Công tác văn thư, lưu trữ tại uỷ ban nhân dân huyện đồng hỷ, tỉnh thái nguyên

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi. Mọi thông tin,
tài liệu trong đề tài là trung thực, không sao chép từ bất kỳ đề tài nào khác. Nếu
sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
TS. Lê Thị Hiền - Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng
dẫn tôi trong suốt quá trình viết đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô đã truyền đạt cho kiến thức
chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho tôi trong những năm qua. Với vốn kiến thức
được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu
đề tài mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đới một cách vững chắc và
tự tin.
Tôi chân thành cảm ơn đến lãnh đạo, các cô, chú, anh, chị trong Uỷ ban
nhân dân huyện Đồng Hỷ đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát thực tế công tác
Văn thư – Lưu trữ để hoàn thành đề tài.
Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Uỷ Ban
nhân dân huyện Đồng Hỷ luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt
đẹp trong công việc.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

TLLT

Tài liệu lưu trữ

3

VTLT

Văn thư lưu trữ


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................4
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................5
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ......................................................................5
1.1. Những vấn đề chung.................................................................................5

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ....................................5
1.1.2. Nội dung công tác văn, thư lưu trữ......................................................5
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ..................................5
1.1.4. Các văn bản Pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ.............................8
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ....................................9
1.2.1. Quát trình hình thành của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ..........9
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ....................10
1.2.3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện
Đồng Hỷ..........................................................................................................10
Chương 2............................................................................................................14
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ....................................14
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ............................................14
2.1. Công tác văn thư.....................................................................................14
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.........................................................14
2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản............................................................16
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................19
2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................20
2.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................21
2.2.1. Công tác xác định giá trị TLLT.........................................................21
2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung TLLT.....................................................22
2.2.3. Công tác tổ chức khoa học TLLT......................................................22
2.2.4. Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT.......................23


2.2.5. Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT......................................................24
2.2.6. Công tác tổ chức sử dụng TLLT........................................................24
Chương 3............................................................................................................27
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ............................................27
3.1. Ưu điểm...................................................................................................27

3.2. Hạn chế....................................................................................................27
3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Uỷ ban
nhân dân huyện Đồng Hỷ.............................................................................28
KẾT LUẬN......................................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................37


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,
chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó là
công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liên
tục thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm
bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí
mật cho mỗi cơ quan. Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện
cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phản
ánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng
khi cần thiết. Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng
trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra còn
có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an

ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc
độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT.
Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ
quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất
quan trọng của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài: “Công tác
văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.
Mặc dù đã cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của TS. Lê Thị Hiền 1


Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các cô, chú, anh, chị ở Uỷ ban nhân
dân (UBND) huyện Đồng Hỷ song do điều kiện về thời gian, trình độ của tôi
còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp
của các thầy, cô để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên trong thời gian từ năm 2011 – 2014.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về UBND
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên.
Thực trạng về công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ,
tỉnh Thái Nguyên.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát.
Phỏng vấn.
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác VTLT là hoạt động khó khăn và phức
tạp đòi hỏi những người làm công tác này phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh
vực chuyên môn. Nói về công tác VTLT và điều chỉnh công tác này đạt hiệu quả
cao hơn đã có khá nhiều văn bản của Nhà nước ban hành quy định về vấn đề
này. Bên cạnh đó còn có các đề tài nghiên cứu của một số tác giả, các bài báo
cáo thực tập cụ thể như sau:
2


* Một số văn bản của Nhà nước:
- Luật số 01/2011/QH13 về Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư lưu trữ.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày
văn bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Các đề tài nghiên cứu và các bài báo cáo thực tập:
Giáo trình Đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, “Công tác
lập hồ sơ và danh mục hồ sơ”, “Cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác xác định
giá trị tài liệu” do bộ môn Lưu trữ học khoa Lịch sử trường Đại học Tổng hợp

