Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng cục thủy sản

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo do chính bản thân em tìm hiểu và
hoàn thành. Những thông tin và nội dung trong bài báo cáo đều dựa trên nghiên
cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai em xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 21 tháng 6 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô khoa Quản trị Văn phòng
của trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đi thực tập để em có thêm những
trải nghiệm và kiến thức để hoàn thành đợt thực tập.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã
nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn thầy đã động viên,
cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình, giải đáp những thắc mắc trong
quá trình thực tập , để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạoTổng cục
Thủy sản, lãnh đạo Văn phòng Tổng cục và các anh, chị trong cơ quan đã tạo
điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại cơ quan, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em
để em có thể hoàn thành đợt thực tập và báo cáo thực tập, đồng thời giúp em
hiểu thêm về công việc văn phòng trong suốt thời gian thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như quá trình làm báo cáo. Khó tránh khỏi
những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết
cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để
em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./.


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài...............................................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................2
6.Đóng góp của đề tài.........................................................................................................................2
7.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................2

Chương 1..............................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC
THỦY SẢN...........................................................................................................4
1.1.Một số khái niệm..........................................................................................................................4
1.2.Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản..........................................................................................4
1.3.Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thủy sản ..........................................................6
1.3.1. Vị trí, Chức năng........................................................................................................................6
1.3.2. Nhiêm vụ, quyền hạn................................................................................................................6
1.4.Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục..............................................................................................10
1.4.1.Vị trí và chức năng....................................................................................................................10
1.4.2.Nhiệm vụ và quyến hạn...........................................................................................................10
1.4.3.Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................15

Chương 2............................................................................................................16

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN..........................................................................16
2.1. Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến.............................................16
2.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến............................................................................17
2.1.2. Xử lý văn bản đến....................................................................................................................18
2.1.3. Thời hạn trả lời văn bản đến..................................................................................................20
2.2. Quản lý văn bản đi.....................................................................................................................21
2.2.1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản................................................................21
2.2.2. Soạn thảo văn bản..................................................................................................................22
2.2.3. Lấy ý kiến tham gia..................................................................................................................23
2.2.4. Trình ký văn bản......................................................................................................................24
2.2.5. Văn bản Tổng cục trình ký Bộ..................................................................................................26
2.2.6. Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền của thủ trưởng các đơn vị.......................................................27
2.2.7. Xử lý văn bản có sai sót...........................................................................................................27
2.3. Phát hành và xử lý văn bản........................................................................................................27
2.3.1. Phát hành văn bản..................................................................................................................27
2.3.2. Quản lý văn bản phát hành.....................................................................................................29
2.3.3. Phát hành văn bản trên mạng................................................................................................29
2.4. Công tác lưu trữ.........................................................................................................................30
2.4.1. Lập hồ sơ.................................................................................................................................30
2.4.2. Lưu trữ hồ sơ..........................................................................................................................30
2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu................................31
2.5.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản..........................................................31
2.5.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ............................................................32

Chương 3............................................................................................................33
MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN.....................................................33

3.1.Nhận xét, đánh giá......................................................................................................................33
3.1.1.Ưu điểm....................................................................................................................................33


3.1.2.Nhược điểm.............................................................................................................................34
3.1.3. Nguyên nhân...........................................................................................................................34
3.2.Đề xuất một số giải pháp............................................................................................................35

KẾT LUẬN........................................................................................................37
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................38
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản
là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Văn bản là phương
tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, đồng thời
là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nước nói chung. Văn bản được
hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.Trong hoạt động
quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại
và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều
chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý . Vì vậy, công tác soạn thảo văn
bản là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Làm tốt
công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, năng suất, chất lượng và chính xác hơn.
Do đó, văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý. Để
văn bản đảm bảo chất lượng và đạt mục đích, yêu cầu đề ra, khâu soạn thảo văn
bản mang tính quyết định.

