công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã dần thàng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi. Các số liệu sử dụng
phân tích trong tiểu luận là trung thực, chính xác. Các số liệu trong bài tiểu luận
là do quá trình tìm hiểu và khảo sát thực tế ở UBND xã Dần Thàng huyện Văn
Bàn tỉnh Lào Cai. Bài tiểu luận này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên
cứu nào khác.


LỜI CẢM ƠN
Thành công của mỗi chúng ta là do chúng ta dạt được bởi sự nỗ lực, cố
gắng học tập nhưng bên cạnh những thành quả đó luôn có những bàn tay giúp
đỡ, hỗ trợ dù là gián tiếp hay trực tiếp, ít hay nhiều là do sự quan tâm, tận tình
chỉ dạy của các thầy cô trong giảng đường đại học.
Em xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo của trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã cho chúng em được học bộ môn Phương Pháp Luận Nghiên Cứu
Khoa Học rất bổ ích và thiết thực này, giúp chúng em vận dụng kiến thức đã học
để áp dụng vào thực hành để chứng tỏ năng lực của mình. Đặc biệt em xin gửi
lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên bộ môn Phương Pháp Luận Nghiên
Cứu Khoa Học, cô giáo TS.BÙI THỊ ÁNH VÂN đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ em
để hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình. Em xin gửi lời cảm ơn đến cán sự văn
thư, cùng ban lãnh đạo UBND xã Dần Thàng đã tạo mọi điều kiện và giúp đỡ
em trong quá trình thu thập và tìm kiếm tài liệu nghiên cứu.
Để hoàn thành bài tiểu luận với chủ đề : ‘ công tác văn thư tại UBND xã
Dần Thàng, thực trạng và giải pháp’’ em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
cán bộ văn thư, cùng với cán bộ lãnh đạo của UBND xã Dần Thàng trong quá
trình tìm hiểu và khảo sát thực tế công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng.
Với tất cả kiến thức đã học và tiếp thu của bản thân, em đã cố gắng để
hoàn thành bài tiểu luận của mình nhưng do thời gian có hạn cũng như còn hạn
chế về nhiều mặt nên bài tiểu luận của em không tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến cũng như sự chỉ dạy của các thầy cô
để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND : Uỷ ban nhân dân
HĐND : Hội đồng nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lí do chọn đề tài..........................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................1
4. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................................................2
5. Phạm vi nghiên cứu....................................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................2
7. Bố cục nghiên cứu.......................................................................................................................2

Chương 1..............................................................................................................2
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG
QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG......................................3
1.1.Những lý luận chung về công tác văn thư.................................................................................3
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư...................................................................................................3
1.1.2.Ý nghĩa của công tác văn thư..................................................................................................3
1.2.Tổng quan về xã Dần Thàng.......................................................................................................3

1.2.1.Đặc điểm tình hình, vị trí địa lí...............................................................................................3
1.2.1.1. Đặc điểm:...........................................................................................................................3
1.2.1.2.Tình hình............................................................................................................................5
1.2.1.3.Vị trí địa lí............................................................................................................................5
1.2.2.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Dần Thàng..................................................6
1.2.3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Dần Thàng......................................................................................9
1.2.4.Cơ ở vật chất, trang thiết bị.................................................................................................10
*Tiểu kết.......................................................................................................................................11

Chương 2............................................................................................................12
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN...........................................................12
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG...................................................12


2.1. Khái quát về công tác văn thư ở ủy ban nhân dân xã Dần Thàng...........................................12
2.1.1. Tình hình công tác văn thư.................................................................................................12
2.1.2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng..........................................................20
2.1.3. Ưu điểm..............................................................................................................................21
2.1.4. Nhược điểm........................................................................................................................22
*. Tiểu kết.....................................................................................................................................22

Chương 3............................................................................................................23
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC...........23
VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG............................23
3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư của UBND xã Dần Thàng.............23
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng..........................23
3.3. Một số kiến nghị....................................................................................................................24
*.Tiểu kết......................................................................................................................................25

