Công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân xã tiên thanh

LỜI CẢM ƠN
Qua chuyến đi thực tập tại văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã
giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới mẻ về công tác
văn phòng. Đây là chuyến đi thực tập đầy bổ ích, không chỉ củng cố thêm kiến
thức lý thuyết ở trường mà có thêm kiến thức thực tế để giúp ích cho công việc
sau này của mình.
Lời cảm ơn đầu tiên cho em xin gửi tới quý thầy cô trong Khoa Ngữ VănTrường ĐHHP đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian vừa qua để em hoàn thành
tốt quá trình thực tập.
Và hơn hết em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Giáo viên hướng dẫn
thực tập cô Đào Minh Ngọc đã tận tình huớng dẫn để em hoàn thành tốt bài báo
cáo này.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ công nhân viên
trong văn phòng Uỷ ban nhân xã Tiên Thanh đã giúp đỡ, chỉ bảo em trong suốt
thời gian thực tập tại văn phòng.
Do còn thiếu kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên báo cáo này
còn nhiều thiếu xót em mong nhận được sự góp ý và phê bình của thầy cô giáo
để báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kì cùng
với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế
hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt
chất lượng, hiệu quả trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Như vậy trong các vấn đề mà cơ quan, đơn vị, xã, phường phải giải quyết là
nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình.

Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về
công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền
kinh tế Việt Nam đang từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn
phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan đơn vị để đảm bảo cung cấp
thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng
đó là công tác văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo quản lý, điêù hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà
nước. Văn thư là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, giá trị của thông tin phụ
thuộc rất nhiều vào tính kịp thời, nhanh chóng của các thông tin đó. Bên cạnh đó
giải quyết các công việc của cơ quan lại phụ rất nhiều vào các thông tin có được
nhờ tiếp nhận văn bản, xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản. Làm tốt công
tác giấy tờ sẽ giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác hiệu quả và
đảm bảo tính bí mật của cơ quan, hạn chế đuợc quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy
tờ vô dụng và lợi dụng văn bản Nhà nuớc để làm việc trái pháp luật.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công việc mang tính khoa
học và kĩ thuật cao. Khoa học và công nghệ giữ vai trò quan trọng trong công
tác văn thư. Với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay nền hành chính
phải phát triển phù hợp. Đảng và Nhà nuớc luôn quan tâm từng bước hiện đại
hoá công tác văn thư với nhiều chủ truơng, chính sách hiện đại.
2


Sau khi hoàn thành chương trình học lý thuyết cơ bản cho chuyên ngành
Quản trị văn phòng, Trường ĐHHP đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 04 tuần kể từ
ngày 28/4/2014 đến ngày 23/5/2014. Đợt thực tập này nhằm giúp sinh viên nắm
vững kiến thức thực tiễn với phương châm “học đi đôi với hành”; “ nhà trường
gắn liền với thực tế”, bổ sung thêm kiến thức nghiệp vụ học tại trường.
Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng em đã chọn đề tài

“Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh” làm đề tài báo cáo
chuyên đề của mình. Qua đây em muốn đóng góp một phần bé nhỏ trong bước
đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh,
đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư trong văn phòng
vẫn còn tồn tại những bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn
điều kiện khách quan mang lại.
2. Thực trạng vấn đề đang nghiên cứu
Quản trị văn phòng là công tác vô cùng quan trọng của bất kì cơ quan nào,
nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan.
Những năm gần đây nghiệp vụ văn thư có những bước phát triển phong
phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính Nhà nước. Từ khi có
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ra đời công tác văn thư đã dần đi
vào nề nếp. Nhìn chung trong qúa trình hoạt động công tác văn thư không chỉ
giải quyết công việc nội bộ mà còn góp phần đánh giá hệ thống hành chính của
cơ quan, đơn vị đã đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra, góp phần đắc lực cho
công tác quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Tuy nhiên bên cạnh đó ở một số cơ quan công tác văn thư vẫn còn những
mặt hạn chế:
- Số lượng cán bộ nhân viên còn ít hoặc trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa
đồng đều nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Có một số trang thiết bị đã sử dụng trong thời gian dài nên chất lượng hoạt động
chưa thực sự tốt, đôi khi làm trì trệ tiến trình hoạt động.
- Qua kết quả theo dõi, kiểm tra thực tế cho thấy, công tác văn thư, tại các đơn vị
trực thuộc có nhiều nội dung chưa thực hiện đúng quy định như: Chưa ban hành
đầy đủ các văn bản về công tác văn thư hoặc đã ban hành nhưng chất lượng
chưa cao; thực hiện các báo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ chưa
3


