Công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH hồ tây một thành viên năm 2013 2014

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH Hồ
Tây một thành viên năm 2013 - 2014” dựa vào sự hướng dẫn tận tình của cô
giáo bộ môn cùng với quá trình làm việc tại công ty, sự tìm tòi, học hỏi, sự giúp
của các đồng nghiệp trong công ty mà em đã hoàn thành đề tài, không sao chép
hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào khác. Nếu phát hiện có sự sao
chép kết quả nghiên cứu của đề tài nào khác, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
Lý do chọn đề tài...............................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................1
4. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................2
6. Đóng góp của đề tài......................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................2
Chương 1..............................................................................................................3
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY HỒ TÂY.............................................................3
Lịch sử hình thành.............................................................................................3
Cơ cấu tổ chức, chức năng , nhiệm vụ..............................................................4
2.1. Cơ cấu tổ chức............................................................................................4
2.2. Chức năng, nhiệm vụ.................................................................................4
3. Cơ sở vật chất................................................................................................7

Chương 2..............................................................................................................9
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ.................9
CỦA CÔNG TY HỒ TÂY..................................................................................9
1. Yêu cầu chung đối với công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Hồ Tây.............9
2. Quy trình giải quyết Công tác văn thư..........................................................9
2.1.Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lí văn bản đến..................................9
2.1.1. Tiếp nhận văn bản đến............................................................................9


2.1.2. Đăng kí văn bản đến..............................................................................10
2.1.3. Phân phối văn bản đến..........................................................................10
2.1.4. Xử lý văn bản đến.................................................................................11
2.2.Quy trình soạn thảo, phát hành văn bản đi................................................11
2.2.1. Soạn thảo văn bản đi.............................................................................11
2.2.2. Trình kí văn bản đi................................................................................11
2.2.3. Bảo đảm thể thức và duyệt văn bản......................................................12
2.2.4. Thủ tục phát hành văn bản đi................................................................12
2.2.5. Lưu văn bản phát hành..........................................................................12
2.2.6. Theo dõi văn bản phát hành..................................................................12
2.2.7. Thu hồi tài liệu......................................................................................14
2.2.8. Quản lí và sử dụng con dấu...................................................................14
2.2.9. Lập và nộp lưu hồ sơ.............................................................................14
3.Quy trình giải quyết Công tác lưu trữ..........................................................14
3.1. Nguyên tắc chung.....................................................................................14
3.2. Nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên lưu trữ..................................................15
3.3. Các quy định về tại liệu lưu trữ................................................................15
3.4. Phân cấp lưu trữ tài liệu...........................................................................17
3.5. Thời hạn và bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................17
Chương 3............................................................................................................18
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ.....18

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY.....................................18
KẾT LUẬN........................................................................................................20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................21




MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Lý do chọn đề tài Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển
nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức
với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.
Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ
máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh
nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu
nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với
nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong
các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi mọi
văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để
quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay
đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ
quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết
sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: 2013 - 2014

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát về sự thành lập, lich sử của công ty, cơ cấu, chức năng nhiệm
vụ của công ty
- Tìm hiểu thực trạng công tácvăn thư lưu trữ tại công tyTNHH Hồ Tây
một thành viên
1


- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
văn thư lưu trữ tại công tyTNHH Hồ Tây một thành viên nói riêng và trên địa
bàn các tỉnh, thành phố của cả nước nói chung.
4. Lịch sử nghiên cứu
- Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 15 tháng 7 năm 2015 của Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP của Bộ Nội vụ,
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức kĩ thuật rình bày văn bản;
- Nghị định 110/2004/NĐ – CP về Công tác Văn thư.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin
- phân tích và tổng hợp số liệu;
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
- Nguồn tin từ mạng Internet;
- Thông tin từ báo cáo công tác tháng, báo cáo công tác năm.
6. Đóng góp của đề tài
- Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ của công ty sẽ giúp cho sinh viên
trong công việc và để làm bài thi kết thúc học phần.
-Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác văn thư lưu trữ.

- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1: Khái quát về công ty Hồ Tây
Chương 2: Quy trình giải quyết công tác văn thư lưu trữ của Công ty Hồ
Tây
Chương 3: Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
văn thư lưu trữ tại công ty.
2


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY HỒ TÂY
Lịch sử hình thành
Thực hiện Chỉ thị 12 – CT/TW ngày 31/01/1987 của Ban Bí thư TW
Đảng về Công tác tài chính và tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng ngân sách
Đảng ngày 02/02/1989 Ban Tài chính – Quản trị TW đã có quyết định số11QĐ/TCQT thành lập Công ty Dịch vụ - Sản xuất Hồ Tây (HSC).
Ngày 08/4/1993, Công ty HSC được thành lập lại trên sơ sở sáp nhập với
Công ty sản xuất dịch vụ Hữu Nghị thuộc Ban Đối ngoại Trung ương theo
Quyết định soos1467 QĐ/UB của UBND thành phố Hà Nội. Tháng 6/1995 trên
cơ sở sự phát triển của các doanh nghiệp Đảng UBND thành phố Hà Nội ra
quyết định số 1661-QĐ/UB thành lập Tổng công ty Hồ Tây thuộc Ban Tài chính
– Quản trị TW trên cơ sở sáp nhập Công ty Dịch vụ Sản xuất Hồ Tây; Công ty
Trường An; Xí nghiệp nước khoáng Ba Đình với mô hình và cơ cấu tổ chức của
Tổng công ty theo quyết định 90- TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính
phủ.
Thực hiện chủ trương sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của Đảng theo Nghị
quyết Trung ương 3 khóa IX, Nghị định 63/2001/NĐ-CP ngày 14/9/2001 cỉa

Thủ tướng Chính phủ về chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp của
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành Công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên, ngày 29 tháng 1 năm 2004 Ban Tài chính Quản trị TW đã ra
quyết định số 42/ QĐ – TCQT về việc chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành
Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây một thành viên 100% vốn của Đảng ( gọi
tắt là Công ty Hồ Tây). Công ty Hồ Tây có trách nhiệm kế thừa các quyền, nghĩa
vụ và sử lý vấn đề tồn tại của Tổng công ty Hồ Tây chuyển sang.
Ngày 11/4/2007, Bộ chính trị đã ra quyết định số 45- QĐ/TW hợp nhất
ban kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính quản trị
Trung ương và văn phòng Trug ương thành Văn phòng Trug ương Đảng nên
hiện nay Công ty Hồ Tây là một doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung
ương Đảng, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của
3


các co quan chức năng Nhà nước và của Đảng.
Cơ cấu tổ chức, chức năng , nhiệm vụ
2.1. Cơ cấu tổ chức
- Ban Tổng giám đốc Công ty bao gồm: Tổng giám đốc và các Phó Tổng
giám đốc.
- Các phòng ban, ban, đơn vị, chi nhánh bao gồm:
Văn phòng công ty;
Phòng Tài chính Kế Toán;
Ban Quản lý dự án;
Chi nhánh trung tâm quản lý và cho thuê nhà;
Chi nhánh Xí nghiệp ô to 2-9;
Xí nghiệp xây dựng và dịch vụ Hồ Tây;
2.2. Chức năng, nhiệm vụ
- Tổng Giám đốc do Văn phòng Trung ương bổ nhiệm có thời hạn. Tổng
Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Công ty và pháp luật về điều hành

hoạt động của Công ty.
Tổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt
động thường xuyên của Công ty.
Tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và kế hoạch
kinh doanh hằng năm, phương án đầu tư huy động vốn.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật quyết định
mức lương và phụ cấp đối với các chức danh quản lí theo quy chế công ty….
- Phó Tổng giám đốc Công ty do Chủ tịch Công ty bổ nhiệm có thời hạn,
giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công và ủy
quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp
luật về nhiệm vụ được giao.
- Văn phòng công ty có chức năng tham mưu và giúp việc cho Chủ Tịch
và Tổng Giám đốc Công ty về công tác văn phòng; tổ chức cán bộ; kế hoạch; lao
động tiền lương của Công ty.
Là đầu mối tổng hợp thông tin, số liệu báo cáo giúp cho việc quản lí, chỉ
4


đạo điều hành của Lãnh đạo Công ty.
Phối hợp hoạt động của các đơn vị, phòng, ban đảm bảo tính thống
nhất,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sắp xếp kế hoạch và chương trình
làm việc của công ty, lịch làm việc của Lãnh đạo Công ty.
Thay mặt Công ty quan hệ và giải quyết các công việc của Công ty theo
ủy quyền.
Nhiệm vụ của văn phòng:
Chủ trì phối hợp với các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc
xây dựng, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lí chỉ đạo, điều hành của
công ty.
Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng,
ban nghiệp vụ, chi nhánh và đơn vị trực thuộc.

