Nâng cao , hiệu quả công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện hoa lư
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (252.95 KB, 39 trang )
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ts. Lê Thị Hiền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước
đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét,
đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong
phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá
cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn
và chú thích nguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài tập của mình.
Ký tên
LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn Ts. Lê Thị
Hiền người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thể
huyện Hoa Lư ,tỉnh Ninh Bình đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những
thông tin cần thiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
Tên cụm từ viết tắt
1
UBND
Uỷ ban nhân dân
2
HĐND
Hội đồng nhân dân
3
ĐTBD
Đào tạo – bồi dưỡng
4
VTLT
Văn thư – lưu trữ
5
CBCCVC
Cán bộ, Công chức, Viên
chức
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................................................................1
MỤC LỤC...........................................................................................................................................................4
MỞ ĐẦU.............................................................................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài......................................................................................................................................1
2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu.................................................................................................1
3.Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................................................2
4. Giả thuyết nghiên cứu.............................................................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu..................................................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................................................4
7.Đóng góp của đề tài..................................................................................................................................4
8.Cấu trúc đề tài...........................................................................................................................................4
CHƯƠNG 1.........................................................................................................................................................4
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA
LƯ........................................................................................................................................................................4
1.1.Cơ sở lí luận về công tác lưu trữ............................................................................................................5
1.1.1.Khái niệm về công tác lưu trữ............................................................................................................5
1.1.2.Vai trò , ý nghĩa của công tác lưu trữ.................................................................................................5
1.1.2.1. Vai trò công tác lưu trữ...................................................................................................................5
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác lưu trữ............................................................................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ.................................................................................................................6
1.1.4.Nội dung công tác lưu trữ...................................................................................................................6
1.1.4.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ...........................................................................6
1.1.4.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. 8
1.1.4.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...................................................................................................10
1.1.4.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ.........................................................................................11
Tiểu kết.....................................................................................................................................................12
CHƯƠNG 2......................................................................................................................................................13
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HOA LƯ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN HOA LƯ.............................................................................................................................................13
2.1. Khái quát về UBND huyện Hoa Lư...................................................................................................13
2.1.1.Tổ chức bộ máy...............................................................................................................................13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................................14
2.1.3.Vị trí và chức năng của công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư...............................................14
2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................................................................16
2.1.3.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:..................................................................16
2.1.3.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:........................................16
2.2.Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư........................................................................16
2.2.1. Tổ chức tuyên truyền , phổ biến luật lưu trữ..................................................................................17
2.2.2.Công tác tổ chức , bố trí cán bộ........................................................................................................18
2.2.3. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ................................................................................................................18
2.2.4. Cơ sở vật chất , kho tàng và trang thiết bị......................................................................................19
2.2.5. Lập hồ sơ hiện hành.........................................................................................................................19
2.2.6. Công tác kiểm tra , đánh giá............................................................................................................20
2.2.7. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ............................................................................................................20
2.3.Đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư............................................................22
2.3.1. Ưu điểm..........................................................................................................................................22
2.3.2. Hạn chế , tồn tại...............................................................................................................................23
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................................................................24
Tiểu kết.....................................................................................................................................................24
CHƯƠNG 3 ....................................................................................................................................................26
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.....................................................................26
TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ.........................................................................................................................26
3.1. Tiếp tục triển khai thực hiện Luật Lưu trữ........................................................................................26
3.2.Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, công chức làm VTLT..............................................................................27
3.3. Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất ,thiết bị phụ trợ.............................................................................28
3.4. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động lưu trữ......................................................................28
3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin..........................................................................................................29
3.6.Lưu trữ , tập trung theo hướng hiệnn đại hóa.....................................................................................29
KẾT LUẬN ....................................................................................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................................33
PHU LUC..........................................................................................................................................................34
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Ở nước ta hiện nay công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan
trọng. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn
bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được
thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết
mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,
quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hoa Lư là một huyện nằm ở trung tâm tinh Ninh Bình,với nhiều cảnh
quan đẹp đã trở thành di sản thế giới và di tích quốc gia đặc biệt , mang các
giá trị lịch sử , văn hóa và du lịch.Trong những năm gần đây , công tác lưu trữ
ở huyện đã từng bước đạt được những kết quả đáng quan tâm.Tuy nhiên,trong
quá trình triển khai nhiệm vụ vẫn còn bộc lộ nhiều thiếu sót và yếu kém.
