Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng bộ giáo dục và đào tạo

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là kết quả thu được trong quá
trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép bất kỳ kết quả nghiên cứu nào
của các tác giả khác.
SINH VIÊN


LỜI CẢM ƠN
Công tác Văn thư Lưu trữ có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội, đặc biệt trong các cơ quan, tổ chức, bởi vậy Đảng và Nhà nước luôn
đánh giá cao tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thời
gian qua, tại nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, công tác
lưu trữ đã được quan tâm. Tuy nhiên tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, việc
bố trí cán bộ còn thiếu về số lượng và hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ;
cơ sở vật chất, trang thiết bị, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu
cầu; việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn phân tán. Thực tế này đã làm ảnh hưởng phần
nào đến chất lượng, giá trị của hồ sơ tài liệu và khả năng khai thác sử dụng tài liệu
của các đơn vị. Với mong muốn được học hỏi đồng thời góp phần ý kiến nhằm
nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nên tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu về
công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo ” dưới sự hướng
dẫn của giảng viên TS. Lê Thị Hiền.
Trong quá trình thu thập tài liệu, khảo sát thực tế để thực hiện đề tài : “Tìm
hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo” tôi đã
nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ giáo
dục và Đào tạo, đặc biệt đã nhận được sự chỉ đạo tận tình của Trưởng phòng Hành
chính, tôi xin chân thành cảm ơn!
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Lê Thị Hiền đã tận tình hướng
dẫn, chỉ bảo tôi nghiên cứu và hoàn thành đề tài .
Xin chân thành cảm ơn bạn bè đã đóng góp ý kiến giúp đỡ cũng như động
viên khích lệ tôi trong việc nghiên cứu đề tài.
Với mong muốn hoàn thiện kiến thức ở giảng đường và áp dụng có hiệu quả

vào công việc sau này nhóm tác giả đã cố gắng hoàn thiện đề tài một cách hoàn
chỉnh nhất, tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh nghiệm chưa nhiều
nên không tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của quý thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn !


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

Từ viết tắt
BNV
BGDĐT
GD&ĐT
VTLT
UBND

Tên cụm từ viết tắt
Bộ Nội vụ
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Giáo dục và Đào tạo
Văn thư lưu trữ
Uỷ ban nhân dân

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................4
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
Chương 1..................................................................................................................4
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ..........................................................................................................................4
1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ.......................................................4
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư........................................................................................................4
1.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ....................................................................................................4

1.2. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.......................................................4
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư.......................................................................................................4

1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ..................................................................5
1.3. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ.........................................................6
1.3.1. Nội dung công tác văn thư.........................................................................................................6
1.3.2. Nội dung công tác lưu trữ........................................................................................................10

Chương 2................................................................................................................13
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT.........................13
2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ GD&ĐT....................................................13
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy............................................................................................................15
2.1.3. Tình hình cán bộ......................................................................................................................15

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo 20

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư của Văn phòng Bộ GD&ĐT....20
2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................................21
2.2.3. Quản lý công văn đi..............................................................................22
2.2.4. Quản lý công văn đến............................................................................23
2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................24


2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ..................................24
2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ GD&ĐT.....................25
2.3.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Văn phòng.........................25
2.3.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Văn
phòng Bộ GD&ĐT..........................................................................................25
2.3.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.....................................................26
2.3.4. Tình hình thu thập tài liệu vào Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo
...........................................................................................................................27
2.3.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu.......................................................27
2.3.6. Tình hình bảo quản tài liệu..................................................................28
Chương 3................................................................................................................29
GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO..........................................29
3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn
phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.......................................................................29
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................29
3.1.2. Nhược điểm............................................................................................30
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ
...........................................................................................................................31
3.2.1. Về công tác văn thư...............................................................................31
3.2.2. Về công tác lưu trữ................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................33
PHỤ LỤC...............................................................................................................35