Dự thảo văn bản được Chủ tịch và Ban Tổng Giám đốc giao, các báo cáo
phục vụ cho họp giao ban, sơ kết, tổng kết năm. Tổ chức các cuộc họp giao ban
và các hội nghị, hội thảo của Công ty, ghi các biên bản theo yêu cầu của Lãnh
đạo công ty.
Tiếp nhận và trình lãnh đạo công ty xử lí các công văn tài liệu gửi đến,
phát hành các văn bản cua công ty.
Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu theo quy
định của công ty
- Phòng Tài chính Kế toán có chức năng, nhiệm vụ sau:
Thực hiện những công việc về nhiệm vụ chuyên môn tài chính kế toán
theo đúng quy định của Nhà nước hiện hành về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc
kế toán.
Theo dõi phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi
hình thái và tham mưu cho Tổng Giám đốc các vấn đề liên quan.
Thu thập và xử lí thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát snh trong Công ty.
Báo cáo Tổng Giám đốc về việc đảm bảo nguồn vốn phục vụ hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty.
5


Đôn đốc thu hồi công nợ để hạn chế tình trạng Công ty bị chiếm dụng
vốn.
Theo dõi nguồn vốn của công ty trong các công ty liên doanh, công ty cổ
phần và các khoản vốn đầu tư ra ngoài công ty theo đúng hợp đồng liên doanh
hoặc Điều lệ Công ty Cổ phần đã ban hành.
Giữ bí mật về số tài liệu kế toán tài chính và bí mật kinh doanh của công
ty.
- Chức năng nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án:
Tham mưu cho Chủ tịch và Tổng Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lí

đầu tư xây dựng.
Tổ chức thực hiện, quản lý điều hành các dự án xây dựng được giao.
Thống nhất việc quản lí đầu tư xây dựng trong công ty tuân thủ các quy
định của Nhà nước và của Công ty về quản lí đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo
hiệu quả đầu tư, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về các dụ án đầu tư xây
dựng của công ty.
Triển khai thực hiện các dự án đầu tư lập dự án trình duyệt tổ chức thực
hiện các bước đầu tư xây dựng, trực tiếp hoặc phối hợp theo dõi giám sát công
trình, thực hiện nghiệm thu, quyết toán,bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
Xác định khối lượng, chất lượng, chủng loại, vật tư vật liệu,thiết bị trong
quá trình thực hiện dự án.
Hướng dẫn và giám sát việc thực hiện đầu tư xây dựng của các chi nhánh.
Tập hợp và lưu trữ hồ sơ dự án, đất đai của Công ty.
- Chức năng nhiệm vụ của Chi nhánh Trung tâm Quản lí cho thuê nhà:
Có chức năng kinh doanh cho thuê nhà ở, cửa hàn kho bãi.
Kinh doanh cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo.
Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà, đất và kinh doanh bất động sản.
Kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí, thẻ dục thể thao….
Tổ chức quản lý, khai thác và cho thuê cơ sở vật chất.
Thẩm định giá cho thuê nhà và tài sản; thương thảo với khách thuê về giá
6


cho thuê.
Tổ chức tốt công tác chăm sóc khách hang sửa chữa trang thiết bị và đầu
tư trang thiết bị phục vụ hoạt đông kinh doanh theo phân cấp của công ty.
- Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp ô tô 2-9:
Kinh doanh dịch vụ vận tải, vận chuyển hành khách.
Kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô.

