Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở UBND huyện sóc sơn

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng
tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng, đã công
bố theo đúng quy định. Các kết quả nghiên cứu trong luận án do tôi tự tìm hiểu,
phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt
Nam. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào
khác.


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến
nay,tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến cô LÊ THỊ HIỀN đã cùng
với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho tôi
trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ
chức cho tôi được tiếp cận với môn học mà theo tôi là rất hữu ích đối với sinh
viên cũng như tất cả các sinh viên thuộc các chuyên ngành Lưu Trữ Học khác.
Đó là môn học Phương Pháp Luận Nghiên Cứu
Tôi xin chân thành cảm ơn TSKH. LÊ THỊ HIỀN đã tận tâm hướng dẫn
tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về
lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học. Nếu không có những lời
hướng dẫn, dạy bảo của cô thì tôi nghĩ bài thu hoạch này của tôi rất khó có thể
hoàn thiện được. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn cô.
Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tuần. Bước
đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa
học,kiến thức của tôi còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh
khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, tôi rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp quý báu Cô để kiến thức của tôi trong lĩnh vực này được hoàn
thiện hơn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

Từ viết tắt
UBND
CNVC
TSKH
VHXH
TBXH
XHCN

Tên cụm từ viết tắt
Ủy ban nhân dân
Công nhân viên chức
Tiến sĩ khoa học
Văn hóa xã hội
Thương binh xã hội
Xã hội chủ nghĩa


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................................................................3
MỞ ĐẦU.................................................................................................................................................1
1, Lý do chọn đề tài:........................................................................................................................1
2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ............................................................................................2
3,Giả thuyết nghiên cứu: ...............................................................................................................2
4, Mục tiêu nghiên cứu: ................................................................................................................2
5, Lịch sử nghiên cứu. ....................................................................................................................2
6, Phương pháp nghiên cứu: .........................................................................................................4
7, Mục đích nghiên cứu: ................................................................................................................4
8, Cấu trúc của đề tài .....................................................................................................................4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ..........................................................................................................................................5
1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ. ...........................................................................................5
1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. ...........................................................5
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ .......................................................................................6
1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ ..............................................................................................7
1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn ...................................................................................................10
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn............................................................10
1.2.2. Chức năng. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện Sóc Sơn...............................11
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn............................................................................11
Chương 2 .............................................................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN .........................................................13
2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ ..........................................................................................13
2.1.1: Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ...........................................................................13
2.1.2: Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ .....................................................................................14
2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ .......................................................14

2.1.4:Ban hành quy chế về công tác lưu trữ ................................................................................15
2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.......................................................................15


2.2 Nghiệp vụ lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn ....................................................................................16
2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn đi ........16
2.2.2 Phân loại tài liệu ..................................................................................................................17
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ............................................................................................18
2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: ..........................................................................................18
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .....................................................................................................19
2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. .....................................................................19
2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .........................................................20
2.3. Đánh giá về công tác lưu trữ tại UBND Huyện Sóc Sơn .........................................................20
2.3.1. Ưu điểm .............................................................................................................................20
2.3.2. Hạn chế ..............................................................................................................................21
Chương 3..............................................................................................................................................23
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
..............................................................................................................................................................23
3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ. ................................23
3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong công tác lưu trữ.............................................23
3.3: Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ: ...........................................23
3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. ..........................................24
3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ .........................................................24
KẾT LUẬN .............................................................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................................28
PHỤ LỤC..............................................................................................................................................29


MỞ ĐẦU
1, Lý do chọn đề tài:

Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế thì thông
tin đóng một vai trò rất quan trọng cho sự phát triển của con người và xã hội.
Thế giới luôn vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu ghi lại lịch sử, hiểu
biết thêm hiện tại và khám phá tương lai luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là
nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội và con người.
Thông tin được tiếp nhận, truyền đi bằng các phương tiện khác nhau. Nhưng văn
bản, giấy tờ là thông dụng hơn cả. Công tác lưu trữ ở huyện Sóc Sơn được sử
dụng để làm công tác cất trữ, giữ gìn, bảo quản những văn bản đến và văn bản
đi.
Văn bản là công cụ quản lý nhà nước phổ biến của các cơ quan, các cấp
ban ngành. Là phương tiện để các cấp, các ngành thuộc mọi lĩnh vực trao đổi
thông tin, phục vụ hoạt động của các cơ quan.
Công tác lưu trữ đảm bảo các công tác giải quyết văn bản một cách hợp lý
và triệt để nhất. Mỗi cơ quan đều điều hành được thông suốt trong việc tổ chức
hành chính và quản lý.
Tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn nhiều giải pháp và phương hướng
nâng cao hiệu quả chất lượng công tác Văn Thư - Lưu Trữ đã được đề xuất
nhưng không mang lại hiệu quả cao, còn nhiều bất cập trong công tác. Trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu của công tác.
Dẫn đến nhiều giải pháp còn hạn chế.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Lưu Trữ trong quản lý nhà nước,
đặc biệt là trong quá trình đổi mới đất nước vấn đề này càng được đảng và nhà
nước quan tâm. Ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ Trưởng Phủ Thủ Tướng đã ban
hành quyết định số 109/TB về ciệc thành lập Trường Trung Cấp Văn Thư Lưu
Trữ (nay là trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội). Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng
huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Hàng năm
trường đào tạo hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ ra làm việc ở
nhiều lĩnh vực phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
1