KẾT LUẬN........................................................................................................25

TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................28


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan
trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được ngày một nâng cao
quản lý và sắp xếp qua công tác văn thư. Công tác văn thư cũng ngày càng
khẳng định vị trí và ý nghĩa quan trọng của mình trong việc đảm bảo cung cấp
kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động
quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Vì chỉ khi làm tốt công tác văn thư mới tạo điều kiện làm tốt công tác lưu
trữ, công tác văn thư vô cùng quan trong các cơ quan ở văn phòng. Công tác văn
thư cũng là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý
của từng cơ quan nói riêng.một trong những lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi rất
thích làm việc ở UBND xã Dần Thàng quê tôi, tôi muốn góp một phần công sức
nhỏ để góp phần giúp cho địa phương tôi ngày càng phát triển. công tác văn thư
đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá
nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Với những lý do ở trên nên tôi quyết định chọn vấn đề “công tác văn thư
tại ủy ban nhân dân xã dần thàng” làm bài tiểu luận của tôi. Giáo trình đã góp
phần không nhỏ để tôi hiểu về công văn thư và những kiến thức cơ bản nhất về
công tác văn thư, bên cạnh đó báo cáo thực tập thực sự hữu ích với tôi để làm đề
tài và làm luận cứ thực tiễn.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Báo cáo thực tập tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND xã
Đức Thượng thực trạng và giải pháp” của tác giả Phí Thị Hoa.
Đề tài cho ta biết thêm các nghiên cứu công tác văn thư tại xã Đức
Thượng, đồng thời tìm hiểu thêm một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
của công tác văn thư tại xã.

Giáo trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư” của tác giả Nguyễn Ngọc Đình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát thực trạng công tác văn thư
1


Phân tích xác định nguyên nhân
Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư
Đưa ra những giải pháp tăng cường tìm hiểu công tác văn thư.
Nghiên cứu để thấy rõ được thực trạng về công tác văn thư tại UBND xã
Dần Thàng, từ đó đưa ra các giải pháp giúp cải thiện những vấn đề sai xót và
hạn chế trong công tác văn thư.
4. Đối tượng nghiên cứu
Vấn đề công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Dần Thàng.
5. Phạm vi nghiên cứu
Về mặt không gian: Công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng.
Về mặt thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2014.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số biện pháp như:
- Phương pháp nhiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin tài liệu đã có
từ công tác thư viện.
- Phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp tôi đã sử dụng suốt
quá trình làm đề tài.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ trong công tác
văn thư tại UBND xã Dần Thàng.
7. Bố cục nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo và kết luận bài tiểu luận được chia
làm 3 chương:
Chương 1: Những nguyên lí chung về công tác văn thư và tổng quan về
UBND xã Dần Thàng.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng.
Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại
UBND xã Dần Thàng.

Chương 1
2


NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG
QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG
1.1.Những lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức ). [gt;7]
1.1.2.Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi đụng văn bản của Nhà nước để làm những
việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ
quan.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.[gt :11-12-13]

1.2.Tổng quan về xã Dần Thàng
1.2.1.Đặc điểm tình hình, vị trí địa lí
1.2.1.1. Đặc điểm:
Xã Dần Thàng được thành lập năm 1986, trên cơ sở tách xã Dần Thàng
thành 02 xã: xã Dần Thàng và xã Thẳm Dương với 04 thôn bản, 01 chi bộ với
03 đảng viên. Đến nay xã Dần Thàng đã có 07 thôn bản, 11 chi bộ với 104 đảng
viên. Là xã nằm ở phía tây của huyện Văn Bàn, cách trung tâm huyện 23 km với
3


