thực trang công tác văn thư lưu trữ tại cấp xã

1




Thc trng cụng tỏc vn th lu tr ti UBND xó. xut kin ngh,
gii phỏp.

Công tác văn phòng nói chung và công tác văn th nói riêng luụn giữ vai trò
then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ
chức nhà nớc, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và ti UBND nói riêng.
Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình
CNH - HĐH của đt nớc nếu công tác Văn th đợc làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực,
m bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh
chóng, chính xác , mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất
mát tài liệu quý, quan trọng i với cơ quan. Đảm bảo quá trình cung cấp thông
tin cho lãnh đạo. Chớnh vỡ vy trong nhng nm gn õy UBND xó ó quan tõm
nhiu hn n hot ng ca cụng tỏc vn th ti c quan. Trờn õy l thc
trng cụng tỏc vn th lu tr ti UBND xó
1.1 Thc trng v nhõn s lm cụng tỏc vn th lu tr.
Theo nh Ngh nh 92/2009/N CP ngy 22/10/2009 quy nh v
chc danh, s lng, mt s ch , chớnh sỏch i vi cỏn b, cụng chc xó,
phng, th trn v nhng ngi hot ng khụng chuyờn trỏch cp xó thỡ cỏn
b lm cụng tỏc vn th lu tr ti UBND xó l cỏn b khụng chuyờn trỏch.
Tuy nhiờn do khi lng cụng vic nhiu, nờn UBND xó phõn cụng thờm cỏn b
cụng chc Vn Phũng Thng kờ ph trỏch mng Vn Th Lu tr.
1.2 V son tho v ban hnh vn bn
Thc hin theo Ngh nh s 110/2004/N- CP ngy 8 thỏng 4 v cụng tỏc
vn th; Ngh nh s 09/2010/N- CP ngy 8 thỏng 02 nm 2010 ca Chớnh
Ph v vic sa i b sung mt s iu ca Ngh nh s 110/2004/N- CP)
Cn c vo ni dung ca vn bn cn son tho, Ch tch UBND xó hoc

Phú ch tch ph trỏch khi giao cho cỏ nhõn son tho. Nu cú b sung hoc
sa cha bn tho vn bn ó duyt phi trỡnh ngi ký xem xột, quyt nh
2

Sau khi được duyệt và thống nhất cá nhân được giao làm văn bản sẽ đánh
máy. Sau khi văn bản được hoàn thiện Chủ tịch hoặc phó chủ tịch kiểm tra và
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người UBND xã, cơ quan cấp trên
và trước pháp luật. Cán bộ văn phòng thống kê kiểm tra và chịu trách nhiệm về
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu
UBND xã và trước pháp luật”. Sau khi ký văn bản được nhân bản đúng số lượng
quy định và gửi đi theo chỉ đạo của người ký văn bản.
Chủ tịch UBND xã có thẩm quyền ký tất cả văn bản của UBND xã. Ngoài
ra Chủ tịch giao cho Phó chủ tịch phụ trách mảng kinh tế ký các văn bản liên
quan đến vấn đề kinh tế, Phó chủ tịch phụ trách mảng văn hóa ký văn bản liên
quan đến vấn đề văn hóa ( giao cho cấp phó ký thay). Cấp phó ký thay chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND xã, trước tập thể UBND xã và trước pháp luật.”.
1.3 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
* Đăng ký văn bản : Hàng ngày công văn đến và công văn đi tại cơ quan
đều được đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến và đăng ký công văn đi (mẫu sổ
theo công văn 425 của cục văn thư và lưu trữ nhà nước). Bên cạnh đó trên địa
bàn tỉnh Bắc Giang có sử dụng mạng để gửi và nhận văn bản…vì vậy ngoài sổ
công văn đến và đi truyền thống. tại UBND xã còn mở thêm 1 sổ gửi và 1 sổ
nhận văn bản điện tử.
a. Công tác quản lý văn bản đi
- Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cho
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số, ngày tháng văn bản.
Với văn bản mật được đánh số theo hệ thống số riêng. Sau đó được nhân bản và
chuyển theo đúng số lượng và thời gian quy định.
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi…
c. Đăng ký văn bản đi
3