thường xuyên và số liệu báo chưa đầy đủ; quản lý văn bản đi, đến chưa chặt chẽ

(như: chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn bản đi, đến; lưu bản
chính văn bản đến tại bộ phận văn thư; chưa quy định thời gian xử lý cũng như
theo dõi tình hình giải quyết văn bản đến; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
chưa đảm bảo quy định; lưu văn bản đi chưa đúng quy định…); lập hồ sơ công
việc chưa đi vào nề nếp và chưa hoàn thiện hồ sơ.
3. Mục đích, nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu
3.1. Mục đích
- Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, hiểu rõ được nội dung của công
tác này.
- Thực hiện được thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư như: xây dựng văn bản,
quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu.
- Phản ánh được thực trạng công tác văn thư của cơ quan mình thực tập.
- Qua quá trình thực tập thấy được điểm mạnh, điểm yếu từ đó đưa ra giải pháp
nhằm nâng cao và phát huy công tác văn thư để đạt được hiệu quả tốt nhất.
3.2. Nhiệm vụ
- Tìm hiểu quy mô, cơ chế của cơ quan.
- Tìm hiểu chung công việc của cơ quan có liên quan và công tác văn thư tại Uỷ
ban nhân dân xã Tiên Thanh.
- Thực hành các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư tại Uỷ ban nhân xã Tiên
3.3.
4.
-

Thanh.
Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu và thực hành công tác văn thư tại Uỷ ban nhân xã Tiên Thanh.
Phuơng pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
Phuơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Uỷ ban nhân dân xã Tiên

Thanh.
5. Đóng góp của đề tài
Qua quá trình thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh có thể đưa ra
những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của
công tác văn thư.

4


TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I.
1.
2.
3.
4.
5.
II.
1.
2.
3.
4.

Tóm tắt lịch sử bản thân
Họ và tên: Dương Thị Trang
SN: 13/6/1993
Quê quán: Hải Phòng
Số CMND: 031825759
SĐT: 01674969915

Thông tin khác
Mã số SV: 1135010056
Lớp: Quản trị văn phòng K52
Khoá học: 2011-2014
Truờng Đại học Hải Phòng

5


6


TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Tên cơ quan đơn vị thực tập
1. Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh.
2. Địa chỉ trụ sở: Thôn Hà Đới, xã Tiên Thanh, huyện Tiên Lãng, Hải
Phòng.
3. Điện thoại: 0316.599.615
4. Email:
II. Thủ trưởng cơ quan đơn vị
1. Chủ tịch:
2. Phó chủ tịch:

Ông Nguyễn Hồng Thái
Ông Đoàn Văn San

7


BÁO CÁO THỰC TẬP

CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU
I.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có chức năng thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo, là bộ máy giúp cho nhà quản lý
điều hành công việc, đồng thời đảm bảo kĩ thuật vật chất cho toàn bộ hoạt động
của cơ quan. Văn phòng cũng là nơi tổng hợp phụ trách công việc giấy tờ hành
chính trong một cơ quan tổ chức.
Văn phòng là bộ phận trợ giúp cho lãnh đạo, tạo điều kiện cho lãnh đạo
toàn tâm toàn trí làm tốt công tác của mình, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho
hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên và có hiệu quả.
Văn phòng có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Văn phòng
là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng đínhự
cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong cơ quan, tổ

chức.
II.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, quản lý, điêù hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan
Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
2.
-

trang nhân dân.
Nội dung nhiệm vụ của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung công việc dưới đây:

Xây dựng văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản.
Quản lý và sử dụng con dấu.