Là một sinh viên khoa Văn Thư - Lưu Trữ việc nghiên cứu công tác lưu
trữ ở huyện Sóc Sơn tạo điều kiện cho việc học tập và nghiên cứu sau này. Để
nhận thấy ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại trong công tác Lưu trữ nói chung và
tại huyện Sóc Sơn nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả, xóa giảm bất cập, cải thiện
hoàn toàn phục vụ nhân dân tốt hơn.
Với lí do trên tôi Đàm Ngọc Nam ĐH. Lưu Trữ Học 14B đã chọn đề tài
nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở UBND huyện Sóc Sơn
2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
Phạm vi nghiên cứu:
Thời gian: 2014 – 2015
Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc
Sơn
Phạm vi nội dung: Công tác lưu trữ gồm:
+) Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu
+) Quản lý, sắp xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu.
3,Giả thuyết nghiên cứu:
Nếu các giả thuyết trên trong lưu trữ được thực hiện một cách khoa học
thì UBND huyện Sóc Sơn sẽ thành công.
4, Mục tiêu nghiên cứu:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lưu trữ.
- Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ của huyện Sóc Sơn trong thời gian
qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của
công tác.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
lưu trữ tại huyện Sóc Sơn
5, Lịch sử nghiên cứu.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ
2


chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và một trong những hoạt động được nhà
nước chú trọng.Cũng chính vì thế mà đề tài này thu hút được rất nhiều sự quan
tâm của các nhà khoa học, các nhà quản lý. Đã có khá nhiều đề tài, công trình
nghiên cứu khoa học liên quan đề cập đến vấn đề công tác lưu trữ. Một số công
trình công tác lưu trữ tiêu biểu như:PGS Vương Đình Quyền đã có cuốn: “Văn
bản quản lý nhà nước và côngtác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” được nhà xuất bản Chínhtrị Quốc Gia Hà Nội ấn hành năm 2002. Tài liệu này
được coi là công trình lớn nhất, toàn diện nhất nghiên cứu về công tác lưu trữ
thời phong kiến. Thể hiện rõ những bước tiến văn minh, hiện đại trong công tác
lưu trữ Việt Nam.
“ Nghiên cứu đổi mới Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc
Gia” của TS Nguyễn Cảnh Đương – năm 2001. Tài liệu đã làm rõ sự đổi mới
công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia. Đề xuất thủ
tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc tại các trung tâm quốc gia.
Định hướng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu theo hướng tự động hóa.
“ Hỏi đáp về luật lưu trữ” (Tài liệu tham khảo phục vụ Hội thi tìm hiểu
luật lưu trữ 2013) – Chi cục VTLT của Sở Nội Vụ thành phố Hồ Chí Minh.
Tài liệu được biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, giải đáp những
thắc mắc liên quan đến luật lưu trữ.
Công văn số 46/VTLTNN – NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Cục
Văn Thư và Lưu Trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2015 của các cơ quan tổ chức trung ương.
“ Nghiên cứu xác định tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng
họ được nhà nước đăng kí bảo hộ” – Ths Phạm Thị Bích Khải năm 2015 –2018.
Đề xuất các tiêu chuẩn và danh mục các nguồn, thành phần tài liệu lưu trữ cá
nhân, gia đình, dòng họ được nhà nước kí bảo hộ.
“ Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo vệ tài liệu mộc bản” – Ths Nguyễn Thị

Hà năm 2008 – 2010. Phân tích cơ sở khoa học ảnh hưởng của yếu tố nhiệt độ,
độ ẩm tới quá trình bảo quản tài liệu, đề xuất các giải pháp để bảo vệ tài liệu
Thông tư LT số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014
của Bộ Nội Vụ và Bộ Xây Dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình
xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
3


