Công tác văn thư tại trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn
của cô giáo Lê Thị Hiền.
Mọi tham khảo dùng trong đề tài được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên
công trình và thời gian.
Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay dối trá, em
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị
Hiền người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,
tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bài tiểu luận nghiên cứu khoa học
này.
Em xin chân thành cảm ơn Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
và các ban ngành đoàn thể đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông
tin cần thiết về cơ quan, giúp em hoàn thành bài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2
MỤC LỤC........................................................................................................3
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:................................................2

3. Mục đích nghiên cứu:.................................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu:...........................................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu:....................................................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................4
7. Đóng góp của đề tài....................................................................................................4
8. Cấu trúc đề tài.............................................................................................................5

CHƯƠNG 1......................................................................................................6
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO.....................6
1.1.Cơ sở lý luận về công tác văn thư............................................................................6
1.1.1. Một số khái niệm..................................................................................................6
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư.............................................................................7
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư.................................................................................7
1.2. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo......................9
1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo....10
1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ.................................................................10

CHƯƠNG 2....................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN
CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO..............................................................11
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo......12
2.1.1. Tổ chức cán bộ trong tổ văn thư tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo:
......................................................................................................................................12
2.1.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư......................................................................12
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản :.............................................................13
2.2.1 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản..............................................................14
2.3 Công tác quản lý văn bản đi...................................................................................19
2.4 Công tác quản lý văn bản đến................................................................................21
2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................23

2.6 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan........................23
2.7. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư.............................................................23
2.7.1 Ưu điểm công tác văn thư...................................................................................23
2.7.2. Hạn chế công tác văn thư...................................................................................24

Chương 3........................................................................................................27


PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO........................................................................27
3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới...............................27
3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời:....................................................................................27
3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin:..........................................28
3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung
tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo...........................................................................28
3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới
cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Trung tâm........................................................28
3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo......................................................................................................30
3.3 Một số kiến nghị, đề xuất và phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm và khắc
phục nhược điểm về công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
......................................................................................................................................30

KẾT LUẬN....................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................33
PHỤ LỤC.......................................................................................................35


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho quá
trình lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị và xã hội. Thông tin là yếu tố góp
phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác văn thư có vai trò
quan trọng đối với việc xây dựng thể chế Nhà nước góp phần nâng cao chất
lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống hành chính. Công tác văn thư ra đời đòi
hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta
luôn coi công tác này là một ngành trong công tác quản lý nhà nước đồng thời
cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn
phòng đó là công tác văn thư, nhằm mục đích đảm bảo và truyền đạt thông tin
bằng văn bản các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của
Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt
động của mỗi ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp
cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ sở đạt hiệu quả cao.
Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý
nhà nước có rất nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu văn
thư có vai trò quan trọng hơn cả vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi
nhanh chóng, tiết kiệm. Nghiên cứu hệ thống văn bản nhà nước quy định về
vấn đề đó, để xác định vấn đề đã điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, nhằm
đảm bảo tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản. Dựa trên
thông tin để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng
phát triển của vấn đề tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác
động của văn bản đang soạn thảo. Song song với việc nghiên cứu văn bản
pháp luật hiện hành trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên
cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh
giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
1

nhanh chóng, chính xác, năng suất , chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ
gìn bí mật Đảng, Nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan. Chính vì công tác văn thư góp phần làm tăng năng suất, hiệu quả, chất
lượng và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà
nước ta hiện nay.
Với những lý do trên cùng với lại nhận thức bản thân với suy nghĩ là
sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nghiên cứu về văn thư có lợi ích rất thiết
thực đối quá trình học tập và rèn luyện công tác văn thư cho công việc trong
tương lai, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của ban giám đốc Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo cho nên em quyết định chọn nghiên cứu về
công tác văn thư tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo làm bài tập
môn Phương pháp nghiên cứu khoa học của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
2.2 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian 2016
- Không gian nghiên cứu : Khảo sát công tác văn thư tại Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo
2.3 Phạm vi về nội dung
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
- Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
- Công tác lập hồ sơ và giao nội hồ sơ ở cơ quan
3. Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu lý luận về công tác văn thư, khái quát về Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo.

- Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo.
2


- Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra
(bằng bản hỏi, phỏng vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê..).
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số
liệu .
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn từ mạng Internet.
- Thông báo từ báo cáo định kì của tổ văn thư Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo.
5. Lịch sử nghiên cứu:
Công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức tạp, có vai trò quan
trọng đối với tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội. Công tác văn thư đòi hỏi
nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn và cần
thiết hơn đó là sự thông thạo về đặc điểm của văn thư, tình hình phát triển tại
địa phương.
Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều
dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của cơ quan, tổ chức thực
hiện. Nói đến công tác văn thư hiện nay Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo chưa phải là cơ quan chuyên môn về lĩnh vực này nên chưa có công
trình nghiên cứu nào nhưng đã có một số đề tài và công trình khoa học , các
văn bản của các cơ quan và tác giả khác đề cập đến. Trong đó có một số đề tài
nghiên cứu, văn bản tiêu biểu sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về

công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức
năng quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
3


- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ
Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ
chức.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng
tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Đề tài :” Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu Văn thư” 2013
của Ths. Nguyễn Thị Thúy Bình cùng một số tác giả khác.
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà
Nội.
- Cuốn Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan tổ chức 2014 của
PGS.TS Nguyễn Minh Phương.
6. Giả thuyết nghiên cứu.
Nếu công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo xây
dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn các văn bản quy phạm pháp luật về
công tác văn thư, xây dựng và thực hiện quy hoạch phát triển công tác văn
thư, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, quản lý đào tạo bồi
dưỡng cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, tăng cường cơ sở
vật chất, đặc biệt là nâng cao nhận thức về tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa và

tầm quan trọng của công tác văn thư để có thể nâng cao hiệu quả văn thư thì
xử lý công việc một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao, tránh mất mát và hư
hỏng tài liệu, giải quyết công việc một cách khoa học.
7. Đóng góp của đề tài.
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
- Trở thành tư liệu nghiên cứu cho các nghiên cứu về công tác văn thư
nói chung và ở Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo nói riêng.
4


- Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu.
- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào
trong thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác văn thư tại Trung
tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở bài, thân bài, kết bài, tài liệu danh mục tham khảo và
phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương :
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Chương II: Thực trạng về công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo.
Chương III: Giải hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
- “Công tác văn thư” là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong
quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
- “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
và được cơ quan, tổ chức ban hành.
- “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đăc điểm
chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc
của một cơ quan.
- “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
- “Văn bản đến” là tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,
tổ chức.
- “Văn bản đi” là tất cả các văn bản do cơ quan,tổ chức phát hành.

6

1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
- Soạn thảo, ban hành văn bản:
+ Thảo văn bản (soạn thảo).
+ Duyệt bản thảo (duyệt nội dung văn bản).
+ Đánh máy, sao (in) văn bản.
+ Ký và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động:
+ Quản lý, giải quyết văn bản đến.
+ Quản lý văn bản đi.
+ Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:
+ Bảo quản con dấu.
+ Sử dụng con dấu theo đúng quy định.
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
a) Công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của cơ
quan.
- Công tác văn thư không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan tổ
chức và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin
bằng văn bản phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công
việc của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác. Để đưa ra
được các quyết định đúng đắn có khả năng thực thiện thì nhà lãnh đạo phải
nắm và hiểu đầy đủ chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên
quan, các cán bộ viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp
thủ trưởng theo dõi đề xuât ý kiến, soạn thảo văn bản về những sự việc được
phân công thì phải tiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan. Do đó công
tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin trong hoạt
động quản lý.
- Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết
những vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật
pháp của Nhà nước thì phải nhất thiết nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của

Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để bảo đảm văn bản
ban hành phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và luật pháp của Nhà
nước.
7


b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải
quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu
suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt, như tiếp nhận , chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi, đến
được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về
quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn
bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó
sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều
ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi
công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
c) Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu giấy
tờ. Tệ quan liêu trong cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ, tức
hay ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn.
Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm

giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành
các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân
thủ nghiêm túc các quy định của nhà nước.
Khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào công tác hành
chính văn phong công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa. Thông qua các mạng
Internet, các Website, các thông tin về quản lý từ trên xuống, từ dưới lên sẽ
được truyền đạt một cách nhanh chóng, ý kiến, nguyện vọng của quần chúng
8


nhân dân sẽ được chuyển tới các cơ quan có trách nhiệm giải quyết một cách
kịp thời. Đó chính là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt công văn, giấy
tờ, ngăn ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.
d) Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Công tác văn thư có vai trò trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ, tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan là nguồn bổ sung chủ
yếu cho lưu trữ cơ quan do đó công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau để công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì phải làm
tốt công tác văn thư từ khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp tài lệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu văn bản soạn thảo có nội dung
chính xác các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ đúng
đắn thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Do đó sẽ góp phần
nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ vào tạo thuận lơi cho nghiên cứu sử
dụng .
e) Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật
nhà nước bí mật cơ quan.
Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ
và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu
của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn

cho các thông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Vì vậy công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan đảng, tổ chức chính trị xã hội các doanh nghiệp.
công tác văn thư có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối chủ trương
của Đảng, pháp luật của nhà nước với việc hoạch định chương trình kế hoạch
của công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
thư của cơ quan. Vì vậy công tác văn thư vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật
vùa là một công tác có tính chính trị cao cần được nhà nước lãnh đạo cơ quan
coi trọng.
1.2. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào
9


tạo
1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo.
Trụ sở chính : Số 01, Quốc Tử Giám, Phường Văn Chương, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Cơ sở 2 : Số 01 Quang Trung, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo được thành lập dưới sự đề
xuất của Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội theo Quyết định số
3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Hà Nội
về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị sự nghiệp thuộc
Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân có con dấu và
tài khoản riêng hoạt động theo quy định của pháp luật; Trung tâm nghiên cứu
khoa học và đào tạo chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Sở giao thông vận tải Hà Nội, Uỷ Ban Nhân Dân thành phố, đồng thời,
chịu sự chỉ đạo kiểm tra, giám sát và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Bộ Giao thông vận tải.

1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
a) Cơ cấu tổ chức : Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo được tổ
chức với 1 giám đốc, 3 phó giám đốc, 5 trưởng phòng chuyên môn, 10 phó
phòng và 98 cán bộ công nhân viên chức làm việc, 5 phòng trung tâm bao
gồm :
- Phòng hành chính tổng hợp.
- Phòng tài chính kế toán.
- Phòng kế hoạch đào tạo.
- Phòng nghiên cứu khoa học và ứng dụng.
- Phòng khai thác dịch vụ.
b) Chức năng, nhiệm vụ
Về chức năng nhiệm vụ Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
được thực hiện theo Quyết định số 3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của
10


UBND Thành phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học
và đào tạo với các chức năng chủ yếu sau :
- Tổ chức đào tạo lái xe cơ giới đường bộ ;
- Đào tạo, cấp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ;
- Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ về chuyên ngành giao thông vận tải
- Đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho cán bộ, công nhân kỹ thuật
và các ngành nghề trong lĩnh vực giao thông đô thị ;
- Cấp chứng chỉ đào tạo, chứng nhận bậc thợ hoặc chuyên ngành đào
tạo theo quy chế hiện hành;
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về
chuyên ngành giao thông vận tải.

TIỂU KẾT
Qua chương I ở trên, em đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vị trí

về công tác văn thư. Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý nghĩa của công tác văn
thư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp nói riêng. Đồng thời, em đã khái quát chung về quá trình lịch sử
hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo . Từ những nội dung ở chương I, để làm cơ
sở cho em tiếp tục nghiên cứu trong chương tiếp theo

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN
CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