Hà Nội biên soạn.
Các giáo trình văn thư lưu trữ của trường Trung học văn thư lưu trữ và
các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhà
nước.
Đề tài “Công tác VTLT tại UBND tỉnh Thái Nguyên” của Nguyễn Thị
Hoàng – chuyên viên văn thư tại UBND tỉnh Thái Nguyên, 2007.
Đề tài “Công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê Thị Phương
– lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên, 2009.
Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, tác giả Vương Đình
Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011.
Giáo trình Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác
VTLT một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn đưa ra
3


các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao
hơn.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.
6. Đóng góp của đề tài
Đóng góp và phục vụ cho công việc thực tiễn có liên quan đến công tác
VTLT nói chung và công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên nói riêng.
Đề tài sau khi hoàn thành xong sẽ trở thành tư liệu phục vụ bạn đọc.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài có
cấu trúc như sau:
Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ tại

UBND huyện Đồng Hỷ và khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Đồng Hỷ
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ
tại UBND huyện Đồng Hỷ

4


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ
1.1. Những vấn đề chung
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của
công dân.
1.1.2. Nội dung công tác văn, thư lưu trữ
1.1.2.1. Nội dung công tác văn thư
Soạn thảo và ban hành văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản.
Quản lý và sử dụng con dấu.
Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

1.1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
• Tầm quan trọng của công tác văn thư.
5


Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựa
vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm
bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồn
thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn
thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quan
hoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư như
soạn thảo, duyệt…. Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm
vụ cơ bản của công tác này.
Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công
tác của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,
chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản
đảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và
chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan . Do đó sẽ góp phần nâng cao chất

lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin
học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu
suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao
rõ rệt.
Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy
tờ. . Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải
quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các
quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ
nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác hành chính văn phòng, công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa. Đó chính
là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn
6


ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều
được văn bản hóa. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy
đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành
các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần
giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ
ra ngoài.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Nếu như
văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản
được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ
chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói
chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng. Nếu các văn bản có giá trị
hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp

vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục
vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho
cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập
trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu…
•

Tầm quan trọng của công tác lưu trữ.

TLLT bao giờ cũng gắn liền với và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của các
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
TLLT phục vụ đắt lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế
hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải
quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơ quan
nói chung.
TLLT phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đương
thời nên nó mang tính khoa học cao TLLT ghi lại và phản ánh mọi hoạt động
khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng
7


chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng
dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho
việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên - xã hội để
dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồng thời
tránh được những hiểm họa cho con người, cho quốc gia.
Như vậy có thể khẳng định công tác VTLT có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước ta,
đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác này.

1.1.4. Các văn bản Pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm
2001.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt
động của các cơ quan hành chính Nhà nước.
- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng
8


Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan
Nhà nước.
- Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng các văn bản điện tử trong cơ quan nhà
nước quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo và trao đổi chuyên môn trong nội bộ mỗi đơn vị và giữa

các đơn vị, nên hạn chế sử dụng văn bản giấy.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản.
- Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ
Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
1.2.1. Quát trình hình thành của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
Đồng Hỷ là một huyện nằm ở phía đông tỉnh Thái Nguyên, huyện lỵ là
thị trấn Hà Lam.
Trước 1430, Đồng Hỷ thuộc Cổ Lũy Động, một đơn vị hành chính của
Chiêm Thành. Năm 1430, vùng đất này nằm dưới sự quản lý của nhà Hồ. Năm
1471 vua Lê Thánh Tông lập Đạo Thừa tuyên Thái Nguyên. Năm 1490 Đạo
Thừa tuyên Thái Nguyên đổi thành xứ Thái Nguyên, năm 1520 gọi là trấn Thái
Nguyên và năm 1602 Chúa tiên Nguyễn Hoàng đổi thành Dinh Thái Nguyên,
huyện Lệ Giang đổi thành huyện Lệ Dương; đến năm 1906 đổi thành Phủ Đồng
Hỷ. Năm 1922, một số xã phía Tây Nam Phủ Đồng Hỷ được tách nhập với một
số xã của phía Tây Phủ Tam Kỳ thành huyện mới là Tiên Phước. Sau Cách
mạng Tháng Tám năm 1945, 5 xã phía Đông của Duy Xuyên được nhập vào
9


