Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cục công nghiệp địa phương
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (9.59 MB, 130 trang )
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu đề tài khoá luận tốt nghiệp cử nhân: “Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa
phương”, qua thực tế tìm hiểu, quan sát và thực tiễn công việc đã giúp tôi nhận
thấy rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và với Cục Công
nghiệp địa phương nói riêng. Đồng thời, qua đó cũng thấy được tình hình cấp
bách trong việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại cơ quan Cục hiện nay.
Để hoàn thành tốt đề tài này, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi
còn nhận được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy Cô trong Khoa, đặc biệt là
giảng viên trực tiếp hướng dẫn khoá luận, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ,
chuyên viên trong Văn phòng Cục cũng như các đơn vị thuộc Cục.
Với thời gian tôi được tiếp xúc với công việc thực tế không quá dài và bản
thân còn nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót
khi tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự
giúp đỡ, đóng góp ý kiến của Quý thầy, cô và bạn đọc để giúp tôi hoàn thiện tốt
hơn đề tài này.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, Thầy, cô và tập thể cán
bộ, công chức, viên chức, chuyên viên trong Cục Công nghiệp địa phương nói
chung và ThS. Đỗ Thị Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn khoá luận nói riêng
đã tạo điều kiện, nhiệt tình và hết lòng giúp đỡ tôi trong thời gian vừa qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Loan
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đề tài Khóa luận tốt nghiệp cử nhân: “Công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương” là công
trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng,
không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu.
Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú
thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các
công trình nghiên cứu đã được công bố.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi.
Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Loan
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................................4
6. Giả thuyết nghiên cứu......................................................................................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................................................4
8. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1..........................................................................................................5
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU...........................................5
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG.....................................................5
1.1. Khái quát về văn bản hành chính..................................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn bản quản lý nhà nước...........................5
1.1.2. Khái niệm về văn bản hành chính..............................................................................................................8
1.1.3. Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính...........................................................................................8
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính..................................................................................................................11
1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.........................................................19
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền............................................................................................................................19
1.2.2. Yêu cầu về nội dung................................................................................................................................19
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................................20
1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản....................................................................................................21
1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính...........................................................24
1.3. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương.......................................................29
1.3.1. Vị trí, chức năng của Cục Công nghiệp địa phương................................................................................29
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................................................................29
1.3.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................................33
CHƯƠNG 2........................................................................................................37
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC...........................................................................37
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH.........................37
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG...................................................37
2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương............................37
2.2. Nội dung văn bản........................................................................................................................................40
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính....................................................................................40
2.4. Ngôn ngữ văn bản.......................................................................................................................................46
2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương.........................49
2.6. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân...............................................................................................58
2.6.1. Ưu điểm...................................................................................................................................................58
2.6.2. Hạn chế....................................................................................................................................................59
2.6.3. Nguyên nhân............................................................................................................................................67
CHƯƠNG 3........................................................................................................69
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI.................69
CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG...........................................................69
3.1. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban
hành văn bản......................................................................................................................................................69
3.2. Nâng cao trình độ của cán bộ, công chức...................................................................................................69
3.3. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ
quan....................................................................................................................................................................70
3.4. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản..........................................................................70
3.5. Xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Công nghiệp địa phương......................................70
3.6. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ............................................................................................................71
3.7. Mẫu hoá hình thức văn bản........................................................................................................................72
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................93
PHỤ LỤC...........................................................................................................98
PHỤ LỤC
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình cải cách hành chính nhà nước, bộ máy hành chính đã từng
bước được hoàn thiện, nhờ đó hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước
dần được nâng cao về chất lượng và hiệu lực so với trước đây, từ đó có tác động
tích cực đến hoạt động quản lý nhà nước hiện nay.
Trong đó, đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, soạn
thảo và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo
thực hiện các quyết định quản lý theo một cơ chế được quy định rõ ràng.
