hộp thoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from file
properties on save và Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked
changes or comments.

Tích hợp công cụ dịch. Phần Research có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó bao gồm một tùy chọn
có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bản chuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau.
Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích cần đọc.

Tạo các công thức toán học. Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn vào Equation|
Insert New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh Equation Design. Trong Word
2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọn Insert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và
kích OK, sau đó sử dụng các công cụ trong thanh Equation.

Sử dụng autocorrect cho ký tự toán học(Word 2007) Tất cả các ký hiệu toán học có trong Equation
Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ dùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử dụng math autocorrect. Kích vào nút
Office ở phía trên trái, chọn Word Options, Proofing, kích vào AutoCorrect Options và chọn hộp Use
Math AutoCorrect rules outside of math regions. Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập
\aleph để chèn ký hiệu aleph (ℵ), \int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập \quadratic để chèn toàn bộ

kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).