Tổ chức quảng cáo tiếp thị tìm kiếm khách hang đáp ứng nhu cầu kinh
doanh vận chuyển khách và sửa chữa bảo dưỡng ô tô.
Cung cấp phương tiện phục vụ nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng, trùng tu, đại tu ô tô.
Quản lí duy trì nhà xưởng, phương tiện vận tải,trang thiết bị phục vụ cho
yêu cầu vận chuyển và sửa chữa.
- Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng và dịch vụ Hồ Tây:
Tổ chức thi công xây dựng mới và sửa chữa các công trình do Công ty
giao nhằm đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Sử dụng khả năng về nhân lực, nguồn vốn để nhận thầu và tổ chức thi
công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
Cải tạo sửa chữa các công trình, khai thác các công trình bên ngoài nhằm
phát huy và sử dụng tối đa nguồn nhân lực phù hợp với khả năng kinh doanh.
Tổ chức bộ máy để quản lí và thi công các công trình đảm bảo chất lượng
theo đúng quy trình, quy định của Pháp luật.
Tổ chức việc quảng cáo, tiếp thị phục vụ cho kinh doanh xây lắp.
Đảm bảo thu nhập và quyền lợi hợp pháp của CBCNV và người lao động
trong đơn vị.
3. Cơ sở vật chất
Công ty trang bị hệ thống kĩ thuật cũng như các phòng làm việc như sau:
Phòng làm việc tại trụ sở với đầy đủ thiết bị nội thất 950m2
Máy tính cố định 150 chiếc
Máy tính xách tay 70 chiếc
Máy chiếu Projector (ELMO EDP – 6200) 02 chiếc
7


Máy in laser loại HP 5L, 6L, HP 2000 khổ A4 20 chiếc
Máy scanner 04 chiếc
Máy photocopy A4, A3 02 chiếc

Máy fax – modem 05 chiếc
Máy hủy tài liệu 03 chiếc
Ngoài những thiết bị nêu trên Công ty đang sử dụng những phần mềm
tiên tiến nhất để áp dụng vào công việc của công ty nói chung với các văn thư
lưu trữ nói riêng, để đạt được hiệu quả cao nhất

8


Chương 2
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CÔNG TY HỒ TÂY
1. Yêu cầu chung đối với công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Hồ Tây
Thống nhất việc tiếp nhận,đăng kí, chuyển giao văn bản đến, phát hành
văn bản đi tại bộ phận văn thư.
Theo dõi chặt chẽ việc tiếp nhận, xử lí văn bản đến, phát hành văn bản đi,
không để mất hoặc thất lạc văn bản, chậm việc, sót việc.
Từng bước ứng dụng vào quá trình tiếp nhận , đăng kí, chuyển giao, xử lí
văn bản đến, biên soạn , phát hành văn bản đi.
Thực hiện đúng chế độ bảo mật, quản lí chặt chẽ văn bản đi, đến, thu hồi
đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
Quản lí chặt chẽ và sử dụng con dấu Công ty đúng quy định.
Bảo đảm kĩ thuật cho việc gửi, nhận, lưu trữ văn bản trên mạng máy tính
của văn phòng Trung ương Đảng.
Lập hồ sơ đầy đủ và giao nộp lưu trữ đúng quy định.
Bảo đảm lưu trữ tài liệu một cách khoa học,thuận tiện trong việc khai
thác, sử dụng tài liệu.
2. Quy trình giải quyết Công tác văn thư
2.1.Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lí văn bản đến
2.1.1. Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả các văn bản đến Công ty đều do bộ phận Văn thư Công ty tiếp
nhận và đăng kí vào sổ công văn đến.
Khi nhận bì công văn đến, cán bộ văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi,
nơi nhận, số ký hiệu… của công văn ghi trên bì với sổ giao nhận, nếu đúng mới
kí nhận. Khi mở bì, phải kiểm tra các mối dán, dấu niêm phong (nếu có) và
không để sót, nhàu nát.
Văn bản gửi hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ do Tổ
9


thường trực bảo vệ Công ty nhận, thông báo ngay đến Chánh Văn phòng Công
ty, hoặc thông báo trực tiếp cho người nhận được ghi tên hoặc chức danh trên bì
thư.
Các bì công văn có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hoặc mời họp phải xin
ý kiến Chánh Văn phòng Công ty mở ngay và xử lí kịp thời. Đối với các bì thư
nghi bị mở, các bì hỏa tốc hẹn giờ mà đến chậm thì lập biên bản tiếp nhận và
thông báo ngay cho nơi gửi biết để cùng giải quyết. Văn thư được trả lại nơi gửi
những văn bản không đúng đối tượng, thiếu hoặc không đúng thể thức văn bản
như: quá mờ, thiếu trang, thiếu dấu, không chữ kí.
Những bì có dấu riêng người có tên mở bì hoặc những bì có yêu cầu
chuyển trực tiếp đến người nhận, những bì đề tên người nhận, Văn thư không
được mở, vào sổ theo bì và chuyển nguyên bì đến người có tên xử lí. Nếu nội
dung văn bản là công tác chung thì chuyển lại Văn thư xử lí như mọi công văn
khác.
Các văn có dấu mật, tối mật, tuyệt mật bộ phận văn thư không được sao
chụp và chuyển ngay cho ngưởi có trách nhiệm nhận văn bản đó.
2.1.2. Đăng kí văn bản đến
Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục đăng kí các văn bản đến: Đóng dấu
ĐẾN lên văn bản và ghi đầy đủ số đến, ngày đến trong khung dấu đến và đăng
kí vào sổ công văn đến. Sau đó, Văn thư chuyển văn bản cho Chánh Văn phòng