Công văn 254/VTLTNN – NVTW của cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước
về báo cáo 3 năm thi hành luật lưu trữ.
Huyện Sóc Sơn - Hà Nội là một trong những huyện đi đầu trong công tác
lưu trữ tại Hà Nội. Công tác lưu trữ ở đây đang ngày càng phát triển theo hướng
hiện đại mang lại hiệu quả tích cực. Thông qua báo cáo của các bộ phận quản lý
công tác này chúng ta đã có cái nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn, cụ thể hơn về
công tác lưu trữ của huyện Sóc Sơn
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại
UBND huyện Sóc Sơn - Hà Nội”.
6, Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện nghiên cứu tôi đã thực hiện các phương pháp sau:
Khảo sát thực tế, phỏng vấn trự tiếp bằng câu hỏi, nghiên cứu các tài
liệu công tác bằng lưu trữ.
7, Mục đích nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu nhằm làm rõ những lý luận về khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện hành, thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở huyện
Sóc Sơn. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu
trữ huyện Sóc Sơn.
Sử dụng phương pháp nghiên cứu cơ bản: phương pháp phân tích, điều tra
và xã hội học, phỏng vấn, quan sát, phương pháp thống kê toán học…phương
pháp duy vật biện chứng, chủ nghĩa Mác Lê nin.Trở thành tư liệu tham khảo

nghiên cứu ngành khoa học khác.
8, Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài liệu
tham khảo thì đề tài được chia làm 3 chương:
- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN.
- CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN
SÓC SƠN
- CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
4


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ.
1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.
Khái niệm công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả các vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,công tác
nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
Khái niệm tài liệu lưu trữ:
Tài liệu là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân được
bảo quản trong kho lưu trữ thác phục vụ cho các mục đích chính trị,văn hóa,
khoa học, lịch sử … của toàn xã hội.
Giá trị tài liệu lưu trữ:
Giá trị thực tiễn

Giá trị thực tiễn của tài liệu lưu trữ là giá trị của những nội dung thong tin
chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động
quản lý của cơ quan. Giá trị thực tiễn của tài liệu khôn chỉ giới hạn trong phạm
vi những thông tin về công việc đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu
còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xtôi xét hoạt
động của nhà trường. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là
giá trị hiện hành của tài liệu.Tài liệu lưu trữ trong các huyện trên địa bàn thành
phố có ý nghĩa to lớn, chứa đựng những thông tin về công tác giáo dục đào tạo,
nghiên cứu khoa học, côn tác tổ chức cán bộ, tài chính … Tài liệu lưu trữ hình
thành trong lĩnh vực này phản ánh chân thực kết quả đào tạo, nghiên cứu khoa
học, quản lý cán bộ, tài chính … Đây là công cụ đắc lực để phường triển khai
công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính …
5


Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để tra tìm thông tin phục vụ
công tác cũng như giải quyết các nhiệm vụ hằng ngày: chế độ liên quan đến cán
bộ viên chức, chứng nhận thời gian công tác, …
Giá trị lịch sử
Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thong
tin chứa đụng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội
sau khi tài liệu hết giá trị hiện hành. Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể
hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, chất liệu
chế tác và hình thức của tài liệu. Nhưng tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản
vĩnh viễn và được coi là chứng tích lịch sử.
Tài liệu lưu trữ huyện Sóc Sơn là một bộ phận quan trọng, góp phần làm
phong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về phương diện giáo dục, đào tạo, nghiên
cứu khoa học và trong các lĩnh vực được cơ quan các cấp có thẩm quyền giao
nhiệm vụ; là căn cứ tin cậy cho công tác kiển tra, đánh giá việc thực hiện các

chủ trương, đường lối của Đảng; là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lý
luận, tổng kết hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ của huyện Sóc Sơn có giá trị lịch sử bao gồm những
-Tài liệu về thành lập huyện.
-Tài liệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những thanh đổi về
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.
-Tài liệu công nhận các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp.
-Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ.
-Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản …
Qua những giá trị nêu trên có thể khẳng định tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô
cùng quan trọng đối với hoạt động của huyện.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Vị trí của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực đời
sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh
6


luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ngay từ những
ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh,Chủ tịch Chính phủ Cách
mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã ký thông tư số 1C/VP
ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công văn, giấy tờ, trong đó người đã chỉ rõ “tài
liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá
“tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong nghiên cứu tình
hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch côn tác và
phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa
học kĩ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan
trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với
xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về ngày truyền thống

của lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt
Nam”
Ý nghĩa công tác lưu trữ
Mục đích cơ bản, quan trọng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục
vụ đắc lực nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các
thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Công tác Lưu trữ nếu làm tốt sẽ mang
lại nhiều lời ích to lớn đối với nhà trường và xã hội.
Thứ nhất, công tác lưu trữ trong huyện cung cấp những căn cứ và bằng
chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của huyện.
Thứ hai, công tác Lưu trữ có ý nghĩa cung cấp những thông tin quá khứ
cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của huyện.
Thứ ba, công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật thông tin quốc gia
Thứ tư, công tác lưu trữ giúp cho huyện trong việc khai thác những thông
tin trong tài liệu lưu trữ để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ,lãnh đạo
trong huyện.
1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an
toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.Để thực
7


hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác Lưu trữ dặt ra, nội dung cụ thể của
công tác Lưu trữ như sau:
- Hoạt động tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Tại các cơ
quan trung ương bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban
rêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh
đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các
Tổng công ty. Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa
phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn
phòng của cơ quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực

thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân. Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng
gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ
văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công
văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là
phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công
văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thong tin tổng hợp để
phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý
các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác
quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ
bản của công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm
công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động
giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.
- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:
Thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu,
thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật, nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004
về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản
quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành. Để thực hiện các
8


điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư,
Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp
lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương.
- Hoạt động kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ: Kiểm tra, đánh giá là

khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy
định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là
bước cuối cùng của một quy trình công việc được xtôi xét trong một thời gian
hoàn thành nhất định. Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc
một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết
luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện
tượng chúng ta tiến hành kiểm tra xtôi xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật,
hiện tượng hay không. Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính
của công tác kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc
phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực
hiện nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp
dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ,kiểm tra đột
xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản. Một số năm gần đây, Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các bộ, ngành ở
trung ương và kiểm tra chéo giữa Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau đó cho điểm
làm căn cứ để đánh giá, xếp loại công tác văn thư -lưu trữ ở các cơ quan từ trung
ương đến địa phương. Đây là một hình thức thanh tra, kiểm tra được đánh giá
cao, khách quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn
nhau giữa các cơ quan. Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm
tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công
9


tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và
việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà
nước. Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển

ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc
phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát
triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra công tác
lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra đối
với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ
quan cùng cấp. Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá
về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn
phòng quy định.
1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa
Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh
Phúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số
178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977của Hội đồng Chính phủ Việt Nam. Khi ấy
huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú, gồm thị trấn Xuân Hòa và 29 xã: Bắc
Phú, Bắc Sơn, Cao Minh, Đông Xuân, Đức Hòa, Hiền Ninh, Hồng Kỳ, Kim Lũ,
Mai Đình,Minh Phú, Minh Trí, Nam Sơn, Nam Viêm, Ngọc Thanh, Phú Cường,
Phù Linh, Phù Lỗ, Phú Minh, Phúc Thắng, Quang Tiến, Tân Dân, Tân Hưng,
Tân Minh, Thanh Xuân, Tiên Dược,Trung Giã, Việt Long, Xuân Giang, Xuân
Thu.Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội.
Ngày 17 tháng 2 năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa và 4 xã Ngọc
Thanh, Cao Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng về huyện Mê Linh quản lý (sau 5
đơn vị hành chính này trở thành thị xã Phúc Yên của tỉnh Vĩnh Phúc).. Huyện
Sóc Sơn còn lại 25 xã: Bắc Phú, Bắc Sơn, Đông Xuân, Đức Hòa, Hiền Ninh,
Hồng Kỳ, Kim Lũ, Mai Đình, Minh Phú, Minh Trí, Nam Sơn, Phú Cường, Phù
Linh, Phù Lỗ, Phú Minh, Quang Tiến, Tân Dân, Tân Hưng, Tân Minh, Thanh
10