11


2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo
2.1.1. Tổ chức cán bộ trong tổ văn thư tại Trung tâm nghiên cứu
khoa học và đào tạo:
1. Chuyên viên: Triệu Thị Phương Nga
2. Chuyên viên: Tô Thị Hải Yến
2.1.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư.
Điều kiện làm việc của tổ văn thư là chủ yếu tác động trực tiếp tới tâm
lý của mỗi cán bộ công nhân viên. Nhân viên văn thư trung tâm không phải
làm việc dưới chế độ và chính sách làm việc trong điều kiện lao động không
tốt, độc hại. Khi con người thỏa mãn đầy đủ về mặt vật chất lẫn tinh thần.
Nhận biết vấn đề đó là hết sức quan trọng cho nên Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo đã có quan tâm và đầu tư kinh phí đề nâng cao trang thiết
bị, phục vụ cho công tác văn phòng theo xu hướng hiện đại hóa nhằm nâng
cao hiệu suất làm việc cho Trung tâm. Hiện tổ văn thư cũng được đầu tư trang
thiết bị tương đối đầy đủ với các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt

cho công việc. Gắn với điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn
thư thì nhân tố con người là rất quan trọng. Muốn vậy người cán bộ văn thư
phải đáp ứng những nhu cầu sau:
- Về phẩm chất chính trị : Người cán bộ văn thư cơ quan thường xuyên
tiếp xúc với văn bản, có thể nắm vững những hoạt động quan trọng của cơ
quan, trong đó có những sự vụ, sự việc có tính chất bí mật. Vì vậy đòi hỏi đầu
tiên đối với người cán bộ văn thư là yêu cầu phẩm chất chính trị. Cụ thể người
cán bộ cần phải có lòng trung thành, ở đây có nghĩa là trung thành với chế độ
xã hội chủ nghĩa, với cơ quan và với bản thân mình, Người cán bộ văn thư
phải tin tưởng tuyệt đối vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ
vững lập trường giai cấp vô sản trong mọi tình huống.
- Về chuyên môn nghiệp vụ: thể hiện hai mặt lý luận và kỹ năng thực
hành. Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lý luận
trên cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành thực hiện nghiệp vụ.
12


Người cán bộ văn thư không những học tập ở trường mà còn phải học tập ở
cơ quan, học tập nghiệp vụ trong quá trình công tác, từng bước hoàn thiện bản
thân mình cùng với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ. Người lãnh đạo và cán bộ
văn thư có quan hệ mật thiết, gắn bó chặt chẽ với nhau. Lãnh đạo phải luôn
quan tâm chỉ đạo, nhắc nhở, uốn nắn cán bộ trong công tác văn thư. Người
cán bộ phải tuân thủ tuyệt đối những quy định của Nhà nước về công tác này
tích cực tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về công tác chuyên môn của mình.
- Bộ phận văn thư được trang bị đầy đủ phương tiện như bàn ghế xoay,
tủ sắt đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy photo, máy điện
thoại và máy gọi điện thoại nội bộ để tiện cho công việc của mình. Hiện tại tổ
văn thư Trung tâm được trang bị một số loại máy móc phương tiện sau:
+ 2 máy tính để bàn;
+ 2 máy in, 2 máy photocopy

+ 1 máy Fax;
+ 1 máy scan tài liệu;
+ 2 điện thoại để bàn ;
+ 1 máy hủy tài liệu:
+ 8 tủ đựng tài liệu.
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản :
- Hiện nay, ở Trung tâm, các đơn vị phòng ban chịu trách nhiệm soạn
thảo văn bản quan, sau đó trình lên cấp trên trực tiếp xem xét bản dự thảo và
sửa chữa những sai xót rồi ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được
chuyển xuống cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho
đơn vị soạn thảo để kiểm tra lại về hình thức về nội dung. Sau đó, văn bản lại
được chuyển cho Trưởng phòng Hành chính –Tổng hợp để kiểm tra lại lần
cuối rồi trình lên người ký chính thức. Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền, văn thư sẽ photo ra ít nhất là 03 bản (01 bản gửi cho cá nhân
hoặc cơ quan nhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản ở đơn vị soạn thảo để lập
hồ sơ) và đóng dấu cuối cùng, văn thư sẽ làm thủ tục chuyển văn bản đi. Các
văn bản do Trung tâm ban hành đều đúng về thể thức và thủ tục theo quy định
13


của Nhà nước;
- Các văn bản hành chính mà Phòng Hành chính- Tổng hợp của Trung
tâm thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau : Quyết định, Thông báo ,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, tờ trình, ....Tùy mỗi
nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo,văn bản của văn phòng đặt
dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp mà
chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính phục vụ cho
giải quyết các vấn đề liên quan, ra quyết định hành chính.
- Văn bản phải có tính khoa học và phải được viết ngắn gọn, đủ ý rõ
ràng , dễ hiểu thể thức theo quy định của nhà nước và nội dung phải nhất