Nhận thức rõ được sự cần thiết về việc đổi mới , nâng cao hiệu quả của
công tác Lưu trữ trên địa bàn huyện, tôi quyết định chon nội dung công tác
lưu trữ làm đề tài nghiên cứu với tên gọi :“ Nâng cao , hiệu quả công tác
lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư”.
2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.1 : Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ ở ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư
1
2.2 : Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu : 2014-2015
- Không gian nghiên cứu : Khảo sát công tác lưu trữ tổ chức bảo quản
tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liêu , chỉnh lí tài liệu,...tại
UBND huyện Hoa Lư.
3.Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lưu trữ.
- Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ ở huyện Hoa Lư trong thời gian
qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của
công tác.
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động quản lý lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư
4. Giả thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện
pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Hoa Lư cầnđược
tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý
hành chính Nhà nước và UBND huyện.
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND huyện Hoa Lư được nâng cao
thì chất lượng công tác lưu trữ sẽ tốt hơn.
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ là hoạt động khó khăn và phức
tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên
môn, cách quản lý, tổ chức bảo quản tài liệu.
Nói đến công tác lưu trữ, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học đề cập vấn đề lưu trữ không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là
vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công
trình khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau:
- Năm 2011, đề tài “Phương pháp tổ chức khoa học Phông lưu trữ
2
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí
Minh)” do ThS. Đỗ Văn Học làm chủ nhiệm. Đề tài góp phần thúc đẩy một
bước công việc văn phòng, văn thư, lưu trữ ở trường và cũng là tài liệu để
tham khảo trong giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ của Bộ môn.
- Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ của Chính quyền Việt Nam Cộng
hòa (1955- 1967)” do ThS. Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm. Đề tài góp phần
nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn về về công tác lưu trữ của Việt Nam Cộng
hòa nói riêng và lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung, góp phần quan trọng để
biên soạn cuốn sách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 năm trên đưởng phát
triển (1976-2011), nhân dịp kỷ niệm 35 năm thành lập Trung tâm này.
- Năm 2013, đề tài “Tổ chức thực hiện các sản phẩm khoa học và
hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Công ty Điện lực
Long An” do ThS. Đỗ Văn Học thực hiện đã giúp Công ty Điện lực Long An
tổ chức chỉnh lý khoa học toàn bộ Phông Lưu trữ của Công ty. Đồng thời, đề
tài đã giúp Tổng công ty Điện lực miền Nam nhân rộng mô hình tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ cho toàn bộ hệ thống các công ty Điện lực thuộc Tổng
công ty Điện lực miền Nam.
- Đề tài : “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lí tài liệu lưu trữ
ở địa phương để thực hiện quy định của luật lưu trữ” ( 2014) . Chủ nhiệm đề
tài : Ths.Nguyễn Thị Hà
- Đề tài : Nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng hiệu quả công nghệ
Leafcasting trong công tác tu bổ tài liệu lưu trữ (2014). Chủ nhiệm đề
tài : Ths.Vũ Thị Thanh Thủy
Thông qua báo cáo hằng năm , về công tác lưu trữ trên địa bàn huyện
nói riêng và toàn thành phố nói chung , cho thấy những năm qua huyện đã đạt
được những hiệu quả tích cực và sự chuyển biến rõ rệt.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo , kế
thừa giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu : “ Nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư”.
3
6. Phương pháp nghiên cứu
+Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
+Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số
liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư
7.Đóng góp của đề tài
- Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ.
- Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác lưu trữ ở UBND huyện Hoa Lư.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham
khảo cho cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND huyện .
8.Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY
4
BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ
1.1.Cơ sở lí luận về công tác lưu trữ
1.1.1.Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lí luận , thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học , bảo quản và tổ chức khai thác , sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lí , công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng của các cơ quan , tổ chức , cá nhân.
1.1.2.Vai trò , ý nghĩa của công tác lưu trữ
1.1.2.1. Vai trò công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong
văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động văn phòng và là một mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý
của cơ quan, đơn vị.
Như vậy, công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có
rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và
toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
5
việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ
cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức,
triển khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những
nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ
lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm
tốt các nghiệp vụ chuyên môn.
1.1.3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ
-
Thu thập , xử lí, phân loaị và sắp xếp các tài liệu
-
Đánh giá tài liệu
-
Thống kê tài liệu
-
Bảo quản tài liệu
-
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
1.1.4.Nội dung công tác lưu trữ
1.1.4.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
• Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một
nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công
tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực
hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về
lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải
pháp phát triển trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong
mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan trong việc:
6
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân
loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu
lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những
đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ
thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu
trữ chuyên ngành.
Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ
tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường
là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý
trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng
Lưu trữ của các Tổng công ty.
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì
bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ
quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn
phòng Uỷ ban nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công
tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu
thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của
cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công
tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó.
Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho
công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông
tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của
7
lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của
công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác
lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ
phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.
• Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên
môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu
trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán
bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan.
Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công
việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm,
sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp
phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ
quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy
nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian
cho công tác lưu trữ.
Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm
công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo hướng dẫn
của các văn bản pháp luật, phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở bài 2.
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để
bố trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện
tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản
lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên
môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc
đại học đúng chuyên ngành.
1.1.4.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản
hướng dẫn về công tác lưu trữ
8
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực
hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy
định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia.
Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một
hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và
chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời
hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ
trong phạm vi toàn quốc.
Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn
bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ.
- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng
Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành
trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của
Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác
công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ
sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban
hành năm 1982. Pháp lệnh đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành
như: tài liệu lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu
trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ
lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc; bản chính; bản sao văn bản… và quy định
tương đối đầy đủ những vấn đề về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động
lưu trữ.
- Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số
9
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn
thư lưu trữ mới được ban hành.
- Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên
Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên
soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó
góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,
tổ chức từ trung ương tới địa phương.
1.1.4.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác
lưu trữ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn
bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
10
1.1.4.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm
được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh
vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công
việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Kiểm tra, đánh
giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện
tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi
đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành
kiểm tra xem xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay
không. Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính của công tác
kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi
điều chỉnh của các văn bản đó.
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian
thực hiện nhất định.
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các
cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất,
kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Một số năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình
thức kiểm tra chéo giữa các bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa
Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại
công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đây là
một hình thức thanh tra, kiểm tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực
đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan.
Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức
công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực
11
hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ
đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành
lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục
những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển
bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra
công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc
lãnh đạo cơ quan cùng cấp.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về
công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn
phòng quy định.
Tiểu kết
Qua tìm hiểu về cơ sở lí luận về công tác lưu trữ, ta sẽ đến với chương
2 tìm hiểu khái quát về UBND huyện Hoa Lư và thực trạng công tác lưu trữ
tại đây để thấy được tầm quan trọng của công tác này đối với UBND huyện
12
CHƯƠNG 2
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HOA LƯ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ
2.1. Khái quát về UBND huyện Hoa Lư
Huyện Hoa Lư trực thuộc tỉnh Ninh Bình. UBND huyện Hoa Lư nằm
ở thị trấn Thiện Tôn với 12 phòng ban chính :
• Phòng Thanh tra huyện
• Phòng Tài chính – kế toán
• Phòng Nội vụ
• Phòng Tài nguyên – môi trường
• Phòng Công thương
• Phòng Nông nghiệp – phát triển nông thôn
• Phòng Tư pháp
• Phòng Giao dục – đào tạo
• Phòng Y tế
• Phòng Lao động- thương binh xã hội
• Thanh tra huyện
• Phòng Văn hóa thông tin
• Văn phòng HĐND và UBND huyện
Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như Chi cục Thuế, Chi cục
Thống kê, Ban chỉ huy Quân sự Huyện, Công an Huyện, v.v... không phải là
cơ quan chính quyền địa phương cấp huyện mà là cơ quan của chính quyền
trung ương đặt tại huyện .
2.1.1.Tổ chức bộ máy
UBND huyện Hoa Lư được cấu tạo với 12 phòng ban chính
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Vũ Văn Huân
Phó chủ tịch: Ông Bùi Duy Quang , ông Hoàng Văn Tuấn và ông
Dương Bá Lanh.
13
Đại diện văn phòng HĐND và UBND : Lưu Quang Minh
Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND
1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
1 Đồng chí Chủ tịch UBND
3 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ
1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
2 Đồng chí cán bộ Tài chính kế hoạch
2 Đồng chí Phó trưởng quân sự
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Bí thư Đảng ủy
Nguyễn Sĩ Trí
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch
0303.622.521
0303.841.231
HĐND
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch
Vũ Văn Huân
UBND
Phó Chủ tịch HĐND
Bùi Duy Quang
Nguyễn Thị Cúc
0303.866.018
Phó Chủ tịch UBND
Vũ Công Hoan
0303.686.205
Văn phòng UBND
Lưu Quang Minh
0303.862.051
Trưởng Công an
Đặng Xuân Nghiêm
0303.871.263
0303.871.003
2.1.3.Vị trí và chức năng của công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư
-
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản,thu thập
bổ sung tài liệu,thống kê và kiểm tra trong lưu trữ,phân loại tài liệu, đăng ký
vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác lưu trữ và đã
trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ
14
chức. Tại UBND huyện Hoa Lư thì công tác lưu trữ bao gồm toàn bộ các
công việc về soạn thảo,ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ; ban hành
văn bản; nghiên cứu, triển khai và thực hiên các biện pháp quản lí nhà nước
về lưu trữ;thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND huyện. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan ủy
ban, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và
hiệu quả hoạt động của cán bộ viên chức tại UBND huyện Hoa Lư.