Xuân, Tiên Dược, Trung Giã, Việt Long, Xuân Giang, Xuân Thu.
Ngày 3 tháng 3 năm 1987, thành lập thị trấn Sóc Sơn, gồm 54 ha diện tích
tự nhiên với 335 người của xã Phù Linh và 26 ha diện tích tự nhiên với 284
người của xã Tiên Dược. Như vậy, huyện Sóc Sơn có 1 thị trấn và 25 xã, giữ ổn
định cho đến nay.Sóc Sơn giáp thị xã Phổ Yên thuộc tỉnh Thái Nguyên về phía
bắc, huyện Yên Phong thuộc tỉnh Bắc Ninh và huyện Hiệp Hòathuộc tỉnh Bắc
Giang về phía đông và đông bắc, về phía tây bắc giáp thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh
Phúc và phía nam giáp các huyện Mê Linh và Đông Anh của Hà Nội
1.2.2. Chức năng. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện
Sóc Sơn
UBND huyện Sóc Sơn do HĐND huyện Sóc Sơn bầu là cơ quan chấp
hành của HĐND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng các cấp và cơ quan cấp trên UBND huyện chịu trách nhiệm
chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị
quyết của HĐND nhằm đảm bảo chủ chương hoạt động biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng an ninh trên địa bàn
UBND huyện thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm ba sự chỉ đạo thống nhất trong bộ máy nhà nước từ trung ương đến cơ
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình theo hiến pháp,luật và
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phát huy quyền làm chủ của nhân
dân, tăng cường pháp chế XHCN ngăn ngừa chống các biểu hiện quan liêu, hách
dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phí… trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn đối
với pháp luật quy định. UBND huyện ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
Qua sơ đồ 1 ở phần phụ lục ta thấy hệ thống tổ chức bộ máy chính quyền
của huyện Sóc Sơn tổ chức chặt chẽ, mỗi cơ quan đều được phân công rõ ranng
từng công việc. Hệ thống từng ban ngành được bố trí rõ ràng, giúp cho công
việc giải quyết một cách nhanh gọn nhất có thể nhằm đáp ứng nhu cầu và phụ vụ
nhân dân được tốt hơn Ngoài ra sơ đồ còn thể hiện được tầm quan trọng của

11


chủ tịch huyện, và các phó chủ tịch. Thể hiện rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi
ban ngành trong việc nhận và giải quyết hồ sơ.
Qua chương 1 đã phần nào giúp chúng ta hiểu được về những kiến thức
sơ đẳng nhất về công tác lưu trữ. Bên cạnh đó cũng tạo cho chúng ta cơ hội
được biết thêm về địa điểm nghiên cứu đề tài là UBND huyện Sóc Sơn. Biết
được quá trình hình thành, phát triển và cách tổ chức một bộ máy lãnh đạo tốt
cho UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn mới.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ
2.1.1: Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ
Bộ phận quản lí công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ
cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lí công tác lưu trữ có chức năng
giúp lãnh đạo quản lí công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện nhiệm
vụ như sau : Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ
quan; quản lí và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trũ cho cơ quan và
hang năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế
hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Theo quy định tại thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của bộ
Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn
thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và Uỷ ban nhân
dân các cấp ( sau đây gọi tắt là Thông tư 02/2010/TT-BNV ) có nêu :“…các đơn

vị sự nghiệp nhà nước tuỳ theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để
thành lập phòng,tổ hoặc bố trí người làm văn thư lưu trữ cho phù hợp”. Qua
khảo sát tôi nhận thấy do lãnh đạo huyện có quan tâm đến việc tổ chức công tác
lưu trữ. Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ trong Huyện Sóc Sơn đc đặt
trong phòng Hành Chính – Tổng Hợp và được thể hiện bằng quyết định của chủ
tịch Huyện quy định chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị
thuộc Huyện.Trưởng phòng Hành Chính – Tổng hợp, chịu trách nhiệm trước
chủ tịch Huyện về công tác lưu trữ của huyện bằng việc thực hiện các nhiệm vụ
cụ thể như: Xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công
tác lưu trữ theo quy định của Huyệnvà nhà nước quản lý thực hiện các nhiệm vụ
lưu trữ đối vớicác tài liệu lưu trữ của Huyện đề xuất phương án đào tạo cán bộ
lưu trữ cho Huyện ; lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong
thời gian tới.Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn đã
13


được thực hiện bằng quyết định. Hiện nay công tác tuyên truyền, phổ biến,
hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của huyện về lưu trữ mặc dù dã
được triển khai nhưng vẫn bộc lộ khá nhiều thiếu sót, chưa thực hiện tốt các
nghiệp vụ: Thu thập hồ sơ, tài liệu, phân loại,chỉnh lí tài liệu, xác định giá trị,sắp
xếp hồ sơ. Những khó khăn, hạn chế vẫn còn tồn tại này do nhiều nguyên nhân
khác nhau, nhóm nghiên cứu sẽ làm sáng tỏ hơn ở những phần sau.
2.1.2: Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư,lưu trữ
ở các cơ quan.trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan.Cán bộ có
trình đọ chuyên môn cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của
cơ quan một cách khoa học hợp lí, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên
môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan
ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sự dụng.Chính vì vậy, việc

tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần
thiết được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ
quan.
Phòng Nội vụ của Huyện Sóc Sơn tổng số cán bộ làm việc gồm 4
người. Trong đó gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 1chuyên viên.
2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc cần phải được bảo
quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Chính vì thế, tại các lưu trữ cơ quan ,
việc xây dựng kho tàng,mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo
quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn
phòng đối với công tác lưu Để thực hiện chủ trương trên, Cục Văn Thư và Lưu
trữ nhà nước đã có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó là
Công văn số111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn
bảo quản lưu trữ ; ban hành một số tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu như : tiêu
chuẩn hộp đựng tài liệu, tiêu chuẩn bìa hồ sơ, tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….
Ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2007/TT-BNV
14


hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Đây là những văn bản, cơ sở việc tổ
chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu trong cơ quan. Trong vấn đề này
chúng tôi chỉ khảo sát việc tổ chức kho tàng cho công tác lưu trữ, các trang thiết
bị khác cho công tác bảo quản tài liệu nhóm nghiên cứu sẽ đề cập ởphần sau.
Kết quả đạt được cho thấy việc xây dựng kho tàng phục vụ cho công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ đã được lãnh đạo quan tâm. Bằng chứng là: Huyện Sóc Sơn
bố trí kho lưu trữ với diện tích 20m2 đặt tại tầng 2 tòa nhà làm việc và đã được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị cơ bản gồm : hộp, cặp, tủ đựng tài liệu…Việc
tổ chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản đã tạo điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu
và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng trong
hiện tại và tương lai.

2.1.4:Ban hành quy chế về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí của nhà nước. Để thực
hiện tốt công tác này, cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. Đây là một
trong những yếu tố làm căn cứ pháp lí cho việc thực hiện nguyên tắc quản lí tập
trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc.Để cụ thể hóa các quy định
của nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ cơ quan cần đưa công tác lưu trữ đi
vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả. Kết quả khảo sát cho thấy Huyện Sóc Sơn
đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Điều này thể hiện sự quan tâm
của lãnh đạo Huyện đối với việc quản lí công tác lưu trữ của cơ quan.
2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ trong huyện là khâu quan
trọng giúp lãnh đạo huyện nắm được tình hình công tác lưu trữ trong cơ quan.
Nhiệm vụ này được giao cho trưởng phòng Nội Vụ Huyện Sóc Sơn .Mục đích
chính của công tác kiểm tra ,đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các quy định của
các văn bản quy phạm pháp luật,các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ
quản,các quy định của Huyện về công tác .Thời gian kiểm tra đánh giá theo định
kì hoặc đột xuất và thường tổ chức tổng kết vào dịp cuối năm.
Nội dung của công tác kiểm tra, đánh giá các đơn vị thuộc huyện là việc
thực hiện quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan, kho tàng, trang thiết bị bảo quản
15


tài liệu và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.Từ đó có những
đánh giá chuẩn xác để phát huye điểm tích cực và khác phục những tồn tại sai
sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỉ luật thích đáng. Phiếu yêu cầu sẽ
do người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, khi trả tài liệu phải mang theo để
làm căn cứ. Sau khi ký xác nhận vào phiếu yêu cầu,cán bộ lưu trữ sẽ vào sổ
đăng ký mượn tài liệu. Người mượn phải có trách nhiệm bảo quản và giữ tài liệu
cẩn thận không làm quăn, rách, mất tài liệu.Sau khi sử dụng tài liệu đã mượn
người mượn tài liệu trả tài liệu, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ

xác nhận còn nguyên vẹn và đầy đủ, sau đó vào sổ trả tài liệu để hoàn tất thủ
tục. Kết thúc quá trình, cán bộ lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc mượn và
trả tài liệu.
2.2 Nghiệp vụ lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn
2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn
Quản lý công văn đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn đi của văn thư bao gồm những
- Đánh máy và in văn bản : Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của lãnh
đạo, văn thư có nhiệm vụ đánh máy và in ra thành văn bản.
- Đóng dấu vào văn bản: Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của người
có thẩm quyền, văn thư có nhiệm vụ đóng dấu vào văn bản theo quy định của
Nhà nước.
- Đăng ký vào sổ công văn đi: Tất cả các văn bản gửi đi đều được tập
trung ở văn thư và đăng ký vào sổ công văn đi theo hệ thống số và ký hiệu văn
bản của Văn phòng. Hệ thống số của Văn phòng được đăng ký theo số thứ tự từ
đầu năm đến cuối năm cho tất cả các loại văn bản. Ký hiệu văn bản thì được viết
theo quy tắc: Tên cơ quan - tên loại văn bản hoặc ngược lại.
Ví dụ: Quyết định số 29/QĐ-VP, Báo cáo số 31/BC-VP, Công văn số
22/VP-HC, v.v…
Ngày tháng của văn bản được đăng ký theo quy định như sau: ngày dưới
10 và tháng dưới 3 thì phải thêm số 0 đằng trước để tránh sự giả mạo làm sai
ngày của văn bản.
16