8


3. Đặc điểm, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư
3.1. Đặc điểm của công tác văn thư
- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ kĩ thuật, để làm tốt công tác
này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp của nghiệp vụcó liên quan
đến công tác văn thư như soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con
dấu… bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin.
- Công tác văn thư mang tính chính trị cao, những nội dung của công tác
văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các chủ
trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điêù hành thực
hiện các nhiệm vụ chính trị của cơ quan.
- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Phần lớn các cán bộ, nhân viên trong công việc hàng ngày của mình ít hay nhiều
đều có liên quan đến văn bản, đó là một phần công việc của công tác văn thư.
3.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước.
Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động
bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương
tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và của cơ quan Nhà nước; hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc

trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt
cho công tác lưu trữ.
3.3. Yêu cầu của công tác văn thư
- Nhanh chóng: Là yêu cầu đối với hiệu suất đối với công tác văn thư. Khi
thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn
bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời,
đúng người đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sai sót việc,
chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hoá thủ tục giải
quyết văn bản.
- Chính xác:
9


+ Chính xác về nội dung: Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải
quyết công việc và phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý. Số liệu phải đầy đủ,
chứng cứ phải rõ ràng.
+ Chính xác về mặt thể thức: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành
phần do Nhà nước quy định. Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban
hành.
+ Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác quán triệt một
cách đầy đủ các khâu nghiệp vụ: đánh văn bản, đăng kí văn bản, chuyển giao
văn bản…
+ Tính bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư. Trong nội
dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị- xã
hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng, của Nhà nước. Để đảm bảo
yêu cầucần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ
bí mật nhà nươc, như việc sử dụng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán
bộ văn thư đúng tiêu chuẩn… phải đảm bảo các yêu cầu đã quy định trong pháp
lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

+ Tính hiện đại: Hiện đại hoá công tác văn thư là một trong những tiền đề
nâng cao năng suất, chất lượng công tác và càng trở thành nhu cầu cấp bách của
mỗi cơ quan. Tuy nhiên nhưng phải được tiến hành từng bước, phù hợp với trình
độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của cơ
quan. Nói đến hiện đại hoá công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.

10


III.

KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Giới thiệu sơ lược về cơ quan
Xã Tiên Thanh nằm ở phía Tây Bắc của huyện Tiên Lãng cách trung tâm
huyện 2 km. Phía Đông giáp Thị Trấn Tiên Lãng, Phía Tây giáp sông Tả Thái
Bình, Phía Bắc giáp xã Khởi Nghĩa, phía Nam giáp xã Cấp Tiến.
Xã Tiên Thanh có tổng diện tích đất tự nhiên 606,51 ha, với 1.420 hộ, dân
số 5.468 người.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh.
Uỷ ban nhân xã là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách

2.1.

nhiệm chấp hành Hiếp pháp, Pháp luật của nhà nước.
Chức năng.
Uỷ ban nhân xã là tổ chức sự nghiệp quản lý nhà nước có chức năng quản
lý nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho, vừa là Uỷ ban nhân dân cấp trên
giao cho và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính
nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ tống hành chính

thống nhất và thông suốt cả nước. Nhưng việc thực hiện chỉ đạo điều hành hàng
ngày công việc hành chính nhà nước ở địa phương là cơ quan của Hội đồng
nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành nhữnh Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân các cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính ở
địa phương song Uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp trên mà còn cả những Nghị quyết của cơ

quan cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của nhà nước.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trong lĩnh vực quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân thống nhất quản lý hành
chính ở địa phương về kinh tế, xã hội, giáo dục, văn hoá, an ninh- quốc phòng
nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được thực hiện ở địa phương.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực
sau:
+ Tuyên truyền giáo dục Pháp luật, kiểm tra chấp hành Hiến pháp, Pháp
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cung cấp trong cơ quan nhà nước như tổ chức Kinh tế, tổ chức Xã hội,
đơn vị Lực lượng vũ trang nhân dân và Công đoàn ở địa phương.

