Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại vụ tổ chức cán bộ bộ nội vụ

LỜI CẢM ƠN
Với hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội là một trong số cơ sở đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại
học, và thấp hơn trong công tác Nội vụ và các lĩnh vực liên quan. Trong đó,
Quản trị Văn phòng là khoa mới được thành lập nhưng với sự quan tâm đầu tư
của nhà trường nên không ngừng phát triển qua mỗi năm học.
Nhằm tạo cho sinh viên bước đệm trước khi tốt nghiệp, giúp sinh viên
củng cố thêm kiến thức chuyên môn và trau dồi thêm kiến thức thực tế; theo đó,
từ 03/5/2017 đến ngày 16/6/2017 trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực
tập ngành nghề cho sinh viên Liên thông hệ chính quy đại học Quản trị Văn
phòng k15 tại các cơ quan Nhà nước, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị xã hội, các doanh nghiệp lớn vừa và nhỏ …
Với mong mỏi được trau dồi kiến thức cá nhân và được thực tập trong
một môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng với nhận thức được tầm quan
trọng của công tác quản trị văn phòng đặc biệt là công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của các cơ quan hiện nay nên em đã chọn nghiên cứu đề tài “Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản” tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ làm chuyên
đề báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân
thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy em trong suốt
quá trình học tập vừa qua. Đặc biệt, em xin cảm ơn sự chỉ bảo tận tình và sâu
sắc của giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Cường đã giúp em hoàn thành bài
báo cáo này đồng thời cảm ơn sự giúp đỡ của chị Nguyễn Thu Trang cán bộ
hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian em thực tập và giúp đỡ em trong quá trình
hoàn thành bài viết này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cô, chú, các anh, chị
trong Vụ Tổ chức – cán bộ; Bộ Nội vụ đã nhiệt tình giúp đỡ hướng dẫn em hoàn
thành bài báo cáo của mình.
Dưới đây là bài báo cáo của em về chuyên đề “Công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ”. Mặc dù đã có nhiều

cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất. Song do trình độ hiểu biết
còn hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn vì vậy bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu từ phía
thầy, cô giáo bộ môn và các giảng viên trong khoa để bài báo cáo này được
thêm phần hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 16 tháng 6 năm 2017
Sinh viên

Khúc Thùy Dương


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Bài báo cáo thực tập này là công trình nghiên cứu thực
sự của cá nhân em, các kết quả nghiên cứu được trình bày trong đề tài nghiên
cứu khoa học là trung thực, khách quan. Các số liệu, những kết luận nghiên cứu
được trình bày trong báo cáo này chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức
nào.
Em xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện đề tài nghiên
cứu khoa học đã được cám ơn, các thông tin trích dẫn trong đề tài nghiên cứu
khoa học này đều được chỉ rõ nguồn gốc.
Em xin chịu trách nhiệm về chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp của
mình./.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................1
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................1
5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
7. Đóng góp của đề tài...................................................................................2
8. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
NỘI DUNG...........................................................................................................4
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ.....................4
1.1. Các khái niệm và phân loại văn bản:......................................................4
1.1.1. Khái niệm:...........................................................................................4
1.1.2. Phân loại:.............................................................................................4
1.2. Tổng quan về văn bản trong công tác tổ chức, cán bộ của Vụ tổ chức
cán bộ - Bộ Nội vụ:.......................................................................................5
1.2.1. Vai trò của văn bản:.............................................................................5
1.2.2. Các loại văn bản:.................................................................................6
1.3. Kỹ năng soạn thảo và ban hành một số loại văn bản trong công tác tổ
chức cán bộ của Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ:.......................................12
1.3.1. Trong công tác tổ chức:.....................................................................12
1.3.2. Trong công tác cán bộ:......................................................................17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ................................20
2.1. Giới thiệu sơ lược về tổ chức bộ máy của Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội
vụ:................................................................................................................20


2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ:...............................20

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ:23
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức
cán bộ - Bộ Nội vụ:.....................................................................................29
2.2. Các nội dung khảo sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Vụ
Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ:.......................................................................34
2.2.1. Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi, đến thống kê các hình thức văn
bản và số lượng ban hành văn bản trong vòng 10 năm trở lại đây (2007 –
6/2017):.......................................................................................................34
2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo các văn bản quy phạm pháp
luật của cơ quan:..........................................................................................36
2.2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo các văn bản hành chính của
cơ quan:.......................................................................................................37
2.2.4. Mô tả các bước trong quy trình ban hành văn bản tại cơ quan:........39
2.2.5. Tìm hiểu và nhận xét tình hình kiểm tra rà soát hệ thống hóa văn bản
quản lý của cơ quan:....................................................................................39
2.2.6. Sưu tầm một số văn bản quản lý của cơ quan:..................................39
2.3. Nhận xét:..............................................................................................40
2.3.1. Ưu điểm:............................................................................................40
2.3.2. Nhược điểm:......................................................................................41
2.3.3. Nguyên nhân:....................................................................................41
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC
CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ.....................................................................................44
3.1. Định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ thực hiện năm 2017 của Vụ Tổ chức
cán bộ - Bộ Nội vụ:.....................................................................................44
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ:......................................44
KẾT LUẬN........................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................49
PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
TCCB

Ghi chú
Tổ chức cán bộ

BNV

Bộ Nội vụ

CBCC

Cán bộ công chức

VB

Văn bản

QPPL

Quy phạm pháp luật

VB QPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

VB HC

Văn bản hành chính

BTP

Bộ tư pháp

KTSTVB

Kĩ thuật soạn thảo văn bản

VP

Văn phòng

VBQLNN

Văn bản quản lý nhà nước

STVB

Soạn thảo văn bản

BHVB

Ban hành văn bản


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

- Công cuộc cải cách hành chính của nước ta hiện nay được tiến hành
trong điệu kiện nền kinh tế thị trường phát triển kết hợp với xã hội hóa hiện đại
hóa đã tạo ra những chuyển biến tích cực góp phần vào sự nghiệp phát triển đất
nước. Từ đó có tác động tích cực đến đội ngũ CBCC trong các cơ quan hành
chính nhà nước nói riêng và hoạt động quản lý xã hội nói chung. Để thực hiện
tốt công tác hành chính của cơ quan nói chung đội ngũ CBCC trước hết phải
thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản của mỗi cá nhân nói riêng.
- Đội ngũ CBCC trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đã và
đang góp phần đáng kể vào tiến trình cải cách hành chính theo mục tiêu xây
dựng nền hành chính hiện đại, có tính chuyên nghiệp cao mà Đảng và nhân dân
ta đã đặt ra trong thời kì mới.
- Trước tình hình này, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại mỗi cơ
quan là rất cần thiết và cấp bách nhằm đáp ứng nhu cầu khắc nghiệt của công
cuộc cải cách hành chính trong cơ quan bây giờ, nhận thức được điều đó, em đã
chọn đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ” trong chuyên đề báo cáo thực tập của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu xung quanh vấn đề này tuy nhiên chưa
có một đề tài nào nghiên cứu cụ thể về vấn đề “Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Vụ tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ”.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Nội
vụ nói chung và Vụ Tổ chức cán bộ nói riêng; nghiên cứu công tác soạn thảo và
ban hành văn bản nhằm đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng công cuộc cải
cách hành chính của Vụ tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ để từ đó đưa ra các giải
pháp cụ thể.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích trên, cần hoàn thành những nhiệm vụ sau:
1

- Trình bày một cách khái quát những nội dung cơ bản về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ.
- Qua thực tế mô tả được các hình thức soạn thảo và ban hành văn bản
liên quan đến công việc tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ. Đồng thời, vận dụng
các lý thuyết để đánh giá các vấn đề về thực trạng trong công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại đây.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ.
5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội
vụ.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: 2016 – 2017.
- Không gian: Khảo sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản Vụ Tổ
chức cán bộ - Bộ Nội vụ.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận chủ nghĩa Mac – Lê nin;
- Phương pháp nghiên cứu, phân tích, so sánh, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin;
- Phương pháp quan sát thực tế;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp điều tra khảo sát;
- Phương pháp thống kê, đánh giá vấn đề trên cơ sở đặc thù của cơ quan
công tác …
7. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho CBCC văn phòng làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở các cấp cơ

2


sở trực thuộc Bộ Nội vụ.
8. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
A. PHẦN MỞ ĐẦU
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CHO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VỤ TỔ
CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ.
C. PHẦN KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ
1.1. Các khái niệm và phân loại văn bản:
1.1.1. Khái niệm:
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính
trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới

một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản được chế tạo trên nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa
giấy, đĩa CD…
1.1.2. Phân loại:
Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Nhìn chung
có thể hình dung 2 nhóm văn bản lớn được phân theo tính chất quyền lực nhà
nước và không mang tính chất quyền lực nhà nước như sau:
- Văn bản mang tính quyền lực nhà nước (văn bản quản lý nhà nước): Đây
là nhóm văn bản có vai trò to lớn trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Bằng
việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước
thực hiện chắc năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn
nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy nhà nước vận hành nhịp nhàng, đồng bộ,
đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá trình
xã hội theo mục đích định trước.
Văn bản quản lý nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những
quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
công dân.
4


- Văn bản không mang tính quyền lực nhà nước: Đây là nhóm văn bản
lớn, được sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các văn bản này rất
đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo. Đặc
điểm chung của văn bản không mang tính quyền lực nhà nước là khi ban hành
chúng các chủ thể đều không nhân danh nhà nước.
Trong đề tài nghiên cứu này, văn bản trong công tác soạn thảo và ban

hành văn bản của Vụ Tổ chức cán bộ được đề cập ở đây là văn bản mang tính
quyền lực nhà nước (Văn bản quản lý nhà nước).
1.2. Tổng quan về văn bản trong công tác tổ chức, cán bộ của Vụ tổ
chức cán bộ - Bộ Nội vụ:
1.2.1. Vai trò của văn bản:
Có thể nói, văn bản là công cụ, phương tiện quan trọng trong công tác tổ
chức cán bộ.
- Văn bản có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt và trao đổi thông tin
trong công tác tổ chức, cán bộ:
Trước hết, đó là những thông tin có tính chất quá khứ: những thông tin
này liên quan đến những việc đã được giải quyết về công tác tổ chức cán bộ.
Loại thông tin thứ hai trong văn bản là những thông tin hiện hành: đó là
những thông tin liên quan đến những việc xảy ra hàng ngày trong công tác tổ
chức cán bộ.
Loại thông tin dự báo: những thông tin này có tính kế hoạch, quy hoạch
trong tương lai, các dự báo có tính chiến lược về công tác tổ chức cán bộ.
- Văn bản là công cụ để tổ chức các hoạt động quản lý nhà nước về công
tác tổ chức, cán bộ: để quản lý nhà nước về công tác tổ chức cán bộ, người ta
dùng văn bản để tổ chức công việc hiệu quả, và lưu giữ thông tin liên quan đến
công tác tổ chức cán bộ trong cơ quan, tổ chức.
- Văn bản là công cụ có tính chất pháp lý để giải pháp quyết các vấn đề
thuộc công tác tổ chức cán bộ: văn bản trong công tác tổ chức, cán bộ được sử
dụng để truyền đạt các quyết định về các vấn đề thuộc công tác tổ chức như:
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị; các quyết định về
5


việc thành lập, chia, tách,sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, đơn vị; các vấn đề
thuộc công tác cán bộ như: vấn đề tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, cách chức,
buộc thôi việc, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật,… Từ đó văn bản trở thành

chứng cứ pháp lý để tổ chức thực hiện và giải quyết những vấn đề thực tế, cụ
thể.
Các văn bản trong công tác tổ chức cán bộ là căn cứ pháp lý để giải quyết
các nhiệm vụ cụ thể trong thực tế trong điều hành mảng công tác tổ chức, cán bộ
và các công việc liên quan đến công dân và tổ chức.
1.2.2. Các loại văn bản:
Văn bản trong công tác tổ chức cán bộ của các lãnh đạo, quản lý cấp
phòng gồm hai loại: văn bản hành chính và văn bản chuyên môn.
- Văn bản hành chính:
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp
dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành
chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công
việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc
xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật,
được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan
cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt
động tác nghiệp cụ thể của công thức, viên chức làm công tác tổ chức, cán bộ.
Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm
pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản
hành chính thông thường.
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình
tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính
nhà nước. Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ
6

nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa
đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà
nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình,
đánh giá kết quả… các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao
dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… Văn bản
hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không
được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Đây
là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, hướng dẫn, đề án, chương trình,
kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi
đường, giấy nghỉ phép…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu chuyển).
Văn bản không có tên loại: công văn hành chính.
Tổng hợp 02 loại văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành
chính thông thường), theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm
32 loại sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế,
quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án,
đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,
giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,
thư công.
Sau đây là một số loại văn bản hành chính có tên loại được sử dụng trong
công tác của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Nội vụ:
+ Quyết định cá biệt: Quyết định cá biệt là văn bản được ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể. Đó là những quyết định
nhân sự (quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, …), quyết định khen thưởng, kỷ luật, quyết định
thành lập, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, đơn vị.

7


+ Công văn hành chính: Công văn hành chính là khái niệm dùng để chỉ
loại văn bản không có tên gọi cụ thể, được dùng để giao tiếp chính thức với các
cơ quan và quần chúng nhân dân vào mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh
tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc… Do có nhiều công dụng nên
loại văn bản này được sử dụng một cách phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
+ Chỉ thị: Chỉ thị cá biệt là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm
vụ cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật vá các nhiệm vụ cụ thể phát sinh
trong quản lý nhà nước.
+ Quy chế: Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng
trong một lĩnh vực nhất định. Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban
hành bởi một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Quy định: Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên
tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác
nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống. Để
có hiệu lực thi hành, văn bản này thường được ban hành bởi một văn bản khác
của cơ quan có thẩm quyền.
+ Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương
hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công
tác tổ chức, cán bộ. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất
định theo niên hạn như: 5 năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), 1 năm, 6
tháng, 3 thang – quý (ngắn hạn).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của cơ quan, đơn vị.

+ Chương trình: Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn
bộ những việc cần làm đối với lĩnh vực công tác tổ chức, cán bộ hoặc từng mặt
cụ thể của công tác này trong cơ quan, tổ chức.
8


Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
+ Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch,
giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác tổ chức, cán bộ hoặc một công việc
cụ thể nào đó trong công tác tổ chức, cán bộ. Để có hiệu lực thi hành thì đề án
phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt.
+ Hướng dẫn: Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải
thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên.
Hướng dẫn thường được sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm
quyền ban hành thông tư khi cần phải cụ thể hóa việc thi hành văn bản của cấp
trên.
+ Báo cáo: Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường
trình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức
năng , nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết công tác. Căn cứ vào nội dung, tính
chất của báo cáo, có thể chia báo cáo định kì, báo cáo đột suất, báo cáo nhanh,
…
Báo cáo tổng kết: báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc, nhằm tổng
hợp kết quả đã đạt được, rút ra những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân và những
bài học kinh nghiệm.
Báo cáo sơ kết: báo cáo được viết khi công việc chưa kết thúc hoặc kế
hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết quả đã đạt
được đến mức nào, có những ưu, khuyết điểm gì, qua đó rút kinh nghiệm và đề

ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại.
Báo cáo tổng hợp: báo cáo nội dung đề cập đến nhiều vấn đề.
Báo cáo chuyên đề: báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh
vực công tác.
Báo cáo định kì: báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định. VD: Báo
cáo sơ kết tháng, quý,năm…
9


Báo cáo đột xuất: báo cáo được làm ra khi những vấn đề, sự việc xảy ra
đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo
việc giải quyết.
Báo cáo nhanh: báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh
chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên.
+ Thông báo: Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ
biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình
hình công tác, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan
để thực hiện hay để biết.
Thông báo cũng có loại mang tính chất mật, chỉ lưu hành hoặc phổ biến
trong phạm vi hẹp. Mọi cơ quan nhà nước đều được quyền sử dụng hình thức
văn bản này.
+ Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới, gửi lên cấp trên
trình bày về chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo
văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách …
và đề nghị cấp trên phê duyệt.
+ Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ,
viên chức cơ quan khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm
vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng. Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời
hạn nhất định. Hết hạn, nếu việc chưa giải quyết xong mà công chức, viên chức
thực hiện xét thấy cần thiết, có thể xin cấp giấy giới thiệu mới. Mọi cơ quan nhà

nước đều có thẩm quyền cấp giấy giới thiệu cho cán bộ mình.
+ Giấy mời: Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khách
hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một
vấn đề có liên quan.
+ Giấy đi đường: Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ,
viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và
các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác. Bởi vậy, khi đến cơ quan nào
thì người được cấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về
ngày, giờ đến và ngày giờ đi. Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công
10


tác thay cho giấy giới thiệu.
+ Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá
nhân, cơ quan, đơn vị hoặc một tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó
là có thực.
+ Phiếu gửi: Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo công văn đi để cơ quan
nhận ký xác nhận đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi.
Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm soát việc chuyển công văn, phát hiện
trường hợp công văn bị thất lạc hoặc lộ bí mật trong quá trình chuyển. Thông
thường, phiếu gửi sử dụng trong trường hợp công văn gửi đi là văn bản có nội
dung quan trọng và văn bản mật.
+ Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự
việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan
hoặc người làm chứng.
Khác với các loại văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành mà
chủ yếu làm chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng xảy ra, đóng vai trò cung
cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho các nhận định
và kết luận khác.
+ Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa mãn giữa hai

bên về việc xác lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những
quan hệ cụ thể.
Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hợp đồng, người ta chia hợp đồng
làm 02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại … Hợp đồng dân sự là hình
thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc
chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Còn hợp đồng thương mại là hình thức văn
bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt
quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt động thương mại. Trong công tác tổ
chức, cán bộ chủ yếu là hợp đồng dân sự.
- Văn bản chuyên môn:
Văn bản chuyên môn là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lý
một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một
11


lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Loại văn bản này mang tính chất đặc
thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngoài những thành phần chung áp
dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên môn
thường có những thành phần khá đặc thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày của
văn bản chuyên môn cũng vậy. Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng
các loại văn bản này phải theo quy định của cơ quan ban hành văn bản không
được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy
định).
1.3. Kỹ năng soạn thảo và ban hành một số loại văn bản trong công
tác tổ chức cán bộ của Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ:
1.3.1. Trong công tác tổ chức:
- Kỹ năng soạn thảo quyết định cá biệt trong công tác tổ chức:
Các quyết định cá biệt trong công tác tổ chức thường gặp là những quyết
định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
các quyết định về việc thành lập, chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức,

đơn vị.
Để soạn thảo quyết định cá biệt trong công tác tổ chức người soạn thảo
cần quan tâm đến các vấn đề cụ thể sau đây:
Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các
căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các quy
định của quyết định.
+ Căn cứ ban hành:
Bắt đầu bằng việc nêu tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (trình bày canh giữa bằng chữ in
hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm).
Tiếp theo, trình bày lần lượt các căn cứ ban hành Quyết định (QĐ). Trong
phần này, cần nêu các căn cứ pháp lý là các văn bản pháp luật đang còn hiệu lực
(vào thời điểm ban hành) và căn cứ cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định.
Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:
Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Việc trích dẫn văn bản (VB)
12


pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban
hành VB.
Căn cứ pháp lý cho nội dung của VB: Viện dẫn các VB pháp luật quy định
điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ. Thường dẫn theo các thứ tự từ cao đến
thấp về tính chất pháp lý của loại hình VN, còn đối với VB có tính chất pháp lý
ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian.
Căn cứ thực tiễn, thực tế: Để ban hành một QĐ phải dựa trên cơ sở thực
tiễn, thực tế. Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ
yêu cầu thực tế và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho
văn bản có tính khả thi. Căn cứ này gồm:
Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực
cán bộ, …) hoặc được phản ánh trong các văn bản như: biên bản, kế hoạch, tờ

trình, đơn đề nghị,…
Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham
mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
+ Nội dung của quyết định
Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau đó có dấu hai chấm.
Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự logic: nội
dung quy định có tầm quan trọng, khái quát thì trình bày trước. Nội dung các
quy định trong QĐ được trình bày thành các điều. Nếu nội dung của QĐ trực
tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm trong các
điều. Còn đối với QĐ gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm theo (Quy
định, Quy chế, …) được chia thành các chương, điều, khoản, điểm.
QĐ thường có từ 3-5 điều, nhiều nhất không quá 5 điều. Trong đó:
Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ (là nội dung
đó được phản ánh trong trích yếu nội dung QĐ nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể
hơn).
Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên
quan đến nội dung điều chỉnh chính của QĐ.
13


Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành. Có các trường hợp:
Quy định về hiệu lực văn bản: QĐ có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay
muộn hơn (một con số cụ thể ghi trong VB). Trường hợp cần thiết có thể quy
định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước) nhưng phải
đảm bảo hai nguyên tắc: thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với
hành vi mà vào thời điểm này xảy ra hạnh vi đó luật pháp không quy định trách
nhiệm pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.
Quy định về xử lý VB: Bãi bỏ VB trước có nội dung mâu thuẫn với quyết
định (nếu có).

Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định của VB (các đối tượng chịu
trách nhiệm thực hiện chính, các đối tượng có trách nhiệm phối hợp thực hiện).
- Kỹ năng soạn thảo công văn:
Công văn trong công tác tổ chức chủ yếu đề cập đến các vấn đề tổ chức,
về việc nâng cấp, thành lập, chia, tách, sáp nhập giải thể cơ quan, tổ chức, đơn
vị.
Nội dung công văn trong công tác tổ chức gồm 3 phần: phần mở đầu,
phần nội dung chính và phần kết thúc.
+ Phần mở đầu:
Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành văn bản. Tuy nhiên,
khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từng mục
đích ban hành lại được trình bày khác nhau.
Công văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thực
trạng hoặc tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm cơ sở
trao đổi).
Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (cần nhắc lại sự việc
hoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ hoặc cơ sở trả lời).
Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đôn đốc, nhắc
nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu tiên và
nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh những nhược điểm cần khắc phục).
14


Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chức
hội nghị (lý do mời).
+ Phần nội dung chính
Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bày
mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn
có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt.

Khi soạn thảo phần này cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại
công văn; căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể
để trình bày:
Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khả thi,
xác đáng, lập luận chặt chẽ và logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và cầu thị,
không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.
Công văn trả lời thì nội dung phả rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận cứ
để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã
nhặn.
Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới,
các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá nhân, tổ
chức.
Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu
cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về tài liệu,
phương tiện, kinh phí,… (nếu có).
Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để đối
tượng dễ thực hiện.
Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều ý thì phân thành
các tiểu mục để trình bày. Những nội dung đơn giản thì mỗi ý trình bày bằng
một đoạn văn.
+ Phần kết thúc:
Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu,
đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp
đỡ, cảm ơn đối với đối tượng nhận văn bản),…
15


- Kỹ năng soạn thảo tờ trình:
Trong các mặt hoạt động của công tác tổ chức như công tác thành lập,
chia tách, sáp nhập, giải thể tổ chức, người làm công tác tổ chức thường xuyên

phải làm tờ trình lên cấp có thẩm quyền cho việc thẩm định, ra quyết định cho
việc thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể tổ chức. Chính vì vậy, người làm
công tác tổ chức rất cần quan tâm tới kỹ năng soạn thảo tờ trình.
Để soạn thảo tờ trình một cách hiệu quả, ngườ soạn thảo cần quan tâm tới
một số vấn đề sau: Ngoài các yếu tố thể thức, quy trình thủ tục theo quy định thì
người soạn thảo lưu ý đến một số vấn đề thuộc nội dung của tờ trình: bố cục nội
dung gồm 3 phần:
+ Phần mở đầu
Trình bày ngắn gọn và mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối với
vấn đề trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật
nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.
+ Phần nội dung chính
Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch, dự
thảo văn bản…). Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trực tiếp
trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cách tóm
tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trình bày tại
các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …).
Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được trình
bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có độ tin cậy
cao.
Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt để
có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt.
Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc) để
đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.
Đề xuất các kiến nghị với cấp trên.
+ Phần kết
Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt “Đề nghi cấp có thẩm
16

quyền xem xét, phê duyệt”;
Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”
1.3.2. Trong công tác cán bộ:
- Kỹ năng soạn thảo quyết định cá biệt trong công tác cán bộ:
Các quyết định cá biệt trong công tác cán bộ thường gặp là những quyết
định quy định về vấn đề tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, cách chức, buộc thôi
việc, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật,… đối với công chức, viên chức, người
lao động.
Đối với việc soạn thảo các quyết định cá biệt trong công tác cán bộ cũng
cần phải quan tâm đến những vấn đề tương tự như đối với các quyết định cá biệt
trong công tác tổ chức (xem Điểm a của Khoản 1 ở trên).
- Kỹ năng soạn thảo thông báo:
Trong công tác cán bộ, công chức viên chức làm công tác này thường phải
soạn các loại thông báo liên quan đến vấn đề tuyển dụng, bổ nhiệm, sử dụng, thi
đua, khen thưởng, kỷ luật,… đối với công chức, viên chức.
Để soạn thảo thông báo hiệu quả, ngoài việc quan tâm tới thể thức, thời
gian,… thì việc quan tâm tới cấu trúc nội dung của thông báo rất quan trọng.
Một thông báo bình thường sẽ gồm ba phần sau đây:
+ Phần đặt vấn đề: Không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp những
vấn đề cần thông báo.
+ Nội dung của thông báo: Đối với thông báo về kết quả các hội nghị,
cuộc họp, phải nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội
dung hội nghị, các nghị quyết định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp
đó. Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm
vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển
khai thực hiện…
Văn phong của một bản thông báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ
hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình
cảm như ở một số công văn hành chính khác.
+ Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh,

17


lưu ý người đọc, hoặc nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn nếu xét thấy cần
thiết.
Đối với việc soạn thảo một số loại thông báo thường sử dụng:
+ Thông báo truyền đạt lại một văn bản mới ban hành, một chủ trương,
chính sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ tăng lương…
Nội dung cần thể hiện: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt nội
dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt; yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
+ Thông báo một sự việc, một tin tức, ví dụ: thông báo về kết quả cuộc
họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo).
Nội dung cần thể hiện: Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ
trì cuộc họp; tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; nêu các nghị quyết
của hội nghị (nếu có).
+ Thông báo về nhiệm vụ được giao
Nôi dung cần thể hiện: Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nhiệm vụ được giao; nêu
các nghị quyết của hội nghị (nếu có).
+ Thông báo về nhiệm vụ được giao
Nội dung cần thể hiện: Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nhiệm vụ được giao; nêu
những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; nêu các biện pháp cần áp dụng để triển
khai thực hiện.
- Kỹ năng soạn thảo biên bản:
Trong công tác cán bộ, liên quan đến quy trình bổ nhiệm, sử dụng, nâng
lương, khen thưởng, kỷ luật, … công chức, viên chức làm công tác cán bộ
thường xuyên phải soạn thảo các loại biên bản liên quan đến các vấn đề nêu
trên.
Biên bản có nhiều loại, mỗi loại lại có công dụng khác nhau và việc xây
dựng bố cục cho từng loại biên bản cũng khác nhau. Những loại biên bản đã
được mẫu hóa thì phải tuân theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào cũng

phải trình bày theo trình tự nhất định sau đây:
+ Phần mở đầu: Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham
dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến hoặc có liên quan đến sự việc đã xảy ra).
18


+ Phần nội dung chính: Ghi diễn biến sự kiện.
+ Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ
tọa nếu là biên bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh
tra.
TIỂU KẾT
Thông qua những khái niệm được nêu trên giúp chúng ta phần nào hiểu
hơn được từng loại văn bản cùng cách thức soạn thảo và ban hành chúng. Nhằm
giúp chúng ta dễ dàng phân loại được các loại văn bản như văn bản cá biệt hoặc
văn bản hành chính thông thường hoặc văn bản chuyên môn. Mặt khác còn phân
loại theo cách thức soạn thảo như soạn thảo quyết định cá biệt, soạn thảo công
văn, soạn thảo tờ trình, soạn thảo thông báo, soạn thảo biên bản… Vận dụng sâu
sắc những kiến thức nêu trên, ta có thể khái quát thành công thực trạng công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại Vụ Tổ chức cán bộ.

19