Công ty hoặc người được phân công phụ trách Văn phòng trong trường hợp
Chánh Văn phòng đi vắng. Căn cứ vào nội dung văn bản, Chánh Văn phòng
Công ty xử lí việc hoặc trình văn bản lên Tổng Giám đốc.
2.1.3. Phân phối văn bản đến
Căn cứ chức năng, nhiêm vụ của các phòng, ban chức năng và đơn vị trực
thuộc, Chánh Văn phòng Công ty và Tổng Giám đốc cho ý kiến về nơi nhận, về
bản gốc, bản sao, giao Văn thư chuyển văn bản tới các đơn vị, cán bộ,chuyên
viên trong Công ty. Văn thư có trách nhiệm sao in đúng số bản theo nơi nhận
văn bản và làm thủ tục gửi đúng quy định.
Khi nhận văn bản đến, người nhận văn bản phải kí nhận rõ ràng. Văn thư
10


các phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc có trách nhiệm kí nhận, theo dõi,
quản lí văn bản gửi lãnh đạo đơn vị mình, không để chậm trễ, sót việc.
2.1.4. Xử lý văn bản đến
Chỉ xử lí các văn bản đến đã đóng dấu đến, đã đăng kí vào sổ Công văn
đến và có ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc hoặc Chánh Văn phòng Công ty.
Trường hợp văn bản cần xử lí gấp thì sau khi xử lý xong phải chuyển lại văn thư
để đăng kí vào sổ.
Việc xem xét giải quyết văn bản đến cần tiến hành khẩn trương trong thời
gian sớm nhất. Cán bộ, chuyên viên và đơn vị thuộc phạm vi nhiệm vujcuar
mình phải chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ, kết quả giải quyết công việc; những
vấn đề thuộc chủ trương lớn cần thời gian nghiên cứu giải quyết, phải có ý kiến
giải quyết đúng thời hạn cấp trên yêu cầu.
2.2.Quy trình soạn thảo, phát hành văn bản đi.
2.2.1. Soạn thảo văn bản đi
Các phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc có trách nhiệm dự thảo
văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị mình. Văn bản trình kí phải đính kèm
các văn bản và ý kiến liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản đó (nếu có).

Văn bản dự thảo phải thể hiện đầy đủ, chính xác tư tưởng chỉ đạo và
quyết định của lãnh đạo; phù hợp với từng thể loại và thể thức văn bản của Đảng
và Nhà nước.
Cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu
trách nhiệm về nội dung bản thảo. Việc gửi dự thảo văn bản để xin ý kiến đóng
góp của lãnh đạo công ty và các phòng, ban, đơn vị thực hiện qua thư điện tử.
Đối với những văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng sẽ phát hành, người
thảo văn bản có trách nhiệm ghi rõ các thành phần thể thức văn bản như: tiêu đề,
trích yếu, ngày, tháng phát hành, người kí, nơi nhận, độ khẩn, độ mật, thu hồi
(nếu có)… và đọc kiểm tra văn bản lần cuối trước khi trình kí và phải gửi tệp
điện tử của văn bản đó qua mạng máy tính đến phòng nhân sao – chế bản của
Văn phòng Trung ương hoặc gửi kèm USB.
2.2.2. Trình kí văn bản đi
11


