Công tác văn thư sở nội vụ tỉnh hải dương

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của TS. Lê Thị Hiền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước
đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét,
đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong
phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá
cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn
và chú thích nguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm về nội dung khóa luận của mình.
Sinh viên thực hiện:
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị
Hiền người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Sở Nội vụ và các ban ngành đoàn thể đã tạo
điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần thiết về cơ quan, giúp tôi
hoàn thành bài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HĐND
UBND
CHXHCN
VTLT

Chữ đầy đủ
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Văn thư - Lưu trữ


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................3
MỤC LỤC........................................................................................................4
MỞ ĐẦU..........................................................................................................5
1. Lý do chọn đề tài:.......................................................................................................5
2. Lịch sử nghiên cứu:....................................................................................................6
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................7
4. Mục đích nghiên cứu:.................................................................................................7
5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:....................................................................8
6. Giả thuyết khoa học:...................................................................................................8
7. Đóng góp đề tài:.........................................................................................................8
8. Cấu trúc của đề tài:.....................................................................................................8

Chương 1..........................................................................................................9
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.......................9
KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG...................................9
1.1. Khái niệm công tác văn thư.....................................................................................9
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư..................................................................................9

1.1.2.Nội dung của công tác văn thư............................................................................10
1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư....................................................................................10
1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.................................................................11
1.2. Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương..............................................................14

Chương 2........................................................................................................17
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ......................17
TỈNH HẢI DƯƠNG......................................................................................17
2.1. Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương....................................17
2.1.1. Giai đoạn từ 1954 - 2005....................................................................................17
2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011...................................................................................18
2.1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay..................................................................20
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương:...............................21
2.2.1. Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương................21
2.2.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư......................................................................21
2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:..........................................................23
2.3. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư.............................................................37
2.3.1 Ưu điểm công tac văn thư...................................................................................37
2.3.2. Hạn chế công tác văn thư...................................................................................38

Chương 3........................................................................................................41


PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG
.........................................................................................................................41
3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới...............................41
3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời:....................................................................................41
3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin:..........................................42
3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở

Nội vụ tỉnh Hải Dương.................................................................................................42
3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới
cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Sở Nội vụ.........................................................42
3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải
Dương...........................................................................................................................44

KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU...............................................48
CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA.............................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................52
PHỤ LỤC.......................................................................................................53
.........................................................................................................................53
Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương............................................................................53
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân. Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc
trên phiến đá, gỗ,. để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm
cho các thế hệ sau. Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được
hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công
việc sổ sách, giấy tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước
chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được
hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày
càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước
nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa quan
trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông

tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn
phòng đó là công tác Văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ
trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của nhà nước. Công tác
quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất
là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải
quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng
chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm
bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá
nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Các văn bản hình thành trong
công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong
ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ
quan đạt hiệu quả cao. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài
liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ. Theo kế hoạch của nhà trường
cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Hải Dương.Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban
hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con
dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. Được sự giúp đỡ,
hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã được
trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnh
Hải Dương”. Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất hay. Vì chỉ khi làm
tốt công tác Văn thư thì mới có thể làm tốt công tác Lưu trữ.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất
cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hànhg công
việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan. tổ chức. Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song

với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện. Nóii đến công tác văn thư đã có một số đề tài
và công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Trong đó có một số đề tài
nghiên cứu tiêu biểu như sau:
+ Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
+ Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số
chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.
Không chỉ riêng nhà nước mà cán bộ công chức, giáo viên, thạc sĩ,
tiến sĩ và sinh viên cũng tham gia làm tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác
văn thư:
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương
3.2 Phạm vị nghiên cứu
- Thời gian: 2014-2015
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải
Dương.

