8 công cụ hữu ích trong word

8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word
Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh
hơn và thông minh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng.
Sau đây là một danh sách giới thiệu những công cụ đó. Bạn có thể thấy một vài
công cụ rất quen thuộc nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã
sẵn sàng để tiếp nhận thêm những công cụ hữu ích chưa!
Co ngắn văn bản vào một trang giấy. Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều
giấy trắng sẽ là một sự lãng phí và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư
vài tài liệu của bạn trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu
bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị tràn
sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink One Page
(Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất gọn gẽ.
Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động vừa làm.
Click this bar to view the full image.
Tính toán trong bảng. Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài
liệu Word, nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính
những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột cần tính,
kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007) hoặc chọn Formula từ
menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn
các hàm cần dùng khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới),
LEFT (trái), RIGHT (phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn
có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như
Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)
Kết hợp gửi e-mail. Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này
thường dùng để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên
sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội dung thư này
tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này sẽ không phải là vấn đề
bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail này.
Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn
Send E-mail Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước
đầu tiên của Mail Merge wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề

(Subject) cho toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người
nhận.
So sánh 2 văn bản. Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông
tin gì đó sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành
phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhau giữa văn
bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong Word có một công cụ giúp ích
cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003,
sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn
văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả
văn bản cũ và văn bản mới.
Kiểm tra một tài liệu. Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin
hơn là bạn tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn
bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông tin kiểu
này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều thông tin trong một
tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái, vào phần Prepare và chọn
Inspect Document trong menu. Word 2003 không hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng
có thể sử dụng tab Security trong hộp thoại Options, kiểm tra phần Remove personal
information from file properties on save và Warn before printing, saving, or
sending a file that contains tracked changes or comments.
Tích hợp công cụ dịch. Phần Research có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó bao
gồm một tùy chọn có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bản
chuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau. Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn
ngữ đích cần đọc.
Click this bar to view the full image.
Tạo các công thức toán học. Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn
vào Equation | Insert New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh
Equation Design. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọn
Insert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng các công cụ
trong thanh Equation.
Sử dụng autocorrect cho ký tự toán học (Word 2007) Tất cả các ký hiệu toán học có

trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ dùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử
dụng math autocorrect. Kích vào nút Office ở phía trên trái, chọn Word Options,
Proofing, kích vào AutoCorrect Options và chọn hộp Use Math AutoCorrect rules
outside of math regions. Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập \aleph để
chèn ký hiệu aleph (ℵ), \int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập \quadratic để chèn
toàn bộ kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).
Click this bar to view the full image.