diện tích tự nhiên là 4.808 ha, có 348 hộ và 1.840 nhân khẩu.
Dần Thàng là một xã miền núi thuộc khu vực III, cách trung tâm huyện
Văn Bàn 23 km về phía tây, có tổng diện tích tự nhiên là 4.808,0 ha gồm các
mặt tiếp về phía đông giáp xã nặm Mả, phía tây giáp xã Dương Quỳ và xã thẩm
Dương, phía nam giáp xã Hòa Mạc và nặm Dạng, phía bắc giáp xã nặm chày,
được chia thành 7 thôn bản gồm có 348 hộ với 1.941 nhân khẩu có 3 dân tộc
cùng sinh sống trên địa bàn xã. Đời sống kinh tế còn gặp nhiều khó khăn, cơ sở
hạ tầng còn nhiều thiếu thốn, đường xã đi lại còn gặp nhiều khó khăn, người dân
hiểu biết về pháp luật còn hạn chế các thủ tục tập quán sinh sống còn lạc hậu,
mê tín dự đoan còn tồn tại.
Trình độ dân trí thấp, kinh tế còn gặp nhiều khó khăn. là một xã phong
phú về tài nguyên khoáng sản, lâm sản. Địa hình lại chia cắt rõ rệt giữa vùng cao
và vùng thấp, đường xã đi lại còn gặp nhiều khó khăn nhất là đối với thôn bản
vùng cao.
Cơ sở hạ tầng Điện, Đường, Trường học, Trạm y tế, Thủy lợi được nhà
Nước quan tâm đầu tư xây dựng, giao thông đi lại con gặp nhiều khó khăn, xã
có đường ô tô vào khu vực trung tâm, các đường cấp phối, và các đường giao
thông lên xã, lên thôn bản, tuy vậy, đa số các tuyến đường đều là đường đất, xã
có 1 tuyến đường lên xã Nậm Chày, Có nhiều tuyến đường lên thôn còn chưa
được bê tông hóa.

+ Thuận lợi:
Được sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, chính Quyền và sự phối hợp
chặt chẽ của các tổ chức đoàn thể tạo điều kiện thuận lợi cho ngành công an hoạt
động công tác bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. Tuyên truyền,
giáo dục cho nhân dân chủ trương đường lối của Đảng, chính sách của nhà
nước, Nghị quyết, chỉ thị các cấp, Bên cạnh đó có sự hướng dẫn của công an
huyện văn bàn, từ đó công tác năm tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã
hội, giải quyết tốt các vụ việc xảy ra trên địa bàn.

4


+ Khó khăn:
Công tác an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội và giải quyết các vụ tai
tệ nạn xã hội có nhiều cố gắng, xong bên cạnh đó cũng không ít khó khăn. Tình
hinh các đối tượng trộm cắp tài sản ngày càng tinh vi và sảo quyệt hoạt động
ngày càng nguy hiểm hơn như chống thi hành công vụ, như sinh ra tự tử, bỏ nhà
đi không rõ nguyên nhân. Từ những khó khăn đó đã làm ảnh hưởng không nhỏ
trong công việc giữ gìn an ninh chính trị- trật tự an toàn xã hội.
1.2.1.2.Tình hình
Tình hình an ninh Chính trị được ổn định, cán bộ Đảng, chính quyền,
đoàn thể và các tổ chức chính trị trên địa bàn xã, đoàn kết trong nội bộ, nhân dân
các dân tộc trong xã có mối quan hệ gắn bó, giúp đỡ lẫn nhau, không chia rẽ dân
tộc.
Tình hình di định cư, tuyên truyền đạo trái phép không xảy ra. Nhân dân
các dân tộc trong xã tin tưởng tuyệt đối dưới sự lãnh đạo của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước.
Về an ninh chính trị - trận tự an toàn xã hội được giữ vững ổn định, các
vụ việc nghiêm trọng và đặc biệt nghiêm trọng ít xảy ra, Tình hình an ninh trật
tự từng bước chuyển biến tích cực, tai tệ nạn xã hội từng bước được kiềm chế,

