CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG...............................4
CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN...............................................................................4
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN
TIẾN................................................................................................................................. 4
1. Chức năng của UBND xã Dân Tiến.............................................................................4
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến..........................................................5
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến.......................................................................5
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân
Tiến.................................................................................................................................. 6
4.1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã................6
4.2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã:........................................................7
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................................................................7
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.....................................................................7
1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến...........................................7
1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Dân Tiến; Nhận xét ưu,
nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu...........................................................................9
1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
thường kỳ của cơ quan nói chung.
.......................................................10
1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc
hội thảo, cuộc họp) của cơ quan....................................................................................12
1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan............................................................................................................................... 13
1.6 Cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan.................................13
1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến.....................................14
1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã..............14
2. Khảo sát về công tác Văn thư....................................................................................15

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.......................................................15
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................................16
2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn
bản ............................................................................................................................... 16
2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan........................................16
2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau:....................................................17
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến..............................18


2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND
xã Dân Tiến.................................................................................................................... 18
2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của
UBND xã Dân Tiến.........................................................................................................21
2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan....22
2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến.................................22
2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng UBND xã Dân Tiến.........................................23
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm. 23

PHẦN II.............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
UBND XÃ DÂN TIẾN......................................................................................25
1. Thực tập những nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội
thảo cuộc họp của UBND xã Dân Tiến...........................................................................25
2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ
lãnh đạo UBND xã Dân Tiến..........................................................................................25
3. Soạn thảo các văn bản hành chính của UBND xã Dân Tiến......................................25
3.1 Tờ trình.................................................................................................................... 26
3.2.Biên bản................................................................................................................... 27
3.3.Quyết định................................................................................................................ 27
3.4.Công văn.................................................................................................................. 29

3.5. Hợp đồng kinh tế ....................................................................................................30
3.6.Kế hoạch.................................................................................................................. 32
3.7.Báo cáo.................................................................................................................... 37
3.8 Thông báo................................................................................................................ 39
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Dân Tiến.................................40
4.1 Quản lý văn bản đi:..................................................................................................40
4.2 Quản lý văn bản đến:...............................................................................................41
5. Lập 01 hồ sơ công việc, 01 hồ sơ hội nghị, 01 hồ sơ nguyên tắc..............................41
6. Thực hành sử dụng máy photo, điện thoại máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn
bản, máy hủy tài liệu......................................................................................................41
7. Thực hành nhiệp vụ lưu trữ........................................................................................41

PHẦN III............................................................................................................42
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT..............................................................................42
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU , NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.....................................42
1. Ưu điểm: ................................................................................................................... 42
2. Nhược điểm: ............................................................................................................. 42
II. ĐỀ XUẤT................................................................................................................... 43

KẾT LUẬN........................................................................................................44


PHỤ LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hành chính Nhà nước là một trong những chức năng cơ bản của
mọi Nhà nước và trong tất cả các thời đại lịch sử loài người từ khi xuất hiện Nhà
nước cho đến nay. Đối với Nhà nước Việt Nam ra đời từ năm 1945 đến nay

chức năng này được quy định trong các bản Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992
sửa đổi bổ sung năm 2001). Vì vậy dù trong bất kỳ giai đoạn lịch sử nào trong
quá trình hình thành và phát triển Nhà nước thì công tác Hành chính, Quản trị
văn phòng có vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước nói chung và công cuộc cải cách hành chính nói riêng. Làm tốt công tác
này sẽ góp phần giải quyết công việc ở mỗi cơ quan, đơn vị một cách nhanh
chóng, kịp thời, chính xác hiệu quả nhằm xây dựng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá đất nước.
Nhằm đáp ứng tốt công tác Quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay
và trong yêu cầu quản lý Nhà nước của các cấp các ngành, các cơ quan, đơn vị,
tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn.
Thực hiện chủ trương và kế hoạch đào tạo của nhà trường với phương
châm "Học đi đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" và để đảm bảo mục tiêu
cũng như chất lượng đào tạo của trường. Hàng năm nhà trường tổ chức cho học
sinh đi thực tập ở các cơ quan để học sinh có cơ hội tiếp cận trực tiếp với ngành
nghề đúng với phương châm “Học đi đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn”
nhà trường đề ra. Qua đợt thực tập này nhà trường muốn học sinh tự làm quen
với các công việc của mình trong tương lai. Đồng thời qua đó củng cố kiến thức
trao đổi và học hỏi kinh nghiệm ngoài thực tế ở các cơ quan để chúng em có đủ
tự tin cũng như bản lĩnh và chuyên môn nghiệp vụ khi bước chân ra khỏi mái
trường.
Được sự nhất trí của cơ quan em đã về thực tập tại văn phòng UBND xã
Dân Tiến, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 17 tháng 5
đến ngày 01 tháng 7 năm 2016.
Với kiến thức cơ bản tích luỹ trong 02 năm ngồi trên ghế nhà trường cùng
với quá trình học hỏi, tự tìm hiểu và khảo sát nghiên cứu đi sâu vào thực tế tại
1