Đồng Hỷ. Tháng 12 năm 1985, hai xã vùng tây là Bình Lâm và Thăng Phước
được nhập vào huyện mới Hiệp Đức.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đồng Hỷ bao gồm một Chủ tịch và ba

phó Chủ tịch, các uỷ viên và các phòng ban chuyên môn.
a. Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo điều hành mọi công việc của
UBND huyện và chịu trách nhiệm trước HĐND.
b. Phó Chủ tịch văn xã: Phụ trách các mảng văn hoá - xã hội như: Lao
động thương binh xã hội, văn hoá thông tin, thể thao, giáo dục, y tế;
c. Phó Chủ tịch kinh tế: Phụ trách các mảng tài chính, công thương, chi
cục thuế, kho bạc…
d. Phó Chủ tịch nông lâm: Phụ trách mảng nông nghiệp phát triển nông
thôn, lâm nghiệp, tài nguyên môi trường.
e. Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Đồng Hỷ gồm:
- Văn phòng UBND & HĐND

- Phòng Công thương.

- Phòng Tài chính - kế hoạch.

- Phòng Thống kê.

- Phòng Tài nguyên - môi trường.

- Phòng Y tế.

- Phòng Lao động thương binh - xã hội.

- Phòng Thanh tra.

- Phòng Văn hoá thông tin.

- Phòng Tư pháp.

- Phòng Nông nghệp và phát triển nông thôn.

- Quân sự.

- Phòng Giáo dục - đào tạo.

- Công an.

- Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng.

- Thi hành án.

- Ban quản lý các cụm công nghiệp.

- Thú y.

- Trạm bảo vệ thực vật.

- Hội làm vườn.

- Trạm khuyến nông - khuyến ngư.
Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Đồng Hỷ
(Xem phụ lục 01)
1.2.3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng
Hỷ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện
10


Đồng Hỷ nói riêng cũng như UBND các huyện nói chung đã được quy định rõ

trong luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm
2003 cụ thể như sau:
1.2.3.1. Chức năng
UBND thực hiện chức năng quản lý hành chính trên địa bàn đảm bảo tốt
mọi chỉ đạo quản lý của các cấp trên.
UBND là do hội đồng nhân dân bầu ra chịu trách nhiêm trước nhân dân
và phục vụ mọi lợi ích cho nhân dân.
1.2.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
• Trong lĩnh vực kinh tế.
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, hàng năm trình HĐND
thông qua và trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch đó. Lập dự toán thu chi ngân sách trên địa bàn, tổ chức thực hiện, quyết
toán, điều chỉnh ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan Nhà nước
cấp trên để quản lý việc thực hiện ngân sách của địa phương theo quy định của
pháp luật.
• Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư - nghiệp.
Tổ chức thực hiện xây dựng chương trình kế hoạch đề án khuyến khích
phát triển khoa học kỹ thuật, nông lâm ngư nghiệp để sản xuất và hướng dẫn
nông dân chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi ở địa phương; thực hiện giao
đất, thu hồi đất giải quyết các tranh chấp và xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử
dụng đất đai của các xã đóng trên địa bàn huyện.
• Trong lĩnh vực công nghiệp - tiểu thủ - công nghiệp.
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng và phát triển các cơ sở
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ trên địa bàn huyện, phường; tổ chức
thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, khuyến khích phát
triển các cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo
của UBND tỉnh.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy
11

hoạch xây dựng các khu dân cư trên địa bàn huyện, xã; quản lý, khai thác, sử
dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở; cấp giấy phép xây
dựng,kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về khai thác, xây dựng
nhà ở, sản xuất kinh doanh, vật liệu xây dựng theo sự phân cấp của UBND tỉnh.
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.
Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; kiểm tra
việc thực hiện các quy định của Nhà nước về an toàn vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thể thao.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, xã
hội, thông tin thể dục thể thao trên địa bàn và tổ chức thực hiện sau khi có cấp
thẩm quyền phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp
luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường
dạy nghề, các tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử, thực hiện các chủ trương xã
hội hoá giáo dục trên địa bàn; tổ chức dạy nghề, hướng dẫn các hoạt động từ
thiện, nhân đạo…
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, lực lượng dự bị
động viên, tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự; tuyên truyền, giáo
dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã
hội.
• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo; tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và ngăn chặn các hành vi xâm phạm do tín
ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái những quy định
của pháp luật và chính sách Nhà nước.
Tổ chức việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra Nhà nước; chỉ đạo