các vụ việc liên quan đến an ninh trật tự đã được Công an xã phối hợp với các
Ban ngành đoàn thể giải quyết đạt kết quả cao, tạo được lòng tin với cấp Ủy
Đảng - chính quyền, được quần chúng nhân dân tin tưởng.
1.2.1.3.Vị trí địa lí
Dần Thàng là một xa vùng 3,nằm ở phía tây của huyện Văn Bàn và có
nhiều xã giáp ranh như sau:
Tiếp giáp với các xã:
+ Phía Đông: Giáp xã Nậm Mả;
+ Phía Tây: Giáp xã Dương Quỳ và xã Thẳm Dương;
+ Phía Nam: Giáp xã Hoà Mạc và xã Nậm Dạng;
+ Phía Bắc: Giáp với xã Nậm Chày.
5


Địa hình của xã Dần Thàng được chia thành những dông phục của dãy
hoàng liên sơn, có hướng thấp từ tây sang đông. Địa hình gồm các dạng núi đất
xen núi đá cao và đồi hình bát úp. Sự chuyển tiếp hệ thống giữa các dãy núi, đồi
tạo nên các thung lũng, các khe suối sâu tạo nên một cảnh quan hùng vĩ.
Độ cao trung bình là 350- 400m , nơi có độ cao cao nhất là đỉnh Đám mây
cao 1197m, thấp nhất là dòng suối Dần Thàng, khu trung tâm xã có độ cao là
120m so với mực nước biển. với địa hình tương đối đa dạng rất thuận lợi cho
việc phát triển nhiều nghành kinh tế.
1.2.2.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Dần Thàng
Căn cứ vào hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm
1992 sửa đổi bổ sung năm 2001 và luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi bổ
sung năm 2003. UBND có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Chức năng, nhiệm vụ
+ Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng

năm, kế hoạch sử dụng lao động công ích hàng năm, biện pháp thực hiện
chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và chuyển
đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, phê chuẩn quyết
toán ngân sách địa phương, các chủ trương, biện pháp để triển khai thực hiện
ngân sách địa phương và điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật, giám sát việc thực hiện ngân sách đã được Hội đồng nhân
dân quyết định.
Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất
được để lại nhằm phục vụ các nhu cầu công ích của địa phương.
Quyết định biện pháp xây dựng và phát triển hợp tác xã, tổ hợp tác, kinh
tế hộ gia đình ở địa phương.
Quyết định biện pháp quản lý, sử dụng và bảo vệ nguồn nước, các công
6


trình thuỷ lợi theo phân cấp của cấp trên, biện pháp phòng, chống, khắc phục
hậu quả thiên tai, bão lụt, bảo vệ rừng, tu bổ và bảo vệ đê điều ở địa phương.
Quyết định biện pháp thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông, cầu,
cống trong xã và các cơ sở hạ tầng khác ở địa phương.
Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham
nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại.
+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội và đời sống, văn hoá, thông tin, thể
dục thể thao, bảo vệ tài nguyên, môi trường, Hội đồng nhân dân xú, thị trấn thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp bảo đảm các điều kiện cần thiết để trẻ em vào học
tiểu học đúng độ tuổi, hoàn thành chương trình phổ cập giáo dục tiểu học, tổ
chức các trường mầm non, thực hiện bổ túc văn hoá và xoá mù chữ cho những
người trong độ tuổi.

Quyết định biện pháp giáo dục, chăm sóc thanh niên, thiếu niên, nhi đồng,
xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hoá, giáo dục truyền thống đạo đức
tốt đẹp, giữ gìn thuần phong mỹ tục của dân tộc. Ngăn chặn việc truyền bá văn
hoá phẩm phản động, đồi trụy, bài trừ mê tính, hủ tục, phòng, chống các tệ nạn
xã hội ở địa phương.
Quyết định biện pháp phát triển hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể
thao, hướng dẫn tổ chức cãc lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị các di
tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
Quyết định việc xây dựng, tu sửa trường lớp, công trình văn hoá thuộc địa
phương quản lý.
Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn vệ sinh, xử lý rác thải, phòng,
chống dịch bệnh, biện pháp bảo vệ môi trường trong phạm vi quản lý, biện pháp
thực hiện chương trình y tế cơ sở, chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình.
Quyết định biện pháp thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh,
bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước, thực hiện
công tác cứu trợ xã hội và vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người
7