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản là quan trọng có ích trong tác nghiệp chuyên môn cũng như
yêu thích công việc này lâu.
Với những lý do trên em đã chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Tổng cục Thủy sản” làm đề tài cho bài báo cáo thực tập.
2. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản:
- Lê Văn In, (2010) Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt
động quản lý và kinh doanh, Nxb. Chính trị quốc gia.
- Tập bài giảng Soạn thảo văn bản (2015),Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, Khoa quản trị Văn phòng.
- TS. Triệu Văn Cường – TS. Nguyễn Cảnh Đường (Đồng chủ biên) TS.
1


Lê Văn In – Ths. Nguyễn Mạnh Cường, Văn bản quản lý nhà nước - những vấn
đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại Tổng cục Thủy sản.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và khái
quát chung về Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản
Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Thủy
sản.
Từ đó, Có một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo và ban hành văn bản.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Trong bài Báo cáo thực tập em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu

là:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp điều tra, phân tích…
6. Đóng góp của đề tài
Bài báo cáo thực tập đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Thủy sản. Giải pháp
đưa ra có thể áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực
hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản . Kết quả đạt được của bài báo cáo
có thể trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các cơ quan về công tác soạn
thảo và ban hành văn tại cơ quan.
7. Cấu trúc của đề tài
- Mở đầu, kết luận.
- Tài liệu tham khảo và phụ lục.
Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và khái
quát chung về Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản
2


Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Tổng cục Thủy sản.
Chương 3: Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo và ban hành văn bản.

3


Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC
THỦY SẢN
1.1. Một số khái niệm
- Văn bản là phương tiện hay vật mang nội dung thông tin, được ghi
bằng kí hiệu ngôn ngữ, cho phép con người (chủ thể, đối tượng) giao tiếp được
thậm chí ở những khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thế hệ. [1; tr5]
- Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành
trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. [1; tr49]
- Văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, đồng thời là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà
nước nói chung. [1; tr4]
- Văn bản là mật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị
pháp lý. [3;tr23]
- Văn bản là vật mang tin trên đóthông tin được ghi và truyền đạt bằng
ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định theo hình thức và thể thức quy định, hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. [3; tr24]
- Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan phải tiến hành trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực
pháp lý của từng loại văn bản có thể xây dựng một trình tự chuẩn. [3;tr66]
1.2. Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản
Tổng Cục thủy sản thành lập theo Quyết định số 05/2010/QĐ-TTg ngày
25/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
cơ cấu tổ chức của Tổng cục thủy sản trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn; bao gồm 09 đơn vị trực thuộc. Ngày 22/10/2014 Thủ tướng Chính
phủ ban hành Quyết định 57/2014/QĐ-TTg thay thế Quyết định 05/QĐ-TTg
ngày 25/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền
4

hạn cơ cấu tổ chức của Tổng cục thủy sản trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn bao gồm 11 đơn vị trực thuộc.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thủy sản bao gồm 01 Thứ trưởng và 03 Phó
Tổng cục trưởng.
- Đứng đầu Tổng cục Thủy sản là Thứ trưởng – Tổng cục trưởng, là người
phụ trách chung, là người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của
Tổng cuc thủy sản, đôn đốc kiểm tra công tác của Tổng cục, chỉ đạo điều hành
hoạt động của các thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc
Tổng cục Thủy sản, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của Tổng cục. Mặt
khác, Thứ trưởng của Tổng cục thủy sản phải chịu trách nhiệm cá nhân về
những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành
viên của Tổng cục chịu trách nhiệm về hoạt động của Tổng cục thủy sản và cấp
trên
- Phó Tổng cục trưởng gồm 03 Phó Tổng cục giúp việc choThứ trưởng.
Các Phó Tổng cục trưởng phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉ đạo
điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của Tổng cục Thủy
sản
+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm thông tin thủy sản.
+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm Đăng kiểm tầu cá.
+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm, Khảo nghiệm, kiểm
nghiệm, kiểm định nuôi trồng thủy sản.
+ Khối Nội chính: phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn
vị, phòng ban còn lại trong cơ quan.