11


+ Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện xây dựng lực lượng
vã trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý họ khẩu, hộ tịch ở địa phương
và việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
+ Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dân,
chống tham nhũng buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
+ Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã
hội.
+ Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương ( thuế) phối

hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại
thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
+ Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị
hành chính ở địa phương.
3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
3.1. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Thông tư số 03/2004/TT-BNV ngày 16/01/2004 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngày 10/01/2003 của Chính phủ về cán bộ,
công chức xã, thị trấn; Nghị định số 121/2003/NĐ-CP ngày 21/10/3003 về chế
độ chính sách đối với cán bộ, công chức, Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh hiện
nay:
- Uỷ ban nhân dân xã có Chủ tịch và phó Chủ tịch do Hội đồng nhân dân các cấp
bầu ra. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, của các đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân xã
Tiên Thanh do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quy định.
- Hiện nay có: Tổng số 20 cán bộ, công chức, trong đó có 01 cán bộ kiêm nhiệm
( Bí thư Đảng uỷ kiêm chủ tịch HĐND xã), 02 cán bộ hợp đồng; 100% cán bộ,
công chức, hợp đồng đều được phân công giao nhiệm vụ phụ trách trên tất cả
các lĩnh vực công tác của địa phương, trong triển khai thực hiện nhiệm vụ đội
ngũ cán bộ của cơ quan cơ bản hoàn thành tốt các nhiệm vụ được phân công.
+ Cán bộ văn phòng: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban
nhân dân xã trong xây dựng, là thông tin tổng hợp của Uỷ ban, triển khai thực
hiện ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính, bảo
vệ quản lý cơ sở vật chất phục vụ mọi hoạt động của Uỷ ban.

12


+ Ban địa chính: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng đất đai,
chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất và cung cấp giấy phép xây dựng
hoặc giải phóng mặt bằng.

+ Ban tư pháp: có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của Uỷ ban.
+ Cán bộ kế toán- tài chính: tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban
tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê và tài chính của Uỷ ban theo điều lệ
tổ chức kế toán nhà nước và các quy định về kế toán tài chính của Uỷ ban nhân
dân.
+ Ban chỉ huy quân sự: có chức năng nhận công văn, báo cáo của Đảng
uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự.
+ Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo an ninh trật tự trong thôn,
xóm.
+ Cán bộ thuế thương nghiệp: là ban có chức năng ban hành thuế áp dụng
đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã.
+ Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền
những chủ trương, chính sách về văn hoá và góp phần xây nếp sống văn minhvăn hoá cho người dân.

13


3.2.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CHỦ
TỊCH

PHÓ CHỦ
TỊCH

XÂY DỰNG- GIAO THÔNG

QUÂN SỰ

Y TẾ
LAO ĐỘNGTƯ PHÁP
VĂN PHÒNG
NỘI VỤ
THỦY LỢI,-THANH
MÔI TRƯỜNG
TRA TIẾP CÔNG
VĂN- HÓA
THÔNG TIN TÀI CHÍNH

IV.

CÔNG AN

KHÁT QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TIÊN THANH
1. Tình hình hoạt động của văn phòng
- Công tác bố trí văn phòng. Đây là việc phân bổ về không gian các trang thiết bị
văn phòng trên một diện tích. Việc bố trí đòi hỏi phải hợp lý và đúng nguyên tắc,
phù hợp với quy trình công nghệ giải quyết công việc, phải tôn trọng các nguyên
tắc tổ chức lao động sao cho phù hợp. bố trí không gian một cách hợp lý, tiết
kiệm diện tích, chi phí. Khi bố trí sắp xếp văn phòng phải đựoc nghiên cứu kỹ
càng cần đưa ra những phương án thích hợp.
- Điều kiện cơ sở vật chất của văn phòng.
+ Điều kiện cơ sở vật chất được coi là căn cứ cấu thành tổ chức nói chung
và bộ máy văn phòng nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động.
+ Công tác trang bị văn phòng là việc bổ sung thay đổi các thiết bị còn
thiếu trong văn phòng hay nói cách khác đó là sự cần thiết để phù hợp với yêu
cầu giải quyết công việc trong văn phòng. Trong văn phòng có các thiết bị:
~ Các phương tiện kỹ thuật: máy vi tính, máy photocoppy, điện thoại, fax,