4. Mục đích nghiên cứu:
4.1: Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư, khái quát về sở Nội vụ


Hải Dương.
4.2: Thực trạng công tác văn thư tại sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 20142015, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của công tác văn thư.
4.3: Đánh giá thực trạng, đề xuất giải phapsnaang cao hiệu quả.
5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát
+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số
liệu
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
+ Nguồn tin từ mạng Internet
+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của phòng Văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải
Dương.
6. Giả thuyết khoa học:
- Giả thuyết có những đặc tính sau:
- Giả thuyết phải theo một nguyên lý chung và không thay trong suốt
quá trình nghiên cứu.
- Giả thuyết phải phù hợp với điều kiện thực tế và cơ sở lý thuyết.
- Giả thuyết càng đơn giản càng tốt.
- Giả thuyết có thể được kiểm nghiệm và mang tính khả thi.
- Một giả thuyết tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau:
- Phải có tham khảo tài liệu, thu thập thông tin.
- Phải có mối quan hệ nhân - quả.
- Có thể thực nghiệm để thu thập số liệu
7. Đóng góp đề tài:
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác Văn thư tại sở Nội vụ tỉnh Hải Dương.
- Kết quả đạt được của đè tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham

khảo.
8. Cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài kiệu tham khảo, đề tài được


chia làm 3 chương:
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG.
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI
VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG.
Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI
DƯƠNG.

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG
1.1. Khái niệm công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Khái niệm văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ.
"Văn" có nghĩa là văn tự, "thư" có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các
triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công
việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn
xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản,
giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Theo khoản 2, điều 1
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư, Khái niệm công tác văn thư được quy định: “công tác văn
thư quy định tại Nghị định bao gồm công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”. Từ

khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở các cơ quan,
góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và
trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy
nhà nước.
1.1.2.Nội dung của công tác văn thư
- Soạn thảo, ban hành văn bản:
• Thảo văn bản (soạn thảo).
• Duyệt bản thảo (duyệt nội dung văn bản).
• Đánh máy, sao (in) văn bản.
• Ký và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động:
• Quản lý, giải quyết văn bản đến.
• Quản lý văn bản đi.
• Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:
• Bảo quản con dấu.
• Sử dụng con dấu theo đúng quy định.
1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư
Để công tác văn thư đảm bảo cho phục vụ công tác quản lý, điều hành
đạt hiệu quả, công tác văn thư phải đảm bảo thực hiện được 4 yêu cầu cơ bản:
Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại. Nội dung cụ thể của 4 yêu cầu
trên được hiểu cụ thể như sau:
Nhanh chóng: có nghĩa là quá trình tổ chức, thực hiện các nội dung cụ
thể của công tác văn thư, từ khâu xây dựng văn bản đến khâu tổ chức quản lý,
giải quyết văn bẳn (đến - đi) được tiến hành nhanh, kịp thời sẽ góp phần đấy
nhanh tiến độ giải quyết mọi công việc quản lý, điều hành. Trong van bản
quản lý đều chứa đựng những thông tin về một sự việc nhất định, nên nếu

việc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công
việc, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật cảu sự việc, những thông tin
được nêu ra trong văn bản.
Chính xác: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp
vụ trong công tác quản lý văn bản - tài liệu được hình thành trong hoạt động


quản lý.
Bí mật: nguyên tắc này được hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho
công chức Văn phòng Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan
đến văn thư, văn phòng có ý thức. quán triệt được tinh thần giữ bí mật theo
đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28/12/2000. Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũng
phải giữ gìn bí mật cả những nội dung, thông tin mới chỉ đang bàn bạc, chưa
thành các quyết định chính thức hoặc chưa được ban hành bằng văn bản.
Hiện đại: nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp,
có những thao tác được lặp đi lặp lại rất nhiều lần theo chu kỳ, có những thao
tác cần phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ
giải quyết và xử lý văn bản kịp thời. yêu cầu của hiện đại trong công tác văn
thư đã trở thành một trong những tiền đề để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực
cho hoạt động quản lý.
Hiện đại hóa công tác văn thư được hiểu là ứng dụng công nghệ thông
tin trong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị
văn phòng hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn thư đang được coi là một yêu cầu cấp bách
nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật
chung của đất nước cũng như của từng đơn vị, cơ quan. Việc áp dụng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việc
tăng cường hiệu quả công tác văn thư trong cải cách nền hành chính trong giai
đoạn ngày nay.
1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ.
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn


phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp
giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - Xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại
càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước.
Tổ chức và thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ; góp phần giữ gìn bí mật của
Đảng, Nhà nước của cơ quan, đơn vị, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ và
việc lợi dụng việc sở hở tong quản lý văn bản để làm những việc trái pháp
luật.
Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của đơn vị, cơ quan. Nội
dung thông tin trong các văn bản chứa đựng thông tin phản ánh hoạt động
hàng ngày của cơ quan, đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các
chức vụ, trách nhiệm khác nhau. Trong quá trình hoạt động, các văn bản được
lưu giữ đầy đủ, nội dung văn bản ban hành chính xác, phản ánh đúng các hoạt
động, khi cần thiết các văn bản là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các
hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn được đầy đủ hồ
sơ, tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác lưu trữ. Vì nguồn bổ
xung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn
thư. Nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt (không đúng yêu cầu), văn bản giữ

lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ không đạt chất lượng,
gây khó khăn cho công tác lưu trữ sau này khi nghiên cứu khai thác sử dụng.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải


quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí

lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh
trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ
tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc
của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài
liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo
thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như


phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác
khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.2. Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương.
Trải qua 70 năm xây dựng và phát triển, nhất là từ khi tái lập tỉnh Hải
Dương đến nay, đội ngũ cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức ngành Nội
vụ đã kế thừa những thành tích, truyền thống tốt đẹp của các thế hệ cán bộ đi
trước, luôn luôn đoàn kết, nỗ lực phấn đấu vượt qua mọi khó khăn để hoàn
thành xuất sắc những nhiệm vụ công tác được giao. Trong công tác xây dựng
chính quyền, Sở Nội vụ đã tham mưu và phối hợp với Ủy ban Mặt trận tổ
quốc tỉnh, các cơ quan, đơn vị và chính quyền các cấp triển khai thực hiện
thành công các cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp.Về cơ
cấu tổ chức, Sở Nội vụ hiện nay có 6 tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc
Sở; 03 cơ quan trực thuộc Sở. Cụ thể là:
- Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở, gồm: Văn phòng;
Thanh tra; Phòng Cải cách hành chính; Phòng Tổ chức biên chế và Tổ chức
Phi Chính phủ, Phòng Công chức, viên chức; Phòng Xây dựng chính quyền
và Công tác thanh niên;
- Các cơ quan trực thuộc Sở, gồm: Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khen

thưởng, Chi cục Văn thư- Lưu trữ.
Những năm gần đây, ngành Nội vụ đã chủ động, tích cực tham mưu
cho Tỉnh uỷ, UBND tỉnh tổng kết Chương trình tổng thể cải cách hành chính
giai đoạn 2001-2010 và triển khai Chương trình tổng thể cải cách hành chính
giai đoạn 2011-2020 trên cả 6 nội dung cơ bản: Cải cách thể chế; cải cách thủ
tục hành chính; sắp xếp tổ chức bộ máy; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức; cải cách tài chính công và hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.
Trong đó đã tập trung đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, giải quyết thủ
tục hành chính theo cơ chế “một cửa hiện đại” tại UBND cấp huyện và cơ chế
“một cửa”, “một cửa liên thông” tại các sở, ngành nhằm đơn giản các thủ tục
hành chính ở những lĩnh vực có liên quan trực tiếp, thường xuyên đến các
hoạt động và đời sống của các tổ chức và công dân nhằm tạo ra một môi


trường thuận lợi để doanh nghiệp và công dân làm ăn sinh sống, phù hợp với
pháp luật và cơ chế mới. Ngoài ra, với chức năng thực hiện nhiệm vụ đa
ngành, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ đã tham mưu cho Tỉnh ủy,
HĐND, UBND tỉnh tăng cường công tác quản lý nhà nước về Thi đua-Khen
thưởng, Tôn giáo và Văn thư-Lưu trữ, đưa những lĩnh vực công tác này dần đi
vào nền nếp và phát huy hiệu quả tích cực, góp phần vào việc hoàn thành
nhiệm vụ chung của toàn ngành.
Ban lãnh đạo Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương:
1. Giám đốc Sở: Ông Phạm Văn Tỏ
2. Phó Giám đốc: Ông Nghiêm Đình Huân
3. Phó Giám đốc: Ông Phạm Văn Mạnh
4. Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Kim Điện
5. Phó Giám đốc: Ông Phạm Đức Tuấn
6. Phó Giám đốc, Trưởng Ban Tôn giáo: Ông Nguyễn Như Độ
Cùng với thành tích của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ các huyện, thị xã,
thành phố, phòng Tổ chức cán bộ (Văn phòng) các sở, ngành của tỉnh đã