Vị trí và chức năng của công tác lưu tru thể hiện ở 4 điểm:
-
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND huyện Hoa Lư.
-
Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có
hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
-
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy
ban nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
-
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan
ủy ban nhà nước và chính quyền địa phương.
15
2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.3.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:
-
Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về VTLT.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà
nước và của Bộ về VTLT.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt
và tổ chức thực hiện.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cán
bộ công chức, viên chức của Bộ.
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về lưu trữ.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ. Sơ kết, tổng kết về lưu trữ.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ.
2.1.3.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ
quan:
-
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ
tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác được giao.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ : hộp đựng tài liệu , bìa hồ sơ , giá đựng tài
liệu.
2.2.Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư
16
Trong thời gian qua , được sự quan tâm cuả lãnh đạo tỉnh và các cấp,
công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư đã và đang đi dần vào nền nếp.
UBND huyện đã triển khai có trọng tâm , trọng điểm đạt được những
kết quả như sau:
2.2.1. Tổ chức tuyên truyền , phổ biến luật lưu trữ
Thực hiện chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ; đồng thời phổ biến luật
lưu trữ và một số văn bản mới về công tác văn thư – lưu trữ do Bộ Nội vụ tổ
chức , UBND đã triển khai kế hoạch phổ biến luật lưu trữ cho các cán bộ
Tuy nhiên chưa hoàn thành đầy đủ như dự kiến.Trong kế hoạch công
tác của UBND huyện đầu năm 2015 đã triển khai một số hoạt động tuyên
truyền phổ biến pháp luật lưu trữ đến toàn bộ cán bộ công chức , viên chức,
nhất là lãnh đạo đơn vị, công chức phụ trách và trực tiếp thực hiện công tác
văn thư lưu trữ.
Về hình thức tuyên truyền , phổ biến :
Thông qua công tác tập huấn : hội nghị công tác văn phòng với các đơn
vị thuộc cơ quan tỉnh và một số đơn vị khác ; lớp tập huấn về công tác văn thư
, lưu trữ cho công chức phụ trách , công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư ,
lưu trữ thuộc tỉnh Ninh Bình ; trên trang điện tử của Bộ , của Văn phòng.
Trong quý 2/2015 , UBND huyện tổ chức 1 lớp huấn luyện phổ biến hướng
dẫn các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách và
công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ lưu trữ khối các cơ quan thuộc.
Kết quả đạt được :
Phổ biến nội dung luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn luật đến cán
bộ, công chức, viên chức của các đơn vị trực thuộc huyện nhắm không ngừng
tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức trong việc quản lí, khai
thác , sử dụng hồ sơ , tài liệu trong tình hình hiện nay.
Trong năm 2015 , đã cử 6 đồng chí dự lớp bồi dưỡng kiến thức quản lí
lưu trữ của UBND tỉnh Ninh Bình.
17
2.2.2.Công tác tổ chức , bố trí cán bộ
Hiện nay , UBND huyện Hoa Lư các cán bộ làm công tác lưu trữ đều
có trình độ đại học , cao đẳng cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc UBND
huyện Hoa Lư có 4 công chức trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ, đa số các
công chức có trình độ cao đẳng trở lên. Tổ chức lưu trữ của huyện theo mô
hình tập trung, được tổ chức thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng ,
chính xác , đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của cơ quan được nhanh ,
gọn.
Phòng lưu trữ của huyện hiện có 3 công chức có trình độ đại học thực
hiện chức năng của UBND tỉnh , Bộ Nội Vụ giao về cơ bản đã đáp ứng được
yêu cầu công việc . Do số lượng biên chế có hạn, công việc dàn trải nên ngoài
việc thực hiện về chuyên môn huyện vẫn chưa thực hiện được chức năng
tham mưu , tư vấn , chỉ đạo , hướng dẫn, kiểm tra trong việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ.