Bản thảo văn bản sau khi được lãnh đạo phê duyệt co phép phát hành sẽ
chuyển qua thư điện tử đến văn thư Công ty để chỉnh sửa thành một văn bản
đúng thể thức, chính xác về nội dung để trình kí chính thức.
Tất cả các văn bản kí đều tập trung ở Thư ký Tổng Giám đốc để trình.
2.2.3. Bảo đảm thể thức và duyệt văn bản
Tất cả các văn bản của công ty hồ tây phát hành phải đảm bảo thể thức
theo đúng quy định của Văn phòng Trung ương Đảng.
Văn thư và người soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức
văn bản trước khi trình kí, phát hành chính thức. Nếu có những điểm chưa hợp lí
hoặc cần căn nhắc về từ ngữ, nội dung, nơi nhận văn bản… thì thông báo với
đơn vị xin ý kiến sử đổi trước khi phát hành.
2.2.4. Thủ tục phát hành văn bản đi
Văn bản đi của Công ty Hồ Tây sau khi được người có thẩm quyền kí,
văn thư làm các thủ tục phát hành, gửi kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận

ghi trên văn bản hoặc danh sách nơi nhận đã được Tổng Giám đốc hoặc Chánh
Văn phòng Công ty phê duyệt.
Các văn bản mật phát hành theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc và Chánh
Văn phòng Công ty. Đối với các văn bản mật, văn bản có quy định thu hồi, phải
đánh số bản, ghi tên nơi nhận và đóng dấu thu hồi vào phía trên trang đầu của
văn bản.
2.2.5. Lưu văn bản phát hành
Mỗi văn bản đi phải lưu 01 bản chính có đầy đủ chữ kí của người có thẩm
quyền kí và dấu Công ty
Tất cả các ý kiến của lãnh đạo và văn bản gửi kèm đều phải lưu kèm văn
bản chính để sau đầy đủ nộp vào lưu trữ.
Các văn bản mật dược cho vào phong bì niêm phong, lưu cả bì.
2.2.6. Theo dõi văn bản phát hành
Văn thư Công ty và văn thư các phòng ban chứ năng và đơn vị trực thuộc
có trách nhiệm theo dõi văn bản đi, kịp thời phát hiện và xử lí những trường hợp
chậm trễ, thất lạc. Việc kiểm tra, theo dõi văn bản mật gửi đi được thực hiện
12


bằng phiếu gửi.

13


2.2.7. Thu hồi tài liệu
Văn thư có trách nhiệm thu hồi đầy đủ, đúng thời hạn những tài liệu có
quy định thu hồi, nhất là đối với tài liệu mật, các dự thảo xin ý kiến. Cán bộ,
chuyên viên trong Công ty phải trả lại đầy đủ, đúng thời hạn các tài liệu có thu
hồi.
2.2.8. Quản lí và sử dụng con dấu

Văn phòng có trách nhiệm quản lí chặt chẽ và sử dụng đúng quy định các
con dấu của Công ty. Chỉ có người được giao trách nhiệm quản lí và giữ con dấu
mới đóng dấu.
Trước khi đóng dấu, Văn thư phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản,
thảm quyền kí và chữ kí, số bản. Nhân viên văn thư được giao giữ con dấu phải
tự mình đóng dấu vào văn bản, không được nhờ người khác đóng dấu hộ.
Đối với văn bản có chữ kí, đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ kí về bên
trái; đối với văn bản đứng tên tập thể (không ký), đóng dấu ngay ngắn dưới dòng
chữ tên đơn vị ban hành văn bản.
Không được đóng dấu khống chỉ vào các văn bản, giấy tờ khi chưa có nội
dung hoặc chữ kí của người có thẩm quyền.
2.2.9. Lập và nộp lưu hồ sơ
Tất cả các phòng, ban chức năng, các đơn vị trực thuộc và cán bộ, chuyên
viên làm việc liên quan tới văn bản có trách nhiệm lập hồ sơ và quản lí, giữ gìn
văn bản thuộc lĩnh vực và công việc được giao phụ trách, theo dõi.
Các cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn, chuyển công tác khác
hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu cho đơn vị, người thay thế
hoặc bộ phận lưu trữ theo phân cấp lưu trữ tài liệu.
3.Quy trình giải quyết Công tác lưu trữ
3.1. Nguyên tắc chung
Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty Hồ
Tây đều phải được lập thành hồ sơ, quản lý chặt chẽ và bảo vệ an toàn. Tài liệu
14


văn thư có giá trị lưu trữ của các phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc phải
được giao nộp và lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của Công ty hoặc bộ phận lưu trữ
của phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc.
Tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp
(trong trường hợp không có bản chính)