già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, biện pháp thực hiện xóa đói,
giảm nghèo.
+ Trong lĩnh vực quốc phong, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng
nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, xây
dựng lực lượng dân quân, tự vệ và quốc phòng toàn dân, thực hiện nhiệm vụ hậu
cần tại chỗ, thực hiện chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các
lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương.
Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn an ninh, trật tự công cộng, an
toàn xã hội, phòng, chống cháy, nổ, đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm và

các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống vật
chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số, bảo đảm
thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân và
tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương.
Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền tự do
tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật, Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương.
Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân.
Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản
của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương.
Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật.
+ Trong việc xây dựng chính quyền địa phương, Hội đồng nhân dân xã,
8


thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân công cấp, bãi
nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân
dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật.
Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu.
Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ

ban nhân dân cùng cấp.
Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
- Quyền hạn:
+ Hội đồng nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại các điều 29, 30, 31, 32, 33 và 34 của Luật này và thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội và quy hoạch đô thị, thực hiện nhiệm vụ giải phóng mặt bằng, bảo đảm trật
tự giao thông đô thị, trật tự xây dựng trên địa bàn phường.
Quyết định biện pháp xây dựng nếp sống văn minh đô thị; biện pháp
phòng, chống cháy, nổ, giữ gìn vệ sinh; bảo vệ môi trường, trật tự công cộng và
cảnh quan đô thị trong phạm vi quản lý.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Dần Thàng.
Căn cứ luật tổ chức HDND và UBND sửa đổi năm 2003. Cơ cấu tổ chức
của UBND xã gồm:
- Chủ tịch (chịu trách nhiệm chung)
- Phó chủ tịch
- Các phòng ban chức năng giúp việc cho UBND gồm:
+ Ban tư pháp
+ Ban văn hóa – xã hội
+ Phòng kế toán – tài chính
+ Phòng địa chính – xây dựng
9


+ Văn phòng thông kê
+ Công an
+ Xã đội (quân sự)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Dần Thàng như sau:

Chủ tịch
Phó chủ tịch

Ban
Tư
pháp

Ban
Văn
hóa xã
hội

chính
xây
dựng

Phòng
kế
toán
tài
chính
1.2.4.Cơ ở vật chất, trang thiết bị.

Văn
phòng
thống
kê

Công
an

Xã đội
(quân
sự)

+ Ưu điểm:
Xã Dần Thàng là một xã nhân dân đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau và có nhận
thức đúng đắn về đương lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước. Đội ngũ cán bộ có trình độ tương đối, có năng lực và phẩm chất đạo
đức tốt, nhiệt tình trong công việc đã tạo được niềm tin trong nhân dân, có tinh
thần học hỏi và nâng cao trình độ.
Quá trình thực hiện định hướng phát triển về mọi mặt ở địa phương luôn
được cấp trên quan tâm hỗ trợ, nhân dân đồng tình ủng hộ.
+ Nhược điểm:
Do địa bàn xã Dần thàng khá rộng, dân cư thưa thớt và không tập trung,
nhiều cụm dân cư xa xôi hẻo lánh, người dân đều là dân tọc thiểu số, trình độ
văn hóa không phát triển gây nhiều cản trở cho các hoạt động phát triển ở địa
phương.
10