PHỤ LỤC...............................................................................................................34


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ là những lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong
hoạt động quản lý của tất các các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng
văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và công tác nghiên cứu, tra cứu của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc vận hành bộ máy quản
lý của cơ quan, tổ chức, giúp đảm bảo tính hợp pháp, hợp quy cho việc quản lý
bằng văn bản cũng như hoạt động khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ.
Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động
quản lý của Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, cho nên nghiên cứu về công tác
văn thư lưu trữ nói chung và nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng
Bộ Giáo dục và Đào tạo nói riêng có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào
tạo.
Những nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ Giáo dục
và Đào tạo mới chỉ đề cập ở một góc độ hạn chế, vì vậy rất cần có một công trình
nghiên cứu hệ thống chi tiết về công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Bộ Giáo dục
và Đào tạo trong thời điểm hiện nay.
Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, nghiên cứu công tác văn thư
lưu trữ rất cần thiết cho việc phục vụ học tập và công việc của tôi. Với những lý do
trên, tôi đã chọn đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và
Đào tạo” làm đề tài nghiên cứu.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Công tác Văn thư Lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.

- Thời gian: 2013-2014.
- Không gian: Khảo sát công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục
và Đào tạo.
1


3. Mục tiêu nghiên cứu.
3.1. Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ tại Văn
phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
3.2. Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ
Giáo dục và Đào tạo trong thời gian 2013-2014.
3.3. Đề xuất giải pháp về công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ
Giáo dục và Đào tạo.
4. Lịch sử nghiên cứu.
- Quyết định số 579/QĐ- BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt
quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức công tác văn thư tại cơ
quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 8 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh một số điều, khoản của
Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐBGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009.
- Quyết định 5626/QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Giáo dục và
Đào tạo.
- Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, tác giả Vương Đình Quyền. Đại
học Quốc gia Hà Nội, 2011.
5. Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và
Đào tạo” tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp phỏng vấn.
2


6. Đóng góp của đề tài.
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Công trình nghiên cứu này có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các công
trình nghiên cứu khoa học nói chung, cũng như của Văn phòng Bộ Giáo dục và
Đào tạo nói riêng.
7. Cấu trúc của đề tài.
Đề tài nghiên cứu khoa học gồm ba chương:
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Chương 3. ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT

3


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư.

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức.
1.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.2. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công
tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn
trong nội dung hoạt động của văn phòng. Công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi
cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công
việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác
quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
4


gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt

giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái
pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ nội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan
một cách chân thực.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải
tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh, văn bản lưu trữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển
khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng lập hồ sơ lập không tốt, văn bản
giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo,
gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài
liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống thể
chế hành chính. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản
lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu
trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, tiết kiệm. Dựa
vào những thông tin được lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu, tìm ra
quy luật vận động, từ đó dự báo xu hướng phát triển về vấn đề trong tương lai.
Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung
gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, đa dạng,
5

nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế
hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ
góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt và góp phần loại
bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm
pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà
nước, đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật nói riêng và hệ thống văn bản quản lý nói chung.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá, phản ánh được toàn
cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý ở mỗi
quốc gia qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc
ghi lại và truyền bá cho thế hệ sau về lịch sử của đất nước, những văn hóa quản lý,
từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt đẹp. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ
giúp con người tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết
kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học, công nghệ,.
Như vậy, với vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá
khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần
tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện
đại.
1.3. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ.
1.3.1. Nội dung công tác văn thư.
1.3.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản.
* Chuẩn bị soạn thảo:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong
trường hợp cần thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật thì phải thành lập Ban soạn thảo.
- Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong

đó, cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Có mấy mục đích? Tính
chất của văn bản? Giới hạn của văn bản?
6


- Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Việc xác định hình thức
văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa,
căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ
quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội dung văn bản phải
ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
tới nội dung của vấn đề cần văn bản hóa. Thông tin cần thu thập là các thông tin
pháp lí và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác
nhau.
- Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn
thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định
những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục văn bản.
* Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo
quy định của nhà nước.
- Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ
trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn
bản đã xác định.
- Xin ý kiến góp ý của văn bản: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung
phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Tổng hợp ý kiến góp ý và hoản chỉnh bản thảo.
* Duyệt văn bản.
- Lãnh đạo văn phòng phụ trách trực tiếp duyệt nội dung bản thảo.
- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức (hoặc Chánh Văn phòng) duyệt thể
thức và tính pháp lý.

- Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành.
* Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành.
- Hoàn thiện dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình
ký chính thức.

7


- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể
thức và làm thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Đóng dấu;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Làm thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu ở
bộ phận soạn thảo).
1.3.1.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
* Quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số
và ngày tháng văn bản, văn thư có quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt
buộc đối với tất cả văn bản đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất
định. Văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ thống
chung của cơ quan.
+ Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp theo thứ tự:
Số/Năm ban hành/Viết tắt tên loại văn bản-Viết tắt tên cơ quan.
Ví dụ: Số:

/2014/TT-BGDĐT (Thông tư của Bộ GD&ĐT năm 2014).

+ Số và ký hiệu của văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính có tên
loại được sắp xếp theo thứ tự sau: Số/Viết tắt tên loại văn bản-Viết tắt tên cơ quan.
Ví dụ: Số:
Số:

/QĐ-UBND (Quyết định của Ủy ban nhân dân).
/TB-ĐHNV (Thông báo của Trường Đại học Nội vụ).

+ Ngày tháng văn bản phải được viết đầy đủ ngày…tháng…năm; các chỉ số
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 ở trước số đó.
- Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật thông tin cần thiết của văn
bản đi của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu
8


in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký
không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng.
- Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác). Các cơ quan
được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành
chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân. Dấu của cơ
quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm
quyền, tuyệt đối không được đóng dấu khống. Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng,
đúng màu mực, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Chuyển giao văn bản đi: Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới
các đối tượng có liên quan phải được thực hiện một nguyên tắc chung là: chính
xác, đúng đối tượng và kịp thời. Trước khi chuyển giao văn bản đi, cơ quan, tổ
chức cần lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì cẩn thận tránh thất

lạc và tiết lộ thông tin.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu: Nhân viên văn thư có trách
nhiệm sắp xếp bản lưu một cách khoa học, dễ tra tìm. Tập bản lưu được đặt trong
bìa hồ sơ và có biên mục (đánh số tờ, viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa
tập lưu). Có hai cách sắp xếp bản lưu là:
+ Sắp xếp văn bản bản lưu theo thời gian ban hành văn bản: Văn bản có số
nhỏ, ngày ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn hơn, ngày ban hành
muộn thì xếp sau.
+ Sắp xếp văn bản lưu theo tên loại văn bản: Mỗi tập văn bản tương ứng với
một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước, văn bản ýó số
lớn ban hành muộn thì xếp sau.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu,
cuối tháng, quý, năm, tập lưu hình thành, văn thư cơ quan đưa văn bản lưu vào tờ
bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu. Tập lưu
văn bản được sắp xếp theo một trình tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp, hộp và
xếp lên giá, tủ tài liệu.
* Quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến: Tất cả các văn bản đến đều phải tập
9


trung tại phòng văn thư của cơ quan, tổ chức. Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ số
lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: Phân loại văn bản đến thành hai loại (loại
văn bản và loại thư riêng, sách báo tư liệu - loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân
hoặc đơn vị có liên quan). Khi bóc bì văn bản, những văn bản có dấu hiệu “khẩn”,
“thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải bóc bì trước để giải quyết kịp thời. Tất cả các văn
bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép, cập nhật thông tin cần thiết của văn
bản gửi đến cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào

sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định.
Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông
dụng.
- Trình văn bản đến: Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký tùy theo chế
độ công tác văn thư của cơ quan mà cán bộ văn thư lựa chọn việc trình văn bản cho
phù hợp.
- Sao văn bản đến: Cơ quan, đơn vị cần sao in văn bản đến để phục vụ công
việc của cơ quan một cách chính xác, nhanh chóng.
- Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ
đạo giải quyết của người có thẩm quyền thì được văn thư cơ quan chuyển giao cho
các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản đến các đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định, đồng thời thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến nhằm
nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
1.3.2. Nội dung công tác lưu trữ.
1.3.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu.
- Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử đề bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên
cứu, khai thác, sử dụng tài liệu.