Cục Công nghiệp địa phương là cơ quan của Bộ Công Thương thực hiện
chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp Tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công
nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước; thực hiện hoạt động dịch
vụ công. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượng văn
bản hành chính ban hành tới các cơ quan, đơn vị tương đối nhiều. Cho nên, công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục càng phải được coi trọng
và không ngừng nâng cao chất lượng.
Từ yêu cầu thực tiễn trong công tác dạy và học của nhà trường cũng như
sự tổng hợp kiến thức trong quá trình học tập của bản thân tôi, bằng việc tiếp
xúc trực tiếp với công việc tại Cục Công nghiệp địa phương, thông qua việc
khảo sát thực tế, tôi nhận thấy rằng việc nâng cao chất lượng soạn thảo và ban
hành văn bản mà nhất là văn bản hành chính - loại văn bản được ban hành chủ
yếu trong công tác quản lý văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương là rất cần
thiết và cấp bách.
Trước tình hình đó, nhận thấy được vai trò quan trọng của vấn đề soạn
thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, cũng
như thấy được yêu cầu bức thiết của công cuộc cải cách hành chính nhà nước
nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
1
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
chính tại Cục Công nghiệp địa phương” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa
luận tốt nghiệp cử nhân.
2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm
của nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía
cạnh khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà
nước, về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, có khá nhiều công trình nghiên cứu trong
và ngoài nước được công bố như: Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ
thuật soạn thảo văn bản của Đại học Luật Hà Nội (2002); Giáo trình Nghiệp vụ
Công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2009); Hướng dẫn kỹ thuật
nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh,
Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự (2000), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư của Vương Đình Quyền (2005); Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn
thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); Những điều cần biết về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tác giả Nguyễn Quang Thi (2011);
Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung (2015); .v.v.
Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án tiến sĩ
như Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực
và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính
công năm 2006 của Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành
chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp
như đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường
tại Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền - sinh viên Học viện Hành chính…
Tình hình nghiên cứu về vấn đề này ở phạm vi ngoài nước cũng có một số
tài liệu liên quan như Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Mike Harvey
(1996) do Cao Xuân Đỗ dịch. Cuốn sách này chủ yếu trình bày về vai trò của
các công việc văn phòng, môi trường trong văn phòng, những nguyên tắc và
thực hành trong quản trị văn phòng. Ngoài ra còn có Ngữ pháp văn bản của tác
giả O.T.Moskalkaja (1996) do Trần Ngọc Thêm dịch, nghiên cứu góc độ ngữ
pháp của văn bản thì tác giả đã nói đến những nguyên tắc trong việc xây dựng
2
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản, các yếu tố về mặt ngữ nghĩa cấu thành văn bản...v.v.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực
tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính từ các yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở những mức độ và phạm vi khác nhau.
Những công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan
trọng trong quá trình làm bài khóa luận này.
Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và toàn
diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp
địa phương.
3. Mục tiêu nghiên cứu
• Mục tiêu chung của bài khóa luận này là nhằm: Cung cấp các thông tin
về thực trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa
phương nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương.
• Mục tiêu cụ thể:
- Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, nội dung, thể
thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính của Cục Công nghiệp địa phương.
- Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản của Cục Công nghiệp địa phương.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Để thực hiện được các mục tiêu trên, đề tài này có những nhiệm vụ
như sau:
- Đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính.
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Cục Công nghiệp địa phương.
3
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Cục Công ngiệp địa phương.
- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn nên đề tài tập trung nghiên
cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục
Công nghiệp địa phương từ năm 2013 đến hết năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công
nghiệp địa phương còn diễn ra một số vi phạm về mặt thẩm quyền ban hành văn
bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo
và ban hành.
7. Phương pháp nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài được tiến hành bằng các phương pháp:
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu;
- Phương pháp phân tích lý luận;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
- Phương pháp toán học.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần: Mở đầu; Kết luận; Lời cảm ơn; Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của bài khóa luận có kết cấu gồm 03 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Cục Công nghiệp địa phương
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương
4
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1.
