Công tác văn thư lưu trữtại công ty XNK hà anh2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH

HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

HÀ NỘI 2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI :
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH
BÀI TẬP CÁ NHÂN/BÀI TIỂU LUẬN KẾT THỨC HỌC PHẦN

Học phần : Phương pháp luận nghiên cứu khoa học
Giảng viên : TS.Lê Thị Hiền
Mã phách :

HÀ NỘI 2015


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài là của tôi được thực hiên qua
việc khảo sát thực tế tại Công ty XNK Hà Anh và tham khảo các tài liệu.
Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác. Tôi xin chịu mọi
trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Công ty XNK Hà Anh, phòng văn thư
lưu trữ, phòng văn thư và cán bộ văn thư lưu trữu cùng các chuyên viên của Phòng
văn thư đã giúp đỡ chúng tôi để tôi có thể hoàn thành bài nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn!


BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

Từ viết tắt
XNK
VT
HN
VTLT
LT
UBND

Tên cụm từ viết tắt
Xuất nhập khẩu
Văn thư
Hà Nội
Văn thư lưu trữ

Lưu Trữ
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
MỞ
………………..01

ĐẦU………………………………………………….

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
KHÁI
QUÁT
VỀ
Công
ty
XNK
Hà
Anh....
…............................................05
1.1. Khái niệm Văn thư…………………….………………………….05
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư…………………………………………
05
1.1.2. Nội
dung
công
tác
văn
thư…………………………………………..05
1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư…………………………...………………

05
1.1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư……………..
……………….07
1.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ…………….…….….
…………..08
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giới thiệu tài liệu lưu
trữ…………….08
1.2.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ……………….………….….
……….08
1.2.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ……………………………………..…
08
1.2.1.3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ…………………………………..……08
1.2.2. Vị trí ý nghĩa của công tác lưu trữ………………..
………………...09
1.2.3. Nội
dung
của
công
tác
lưu
trữ…………………...
………………….10
1.3. Khái quát về Công ty XNK Hà Anh……...……….……..
……….12
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
Công ty XNK Hà Anh……………………………………………………14
2.1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại công ty XNK Hà Anh..14
2.1.1.Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư………………………..……14

2.1.2.Điều kiện làm việc của phòng văn thư.…………..……..
………....14
2.1.3.Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
………..............15
2.1.3.1.
Quản
lý
công
văn
đi……………………………………………..15
2.1.3.2.
Quản
lý
công
văn
đến……………………………………….......16
2.1.3.3.
Quản
lý
sử
dụng
con
dấu………………………………………..17
2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ
sơ……………………..17
2.2. Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh..18
2.2.1.Ưu điểm công tác văn thư………………………………………...18
2.2.2Nhược điểm công tác văn thư..........................................................18
2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty XNK Hà
Anh…………..20

2.3.1.
Tổ
chực
bộ
phận
quản
lý
công
tác
lưu
trữ………………………..20
2.3.2. Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ………………………..………
21
2.3.3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu
trữ…………….21
2.3.4. Ban hành quy chế về công tác lưu trữ.……….……………….
…...22
2.3.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác lưu
trữ……………………...22
Chương 3:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẮM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
XNK HÀ ANH….………………..………….………………………….
………24
3.1 Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư –
lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh………………………………..
…….24


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ cùng với những thành tựu thần kì cùng xu
thế toàn cầu hoá kinh tế đang có tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin
trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt
động sáng tạo nhằm tạo được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Như vậy một trong những vấn đề bức xúc
mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị xã, phường, các đơn
vị vũ trang. Phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng,
công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt
động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang
trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang từng bước
phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế chi thức, công tác văn phòng đang
là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ
kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử
lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị
cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải
thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho
mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của nhà nước. Các văn bản hình
thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn
vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi
ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao. Nhận thức được tầm quan trọng của
công tác Văn thư đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị, là những sinh viên
của Khoa Văn thư – Lưu trữ tại trường ĐHNVHN, với những kiến thức đã
được học từ nhà trường, từ chuyến đi thực tế tại Công ty XNK Hà Anh, tôi
quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư- Lưu trữtại Công ty XNK Hà Anh”
làm đề tài nghiên cứu.