10


- Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu gồm: Xác định những cơ quan,
đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Xác định những loại
tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ. Phân chia các nguồn tài
liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu trữ và thực hiện các thủ tục
giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
1.3.2.2. Chỉnh lý tài liệu.

- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án khoa học, trong
đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ
thống hóa hồ sơ.
- Các bước chỉnh lý tài liệu gồm: Phân loại tài liệu; lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa
hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh
tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu; thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu
hủy tài liệu loại; đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và dán nhãn hộp;
xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu.
1.3.2.3. Thống kê tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp, các công cụ chuyên
môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và
hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.
- Những số liệu thống kê giúp cơ quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng
kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu phù hợp với
yêu cầu và khả năng thực tế.
1.3.2.4. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Mục lục hồ sơ: Dùng để giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài
liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ sơ.
- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ: Là một loại công cụ tra tìm thông tin tài
liệu được phân loại theo chuyên đề, theo ngành hoạt động xã hội.
1.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm
an toàn cho tài liệu.
- Cần bảo quản tài liệu ở nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp.
11


1.3.2.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng có hiệu quản tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực
trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân.

12


Chương 2
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT
2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ GD&ĐT.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Văn phòng Bộ GD&ĐT là đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc Bộ
GD&ĐT. Văn phòng Bộ GD&ĐT có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở nằm
trong trụ sở của Bộ GD&ĐT tại số 49 Đại Cồ Việt, phường Bách Khoa, quận Hai
Bà Trưng, Hà Nội và có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
* Chức năng:
Văn phòng Bộ GD&ĐT giúp Bộ trưởng tổng hợp đánh giá tình hình hoạt
động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và toàn ngành, điều phối hoạt động của
các tổ chức thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác
hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Bộ, các hoạt động báo chí
tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng,công tác thi đua, khen
thưởng của toàn ngành.
Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu, được mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước và ngân hàng thương mại theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ:
1. Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ
chức theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ thực hiện
chương trình, kế hoạch của Bộ; xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc
thực hiện nhiệm vụ của Bộ; tổ chức soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật của
Bộ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong

việc ban hành văn bản hành chính của Bộ; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy,
quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của cơ
quan Bộ.
2. Làm công tác thư ký cho lãnh đạo Bộ: xây dựng chương trình, kế
hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự
thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì.
13


3. Chủ trì việc theo dõi hoạt động báo chí của ngành; xây dựng kế
hoạch và tổ chức tuyên truyền về ngành trên các báo chí trung ương và địa
phương; làm đầu mối trong công tác quan hệ với các cơ quan báo chí để thu thập
và cung cấp thông tin trên các phương tiện thông tin về các hoạt động của ngành;
giúp Bộ trưởng tổ chức họp báo theo yêu cầu của Bộ.
4. Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong cơ quan Bộ; công tác tổng hợp, thống kê phục vụ
cho công tác quản lý của Bộ. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật của
ngành theo quy định của Nhà nước để Bộ trưởng trình cơ quan có thẩm quyền
quyết định. Xây dựng và quản lý thư viện của cơ quan Bộ, phòng truyền thống của
ngành.
5. Thực hiện nhiệm vụ dự toán, kế toán hành chính sự nghiệp cấp 2 thuộc
Bộ; lập dự toán và thực hiện việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và thu chi các
nguồn kinh phí của cơ quan Bộ theo quy định của nhà nước.
6. Quản lý đất đai, trụ sở làm việc, tài sản vật tư thiết bị, đảm bảo các
điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời thông suốt của cơ
quan Bộ; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy. Bảo vệ trật tự an toàn cơ quan,
đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc.
Thường trực công tác phòng chống lụt bão, thiên tai của cơ quan.
7. Tổ chức việc tiếp khách; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc
hội họp của cơ quan Bộ và các hội nghị của Bộ.