thường xuyên tham mưu cho cấp ủy, chính quyền cấp huyện và thủ trưởng
các cơ quan làm tốt công tác tổ chức cán bộ và thực hiện chế độ, chính sách
đối với cán bộ, công chức, viên chức; đẩy mạnh cải cách hành chính và giải
quyết thủ tục hành chính; quản lý biên chế hành chính sự nghiệp; thực hiện
quy chế dân chủ; xây dựng chính quyền tiên tiến xuất sắc, cơ quan văn hóa;
quản lý địa giới hành chính; quản lý nhà nước về Tôn giáo, Thi đua-Khen
thưởng và Văn thư-Lưu trữ, đã đóng góp quan trọng vào việc hoàn thành mục
tiêu phát triển kinh tế-xã hội của các sở, ngành, các huyện, thị xã, thành phố
trên địa bàn tỉnh.
Trải qua các thời kỳ, từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ nối
tiếp nhau của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương luôn trung thành với Đảng, Nhà
nước và nhân dân, tận tuỵ, sáng tạo trong công việc, đoàn kết, gương mẫu,
phấn đấu vươn lên hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, góp phần thực
hiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế -xã hội của tỉnh và của cả nước. Ghi nhận


những đóng góp to lớn của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương, Chủ tịch Nước
CHXHCN Việt Nam đã tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất cho
Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương nhân dịp kỷ niệm 70 năm ngày truyền thống của
ngành Nội vụ. Đây là phần thưởng cao quý của Đảng và Nhà nước cho
những đóng góp to lớn của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương trong suốt 70 năm
qua. Phần thưởng này không chỉ thuộc về những người hiện đang công tác
trong ngành Nội vụ ngày hôm nay, mà còn thuộc về lớp lớp các thế hệ đi
trước đã cống hiến, phục vụ trong ngành suốt 70 năm qua. Đó là lớp người đã
xây đắp nền móng và những truyền thống tốt đẹp để ngày nay chúng ta tiếp
tục noi theo và phát huy.
Những thành tích đạt được hôm nay có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo
của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Nội vụ; sự phối hợp chặt chẽ của các
sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan,
đơn vị trong tỉnh, đặc biệt là sự đóng góp của toàn thể cán bộ, công chức, viên

chức ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương qua nhiều thế hệ đã phấn đấu không mệt
mỏi hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ và đem lại vinh dự lớn lao cho ngành.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân cả nước và tỉnh ta đang thực hiện
sự nghiệp đổi mới đất nước. Nhiều yêu cầu mới trong xây dựng, hoàn thiện
Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân và xây dựng
nền hành chính hiện đại mang tính phục vụ đang được đặt ra cho ngành Nội
vụ. Tiếp tục phát huy truyền thống vẻ vang 70 năm qua, toàn thể cán bộ, công
chức, viên chức của ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương tiếp tục nỗ lực phấn đấu,
rèn luyện nâng cao trình độ năng lực, phẩm chất của người cán bộ, công chức,
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Nội
vụ giao cho, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế - xã hội của
tỉnh và của cả nước.