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
vb
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản
Đơn vị
người

nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)


* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào
bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bì
văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản
trong bì.
- Chuyển phát văn bản đi
+Tuỳ theo số lượng văn bản đến của đơn vị mình các cơ quan, tổ chức quyết
định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản
+Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người
nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển
phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ
+ Chuyển phát văn bản mật phải lập phiếu gửi
d. Lưu văn bản đi
+ Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
văn bản được lưu làm 02 bản. 01 tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.Bản
lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
4

+ Việc lưu các văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.3 Công tác quản lý văn bản đến
Văn bản đến được vào sổ đăng ký văn bản đến và văn bản được nhận qua
hòm thư điện tử và chương trình quản lý văn bản thì được đăng ký vào sổ quản
lý văn bản điện tử. Văn bản được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. Sau
đó văn bản được trình cho Chủ tịch xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
1.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
a. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ của cơ quan bao gồm 02 giao đoạn cơ bản: Kết thúc và
biên mục hồ sơ. Trước khi tiến hành lập hồ sơ thì đơn vị và cá nhân có hồ sơ cần
thực hiện lần cuối việc thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu vào hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu trong hồ sơ, dà soát thời hạn bản quản tài liệu trong hồ sơ.
* Kết thúc hồ sơ:
Phân chia đơn vị bảo quản: Chia tài liệu thành các đơn vị bảo quản dựa
vào mối liên hệ về nội dung, thời gian và giá trị của các văn bản.
* Sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ có các cách sắp xếp sau: có các
cách sắp xếp sau: sắp xếp theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo quá trình
giải quyết công việc , theo tầm quan trọng của tác giả, và theo vần chữ cái A, B, C
* Biên mục hồ sơ
* Đánh số tờ:
- Mỗi một tờ được đánh bằng một số arập vào bên phải phía trên của tờ văn bản
- Không đánh vào giấy trắng. Trường hợp giấy cỡ to ( >A
4
) coi đó là một số
- Giấy dán nhiều ảnh coi đó là một số. Nếu đánh sót đánh số theo A,B
* Ghi mục lục văn bản
* Viết chứng từ kết thúc
* Viết bìa hồ sơ

Một số mẫu bìa hồ sơ tiêu biêu:
+ Tên loại - Vấn đề - Thời gian - Tác giả.
+ Tên loại - Tác giả- Vấn đề - Thời gian.
+ Hồ sơ - Vấn đề - Địa điểm - Thời gian
5

+ Hồ sơ nguyên tắc - Vấn đề.
1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm
kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức
- Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép băng văn bản của
người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền
- Không được đóng dấu khống chỉ
* Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng
hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,
tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
-
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã quý sơn
6

2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND xã
2.2.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm nhiều
khâu nghiệp vụ và kỹ thuât soạn thảo văn bản. Thông qua văn bản mà cơ quan
ban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và chân thực về
sự hiểu biết nói chung của cán bộ chuyên môn.
UBND xã Quý Sơn soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày căn bản.
Cán bộ soạn thảo căn bản sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽ
tiến hành soạn thảo văn bản và chuyển bản thảo tới bộ phận đánh máy
Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A
4
lề trên cách mép trên từ 20-25
mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25 mm; lề trái cách mép trái 30- 35 mm; lề
phải cách mép phải từ 15- 20 mm
Văn bản được soạn thảo thống nhất đánh theo bộ mã Unicode : TCVN
6900:2001. Kiểu chữ time new roman cỡ chữ 14, chữ chân phương, đảm bảo
tính trang trọng nghiêm túc của văn bản.