3.2. Nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên lưu trữ
Đôn đốc việc lập hồ sơ tại đơn vị và thu nhận hồ sơ tài liệu vào lưu theo
quy định của nhà nước.
Chỉnh lí hồ sơ tài liệu lưu trữ của đơn vị theo quy định chung. Tổ chức
lưu trữ có khoa học và từng bước áp dụng tin học vào công nghệ lưu trữ.
Phụ vụ hiệu quả việc khai thác tài liệu lưu trữ. Cán bộ, nhân viên lưu trữ
tuân thủ nguyên tắc quản lí chặt chẽ và giữ bí mật thông tin của tài liệu; có trách
nhiệm cung cấp các bản sao hoặc cho mượn các tài liệu không tính chất bí mật.
Tài liệu cho mượn phải đăng kí vào sổ, kí nhận và ký trả đúng thời hạn. Đối với
tại liệu mật, chỉ được phục vụ khai thác khi lãnh đạo Công ty đồng ý.
3.3. Các quy định về tại liệu lưu trữ
Hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ của Công ty hay bộ phận lưu trữ của các
phòng, ban và các đơn vị trực thuộc phải là các hồ sơ tài liệu về những công việc
được hình thành trong quá trình công tác của Công ty hay của phòng, ban và
đơn vị trực thuộc, đã giải quyết xong, gồm các văn bản, phim ảnh, băng đĩa ghi
âm, ghi hình…
Cán bộ, chuyên viên làm công tác liên quan đến hồ sơ tài liệu chỉ được
giữ hồ sơ tại liệu khi đang giải quyết công việc, ngay sau khi công việc đó kết
thúc, phải đem nộp các hồ sơ tài liệu đó vào bộ phận lưu trữ theo phân cấp lưu
trữ tài liệu.
Khi giao nộp phải nập biên bản bàn giao và thống kê hồ sơ tài liệu. Biên
bản bàn giao phải có đủ chữ kí của người giao, người nhận và người phụ trách
đơn vj bên giao và bên nhận. Biên bản lập thành 02 bản: 01 bản lưu tại đơn vị
nộp, 01 bản lưu tại bộ phận lưu trữ.
Việc hủy tài liệu trùng, thừa, tài liệu đã hết giá trị lưu trữ phải thự hiện
15


theo đúng quy định của Nhà nước.

16


3.4. Phân cấp lưu trữ tài liệu
Các hồ sơ tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Công ty: bao gồm toàn bộ hồ sơ
tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế, chính trị của Công ty.
Các hồ sơ tài liệu lưu trữ tại các phòng, ban chức năng, các đơn vị trực
thuộc: bao gồm toàn bộ hồ sơ tài liệu về hoạt động nghiệp vụ và chính trị của
phòng, ban và đơn vị.
Hồ sơ tài liệu của các đơn vị sáp nhập giải thể: Hồ sơ của các đơn vị sáp
nhập trong Công ty do bộ phận văn thư của đơn vị mới tiếp nhận, lưu trữ. Hồ sơ
của các đơn vị giải thể phải nộp và lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của Công ty.
3.5. Thời hạn và bảo quản tài liệu lưu trữ
Thời hạn lưu trữ tài liệu trong Công ty Hồ Tây được áp dụng theo Thông
tư số 09/2011/TT – BNV ngày 3 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Phòng dùng để lưu trữ tài liệu cần bố trí nơi cao ráo, chống ẩm mốc, mối
mọt, có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn, có trang thiết bị phòng chống cháy nổ.
Định kỳ vệ sinh, dùng thuốc diệt côn trùng.
Định kỳ kiểm tra tài liệu để phát hiện sớm những hư hại tài liệu, kịp thời
tổ chức phục chế tài liệu có dấu hiệu hư hại.

17


Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
- Văn phòng Công ty là một phòng lớn, đảm trách nhiều mảng công tác
liên quan hoạt động của Công ty
- Chánh Văn phòng và nhân viên đoàn kết, nhất trí cao trong việc duy trì

