Công tác văn thư – lưu trữ tài liệu tại UBND xã tràng xá – võ nhai – thái nguyên

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, tôi đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với
lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin chân thành cám ơn cô TS. Bùi Thị Ánh Vân –
Khoa Văn háo thông tin và xã hội đã tận tình hướng dẫn chúng tôi qua từng buổi
học trên lớp. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cô thì tôi
nghĩ bài tiểu luận này của tôi rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa, tôi xin
chân thành cảm ơn cô. Bài tiểu luận được thực hiện trong khoảng thời gian gần 2
tuần. Bước đầu đi vào thực tế của tôi còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy,
không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, tôi rất mong nhận được những
ý kiến đóng góp quý báu của cô để kiến thức của tôi trong lĩnh vực này ngày càng
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành cô của đã tạo điều kiện cho tôi để có thể
hoàn thành tốt bài tiểu luận này
Tôi xin chân trọng cảm ơn!
Tràng Xá, ngày 12 tháng 08 năm 2016

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học đề tài ”Công tác
Văn thư – Lưu trữ tài liệu tại UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên” là
công trình nghiên cứu của riêng Tôi và được sự hướng dẫn của TS. Bùi Thị Ánh
Vân. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài là trung thực và chưa công bố
dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu có gì sai trái tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm.

Tràng Xá, ngày 12 tháng 8 năm 2016

2

MỤC LỤC

3


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4

Từ viết tắt
UBND
HĐND
CNTT

Tên cụm từ viế tắt
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghệ thông tin


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với
vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”
nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học để
vận dụng vào thực tế. Là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư - Lưu trữ thì việc
nghiên cứu về công tác Văn Thư - Lưu trữ là rất cần thiết , nó giúp ích cho tôi
trong học tập và trong công việc sau này.
Với những lí do trên tôi đã chọn đề tài:" Công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu
tại UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên".
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này tôi đã đi thực tế tại UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai –
Thái Nguyên để tìm hiểu và lấy thông tin thông qua các văn bản của xã và các
đông chí lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn giúp cho tôi có được số liệu chính xác
và thuận lợi nhất có thể.
3. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu, thu thập những thông tin về công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu để
đưa ra được những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn Thư – Lưu trữ
5


đối với UBND xã Tràng Xá được sát thực nhất.
Kiểm chứng lại kiến thức tại trường cũng như củng cố kiến thức đã học.

4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư - Lưu trữ tài liệu tại UBND xã
Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên.
Phạm vi nghiên cứu : UBND xã Tràng Xá.
Thời gian : 2013-2015.
Không gian nghiên cứu: UBND xã Tràng Xá.
5. Phương Pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
6. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia
làm 03 chương:
Chương 1. Một số vấn đề về công tác Văn Thư - Lưu trữ tài liệu tại UBND
xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên.
Chương 2. Thực trạng công tác Văn thư -Lưu trữ tài liệu tại UBND xã
Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư -Lưu
trữ tài liệu tại UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên.

Chương 1

6


MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TÀI LIỆU
VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ TRÀNG XÁ, HUYỆN VÕ NHAI,

TỈNH THÁI NGUYÊN.
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu
1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ
Trong những năm gần đây, công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm một vị trí quan
trọng trong hoạt động cải cách hành chính quốc gia để đáp ứng sự phát triển nhanh
chóng của đất nước. Chính vì vậy, hệ thống văn bản quy phạm phát luật Văn thưLưu trữ rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi hoạt động
quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế
hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải
quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý, đòi hỏi người cán bộ phải nâng
cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lưu
lai, giữ lại để đáp ứng như cầu khai thác thông tin quá khứ phục vụ đời sống xã
hội.
Vậy khái niệm công tác Văn thư: (Công tác văn thư là tất cả các công việc có

liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi)
hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan) .
Khái niện công tác Lưu trữ: “ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc
tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ
phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân. Công tác
Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu được phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Lưu trữ là một mắt xích không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước”.
1.1.2. Mục đích công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư – Lưu trữ mục đích nhằn lưu trữ là hướng tới việc phục vụ
các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ.
7

Hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội và của mỗi con người.
Công tác lưu trữ tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ và
cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh dạo và cán bộ trong quá trình
thực hiện công việc.
1.1.3. Vị trí công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan,
đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong
hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức
chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội
tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ
đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác
văn phòng.
1.1.4. Ý nghĩa công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội
như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học...của loài người.Tài liệu lưu trữ
có tác dụng nghiên cứu lịch sử của cơ quan, phản ánh kinh nghiệm, thành tựu, là
nguồn tư liệu xây dựng phòng truyền thống. Làm hồ sơ, tổng kết, xây dựng chương
trình kế hoặc, thực hiện các nhiệm vụ, có tác dụng bảo mật, phòng gian
1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác Văn thư và công tác Lưu trữ
Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn
thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho
kho tài liệu.
Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong
lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân
loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác.
Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình

trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi
8


phục và lập lại hồ sơ. “ Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho
cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”.
Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong
công tác văn thư.
1.2.Khái quát chung về UBND xã Tràng Xá
1.2.1. Lịch sửu hình thành UBND xã Tràng Xá
Xã Tràng Xá trước đây thuộc tổng Tràng Xá châu Võ Nhai. Thời Lý, Trần
(thế kỷ X- XIV) gọi là châu Vạn Nhai. Thời thuộc Minh(1407-1427), đổi thành
châuVũ Lễ. Đầu đời Lê đổi thành huyện Võ Nhai thuộc phủ Phú Bình. Đến đời
vua Đồng Khánh (1886-1888) Tràng Xá là 1 trong 8 tổng của huỵên Võ Nhai (1).
Tổng Tràng Xá gồm 3 xã Quan Lũng, Tràng Xá, Khắc Kiệm. Thời kì này huyện lỵ
của huyện Võ Nhai chuyển từ xã Lâu Thượng vào đặt tại xã Tràng Xá. Năm 1894,
thực dân Pháp cắt các tổng Bắc Sơn, Nhất Thể, Quỳnh Sơn, Tân Lưu, Vĩnh Yên ra
khỏi huỵện Võ Nhai để thành lập châu Bắc Sơn, huyện Võ Nhai đổi thành châu Võ
Nhai. Tràng Xá là một trong 6 tổng thuộc châu Võ Nhai(2).
Sau cách mạng táng Tám thành công, thực hiện chủ trương của Chính phủ
bỏ đơn vị hành chính cấp tổng, theo đó đơn vị dưới huyện (châu) là xã, dưới xã là
thôn (xóm, bản), tổng Tràng Xá đổi thành xã Tràng Xá (đại xã) gồm các thôn Lâu
Hạ, Tràng Xá, La Chế, Quan Lũng. Ngày 25/3/1948, Chủ tịch nước Việt Nam dân
chủ cộng hoà kí Sắc lệnh số 148/SL, bỏ các đơn vị hành chính cấp phủ, châu, quận.
Theo đó, châu Võ Nhai đổi thành huyện Võ Nhai. Cuối năm 1953, thực hiện chủ
trương chia nhỏ các đơn vị hành chính cấp xã. Thôn Lâu Hạ tách khỏi xã Tràng Xá
để thành lập xã Liên Minh, thôn Na Chế sáp nhập về xã Dân Tiến. Xã Tràng Xá
còn lại hai thôn Tràng Xá và Quan Lũng và là 1 trong 17 xã của huỵên Võ Nhai.
Ngày 6/1/1985, thực hiện Quyết định của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ),
4 xã Tân Long, Hoà Bình, Quang Sơn và Vân Lăng của Võ Nhai cắt về Đồng Hỷ.

Xã Nghinh Tường tách làm hai xã Nghinh Tường và Sảng Mộc. Ngày 25/10/1990,
thị trấn Đình Cả được thành lập, xã Tràng Xá là 1 trong 15 đơn vị hành chính trực
thuộc huyện Võ Nhai(1).
Tràng Xá là một xã vùng cao thuộc huyện Võ Nhai, vị trí nằm ở vùng đông
9