Trong văn bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bản bắt buộc
và các thành phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư số 55, Nghị định 110
và Nghi định số 09.
* Thẩm quyền soạn thảo văn bản:
- Chỉ lãnh đạo UBND được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, các
phòng ban không được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật
- Chủ tịch UBND xã soạn thảo các văn bản: Quyết định có liên quan tới
điều đoọng luân chuyển hoặc kỷ luật công chức, viên chức tại cơ quan. Các văn
bản chỉ đạo đối với hoạt động chung của xã. Văn bản trình ban chấp hành Đảng
bộ xã, trình HĐND xã, báo cáo tình hình hoạt động chung của UBND xã đối với
UBND huyện vv…
- Phó chủ tich soạn thảo các văn bản: Công văn, quyết định, thông báo …
về những vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết các công việc mà mình
được giao
7

Trưởng các ban và công chức trong UBND soạn thảo các văn bản phát sinh
trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của mình
* Thẩm quyền ký văn bản:
+ Trường hợp văn bản do chủ tịch UBND ký trực tiếp:
TM.UBND XÃ QUÝ SƠN
CHỦ TỊCH


Ân Ngọc Lương
+ Trường hợp phó chủ tịch ký thay chủ tịch
TM.UBND XÃ QUÝ SƠN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Trần Văn Bản

Nhận xét:
Ưu điểm: Tại đây văn bản được ký và soạn thảo đúng thẩm quyền, không
xảy ra hiện tượng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ, văn bản bị soạn sai…Các
yếu tố như tên đơn vị soạn thảo văn bản, quốc hiệu, ngày tháng văn bản, số ký
hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính của văn bản, thẩm
quyền ký, nơi nhận văn bản vv… được trình bày đúng thể thức , đúng cỡ chữ và
vị trí được quy định tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng
05 năm 2005
Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số các sai sót nhỏ
về thể thức cụ thể:
Dưới trích yếu của văn bản có tên loại không có đường kẻ dưới mà chỉ có
tên loại và trích yếu nội dung:
Vd: Thông báo số 03/TB- UBND ngày 22 tháng 4 năm 2010 về việc đình
chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư (xem phần phụ lục)
THÔNG BÁO
V/v đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư
8


sửa lại
THÔNG BÁO
V/v đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư

- Sai về cách đánh số ký hiệu của công văn: Theo thông tư số 55 ký hiệu của
công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành công văn và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.
VD: công văn số 01/CV-UB ngày 21 tháng 1 năm 2007 của UBND về
việc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2006

Sửa lại: Công văn số 01/UBND- TP ngày 21 tháng 01 năm 2007 của
UBND về việc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2007. ( Công văn do
ban tư pháp soạn thảo ra)
Công văn số 37/CV-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND về việc
phòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn
Sửa lại: Công văn số 37/UBND-KN ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND
về việc phòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn ( đơn vị soạn: Khuyến nông)
- Ngoài ra một số văn bản còn thiếu sót ở yếu tố nhỏ như: dòng kẻ dưới
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc còn quá ngắn, phần đưới nơi nhận có dòng kẻ
(
Nơi nhận):
, sửa lại: (
Nơi nhận:)
(xem thông báo số 03/TB - UBND phần
phụ lục)
2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã
Chủ tịch UBND xã ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết đinh của UBND về các
chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các phòng ban. Phê duyệt
các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách,các công trình xây dựng lớn của
xã các văn bản trình huyện uỷ, UBND huyện. Nếu chủ tịch đi công tác thì phó
chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay
Phó chủ tịch UBND xã phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ
nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định cá biệt, Quyết định của UBND xã để
chỉ đạo các vấn đề cụ thể, ký duyệt các luận chứng kinh tế làm căn cứ ghi kế
hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND xã thông qua, ký các văn
bản có liên quan tới chứng thực, giấy khai sinh…
9

Chánh văn phòng phụ trách văn phòng thống kê Văn phòng HĐND -
UBND ký các văn bản liên quan tới thống kê văn bản của phòng thống kê.