8. Quản lý in và chủ trì phối hợp với các đơn vị trong Cơ quan Bộ để cấp
phát các loại phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ; in các tài liệu phục
vụ cho chỉ đạo quản lý của Bộ, các loại giấy tờ sổ sách dùng trong các cơ sở giáo
dục và đào tạo.
9. Giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng toàn
ngành; thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của ngành.
10. Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một
cửa", ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen
14


thưởng ...) cho công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Bộ, các Sở Giáo
dục và Đào tạo và các đơn vị tổ chức thuộc Bộ.
11. Tổ chức thực hiện công tác quân sự của cơ quan Bộ, như: đăng ký
quản lý quân dự bị, lực lượng dự bị động viên, phương tiện kỹ thuật phục vụ quốc
phòng, công tác tuyển quân hàng năm... theo chỉ đạo của cơ quan quân sự địa
phương.
12. Chủ trì giúp Bộ trưởng tổ chức kỷ niệm các ngày lễ, tết, đảm bảo các
điều kiện làm việc, chăm lo bảo vệ sức khoẻ, cải thiện đời sống vật chất và tinh
thần cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ.
13. Phối hợp với Vụ Pháp chế trong công tác đôn đốc soạn thảo các văn
bản quy phạm pháp luật có liên quan.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Văn phòng Bộ GD&ĐT có cơ cấu tổ chức như sau:
- Các phòng của Chánh văn phòng và Phó Chánh văn phòng.
- Phòng Hành chính.
- Phòng Quản trị.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Tài chính.

- Phòng Thi đua khen thưởng.
- Phòng Báo chí - Tuyên truyền.
- Phòng Lưu trữ - Thư viện.
- Phòng Bảo vệ.
- Trạm y tế.
- Xưởng in.
- Đội xe.
- Khách sạn 23 Lê Thánh Tông.
(Xem sơ đồ bộ máy Văn phòng tại Phụ lục)
2.1.3. Tình hình cán bộ.
Hiện nay, biên chế của Văn phòng là 116 cán bộ công chức (trong đó có 33
người là hợp đồng dài hạn trong chỉ tiêu biên chế).
15


*Bản mô tả công việc của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng:
Chánh văn phòng: Phạm Ngọc Phương
Email:
Mã số công việc: CVP
a. Số lượng và thời gian làm việc
Số lượng: 01
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6, giờ hành chính theo quy định hiện
hành của nhà nước.
b. Trách nhiệm, phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Chánh
Văn phòng
1. Chánh Văn phòng là Thủ trưởng của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước
Bộ trưởng về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được
giao, kể cả khi đã phân công hoặc uỷ nhiệm cho cấp phó thực hiện.
2. Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Chánh Văn phòng được
quy định như sau:

a) Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của Văn
phòng; Phân công, uỷ nhiệm bằng văn bản cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách
một hoặc một số lĩnh vực công tác của Văn phòng.
b) Chỉ đạo và điều hành hoạt động của Văn phòng, của các Phó Chánh Văn
phòng và Trưởng các đơn vị của Văn phòng; Chủ trì họp giao ban hàng tháng của
Văn phòng.
c) Giải quyết những vấn đề đã được các Phó Chánh Văn phòng cùng phối
hợp xử lý nhưng còn có ý kiến khác nhau.
d) Đối với những công việc cụ thể đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng
phụ trách, nhưng do tầm quan trọng và tính chất đặc biệt của công việc đó, Chánh
Văn phòng có thể trực tiếp chỉ đạo để tập trung giải quyết dứt điểm.
đ) Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có vấn đề mà Phó Chánh Văn
phòng giải quyết chưa phù hợp với chủ trương đã thống nhất của Văn phòng hoặc
của cấp trên thì Chánh Văn phòng trao đổi với Phó Chánh Văn phòng trực tiếp giải
quyết công việc để xử lý hoặc quyết định lại.
16