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
1.1. Khái quát về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn
bản quản lý nhà nước
• Khái niệm văn bản:
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo góc
độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt - tác giả của cuốn sách Kỹ
thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm:
“Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên,
văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi
lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện
một mục tiêu nào đó”. [42;10]
Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh
và Hồng Dân cũng có đề cập: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại
điển hình của văn bản là dạng viết”. [26;15]
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền
có đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác
văn thư như sau: Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng
tức là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ
nhất định”. [34;56]; Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo
nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức”. [34;57]
Khoá luận này sử dụng khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp trên, bởi lẽ đối
tượng khảo sát ở đây chỉ là văn bản của cơ quan trong hoạt động chấp hành và
5
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
điều hành, cụ thể là Cục Công nghiệp địa phương.
• Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:
Ở nước ta hiện nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản quản
lý nhà nước. Trong các công trình nghiên cứu này thì khái niệm về văn bản quản
lý nhà nước vẫn chưa hoàn toàn thống nhất. Sau đây là một số quan niệm về văn
bản quản lý nhà nước:
Trong sách “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn
Văn Thâm đã đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí,
mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể
hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm
vi quản lý của nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban
hành và sửa đổi theo luật định”. [38;26]
Cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương
Đình Quyền cũng có đề cập đến khái niệm này: “Văn bản quản lý nhà nước là
văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định
quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ
tục và thẩm quyền luật định”. [34;58]
Như vậy có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và
thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà
nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được
nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh
các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhà
nước với các tổ chức và công dân.
Phân tích khái niệm này chúng ta có thể thấy được rằng:
Thứ nhất: Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành, như thế nơi nhận có
thể là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp hay tổ chức
thuộc một bộ phận nhân dân, quảng đại quần chúng hoặc một công dân. Cơ quan
nhà nước là cơ quan của tổ chức nhà nước được thiết lập theo luật định hoặc
theo quyết định của nhà nước có tư cách pháp nhân, có chức năng pháp lý ở
trung ương hoặc địa phương trong một lĩnh vực nào đó như: kinh tế, chính trị,
6
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
văn hóa, xã hội, y tế, giáo dục, an ninh, quốc phòng…
Thứ hai: Văn bản quản lý nhà nước chuyển đạt các thông tin và quyết
định phục vụ cho công tác quản lý, có loại văn bản chỉ mang tính chất thông tin
thuần túy, có loại chỉ truyền đạt quyết định, cũng có loại vừa chuyển đạt thông
tin vừa truyền đạt quyết định. Thông tin quản lý ở đây có tính chất hai chiều là
thông tin theo chiều dọc và thông tin theo chiều ngang. Thông tin theo chiều dọc
là thông tin được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới bằng các hình thức văn bản
như thông báo, thông cáo… hay từ cấp dưới nên cấp trên bằng báo cáo, kiến
nghị… Thông tin theo chiều ngang là các thông tin trao đổi với nhau giữa các cơ
quan ngang hàng.
Thứ ba: Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, thủ
tục và trình tự do luật quy định. Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước từ trung
ương tới địa phương đều sử dụng các văn bản như là cơ sở pháp lý quan trọng
và đều sản sinh ra các văn bản với các thể loại thích hợp, phục vụ cho hoạt động
của cơ quan mình. Như vậy, văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh
của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức cụ thể hóa luật
pháp, là phương tiện để điều chỉnh những mối quan hệ xã hội thuộc phạm vi
quản lý của nhà nước.
• Phân loại văn bản quản lý nhà nước:
Có nhiều phương pháp phân loại văn bản quản lý nhà nước: phân loại theo
thẩm quyền ban hành, theo hình thức văn bản, theo hiệu lực pháp lý và một số yếu
tố khác. Theo tiêu chí hiệu lực pháp lý thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, thủ tục, trình tự quy định theo
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật mới nhất năm 2015).