UBND xã có thẩm quyền ban hành tất cả các văn bản văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính, quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt…Các phòng ban
chuyên môn không được ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được
ban hành các văn bản: kế hoạch, thông báo, công văn…về những vấn đề có liên
quan tới hoạt động của phòng ban mình.
Nhận xét: UBND xã đã ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy
định của nhà nước. Các thành viên trong UBND có tinh thần trách nhiệm cao
trong việc chấp hành quy định về thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND nên
không xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn về thẩm quyền ban hành văn bản. Mặt
khác cơ cấu tổ chức của UBND xã Quý Sơn bao gồm nhiều phòng, ban và các
đơn vị khác trực thuộc nên việc quản lý văn bản và thực hiện đúng về thẩm
quyền ban hành văn bản là rất cần thiết, thận trọng văn bản ban hành ra có giá trị
pháp lý cao.
2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
(xem phụ lục II)
Tại UBND xã Quý Sơn sau khi vấn đề được đưa ra xin ý kiến chỉ đạo của
cấp trên và được cấp trên đồng ý, cán bộ chuyên môn tiến hành soạn thảo văn
bán sau đó chuyển tới bộ phận đánh máy. Sau khi được đánh máy xong văn bản
lại được chuyển về cho lãnh đạo xin ý kiến chỉnh sửa bổ sung. Nếu văn bản
không có sự thay đổi thì lãnh đạo ký rồi chuyển về văn thư làm thủ tục phát hành
Nhận xét chung : Nhìn chung tại UBND xã Quý Sơn công tác soạn thảo và
ban hành văn bản được thực hiện tương đối tốt đầy đủ và chính xác so với quy
định tại Nghị định số 110, Nghị định 09 và hướng dẫn tại thông tư số 55.
Tuy nhiên, trong qua trình hoạt động của mình do khối lượng văn bản
nhiêu, văn bản tại UBND xã Quý Sơn sau khi tiến hành soạn thảo xong không
tập chung tại văn thư cơ quan để đánh số ký hiệu cho văn bản mà số ký hiệu do
cán bộ chuyên môn trực tiếp đánh số sau đó tiến hành chuyển phát văn bản đi và
gửi 01 bản tại văn thư để tiến hành lưu. Vì vậy dễ xảy ra tình trạng mất bản lưu,
văn bản phát hành ra đánh số không liên tục bị nhảy số hoặc đánh số trùng (do
10

mất bản lưu hoặc cán bộ văn thư chưa đăng ký bản lưu vào sổ). Quá trình quản
lý văn bản đi chưa được chặt chẽ.
2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và đi của UBND xã từ 2007 đến 2009
a. Số lượng văn bản đến của UBND từ 2007 - 2009
Trong quá trình hoạt động của mình cơ quan đã nhận được một số văn bản
đến từ các nguồn như UBND tỉnh Bắc Giang, UBND huyện Lục Ngạn, chi cục
thuế Lục Ngạn, Phòng văn hoá thông tin, sở văn hóa, phòng nông nghiệp và phát
triển nông thôn, toà án nhân dân đó là một nguồn thông tin quan trọngẩnTong
năn 2007 có khoảng 456 văn bản, năm 2008 có 432 văn bản năm 2009 có 432
văn bản. Đây chủ yếu là các văn bản với các thể loại công văn, thông báo…
b. Số lượng văn bản ban hành từ 2007 đến 2009
Trong quá trình hoạt động và phát triển, UBND đã sản sinh ra nhiều tài liệu
với nhiều thể loại khác nhau. Theo thống kê số lượng văn bản ban hành trong
năm 2007 có khoảng 300 văn bản, năm 2008 có 270 văn bản, năm 2009 có
khoảng 470 văn bản. Trong đó chủ yếu là các quyết định, báo cáo, công văn, tờ
trình, kế hoạch…
Tên loại và số lượng văn bản Năm

QĐ CV TB TTrình BC KH
Tổng
văn
bản
2007 41 117 60 25 18 15 276
2008 52 133 20 11 21 13 250
2009 41 117 100 29 50 16 353

2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ
chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất về

trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư. Thông qua đó
văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạng
thất thoát thông tin.
2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi
11

