Báo cáo thực tập hành chính văn phòng tại phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

BÙI HẠNH THÚY

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K17
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Địa chỉ: 36 Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Văn Hùng

Hà Nội - 2016


LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội
nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng định.
Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phòng
hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một ngành đầy
triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà nước. Cùng với
sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan
trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt ra với
học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn luyện bản thân để
tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoài
thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn

thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và
quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ
máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra trong
hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính
Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở thêm các
ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin
học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ
giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài việc
áp dụng những kiến thức và thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều kiến
thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư tưởng
đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần với
phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng vững chắc
giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

1


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................5
...............................................................................................................................5
PHẦN I................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................6

I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
.......................................................................................................................6
A. Vị trí và chức năng:..................................................................................6
B. Nhiệm vụ và quyền hạn:...........................................................................6
C. Cơ cấu tổ chức của Trường:....................................................................8
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÒNG TẠI
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO................................................................................10
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:.....................................................10
a. Chức năng:...............................................................................................10
b. Nhiệm vụ:................................................................................................10
* Quản lý đào tạo.........................................................................................10
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. ..............................11
.....................................................................................................................11
1.2 Khảo sát việc bố trí văn phòng của phòng Quản lý đào tạo:.................12
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của Phòng Quản lý đào tạo nói chung: ( xem phụ
lục số 02 trang 37).......................................................................................14
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức
hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Phòng Quản lý đào tạo: ( xem phụ
lục số 03 trang 38).......................................................................................14
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng (nếu có): (xem phụ lục số 04 trang 39)......................................14
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan........................................................................14
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan..............14
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................15
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm)............................................................................................................15
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................16
2

2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban
hành văn bản như:.......................................................................................16
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem
phụ lục số 05 trang 40)................................................................................16
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;...........................17
2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội...............................................................................................................20
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 06 trang 44)....20
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07 trang 45)......................21
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................22
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan................................23
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :..................................23
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:...............................23
2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng:..................................................24
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung........................................................................24
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...........................................24
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................25
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................26
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................26
Phần II................................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..........................................................28
1. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt),

công văn hành chính, thông báo, …(xem phụ lục 08 trang 46)..................28
2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan ( xem phụ lục 09
trang 63)......................................................................................................28
Phần III..............................................................................................................28
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................28
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội................................28
1. Công tác Quản lý Nhân sự:.....................................................................28
2. Công tác Văn phòng:...............................................................................29
3


3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:...................................................................30
3.1. Công tác văn thư:.................................................................................30
3.2. Công tác lưu trữ:...................................................................................31
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................32
KẾT LUẬN........................................................................................................34
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................35

4


LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin phép được gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Trần
Thiện Chiến cùng tập thể các thầy cô giáo trong Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ
văn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại
trường. Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn
mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn

thiện bản thân mình hơn.
Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể thầy , cô
trong phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội đã tạo điều kiện để
em thực tập tại phòng. Đặc biệt là thầy Lê Văn Hùng, người luôn theo sát chỉ
bảo và cung cấp cho em những tài liệu bổ ích để em có thể hoàn thành tốt bài
báo cáo của mình.
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể người thân
trong gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, lo lắng, chăm sóc cho em trong suốt
thời gian thực tập.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức còn hạn hẹp
nên bài viết của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận
được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng

năm 2016

Sinh Viên Thực Tập

Bùi Hạnh Thúy

5


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
A. Vị trí và chức năng:

1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
6


6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của

Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
dộng giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và
7

công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
19. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
20. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
22. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
23. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
C. Cơ cấu tổ chức của Trường:
Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số
58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trường.
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:
1. Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo.
- Phòng Tổ chức – Cán bộ.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính.
- Phòng Quản trị – Thiết bị.
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng.
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học.