nam Huyện; phía bắc giáp thị trấn Đình Cả, phía tây bắc giáp xã Lâu Thượng, phía
đông bắc giáp xã Phú Thượng, phía đông giáp xã Phương Giao, phía đông nam
giáp xã Dân Tiến, phía tây nam giáp xã Liên Minh. Toàn xã có diện tích tự nhiên
hơn 47,75 ki lô mét vuông; trong đó, có 1.848,44 ha đất sản xuất nông nghiệp,
1.823,36 ha đất lâm nghiệp, 74,99 ha đất nuôi trông thuỷ sản; 347,80 ha đất phi
nông nghiệp (gồm 116,18 ha đất ở và 681,06 ha đất chưa sử dụng). So với tổng
diện tích đất tự nhiên, đất sản xuất nông nghiệp chiếm 38,71%, đất lâm nghiệp
chiếm 38,45%, đất nuôi trông thuỷ sản chiếm 1,57%, đất phi nông nghiệp chiếm
7,28%.
1.2.2. Chức năng của Uỷ ban nhân dân (UBND) xã Tràng Xá
UBND xã Tràng Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp xã, thực hiện
chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
UBND xã Tràng Xá do Hội đồng nhân dân (HĐND) xã bầu ra, là cơ quan
chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách
nhiệm và báo cáo các mặt công tác trước HĐND xã và UBND huyện Võ Nhai,
chịu sự lãnh đạo toàn diện của Đảng uỷ xã, sự chỉ đạo của UBND huyện Võ Nhai.
UBND xã Tràng Xá chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm bảo thực
hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc
phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của Pháp luật trên địa bàn
xã.
UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ

Trung ương tới địa phương.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND xã.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc,
bảo đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định.
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tràng Xá.
Uỷ ban nhân dân xã Tràng Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
10


phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, nông
nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môi trường, thể
dục thể thao, truyền thanh.
- Trong lĩnh vực kinh tế:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân xã thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện Võ Nhai phê duyệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách xã và phương án phân bổ dự toán ngân sách xã; dự toán điều chỉnh ngân sách
xã trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách xã trình Hội đồng nhân
dân xã quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, Phòng Tài chính – Kế hoạch
huyện Võ Nhai;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách xã, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp
trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về ngân sách
nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các

công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý
các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp:
+ Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoc học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
11


bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại xã;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc dử dụng nguồn nước trên địa bàn xã theo
quy định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở xã và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở xã theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao

thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở xã; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ
túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở xã; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở xã theo quy định của pháp luật.
12


+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở xã
theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
xã.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn

luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở xã.
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở xã.
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở xã.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân
dân ở xã theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
13


+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Tràng Xá
Về cơ cấu tổ chức: Theo quy định tại điểm 3, Điều 122 Luật Tổ chức HĐND
và UBND năm 2003 thì số lượng thành viên của UBND cấp xã có từ ba đến năm
thành viên.
Nhịêm kỳ 2004 – 2011 và nhiệm kỳ 2011-2016, UBND xã Tràng Xá bao
gồm 05 thành viên: Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, 02 Uỷ viên UBND xã là Trưởng an
và Chỉ huy trưởng Ban CHQS xã.
Về phân công nhiệm vụ của các thành viên:

- Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các
nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định. Chủ tịch
UBND xã lãnh đạo công tác của tập thể UBND xã, trưởng ban các ban, công chức
chuyên môn thuộc UBND xã, trưởng thôn các thôn bản. Trực tiếp chỉ đạo, điều
hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các
lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, phụ trách các lĩnh vực sau :
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn; công
tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường;
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,
quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân;
+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, quy chế lề lối làm
việc, chương trình công tác của UBND xã; những vấn đề chung về công tác thi đua
khen thưởng;
+ Công tác đối nội, đối ngoại của xã;
+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà Chủ
tịch UBND xã thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;
- 01 Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách các lĩnh vực: Nông nghiệp-PTNT,
Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, thương mại, dịch vụ, phụ trách công tác giải
14


phóng mặt bằng, xây dựng nông thôn mới.
- 01 Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách lĩnh vực: Văn hoã xã hội bao gồm:
Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy
nghề, chính sách xã hội, Xoá đói giảm nghèo, Văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch,
Phát thanh truyền thanh, tôn giáo, dân tộc và các vấn đề xã hội khác.
- 01 Uỷ viên UBND xã là Trưởng Công an xã chịu trách nhiệm:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa

bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
- 01 Uỷ viên UBND xã là Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự xã chịu
trách nhiệm:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa bàn
theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân quân
tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan của cơ
quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã gồm 7 chức danh chuyên môn với
số lượng 13 công chức đảm nhiệm như sau:
1. Trưởng công an: 01 công chức.
2. Chỉ huy trưởng Quân sự: 01 công chức.
3. Công chức Văn phòng – Thống kê: 03 công chức
4. Công chức Tư pháp – Hộ tịch: 02 công chức.
5. Công chức Địa chính – Xây dựng &Môi trường: 02 công chức.
6. Công chức Văn hóa – xã hội: 02 công chức.
7. Công chức kế toán – ngân sách: 02 công chức.
15


Các công chức chuyên môn thuộc UBND xã giúp UBND xã thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật
và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác. Các công
chức chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo và
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của quản lý ngành, lĩnh vực của huyện.