cơ quan, được sự hướng dẫn chỉ bảo của cán bộ văn phòng trong UBND xã Dân

Tiến đã giúp em nắm rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của công tác quản trị văn
phòng trong cơ quan nhằm nâng cao năng lực và rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ
của bản thân.
Nhằm đáp ứng đảm bảo nội dung của đợt thực tập tốt nghiệp và rút ra bài
học kinh nghiệm cho bản thân và công tác sau này đặc biệt là chuẩn bị cho kỳ
thi tốt nghiệp sắp tới em đã tiến hành viết bài "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" với
chuyên ngành Hành chính văn phòng. Về bố cục báo cáo được chia làm 03
phần:
Phần I: Khảo sát công tác hành chính văn phòng UBND xã Dân Tiến
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân
Tiến.
* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ
quan.
1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.
1. Khảo sát về tổ chức và hoạt động văn phòng
2. Khảo sát về công tác văn thư
3. Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành chính văn phòng.
1. Thực tập các nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong tổ chức hội
nghị, hội thảo hoặc cuộc họp của UBND xã Dân Tiến.
2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng
phục vụ lãnh đạo cơ quan.
3. Soạn thảo văn bản hành chính của Cơ quan.
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan.
5. Thực hành các nghiệp vụ lưu trữ.
Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị.
2

Chúng em đã được đào tạo qua hệ học trung cấp chuyên nghiệp nhưng
trong viết báo cáo thực tập tốt nghiệp mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn
còn nhiều thiếu sót chưa đáp ứng được hết những yêu cầu mà khoa và nhà
trường đặt ra.
Vậy em kính mong các thầy cô giáo xem xét, đánh giá và góp ý chân
thành để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây em cũng xin cảm ơn các thầy cô đã tạo điều kiện cho em có cơ
hội được tiếp xúc với công việc thực tế. Qua đó em cũng đã học hỏi thêm được
nhiều về công tác nghiệp vụ cũng như ngành nghề của mình theo học tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong cơ quan đặc biệt là đồng
chí Lê Văn Thành cán bộ văn phòng - Thống kê của HĐND - UBND xã Dân
Tiến nơi em thực tập đã quan tâm hướng dẫn và nhiệt tình giúp đỡ em hoàn
thành đợt thực tập và viết bài báo cáo này.
Dân Tiến, ngày 2 tháng 7 năm 2016
Sinh viên

Hà Thị Linh

3


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN
* ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA XÃ DÂN TIẾN
Xã Dân Tiến là một xã vùng sâu vùng xa nằm ở phía Đông nam của huyện
Võ Nhai, cách trung tâm huyện 15km. Xã Dân Tiến tiếp giáp với các xã như
sau:

Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao,
Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá,
Phía đông tiếp giáp với xã Bình Long,
Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang.
Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên là 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với
6.469 khẩu, có 7 dân tộc cùng chung sống xen kẽ với nhau đó là: Kinh, Tày,
Nùng, Dao, Cao Lan, Hoa, H’mông.
Cả xã có 12 bản và bản của đồng bào H’mông di cư di canh đến từ Tuyên
Quang vào năm 1997.
Nền sản xuất chính là Nông - Lâm nghiệp - Chăn nuôi gia súc gia cầm và
kinh doanh dịch vụ nhỏ.
Trình độ dân trí không đồng đều, đời sống của nhân dân các dân tộc còn
gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo còn cao nhưng có tinh thần đoàn kết các dân
tộc, tích cực lao động sản xuất. Luôn chấp hành và thực hiện các chủ trương
chính sách pháp luật của Đảng, Nhà nước. Tình hình an ninh, chính trị được ổn
định quốc phòng được củng cố, nhân dân các dân tộc luôn tin tưởng vào sự lãnh
đạo của Đảng, chính sách phát luật của nhà nước.
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ DÂN TIẾN
1. Chức năng của UBND xã Dân Tiến
Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan chủ quản thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương, là nơi tiếp xúc gần với nhân dân nhất và thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và
theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành
hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Ủy ban nhân dân cấp xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
4

nhân dân cấp huyện.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã được quy định tại điều 31 và điều 35
Mục 3 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND xã là cơ
quan chấp hành của HĐND xã. Thực hành quản lý hành chính Nhà nước ở địa
phương trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội.
Tổ chức chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp.
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
quy định.
Thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thể
dục, thể thao trên địa bàn xã.
Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn.
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm và tranh
chấp nhỏ trong nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, quyền làm chủ
tố cáo và các kiến nghị của nhân dân theo thẩm quyền.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa, ngăn ngừa phòng chống các biểu hiện quan liêu hách dịch cửa quyền,
tham nhũng lãng phí xây dựng và phát triển địa phương về mọi mặt nhằm thực
hiện lợi ích thiết thực của nhân dân.
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định UBND xã có quyền ban
hành văn bản quyết định và một số văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn
bản hành chính khác để thực hiện quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương.
Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
Như vậy tuỳ theo chức năng nhiệm vụ cụ thể các bộ phận chuyên môn mà
các phòng ban thực hiện đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn của mình.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến
UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện
nguyên tắc tập chung dân chủ, các uỷ viên UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm

05 uỷ viên:
- 01 Chủ tịch UBND xã
- 02 Phó chủ tịch UBND xã
- 01 Trưởng công an xã
- 01 Chỉ huy trưởng ban chỉ huy quân sự xã.
Các ban ngành: Ban tài chính ngân sách, ban địa chính xây dựng, Ban tư
pháp - Hộ tịch, Ban văn hoá - xã hội, Ban chỉ huy quân sự, Ban công an và văn
5


phòng UBND.
Ngoài ra trong việc giải quyết công việc thì UBND xã Dân Tiến còn thành
lập thêm một số ban khác: Ban phòng chống bão lụt và cứu hộ cứu nạn, Ban giải
toả mặt bằng, Ban dân số gia đình trẻ em.
UBND xã có bộ máy cơ bản giữ được ổn định có bước chuyển biến tích
cực trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả những mục tiêu Nghị
quyết của đại hội đảng bộ đề ra và phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an
ninh.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã
(Xem phụ lục 01)
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
xã Dân Tiến.
4.1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã
a. Về chức năng
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho chủ tịch UBND trong quá
trình điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu tổng hợp và
đảm bảo hậu cần. Tham mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trực
tiếp các công việc hàng ngày của các ban ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội
họp các chuyến đi công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND và UBND đảm bảo điều

kiện làm việc cho Uỷ ban.
b. Về nhiệm vụ:
+ Đối với chức năng tham mưu tổng hợp
Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng
năm, 6 tháng, quý, tuần.
- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện
công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới
thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết các
công việc hàng ngày của uỷ ban.
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp
dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việc
hàng ngày.
- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị.
* Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã:
6


(Xem phần phụ lục 02)
4.2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã:
a. Chức vụ: Văn phòng
b. Mã số công việc:
c. Hệ số lương: …
d. Mức lương: ….
e. Cán bộ quản lý trực tiếp: Văn phòng UBND xã
f. Trách nhiệm:
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của UBND xã
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,

trang thiết bị của cơ quan.
- Tham mưu cho UBND về công tác hành chính của cơ quan.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
g. Quyền hạn:
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng, chuẩn bị hội trường cho cuộc họp, hội nghị....
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong cơ
quan.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành.
- Lên lịch trực cho toàn bộ nhân viên trong cơ quan và có nhiệm vụ giám
sát công tác trực, làm việc của các nhân viên.
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến
a. Về chức năng
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho chủ tịch UBND trong quá
trình điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu tổng hợp và
đảm bảo hậu cần. Tham mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trực
tiếp các công việc hàng ngày của các ban ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội
7


họp các chuyến đi công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND và UBND đảm bảo điều
kiện làm việc cho Uỷ ban.

b. Về nhiệm vụ:
+ Đối với chức năng tham mưu tổng hợp
Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng
năm, 6 tháng, quý, tuần.
- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện
công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới
thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết các
công việc hàng ngày của uỷ ban.
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp
dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việc
hàng ngày.
- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị.
c) Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Chúng ta không thể phủ nhận chức năng của văn phòng trong công tác
tham mưu tổng hợp cũng như các công việc khác, văn phòng có chức năng cực
kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan hành chính nói chung và với UBND nói riêng.
Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng
hợp cho UBND về hoạt động của UBND". Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham
mưu ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không phải đơn thuần chỉ
là kết quả của phép cộng mà phải hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải
pháp xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp
riêng rẽ. Đã vậy, tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào
đó mà phải về hoạt động (một khái niệm rộng trong quản lý nhà nước) ở một
cấp chính quyền bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc
phòng địa phương, tài nguyên, môi trường... có nghĩa là tất cả những hoạt động
của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở địa phương như thế nào thì
hoạt động của UBND phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó.

Muốn làm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay
nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn khác nhưng đòi hỏi phải có một trình độ
năng lực tổng hợp thực sự về quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông
tin, hiểu biết phong phú xã hội và sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây
8