8


- Phòng Hợp tác quốc tế.
- Phòng Công tác sinh viên.
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền.
- Khoa Tổ chức và Quản lý nhân lực.
- Khoa Hành chính học.
- Khoa Văn thư – Lưu trữ.
- Khoa Quản trị văn phòng.
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội.
- Khoa Nhà nước và pháp luật.
- Khoa Khoa học chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
. Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Trung tâm Tin học.
- Trung tâm Ngoại ngữ.
- Trung tâm Thông tin Thư viện.
- Tạp chí Nghiên cứu Khoa học Nội vụ
- Ban Quản lý kí túc xá.
Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung.
- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh.
Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.

9


D. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
(Xem phụ lục số 01 trang 36).
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÒNG TẠI
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
a. Chức năng:
Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát
triển đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đào tạo, triển khai thực hiện công tác
tuyển sinh; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định của Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành.
b. Nhiệm vụ:
* Quản lý đào tạo
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt quy hoạch; chương trình, kế
hoạch phát triển các bậc, hệ đào tạo của Trường về cơ cấu ngành, nghề, mục
tiêu, quy mô và phương thức đào tạo; triển khai thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký
mở ngành đào tạo đáp ứng yêu cầu của xã hội. Quản lý chương trình đào tạo
theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Triển khai hướng dẫn thực hiện các văn bản của Nhà nước quy định về
công tác đào tạo;
- Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh, tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh
hàng năm cho các bậc, hệ đào tạo trong Trường;
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo cho các bậc, các hệ bao gồm:
chính quy, chuyển đổi, liên thông, đào tạo không chính quy (vừa làm vừa học và

đào tạo từ xa); đề xuất phát triển cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo;
- Quản lý công tác đào tạo tại Cơ sở Miền Trung, Cơ sở Thành phố Hồ
Chí Minh và các cơ sở khác trong phạm vi Hiệu trưởng giao;
- Tổ chức đánh giá, đổi mới và phát triển các chương trình, nội dung,
phương pháp đào tạo theo nhu cầu xã hội;

10


- Tổ chức xây dựng kế hoạch biên soạn giáo trình, tập bài giảng, học liệu
phục vụ giảng dạy và học tập cho các ngành đào tạo; tham gia hội đồng nghiệm
thu giáo trình, tập bài giảng, học liệu cho các ngành đào tạo;
- Triển khai thực hiện xếp thời khóa biểu tổ chức giảng dạy cho các khoa,
trung tâm; phân phối phòng học cho các khoa, trung tâm; quản lý theo dõi tiến
độ thực hiện kế hoạch giảng dạy; thông báo khối lượng giờ giảng tới các đơn vị
làm cơ sở để bố trí giảng viên giảng dạy; xác nhận khối lượng giờ giảng của các
khoa, trung tâm;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thi tốt nghiệp cho bậc đại học, cao đẳng
hệ chính qui. Xét điều kiện dự thi tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp đối với bậc
đại học, cao đẳng hệ chính qui. Tham gia xét điều kiện dự thi tốt nghiệp và công
nhận tốt nghiệp đối với các bậc, hệ đào tạo vừa làm vừa học, từ xa, trung cấp
chuyên nghiệp và đào tạo nghề của Trường;
- Quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp và bảng điểm kết quả học tập toàn
khoá (bảng điểm do các khoa, trung tâm, cơ sở lập, Phòng Quản lý đào tạo kiểm
tra và xác nhận);
- Quản lý kết quả học tập đối với các bậc, hệ đào tạo trong toàn trường;
cho học tiếp, nghỉ học tạm thời, tạm ngừng học hoặc bị buộc thôi học cho người
học theo qui định;
- Thực hiện liên kết đào tạo trình độ đại học, cao đẳng với các cơ sở đào
tạo khác theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ, khoa, trung tâm, cơ sở trong việc
định mức giờ giảng của giảng viên, giáo viên;
- Cung cấp các thông tin quản lý đào tạo để phục vụ giới thiệu, quảng bá
các hoạt động đào tạo của Nhà trường;
- Hướng dẫn thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công tác giáo vụ, công tác cố
vấn học tập, công tác chủ nhiệm trong toàn Trường;
- Tham mưu cho Hiệu trưởng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá
trình đào tạo; thực hiện công tác báo cáo thống kê hoạt động đào tạo theo quy
định;
- Ký thừa lệnh Hiệu trưởng một số văn bản thuộc lĩnh vực đào tạo theo sự
phân công.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