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ
TỈNH HẢI DƯƠNG
2.1. Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương.
2.1.1. Giai đoạn từ 1954 - 2005.
Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07-5-1954, Miền Bắc hoàn
toàn giải phóng, bước vào thời kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranh
thống nhất đất nước. Để thực hiện nhiệm vụ vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội ở
Miền Bắc, vừa làm tròn nghĩa vụ của hậu phương lớn chi viện cho tiền tuyến
lớn Miền Nam, cán bộ, công chức toàn ngành đã nhanh chóng bắt tay ngay
vào công tác ổn định tổ chức bộ máy chính quyền nhân dân nhằm khôi phục
và phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng nền dân chủ, bảo đảm an ninh, chính
trị, trật tự an toàn xã hội, cải thiện đời sống nhân dân sau chiến tranh, xây
dựng hậu phương lớn để chi viện sức người, sức của cho tiền tuyến chống
Mỹ, cứu nước.
Đến tháng 02-1973, theo Quyết định của Hội đồng Chính phủ, Ban Tổ

chức của Chính phủ được thành lập. Ban Tổ chức của Chính phủ đã cùng Ban
Tổ chức Trung ương Đảng tham mưu cho Đảng và Nhà nước cử hàng chục
vạn cán bộ từ miền Bắc vào tham gia trực tiếp chiến đấu ở các chiến trường
miền Nam. Sau ngày miền Nam giải phóng đã cử cán bộ các ngành trực tiếp
tham gia quản lý, xây dựng chính quyền để ổn định tình hình miền Nam.
Trong hoàn cảnh đó, Ban Tổ chức Chính phủ đã tham mưu, lựa chọn để cử
hàng chục vạn con em công nông đi đào tạo ở trong nước và nước ngoài để
chuẩn bị cho các lớp cán bộ kế tiếp sau chiến tranh.Ngày 01-01-1997, tỉnh
Hải Dương chính thức hoạt động theo đơn vị hành chính mới. Đến tháng 7
năm 2004 thực hiện Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg ngày 20-11-2003 của
Thủ tướng Chính phủ về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền các tỉnh,
thành phố thành Sở Nội vụ và Thông tư số 05/2004/TT-BNV ngày 19-012004 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở


địa phương, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2620/QĐ-UB ngày 02-72004 quyết định đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh thành Sở Nội vụ, quy
định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở. Bộ
máy của Sở được bố trí, sắp xếp lại. Cùng với việc củng cố kiện toàn Sở Nội
vụ, hệ thống tổ chức ở các huyện, thành phố, các sở, ban, ngành cũng được
củng cố, tăng cường. Đối với các huyện, thành phố phòng Tổ chức-Lao độngXã hội đổi thành phòng Nội vụ-Lao động Thương binh và Xã hội.Cán bộ văn
thư của Sở còn rất nhỏ bé chưa đáp ứng được yêu cầu văn thư trong giai đoạn
mới:
Các cán bộ công nhân viên chức còn thiếu kinh nghiệm chuyên môn
nên kém trong việc xử lý các tài liệu đến và đi;
- Việc kiểm tra, sử dụng các tài liệu chưa hiệu quả;
- Văn bản quản lý ban hành hiệu lực thi hành chưa cao;
- Thiếu cơ sở vật chất, các trang thiết bị kĩ thuật và kinh phí nên việc
xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc vẫn chưa tốt;
- Vẫn chưa áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác.
Từ tình hình thực tiễn đó, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương

cũng như biện pháp nhằm tập trung chỉ đạo xây dựng công tác văn thư tại nhà
trường tốt hơn để tạo điều kiên đưa công tác văn thư trong nhà trường sớm
bắt kịp đà phát triển chung cả nước.
2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011.
Cùng với sự phát triển của đất nước giai đoạn này Sở Nội vụ tỉnh Hải
Dương dường như đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, từ
đó việc triển khai các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư được thực
hiện khá tốt. Lãnh đạo các đơn vị đã quan tâm, chú ý đến công tác tổ chức cán
bộ đã tuyển chọn và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách
nhiệm để phụ trách công tác văn thư.
Thực hiện Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội
vụ, UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành các Quyết định số 20 và
21/2008/QĐ-UBND ngày 17-3-2008 sáp nhập Ban Thi đua- khen thưởng,