*Tiểu kết.
Đa số nhân dân ở đây đều là dân tộc thiểu số nhưng xã Dần Thàng là
một xã nhân dân đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau và có nhận thức đúng đắn về đường
lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Đội ngũ cán bộ có trình độ tương đối, có năng lực và phẩm chất đạo đức
tốt, nhiệt tình trong công việc đã tạo được niềm tin trong nhân dân, có tinh thần
học hỏi và nâng cao trình độ.
Quá trình thực hiện định hướng phát triển về mọi mặt ở địa phương luôn
được cấp trên quan tâm hỗ trợ, nhân dân đồng tình ủng hộ. Được sự lãnh đạo

trực tiếp của Đảng ủy, chính Quyền và sự phối hợp chặt chẽ của các tổ chức
đoàn thể tạo điều kiện thuận lợi cho ngành công an hoạt động công tác bảo vệ an
ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. Các cán bộ xã đã tuyên truyền, giáo dục
cho nhân dân chủ trương đường lối của Đảng, chính sách của nhà nước, Nghị
quyết, chỉ thị các cấp, Bên cạnh đó có sự hướng dẫn của công an huyện văn bàn,
từ đó công tác năm tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội, giải quyết
tốt các vụ việc xảy ra trên địa bàn, công tác an ninh chính trị - trật tự an toàn xã
hội và giải quyết các vụ tai tệ nạn xã hội có nhiều cố gắng.
Bên cạnh những ưu điểm xã Dần Thàng còn nhiều hạn chế, vì đa số nhân
dân ở đây đều là dân tộc thiểu số, hạn chế về mặt tri thức nên gây không ít khó
khăn cho các cán bộ xã làm công tác tuyên truyền, giáo dục và giải quyết các
vấn đề công tác an ninh chính trị - trật tự an toàn xa hội tại xã.
Do địa bàn xã Dần thàng khá rộng, dân cư thưa thớt và không tập trung,
nhiều cụm dân cư xa xôi hẻo lánh nên cũng gây nhiều trở ngại cho hoạt động
của xã.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG
2.1. Khái quát về công tác văn thư ở ủy ban nhân dân xã Dần Thàng
2.1.1. Tình hình công tác văn thư
UBND xã Dần Thàng Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước ở địa phương về quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND
huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành,
lĩnh vực công tác địa phương, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của UBND huyện. Ngay từ đầu

năm UBND xã đã tổ chức họp và phân công nhiệm vụ cho CBCC trong đơn vị
phụ trách công tác văn thư
Các cán bộ phụ trách mảng văn thư lưu trữ tại UBND xã Dần Thàng với
nhiệm vụ chính là đảm nhận công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của Uỷ ban nhân dân xã,đồng thời lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của xã.
Văn bản là những thông tin thực tiễn được ghi lại trên giấy, đây là tài liệu
quan trọng, cung cấp thông tin cho các phòng ban trực thuộc UBND xã, là cơ sở
để cơ quan quyền lực của xã thực hiện những chính sách về các mặt của đời
sống xã hội.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã là người chịu trách nhiệm chung về quản lý
và hoạt động của công tác văn thư, tại Uỷ ban nhân dân, các cán bộ văn thư của
xã làm việc dựa theo sự chỉ đạo của ủy ban nhân dân. Cán bộ làm công tác văn
thư giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát
việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân xã.
Các cán bộ văn thư của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ: Tiếp nhận, đăng
ký văn bản đến và trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, ngành đoàn
12


thể cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền. Giúp Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tiếp nhận các dự
thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành. Kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng, năm đóng dấu.
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi và sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu. Quản lý
sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới
thiệu, giấy đi đường… cho cán bộ, công chức, viên chức.cán bộ trong công tác
văn thư bảo quản, sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân xã và các loại con dấu

khác
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn
nghiệp vụ và có đủ năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong công tác
văn thư.
Kinh phí giành cho hoạt động văn thư được dự trù trong dự toán ngân
sách hàng năm của Uỷ ban nhân dân xã là dùng để góp phần hỗ trợ trong việc
thực hiện công tác văn thư, đảm bảo kinh phí nhằm đảm bảo các hoạt động góp
phần hoàn thành tốt công tác văn thư ở UBND xã Dần Thàng. Đặc biệt đây lại là
một xã vùng sâu vùng xa kinh phí cho hoạt động văn thư là rất cần thiết.
Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước, của
Bộ Công an, Bộ Nội vụ và quy định tại Quy chế này. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
xã có trách nhiệm quản lý văn bản, độ: “Mật”. Công chức, viên chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước
theo luật định.
Các loại văn bản hành chính của Uỷ ban nhân dân xã ban hành được thực
hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành
chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách
13


nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Cán bộ chuyên môn sau khi xem xét, điều
chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với
văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Đối với trường hợp cán bộ được giao tham mưu xây dựng các văn bản
quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

Văn bản cần được duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt,
bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình: Nhiều trường hợp có thể
có những sai xót nên cần phải kiểm tra kĩ lưỡng trước khi đưa cho chủ tịch
UBND xã ký.
Sau khi cá nhân dự thảo, trình cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trước
khi trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã ký, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề
nghị cá nhân dự thảo sửa chữa lại).
Trường hợp các loại văn bản Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công cho
các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách ký, trước khi trình Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân ký, các cá nhân dự thảo phải chuyển cho cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện
sai sót, thì đề nghị cá nhân dự thảo sửa chữa lại).
Đánh máy, nhân bản là vấn đề tất yếu và luôn được thực hiện trong công
tác soạn thảo văn bản, việc soạn thảo văn bản thông thường do Cán bộ được
giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự
thảo bằng bản viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc
đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản, nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu
14


ở văn thư. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc
văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung

văn bản, không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi
đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và liên quan đến nội
dung của văn bản. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân
bản theo đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo Uỷ
ban nhân dân xã quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí
mật Nhà nước.
Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn
bản, trình người ký văn bản quyết định.
Cán bộ làm công tác văn thư là người được giao trách nhiệm giúp lãnh
đạo Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra và chịu
trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn
bản.
Tại UBND xã Dần Thàng tiếp nhận và quản lý văn bản đến được giao cho
một cán bộ chuyên trách tiếp nhận. Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân
gửi đến Uỷ ban nhân dân (gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo
trình tự nhất định:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến tại Uỷ ban nhan dân đều phải được quản lý tập trung,
thống nhất tại văn thư của cơ quan (trừ trường hợp có quy định khác). Tất cả các
loại văn bản, (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) đơn,
thư gửi đến cơ quan được gọi chung là văn bản đến. Văn bản đến từ mọi nguồn đều
phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào
chương trình quản lý văn bản và hồ sơ của Uỷ ban nhân dân xã.
15

Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản... trường hợp
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng
ký tại văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp
lại trước khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp
cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính
của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm
đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã
nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Những văn bản do các cán bộ đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải
được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến
không được đăng ký tại văn thư, các cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Các bì văn bản đến bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ
người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận
hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải
chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu
mật.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan
có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã hoặc
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã để xử lý.
Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng

16


bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ
khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không
đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư
phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm
xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người
đưa văn bản đến.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đến trên máy vi tính.
Tất cả các loại văn bản đến sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư
phải trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã
đọc và chuyển đến người giải quyết.
Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được
chuyển ngay đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân hoặc người phụ trách lĩnh vực để xử
lý (nếu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân vắng mặt), sau đó chuyển lại văn thư để được
đăng ký.
Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho
người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác,
giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào chương trình quản lý
văn bản hoặc vào sổ chuyển giao văn bản của Uỷ ban nhân dân.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân
công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.