11


1.2 Khảo sát việc bố trí văn phòng của phòng Quản lý đào tạo:
- Cách bố trí văn phòng của phòng Quản lý Đào tạo theo mô kín
( Phòng D107)
Lối
vào

7

5

8

3

8

6

4

*Chú giải:
1. Bàn làm việc Thanh tra6. Bàn tiếp khách
2. Bàn làm việc Chuyên viên
7. Máy photo
làm việc Chuyên viên
8. Tủ đựng hồ sơ
83.4. Bàn
Bàn làm việc Chuyên viên
9. Giá để báo
10 thực tập
5. Bàn họp1
10. Bàn sinh viên

2

9

- Chú giải:
1. Bàn làm việc Thanh tra
2. Bàn làm việc Chuyên viên
3. Bàn làm việc Chuyên viên
4. Bàn làm việc Chuyên viên
5. Bàn họp

6. Bàn tiếp khách
7. Máy photo
8. Tủ đựng hồ sơ
9. Giá để báo
10. Bàn sinh viên thực tập

- Phòng Quản lý đào tạo gồm 4 phòng : D105; D106; D107: D108
+ Phòng D105 gồm : Phó trưởng phòng: TS.Vũ Ngọc Hoa
Chuyên viên: Ths. Cao Anh Thịnh
+ Phòng D106 gồm: Phó trưởng phòng: Đỗ Thị Thanh Mỹ
Chuyên viên: Phạm Xuân Quyền
Giảng viên: Vi Thị Thanh Hương
+ Phòng D107 gồm: Chuyên viên: Ths. Lê Văn Hùng
Chuyên viên: Ths. Nguyễn Thanh Cảnh
Chuyên viên: Ths. Trần Thiện Chiến
+ Phòng D108 gồm: Phó trưởng phòng: Nguyễn Xuân Kiểm
Chuyên viên: Hà Thị Linh
Giảng viên: Phạm Ngọc Tú
- Ưu điểm: + Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự
+ Đáp ứng được thông tin, yêu cầu thông tin bí mật khi cần thiết
12


- Nhược điểm:+ Tốn diện tích sử dụng mặt bằng
+ Thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn
+ Tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng.
+ Người phụ trách khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên
- Cơ cấu tổ chức :
Trưởng phòng phụ trách chung và các chuyên viên được phân công từng
mảng công việc.

+ Trưởng phòng:
Phòng Quản lý Đào tạo đứng đầu là Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ
nhiệm.
Trưởng phòng là nguời trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động
của VP. Là người lãnh đạo cao nhất của phòng,trực tiếp điều hành, quản trị mọi
công việc, đề ra chiến lược, phương hướng cũng như những quyết định cuối
cùng về chính sách đào tạo. Sự thành công hay thất bại trong các hoạt động đào
tạo của phòng phụ thuộc rất nhiều và khả năng điều hành và quản trị của Trường
phòng. Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và pháp
luật.
+

Phó Trưởng phòng:

Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho
Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Lãnh đạo nhà trường,
chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng
phòng về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được
sự ủy nhiệm của Trưởng phòng.
+ Chuyên viên:
Bộ phận giúp việc chuyên môn làm việc theo sự phân công của lãnh đạo
phòng.
+ Giảng viên: Đảm nhiệm về giảng dạy và đào tạo ở bậc Đại học, Cao
đẳng.
* Sơ đồ tồ chức bộ máy của cơ quan:
TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Chuyên viên; Giảng viên