Ban Tôn giáo vào Sở Nội vụ; Quyết định số 50/2008/QĐ-UBND ngày 20-102008 quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Sở Nội vụ, đồng thời chuyển giao Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn
phòng UBND tỉnh về Sở Nội vụ từ ngày 01-01-2009. Song song với việc sáp
nhập, chuyển giao các đơn vị vào Sở Nội vụ, hệ thống tổ chức nhà nước ở các
sở, ngành, huyện, thành phố cũng được kiện toàn, Phòng Nội vụ -Lao độngThương binh và Xã hội ở cấp huyện được chia tách thành 2 phòng: Phòng Nội
vụ và Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội. Trong đó, Phòng Nội vụ có
thêm chức năng quản lý nhà nước về Thi đua-Khen thưởng, Tôn giáo và Văn
thư, Lưu trữ.
Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, ngày
27/10/2010, UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định số 2240/QĐUBND sáp nhập Phòng Quản lý Văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ với Trung
tâm lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực
thuộc Sở Nội vụ.
Ngoài ra Sở Nội vụ đã mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư và
các lĩnh vực khác theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng

lực đào tạo của Sở. Đặc biệt các cán bộ công chức đã biết ứng dụng công
nghệ tin học vào công tác vì vậy, văn bản đi, đến các cơ quan đều được cập
nhật, quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ tạo điều
kiện cho việc xử lý, theo dõi, tra tìm văn bản theo đúng trình tự quy định. Các
văn bản trước khi được ban hành đều được xét soát chặt chẽ, đảm bảo đúng
pháp luật, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác văn thư của Sở Nội vụ vẫn còn bộc lộ
rõ một số hạn chế, tồn tại:
- Các cán bộ thiếu trách nhiệm trong công việc, trình độ của cán bộ phụ
trách công tác này còn mang tính chất kế thừa chưa được đào tạo đúng
chuyên môn, nghiệp vụ nên hạn chế đến chất lượng công việc;
- Việc giải quyết văn bản đi, đến còn chậm


- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư chưa tốt
- Hầu hết tất cả các đơn vị chưa ban hành Quy chế công tác văn thư;
Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
- Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng chưa thực hiện, tài liệu qua các
năm còn để ở dạng rời lẻ chưa được thu thập, chỉnh lý và xác định thời hạn
bảo quản
2.1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay.
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của
Chính phủ; Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của
Bộ Nội vụ; UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định số 04/2015/QĐUBND ngày 30 tháng 3 năm 2015 về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ. Năm 2014 đã xét tuyển đặc cách được 4.646
viên chức các trường mầm non và trường THPT bán công chuyển đổi thành
công lập và tuyển dụng hơn 700 công chức cấp xã được dư luận nhân dân
trong tỉnh đồng tình, đánh giá cao.Năm 2014 được Tỉnh ủy tặng Bằng khen
và năm 2015 được tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất.
Ở giai đoạn này nhìn chung công tác văn thư tại Sở Nội vụ từng bước

được nâng cao, biểu hiện:
- Cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đã
được tập huấn các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư ngắn hạn;
- Các văn bản đi và đến đều được giải quyết nhanh chóng và kịp thời;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy
định của pháp luật hiện hành, tất cả các đơn vị chưa để xảy ra vi phạm trong
quản lý và sử dụng con dấu;
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều áp dụng theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Mẫu sổ quản lý văn bản đến và phát hành văn bản đi đúng theo theo
mẫu của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quy định.
Đặc biệt, tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động


Ngành Nội vụ lại vinh dự đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhất- Phần
thưởng cao quý mà Chủ tịch nước tặng thưởng vì những đóng góp to lớn cho
sự phát triển chung của tỉnh
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương:
2.2.1. Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải
Dương.
1. Chuyên viên: Đỗ Hải Yến
Số điện thoại: 0904.388.255
2. Chuyên viên: Nguyễn Thị Lan
2.2.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư.
Điều kiện làm việc của tổ văn thư là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm
sinh lý của mỗi cán bộ công nhân viên. Người lao động không thể làm việc có
chất lượng và hiệu quả trong điều kiện lao động không tốt. Bởi đối với nhu
cầu của con người khi đã thoả mãn đầy đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạo
cho họ cảm giác hứng thú, say sưa với công việc tạo điều kiện giúp họ phát