Tất cả văn bản đến có dấu ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc theo quy định của cơ quan tổ chức đều được đôn đốc về thời hạn
giải quyết. Căn cứ nội dung văn bản đến việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn
17


bản đến tại UBND xã Dần Thàng được giao cho các cán bộ văn phòng thống kê,
các bộ văn phòng thống kê có trách nhiệm giúp Chủ tịch theo dõi các đơn vị giải
quyết văn bản.
Xem xét toàn bộ văn bản đến và chuyển đến Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã để xem xét và phân công thực hiện. Phân văn bản đến cho các
đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân.
Công tác quản lý văn bản đi: Trước khi thực hiện các công việc để phát
hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản để tránh sai xót. Tuy nhiên tất cả văn bản đi của Uỷ ban nhân dân phát
hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự
sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký văn bản đi.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh. Sau đó, chuyển bản chính thức đến nơi nhận.
Văn bản đi phải được lưu để lại, mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản
gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính

lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ
theo thời hạn quy định.
Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật
Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối
không được mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được
sự đồng ý của Lãnh đạo.
Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu
18


văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.
Bản lưu những văn bản quan trọng của Uỷ ban nhân dân phải được in
bằng giấy tốt có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu.
Quản lý và sử dụng con dấu : Con dấu phải do cán bộ văn thư giữ và đóng
dấu tại cơ quan, cán bộ văn thư không được giao daqasu cho người khác khyi
chưa được phép của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản, các giấy tờ của cơ quan. Chỉ được đóng dấu khi có chữ ký của người có
thẩm quyền. Bộ phận Văn phòng Uỷ ban nhân dân giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân quản lý và sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân theo đúng quy định hiện
hành.
Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của Uỷ ban
nhân dân và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định. Các loại con dấu
như:
+ 01 con dấu UBND xã Dần Thàng;
+ 01 con dấu HĐND xã Dần Thàng;
+ 01 con dấu chức danh Chủ tịch
+ 01 con dấu tên
+ 01 con dấu đến
+ Dấu chỉ mức độ khẩn: 03
+ Dấu chỉ mức độ mật ( cả ký hiệu) : 06

+ Dấu chỉ người có tên mới được bóc bì: 01
+ Dấu tài liệu thu hồi: 01
+ Có 01 hòm thư điện tử:
Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi
khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân. Con
dấu của Ủy ban nhân dân do chủ tịch quản lý chặt chẽ, con dấu chỉ được giao
cho người khác sử dụng khi không có chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
bằng văn bản.
Đóng dấu: Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu
đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của bộ phận kiểm
19


soát soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc, dấu được
đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng,
biên bản, dự toán có nhiều trang, đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo
mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Việc đóng dấu văn bản ở UBND xã Dần Thàng do cán bộ văn phòng
thống kê thực hiện, tất cả văn bản ban hành ra có đầy đủ thành phần và chữ ký
của người có thẩm quyền và đều được đóng dấu theo quy định của pháp luật.
UBND xã Dần Thàng Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước ở địa phương về quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND
huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành,
lĩnh vực công tác địa phương, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của UBND huyện.
2.1.2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng.
- Công tác văn thư
Căn cứ kế hoạch số 32/KH-UBND ngày 26/02/2013 của UBND huyện
Văn Bàn về công tác văn thư lưu trữ năm 2013. UBND xã Dần Thàng báo cáo

tình hình thực hiện công tác văn thư năm 2013 cụ thể như sau:
+ Kết quả thực hiện công tác văn thư năm 2013.
Tiếp nhận, đăng ký 1.766 văn bản đến.
Trình, chuyển 1.766 văn bản đến cho lãnh đạo xử lý giao trách nhiệm cho
các bộ phận, cá nhân tham mưu thực hiện. Quyết định của tỉnh, của các sở, ban
ngành, các phòng ban ngành và trên địa bàn huyện. Cán bộ phụ trách công tác
văn thư theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận và cá
nhân trong đơn vị. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo duyệt trước khi
ban hành.
Văn bản đi được ban hành theo đúng thể thức quy định và xử lý chuyển
phát kịp thời. Tổng số văn bản đi: 841 văn bản, bao gồm : công văn, kế hoạch,
tờ trình, thông báo, báo cáo, quyết định, giấy xác nhận...
Các văn bản đi được xử lý, chuyển phát kịp thời.
20