điều hoà nhiệt độ…
~ Các công cụ dụng cụ làm việc: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng
phẩm…
14


~ Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như: ánh sáng, màu sắc,
nhiệt độ, tiếng ồn, y tế, vệ sinh, an toàn phòng cháy chữa cháy…
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
2.1. Vị trí, chức năng
- Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
xã TiênThanh trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch
đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban.
- Phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã. Thực
hiện các quy định về văn thư, lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công văn,
giấy tờ, đi, đến, các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
- Phối hợp với các phòng ban chức năng để xây dựng quy chế làm việc, bảo vệ cơ
quan…công tác an ninh trật tự nơi làm việc.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân hàng năm và lập kế
hoạch 6 tháng đầu năm. Định kì báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy
định.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo
đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất, tháo gỡ những
khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện.
- Thu thập và xử lý thông tin kịp thờivà chính xác.
- Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
- Tổ chức văn thư hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc tra tìm nhanh
chóng và thuận tiện.
- Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định, quản lý và cấp giấy giới
thiệu.
- Làm các thủ tục như: Đăng kí, quản lý con dấu, chuyển giao văn bản đi, đến,
tiếp nhận văn bản.
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng
- Trưởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hành các công
việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân,
phân công chỉ đạo công việc chung.
- Cán bộ thực hiện những công việc theo sự phân công của trưởng ban, báo cáo
tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc
phát sinh theo sự phân công của trưởng ban, quản lý các trang thiết bị có hiệu
15


quả. Thực hiện các thao tác văn thư, bảo mật, đăng kí, tiếp nhận, cấp phát, lưu
trữ công văn, tài liệu đến và đi.
4. Thái độ, tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan
- Qua đợt thực tập điều để lai cho em án tượng sâu sắc nhấtlà tinh cảm, tinh thần
làm việc hăng say, hết mình của các cán bộ, nhân viên trong Uỷ ban. Tuy là cơ
quan hành chính nhà nước nhưng không giống những cơ quan hành chính nhà
nước khác bởi các cán bộ, nhân viên trong Uỷ ban đều có tác phong làm việc rất
hiện đại và khoa học. Trong công việc các cán bộ và nhân viên luôn ý thức được
nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan,
tác phong nhanh nhẹn và năng nổ, sáng tạo trong công việc.
- Tuy là làm việc giờ hành chính nhưng giờ giấc của Uỷ ban được chấp hành
nghiêm chỉnh. Thái độ làm việc của cơ quan rất tốt. Uỷ ban đã tạo ra được bầu
không khí để tất cả các cán bộ, nhân viên phát huy được năng lực bản thân trong
công việc, luôn đoàn kết, hoà nhã và phối hợp nhịp nhàng để công việc đạt được
kết quả tốt nhất.
- Để đạt những điều trên là nhờ vào sự quan tâm hợp lý của Ban Chủ tịch với đội

ngũ cán bộ trong cơ quan. Sự đầu tư thích đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan
để ngày càng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên, sự cố gắng mở
rộng quan hệ, đổi mới phương thức, lề lối cũng như tác phong làm việc nhằm
V.

đáp ứng và theo kịp sự phát triển của xã hội
TỔNG QUAN QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Thực hiện chương trình đào tạo của truờng ĐHHP về việc thực tập cho
sinh viên khoá 04 Ngành Quản trị văn phòng. Kể từ ngày 28/4/2014 đến ngày
23/5/2014. Em xin thông báo quá trình thực tập như sau:
Thời gian
Tuần 1( từ 23/4 – 2/5)

Tuần 2( từ 5/5- 9/5)

Công việc
-Học quy chế của cơ quan.
-Tìm hiểu quy mô cơ quan.
-Tìm hiểu công việc
tại văn
phòng.
-Chính thức bước vào công việc
văn phòng.
-Tìm hiểu chung công việc có
liên quan.
-Tìm hiểu công tác văn thư.
16

Người hướng dẫn
Dương Thị Xuân

(Nhân viên văn
phòng)
Dương Thị Xuân
(Nhân viên văn
phòng)


Tuần 3 (12/5- 16/5)

Tuần 4 (19/5- 23/5)

-Tiếp tục công việc được giao.
(quản lý và sử dung văn bản)
-Tìm kiếm tài liệu.
-Tìm tài liệu viết báo cáo.
-Tiếp tục công việc được giao.
-Tìm tài liệu viêt báo cáo.
-Hoàn thành báo cáo thực tập.
-Tổng kết rút kinh nghiệm.

Dương Thị Xuân
(Nhân viên văn
phòng)
Dương Thị Xuân
(Nhân viên văn
phòng)

Tự đánh giá: Trong thời gian thực tập em tự nhận xét như sau:
Em đã nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế tại Uỷ ban xã nơi thực tập,
luôn luôn tự giác trong công việc, đoàn kết và học hỏi các cán bộ công chức, các

phòng ban. Thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng dẫn để xin ý kiến chỉ đạo
để hoàn tốt quá trình thực tập.
CHƯƠNG II. QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN THỰC TẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
I.
Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân
- Hiện nay Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã có quy chế về công tác văn thư.
- Ban hành văn bản kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong
công tác văn thư. Nếu có văn bản quản lý, chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ
nắm rõ được nội dung, yêu cầu của cơ quan và thực hiện đúng theo nguyên tắc
đã đề ra.
- Để đáp ứng được yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và cnhưng cán bộ khác làm
công việc có liên quan đến công tác văn thư. Hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân huyện Tiên Lãng tổ chức theo sự chỉ
đạo chung của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng phục vụ cho việc nâng
cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp vụ văn thư khác nhau.
- Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã gặp
nhiều thiếu thốn với sự quan tâm của Đảng, Nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn
đấucủa công tác văn thư, đến nay Uỷ bân nhân dân đã được trang bị các thiết bị
làm việc tương đối đầy đủ.
+ Mỗi phòng ban đều lắp đặt máy tính được nối mạng, máy điều hoà, điện
thoại…

17


+ Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ một đến
hai máy vi tính và máy in. Trang bị máy photocopy cho văn thư, điện thoại, máy
tính đều mạng nối mạng với nhau và được kết nối internet và có tốc độ xử lý cao

đảm bảo cho việc xử lý nhanh chóng, thuận tiện.
- Những trang thiết bị khác cũng được bố trí tại văn phòng cơ quan, có điều kiện
làm việc thích hợp.
- Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư:
+ Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ: Mỗi lần kiểm tra để làm
sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ của cơ
quan.
+ Qua sự kiểm tra để đánh giá đường lối đưa ra về công tác văn thư đúng
hay không để kịp thời sử đổi sát với thực tế.
+ Khi kiểm tra có thể xây dựng các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách sát
thực với hiệu quả của cơ quan.
+ Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông tin
của cơ quan như thế nào.
+ Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không.
+ Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không, kiểm tra độ chính xác
của thông tin.
Như vậy công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét cán
bộ làm việc có hiệu quả hay không, nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa lại để cho
công tác văn thư ngày càng phát triển và đi lên.
- Tổ chức biên chế cho văn thư chuyên trách là năm năm một lần. Tổ chức biên
chế cho văn thư là những người làm việc ở cơ quantừ năm năm trở lên, có lý
lịch tốt, chấp hành mọi quy chế cơ quan đề ra.
- Hình thức tổ chức công tác văn thư.
+ Hình thức tổ chức văn thư là cách tổ chức các đơn vị, các bộ phận hoặc
cán bội chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác văn thư mang tính
chất nghiệp vụ thuần tuý như: tiếp nhận, vào sổ, đánh máy văn bản… Có hai
hình thức tổ chức công tác văn thư là văn thư tập trung và văn thư hỗn hợp.
+ Tại Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh tổ chứ văn thư theo cơ chế tập
trung. Có nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được
thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay nơi làm việc chung của cơ

quan. Đó là văn phòng hành chính.
18


19


II.