Văn bản đi: Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và các văn bản chuyên nghành ( Kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ, và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Tại đây, văn bản sau khi đánh máy xong được trình quay trở lại lãnh đạo
xin ý kiến. Nếu không có gì thay đổi văn bản được chuyển qua văn thư để nhân
bản và ghi số ngày tháng của văn bản. Tất cả các văn bản tại UBND chỉ có chữ
ký duy nhất của người có thẩm quyền để xác định giá trị pháp lý của văn bản mà
không có các chữ ký nháy ở cuối văn bản xác nhận đồng ý về nội dung và thể
thức văn bản.
- Tiến hành đóng dấu văn bản
- Đăng ký văn bản đi: Văn bản được đăng ký theo hệ thống số riêng cho
từng loại văn bản. Mẫu sổ đăng ký không theo mẫu sổ tại công văn số 425 mà có
những thay đổi để phù hợp với tình hình đánh số và ban hành văn bản của cơ quan
Mẫu sổ bao gồm các yếu tố: số thứ tự, ngày tháng văn bản, tên loại văn
bản ( quyết định, công văn, báo cáo, kế hoạch) trích yếu nội dung văn bản, người
ký văn bản, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản, ghi chú.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động văn thư diễn ra hàng ngày tại đây
không phải bất cứ văn bản nào cũng được đăng ký văn bản đi trước khi văn bản
được phát hành giống như trong hướng dẫn tại công văn số 425 mà thường là sau
khi văn bản được đóng dấu, cán bộ chuyên môn tiến hành chuyển văn bản( nếu
là văn bản nội bộ cơ quan thì chuyển trực tiếp, nếu là ngoài cơ quan thì chuyển
qua nhân viên đưa thư. Bản lưu sẽ được chuyển về văn thư và việc đăng ký văn
bản đi sẽ được thực hiện cùng một lúc hoặc sau quá trình chuyển phát văn bản đi
Tại UBND chỉ có duy nhất một sổ đăng ký văn bản đi, tại đây không lập

sổ chuyển giao văn bản đi và sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện. Vì vậy dễ xảy
ra hiện tượng chuyển văn bản tới đơn vị nhiều lần hoặc bỏ sót không chuyển văn
bản tới đơn vị cần nhận. Không lập sổ chuyển giao văn bản sẽ không thực hiện
được việc theo dõi đầy đủ tiến trình giải quyết công việc khi lãnh đạo yêu cầu.
Không lập sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện trong một số trường hợp đặc biệt(
văn bản mật, văn bản hoả tốc, văn bản hoả tốc hẹn giờ, văn bản khẩn…) khi đơn
vị nhận đã tiến hành chuyển giao văn bản tới cơ quan. Do văn thư cơ quan đơn vị
nhận làm mất văn bản, khi công việc bị nghừng trệ không được giải quyết bị truy
12

cứu trách nhiệm văn thư bên cơ quan nhận văn bản báo lại với thủ trưởng của
minh là không nhận được văn bản. Văn thư bên UBND không có băng chứng
chứng tỏ văn bản đã được gửi đi. Khi đó văn thư UBND phải chịu hoàn toàn mọi
trách nhiệm.
Mặt khác tại đây văn bản chỉ được lưu duy nhất một bản tại văn thư cơ
quan, đơn vị soạn thảo không tiến hành lưu văn bản. Khi có việc cần giải quyết
liên quan tới bản lưu văn bản mà phòng, ban mình ban hành ra thì cán bộ chuyên
môn phải quay trở về văn thư tìm văn bản dẫn tới tình trạng hồ sơ tại các đơn vị
lập không đầy đủ, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu, ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết
công việc
Nhận xét: Việc quản lý văn bản đi tại UBND xã Quý Sơn đã được thực
hiện tương đối đầy đủ ở các khâu nghiệp vụ nhưng vẫn còn mang một số điểm
hạn chế. Quá trình thực hiện công tác văn thư chưa triệt để đúng trách nhiệm. Để
việc quản lý văn bản đi được hoàn thiện hơn thì cơ quan cần tiến hành nghiên
cứu đi sâu tìm hiểu hướng dẫn tại công văn số 425 để công tác quản lý văn bản
đi được thực hiện một cách chính xác và khoa học đem lại hiệu quả cao.
2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến
Để đảm bảo cho quá trình giải quyết văn bản đến một cách nhanh chóng ,
khoa học, đảm bảo không bị sót việc, văn bản không bị mất, thất lạc và được
chuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết công việc thì tất cả các văn

bản đến UBND xã đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến mà ở đây
thường được gọi là sổ đăng ký công văn đến (Ngoại trừ các văn bản đến là thư
riêng gửi đích danh, văn bản mật mà văn thư không được bóc bì và một số văn
bản khác theo quy định cảu UBND).
Văn bản sau khi được chuyển tới UBND văn thư sẽ tiến hành làm thủ tục
tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ và bóc bì. Ở đây, do không sử dụng dấu
đến nên ngày tháng đến của văn bản chính là ngày mà văn thư nhận được văn bản,
cột ngày đến ghi trong sổ đăng ký văn bản đến chính là ngày mà văn bản được
chuyển tới cơ quan. Sau đó văn bản được đăng ký váo sổ đăng ký văn bản đến
* Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn bản sau khi được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản đến, văn thư tiến hành trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết. Ý
kiến chỉ đạo được lãnh đạo ghi lên phần trống phía trên của văn bản( phía dưới
13

trích yếu nội dung đối với văn bản không tên loại, dưới số ký hiêu đối với văn
bản có tên loại) Sau đó văn thư tiến hành nhân bản và chuyển giao văn bản theo
ý kiến chuyển của lãnh đạo, tại đây văn thư không tiến hành đăng ký văn bản bổ
sung đối với các văn bản được gửi đi theo ý kiến chuyển của lãnh đạo. Văn bản
đến chỉ được đăng ký một lần khi văn thư tiến hành tiếp nhận văn bản.
Do đặc điểm của cơ quan là đơn vị có số lượng văn bản đến là không
nhiều nên cũng giống như việc chuyển giao văn bản đi thì tại đây cũng không lập
sổ chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
sẽ được chuyển trực tiếp cho các phòng ban và cá nhân có trách nhiệm giải quyết
công việc
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Do văn bản đến của cơ
quan là không nhiều công việc được giải quyết nhanh chóng không có hiện
tượng công việc bị ứ đọng. Mặt khác các văn bản không quy định rõ thời hạn
phải giải quyết xong công việc một cách cụ thể nên việc theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến cũng như việc lập sổ theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn
bản là không có. Cán bộ, cá nhân trong cơ quan trong quá trình giải quyết công

việc sẽ tự theo dõi tiến trình giải quyết văn bản của mình và báo lại với lãnh đạo
khi được lãnh đạo yêu cầu.
Nhận xét: Công tác quản lý văn bản đến ở đây đã được thực hiện tương
đối tốt, văn bản được chuyển tới tận tay người có trách nhiệm. Tuy nhiên do ở
đây chưa có sổ chuyển giao văn bản đến. Mặt khác do số lượng văn bản đến là
không nhiều nên cơ quan có thể tận dụng sổ đăng ký văn bản đến làm sổ chuyển
giao bằng cách đưa thêm cột người nhận và cột ký tên vào sổ đăng ký văn bản
đến của cơ quan.
2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
a. Thực trạng về công tác lập hồ sơ hiện hành
Bất cứ công việc gì sau khi được hoàn thành xong đều phải lập hồ sơ,
thông qua quá trình lập hồ sơ sẽ nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của
cán bộ công chức trong cơ quan, giúp cơ quan, đơn vị, quản lý văn bản chặt chẽ
giữ gìn bí mật của Đảng nhà nước và cơ quan. Giúp quản lý được công việc của
14