huy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làm việc. Nhận thấy vấn đề đó
là hết sức cần thiết trong những năm qua Sở Nội vụ đã có quan tâm và đầu tư
kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác văn phòng theo xu
hướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho Sở Nội
vụ. Hiện tổ văn thư cũng được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,
vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.Gắn với điều kiện vật chất kỹ
thuật phục vụ cho công tác văn thư thì nhân tố con người là rất quan trọng.
Muốn vậy người cán bộ văn thư phải đáp ứng những yêu cầu sau :
- Về phẩm chất chính trị : Người cán bộ văn thư cơ quan thường xuyên
tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ
quan, trong đó có những sự vụ, sự việc có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi
đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Cụ thể là
người cán bộ phải có lòng trung thành, ở đây có nghĩa là trung thành với chế
độ xã hội chủ nghĩa, với lợi ích giai cấp, trung thành với cơ quan và cả bản
thân mình; Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính


sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản trong mọi
tình huống.
Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh
pháp luật của Nhà nước; phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô
sản là nhiệm vụ thường xuyên.
- Về chuyên môn nghiệp vụ : thể hiện hai mặt lý luận và kỹ năng thực
hành. Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lý luận
trên cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành thực hiện nghiệp vụ.
Người cán bộ văn thư không những học ở trường mà còn phải có ý thức luôn
học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác;
từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.
Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ

năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của
người cán bộ văn thư. Không thể nói người cán bộ văn thư giỏi mà không
thực hành nghiệp vụ văn thư một cách thuần thục, có chất lượng và năng suất
cao. Ngoài ra, người cán bộ văn thư còn phải có những yêu cầu khác như :
tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin cậy, tính nguyên
tắc, tính tế nhị…
Người lãnh đạo và cán bộ văn thư có quan hệ mật thiết, gắn bó chặt chẽ
với nhau. Lãnh đạo phải luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, nhắc nhở, uốn nắn
cán bộ trong công tác văn thư. Người cán bộ văn thư phải tuân thủ tuyệt đối
những quy định của Nhà nước về công tác này. Tích cực tham mưu, đề xuất
với lãnh đạo về công tác chuyên môn của mình.
- Bộ phận văn thư được trang bị đầy đủ phương tiện như bàn, ghế xoay,
tủ sắt đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy phô tô, máy điện
thoại và máy gọi trong nội mạng để tiện cho việc liên hệ công việc. Dưới đây
là một số trang thiết bị, vật dụng tại Phòng Văn thư:
+ 2 máy tính để bàn;
+ 1 máy in, 2 máy photocopy;


+ 1 máy fax;
+ 2 điện thoại để bàn liên hệ;
+ 3 tủ đựng tài liệu.
2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
- Hiện nay, ở Sở Nội vụ, các đơn vị tự chịu trách nhiệm soạn thảo văn
bản liên quan, sau đó trình lên cấp trên trực tiếp xem xét bản dự thảo và sửa
chữa những sai sót rồi ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được chuyển
xuống cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị
soạn thảo để kiểm tra lại về hình thức và nội dung. Sau đó, văn bản lại được
chuyển cho Trưởng phòng hành chính, VTLT để kiểm tra lại lần cuối rồi trình
lên người ký chính thức. Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền,

văn thư sẽ photo ra ít nhất là 03 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan
nhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ
sơ) và đóng dấu. Cuối cùng, văn thư sẽ làm thủ tục chuyển văn bản đi.Các
văn bản do Sở Nội vụ ban hành đều đúng về thể thức và thủ tục theo quy định
của Nhà nước;
- Các văn bản hành chính mà Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương
thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định, chỉ thị, thông cáo,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư trả lời và công văn hành chính,... Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà
các chuyên viên soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn
của Chánh văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bản
hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định
hành chính.
- Văn bản phải có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng,
dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán.
Một văn bản có tính khoa học cần đảm bảo:
+ Loogic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.


+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông
tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
2.2.3.1. Quản lý công văn đi
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi
thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về

thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải
kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng văn bản: Ghi số của văn bản, tất cả văn bản đi
của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh
số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương
pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng
loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm
văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,


báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm
thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
+Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện
theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

+ Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc
nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
+ Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính
được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
+ Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch