Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................4
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.............................................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu:...............................................................................................................3
7. Phương pháp nghiên cứu ...........................................................................................................4
8. Kết cấu của bài Khóa luận...........................................................................................................4

B. PHẦN NỘI DUNG......................................................................................6
Chương 1..........................................................................................................6
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
LẬP HỒ SƠ......................................................................................................6
1.1. Một số khái niệm cơ bản.........................................................................................................6
1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................................................6
1.1.2. Khái niệm văn bản đi.............................................................................................................6
1.1.3. Khái niệm văn bản đến .........................................................................................................6
1.1.4. Khái niệm hồ sơ....................................................................................................................7
1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ...............................................................................................................7
1.2.Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ...................................................................7
1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản...................................................................................8
1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi..................................................................................................9
1.3.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. .....................................................................12
1.4. Công tác lập hồ sơ..................................................................................................................14
1.4.1. Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ......................................................................................14

1.4.2. Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.......................................................15

Chương 2........................................................................................................19
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ .................19
GIAO THÔNG INTRACOM.......................................................................19
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
......................................................................................................................................................19
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .......................................................................................20
2.1.2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................21
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM.....................................................................................................23
2.2.1. Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
......................................................................................................................................................23
2.2.2. Thực trạng công tác nhân sự .............................................................................................24
2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản ................................................................................24
2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................................36
2.3. Nhận xét về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM.....................................................................................................41
2.3.1. Ưu điểm..............................................................................................................................42
2.3.2. Hạn chế...............................................................................................................................43
2.3.3. Nguyên nhân ......................................................................................................................44

Chương 3........................................................................................................46
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ...............46
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM......................46
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ.........................................46
3.2. Kiện toàn về công tác nhân sự...............................................................................................51

3.3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty.......................................51
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng................................................................52
3.5. Một số giải pháp khác............................................................................................................54


PHẦN C. KẾT LUẬN...................................................................................56
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................58
DANH MỤC PHỤ LỤC................................................................................60
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông INTRACOM, được quan sát khối lượng công việc mà Công ty thực
hiện, cũng như được trực tiếp tham gia giải quyết một số công việc của Công ty.
Những kiến thức mà tôi thu được từ thực tế là rất lớn và bổ ích cho công tác sau
này của tôi. Quan trọng nhất là bản thân lần đầu tiên được trải nghiệm đối với
một vị trí mới, được trực tiếp tham gia vào một khâu trong guồng máy hành
chính của Công ty.
Đây là khoảng thời gian bổ ích để tôi so sánh, đối chiếu giữa kiến thức lý
luận và thực tiễn. Đi sâu vào tìm hiểu về đề tài này kết hợp với việc quan sát thực
tiễn công tác văn thư của Công ty tôi đã được vận dụng những kiến thức cũng như
các kỹ năng mà bản thân được tiếp thu khi còn ngồi trên giảng đường và qua đó
cũng thấy giữa thực tế và lý luận có những điểm khác biệt nhất định.
Thời gian hơn hai tháng được thực tập và khảo sát tại INTRACOM thực sự
là rất bổ ích, từ đây tôi có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho công việc và
đam mê mà mình theo đuổi trong tương lai. Tuy trong quá trình thựchiện đề tài tại
Công ty không tránh khỏi gặp phải những sai sót do chưa có kinh nghiệm, nhưng
tôi tin rằng nhưng sai sót đó sẽ giúp tôi trưởng thành hơn và có những kinh nghiệm
quý báu để không mắc phải những sai sót đó nữa.
Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việt –
Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty, cùng toàn thể nhân viên Công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã luôn chỉ bảo

và hướng dẫn tận tình trong thời gian tôi khảo sát tại Công ty.
Về phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô
trong Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt là Ths. Nguyễn Thị Kim Chi – giảng viên
hướng dẫn đã luôn tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt Khóa luận này.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong
thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong quá trình thực hiện Khóa luận.