Chức danh Văn phòng HĐND-UBND xã có 03 công chức Văn phòng – Thống kê.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã như sau:
[Phụ lục ảnh 1;Tr. 26 ]
* Tiểu kết:
Trong trương 1 tôi đã trình bày một số lý luận về công tác Văn thư – Lưu
trữ, khai thác được khái niệm, vị trí, yêu cầu của bài tiểu luận.
Ngoài ra đã trình bày nét khái quát về UBND xã Tràng Xá.
Những vấn đề tìm hiểu trong Chương 1 là cơ sở cho tôi triển khai Chương 2
và Chương 3 được kết quả tốt nhất.

16


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI
UBND XÃ TRÀNG XÁ.
2.1. Công tác văn thư
2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND xã Tràng Xá tổ chức công tác văn
thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở cán bộ văn phòng cơ quan (đối với cấp
xã không có cán bộ văn thư chuyên trách) sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi
nhận. Cách tổ chức này giúp văn phòng cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn
bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách
nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi
làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại cơ quan do 01 cán bộ văn phòng
UBND xã có trình độ Trung cấp Hành chính đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn phòng để đăng
ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn
phòng cơ quan.

2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của UBND xã Tràng Xá
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của UBND xã (Trực tiếp là Chủ
tịch UBND xã) với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá
trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND xã – là cơ quan
quản lý Nhà nước ở địa phương.
- Trong quá trình hoạt động UBND xã đang ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm chỉ đạo
về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ văn phòng phụ trách công tác văn thư cũng
như các cán bộ chuyên môn khác. Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư. UBND xã luôn quan tâm
cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp trên nhằm nâng
cao chất lượng Cán bộ tại UBND xã.
17


- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND đã được tổ
chức thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ
Văn phòng nhiều hơn.
2.1.3. Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã
Tràng Xá cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND xã Tràng Xá được thực hiện
theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP. Qua đó UBND xã Tràng Xá đã cụ thể hoá quy định vào trong
hoạt động của mình, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
UBND xã Tràng Xá được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Đặt tên loại văn bản

Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
`Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
Bước 6: Trình ký văn bản
Bước 7: Đóng dấu
Bước 8: Phát hành và lưu văn bản
Qua khảo sát thực tế tôi thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND xã Tràng Xá cơ bản đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ các thành phần của văn
bản quản lý nhà nước.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các bộ phận chuyên
môn trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể thức đề ký,
thiếu trích yếu nội dung.
Hàng năm số lượng văn bản được ban hành ở UBND xã Tràng Xá như sau:
18


Năm

Quyết

Chỉ

Công

Báo

2013
2014

định
165
171
75

thị
2
03
01

văn
47
54
33

cáo
65
77
55

2015 (8 tháng đầu)

Tờ trình

Kế

137
139
87

hoạch
25
28
25

2.1.4. Quản lý công văn “đi” và “đến”
- Quản lý văn bản đến :
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác
đến. Văn bản đến của UBND xã Tràng Xá thông thường được gửi đến bằng đường
bưu điện, ngoài ra còn gửi đến bằng hòm thư điện tử, chuyển qua tay bao gồm tất
cả các loại: Công văn, Quyết định, Kế hoạch, Thư từ, Báo, Tập san... văn bản
chuyển đến tập trung tại bộ phận văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng là ký nhận
tất cả các loại văn bản do nhân viên bưu điện gửi đến. Tại đây tất cả các văn bản
đến của UBND xã được cán bộ văn phòng kiểm tra, phân loại sơ bộ. Các văn bản
gửi trực tiếp cho lãnh đạo như: Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc các bộ phận chuyên
môn thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp. Đối với những văn bản gửi chung cho
UBND xã thì bóc bì để tiến hành đóng dấu đến, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đến; trình và chuyển giao văn bản đến.
Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ văn phòng chuyển cho Chủ
tịch UBND xã xem xét, ghi ý kiến phân phối sau đó chuyển lại cho văn phòng
đăng ký vào sổ chuyển giao và cuối cùng là chuyển văn bản đến các bộ phận giải
quyết.
Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái của văn
bản đó, văn phòng làm thủ tục sao gửi văn bản và chuyển cho các đơn vị, cá nhân
liên quan.