cán bộ công chức trong cơ quan. Mặt khác đây cũng là cơ sở là cầu nối để giúp
công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện tốt.
"Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp những văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo giõi giải quyết công việc thành những hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định".
Có 03 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sư.
Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ là không thể phủ nhận, tuy nhiên tại
đây vấn đề này chưa thật sự được quan tâm chú ý và được coi trọng . Tại UBND
không có bảng danh mục hồ sơ nên không quản lý được tổng số lượng hồ sơ có
trong cơ quan, số lượng hồ sơ nằm ở các đơn vị phòng ban, có bao nhiêu hồ sơ
có giá trị lịch sử, cũng như không thể quản lý được số hồ sơ của các đơn vị đã
lập được trong năm.
Quá trình lập hồ sơ vẫn diễn ra ở một số phòng ban, tuy nhiên đó chỉ đơn

thuần là việc tập hợp các văn bản vào một bì, ghi tên cho tập văn bản đó. Văn
bản trong tập không được xác định giá trị tài liệu, không được xắp xếp và biên
mục đầy đủ, tài liệu được xắp xếp không đúng với trình độ giải quyết công
việc…. tài liệu bị trùng thừa, không có giá trị cũng được đưa vào lập hồ sơ.
VD: Tiêu đề của hồ sơ ở đây chỉ là Hồ sơ - Vấn đề- Thời gian ( Thiếu yếu tố địa
điểm)
Hồ sơ tuyển quân năm 2007. Sửa lại: Hồ sơ tuyển quân của xã Quý Sơn
năm 2007
Tại đây chưa lập được hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư và lưu trữ
cũng như hồ sơ nguyên tắc về các lĩnh vực hoạt động khác của đơn vị, phòng
ban trong cơ quan.
b. Thực trạng về công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Theo quy định hiện hành các văn bản sau khi giải quyết xong phải lập
thành hồ sơ và giữ lại ở đơn vị có liên quan 1 năm để nghiên cứu sử dụng giải
quyết công việc khi cần thiết sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan ( Tuỳ
thuộc vào từng loại tài liệu và đưa ra thời hạn giao nộp cho phù hợp).
Tuy nhiên do đặc điểm của cơ quan là một đơn vị có số lượng văn bản ít
trong quá trình giải quyết công việc văn bản đó được chuyển phân tán tại các
phòng ban nên số lượng văn bản đến và văn bản đi của các phòng ban là không
15

nhiu trung bỡnh khong 150 vn bn /nm. C quan khụng cú kho lu tr vỡ
vy cụng tỏc giao np h s vo lu tr c quan khụng din ra. Ti liu ti
phũng ban no s c gi li ti phũng ban ú
Nhn xột: Cụng tỏc lp h s v giao np h s vo lu tr c quan l
bc cui cựng trong nghip v cụng tỏc vn th, xột v mt bng chung thỡ
khõu nghip v ny ti õy vn cha c lm y v chớnh xỏc. UBND cn
tin hnh a ra bng danh mc h s cho tng phũng ban. Vn th c quan s
tin hnh gi mt 01 bn danh mc h s tp hp thụng tin cung cp cho lónh
o khi cn. Mt khỏc cn tin hnh m t tp hun cp c s nhm cung cp

cho cỏc cỏn b cụng chc trong c quan cú cỏch nhỡn tng quỏt v cụng tỏc lp
h s, cú y kin thc m bo cho quỏ trỡnh lp h s c tt khụng b
mt ti liu, thiu sút vn bn trong quỏ trỡnh lp h s.
2.2.4 Thc trng v cụng tỏc qun lý v s dng con du
Con du cú vai trũ quan trng i vi vic ban hnh vn bn, úng du
vo vn bn nhm th hin v trớ phỏp lý ca c quan t chc v khng nh tớnh
phỏp lý, chõn thc v hiu lc thi hnh ca cỏc vn bn m c quan ban hnh ra.
Theo tinh thn Quyt nh s 181/2003/Q- TTg ngy 04 thỏng 9 nm
2003 ca Th tng Chớnh ph v vic ban hnh quy ch mt ca, ti c quan
hnh chớnh nh nc a phng, c ch mt ca, mt ca liờn thụng. Ngy 6
thỏng 03 nm 2008 UBND tnh Bc Giang ó ban hnh Quyt nh s 296/Q-
UBND v vic thc hin c ch mt ca, mt ca liờn thụng ti UBND xó,
phng, th trn Chủ tịch UBND xã đã chỉ đạo xây dựng đề án và Quyết định
thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "Một cửa" tại UBND xã
Quý Sơn từ ngày 08/4/2005.
Ti UBND xó Phũng mt ca cú cỏc cỏn s bao gm c nhõn viờn vn
phũng ó tin hnh cụng chng mt s lng ln vn bn: nm 2008 khong
3100 vn bn, nm 2009 cú khong 4000 vn bn. Con du c s dng nhiu
hn khụng ch úng du lờn cỏc vn bn chuyờn nghnh ca c quan m con du
cũn c úng lờn cỏc vn vn v cụng chng , chng thc.Du ca UBND
xó l du cú hỡnh quc uy.
Ti õy con du c ct gi ti mt t riờng bit t trong phũng mt
ca, ngi gi chỡa khoỏ t du cú trỏch nhim bo qun du cho ti ngy lm
16