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016
NGƯỜI THỰC HIỆN

Phạm Thị Nga


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất cứ một cơ quan, doanh nghiệp nào, văn bản chính là công cụ,
phương tiện phục vụ đặc lực cho hoạt động quản lý. Việc quản lý tốt văn bản, hồ
sơ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ giữ lại những chứng cứ
chứng minh cho sự hợp pháp của doanh nghiệp, giúp cho việc giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định
quản lý sáng suốt đồng thời phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt cũng
như lâu dài.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu tại
các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay còn bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế. Tình

trạng tài liệu còn bó gói, chất đống, chưa được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ
cơ quan theo đúng quy định. Cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp
chưa coi trọng và thấy hết giá trị của công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ còn rất
phổ biến.
Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là
công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và phản ánh được những thuận lợi và khó khăn
của công tác này tại doanh nghiệp, tôi quyết định lựa chọn đề tài“Công tác quản lý
văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tìm hiểu về công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản và lập
hồ sơ nói riêng là một hướng nghiên cứu được sinh viên khoa Quản trị Văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất quan tâm. Hiện nay, vấn đề này đã
được một số nhà quản lý, cán bộ giảng dạy, các sinh viên, học viên cao học quan
tâm, tiếp cận ở các cấp độ khác nhau. Cụ thể:
- Một là các giáo trình, sách như: “Lý luận và phương pháp công tác văn
thư” của tác giả Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia năm 2006;
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - NXB Giao
thông vận tải năm 2009. Các giáo trình này đã đưa ra hệ thống lý luận chung về
1


công tác Văn thư – Lưu trữ để làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đánh giá và so
sánh với thực tế công tác văn thư tại các cơ quan, doanh nghiệp.
- Hai là một số bài viết đăng trên “Tạp chí Văn thư Lưu trữ” như: “Suy
nghĩ về công tác Văn thư của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả
Nguyễn Trọng Biên số 3/2000; “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện
Quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ trong doanh nghiệp” của tác giả
Nguyễn Thị Kim Bình số 5/2004. Nhìn chung những bài viết này đã đề cập đến
công tác Văn thư – Lưu trữ của doanh nghiệp mà chưa đi sâu vào tìm hiểu công

tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của các doanh nghiệp.
- Ba là, những đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp của sinh
viên như: “Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung
ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” của sinh viên Lê Thị Trang –
Khoa Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; “Quản lý văn bản và lập hồ
sơ tại Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam hiện nay” của sinh viên Phạm
Thị Ngọc Linh – Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn (năm 2009).
Những đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận này đã bước đầu tìm hiểu
về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại một tổ chức chính trị - xã hội, doanh
nghiệp. Qua đó các tác giả đưa ra những nhận xét, kiến nghị để công tác này
được thực hiện tốt hơn. Thông qua những công trình nghiên cứu này giúp chúng
ta phần nào hiểu rõ hơn những ưu, nhược điểm về công tác quản lý văn bản, lập
hồ sơ của cơ quan mà đề tài nghiên cứu.
Kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên, đề tài của tôi sẽ tập
trung phản ánh thực trạng công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tại doanh nghiệp –
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, phân
tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này tại doanh nghiệp và đề xuất một
số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ cho Công ty.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài Khóa luận sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ
2


và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông INTRACOM. Từ đó đánh giá được những ưu điểm và hạn chế của
công tác này.
Hai là, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Công ty cổ phần

Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm
vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM
Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông INTRACOM
Thứ ba, nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra những
nguyên nhân của hạn chế. Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải pháp
nhằm góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu về những văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của Công ty; tình hình thực hiện công tác quản
lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM.
Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn nên trong phạm vi đề tài, tôi
chỉ tập trung phản ảnh công tác quản lý văn bản và công tác lập hồ sơ tại một số
đơn vị chính thuộc Công ty như: Văn phòng, Phòng Thủy điện, Phòng Dự án,
Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính – Kế toán từ năm 2014 và 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu:
Nếu làm tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt
3


động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc tại Công ty và phục vụ tốt cho nhu
cầu nghiên cứu, giải quyết công việc trước mắt, lâu dài.

7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, Khóa luận của tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Để thực hiện đề tài Khóa luận tại Công ty, tôi đã
tập trung quan sát và ghi chép lại quy cách làm việc và quy trình cụ thể của công
tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
và Giao thông INTRACOM.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng
để khảo sát về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty. Từ đó có cái
nhìn tổng thể và nắm bắt được tình hình quản lý văn bản và công tác lập hồ sơ
của từng bộ phận trong Công ty.
- Phương pháp thống kê: Trong quá trình nghiên cứu tại doanh nghiệp,
tôi đã sử dụng phương pháp này để nắm được số lượng các văn bản và các loại
hồ sơ làm dẫn chứng khách quan cho Khóa luận.
- Phương pháp so sánh: giúp tôi có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn về
vấn đề cần đưa ra so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét giữa lý luận và thực
trạng về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:
Tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp: nhân viên phụ trách công tác Văn
thư – Lưu trữ của Công ty về các vấn đề như:
+ Quy trình quản lý văn bản được diễn ra như thế nào? Có đảm bảo đúng
quy trình hay không?
+ Các loại văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty?
+ Hồ sơ được lập như thế nào?
Ngoài ra, tôi tiến hành phỏng vấn cán bộ Phụ trách Văn phòng; cán bộ và
chuyên viên một số đơn vị trong Công ty.
8. Kết cấu của bài Khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của Khóa luận được
chia thành ba chương, cụ thể như sau:
4