3. Các vấn đề đưa ra tập thể lãnh đạo Văn phòng bàn trước khi Chánh Văn
phòng quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định:
a) Chương trình công tác hàng năm, hàng quý của Văn phòng.
b) Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết năm của Văn phòng.
c) Báo cáo kiểm điểm hàng năm và đột xuất về sự chỉ đạo điều hành của tập
thể lãnh đạo Văn phòng theo yêu cầu của cấp trên.
d) Các chiến lược, kế hoạch, quy hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm về
các lĩnh vực quản lý của Bộ theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ.
đ) Dự thảo các đề án được lãnh đạo Bộ phân công chuẩn bị.
e) Các dự án đầu tư xây dựng và sửa chữa lớn.
g) Các kế hoạch và biện pháp thực hiện các vấn đề liên quan đến nhiều cơ
quan, đơn vị trong và ngoài Bộ theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.

h) Các vấn đề chủ yếu của công tác tổ chức, cán bộ theo các quy định hiện
hành và phân cấp của Bộ, bao gồm: Thành lập mới, sáp nhập, chia tách, giải thể
đơn vị trực thuộc; Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển đối với lãnh đạo
các đơn vị; Tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển công tác; Cử đi học tập, công
tác dài hạn (từ 01 tháng trở lên) ở nước ngoài và học tập dài hạn (từ 6 tháng trở
lên) ở trong nước đối với cán bộ, công chức, lao động của Văn phòng; Khen
thưởng, kỷ luật đối với tập thể và cá nhân của Văn phòng.
i) Kế hoạch ngân sách hàng năm, báo cáo quyết toán tài chính hàng năm do
Văn phòng quản lý.
k) Những vấn đề khác mà Chánh Văn phòng thấy cần thiết hoặc có từ hai
Phó Chánh Văn phòng trở lên đề nghị đưa ra bàn tập thể lãnh đạo Văn phòng.
4. Đối với một số vấn đề có nội dung không phức tạp, không cần thiết phải
tổ chức thảo luận tập thể thì Chánh Văn phòng lấy ý kiến của các Phó Chánh Văn
phòng bằng văn bản trước khi quyết định.
5. Khi Chánh Văn phòng đi vắng, công việc của Chánh Văn phòng sẽ được
giao cụ thể cho các Phó Chánh Văn phòng thực hiện.
6. Chánh Văn phòng thường xuyên phối hợp và trao đổi thông tin với các
Phó Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác mình phụ trách.
17


7. Trong hoạt động, Chánh Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ với
Đảng uỷ Văn phòng, Công đoàn bộ phận; Báo cáo trước Đảng uỷ Văn phòng về
chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng; Xin ý kiến Đảng uỷ Văn phòng
trước khi quyết định về những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ của
Văn phòng theo quy định về phân cấp quản lý tổ chức cán bộ và quy định về chức
năng, nhiệm vụ của Đảng bộ cơ quan; Có kế hoạch làm việc để kiểm điểm sự phối
hợp công tác, giải quyết các đề xuất của các tổ chức này đối với công tác của Văn
phòng, tạo điều kiện để các tổ chức này hoạt động có hiệu quả.
8. Làm nhiệm vụ của chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu – chi ngân

sách cấp về tài khoản của Văn phòng và các nguồn kinh phí khác theo quy định
của pháp luật.
Phó Chánh văn phòng
PCVP: Nguyễn Đình Mạnh
Email:
Thư kí Bộ trưởng, PCVP: Trịnh Xuân Hiếu
ĐT: 38684047
Email:
PCVP: Phan Quang Dũng
Email:
PCVP: Vũ Đình Giáp
Email:
Mã số công việc: PCVP
a. Số lượng và thời gian làm việc
- Số lượng: 04 người
- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, giờ hành chính theo quy
định của Nhà nước.
18