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đên
19

Trình và chuyển giao văn bản đến
Tổ chức giải quyết văn bản đến (Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến)
Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 3 năm trở lại đây:
Năm
2013
2014
2015

Số lượng công văn đến
1779
1229
1278

2.1.5. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt
động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm
và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các văn bản đi do cơ quan làm ra
mới có tác dụng thiết thực với cơ quan đó.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của UBND
xã Tràng Xá đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn phòng.
Các văn bản đi của UBND xã Tràng Xá thông thường được giao cho các bộ
phận chuyên môn tự soạn thảo trên máy vi tính. Văn bản sau khi được dự thảo
xong trình lãnh đạo ký và làm thủ tục ban hành.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Tràng Xá
[Phụ lục ảnh 3;Tr. ]
Ở UBND xã Tràng Xá, Công văn được gửi đi vào tất cả các ngày trong tuần
trừ thứ Bảy và Chủ nhật.

Mỗi văn bản ban hành của UBND xã Tràng Xá đều được lưu 02 bản lưu tại
nơi soạn thảo văn bản, bản lưu tại văn phòng là bản gốc.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ tục gửi văn bản đi

20


Lưu văn bản đi
2.1.6. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Đối với các công văn đến thì bộ phận văn phòng không lập hồ sơ. Các văn
bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ được chuyển tới các đơn vị hay cá nhân
giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ.
Đối công văn đi thì cán bộ văn phòng sắp xếp thành từng loại văn bản như:
Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn...rồi được đăng ký vào sổ và lưu tại bộ
phận văn phòng.
Tuy nhiên việc lập hồ sơ và lưu hồ sơ của UBND xã chưa thực hiện đúng
quy định, có bộ phận còn không lập hồ sơ, các tài liệu sau khi giải quyết xong vẫn
trong tình trạng tài liệu rời lẻ, thậm chí có văn bản ban hành nhưng không được lưu
trữ theo quy định dẫn đến thất thoát văn bản của cơ quan.
2.2. Công tác Lưu trữ
2.2.1.Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND xã Tràng Xá
UBND xã Tràng Xá là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, mỗi một
lĩnh vực đều liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu. Trong quá trình hoạt
động, UBND xã đã có khá nhiều tài liệu hình thành, đây là khối tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ huyện.
UBND xã Tràng Xá không thành lập phòng, tổ bộ phận lưu trữ riêng mà
công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ được giao cho cán bộ văn phòng UBND xã. Tuy

nhiên chỉ là công việc kiêm nhiệm không phải là cán bộ chuyên trách do vậy đã
ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu
của cơ quan. Ví dụ khi có đợt kiểm tra, tranh tra của cấp trên về một lĩnh vực nào
đó thì việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu của đoàn kiểm tra là không đầy đủ mặc
dù tài liệu đó mới được hình thành.
2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ
cơ quan
UBND xã Tràng Xá là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, trong
quá trình hoạt động đã hình thành các loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài
liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật. Trong các loại hình tài liệu trên thì tài

21


liệu hành chính (tài liệu giấy) chiếm số lượng nhiều nhất vì nó phản ánh chức năng
nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước. Ví dụ: Quyết định, Tờ trình, Kế
hoạch...còn các loại tài liệu khác chiếm số lượng rất ít
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Tài liệu của UBND xã Tràng Xá phân loại, lập hồ sơ theo phương án (Thời
gian – Mặt hoạt động)
[Phụ lục ảnh 2;Tr. 27 ]
2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định
Theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV, ngày 08/11/2011 của Bộ
Nội vụ “Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn” thì tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của xã được lưu tại lưu trữ cấp xã.
Tuy nhiên tại UBND xã Tràng Xá chưa có kho lưu trữ tài liệu do vậy không
tiến hành được việc giao nộp tài liệu theo quy định
2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ tại UBND xã Tràng Xá chưa có phòng đọc, chưa xây dựng các công cụ
tra cứu khoa học do vậy chưa phát huy được hiệu quả của tài liệu lưu trữ của cơ
quan.
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu
Hiện nay UBND xã Tràng Xá chưa có kho Lưu trữ tài liệu riêng, do vậy tài
liệu của cơ quan được đựng trong các cặp ba dây và được bảo quản trong tủ tại
phòng làm việc của các bộ phận chuyên môn.
Do chưa có kho lưu trữ tài liệu nên các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu
chưa được áp dụng từ đó dẫn đến tài liệu dễ bị mối mọt và hư hỏng.
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Trong quá trình giải quyết các công việc tại UBND xã, những văn bản soạn
thảo được lưu trên máy vi tính của các bộ phận chuyên môn. Riêng bộ phận Kế
toán, Tư pháp có sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm đăng ký hộ tịch.