13


1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình,
kế hoạch công tác thường kỳ của Phòng Quản lý đào tạo nói chung: ( xem
phụ lục số 02 trang 37)
* Bước 1: Yêu cầu các Chuyên viên đăng ký chương trình công tác.
* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng.
* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác chung của phòng.
* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp.
* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp.
* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo chương trình công tác và trình thủ
trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành.
* Bước 7: Xem xét và phê duyệt.
* Bước 8: Ban hành chương trình công tác.
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ
chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Phòng Quản lý đào tạo: ( xem
phụ lục số 03 trang 38)
* Thứ 1: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
* Thứ 2: Xem xét và phê duyệt.
* Thứ 3: Phân công công việc chuẩn bị cho hội nghị.
* Thứ 4: Tiến hành hội nghị.
* Thứ 6: Kết thúc hội nghị.
* Thứ 7: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí.
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công
tác cho thủ trưởng (nếu có): (xem phụ lục số 04 trang 39)
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan
- Lập Sổ tay Sinh viên

- Cung cấp bảng điểm sinh viên
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng gồm:
14


- Văn phòng phải được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại để phục vụ
cho văn phòng ví dụ như: máy chữ, máy in, máy photocopy, điện thoại, điện tín,
máy ghi âm văn phòng, máy tính điện tử và máy vi tính….
- Văn phòng phải được trang bị đầy đủ các đồ dùng, vật dụng cần thiết để
phục vụ cho văn phòng ví dụ như: bàn ghế, tủ hồ sơ, cặp ba dây, bìa hồ sơ, tò
mục lục văn bản, các loại sổ sách, giấy, bút, kẹp giấy, dụng cụ đập ghim, đục
lỗ…
- Văn phòng phải có được sự thoáng mát vì nó tác động rất lớn đến năng
xuất lao động của người văn phòng.
- Nhiệt độ trong văn phòng cũng có ảnh hưởng đến sức khỏe của người
văn phòng, cần phải sử dụng một cách hợp lý và hài hòa.
- Tiếng động cũng có ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất
lao động của người văn phòng.
- Ánh sáng cũng có ảnh hưởng đến năng xuất của người văn phòng, thông
thường phải sử dụng cả hai loại ánh sáng: ánh sáng tự nhiên (ánh sáng mặt trời)
và ánh sáng nhân tạo. Phòng làm việc của người văn phòng phải có các cửa sổ
thích hợp để sử dụng sự chiếu sáng tự nhiên.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm)
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quoan.
Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là
hoạt động dảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong
Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
15


Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tập
trung. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)
cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực
hiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ
quan. Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bài
bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu
của Văn thư hiện đại. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay
tại tầng 1 dãy nhà A.
a. Ưu điểm:
Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1,
một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với
mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện
đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài
liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanh
chóng, an toàn, bí mật, hiện đại.
b. Nhược điểm:
Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làm
việc.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo
và ban hành văn bản như:
Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa có
thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn bản
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
(xem phụ lục số 05 trang 40)
16


* Bước 1: Chuận bị soạn thảo.
* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
* Bước 3: Duyệt văn bản.
* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền
ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;
quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:
a. Thẩm quyền ban hành văn bản:
* Ưu điểm:
Nhìn chung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban
hành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo.
Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Giảm được khối lượng văn bản do Hiểu trưởng ký.
Cụ thể như sau:
- Hiệu trưởng Nhà trường có thẩm quyền ký các văn bản chỉ đao của

Trường các Quyết định cá biệt, tò trình, kế hoạc, báo cáo, công văn của Trường
gửi lên cấp trên.
+ Đối với những quyết định, văn bản chỉ đạo Hiệu trưởng ký ban hành.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG

PGS. TS. Triệu Văn Cường
- Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng một số văn bản chỉ đạo, các Quyết
định cá biệt, tò trình, kế hoạch, báo cáo, công văn của Trường được Hiệu trưởng
Nhà trường ủy quyền hay phân công phụ trách.
Ví dụ:
17


KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
TS. Hà Quang Ngọc
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được ký một số văn bản theo sự
ủy quyền và phân công của Hiệu trưởng Nhà trường. Trưởng phòng Hành chính
– Tổ chức thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản hành
chính thuộc thẩm quyền.
+ Đối với văn bản được ủy quyền trực tiếp và phân công của Hiệu trưởng
thì Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp ký trực tiếp.
Ví dụ:
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Ths. Hoàng Văn Thanh
+ Đối với văn bản ký thừa lệnh của Hiệu trưởng Nhà trường như các kết
luận cuộc họp của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng thì Chánh văn phòng ký thừa
lệnh.

Ví dụ:
TL. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Trần Xuân Cảnh
* Nhược điểm:
Việc phân công thẩm quyền ký này sẽ làm cho Hiệu trưởng không kiểm
soát được tất cả các văn bản trên các lĩnh vực công tác mà chỉ thông qua được
báo cáo gửi lên.
b. Thể nhức và kỹ thuật trình bày văn bản:
18


* Ưu điểm:
Có thể đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức, ký thuật trình
bày.
* Nhược điểm:
Một số văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày. Ví dụ như: Định
lề trang văn bản chưa đúng với quy định khoảng cách lề trên lề dưới.
c. Quy trình soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm:
Các chuyên viên nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản,
từ ngữ diễn đạt.
Chuyên viên nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, lĩnh vực
phụ trách, do đó có thể xác định được mục đích, tính chất tầm quan trọng của
văn bản.
Hàng ngày chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm tra, theo dõi, đôn
đốc giải quyết công việc nên công tác thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng,
chính xác.
Xây dựng đề cương, viết bản thảo thuận lợi cho việc bổ sung, phải sửa

chữa hoàn chỉnh văn bản hoàn thiện hơn.
* Nhược điểm:
Việc quy trình soạn thảo qua nhiều cấp bậc dẫn đến hình thành văn bản
mất nhiều thời gian.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm:
Về mặt pháp lý: Nội dung các văn bản đúng pháp lý phù hợp với thực
tiễn cuộc sống, khi ủy quyền cụ thể hóa bang văn bản của cấp trên, văn bản ban
hành đúng thẩm quyền.
Về mặt kinh tế: Các nội dung trong văn bản mang tính khả thi, phù hợp
vói những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
Mang tính đại chúng: người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra.

19


Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xác
diễn đạt các y theo trình tự logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minh
họa cho ý trước.
Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính dều mang tính chất hành
chính sự. Ngôn từ hành chính mang tính khách quan, chính xác, mạch lạc, lịch
sự, tính khôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả một cách dứt khoát buộc cấp dưới thực
thiện đúng nhiệm vụ của mình.
* Nhược điểm:
Một số cán bộ được đào tạo chưa đúng chuyên ngành nên soạn thảo văn
bản vẩn còn rườm rà, diễn đạt ý dài dòng, từ ngữ dùng chưa chuẩn xác.
2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 06 trang

44)
* Bước 1: Soạn thảo văn bản.
* Bước 2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Bước 3: Trình ký văn bản.
* Bước 4: Đăng ký văn bản đi.
* Bước 5: Nhân bản văn bản.
* Bước 6: Đóng dấu.
* Bước 7: Chuyển giao văn bản đi.
* Bước 8: Lưu văn bản đi.
* Bước 8: Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản.
a. Ưu điểm: Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “sổ đăng ký
văn bản đi” và dăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh
chóng.
Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định, có
kèm theo 1 thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm văn bản sao
nhanh.
20


Chuyển giao văn bản đi được làm bằng nhiều cách thuận tiện, gọn nhẹ, ít
kinh phí, vừa đảm bảo, kịp thời giải quyết công việc.
b. Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm
tra thể thức, nội dung văn bản phải qua lại giữấcc bước sẽ mất thời gian và tiến
độ giải quyết các công việc chậm.
Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể sơ xuất số
văn bản nhảy cách số do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với văn bản
gốc. Hoặc do điều kiện khách quan như: mất điện, đường nhập văn bản đi bị lỗi,
máy hỏng.
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07 trang 45)