1


2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác VTLT
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: 2014 – 2015
Không gian nghiên cứu: Phòng VTLT tại Công ty XNK Hà Anh
3. Mục tiêu nghiên cứu:
3.1: Cơ sở lý luận về công tác VTLT, khái quát về Công ty XNK Hà Anh.
3.2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh năm
2014 – 2015, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của công tác văn
thư – lưu trữ.
3.3: Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả.

4. Lịch sử nghiên cứu:
Trong những năm qua, đã có rất nhiều nghiên cứu về công VTLT thư
trong phạm vi cả nước nói chung và Trường ĐHNVHN nói riêng như các
văn bản của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của Trung tâm
lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ,… trong đó có một số cuốn
sách, đề tài sau:
+ Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức
năng nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (có hiệu
lực thi hành từ ngày 07/01/2013).
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
+ Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về

việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở, công tác văn thư, lưu trữ.
+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng

2


+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục
VTLTNN;
+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng.
Không chỉ riêng nhà nước mà các cán bộ công chức, thạc sĩ, tiến sĩ và sinh viên
cũng tham gia làm các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư:
+ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của Th.S Trần Kim Liễu;
+ Giáo trình văn thư của Lê Văn Bảo;
+ Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội của T.S Nguyễn Lệ Nhung.
+ Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác văn thư
trong trường học.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp
tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Công tác văn thư – lưu trữtại Công ty XNK Hà
Anh”.
5. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát

+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Phòng Văn Thư – Lư trữ Công ty
XNK Hà Anh
6. Đóng góp của đề tài:
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác VTLT tại Công ty XNK Hà Anh
7. Cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
– LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XNK HÀ ANH.
3


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH.
Chương 3:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TY XNK
HÀ ANH

4


Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XNK HÀ ANH
1.1. Khái niệm công tác văn thư
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư

Khái niệm văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. "Văn" có
nghĩa là văn tự, "thư" có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong
kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan
đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ
quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện
giao tiếp chính thức với nhau. Theo khoản 2, điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ban hành ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Khái niệm công tác
văn thư được quy định: “công tác văn thư quy định tại Nghị định bao gồm công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư”. Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở
hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở
các cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ
quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ
máy nhà nước.
1.1.2.Nội dung của công tác văn thư
- Soạn thảo, ban hành văn bản:
• Thảo văn bản (soạn thảo).
• Duyệt bản thảo (duyệt nội dung văn bản).
• Đánh máy, sao (in) văn bản.
• Ký và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động:
• Quản lý, giải quyết văn bản đến.
• Quản lý văn bản đi.
• Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:
• Bảo quản con dấu.
• Sử dụng con dấu theo đúng quy định.
1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư
Để công tác văn thư đảm bảo cho phục vụ công tác quản lý, điều hành đạt hiệu

quả, công tác văn thư phải đảm bảo thực hiện được 4 yêu cầu cơ bản: Nhanh chóng
5


– Chính xác – Bí mật – Hiện đại. Nội dung cụ thể của 4 yêu cầu trên được hiểu cụ
thể như sau:
- Nhanh chóng: có nghĩa là quá trình tổ chức, thực hiện các nội dung cụ thể
của công tác văn thư, từ khâu xây dựng văn bản đến khâu tổ chức quản lý,
giải quyết văn bẳn (đến - đi) được tiến hành nhanh, kịp thời sẽ góp phần đấy
nhanh tiến độ giải quyết mọi công việc quản lý, điều hành. Trong van bản
quản lý đều chứa đựng những thông tin về một sự việc nhất định, nên nếu
việc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công
việc, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật cảu sự việc, những thông tin
được nêu ra trong văn bản.
- Chính xác: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
trong công tác quản lý văn bản – tài liệu được hình thành trong hoạt động
quản lý. Cụ thể như sau:
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản
phải chính xác
tuyệt đối về mặt
pháp lý. Các trích
dẫn hoặc trích dẫn
trong văn bản phải
hoàn toàn chính
xác về nội dung
thông tin. Số liệu
nêu trong văn bản
phải đầy đủ, chứng
cứ phải rõ ràng.