dựng quy chế làm việc, các chương trình công tác, phân rõ thẩm quyền, trách
nhiệm giải quyết công việc và trong mối quan hệ của UBND với cả hệ thống
chính trị - xã hội ở địa phương nhất là phải thể hiện được sự quan tâm gắn bó
chặt chẽ và bảo vệ quyền lợi chính đáng của quần chúng, thực hiện vị trí là "đầu
mối công việc" và vai trò "thừa lệnh" UBND trong thực thi công vụ
Nhiệm vụ "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND" nhưng trong tình hình mới cũng không dễ dàng thực hiện, vì đi vào tiến
trình cải cách hành chính hiện nay không thể mua sắm tài sản công bằng tình
cảm, duy ý chí mà đòi hỏi phải trên cơ sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệm
lại bảo đảm nguyên tắc tài chính đồng thời bắt kịp với các thiết bị văn phòng
mới trong thời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu hiện đại văn minh công sở theo
quy định của nhà nước trong công cuộc hội nhập quốc tế là nhiệm vụ không đơn
giản, làm không đúng thì thiệt hại cho công việc và tài sản không phải là ít, văn
phòng nhất thiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho một
cấp chính quyền ở địa phương là cực kỳ quan trọng.
Ví dụ: Trong cơ quan Văn phòng luôn là bộ phận cực kỳ quan trọng trong
việc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đảm bảo hậu cần cho cơ quan
duy trì tốt lề lối làm việc.
Lãnh đạo UBND xã là một cán bộ cũng đã có tuổi nên việc tìm kiếm thông
tin trên mạng là rất khó khăn, việc cập nhật các văn bản mới trên mạng đều phải
nhờ đến cán bộ văn phòng tìm kiếm các văn bản mà lãnh đạo cần. Tiếp nữa là
các giao dịch của các công ty ngoài tỉnh thì không phải lúc nào cũng gặp mặt để
giao dịch văn bản được mà phải gửi bằng email, do vậy mỗi khi lãnh đạo cần

gửi các văn bản cho các công ty cần giao dịch thì phải nhờ đến văn phòng gửi
email.
Thông qua văn phòng mà các giao dịch của lãnh đạo được thuận lợi, các
cuộc đàm phán ở xã thành công, vì vậy chúng ta không thể phủ nhận vai trò
tham mưu tổng hợp quan trọng của Văn phòng.
* Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã:
(Xem phần phụ lục 2)
1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Dân Tiến;
Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu.
a. Ưu điểm
Nhìn chung cách bố trí phòng làm việc và sắp xếp các trang thiết bị của văn
phòng UBND xã khá hợp lý và khoa học. Mô hình nhà làm việc của UBND xã
gồm 01 dãy nhà 02 tầng. Văn phòng nằm ở tầng 1 nên rất tiện cho việc đi lại của
9


người dân khi đến giao tiếp và xin dấu.
Do bố trí phòng làm việc khoa học nên công tác tiếp nhận và trả kết quả của
bộ phận một cửa phát huy được tác dụng, người dân đến giao dịch chỉ cần đến
một thời gian ngắn đã được trả kết quả ngay, những trường hợp không làm xong
trong ngày thì có hẹn người dân giời gian cụ thể.
b. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm vẫn có một số nhược điểm như phòng làm việc
chật hẹp thiết bị hiện đại chưa chưa được trang bị đầy đủ, cách sắp xếp các trang
thiết bị trong phòng còn có chỗ chưa hợp lý và còn thiếu về máy móc như:
không có máy phôtô, máy fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, văn phòng còn
nhỏ, thiếu bàn ghế. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của
UBND xã.
c. Đề xuất phương án tối ưu
- UBND xã nên đầu tư kinh phí xây dựng mua sắm các trang thiết bị như

máy phôtô, máy fax, máy chiếu, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu các phương tiện
xử lý văn bản và các phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá, tủ để phục vụ cho
công tác văn thư.
- Nên mở rộng diện tích văn phòng.
- Tạo ra một môi trường làm việc hiện đại hơn, lý tưởng.
- Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính hoàn cảnh xuất
sắc.
- Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thích
hợp
- Trong phòng làm việc bố trí hoa tươi, chậu cảnh.
1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung.
a. Quy trình xây dựng chương trình công tác năm
Văn phòng sẽ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
UBND và theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
đó sau khi được lãnh đạo UBND quyết định; kiến nghị với lãnh đạo các giải
pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và cân đối
các nhiệm vụ được giao. Trường hợp có sự điều chỉnh chương trình, kế hoạch
công tác của UBND, Văn phòng thông báo kịp thời đến các đơn vị và cá nhân
liên quan.
Tại cơ quan vào tuần cuối cùng của tháng 10 hàng năm, các ban ngành trình
lãnh đạo những vấn đề cần đưa vào kế hoạch năm sau. Tuần cuối tháng 11 căn
10


cứ vào đề nghị của các ban ngành trong UBND, Văn phòng chủ trì việc tổng
hợp dự thảo kế hoạch năm của UBND để trình lãnh đạo quyết định.
Trước khi trình lãnh đạo, Văn phòng gửi dự thảo kế hoạch năm cho các ban
ngành tham gia ý kiến. Chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày nhận được bản thảo, thủ
trưởng các đơn vị có trách nhiệm xem xét, phản ánh cho Văn phòng những vấn