5

* Tổng cục Thủy sản có các phòng ban cụ thể:
1. Văn phòng tổng cục

7. Vụ pháp chế, thanh tra

2. Vụ kế hoạch, tài chính

8. Vụ bảo tồn và Phát triển nguồn lợi

3. Vụ khoa học công nghệ và Hợp thủy sản
tác quốc tế

9. Trung tâm Thông tin thủy sản

4. Vụ nuôi trồng thủy sản

10. Trung tâm Đăng kiểm tàu cá

5. Vụ khai thác thủy sản

11. Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm

6. Cục Kiểm ngư

nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy

sản
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thủy sản
( Xem phụ lục số 01 ).
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thủy sản

1.3.1. Vị trí, Chức năng
1. Tổng cục Thủy sản là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn quản lý nhà nước và tôt chức thực thi pháp luật về thủy sản
trong phạm vi cả nước; tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ công về thủy
sản theo quy định của pháp luật.
2. Tổng cục Thủy sản có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tài
khoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp.
3. Trụ sở của Tổng cục Thủy sản đặt tại thành phố Hà Nội.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:
a, Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo
nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của
Chính phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ; cơ chế chính sách và
các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục.
b, Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng
năm, các chương trình, dự án, đề án và công trình quan trọng quốc gia thuộc
6


phạm vi quản lý của Tổng cục.
c, Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy phạm kỹ thuật
và định mức kinh tế - kỹ thuật chuyên ngành thuộc phạm vu quản lý của Tổng
cục.
2. Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc phạm vi
quản lý của Tổng cục.
3. Thẩm định và công bố tiêu chuẩn cơ sở chuyên ngành.
4. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luậ về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục.
5. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp

luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi
quản lý của Tổng cục.
6. Về bảo tồn và phát triển nguồn lợi thủy sản.
a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn:
Công bố danh mục các loài thủy sản đã được ghi trong sách đỏ Việt Nam
và các loài thủy sản khác bị cấm khai thác; danh mục các loài thủy sản bị cấm
khai thác có thời hạn và thới gian cấm khai thác; các quy định về phương pháp
khai thác, loại nghề khai thác, phương tiện khai thác, mùa vụ và khu vực khai
thác để bảo vệ và phát triển nguồn lợi thủy sản;
Tiêu chuẩn phân loại và công bố các khu bảo tồn vùng nước nội địa, khu
bảo tồn biển; quy hoạch, xây dựng và phân cấp quản lý các khu bảo tồn vùng
nước nội địa, khu bảo tổn biển; quy chế quản lý khu bảo tồn vùng nước nội địa,
khu bảo tồn biển có tầm quan trọng quốc gia và quốc tế phạm vi quản lý của
Tổng cục.
b, Hướng dẫn, kiểm tra việc điều tra, đánh giá và bảo vệ mội trường sống
của các loài thủy sản, bảo tồn, tái tạo và phát triển nguồn lợi thủy sản; biện pháp
bảo vệ môi trường các hệ sinh thái thủy sản, bảo tồn quỹ gen, đa dạng sinh học
thủy sản.
7. Về khai thác thủy sản:
a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về phân vùng,
7


phân tuyến khai thác thủy sản; phân công, phân cấp quản lý khai thác thủy sản;
quy chế quản lý khai thác thủy sản, trình tự, thủ tục câos, thu hồi giấy phép khai
thác thủy sản; điều kiện an toàn cho người và tàu cá.
b, Hướng dẫn tổ chức sản xuất, chuyển đổi cơ cấu nghề nghiệp trong hoạt
động khai thác thủy sản.
c, Tổ chức điều tra, đánh giá nguồn lợi thủy sản ở từng vùng biển, ngư
trường, các thủy vực, song, hồ lớn; dự báo và công bố ngư trường, vùng khai