Thể thức văn bản
Văn bản ban hành
phải có đầy đủ các
thành phần do Nhà
nước quy định. Mẫu
trình bày phải đúng
theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 do
Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn
bản hành chính.

Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
Yêu cầu chính xác phải được
thực hiện nghiêm túc trong tất
cả các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư: đánh máy,
sao (in) văn bản; đăng ký văn
bản; chuyển giao văn bản; lưu
trữ văn bản…không sao (in)
thừa/thiếu số lượng; đăng ký
văn bản phải đầy đủ thông tin,
chuyển giao văn bản đúng thời
gian và đến tận tay người
nhận.

- Bí mật: nguyên tắc này được hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho công

chức Văn phòng – Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan đến
văn thư, văn phòng có ý thức. quán triệt được tinh thần giữ bí mật theo đúng
quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10
ngày 28/12/2000. Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũng phải giữ gìn
bí mật cả những nội dung, thông tin mới chỉ đang bàn bạc, chưa thành các
quyết định chính thức hoặc chưa được ban hành bằng văn bản.
- Hiện đại: nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp, có
những thao tác được lặp đi lặp lại rất nhiều lần theo chu kỳ, có những thao
tác cần phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến
độ giải quyết và xử lý văn bản kịp thời. yêu cầu của hiện đại trong công tác
văn thư đã trở thành một trong những tiền đề để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu
lực cho hoạt động quản lý.
6


Hiện đại hóa công tác văn thư được hiểu là ứng dụng công nghệ thông tin
trong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị
văn phòng hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn thư đang được coi là một yêu cầu cấp bách nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của
đất nước cũng như của từng đơn vị, cơ quan. Việc áp dụng các phương tiện
kỹ thuật hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng cường
hiệu quả công tác văn thư trong cải cách nền hành chính trong giai đoạn ngày
nay.
1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.
1.1.4.1.Vị trí
Được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, là nội dung quan trọng
trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước ở các cơ quan, đơn vị.
1.1.4.2.Ý nghĩa

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước.
- Tổ chức và thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
được nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ; góp phần giữ gìn bí mật của
Đảng, Nhà nước của cơ quan, đơn vị, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ
và việc lợi dụng việc sở hở tong quản lý văn bản để làm những việc trái pháp
luật.
- Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của đơn vị, cơ quan. Nội dung
thông tin trong các văn bản chứa đựng thông tin phản ánh hoạt động hàng
ngày của cơ quan, đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các chức
vụ, trách nhiệm khác nhau. Trong quá trình hoạt động, các văn bản được lưu
giữ đầy đủ, nội dung văn bản ban hành chính xác, phản ánh đúng các hoạt
động, khi cần thiết các văn bản là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các
hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn được đầy đủ hồ sơ, tài
liệu, tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác lưu trữ. Vì nguồn bổ xung
chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư.
Nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt (không đúng yêu cầu), văn bản giữ lại
không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ không đạt chất lượng, gây
khó khăn cho công tác lưu trữ sau này khi nghiên cứu khai thác sử dụng.

7


1.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.
1.2.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả các vấn đề lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan tới tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công

tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
1.2.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân
được bảo quản trong kho lưu trữ thác phụ vụ cho các mục đích chính trị, văn
hóa, khoa học, lịch sử … của toàn xã hội.
1.2.1.3. Giá trị tài liệu lưu trữ:
- Giá trị thực tiễn:
Giá trị thực tiễn của tài liệu lưu trữ là giá trị của những nội dung thông tin
chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động
quản lý của cơ quan. Giá trị thực tiễn của tài liệu khôn chỉ giới hạn trong
phạm vi những thông tin về công việc đang giải quyết mà giá trị thực tiễn
của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra,
xem xét hoạt động của nhà trường. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của
tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu.
- Tài liệu lưu trữ trong các phường trên địa bàn thành phố có ý nghĩa to lớn,
chứa đựng những thông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa
học, côn tác tổ chức cán bộ, tài chính … Tài liệu lưu trữ hình thành trong
lĩnh vực này phản ánh chân thực kết quả đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản
lý cán bộ, tài chính … Đây là côn cụ đắc lực để phường triển khai công tác
học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính …
- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để tra tìm thông tin phục vụ công
tác cũng như giải quyết các nhiệm vụ hằng ngày: chế độ liên quan đến cán
bộ viên chức, chứng nhận thời gian công tác, …
- Giá trị lịch sử
- Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin
chứa đụng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội
8

sau khi tài liệu hết giá trị hiện hành. Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể
hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, chất
liệu chế tác và hình thức của tài liệu. Nhưng tài liệu có giá trị lịch sử được
bảo quản vĩnh viễn và được coi là chứng tích lịch sử.
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
- Vị trí của công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực đời sống
xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn
đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Ngay từ những ngáy đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã ký
thông tư số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công văn, giấy tờ, trong
đó người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất
lớn trong nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương
trình kế hoạch côn tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh
tế, văn hóa, cũng như khoa học kĩ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu
là một công tác hết sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan
trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ
quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
số 1229/QĐ-TTg về ngày truyền thống của lưu trữ Việt Nam và lấy ngày
ngày 03 tháng 01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”
- Ý nghĩa công tác lưu trữ
- Mục đích cơ bản, quan trọng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vị
đắc lực nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các
thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Công tác Lưu trữ nếu làm tốt sẽ
mang lại nhiều lời ích to lớn đối với nhà trường và xã hội.
- Thứ nhất, công tác lưu trữ trong phường cung cấp những căn cứ và bằng
chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của phường.

- Thứ hai, công tác Lưu trữ có ý nghĩa cung cấp những thông tin quá khứ cho
việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của phường.
- Thứ ba, công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật thông tin quốc gia, cơ quan,
cá nhân.
- Thứ tư, công tác lưu trữ giúp cho phường trong việc khai thác những thông
tin trong tài liệu lưu trữ để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ, lãnh
đạo trong phường.

9


1.2.3.Nội dung của công tác lưu trữ.
- Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn
tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lư trữ.
- Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác Lưu trữ dặt ra, nội dung cụ
thể của công tác Lưu trữ như sau:
- Hoạt động tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Tại các cơ quan
trung ương bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban
riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh
đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các
Tổng công ty. Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa
phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn
phòng của cơ quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực
thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân. Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ
cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan.
Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung
toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ
của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa
học khối lượng công văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý
thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là

bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin
quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu trữ là
một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Nếu trong các cơ
quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng
thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng
cần có sự phối hợp chặt chẽ.
- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu
thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống
kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật,
nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về
công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn
bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành. Để thực
hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ
thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban
hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều,
mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần
thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ
trung ương tới địa phương.
10


- Hoạt động kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ: Kiểm tra, đánh giá là khâu
then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy
định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá
là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời
gian hoàn thành nhất định. Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi
kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có

được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về một công việc,
một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành kiểm tra xem xét kết luận đó có
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không. Song trong lĩnh vực quản lý
nhà nước thì mục đích chính của công tác kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ
quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
- Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm
pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực
hiện nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp
dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra
đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản. Một số năm gần đây, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các bộ,
ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau
đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại công tác văn thư - lưu trữ ở các
cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đây là một hình thức thanh tra, kiểm
tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ,
học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan. Nội dung của công tác kiểm
tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình
độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo
quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo
những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra
những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc
đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế
nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng
được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ. Bộ phận thanh tra,
pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra đối với cơ quan cấp
dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về công tác

lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
quy định.
1.3. Khái quát về Công ty XNK Hà Anh
11


Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hà Anh có trụ sở tại thị trấn Đông Anh, Hà nội.
Tiền thân là HTX kinh doanh dịch vụ vật tư nông nghiệp từ thời bao cấp. Từ khi
chuyển sang mô hình công ty cổ phần, công ty chuyển dần từ kinh doanh dịch vụ
vật tư nông nghiệp sang kinh doanh tổng hợp. Tuy nhiên, lĩnh vực kinh doanh chủ
đạo của công ty vẫn là Nhập khẩu và phân phối đạm. Bao tiêu 40% sản lượng của
nhà máy đạm Phú Mỹ (công suất 800.000 tấn/năm), trên 50% sản lượng của nhà
máy phân đạm Hà bắc (công suất 150.000 tấn/năm). Hàng năm, công ty còn nhập
khẩu trên 700.000 tấn, Hà Anh là nhà nhập khẩu và phân phối phân đạm lớn nhất
cả nước với khách hàng là tất cả các công ty vật tư nông nghiệp trên toàn quốc.
Doanh thu hàng năm đạt trên 2.000 tỷ đồng. Ngoài ra, Hà Anh còn xuất khẩu trên
300.000 tấn gạo, nhập khẩu sắt, thép, xe máy, máy nông cụ....Công ty XNK Hà
Anh là bạn hàng thân thiết của Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt (phí bảo hiểm hàng
năm lên đến hàng chục tỷ đồng), Công ty Đạm Phú Mỹ (bao tiêu hơn 40% sản
lượng Đạm Phú Mỹ) và Ngân hàng NN&PTNT Việt nam chi nhánh Đông Anh
(vào thời vụ, bình quân 1 ngày công ty nộp tới vài chục tỷ đồng vào ngân hàng). Vì
vậy , theo đánh giá của giới chuyên môn, rất có thể Hà Anh sẽ trở thành cổ đông
chiến lược khi ba "đại gia" trên CPH.

• Ngành nghề kinh doanh:

- Kinh doanh vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng, dịch vụ thể thao, khách sạn, ăn
uống
- Chế biến nông, lâm sản thực phẩm, sản xuất cây giống, cây cảnh các loại
- Kinh doanh vận tải hàng hoá

- Mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trường chứng khoán theo quy định của nhà
nước
- Khai thác đá sỏi
- Liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước
- Kinh doanh bất động sản
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
- Kinh doanh: hàng hóa, hàng may mặc, hàng tiêu dùng
12


- Mua bán thuốc bảo vệ thực vật
- Mua bán phân bón các loại
- Sản xuất phân bón các loại
- Xây dựng nhà ở, văn phòng và công trình công cộng, làm đường giao thông vận
tải

13


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY XNK HÀ ANH

2.1 Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữtại Công ty XNK Hà Anh
2.1.1. Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư – lưu trữ Công ty XNK Hà Anh
1. Chuyên viên : Nguyễn Thị Phương
Số điện thoại : 0982 726 906
2. Chuyên viên: Nguyễn Thùy Linh
Số điện thoại : 0967 444 043
2.1.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư

Điều kiện làm việc của tổ văn thư là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm sinh lý của
mỗi cán bộ công nhân viên. Người lao động không thể làm việc có chất lượng và
hiệu quả trong điều kiện lao động không tốt. Bởi đối với nhu cầu của con người khi
đã thoả mãn đầy đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạo cho họ cảm giác hứng thú,
say sưa với công việc tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng kiến, ý tưởng
trong quá trình làm việc. Nhận thấy vấn đề đó là hết sức cần thiết trong những năm
qua công ty đã có sự quan tâm đầu tư kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ
cho công tác văn phòng theo xu hướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu
suất công việc cho công ty. Hiện phòng văn thư – lưu trữ cũng được đầu tư trang bị
tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.
Bộ phận văn thư – lưu trữ được trang bị đầy đủ phương tiện như bàn, ghế xoay, tủ
sắt đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy phô tô, máy điện thoại và
14