- Gửi công văn đi: Văn thư có thể chuyển văn bản trực tiếp
Có thể lập bảng thống kê những công văn đi mà Văn phòng ban hành
trong những năm gần đây như sau:
Năm 2013: 228
Năm 2014: 2412.

2.2.2 Phân loại tài liệu
Tài liệu trong kho được sắp xếp theo loại hình, sau đó theo mặt hoạt
động. Cụ thể về phương án tổ chức tài liệu của Văn phòng tại kho lưu trũ như
- Tầng 1: Tài liệu lưu trữ của huyện
- Tầng 2: Tài liệu hành chính.
- Tầng 3: Tài liệu cá nhân.
Tài liệu của các phòng ở trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá
trị, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
- Về công tác phân loại tài liệu: Các cán bộ đã căn cứ vào 6 đặc trưng phổ
biến của văn bản như: vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian và
địa dư, trong đó lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu để phân loại tài liệu.
- Về công tác lập hồ sơ: Các hồ sơ được lập đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình
+ Đảm bảo mối liên hệ khách quan của các văn bản.
+ Các văn bản trong cùng hồ sơ có cùng giá trị.
+ Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác.
- Về công tác xác định giá trị: Các cán bộ của Văn phòng đã dựa vào các
đề án nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Các nguyên tắc để xác định tài liệu:
+ Nguyên tắc tính Đảng.
+ Nguyên tắc lịch sử.
+ Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Về công tác thống kê tài liệu: Các cán bộ của Văn phòng đã thống kê tài
liệu dựa trên những nguyên tắc sau:
+ Quản lý tập trung thống nhất của cơ quan huyện
+ Công tác thống kê tài liệu dựa trên cơ sở thống nhất với công tác bảo
17


Qua nghiên cứu khảo sát, tôi thấy Văn phòng lưu trữ của huyện đã làm
khá tốt công việc tổ chức khoa học tài liệu. Việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện

một cách khoa học.
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Tại huyện Sóc Sơn cũng như tại văn phòng văn thư huyện , công tác văn
thư giữ vị trí rất quan trọng trong hoạt động của huyện.Bộ phận hành chính Văn thư luôn là đầu mối giao dịch của tất cả các huyện , là nơi tiếp nhận và xử
lý mọi văn bản được gửi đến cơ quan. Bộ phận Văn thư được coi là bộ mặt
của huyện Sóc Son, là nơi đầu tiên khách đến tiếp xúc khi liên hệ công tác. Đối
với huyện Sóc Sơn , công tác văn thư là nội dung chủ yếu trong hoạt động của
Phòng Hành chính, nó là nơi cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ đắc lực
cho công tác quản lý cơ quan.Trước đây bộ phận Văn thư cơ quan phải kiêm
nhiệm cả công tác lưu trữ nên khối lượng công việc hàng ngày rất lớn, có nhiều
cơ quan đơn vị đến giao dịch mỗi ngày nhưng nhân sự bộ phận Văn thư còn ít
nên có sự hạn chế về chất lượng của công tác lập hồ sơ chưa cao. Đây là một
hạn chế lớn trong Văn phòng Lưu trữ của Huyện Sóc Sơn. Tuy nhiên chủ tịch
huyện đã có những điều chỉnh hợp lý về nhân sự cũng như chuyên môn giúp cho
công tác Văn thư hiện nay được tiến hành một cách nhanh chóng, đúng nguyên
tắc,chính xác và đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, Phòng công tác lưu trữ là đơn vị hành chính sự nghiệp quan
trọng của huyện Sóc Sơn nên đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ.
2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
-Tài liệu lưu trữ được sắp xếp và phân loại thành từng nhóm hay từng tập
hồ sơ theo các tiêu chuẩn, thứ tự. Trong mỗi khối, tài liệu được sắp xếp theo thứ
tự từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới theo quá trình hoạt động của
UBND Huyện Sóc Sơn và theo vần a,b,c. . . đảm bảo cho việc tìm kiếm tài liệu
dễ dàng nhanh chóng. Hồ sơ trong phòng lưu trữ được bảo quản trong các hộp
chuyên dụng,bên ngoài hộp có dán nhãn ghi tên hộp, số hộp, bắt đầu từ hồ sơ số
bao nhiêu tới hồ sơ số bao nhiêu. Nhãn của hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm
kiếm tài liệu được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất.
18