thác thủy sản, xác định trữ lượng, sản lượng khai thác cho phép hàng năm ở
từng vùng biển, ngư trường; xây dựng hệ thống thông tin quản lý khai thác,
khuyến khích phát triển khai thác thủy sản xa bờ.
d, Hướng dẫn việc phê duyệt hồ sơ thiết kế đóng mới, cải hoán tàu cá theo
quy định của pháp luật.
đ, Hướng dẫn công tác đăng kiểm tàu cá; tổ chức thực hiện việc đăng
kiểm đối với tàu cá thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục.
e, Phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân các tỉnh ven
biển quản lý tàu cá hoạt động khai thác hải sản; hướng dẫn thông tin liên lạc,
phòng tránh thiên tai, tìm kiếm, cứu hộ, cứu nạn tàu cá.
8. Về nuôi trồng thủy sản:
a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy hoạch
vùng nuôi trồng thủy sản tập trung; danh mục giống, thức ăn, chế phẩm sinh
học, vi sinh vệt, sản phẩm xử lý, cải tạo môi trường dung trong nuôi trồng thủy
sản được phép lưu hành tại Việt Nam.
b, Hướng dẫn, kiểm tra chất lượng giống, thức ăn, chế phẩm sinh học, vi
sinh vật, sản phẩm xưur lý, cải tạo môi trường dung trong nuôi trồng thủy sản;
cấp phép xuất, nhập khẩu giống, thức ăn, sản phẩm xử lý, cảu tạo môi trường
dung trong nuôi trồng thủy sản.
c, Thực hiện nhiệm vụ phòng, chống dịch bệnh thủy sản theo phân công
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
d, Hướng dẫn việc phòng, tránh thiên tai trong nuôi trồng thuy sản.
đ, Hướng dẫn tổ chức sản xuất trong nuôi trồng thủy sản.
8


e, Hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động quan trắc, cảnh báo môi trường
trong lĩnh vực thủy sản; hoạt động khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định trong
nuôi trồng thủy sản.
g, Phối hợp với các cơ quan chức năng hướng dẫn việc giao, cho thuê, thu

hồi đất, mặt nước để nuôi trồng thủy sản theo quy định của pháp luật.
9. Về kiểm ngư:
Thực hiện quản lý nhà nước về Kiểm ngư theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
10. Quản lý dự án quy hoạch, điều tra cơ bản thuộc nhiệm vụ của Tổng
cục theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn.
11. Tổ chức công tác thống kê và quản lý các cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi
quản lý của Tổng cục.
12. Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin chuyên ngành thủy sản, phối
hợp với cơ quan chuyên môn thực hiện các chương trình truyền thông, tuyên
truyền về lĩnh vực thủy sản theo quy định của pháp luật.
13. Tổ chức nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và khuyến ngư
theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn.
14. Thực hiện hợp tác quốc tế theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
15. Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình cải cách hành chính
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
16. Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình cải cách hành chính
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
17. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng
viên chức và người lao động; thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế
độ đãi ngộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của Tổng cục
theo phân cấp cảu Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
9


18. Hướng dẫn, kiểm tra đối với hoạt động của các hội và tổ chức phi

chính phủ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn.
19. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành theo quy định
của pháp luật; giải quyết khiếu lại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và
xủa lý các hành vi vi phạm pháp luật; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo
thẩm quyền.
20. Quản lý tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy
định của pháp luật.
21. Quản lý đầu tư xây dựng theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn và quy định của pháp luật.
22. Quản lý Quỹ Tái tạo nguồn lợi thủy dản Việt Nam và các nguồn tài
chính của quốc tế hỗ trợ cho ngành thủy sản theo quy định.
23. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn giao.
1.4.

Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục

1.4.1. Vị trí và chức năng
Văn phòng Tổng cục Thủy sản là tổ chức thuộc Tổng cục Thủy sản, có
chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Tổng cục trưởng thực hiện quản lý nhà
nước về tổ chức, cán bộ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Tổng cục; tham
mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác phục vị các hoạt động của
Tổng cục; giúp Tổng cục trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị
thuộc Tổng cục thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục. Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tuyên truyền, cải cách hành
chính; quản lý cơ sở vật chất- kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Tổng cục và
công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Tổng cục có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản

theo quy định của pháp luật.
1.4.2. Nhiệm vụ và quyến hạn
10


1. Tham mưu, trình Tổng cục trưởng chiến lược, chương trình, đề án, dự
án, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, cơ chế chính sách, các văn bản
quy phạm về lĩnh vực được phân công quản lý; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện theo quy định.
2. Thực hiện nhiệm vụ công tác đảng của Đảng ủy Tổng cục:
a, Tham mưu cho Đảng ủy Tổng cục chương trình, kế hoạch công tác, văn
abnr chỉ đạo các đảng bộ, chi bộ trực thuộc nhằm đảm bảo, nâng cao chất lượng
hoạt động và sự lãnh đạo của cấp ủy đảng các cấp tại Tổng cục;
b, Đầu mối triển khai công tác đảng vụ Đảng ủy Tổng cục.
3. Công tác hành chính
a, Chủ trì xây dựng, trình Tổng cục trưởng các quy chế, quy định về chế
độ làm việc và phối hợp công tác của Tổng cục; hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra
việc thực hiện;
b, Hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan,
đơn vị thuộc Tổng cục; thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ,
thông tin của Cơ quan Tổng cục theo quy định;
c, Quản lý con dấy của Tổng cục gồm dấu chính quyền, dấu công đoàn,
dấu đoàn thanh niên, Đảng ủy Tổng cục, dấu của Văn phòng Tổng cục và con
dấu khác theo quy định.
4. Công tác quản trị
a, Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều
kiện làm việc cho Lãnh đạo Tổng cục, các Vụ và Văn phòng Tổng cục.
b, Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Tổng
cục.
c, Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, công tác phòng

chống cháy, nổ; phòng, chống lụt bão; vệ sinh môi trươngd trong cơ quan Tổng
cục; thường trực công tác an ninh, quốc phòng, quân sự, tự vệ của Tổng cục.
5. Công tác tổng hợp
a, Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo Tổng cục;
theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ lãnh đạo Tổng cục giao cho các
11


cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo
điều hành của Tổng cục;
b, Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc tiếp
khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Tổng cục; thông báo ý kiến kết
luận, giao nhiệm vụ của Lãnh đạo Tổng cục đối với các cơ quan, đơn vị thuộc
Tổng cục;
c, Đầu mối tổng hợp chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của
Tổng cục hướng dẫ kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện cải cách
hành chính của các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; tổ chức thực hiện các nội
dung về cải cách hành chính được Lãnh đạo Tổng cục giao;
d, Đề xuất và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm
văn phòng điện tử phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Tổng cục;
đ, Đầu mối tổng hợp kế hoạch tuyên truyền của Tổng cục; hướng dânz
kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tuyên truyền của các
cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức thực hiện các
hoạt động tuyên truyền về thủy sản được Lãnh đạo Tổng cục giao.
6. Công tác tài chính, kế toán
Quản lý, tổ chức thực hiện, giám sát chi tiêu, quyết toán các nguồn kinh
phí được cấp có thẩm quyền giao để phục vụ hoạt động của các Vụ, Văn phòng
Tổng cục và các nguồn kinh phí khác được Lãnh đạo Tổng cục giao quy định
hiện hành.
7. Công tác tổ chức bộ máy, biên chế

a, Chủ trì thẩm định, trình Tổng cục trưởng quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục Thủy sản;
quy định về nhiệm vụ tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức sự nghiệp nhà
nước thuộc Tổng cục quản lý;
b, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước
cho các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục;
c, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng quyết định: giao biên chế hành chính
hàng năm cho các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục trong biên chế hành chính
12