máy gọi trong nội mạng để tiện cho việc liên hệ công việc. Dưới đây là một số
trang thiết bị, vật dụng tại Phòng Văn thư:
+ 2 máy tính để bàn
+ 1 máy in, 2 máy photocopy
+ 1 máy fax
+ 2 điện thoại để bàn liên hệ
+ 3 tủ đựng tài liệu
2.1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, ở Công ty XNK Hà Anh, các đơn vị tự chịu trách nhiệm soạn thảo
văn bản liên quan, sau đó trình lên cấp trên trực tiếp xem xét bản dự thảo và sửa
chữa những sai sót rồi ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được chuyển xuống
cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo để
kiểm tra lại về hình thức và nội dung. Sau đó, văn bản lại được chuyển cho Trưởng
phòng hành chính, VTLT để kiểm tra lại lần cuối rồi trình lên người ký chính thức.
Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, văn thư sẽ photo ra ít nhất là

03 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản
gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu. Cuối cùng, văn thư sẽ làm
thủ tục chuyển văn bản đi.
Các văn bản do Công ty XNK Hà Anh ban hành đều đúng về thể thức và thủ
tục theo quy định của Nhà nước.
Văn thư chỉ được phép đánh máy chứ không được quyền thêm bớt vào văn
bản. Trong trường hợp có những chỗ mâu thuẫn hoặc có sự nhầm lẫn, văn thư có
nhiệm vụ hỏi lại đơn vị soạn thảo văn bản.
Ở Công ty XNK Hà Anh thường ban hành những loại văn bản sau: quyết
định, báo cáo, kế hoạch, thông báo, biên bản, hợp đồng, giấy mời, thư trả lời và
công văn hành chính, v.v… về các vấn đề như: Thu thập tài liệu, tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu, các vấn đề liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, v.v…
2.1.3.1 Quản lý công văn đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn đi của văn thư bao gồm những
bước sau:
- Đánh máy và in văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của lãnh đạo,
văn thư có nhiệm vụ đánh máy và in ra thành văn bản, sau đó đưa nhân bản.

15


- Đóng dấu vào văn bản: Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền, văn thư có nhiệm vụ đóng dấu vào văn bản theo quy định của Nhà
nước.
- Đăng ký vào sổ công văn đi: Tất cả các văn bản gửi đi đều được tập trung ở
văn thư và đăng ký vào sổ công văn đi theo hệ thống số và ký hiệu văn bản của
Văn phòng. Hệ thống số của Văn phòng được đăng ký theo số thứ tự từ đầu năm
đến cuối năm cho tất cả các loại văn bản. Ký hiệu văn bản thì được viết theo quy
tắc: Tên cơ quan - tên loại văn bản hoặc ngược lại.
Ví dụ: Quyết định số 29/QĐ-VP, Báo cáo số 31/BC-VP, Công văn số 22/VPHC, v.v…

Số lượng công văn mà Văn phòng ban hành trong năm 2014- 2015 như sau:
Năm 2014 :
Năm 2015 :
Có thể lập bảng thống kê những công văn đi mà Văn phòng ban hành trong
những năm gần đây như sau:

Số ký hiệu Ngày
, văn bản
tháng
của
văn
bản

Tên loại Người
và trích ký
yếu nội
dung văn
bản

Nơi
Đơn vị Số
nhận
hoặc
lượng
văn bản người
bản
nhận
bản lưu

Ghi

chú

2.1.3.2. Quản lý công văn đến
Các công văn giấy tờ gửi đến Công ty XNK Hà Anh đều được tập trung tại
bộ phận văn thư, sau đó được chuyển đến các đơn vị. Quy trình xử lý công văn đến
như sau:
- Tiếp nhận và bóc bì công văn. Văn thư trực tiếp nhận và bóc bì công văn
gửi đến Văn phòng. Đối với những công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận thì văn
thư không được quyền bóc bì mà gửi tận tay người nhận.
Đối với công văn mật, cán bộ văn thư chỉ được phép bóc bì ngoài, giữ
nguyên bì trong.
16


- Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu
đến vào bên lề trái của công văn, sau đó vào sổ công văn đến.
Đối với công văn mật, văn thư chỉ đăng ký những yếu tố ghi trên bì công văn
như: số, ký hiệu văn bản, còn nội dung thì sẽ được người nhận công văn thông báo
lại sau.
- Chuyển giao công văn đến: Đối với những công văn gửi đến mà nội dung
có liên quan đến nhiều đơn vị trong Văn phòng thì văn thư có nhiệm vụ chuyển cho
lãnh đạo xem xét. Sau đó, lãnh đạo ghi vào bên lề trái của công văn đề nghị photo
thành mấy bản và chuyển cho đơn vị nào, thì văn thư có nhiệm vụ photo văn bản
đó ra và chuyển cho các đơn vị có liên quan. Bản chính thì được lưu ở văn thư.
Số lượng công văn đến Văn phòng trong những năm gần đây:
Năm 2014:
Năm 2015:
Nhìn vào con số thống kê ở trên , ta có thể tính được số lượng công văn đến
trung bình hằng năm của Công ty XNK Hà Anh là rất lớn .
Ngày,tháng Số

đến
đến

Tác giả

Số
ký
hiệu

Ngày , Tên
tháng loại
của
trích
văn
yếu
bản
nội
dung

Đơn vị Kí
hoặc
nhận
người
nhận

Ghi
chú

2.1.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Văn thư có nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu. Trong trường hợp văn thư

nghỉ thì con dấu được giao lại cho phụ trách văn thư trước sự đồng ý của Trưởng
phòng VTLT . Văn thư chỉ được đóng dấu khi văn bản đã đúng về nội dung, hình
thức và đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, nghiêm cấm việc đóng dấu
khống chỉ.
Nguyên tắc đóng dấu: Con dấu được đóng trùm lên từ 1/3 đến 1/4 về bên trái
của chữ ký. Con dấu phải được đóng rõ ràng, không được đóng ngược. Trong
trường hợp đóng dấu mờ, cán bộ văn thư phải đóng lại cho rõ ràng.
17


Văn thư ở Công ty đã quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà
nước đề ra, chưa có sai sót gì.
2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư, thì "khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó". Phòng VTLT với nghiệp vụ chuyên môn tốt đã thực hiện rất tốt các
chỉ tiêu đã đề ra dựa trên văn bản mà nhà nước ban hành .
Công tác văn thư đã được lãnh đạo rất quan tâm, phòng Văn thư – Lưu Trữ
nằm ở tầng 1tại cơ sở chính Công ty XNK Hà Anh là vị trí thuận lợi cho công việc
của mình, các trang thiết bị trong phòng được bố trí đầy đủ. Nghiệp vụ của cán bộ
văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý công văn đi - đến, quản lý - sử
dụng con dấu và công tác lập hồ sơ hiện hành làm tương đối tốt.
2.2 Đánh giá nhận xét về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh
2.2.1 Ưu điểm công tác văn thư
Công tác văn thư là đầu mốithông tin không thể thiếu được trong các hoạt
động của Công ty. Chính vì vậy mà công tác văn thư của Công ty trong
thời gian qua đã không ngừng được cải thiện. Vì vậy việc giải quyết công
văn giấy tờ tại Công ty rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả theo quy
định của Công ty, đạt những ưu điểm sau:
- Các cán bộ nhân viên công chức đều có kinh nghiệm trong việc xử

lý, giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ Công ty.
- Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định
của nhà nước, công văn đi - đến được đăng ký, chuyển giao kịp
thời, đúng địa chỉ. Công văn đi ban hành đúng thẩm quyền, bảo
đảm đúng thể thức. Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo
đảm an toàn tuyệt đối. Quản lý và sử dụng con dấu nghiêm túc,
đúng quy chế.
- Cán bộ văn thư thực hiện quy trình soạn thảo văn bản trước khi
trình Giám đốc ký duyệt. Các văn bản in sao kịp thời cho lãnh đạo
cấp trên.
- Để cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều
hành công việc của tổ chức, Công ty XNK Hà Anh đã tổ chức
thành công lớp tập huấn công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ cho
10 viên chức hành chính.
2.2.2.Nhược điểm công tác văn thư

18