b. Trách nhiệm, phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Phó
Chánh Văn phòng
1. Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng thực hiện một
hoặc một số lĩnh vực công tác của Văn phòng theo phân công của Chánh Văn
phòng; thay mặt Chánh Văn phòng xử lý công việc được giao và chịu trách nhiệm
trước Chánh Văn phòng về những công việc đó.
2. Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Phó Chánh Văn phòng
được quy định như sau:
a) Chủ động giải quyết công việc được Chánh Văn phòng phân công, nếu có
vấn đề liên quan đến lĩnh vực do Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thì trực

tiếp trao đổi với Phó Chánh Văn phòng đó để giải quyết. Trường hợp giữa các Phó
Chánh Văn phòng có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.
b) Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị công việc thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách để Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến trước khi ký
trình lãnh đạo Bộ; nắm chắc công việc, thường xuyên báo cáo và kịp thời phát
hiện, đề xuất với Chánh Văn phòng và lãnh đạo Bộ những vấn đề cần quan tâm chỉ
đạo, giải quyết.
c) Chủ động theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Văn phòng thực hiện
Chương trình công tác và Quy chế làm việc theo các lĩnh vực công tác được phân
công phụ trách; khi được yêu cầu có thể làm việc trực tiếp với lãnh đạo Bộ và tham
dự các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo Bộ với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ,
với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân có liên quan để nắm bắt và tổ
chức thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, báo cáo Chánh Văn phòng những
nội dung quan trọng, liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng.
d) Trường hợp phát hiện các văn bản do Văn phòng ban hành không phù
hợp với chỉ đạo của Chánh Văn phòng hoặc cấp trên thì báo cáo Chánh Văn phòng
đình chỉ việc thi hành văn bản, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý.
đ) Khi Phó Chánh Văn phòng đi vắng, công việc của Phó Chánh Văn phòng
đó sẽ do Chánh Văn phòng thực hiện hoặc giao cho Phó Chánh Văn phòng khác
thực hiện.
19


Hầu hết các cán bộ, công chức công tác ở Văn phòng có trình độ đào tạo phù
hợp và đáp ứng được yêu cầu công việc, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công
chức theo quy định của nhà nước, số ít có trình độ trung cấp hoặc là đã tốt nghiệp
các trường đại học khác. Đa số những cán bộ trực tiếp làm công tác VTLT đều có
trình độ đại học về chuyên ngành VTLT. Có một số cán bộ của Văn phòng đã và
đang theo học lớp cao học về VTLT.
Văn phòng còn có kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp về quản lý hành chính

ngắn hạn.
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư của Văn phòng Bộ GD&ĐT
Tại Bộ GD&ĐT cũng như tại văn phòng Bộ GD&ĐT, công tác văn thư giữ
vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Bộ phận Hành chính - Văn thư
luôn là đầu mối giao dịch của tất cả các cơ quan, là nơi tiếp nhận và xử lý mọi văn
bản được gửi đến cơ quan. Bộ phận Văn thư được coi là bộ mặt của cơ quan, là nơi
đầu tiên khách đến tiếp xúc khi liên hệ công tác. Đối với Văn phòng, công tác văn
thư là nội dung chủ yếu trong hoạt động của Phòng Hành chính, nó là nơi cung cấp
những thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý cơ quan.
Trước đây bộ phận Văn thư cơ quan phải kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ
nên khối lượng công việc hàng ngày rất lớn, có nhiều cơ quan đơn vị đến giao dịch
mỗi ngày nhưng nhân sự bộ phận Văn thư còn ít nên có sự hạn chế về chất lượng
của công tác lập hồ sơ chưa cao. Đây là một hạn chế lớn trong Văn phòng Bộ
GD&ĐT. Tuy nhiên lãnh đạo Văn phòng đã có những điều chỉnh hợp lý về nhân
sự cũng như chuyên môn giúp cho công tác Văn thư hiện nay được tiến hành một
cách nhanh chóng, đúng nguyên tắc, chính xác và đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, Văn phòng Bộ GD&ĐT là đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc
Bộ nên đã áp dụng nhưng văn bản của Bộ GD&ĐT ban hành về công tác văn thư
lưu trữ. Gồm có:
- Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức công tác văn thư tại cơ
20