các hoạt động của Văn phòng nói chung và toàn Công ty nói riêng, trong việc
triển khai các công việc phảiđảm trách.
- Cán bộ viên chức của phòng luôn giữ được đoàn kết, hỗ trợ giúp nhau
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Sự phối hợp giữa tổ chức đảng, chính quyền, công đoàn nhịp nhàng và
có hiệu quả.
- Văn Phòng luôn nhận được sự chỉ đạo trực tiếp kịp thời của Tổng Giám
đốc và sự phối hợp của các phòng, ban chức năng và các đơn vị trong cơ quan.
- Công tác văn thư – lưu trữ: là một hoạtđộng màở bất kỳ một cơ quan nào
cũng phải thực hiện. Công ty Hồ Tây có bộ phận văn thư hoạtđộng dưới sự
chỉđạo của Văn phòng Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của
mình trong việc tiếp nhận văn bảnđi, đến và sử dụng con dấu. Văn phòng Công
ty luôn làđơn vị giám sát chặt chẽ hoạt động cán bộ văn thư và thư ký của Tổng
Giám đốc. Thư ký của Tổng Giám đốc luôn hoàn thành tốt việc giải quyết công
việc cho lãnhđạo. Công việc soạn thảo văn bảnđãđược tiến hành trên máy vi
tính, điều này không những tiết kiệmđược thời gian mà văn bản cònđẹp hơn so
với viết tay.
- Công tác văn thư, lưu trữ duy trì tốt nề nếp hành chính của công ty trong
việc ban hành văn bản hành chính và theo dõi thực hiện nội dung văn bản.
- Làm tốt công tác lưu trữ, thực hiện quản lý công văn bằng máy vi tính
- Nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản đúng thể thức, đẹp về hình thức,
ngôn ngữ trong sáng, đúng văn phong của từng loại văn bản, nội dung súc tích,
18


rõ ràng, mạch lạc.
- Tham mưu tốt cho Tổng Giám đốc trong công tác đối nội,đối ngoại, lễ
tân, khánh tiết phục vụ hội họp.
- Thực hiện nhận và phát công văn, thư tín báo chí chính xác, kịp thời.
Thái độ nhẹ nhàng hòa nhã và tôn trọng người đến liên hệ công tác.

- Bảo quản và sử dụng con dấu đúng quy định. Đảm bảo thông tin liên lạc
thông suốt
- Làm tốt công tác văn thư lưu trữ, cập nhật thông tin tất cả các lĩnh vực
hoạt động của toàn Công ty.
- Thực hiện có chất lượng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo
yêu cầu cấp trên
- Chuẩn bị tốt nội dung các báo cáo giao ban công tác và quá trình hoạt
động của toàn Công ty.
- Có quan hệ chặt chẽ với các phòng, ban chức năng của Công ty để có
thông tin cập nhật, đầy đủ, chính xác.

19


KẾT LUẬN
Trên đây là bản tìm hiểu “Công tác văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH Hồ
Tây một thành viên năm 2013 – 20144̏” do em viết trong quá trình học và làm
việc tại Công ty. Được sự giúp đỡ của Trường, đặc biệt là các thầy cô giáo trong
Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡngđối với bản thân em. Nhờ sự tạo điều kiện
thuận lợi về mọi mặt, những chỉ bảo, hướng dẫn tận tâm của các thầy cô trong
Khoa đã giúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng này.
Qua thời gian thực tế trong môi trường học tập và làm việctại Công ty cụ
thể là phòng văn thư, em đã có dịp trau dồi cho mình những kiến thức những
tầm nhìn cao hơn và xa hơn vềcông tác văn thư, lưu trữ.
Tuy thời gian làm việc tại Công ty chưa nhiều, trong khi kiến thức thực tế
còn có hạn, em đã được các cán bộ, thầy cô giáo củaKhoa giúp đỡ em tiếp cận
công việc chuyên ngành ngay từ những ngày đầu đến làm việc. Vì vậy mà trong
quá trình làm việc em đã hình thành và dần thành thạo những khâu nghiệp vụ về
cơ bản, tạo được ý thức nghề nghiệp và phong cách làm việc nhanh chóng – cẩn
thận – hiệu quả và chính xác mà vẫn đúng nguyên tắc.

Với những thuận lợi đó còn giúp em hiểu cặn kẽ về từng khâu thao tác
Văn thư trong thực tế, và từ đó tôi tạo được sự tin tưởng trong công việc hơn.
Một lần nữa em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội nói chung và TS. Lê Thị Hiền giảng viên bộ môn Phương
pháp nghiên cứu khoa học nói riêng.Chính môi trường làm việc nghiêm túc và
hiệu quả đó đã giúp em có thêm những hiểu biết về chuyên ngành, tích luỹ được
kinh nghiệm và hình thành tác phong làm việc trong thời đại mới.
Em xin chân thành cảm ơn!

20