được Bộ giao; phê duyệt kế hoạch biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp đã có
định mức biên chế; giao biên chế, quỹ tiền lương hàng năm đối với các đơn vị
sự nghiệp chưa có định mức biên chế thuộc Tổng cục;
d, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các quy định của Bộ trưởng theo phân cấp, của Tổng cục trưởng về chức năng,
nhiệm vụ, tỏ chức bộ máy và biên chế các đơn vị trực thuộc Tổng cục.
đ, Hướng dẫn, thẩm định các đề án mô tả vị trí việc làm của các đơn vị
thuộc Tổng cục Thủy sản.
8. Công tác cán bộ
a, Tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục về công tác quy hoạch cán bộ lãnh
đạo, quản lý của Tổng cục Thủy sản;
b, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức
danh lãnh đạo cuẩ các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục theo phạm vi được phân
cấp;
c, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng quy định thẩm quyền và trách nhiệm
người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục theo quy định và theo phân
cấp của Bộ;
d, Tham mưu, triển khai tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, nghỉ hưu đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Tổng cục

quản lý theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ;
đ, Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra công tác quản lý cán bộ, nhận xét đánh
giá công chức, viên chức, người lao động hàng năm theo phân cấp quản lý của
Tổng cục và quy định của pháp luật. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người
lao động thuộc Tổng cục quản lý; hướng dẫn các đơn vị thuộc tổng cục thực
hiện quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ công chức, viên chức thưo quy định của
pháp luật;
e, Tham mưu cho Tổng cục trưởng tổ chức thực hiện Quyết định phân cấp
quản lý cán bộ theo quy định hiện hành và phân cấp của Bộ;
g, Hướng dẫn, kiểm tra và tổng hợp báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Tổng cục theo quy định;
13


h, Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác tổ chức, cán bộ thuộc Tổng cục
theo quy định.
9. Công tác chính sách lao động tiền lương
a, Trình Tổng cục trưởng nâng lương và giải quyết chế độ, chính sách đối
với công chức, viên chức thuộc diện Tổng cục quản lý; hướng dẫn và kiểm tra
các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục thực hiện chế độ chính sách đối với công
chức, viên chức và người lao động thuộc Tổng cục theo phân cấp quản lý và
theo quy định của pháp luật;
b, Giải quyết hoặc phối hợp giải quyết chế độ thôi việc, bảo hiểm xã hội
và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, người lao động của
Tổng cục.
10. Công tác đào tạo, bôi dưỡng
a, Trình Tổng cục trưởng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; đề
án phát triển nguồn nhân lực của Tổng cục và của ngành Thủy sản;
b, Tham mưu cho Tổng cục cử công chức, viên chức của Tổng cục tham
dự các lớp bồi dưỡng chương trình quản lý nhà nước; các lớp bồi dưỡng lý luận

chính trị; các lớp bồi dưỡng theo ngạch chuyên môn, nghiệp vụ; các lớp bồi
dưỡng lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng nhận thức về đảng và bôi dưỡng đảng viên
mới;
c, Tham mưu cho Tổng cục đánh giá việc đào tạo, bồi dưỡng theo quy
định đối với công chức, viên chức của Tổng cục;
d, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng ban hành Quyết định cử cán bộ đi
nước ngoài để đào tạo, tập huấn, khảo sát về chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm
vi được phân cấp.
11. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
a, Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối
với công chức, viên chức, người lao động thuộc Tổng cục và các cơ quan, đơn vị
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;
b, Trình Tổng cục trưởng ban hành các quy định để tăng cường kỷ luật, kỷ
cương hành chính, kỷ luật đối với cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức,
14