Nội dung công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh.
1. Quy chế công tác văn thư.
Quản lý hoạt động công tác văn thư theo đúng Nghị định số 110/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.Công tác văn thư bao gồm:
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn
bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
- Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư cơ quan
1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động
của công tác văn thư tại cơ quan mình.
2. Văn phòng UBND xã trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực
hiện công tác văn thư tại cơ quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư cho các ban, ngành thuộc UBND xã.
3. Các ban, ngành có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện nhiệm vụ
theo quy định.
4. Toàn thể cán bộ, công chức, trong quá trình giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định.
- Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng ngành,
có thể thành lập phông, tổ hoặc bố trí người làm văn thư cơ quan. Công tác văn
thư cơ quan có thể bố trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm

nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách
văn thư phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ; theo dõi công văn
đến; theo dõi công văn đi
1. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý
kiến của người có thẩm quyền.
c) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành.
20


đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan.
-

Kinh phí cho hoạt động văn thư.
Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù
kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ
theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan từ nguồn kinh phí được
cấp thường xuyên của cơ quan hoặc từ các nguồn kinh phí khác của cơ quan.
2. XÂY DỰNG VĂN BẢN

2.1.

Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh chưa có quy định cụ thể về soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước. Những quy định về quy trình, thủ

tục thực hiện theo các văn bản hiện hành của Nhà nước như:
- Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và uỷ ban
nhân dân.
- Các văn bản của Chính phủ trong quy chế của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân.
- Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản, các quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.

21


2.2.

Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành và thẩm quyền ban

hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.
- Hàng năm, Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh hàng trăm văn bản gồm: Chỉ thị,
Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên bản, Giấy uỷ nhiệm,
Giấy nghỉ phép, Giấy mời…
- Thẩm quyền ban hành các các hình thức văn bản quản lý của cơ quan:
+ Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo Điều 19 luật ban hành văn bản

quy phạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41 của luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003, Uỷ ban nhân dân ban hành văn bản
Quyết định, Chỉ thị.
+ Ngoài ra Uỷ ban nhân dân còn ban hành các văn bản hành chính như:
~ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt.
~ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ
trình, Công văn, Hợp đồng, Công điện, Biên bản, các loại giấy tờ như: Giấy giới
thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, một số của văn thư ( Phiếu gửi, Phiếu
báo).
2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
- Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân. xã được thực hiện theo
quy định trong các văn bản sau:
+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Uỷ ban nhân dân.
+ Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
- Đối với văn bản quản lý Nhà nước không mang tính chất quy phạm được thực
hiện theo quy trình chung.
Bước 1: Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc
của bộ phận nào bằng văn bản, thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền
đạt nội dung văn bản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo.
Bước2: thảo văn bản: Khi nhận nhiệm vụ cán bộ sẽ tiến hành đánh máy
soạn thảo văn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.
Bước 3: Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ
trưởng để duyệt nội dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sử trực tiếp vào bản thảo đánh
máy đó.
22


Bước 4: Đánh máy và in văn bản: Căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy

tính cán bộ chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và in văn bản.
Bước 5: Trình ký: sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên
thủ trưởng cơ quan để thủ trưởng cơ quan ký duyệt. Trước khi thủ trưởng cơ
quan ký thì phải xem người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai
sót về mặt từ ngữ hay còn sót nội dung không, nếu như chính xác thì thủ trưởng
sẽ ký văn bản ban hành.
Bước 6: Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của
lãnh đạo, văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể
thức( số, ký hiệu, ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng mới đóng dấu, sắp
xếp lưu văn bản.
Bước 7: Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thnhf đầy đủ quy trình soạn
thảo văn bản, văn bản sẽ mang tính pháp lý và có giá trị thực thi đối với các đối
tượng có liên quan. Uỷ ban nhân dân sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành
văn bản). Trong quá trình áp dụng văn bản vẫn luôn phải theo dõi kết quả và
phát hiện kịp thời những sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi.
2.4. Thể thức văn bản.
- Thể thức văn bản và hình thức văn bản phải được trình bày theo Thông tư số
01/2011/NĐ-CP-VPCP.
- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các
thành phần đó phải phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ
quan có thẩm quyền quy định..
Điều 5 chương II, Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/2004 của Thủ tướng
Chính phủ quy định về các thành phần thể thức của văn bản bao các gồm yếu tổ
thể thức sau: Quốc hiệu; tên cơ quan; tổ chức ban hành văn bản; tên loại và trích
yếu nội dung của văn bản; nội dung của văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức đọ khẩn, mật
( đối với văn bản khẩn, mật).
Ngoài các yếu tố quy định trên còn có các yếu tố sau: Căn cứ ban hành,
loại hình văn bản, điều khoản thi hành, tên viết tắt của người đánh máy và số
lượng văn bản phát hành, các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, địa chỉ chi tiết.