22


2.3 Đánh giá chung
2.3.1. Ưu điểm
Việc đăng ký văn bản đi của UBND xã Tràng Xá được cán bộ văn thư đăng
ký bằng sổ đăng ký văn bản đi.
Qua khảo sát tôi thấy UBND xã Tràng Xá đã căn cứ vào số lượng ban hành
văn bản trong một năm mà lập thành các loại sổ. Các loại sổ trên được lập theo
năm, mỗi năm dùng 1 quyển riêng, số thứ tự được đánh từ ngày đầu tiên đến ngày
cuối cùng của năm. Việc đăng ký văn bản đi được tiến hành thường xuyên theo
từng ngày.
Công việc đăng ký văn bản đi ở UBND xã Tràng Xá được đăng ký vào sổ
chính xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được giải quyết nhanh
chóng.
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung vào một đầu mối thống

nhất đó là bộ phận văn phòng, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như tiếp
nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản đều được thực
hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước.
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến.
Hiện nay, UBND xã Tràng Xá đã lập thành 2 loại sổ đó là:
- Sổ đăng ký văn bản đến đối với các văn bản thường
- Sổ đăng ký văn bản đến đối với các văn bản mật.
Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của UBND xã Tràng Xá
được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Các văn bản đến đều
được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau.
UBND xã Tràng Xá đã có sự quan tâm chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu
trữ như nhưng còn ở mức độ hạn chế: đã cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng trình độ
chuyên môn cho các cán bộ thông qua các hội nghị tổng kết hoặc tập huấn về công
tác Văn thư – Lưu trữ do cấp trên tổ chức.
2.3.2. Tồn tại
Tuy nhiên việc đăng ký văn bản đi của UBND xã Tràng Xá còn tồn tại một
số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốn công sức khi
23


cần thiết. Việc lưu văn bản đi chưa khoa học, có văn bản được ban hành nhưng
không có bản lưu tại văn thư. Việc đăng ký văn bản đi vào sổ theo quy định là cán
bộ văn thư nhưng tại UBND xã Tràng Xá ngoài cán bộ văn phòng được giao nhiệm
vụ thì các bộ phận chuyên môn khi soạn thảo xong khác tự đăng ký vào sổ công
văn đi. Bên cạnh đó cán bộ văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây
khó khăn cho việc quản lý văn bản.
Tuy nhiên công tác đăng ký văn bản đến của UBND xã Tràng Xá còn một số
hạn chế đó là: chưa lập được sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở
cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản chưa sát
sao.

Trong công tác văn thư toàn bộ văn bản – tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan chưa lập hồ sơ theo quy định. Toàn bộ tài liệu trong tình
trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu.
Cấp xã không có cán bộ chuyên trách văn thư mà do cán bộ văn phòng kiêm
nhiệm, công việc nhiều do vậy chưa tham mưu thực hiện tốt công tác văn thư cho
cơ quan.
Theo quy định của nhà nước UBND xã không có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ mà công việc này do cán bộ văn phòng đảm nhiệm. Vì vậy mà
công tác Lưu trữ tại UBND xã Tràng Xá còn rất nhiều hạn chế.
Chưa xây dựng được quy chế về công tác văn thư – lưu trữ, chưa xây được
kho lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các bộ phận chuyên môn. Toàn
bộ tài liệu chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị,
chỉnh lý tài liệu. Vì vậy tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn
cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu.
* Tiểu kết:
Trên đây là toàn bộ hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu tại
UBND xã Tràng Xá. Tôi nhận thấy UBND xã Tràng Xá đã làm khá tốt chức năng,
nhiệm vụ của mình. Nhìn chung tại đây đã đã thực hiện theo đúng quy định của
công tác Văn thưu – Lưu trữ giúp cơ quan giải quyết công việc được nhanh chóng
và thuận lợi trong công tác tra cứu tài liệu.
24


25