đề cần sửa đổi, bổ sung. Trên cơ sở đó, Văn phòng hoàn chỉnh văn bản và trình
lãnh đạo thông qua tại phiên họp đầu tháng 12.
b. Quy trình xây dựng chương trình công tác quý
Vào tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực
hiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị
điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau và gửi cho Văn phòng trước ngày 10 của
tháng cuối quý.
Trước ngày 15 của tháng cuối quý, Văn phòng tổng hợp kế hoạch công tác
quý sau của UBND , trình lãnh đạo xem xét, quyết định. Chậm nhất là ngày 25
của tháng cuối quý, Văn phòng phải gửi kế hoạch công tác quý sau cho lãnh đạo
để chỉ đạo, đồng thời gửi cho các đơn vị trực thuộc UBND để thực hiện.
c. Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng
Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện kế hoạch công tác tháng.
Các đơn vị thuộc sẽ phải báo cáo cho UBND kế hoạch tháng trước ngày 15
hàng tháng, văn bản báo cáo đều phải gửi qua Văn phòng UBND. Sau đó Văn
phòng tổng hợp kế hoạch công tác tháng sau trình lãnh đạo xét duyệt. Trước
ngày 30 hàng tháng, kế hoạch phải gửi đến lãnh đạo để chỉ đạo.
d. . Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần
Dựa vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan. Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình
công tác tuần, trình lãnh đạo duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần
để các đơn vị chủ động trong việc bố trí công việc cho tuần sau.
Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo, văn phòng
UBND cập nhật thông tin và báo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
* Đánh giá ưu điểm, hạn chế
a. Ưu điểm
- Nhìn chung chương trình công tác thường kỳ của UBND xã đã được xây
dựng theo quy trình thống nhất, đúng thẩm quyền và trách nhiệm của các cá
nhân liên quan.

- Các chương trình công tác hầu hết đều đảm bảo về chất lượng, công
11


khai, minh bạch, có tính khả thi cao.
b. Nhược điểm
- Việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra của UBND xã còn chưa đạt
được hiệu quả như mong muốn (tức là mức độ hoàn thành chương trình kế
hoạch chỉ đạt khoảng 70%);
- Việc ban hành chương trình công tác đôi khi còn chưa đúng tiến độ đề
ra, việc thực hiện các nội dung trong chương trình còn chưa kịp thời. Khi ban
hành chương trình công tác muộn, đồng nghĩa với việc những tháng đầu năm cơ
quan rất ít việc, càng gần tới cuối năm thì khối lượng công việc càng nhiều, đó
là một nghịch lý cần phải khắc phục trong việc xây dựng và thực hiện chương
trình công tác của UBND xã;
- Vẫn còn hiện tượng “tham việc” khi xây dựng chương trình kế hoạch.
Đó là chương trình đề ra quá nhiều việc, trong khi đó lại không tính đến yếu tố
cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có nhiều việc
chưa thể thực hiện được theo chương trình đề ra;
- Cơ quan đôi khi còn bị động bởi chương trình công tác (ví dụ: đôi khi cơ
quan phải hoãn cuộc họp do lãnh đạo đi công tác đột xuất).
(Xem phần phụ lục 3)
1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan.
Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2015
- Bước 1: Công việc chuẩn bị trước khi Hội nghị diễn ra
+ Văn phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho hội nghị, giúp
lãnh đạo xác định phạm vi, quy mô hội nghị;
+ Dự kiến thành phần tham dự, chuẩn bị mời đại biểu, in ấn tài liệu;
+ Phụ trách về công tác lễ tân, hậu cần.

- Bước 2: Trong khi hội nghị diễn ra
Bộ phận Văn phòng cần:
+ Đón đại biểu, thống kê tình hình đại biểu tới dự hội nghị để cung cấp
thông tin phục vụ cho việc khai mạc, điều hành hội nghị;
+ Theo dõi diễn biến hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị bố trí bộ
phận thường trực hội nghị để đảm bảo cho hội nghị diễn ra bình thường;
+ Phối hợp với đơn vị chủ trì, văn phòng cử cán bộ ghi Biên bản để tổng
hợp ý kiến phục vụ hội nghị.
- Bước 3: Sau khi hội nghị kết thúc
+ Văn phòng đề xuất với lãnh đạo hình thức thông báo kết quả hội nghị,
12


thu thập thông tin, chủ trì việc lập hồ sơ hội nghị;
+ Căn cứ vào kết quả hội nghị, Văn phòng bổ sung công việc đề ra vào
chương trình cơ quan năm sau;
+ Quyết toán kinh phí hội nghị, tổng kết, rút kinh nghiệm.
*Quy trình tổ chức hội nghị
- Khai mạc hội nghị ( chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông
qua chương trình đại hội, đọc diễn văn khai mạc);
- Báo cáo, phương hướng đề ra;
- Khen thưởng;
- Tham luận;
- Ý kiến của khách mời;
- Tiếp thu ý kiến của cấp trên;
- Biểu quyết;
- Thông qua Nghị quyết;
- Bế mạc hội nghị.
*Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2015
của UBND xã