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ
-Kho lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn được đặt tại tầng 2 gồm có một
phòng duy nhất với diện tích gần 35 mét vuông trên tòa nhà chính diện ,có môi
trường trong sạch, địa chất ổn định,rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Kho
được bố trí ở cuối hành lang, nơi có ít người qua lại, vô cùng yên tĩnh, là điều
kiện tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Với diện tích 35 mét
vuông, UBND huyện Sóc Sơn đã bố trí khoảng 22m vuông làm khu lưu trữ với
hệ thống gồm 3 tủ đựng bằng kim loại được sắp xếp ngăn nắp từ trái qua phải.
Trong kho ngoài diện tích 22 mét vuông dành cho công tác lưu trữ,số còn lại
khoảng 13 mét vuông được dành làm nơi nghiên cứu tài liệu tại chỗ, bao gồm:
hai bàn đọc và một bàn làm việc của nhân viên lưu trữ. Hệ thống cửa sổ cửa ra
vào đều được quay về hướng Đông-Nam là hướng chính của khu nhà, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc lưu trữ. Hệ thống quạt hai thông gió đảm bảo luồng
không khí lưu thông trong kho luôn được ổn định ở mức độ cho phép. Hệ thống
điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy ở kho lưu trữ và ngoài kho lưu trữ cũng
được đảm bảo đúng theo quy định và chuẩn bị rất tốt.
-UBND cũng rất chú trọng hệ thống chống ẩm, mốc, mối mọt hay các loại
côn trùng gây hại khác nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ, UBND huyện Sóc Sơn cũng đặc
biệt chú trọng. Bởi tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được
lưu trữ của mỗi cơ quan, công ty,... Nó không chỉ mang những thông tin quan
trọng của UBND huyện Sóc Sơn qua từng thời kỳ của cơ quan Chính vì vậy việc
khai thác và sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng của tài liệu lưu trữ. Nhận
thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo huyện Sóc Sơn đã
đưa ra rất nhiều nội quy cho việc sử dụng này nhằm đảm bảo giữ an toàn, tránh
thất thoát tài liệu lưu trữ.
- Người mượn phải viết phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu, điền đầy đủ
thông tin và phải có xác nhận cho phép của Cán bộ làm công việc lưu trữ của
19

huyện và chủ tịch huyện.sau khi có sự đồng ý của ban lãnh đạo huyện Sóc Sơn,
người có nhu cầu sử dụng tài liệu phải đăng ký mượn tài liệu tại kho lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ tiến hành xtôi xét phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, nếu hợp lệ cán
bộ lưu trữ sẽ ký tên và ghi mã số mượn tài liệu vào
2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
- UBND huyện Sóc Sơn có đầu tư cho kho một số thiết bị như máy tính
có kết nối mạng Internet, máy hút ẩm..
- Hồ sơ tài liệu lưu trữ ngoài được lưu trên giấy tờ còn được lưu trên máy
tính để quản lý cho dễ để đề phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.
2.3. Đánh giá về công tác lưu trữ tại UBND Huyện Sóc Sơn
2.3.1. Ưu điểm
Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn đã đánh giá đung vai trò của công tác
lưu trữ; triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định, hướng nước. Bộ phận
lưu trữ đã áp dụng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của
UBND thành phố đảm bảo đúng căn cứ pháp lý khi triển khai các hoạt động về
lưu trữ. Cán bộ lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhưng đã khắc
phục khó khăn để thực hiện tương đối tốt một số nội dung trong công tác lưu trữ
như: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý
văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu. Bước đầu thực
hiện được một số khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ công việc.
Trình độ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ở UBND huyện có
nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ hiện
nay. Công tác tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức được chú
trọng. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ được
nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi
công vụ tại UBND huyện.Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lịch sử lưu trữ, lưu trữ cơ quan được chỉ đạo thường xuyên và
được bộ phận lưu trữ của UBND huyện chú trọng Cơ sở vật chất, trang thiết bị

phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm trang bị tương đối đầy
đủ. Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ, mua sắm phương
20