người lao động thuộc Tổng cục.
12. Các công tác khác
a, Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Tổng cục
tại thành phố Hồ Chí Minh;
b, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cho
Tổng cục hướng dẫn, kiểm tra đối với hoạt động của các hội, hiệp hội trong lĩnh
vự thủy sản theo quy định cảu pháp luật và phân cấp của Bộ;
c, Thường trực các Hội đồng lương; thi đua, khen thưởng; kỷ luật; tuyển
dụng công chức; thường trực Ban vì sự tiến bộ phụ nữ của Tổng cục Thủy sản;
d, Quản lý công chứ, tài sản, tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Văn
phòng Tổng cục theo quy định;
đ, Xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính; thực
hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

trong đơn vị;
e, Xây dựng trình Tổng cục Đề án vị trí việc làm, cơ cấu và số lượng công
chức của đơn vị; quản lý công chức, hồ sơ, tài sản và các nguồn lực khác được
giao theo quy định.
1.4.3. Cơ cấu tổ chức
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục
(Xem phụ lục số 02)
• Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục:
- Lãnh đạo Văn phòng có Chánh văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng
do Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
- Chánh Văn phòng điều hành hoạt động của Văn phòng Tổng cục; chịu
trách nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật về hoạt động của Văn
phòng.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số
mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng, trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
15


- Phòng Hành chính – Quản trị;
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Kế toán
- Cơ quan đại diện Văn phòng Tổng cục tại thành phố Hồ Chí Minh;
• Công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng Tổng cục chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm
vụ được giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Chánh Văn phòng Tổng cục quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng cục theo

quy định hiện hành và phân cấp của Tổng cục; chỉ đạo xây dựng, ban hành và tổ
chức thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Tổng cục.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1, em đã trình bày tóm tắt khái quát về Tổng cục Thủy
sản và Văn phòng Tổng cục. Từ đó chúng ta có thể lắm được nội dung và vai
trò, sự hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN
2.1. Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến
16


•

Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, có các hình thức văn bản

hành chính và số lượng ban hành văn bản từ năm 2012-2017
STT

Tên loại
văn bản
ban hành

Năm

Năm

Số lượng
Năm
Năm

2012

2013

2014

2015

Năm

Năm

2016

2017
(từ
tháng
01
đến
tháng

1

Tờ trình

1201

1400

1330

2200

2600

04)
1300

2

Thông báo

1503

1202

1600

1530

2750

1100

3

Kế hoạch

1300

1307

2422

1478

2570

1302

4

Công văn

1010

2020

1602

1380

2407

1130

5

Quyết định

1259

2605

1592

1500

2304

409

2.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến
- Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:
+ Văn thư Tổng cục có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn
bản đến của Tổng cục; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Tổng cục;
+ Cán bộ, công chức trực tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, cá nhân gửi
Tổng cục hoặc gửi đơn vị hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng
có liên quan đến công việc Tổng cục, đơn vị phải chuyển cho Văn thư Tổng cục
để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
- Văn thư đơn vị trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu
nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn
bản do Bộ chuyển tới)
17

- Văn thư không bóc những bì thư có đóng dấu “ Tuyệt mật” (A), bì thư
gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”.
- Văn thư phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư
khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh.
- Đăng ký văn bản đến:
+ Chánh Văn phòng Tổng cục quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến
của Tổng cục;
+ Thủ trưởng đơn vị quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến đơn vị.
- Đối với các thông tin nhận qua fax, email hoặc truyển qua mạng, vật
mang tin được đăng ký vào sổ riêng và trình thủ trưởng đơn vị xử lý.
- Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có liên
quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng cục hoặc của đơn vị, người tiếp
nhận phải ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và
chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị xử lý.
2.1.2. Xử lý văn bản đến
* Văn bản đến được phân loại theo quy định như sau:
- Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:
+ Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời;
+ Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời;
- Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: Loại C.
• Trách nhiệm của Văn phòng Tổng cục:
- Trách nhiệm của Văn thư Tổng cục:
+ Trình Chánh Văn phòng văn bản đến, chuyển giao văn bản đã được
Chánh Văn phòng xử lý đến các đồng chí lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị được
giao xử lý; chuyển những văn bản đã được lãnh đạo Tổng cục xử lý đến các đơn
vị, cá nhân xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục. Các băn bản có dấu “hỏa
tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay Chánh Văn phòng hay Lãnh đạo
Tổng cục sau khi đăng ký (trong trường hợp các đồng chí có trách nhiệm không
có mặt ở cơ quan phải điện thoại trực tiếp xin ý kiến);
+ Cập nhật ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng/ Lãnh đạo Tổng cục vào