2.5. Yêu cầu về nội dung văn bản
- Yêu cầu chung:
23


+ Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng.
+ Văn bản ban hành đúng với chức năng, quyền hạn và phạm vi quyền
hạn của cơ quan.
+ Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra,
phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản cấp trên.
+ Trình bày theo văn phong pháp luật hành chính.
- Yêu cầu cụ thể:
+ Đảm bảo tính mục đích: Trước khi soạn thảo văn bản phaỉ trả lời được:
Văn bản viết nhằm mục đích gì? Nhằm giải quyết công việc gì? Mức độ giải
quyết đến đâu? Kết quả thực hiện văn bản là gì. Do đó nội dung văn bản đưa ra
phải rõ ràng, phương thức giải quyết phải phù hợp, nội dung phải thiết thực đáp
ứng được các nhu cầu thực tế đặt ra phù hợp với pháp luật hiện hành không trái
với cấp trên và có tính khả thi.
+ Tính khoa học:
~ Có đủ lượng thông tin.
~ Các thông tin phải được xử lý và phải đảm bảo chính xác các sự kiện,
số liệu phải đúng thực tế và có giá trị sử dụng.
~ Bảo đảm sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủ đề và bố
cục chặt chẽ.
~ Phải sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ, cách hành văn phải đảm
bảo chuẩn mực, nghiêm túc, khách quan, phổ thông.
~ Phải đảm bảo tính hệ thống.
~ Nội dung của văn bản phải có tính dự báo.
~ Nội dung của văn bản phải hướng quốc tế hoá ở mức độ hợp lý.
+ Tính công quyền:

~ Văn bản thể hiện quyền lực Nhà nước ở các mức độ khác nhau đảm
bảo cho Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước
tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.
~ Để đảm bảo tính công quyền văn bản phải đựoc ban hành đúng thẩm
quyền. Trường hợp chủ thể ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó
được coi là bất hợp pháp.
~ Nội dung văn bản phải đựơc ban hành theo đúng hìmh thức, đúng
trình tự pháp luật quy định.
+ Tính đại chúng:
Văn bản xây dựng có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ
dân trí nhưng không ảnh hưởng tới tính khoa học của văn bản.
24


+ Tính khả thi:
~ Đòi hỏi phải nắm vững điều kiện, khả năng của đối tượng thực hiện
văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
~ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi
hành.
2.6. Nhận xét về xây dựng văn bản.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Nhìn chung Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã
thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản,
đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản khi ban hành. Phần lớn các văn bản
đựoc ban hành đúng với thẩm quyền quy định.
Ví dụ: Văn bản Quyết định về thu chi ngân sách, thẩm quyền ban hành là
Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch là người ký thay mặt.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ văn thư của cơ quan đã có sự
nghiên cứu Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và các văn bản
khác để thực hiện. Nhìn chung là đầy đủ các yếu tố về mặt thể thức.

- Quy trình soạn thảo văn bản: Được cán bộ văn thư Uỷ ban nhân dân áp dụng
linh hoạt, đảm bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý,
đảm bảo về thể thức.
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở Uỷ ban nhân dân xã
Tiên Thanh do cán bộ văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ năng trong
công tác soạn thảo văn bản nên văn bản được trình ký ít bị huỷ bỏ.
3. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
Quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số
425

/VTLT-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Để tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi,

văn bản đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn
bản. những văn bản chuyển qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản
chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
cơ quan và thủ ttrưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung và tình
hìnhchuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản
3.1.

trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Quản lý và giải quyết văn bản đi
25