* Bước 1: Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì.
* Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
* Bước 3: Ghi số đến, ngày đến.
* Bước 4: Đăng ký văn bản đến vào máy tính.
* Bước 5: Trình văn bản đến.
* Bước 6: Sao văn bản đến.
* Bước 7: Chuyển giao văn bản đến.
* Bước 8: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
a. Ưu điểm:
Quy tình sử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO
vào chương trình quản lý văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến. Văn thư kẹp phiếu sử lý vào văn bản.
Cách làm mới này rất khoa học, tính thẩm mỹ cao.
Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập sổ văn bản đi,
làm như vậy khi tra tìm sẽ nhanh và chính xác hơn.
Văn thư ghi ý kiến sử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ
biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, sẽ ràng buộc được trách
nhiệm.

21


Chuyển giao văn bản đến cũng giống như chuyển giao văn bản đi khi tìm
văn bản dễ tìm không mất nhiều thời gian.
b. Nhược điểm:
Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua nhiều lần.
Lãnh đạo ghi ý kiến sử lý văn bản vào phiếu sử lý do có sơ xuất phiếu xử
lý có thể thất lạc nên khi xin lại sẽ mất thời gian.
Khi đăng ký phần mềm dễ mất văn bản, tính an toàn không cao.
Khi chuyển giao không có sổ chuyển giao văn bản đến. Do đó không có

cơ sở ràng buộc trách nhiệm người nhận văn bản, và không theo dõi tiến độ giải
quyết công việc.
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
* Ưu điểm:
Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng
hơn,độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 01
năm.
Thu thập,bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc, sắp
xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản và giải quyết công việc nhanh chóng.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan, xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
* Nhược điểm:
Văn thư không lập danh mục hồ sơ thì không tổng hợp và theo dõi từng
công việc của đơn vị, mang tính thụ động. Các đơn vị chưa xem trọng việc lập
hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng,
văn bản còn lộn xộn.
Hồ sơ sau 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các đơn vị
không thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề cho công
tác lưu trữ. Lập hồ sơ đánh dấu năng suất, quá trình giải quyết công việc của cơ
quan. Khi đã lập hồ sơ thì mới xem công việc đó đã giải quyết xong.
22


2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công An

và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/05/2003 của Bộ Công An hướng
dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:
* Quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu được trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội được
quy định như sau:
Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản con dấu của trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội. Không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tùy
tiện. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn
phòng và phải có bàn giao bằng biên bản giao nhận.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội, chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền.
* Quy định đóng dấu:
Văn thư đóng dấu trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, đúng
mực dấu qui định.Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
23


trái. Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng lên
dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.

Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục
được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với
văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
Nghiêm cấm đóng dấu khống lên văn bản.
* Các loại con dấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu đích danh, dấu chữ ký, dấu đến, dấu
khẩn, dấu thu hồi.....
Trên đây là toàn bộ tình hình công tác văn thư của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội. Qua thời gian đi thực tập tại đây, em thấy nhìn chung công tác văn
thư đã đi vào nề nếp và có tính khoa học. Thực hiện theo các quy định của Nhà
trường đề ra.
2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng:
* Ưu điểm:Được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành các
công việc chuyên môn như:
- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (kết nối internet), máy in, máy photocopy,
máy điều hòa, điện thoại, máy scan, ..
- Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng
phẩm,…
* Nhược điểm:
- Hiện chưa có thiết bị phòng cháy chữa cháy, hộp y tế
- Các phương tiện kỹ thuật đã cũ cần được nâng cấp
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá
ưu, nhược điểm về các nội dung
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình tài liệu là quá trình thực hiện các
biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu

24