ST Nội dung
Ghi chú
T
1 Văn bản về tổ chức hội nghị
2 Kế hoạch tổ chức Hội nghị (kèm theo kế hoạch là: Bản phân
công công việc, Chương trình nghị sự, Bản dự trù kinh phí tổ
chức hội nghị)
3 Chương trình tổ chức hội nghị
4 Lời khai mạc
5 Báo cáo chính trị tại hội nghị
6 Các báo cáo tham luận
7 Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên
8 Nghị quyết hội nghị
9 Biên bản hội nghị
10 Lời bế mạc
11 Thông báo kết quả hội nghị (nếu có)
12 Tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có)
(Xem phụ lục 4)
1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan
(Xem phụ lục 5)
1.6 Cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan.
13


Ví dụ như: Cung cấp các thông tin dưới dạng văn bản như Quyết định,
thông báo, công văn, giấy mời,....... do văn phòng tiếp nhận, soạn thảo phục vụ
lãnh đạo cơ quan.
1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến
Trong quá trình hội nhập và hiện đại hóa đất nước yêu cầu công tác văn

phòng cũng cần hội nhập và hiện đại hóa để dáp ứng nhu cầu phát triển của đất
nước. UBND xã Dân Tiến cũng đã có những biện pháp để hiện đại hóa văn
phòng trong thời gian sắp tới đó là: tổ chức văn phòng khoa học, hợp lý, được
trang bị đầy đủ phương tiện công nghệ hiện đại đáp ứng nhu cầu công việc và
nâng cao hiệu quả, năng suất lao động của văn phòng. Trang bị thêm các trang
thiết bị văn phòng như: máy photo, máy hủy tài liệu, máy chiếu, bàn ghế,.....Phát
triển văn phòng theo hướng hiện đại hóa ứng dụng khoa học công nghệ vào
trong công tác văn phòng của cơ quan.Tiến hành xây dựng mô hình văn phòng
hiện đại là mục tiêu được đặt ra của UBND xã Dân Tiến.
1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã
Nhìn chung, cán bộ, công chức, viên chức đều có trang phục lịch sự, đeo
thẻ công chức khi thi hành nhiệm vụ, tạo sự thuận lợi trong quan hệ công tác với
tổ chức và công dân, thực hiện nghiêm những điều công chức không được làm
theo quy định của Luật Cán bộ, công chức; có thái độ lịch sự, nhã nhặn trong
giao tiếp, ứng xử, nhất là công chức được phân công làm việc tại "Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả".
Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ, đồng thời tổ
chức lấy ý kiến của các tổ chức, cá nhân về mức độ hài lòng đối với phong cách
phục vụ cũng như hiệu quả của các dịch vụ hành chính công của cơ quan, đơn vị
hàng năm.
Bên cạnh đó, cán bộ, công chức, viên chức đều tạo mối quan hệ tốt đẹp với
nhân dân nơi cơ quan đặt trụ sở và nơi cư trú; đoàn kết, tương thân tương ái,
giúp đỡ đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác; gương mẫu thực hiện
đúng nội quy quy chế cơ quan; có lối sống lành mạnh, tiết kiệm, có ý thức
phòng, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu.
Cùng với cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, xây dựng "Môi
trường không thuốc lá", cơ quan đã quan tâm hơn trong việc bày trí công sở;
quốc huy, quốc kỳ được treo ở vị trí trang trọng, đúng tiêu chuẩn và quy định.
Trụ sở làm việc đảm bảo thoáng mát, sạch đẹp; được đầu tư khá đầy đủ trang
thiết bị. Trụ sở làm việc đều có phòng tiếp dân, tiếp khách; niêm yết công khai,

minh bạch các thủ tục hành chính liên quan và các quy định về văn hóa công sở
14


như: Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức theo Quyết định số
03/2007/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ; mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000; nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân; lịch công tác, Quy ước xây
dựng nếp sống văn hóa của cơ quan.
Có thể nói, văn hóa công sở đã và đang là nét đẹp trong cơ quan hành chính
Nhà nước, tạo được sự đồng thuận, mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ và nhân dân.
2. Khảo sát về công tác Văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Ủy ban nhân dân là nơi quản lý, ban hành và thực hiện các Quyết định, Chỉ
thị, Công văn, Thông báo, Tờ trình… vì thế công tác văn thư luôn được xem là
một bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơ quan.
+ Ưu điểm: Văn phòng là nơi cán bộ chuyên trách văn thư làm việc, cán bộ
văn thư quản lý văn bản đi – đến của UBND xã công việc này được thực hiện
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đảm bảo an toàn bí mật, tập trung,
đảm bảo quy trình, thống nhất và khoa học. Hiệu quả làm việc của văn phòng
cao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tin cho lãnh đạo trong công tác
điều hành và quản lý.
+ Nhược điểm: UBND xã Dân Tiến, trong những năm qua tình hình công
tác văn thư chủ yếu công tác văn phòng kiêm luôn cả công tác văn thư, chứ
không có cán bộ văn thư riêng nên công tác văn thư bị hạn chế do quá nhiều
việc tồn tại trong văn phòng, không giống như văn phòng UBND cấp huyện,
tỉnh vì cấp huyện, tỉnh có người kiêm văn thư riêng nên việc giải quyết công
việc còn chưa được tốt.
* Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác

văn thư ở các phòng ban trực thuộc.
Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Đối với văn bản đi:
+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công
tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo;
+ Xem xét và ký chịu trách nhiệm về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đối
với tất cả các văn bản đi trước khi trình lên lãnh đạo ký;
- Đối với văn bản đến: Văn phòng xem xét các văn bản quan trọng và cho ý
kiến giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị cá nhân và
15


báo cáo lãnh đạo về những công việc quan trọng;
- Đối với việc lập hồ sơ: Chánh văn phòng giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở
các phòng, ban lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng thời gian quy định;
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng giúp lãnh đạo quản
lý và kiểm tra việc sử dụng các loại con dấu của cơ quan.
Ngoài những yêu cầu trên lãnh đạo văn phòng phải cập nhật thông tin, cập
nhật các văn bản giấy tờ liên quan đến công tác văn thư để từ đó hoàn thành tốt
công tác văn thư của cơ quan. Ví dụ cập nhật các văn bản về thể thức văn bản
như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban
hành văn bản
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan được tiến hành theo

trình tự các bước sau đây:
- Chuẩn bị
- Lập đề cương, viết bản thảo
- Trình duyệt, ký văn bản
- Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
Bước 1: Chuẩn bị
- Phân công soạn thảo: phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
- Xác dịnh mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng
của văn bản
- Xác định định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương:
+ Đề cương văn bản là trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội
dung văn bản
+ Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định
trong mục đích và giới hạn của văn bản
+ Có thể xây dựng đề cương chi tiết, hoặc sơ lược
- Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa nhũng ý tưởng, nhũng dự kiến được
xác lập ở đề cương
16


+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia khối lượng trong
từng chương, mục, điều, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cum từ, liên
kết các câu, đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung
và hình thức.
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: Kiểm tra bố cục nội dung: đã logic chưa, dầy
đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành

văn bản hay chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa.
+ Kiểm tra về thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày
Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản
- Sau khi soạn thảo xong cán bộ văn thư tiến hành trình bản thảo lên lãnh
đạo để lãnh đạo xem xét, kiểm tra lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản
và duyệt văn bản
- Ký văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Vào sổ văn bản đi, lưu văn bản
- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành
- Đóng dấu cơ quan
- Vào bì và chuyển giao văn bản
2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau:
* Thẩm quyền ban hành văn bản
- Ưu điểm: Văn bản của UBND xã Dân Tiến được ban hành theo đúng
thẩm quyền pháp luật quy định như: Quyết định (cá biệt), Công văn hành chính,
thông báo, chương trình công tác, kế hoạch, tờ trình, biên bản, báo cáo, hợp
đồng...
- Nhược điểm: Trong một số trường hợp lãnh đạo đi vắng thì công tác ban
hành văn bản bị chậm tiến độ, dẫn đến các khâu sau bị trì chệ.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Ưu điểm: Hệ thống các văn bản do UBND xã Dân Tiến ban hành đều đảm
bảo đầy đủ thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng quy định của pháp luật hiện
hành.
- Nhược điểm:
* Quy trình soạn thảo văn bản
- Ưu điểm: Đảm bảo được quy trình soạn thảo văn bản theo đúng quy định
của pháp luật hiện hành.

- Nhược điểm: Vẫn còn một số trường hợp do thời gian không đảm bảo cần
phải đẩy nhanh tiến độ do vậy quá trình soạn thảo bị sơ lược một số bước.
17


* Kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Ưu điểm:Văn bản do UBND xã Dân Tiến ban hành đã đảm bảo các yêu
cầu về thẩm quyền, nội dung, ngôn ngữ, bố cục,......đảm bảo tính hợp hiến và
hợp pháp, rõ ràng, ngắn gọn.
- Nhược điểm: Công tác soạn thảo văn bản vẫn còn nhiều sai sót và cần
phải sữa chữa bổ sung.
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến
2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
của UBND xã Dân Tiến
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi bao gồm các bước:
* ) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn phòng kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Sau khi kiểm tr thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cán bộ văn phòng
tiến hành ghi số ngày tháng văn bản:
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn phòng thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

+ Các loại văn bản: quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn
được đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và lấy một hệ
thống số riêng.
+ Văn bản mật, đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
*). Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Tiến hành lập sổ đăng ký văn bản đi và đăng ký văn bản đi vào sổ, mẫu sổ
đăng ký văn bản đi bao gồm 8 cột: Số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên
18


loại và trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận; số lượng người nhận bản
lưu; số lượng; ghi chú. Cán Bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản theo đúng quy
định.
( Xem phụ lục 6)
*).Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
2. Đóng dấu cơ quan
Do cán bộ văn phòng trực tiếp đóng dấu lên văn bản:
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.