- Văn bản hành chính: Khái niệm văn bản hành chính sẽ được trình bày
tiếp theo tại mục 1.1.2
- Văn bản chuyên ngành: Là những văn bản mang tính đặc thù của
nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật trong các lĩnh vực chuyên môn như: khoa học,
7
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
tài chính, công nghệ, kinh tế, xây dựng...v.v.
Ví dụ: Bản vẽ thiết kế, bảng thống kê, luận chứng kinh tế kỹ thuật, hoá
đơn, hợp đồng....v.v.
1.1.2. Khái niệm về văn bản hành chính
Theo Nguyễn Minh Phương, tác giả cuốn sách Phương pháp soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính đưa ra khái niệm: “Văn bản hành chính là
những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề
nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”.
[32;7]
Trong sách Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung cũng có
đề cập: “Văn bản hành chính nhà nước là các thông tin quản lý thành văn được
hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý
xã hội”. [41, tr 6]
Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là những văn bản mang tính chất
thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép
công việc… của cơ quan nhà nước.
Đối với hình thức văn bản hành chính nhà nước: Theo Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư thì hình thức văn bản hành chính nhà nước bao gồm: Nghị
quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông
cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,
biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
1.1.3. Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính
• Đặc điểm của văn bản hành chính:
- Thứ nhất: Về thẩm quyền ban hành
+ Mỗi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và
8
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lý
bên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản lý đó
chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính, do đó
mọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ
chức tham gia quản lý xã hội. Ở đây nói đến chính là tất cả cá cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức
xã hội nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân.
+ Đối với các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban hành
các loại văn bản hành chính. Đối với những đơn vị, tổ chức không có tư cách
pháp nhân thì chỉ ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó
(thường gọi là văn bản nội bộ). Ví dụ như: thông báo, công văn, tờ trình, nội
quy, biên bản...v.v.
- Thứ hai: Về hiệu lực văn bản
+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
+ Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnh
hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức
hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể
trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công,
văn bản đó coi như hết giá trị. Do đó, có thể thấy, văn bản hành chính thường
được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực
thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các
quy chế, quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức.
- Thứ ba: Về nội dung văn bản
Nội dung văn bản hành chính rất phong phú, có thể đề cập một số nội
dung chính như sau:
+ Nội dung văn bản hành chính báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác
của cấp dưới, kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những
9
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm vụ, những dự án do cấp trên giao.
+ Nội dung văn bản hành chính trao đổi giải quyết những công việc giữa
các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan theo pháp luật.
+ Nội dung văn bản hành chính phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội... diễn ra hằng ngày, hằng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng
địa phương nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với Hiến pháp và pháp
luật của Nhà nước, vận dụng nội dung văn bản quy phạm pháp luật để soạn thảo.
+ Nội dung văn bản hành chính không được đề ra các chế tài pháp lý.
- Thứ tư: Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được Nhà nước quy định
trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính gồm các nội dung sau:
+ Về thể thức văn bản bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ
mức độ khẩn, mật; các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm
vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang.
+ Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản; kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình
bày các thành phần thể thức sao văn bản.
• Chức năng của văn bản hành chính:
- Chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin,
mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên
chức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản. Trong hoạt động hành
chính, việc văn bản hoá thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi
đối tượng, văn bản cũng là bằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản
lý của lãnh đạo.
Thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng: Thông tin quá khứ liên
10
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
quan đến những sự việc đã được giải quyết; thông tin hiện tại liên quan đến
những sự việc đang diễn ra và thông tin tương lai mang tính dự báo, định hướng
cho các lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, văn
bản hành chính không ngừng được xây dựng trong quá trình hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
- Chức năng pháp lý: Pháp lý được hiểu một cách chung nhất là sự cho
phép của nhà nước, thể hiện thông qua các quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện.
Chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý xã hội. Đối với văn
bản hành chính, khi đề cập đến chức năng này cần đặt trong phạm vi là văn bản
của các cơ quan nhà nước, chức năng này được thể hiện dưới hai khía cạnh, đó là:
+ Văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong
nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà
lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơ
quan trong từng lĩnh vực nhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chế
như: Quy chế văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm…
+ Văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý
của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể mang tính bắt buộc thực hiện như:
Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật, v.v.
- Chức năng quản lý: Quản lý bằng văn bản là một trong những nguyên
tắc cơ bản được học giả Max Weber (1864-1920) đề cập trong học thuyết “Bộ
máy thư lại” , được áp dụng rộng rãi với các loại hình tổ chức của thế giới
đương đại. Theo đó, để quản lý hiệu quả một cơ quan, tổ chức thì mọi thông tin,
quyết định quản lý của lãnh đạo cần được văn bản hóa để làm căn cứ, bằng
chứng khẳng định các quyết định của lãnh đạo, đồng thời làm căn cứ để các
thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Nhờ việc văn bản hóa thông tin, quyết
định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động trong
cơ quan, tổ chức một các thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian.
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính
• Văn bản hành chính cá biệt:
- Khái niệm:
11
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được
cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chính
nhà nước ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và
nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách
nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp
luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ
quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt
đó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt
của cấp trên.
- Đặc điểm:
+ Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, do những cơ quan có thẩm
quyền áp dụng pháp luật ban hành và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng
chế nhà nước.
+ Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức
cụ thể trong những trường hợp xác định.
+ Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với luật pháp và dựa
trên những quy phạm pháp luật cụ thể. Nếu không có sự phù hợp trên thì văn
bản cá biệt sẽ bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ; còn nếu không phù hợp với thực tế thì sẽ
khó được thi hành hoặc được thi hành kém hiệu quả.
+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: quyết định
cá biệt, chỉ thị cá biệt, …v.v.
+ Là một yếu tố của sự kiện pháp lý phức tạp, mà thiếu nó nhiều quy
phạm pháp luật cụ thể không thể thực hiện được; nó luôn luôn mang tính chất
bổ sung trong trường hợp khi có các yếu tố khác của sự kiện pháp lý phức tạp;
củng cố các yếu tố này trong một cơ cấu pháp lý thống nhất, cho chúng độ tin
cậy và đưa đến sự xuất hiện quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý được bảo đảm
bởi Nhà nước.
+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay. Hai tính chất này là
những đặc tính cơ bản của quyết định hành chính cá biệt. Tính đơn phương của
quyết định cá biệt thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết
12
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
định, mặc dù trước đó cơ quan có tham khảo ý kiến của các cơ quan hữu quan;
nghĩa là cơ quan hành chính có quyền quyết định.
- Hình thức: Quyết định (cá biệt); Nghị quyết (cá biệt); Chỉ thị (cá biệt).
- Khái niệm về các loại văn bản hành chính cá biệt:
+ Quyết định (cá biệt) là văn bản được ban hành để giải quyết các công
việc mang tính chất sự vụ đối với đối tượng cụ thể. Bao gồm các quyết định về
nhân sự (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, ...); quyết định về tổ chức bộ máy; quyết định thi
đua; quyết định phê duyệt; quyết định về ban hành một văn bản mới; xử phạt vi
phạm hành chính; về đình chỉ, hủy bỏ văn bản sai trái; ban hành quy chế, nội
quy trong nội bộ cơ quan.
+ Nghị quyết (cá biệt) là một trong những hình thức văn bản do một tập
thể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Chỉ thị (cá biệt) là loại văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ
cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh
trong quản lý nhà nước. Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới thực
hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.
• Văn bản hành chính thông thường:
- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội
dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ
quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh
tình hình, đánh giá kết quả... các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc
trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá
nhân... Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý,
do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản
cá biệt.
- Đặc điểm:
+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc.
+ Không quy định thẩm quyền, trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có
thẩm quyền ban hành.
+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính
13
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
tự giác.
+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính.
+ Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng.
- Hình thức:
+ Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án,
chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các
loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu
gửi, phiếu báo, phiếu trình...).
+ Văn bản không có tên loại: Công văn hành chính.
- Khái niệm về một số hình thức văn bản hành chính thông thường:
+ Quy chế
Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong một
lĩnh vực nhất định. Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi một
văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Quy định
Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu
chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định
để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống. Để có hiệu
lực thi hành, văn bản này phải được ban hành bởi một văn bản khác của cơ quan
có thẩm quyền.
+ Kế hoạch
Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm
vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà
nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế
hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: 5
năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), 1 năm, 6 tháng, 3 tháng - quý
(ngắn hạn).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành
14
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của một cơ quan, đơn vị.
+ Chương trình
Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc
cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ
quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất
định và trong thời gian nhất định. Đối với những chương trình quan trọng, cần
có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau
khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải
tổ chức thực hiện nghiêm túc.
+ Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp
thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó. Để có hiệu lực thi
hành thì đề án phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt.
+ Hướng dẫn
Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn
cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên. Hướng dẫn thường
được sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông
tư khi cần phải cụ thể hoá việc thi hành văn bản của cấp trên.
+ Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện
quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thông cáo được thông tin rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại
chúng khác.
+ Báo cáo
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp
trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của mình; sơ kết; tổng kết công tác. Căn cứ vào nội dung, tính chất của báo
cáo, có thể chia báo cáo thành nhiều loại như: Báo cáo tổng kết, báo cáo tổng
15
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
hợp, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh...
Báo cáo tổng kết: báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc, nhằm tổng
hợp kết quả đã đạt được, rút ra những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân và những
bài học kinh nghiệm. Báo cáo sơ kết: báo cáo được viết khi công việc chưa kết
thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết
quả đã đạt được đến mức nào, có những ưu, khuyết điểm gì, qua đó rút kinh
nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại.
Báo cáo tổng hợp: báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề. Báo cáo
chuyên đề: báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác.
Báo cáo định kì: báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định. VD: Báo
cáo sơ kết tháng, quý, năm...
Báo cáo đột xuất: báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy
ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ
đạo việc giải quyết.
Báo cáo nhanh: báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh
chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên.
+ Thông báo
Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin
cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công
tác, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực
hiện hay để biết.
Thông báo cũng có loại mang tính chất mật, chỉ lưu hành hoặc phổ biến
trong phạm vi hẹp. Mọi cơ quan nhà nước đều được quyền sử dụng hình thức
văn bản này.
+ Tờ trình
Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới, gửi lên cấp trên trình bày về
một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn
bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách... và đề
nghị cấp trên phê duyệt.
Thông thường, tờ trình được gửi kèm theo văn bản trình duyệt. Tờ trình
16
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan.
+ Giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi đi
liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải
quyết việc riêng. Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định. Hết hạn,
nếu việc chưa giải quyết xong mà cán bộ thực hiện xét thấy cần thiết, có thể xin
cấp giấy giới thiệu mới. Mọi cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền cấp giấy giới
thiệu cho cán bộ mình.
+ Giấy mời
Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá
nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề
có liên quan.
+ Giấy đi đường
Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được
cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí
khác trong thời gian đi công tác. Bởi vậy, khi đến cơ quan nào thì người được
cấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến
và ngày giờ đi. Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay cho
giấy giới thiệu.
+ Giấy chứng nhận
Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan, đơn vị
hoặc một tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó là có thực.
+ Phiếu gửi
Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo công văn đi để cơ quan nhận ký xác
nhận đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi có tác
dụng kiểm tra, kiểm soát việc chuyển công văn, phát hiện trường hợp công văn
bị thất lạc hoặc lộ bí mật trong quá trình chuyển. Thông thường, phiếu gửi sử
dụng trong trường hợp công văn gửi đi là văn bản có nội dung quan trọng và văn
bản mật.
+ Công điện
17
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh,
quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần
kíp. Theo quy định, nếu dùng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửa
đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phải
làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành.
+ Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự việc đang
diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người
làm chứng. Khác với các loại văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành
mà chủ yếu dùng làm chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng xảy ra, đóng vai
trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho các
nhận định và kết luận khác.
+ Hợp đồng
Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về việc
xác lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ cụ
thể Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hợp đồng, người ta chia hợp đồng làm
02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại...
Hợp đồng dân sự: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các
bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Hợp
đồng thương mại: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về
việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt
động thương mại.
+ Công văn
Công văn là loại văn bản được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ
quan và quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh
tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc... Do có nhiều công dụng nên
loại văn bản này được sử dụng một cách phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
18
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảo
đúng thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạn
thảo văn bản. Điều này có nghĩa là không phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính để giải quyết tất cả những
vấn đề quản lý trong cơ quan, tổ chức.
Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải được thực
hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quy
định. Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền quy định bằng văn bản thành lập cơ quan, tổ chức đó. Văn bản
thành lập cơ quan có thể bằng Quyết định (cá biệt). Việc căn cứ thẩm quyền để
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải quán triệt thực hiện theo đúng
văn bản quy định.
Theo nguyên tắc này thì các cơ quan, tổ chức được cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền giao chức năng, nhiệm vụ gì thì việc soạn thảo văn bản phải được
theo đúng chức năng, nhiệm vụ đó.
Ví dụ: Ngày 19 tháng 02 năm 2013, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban
hành Quyết định số 999/QĐ-BCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Cục Công Nghiệp địa phương trực thuộc Bộ Công Thương.
Theo Quyết định này, Cục Công nghiệp địa phương có nhiệm vụ và quyền hạn
soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp công
nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp trình Bộ Công
Thương ban hành chứ không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu về
nội dung như sau:
+ Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản
ban hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục
19
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
đích là yêu cầu đầu tiên của mỗi văn bản cần có được.
+ Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Điều này thể hiện ở
bố cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được trình bày một các rõ ràng, mạch
lạc, bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thông tin phải có tính trật tự, đảm bảo tính
logic giữa các nội dung trong văn bản.
+ Thứ ba, văn bản khi ban hành phải được đảm bảo tính phổ thông, đại
chúng, tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu.
+ Thứ tư, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn
giản và chính xác nhất.
+ Thứ năm, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp
với nội dung của từng loại văn bản. Văn bản hành chính phải đảm bảo tính hệ
thống của cơ quan, tổ chức ban hành.Văn bản đồng thời phải có tính hệ thống
với nội dung mà văn bản đó chuyển tải.
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình
bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số /01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Theo đó, thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn
bản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng
từng kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử
dụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm
các nội dung:
1.Khổ giấy;
2.Kiểu trình bày;
3.Định lề văn bản;
4.Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng quy định thành phần cấu thành văn
bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 7
yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
20
Khoá luận tốt nghiệp
Trường đại học Nội vụ Hà Nội
+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm:
1. Quốc hiệu;
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3. Số, ký hiệu của văn bản;
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
6. Nội dung văn bản;
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8. Dấu của cơ quan, tổ chức;
9. Nơi nhận.
+ 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm:
1. Dấu chỉ mức độ mật;
2. Dấu chỉ mức độ khẩn;
3. Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Fax; địa
chỉ trang thông tin điện tử;
5. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
6. Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;
7. Đánh số trang.
Những quy định về kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT-BNV được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và
in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ
thuật khác hoặc văn bản được làm trên mẫu giấy in sẵn.
1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản
Ngoài các yêu cầu về nội dung và thể thức thì những yêu cầu về ngôn ngữ
và cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng của văn bản,
đây là yêu cầu không thể thiếu của bất kỳ loại văn bản nào muốn tạo lập.
• Văn phong hành chính - công vụ:
Đối với văn bản hành chính thì ngôn ngữ sử dụng trong văn bản theo văn
phong hành chính - công vụ chứ không phải các loại văn phong khác (văn phong
21