việc tiếp theo. Nếu mất người đó phải chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm trước lãnh
đạo UBND.
Dấu được đóng lên các văn bản giấy tờ có nội dung, không đóng dấu
khống chỉ, dấu đóng lên 1/3 chữ ký về bên trái dấu đóng thẳng, không mang dấu
ra ngoài cơ quan khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, không cho

mượn dấu…
Trong quá trình tìm thực tập tại cơ quan cùng với sự chỉ bảo tận tình của
chị Trần Thị Thu- một công chức có kinh nghiệm lâu năm trong công tác quản lý
và sử dụng con dấu. Tôi đã được tự mình đóng dấu lên khoản 1000 văn bản
trong đó bao gồm các văn bản như: các bản công chứng, bản thông báo nộp thuế,
bản kam kết các hộ gia đình thực hiện chương trình chăm sóc trẻ em…
Nhận xét: Do nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng
con dấu nên tại đây công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt,
không xuất hiện tình trạng đóng dấu khống chỉ, mất dấu… Cán bộ giữ dấu có
tinh thần trách nhiệm cao đối với việc bảo quản và sử dụng dấu. Trường hợp ra
khỏi phòng một của thi dấu sẽ được cán bộ cho vào tủ và khoá cẩn thận.
2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư
Hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ, những lợi ích to
lớn và thiết thực mà nó mang lại cho cong người là không thể phủ nhận vì vậy
việc ứng dụng công nghệ thôn tin vào công tác văn thư là rất cần thiết, điều này
xuất phát từ thực tế khi con người đang dần vi tính hóa mọi công việc tiến tới
xây dựng văn phòng không giấy tờ và sự đòi hỏi phải cung cấp thông tin nhanh
chóng kịp thời cho lãnh đạo. Nếu công tác văn thư của cơ quan tổ chưc nói
chung và công tác văn thư của UBND xã Quý Sơn phát triển.
Trong cơ quan văn bản sẽ được chuyển giao thành một quy trình khép kín
giữa cán bộ chuyên môn, văn thư và lãnh đạo cơ quan. Khi lãnh đạo đi vắng vẫn
nhận được văn bản và nắm bắt được hoạt động của cơ quan. Trực tiếp giải quyết
công việc của cơ quan, giúp cán bộ công viên chức tự mình tra tìm văn bản một
cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới nội dung văn bản. Quá trình chuyển
giao văn bản nhanh hơn, thuận lợi cho quá trình tra tìm văn bản, kiểm soát được
một cách chặt chẽ số lượng văn bản đến, văn bản đi, văn bản chưa được giải
17

quyết, văn bản đang chờ giải quyết, văn bản đã có văn bản trả lời, số ký hiệu của

văn bản trả lời, văn bản cần giải quyết ngay…
UBND xã Quý Sơn có điều kiện thuận lợi (hệ thống máy tính đã nối
mạng) để áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính. Tuy nhiên ở đây
mới chỉ đơn thuần áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản.
Với điều kiện thuận lợi như vậy trong thời gian không xa công tác văn thư tại
đây sẽ được tin học hoá hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao trong công việc.