2.2.3. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ
Hằng năm việc lập hồ sơ, nơi lưu hồ sơ của UBND huyện Hoa Lư
chưa thực hiện thường xuyên theo đúng quy định của Bộ Nội Vụ.
Thời gian vừa qua , Bộ đã chỉ đạo các đơn vị bước đầu triển khai,
hướng dẫn và thực hiện việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ , nhất là trong
giai đoạn xây dựng và áp dụng quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN
9001:2008, tuy nhiên kết quả thực hiện chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu
Năm 2015, công tác lưu trữ tại huyện đã thu thập tương đối nhiều hồ sơ
, tài liệu từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của huyện :
-
Đối với tài liệu quản lý nhà nước : Phòng tổ chức cán bộ : trên 60 m
giá ; tài liệu của lãnh đạo huyện : 35 m giá ; tài liệu từ văn thư chuyển xuống :
15 m giá ,.. và một số tài liệ khác của các văn phòng , ban.
-
Đối với tài liệu khoa học kĩ thuật : tài liệu được hình thành từ rất lâu
đến nay chất lượng giấy kém , màu mực và các số liệu mờ , khó đọc đó là
nguyên nhân gây ra tình trạng mối mọt . Loại hình tài liệu này lưu trữ huyện
18
chưa có phương án để nộp vào lưu trữ lịch sử.
UBND huyện đang nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu chuyên môn , nghiệp vụ của huyện để có cơ sở xác định giá trị tài liệu ,
lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
Việc sắp xếp, chỉnh lí hồ sơ , tài liệu lưu trữ của huyện sau khi thu
thập đã được chỉnh lí một cách khoa học , có hệ thống , không để tài liệu
trong tình trạng bó gói , chất đống , phục vụ cho việc khai thác , sử dụng hồ
sơ , tài liệu được nhanh , chính xác , hiệu quả.
2.2.4. Cơ sở vật chất , kho tàng và trang thiết bị
Tổng diện tích kho tàng của huyện là 150m2 để bảo quản tài liệu . Sắp
xếp ngăn nắp , gọn gàng , khoa học , đánh số và kí hiệu cho từng giá tài liệu ,
kho tàng được trang bị hệ thống thông gió , hút bụi , ẩm , tăng cường công tác
phòng cháy chữa cháy , bảo vệ an toàn hồ sơ , tài liệu phục vụ kịp thời yêu
cầu tra tìm khi có nhu cầu , thường xuyên kiểm tra và kịp thời xử lí sự cố.
Với mục đích bảo vệ , chống sự xuống cấp , kéo dài tuổi thọ của hồ sơ ,
tài liệu lưu trữ năm 2015 phòng lưu trữ văn phòng huyện đã tiến hành khử
trùng toàn bộ hệ thống các kho tài liệu nhằm bảo tồn khối tài liệ hiện đang
được lưu giữ
Hiện nay việc lưu giữ tài liệu hồ sơ của UBND huyện Hoa Lư và các
đơn vị trực thuộc rất lớn , kho tàng ngày càng chật . Việc đại tu xây dựng kho
mới chưa được thực hiện nên gây khó khăn cho việc quản lí. Hệ thống phòng
đọc chưa có , vẫn chung với phòng làm việc dẫn đến hạn chế công việc
chuyên môn.
2.2.5. Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
19
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
2.2.6. Công tác kiểm tra , đánh giá
Kiểm tra , đánh giá là khâu đánh giá then chốt giúp các cơ quan tổ chức
nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một nghành , một
lĩnh vực nhất định . Kiểm tra , đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định
Kiểm tra đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các vă bản quy
phạm pháp luật các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ trong
các cơ quan , tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định.
Trong năm 2015 , UBND huyện đã tổ chức kiểm tra về công tác lưu trữ
tại cơ quan , trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ , trang thiết bị
bảo quản tài liệu và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định
hướng dẫn của nhà nước. Từ đó đưa ra được những đánh giá chính xác về
công tác lưu trữ , xây dựng phương án , kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn
chế.
2.2.7. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Thứ nhất, chỉnh lí tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 UBND
huyện Hoa Lư đã thực hiện đúng theo quy trình chỉnh lí tài liệu mà Cục
VTLT ban hành, cụ thể theo các bước sau :
-
b1 : Giao , nhận tài liệu
-
b2 : Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lí
-
b3 : Vệ sinh sơ bộ tài liệu
-
b4 : Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lí
-
b5 : Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại
-
b6 : Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định
20