18


chương trình quản lý văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản theo quy định;
+ Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô văn bản theo yêu cầu
của Chánh Văn phòng hoặc Tổng cục trưởng;
+ Theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B do lãnh đạo Bộ chuyển
cho Tổng cục Xử lý.
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Tổng cục:
+ Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản” đối
với văn bản chuyển thẳng đến các đơn vị, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Tổng cục
văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết;
+ Mở các bì thư có đóng dấu “Tuyệt mật” gửi Tổng cục và xử lý theo quy
định.
• Trách nhiệm của lãnh đạo Tổng cục: ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử
lý văn bản”; yêu cầu thời hạn trình Tổng cục văn bản trả lời trong trường hợp
cần thiết.
• Trách nhiệm của các đơn vị:
- Trách nhiệm của Văn thư đơn vị hoặc cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản:
+ Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến;
+ Cập nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào chương trình quản lý
văn bản chung của Tổng cục hoặc sổ quản lý văn bản đến;
+ Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyển
trả nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền (bằng văn bản của Tổng
cục);
+ Trả Văn thư Tổng cục những văn bản mật sau khi xử lý xong;
+ Cập nhật kết quả xử lý văn bản bằng chương trình quản lý văn bản
chung của Tổng cục, của Bộ;
+ Hàng tuần thống kê kết quả xử lý văn bản đến của đơn vị để báo cáo thủ

trưởng đơn vị.
- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị:
+ Xem xét, xử lý văn bản ngay trong ngày theo đúng yêu cầu về nội dung,
19


thời gian phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Đối với những văn bản
gửi Tổng cục, đơn vị cũng được nhận theo mục “Nơi nhận”, phải báo cáo ngay
hướng dẫn xử lý cho đồng chí Lãnh đạo Tổng cục phụ trách lĩnh vực hoặc
Chánh Văn phòng Tổng cục để thống nhất chỉ đạo. Những văn bản gửi trực tiếp
cho đơn vị, đơn vị tử giải quyết và chịu trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ,
thẩm quyền được giao;
+ Chuyển Văn thư đơn vị làm thủ tục trả lại nơi gửi những văn bản không
thuộc thẩm quyền;
+ Chủ động phối hợp các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì;
+ Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo
yêu cầu;
+ Quy định việc tiếp nhận và xử lý văn bản do đơn vị nhận trực tiếp.
• Các đơn vị, cán bộ, công chức không có trách nhiệm giải quyết những
văn bản nếu không được đăng ký tại văn thư ( không có dấu công văn đến).
2.1.3. Thời hạn trả lời văn bản đến
* Đối với các văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục ký:
- Về nguyên tắc, mọi văn bản đến phải được xem xét, nghiên cứu và trả
lời ngay. Các cán bộ, công chức khi nhận được văn bản phải đọc, có kế hoạch
nghiên cứu trả lời, tham mưu và báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị phụ trách. Những
vấn đề nhạy cảm, các cán bộ, công chức phải xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, kể cả
việc xin ý kiến và báo cáo ngay đến Tổng cục trưởng. Trong trường hợp vấn đề
cần nhiều thời gian để đọc tài liệu, cần tham khảo và trao đổi với nhiều người,
thời hạn tối đa theo quy định;

- Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Lãnh đạo
Tổng cục văn trả lời trước ít nhất 01 ngày làm việc so với thời hạn ghi trong văn
bản đến;
- Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Lãnh đạo
Tổng cục văn bản trả lời:
+ Không quá 04 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường kể từ
20