quán. Một văn bản có tính khoa học cần đảm bảo:
+ Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ , nhất quán về chủ đề.
+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
+ Đảm bảo có tính hệ thống của văn bản
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông
tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
2.2.1 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
a) Thể thức văn bản :
Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin cần được thể hiện trong văn bản
theo đúng quy định của pháp luật.
Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo thể thức văn bản được
trình bày đúng theo quy định của pháp luật, cụ thể:
- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả văn bản) và quốc hiệu được
trình bày trên cùng của văn bản.

14


Ví dụ:
TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới
quốc hiệu, chữ in nghiêng.
Ví dụ:

Hà Nội , ngày…tháng…năm…

- Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở dưới tác giả văn bản:
+ Số là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm từ số 01 đến ngày
31/12 của năm đó.
+ Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành
Ví dụ:
Số: 01/BC-HCTH
- Tên loại và trích yếu nội dung được trình bay ở giữa trang văn bản dưới
thể thức địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Tổ chức thi giấy phép lái xe mô tô hạng A1
Trên máy vi tính
- Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nội
dung văn bản được trình bày chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Thể thức đề ký và chữ ký được trình ở góc phải dưới nội dung của thể
thức văn bản.
- Con dấu đóng rõ ràng, đúng chiều chùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái.
- Nơi nhận được trình bày ở phía dưới góc trái của văn bản.

15


Ví dụ:
Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

- Như kính gửi

b) Kỹ thuật, quy trình soạn thảo văn bản :
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến
hành soạn thảo văn bản, nó bao gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, trình ký văn bản, in (nhân bản).
* Chuẩn bị bản thảo văn bản:
Người soạn thảo sẽ xác định sơ bộ một số vấn đề: mục đích ban hành văn
bản, thời gian ban hành văn bản, vấn đề cần giải quyết trong văn bản, đối
tượng giải quyết trong văn bản… Căn cứ để xác định các vấn đề trên là: yêu
cầu giải giải quyết công việc, thực tế chức năng, nhiệm vụ của cơ quan có liên
quan đến vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
Xác định tên loại văn bản: để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải
chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm
quyền ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ
thể, việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải
quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Một số căn cứ để xác định tên loại văn bản là: thẩm quyền ban hành văn
bản của cơ quan, nội dung của vấn đề cần giải quyết, mục đích yêu cầu ra văn
bản. Việc xác đinh tên loại cần phải: so sánh giữa mục đích ban hành văn bản
với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng, sau đó
xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn
Tiếp thu thập thông tin: việc thu thập thông tin được tiến hành một cách
đầy đủ, khách quan, chính xác. Có ba loại thông tin cần thu thập để soạn thảo
văn bản: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông tin thực tế.
Viết đề cương là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Việc
viết đề cương là hoàn thiện văn bản với việc sắp xếp nội dung một cách hợp
lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo mẫu văn bản là
16

đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở để hình thành đề cương chính
là mẫu của văn bản được chọn tên loại sau khi xác định mục đích ban hành
văn bản.
Có hai phương pháp viết văn bản chính, là: soạn thảo bằng các phương
tiện văn phòng và viết tay văn bản.
* Duyệt bản thảo:
Việc duyệt bản thảo tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo phải
được duyệt trước khi đánh máy và tiến hành các bước tiếp theo của quy trình
soạn thảo. Nhưng do Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị
thuộc Sở giao thông thành phố, có cơ cấu tổ chức nhỏ nên việc duyệt bản thảo
diễn ra một cách rút gọn, Duyệt bản thảo sẽ do chính cá nhân cán bộ, công
chức soạn thảo ra văn bản đó thực hiện.
Duyệt bản thảo là việc cán bộ soạn thảo rà soát, kiểm tra lại toàn bộ nội
dung bản thảo, kỹ thuật trình bày, thể thức để phù hợp với tên loại văn bản và
thể thức của loại văn bản đó.
Bản thảo được chính cán bộ soạn kiểm tra vì vậy sẽ không có chữ ký tắt
vào bản thảo của người duyệt văn bản như các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ
chức lớn và có bộ phận văn thư chuyên trách.
* Trình ký văn bản:
Văn bản sau khi được cán bộ soạn thảo xem xét và kiểm tra lại sẽ được
trình lên người có thẩm quyền của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
ký ban hành.
- Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của cơ quan phải được Giám đốc trung tâm ký
+ Phó giám đốc ký thay người đứng đầu cơ quan theo ủy quyền của bản
thuộc các lĩnh vực phó giám đốc đó được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc cơ quan có thể ủy quyền cho một
cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà
mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được quy định bằng văn bản và

giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy
17


quyền lại cho người khác ký.
- Lãnh đạo Trung tâm có thể giao cho Trưởng một số phòng đơn vị ký
thừa lệnh một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ
thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan.
- Ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực
dễ phai
* In (nhân bản):
Điều đầu tiên cần lưu ý khi nhân bản văn bản là dựa vào thành phần, thể
thức “nơi nhận” của văn bản để việc nhân bản được chính xác.
Dựa vào “nơi nhận” của văn bản để nhân bản đúng số lượng theo yêu
cầu của văn bản. Tránh nhân bản thừa gây lãng phí giấy tờ và cũng không thể
nhân bản thiếu sẽ dẫn đến việc khó khăn trong giải quyết và theo dõi việc giải
quyết công việc của Trung tâm.
Ngoài ra, cán bộ Phòng Hành chính-Tổng hợp sẽ dựa vào nội dung công
việc mà văn bản đề cập để nhân bản đầy đủ và hợp lý. Thêm nữa, là sẽ dựa
vào ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm để ban hành văn bản.
* Đóng dấu và ban hành văn bản
- Đóng dấu đúng quy định, khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản
chính thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và chùm lên một
phần tên cơ quan, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
Văn bản sau khi hoàn tất thủ tục, nhân bản đầy đủ, cán bộ văn thư sẽ
đóng dấu vào tất cả văn bản đó, đúng với quy định của việc đóng dấu vào văn
bản.
- Ban hành văn bản
Cán bộ được phân công có trách nhiệm nhân bản văn bản đi chính thức
chuyển cho cán bộ văn thư gửi đi theo nơi nhận.

Những văn bản có mức độ “khẩn” “mật” văn thư đóng dấu “khẩn”,”mật”
lên văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ chuyển giao
công văn.
18


2.3 Công tác quản lý văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản
2. Kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản
3. Trình ký văn bản
4. Đóng dấu sao lưu văn bản của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo
5. Chuyển giao văn bản (nội bộ và ngoài cơ quan)
6. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số,
ngày, tháng văn bản.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Trước khi phát
hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải báo chí người được giao
trách nhệm xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng cho văn bản: Tất cả văn bản đi của Trung tâm
đều được đánh số theo hệ thống số chung của Trung tâm do văn thư thống
nhất quản lý.
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
+ Đóng dấu cơ quan: dấu cơ quan được đóng ngay ngắn, rõ ràng chùm
lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
+ Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoản giữa mép phải của văn
bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy..

+ Đóng dấu độ khẩn mật, dấu tài liệu thu hồi….
- Đăng ký văn bản đi

19


Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO
----------------------

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ………
Từ ngày …….đến ngày ……
Từ số ……..đến số …..Quyển số: ……
Phần nội dung bên trong:
Số

Ngày Tên loại và Người

Nơi

Đơn vị

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

nội dung

văn bản

nhận bản

bản

bản
(1)

bản
(2)

văn bản
(3)

(5)

lưu
(6)

(7)

ký

(4)

20

(8)


- Lưu văn bản:
+ Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền. Văn bản được lưu làm 02 bản. 01 tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn
thảo. Bản lưu tại Văn thư được lập thành tập lưu văn bản của Phòng Hành
chính- Tổng hợp Bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc.
+ Việc lưu văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
2.4 Công tác quản lý văn bản đến
1. Văn thư
2. Tiếp nhận văn bản
3. Phân loại, bóc bì văn bản đến

4. Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến cho văn bản
5. Đăng ký và chuyển giao văn bản đến
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

21