Chương 1. Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý văn bản và lập
hồ sơ
Trong chương này, chúng tôi tập trung trình bày những lý luận chung về
công tác văn bản và lập hồ sơ như: khái niệm văn bản đi, văn bản đến; quy trình
quản lý văn bản đi; quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến; quy trình lập hồ
sơ; ý nghĩa, vai trò của công tác này đối với hoạt động quản lý của các cơ quan.
Từ đó làm tiền đề cho sự so sánh giữa lý luận với thực tế công tác quản lý văn
bản, lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
Đối với chương này, chúng tôi tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và lịch sử hình thành của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu thực trạng
công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại
Công ty. Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá đối với tình hình thực hiện công
tác này tại Công ty một cách chân thực và khách quan nhất.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM
Trên cơ sở những nhận xét từ chương 2, chúng tôi mạnh dạn đưa ra những
kiến nghị, giải pháp cụ thể nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý
văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
INTRACOM.

5


B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
LẬP HỒ SƠ
1.1. Một số khái niệm cơ bản
Trong nội dung Khóa luận có đề cập đến nhiều thuật ngữ chuyên môn.
Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu, tôi xin đề cập và giải thích một số thuật
ngữ cơ bản sau:
1.1.1. Khái niệm văn bản
Hiện nay ở nước ta đang tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản.
Dưới đây là một số khái niệm tiêu biểu:
- Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp
lý (Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam của PGS. Nguyễn Văn Hàm)
- Trong giáo trình “ Văn bản học và lưu trữ học đại cương”, do nhà xuất
bản giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “ Văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:
+ Nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ
(tức là các loại chữ viết dung để thể hiện ngôn ngữ của con người)
+ Nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dung để chỉ công văn, giấy tờ hình
thành trong hoạt động cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)
Qua những định nghĩa trên có thể hiểu văn bản là: “một tài liệu được lập
ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một
người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trì bởi người hoặc tổ
chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”.[3,25]
1.1.2. Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành[19,1]
1.1.3. Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
6

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức [19,1]
1.1.4. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.[8,2]
1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ
Từ khái niệm về hồ sơ, chúng tôi đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu khái niệm
lập hồ sơ: “là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.[8,2]
1.1.6. Khái niệm lưu trữ cơ quan
Theo Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/ 2011/QH13 được Quốc Hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua
ngày 11 tháng 11 năm 2011, khái niệm Lưu trữ cơ quan được hiểu là “tổ chức
thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.
1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp, công tác văn thư nói chung và công
tác quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Làm
tốt công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ sẽ có những ý nghĩa to lớn sau:
Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần đảm bảo
cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
Nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Hoạt động quản lý nhà
nước đòi hỏi phải có nguồn thông tin đầy đủ, nhanh chóng, độ tin cậy cao.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung công việc, có thể xếp công tác quản lý văn bản là hoạt động đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,

truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ sẽ góp phần giải quyết
7


công việc của cơ quan, doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn
chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ và việc lợi dụng văn bản để
làm những việc trái pháp luật.
Công tác quản lý văn bản đặc biệt là lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tốt sẽ đảm bảo
giữ lại đầy đủ chứng cứ chứng minh về mọi hoạt động của cơ quan, cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, doanh nghiệp. Nếu
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp các văn bản, hồ sơ giữ lại đầy
đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, cá
nhân thì khi cần thiết các văn bản, hồ sơ đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh
cho hoạt động quản lý của cơ quan một cách chân thực.
Công tác quản lý văn bản đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu
lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh thì chất lượng lưu trữ càng được tăng lên,
đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp
vụ. Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ
thì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho
lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho phông lưu trữ
không hoàn chỉnh.
1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản cuả cơ quan, doanh nghiệp thực chất là công cụ điều hành, quản
lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy

việc quản lý và giải quyết văn bản tại các cơ quan, doanh nghiệp phải đảm bảo
các yêu cầu như: tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà
nhà nước, cơ quan có thẩm quyền đã quy định. Điều này sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp. Việc quản lý và giải quyết văn
bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy
8


trình nghiệp vụ sau:
1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi là văn bản hình thành trong hoạt động và do chính cơ quan,
doanh nghiệp ban hành. Văn bản đi rất phong phú, đa dạng về nội dung, tên loại.
Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét và giải quyết.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính nhằm phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu
khi cần thiết. Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đi trên máy vi tính.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. Văn bản đi được
9


đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận
bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm
b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định

lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
+ Trình bày bì và viết bì
+ Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm
nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
+ Không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
10


trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các
dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư
thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng
ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản
lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ.Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
11


và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú

vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Sau khi đã tiến hành các thủ tục đã nêu trên thì người làm công tác văn
thư phải tiến hành lưu văn bản đi, đây là bước cuối cùng của công tác quản lý
văn bản đi. Việc lưu văn bản đi được tiến hành như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được
đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
1.3.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến là văn bản do cơ quan, doanh nghiệp nhận được. Quy trình
12


quản lý và giải quyết văn bản đến bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì
không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người
được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách
nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Sau khi nhận, kiểm tra, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng
dấu đến lên văn bản. Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
13


trách nhiệmxem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có

thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ
đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến. Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao văn bản đến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,
tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và
cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản
sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình
người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo
người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì
Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
1.4. Công tác lập hồ sơ
1.4.1. Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
Trong hoạt động quản lý của mình, các cơ quan đã sản sinh ra một khối
14


lượng văn bản tương đối lớn. Để có thể sử dụng tốt các văn bản này thì cần phải
có những giải pháp hữu hiệu nhằm tổ chức và quản lý chúng một cách khoa học.
Lập hồ sơ là một phương tiện có thể thỏa mãn các nhu cầu văn bản nói trên và
để công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt nhất thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hồ sơ phải được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan,đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống,
cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích của mỗi loại cũng khác nhau:
loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo
hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản
ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị . Mặt khác hồ sơ được lập
yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và các công việc của cá nhân chủ
trì giải quyết công việc để công tác lập hồ sơ đảm bảo tính chính xác nhằm phục
vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị
pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề,
một sự việc, một con người cụ thể. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ
phải hoàn chỉnh và thống nhất.
Văn bản tài liệu trong hồ sơ phải có tính pháp lý và độ tin cậy, đó phải là
bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp thì hồ sơ mới có giá trị làm chứng cứ
cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Một hồ sơ được coi là hoàn chỉnh phải đảm bảo phản ánh được trình tự
diễn biến của vấn đề. Đó là phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc
một vấn đề hoặc một sự việc.
1.4.2. Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Văn bản, tài liệu từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc
phải được tập hợp, sắp xếp và lập hồ sơ. Quy trình lập và giao nộp hồ sơ vào lưu
15


trữ cơ quan bao gồm:

Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ
về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ).
Danh mục hồ sơ là bản thống kê dự kiến những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị
cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).
Nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã
mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài
liệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội
thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có
trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản
chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập
hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại), bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy
16

không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công
việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ
có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào
hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị
bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý
và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu
thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội
thảo, các lần trình...).
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ
và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu
trong hồ sơ (nếu cần).
Bước 4: Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

17


18


Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ
GIAO THÔNG INTRACOM
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
là doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội được
thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
được cổ phần hoá từ Doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà
Nội cấp ngày 23/01/2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từng
bước khắc phục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh. Công ty cũng
dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa
ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất động sản, thủy
điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản
xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn

kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế Phương
Đông…
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của
19


Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm 6 lĩnh vực chính:
- Đầu tư dự án thuỷ điện
- Đầu tư tài chính,
- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
- Sản xuất vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng,..
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Do đặc thù là Công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không
nhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh,những thủ tục kinh doanh và nghĩa
vụ đối với Nhà nước.
a. Chức năng
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thônglà đơn vị đầu tư
xây dựng, kinh doanh bất động sản… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công

ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công
cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự
án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án
thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án
thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông.
20


b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao
động,… theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất
nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp, và dựa trên phạm vi nghiên cứu của Khóa
luận tôi trình bày cơ cấu, tổ chức của Công ty với các phòng, ban đơn vị chính
như sau:
Ban Lãnh đạo:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Chế độ quản lý
21