c) Dấu treo dượcđóng ở trang đầu chùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc phụ lục kèm theo bản chính.
d) Dấu mật và khẩn được đóng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại
và dưới trích yếu nội dung đối với công văn.
*). Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, không nhìn thấu qua được
b) Trình bày bì và viết bì
Trình bày bì và viết bì theo quy định của pháp luật hiện hành.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục hành chính, phát hành và chuyển
phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
19


theo.
a) Chuyển giao trực tiếp cho các phòng, ban, cá nhân trong UBND xã Dân
Tiến.
- Do cơ quan có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển
giao văn bản do cán bộ Văn phòng trực tiếp thực hiện, sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do cán bộ Văn phòng hoặc người làm bưu tá của cơ
quan chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào
Sổ chuyển giao văn bản đi.
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
d) Chuyển phát văn bản đi qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn phòng có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
a) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi
chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
*) Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
b) Bản gốc lưu tại Văn phòng phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
- Ưu điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND
xã Dân Tiến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Đảm bảo các
20

bước trong quy trinh tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi như: Kiểm tra thể
thức kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản; đăng ký văn
bản đi; nhân bản đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác; làm thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
- Nhược điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ
quan còn thực hiện theo phương pháp truyền thống đó là đăng ký văn bản đi
bằng sổ do vậy công việc tra tìm các văn bản đi còn gặp nhiều khó khăn.
2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến của UBND xã Dân Tiến
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến bao gồm các bước:
1.Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến:
- Cán bộ văn phòng xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công
văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển để trả lại cho nhân
viên Bưu điện.
- Sau đó cán bộ văn phòng có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản,
thư từ, sách báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận,
sách báo, bản tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến
cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải
bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có
dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì cán
bộ văn phòng phải chuyển ngay đến lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,
văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể, đơn vị trực thuộc cơ quan.
- Việc tiếp nhận văn bản đến còn được thực hiện thông qua môi trường
mạng: công văn đến của UBND xã Dân Tiến được gửi trực tiếp vào trang điện
tử của cơ quan. Cán bộ văn phòng tiếp nhận văn bản bằng máy tính thông qua
môi trường mạng sau đó in văn bản và trình lãnh đạo cơ quan.

2. Đăng ký công văn đến:
Sau khi bóc bì, phân loại, cán bộ văn phòng đóng dấu đến, ghi số đến, ngày
đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải
vào Sổ đăng ký công văn đến. Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày
đến; số đến; tác giả văn bản; số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung văn bản; đơn vị người nhận văn bản; ký nhận; ghi chú.
( Xem phụ lục 6)
3. Trình văn bản đến:
21


Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn phòng phải trình
ngay cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để giải quyết.
4. Chuyển giao văn bản đến
Văn phòng tiến hành sao văn bản đến và chuyển giao văn bản đến đúng số
lượng và người nhận văn bản
5. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
- Ưu điểm: Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến đã được hiện
đại hóa hơn thông qua môi trường mạng do vậy việc tiếp nhận và giải quyết văn
bản được tiến hành một cách nhanh chóng và đảm bảo hiệu quả, giúp cho cán bộ
văn phòng rút ngắn được thời gian và đẩy nhanh tiến độ cũng như hiệu quả công
việc.
- Nhược điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ
quan còn thực hiện theo phương pháp truyền thống đó là đăng ký văn bản đến
bằng sổ chưa có phần mềm để tổ chức quản lý văn bản một cách khoa học và
hiện đại do vậy công việc tra tìm các văn bản đến còn gặp nhiều khó khăn.
2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Do điều kiện còn hạn chế nên UBND xã Dân Tiến chưa có điều kiện tiến
hành xây dựng danh mục hồ sơ nên công tác tra tìm tài liệu rất khó khăn và mất
nhiều thời gian.
- Lập hồ sơ:
Tài liệu của UBND xã Dân Tiến toàn bộ trong tình trạng bó gói, rời lẻ chưa
được lập hồ sơ mà ở dạng các tập lưu văn bản.
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Do tài liệu của cơ quan còn chưa được lập hồ sơ nên việc giao nộp hồ hơ
vào lưu trữ chưa có hoặc có thể nói cách khác là không có, tài liệu được bảo
quản trực tiếp tại các đơn vị, phòng ban và văn phòng UBND, dưới dạng các tập
lưu văn bản.
2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến
- Quản lý con dấu
Con dấu của cơ quan được lãnh đạo cơ quan giao cho văn phòng quản lý và
bảo quản trực tiếp là cán bộ văn phòng tại nơi làm việc trong giờ hành chính,
sau khi hết giờ hành chính cán bộ văn phòng phải chịu trách nhiệm cất giữ con
dấu vào tử, hòm có khóa chắc chắn và đảm bảo tủ, hòm được khóa trước khi ra
22