công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
12


quyết của HĐND cùng cấp; tổ chức tiếp dân,giải quyết khiếu nại, tố cáo kiến
nghị của công dân; chỉ đạo UBND các xã thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản
của Nhà nước,tổ chức chính trị xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Trong chương 1 tôi đã trình bày khái quát về công tác VTLT tại UBND
huyện Đồng Hỷ để làm cơ sở cho việc tìm hiểu thực trạng của công tác này ở
chương 2. Chính vì có tầm quan trọng như vậy, nên trong sự phát triển của mỗi
quốc gia, công tác này luôn được các cơ quan, tổ chức chú trọng để tạo điều kiện
thuận lợi cho quá trình giải quyết các công việc thường ngày có liên quan đến
công văn, giấy tờ.

13


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ
2.1. Công tác văn thư
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Được sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện Đồng Hỷ, các cán bộ
chuyên viên luôn có ý thức thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản theo
thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chính vì vậy, công tác soạn thảo, ban hành

văn bản được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản
được ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý
cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định
của Nhà nước.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở văn phòng UBND đảm nhận. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND huyện kí ban hành.
Sau khi kí, văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.
Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì thì nhân viên văn thư tiến hành đánh số,
ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng kí vào sổ “Đăng kí văn bản đi”
sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một
cách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản (01 bản lưu ở bộ phận
soạn thảo, 01 bản lưu ở bộ phận văn thư).
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản
lý văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến văn bản.
14


SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Lãnh đạo

Trưởng các

Đơn vị, cá nhân được

Uỷ ban

bộ phận

phân công soạn thảo

Chánh
văn

Văn thư

phòng

Phân công
cho đơn vị, cá
nhân soạn
thảo văn bản
Xác định mục đích ban
hành, đối tượng giải
quyết, phạm vi áp dụng,
thực hiện văn bản

Chọn tên loại văn bản,
thu thập và xử lý thông
tin

Xây dựng đề cương,viết
văn bản
Kiểm tra
về mặt

thể thức
văn bản

Trình duyệt văn bản
Ký, ban
hành

Hoàn
thiện thủ
tục,
chuyển
giao văn
bản

15


2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Cán bộ được giao làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản
đi và văn bản đến. Mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đi
hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất. Trong quá trình quản lý, chỉ
đạo công tác này lãnh đạo UBND đã triển khai việc thực hiện các văn bản của
Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý và giải quyết văn bản diễn ra nhanh
chóng và đạt hiệu quả cao hơn như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Chi cục văn thư
lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2.1.2.1. Đối với văn bản đi
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu và làm thủ

tục gửi đi, văn bản trước khi phát hành được văn thư kiểm tra các phần về thể
thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo
cáo với người có trách nhiệm sữa chữa, bổ sung. Sau đó ghi số, kí hiệu, ngày,
tháng năm của văn bản vào sổ đăng kí văn bản đi, ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng
và từng cột mục trong sổ. Đăng kí xong mới nhân bản theo đúng số lượng sau
đó mới đóng dấu và cho phát hành. Đóng dấu xong văn thư giữ lại bản chính lưu
ở văn thư cơ quan để tra tìm khi cần thiết và bộ phận soạn thảo cũng giữ lại 01
bản để làm cơ sở cho những báo cáo sau.
• Đánh máy in văn bản.
Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, UBND huyện Đồng Hỷ đã
trang bị 02 máy tính và 01 máy in.
Nhân viên đánh máy nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản
thảo bằng tay với người soạn thảo, khi thấy không có vấn đề gì thì đánh máy
nguyên văn văn bản đã viết tay và in văn bản. Văn bản khi đã dược đánh máy
xong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến
các phòng ban (đối với văn bản ban hành nội bộ) và gửi đi các cơ quan khác (đối
với văn bản gửi đi ngoài cơ quan).
16


Nhận xét: Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy in văn bản để ban
hành tại UBND huyện Đồng Hỷ được tiến hành đúng quy trình. Văn bản được
đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kĩ thuật theo quy định của Nhà nước. Và
đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của văn bản được đánh máy.
• Trình kí.
Kí văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của văn bản, văn bản trình kí phải được kiểm tra về thể thức nội dung
chặt chẽ.
Văn bản sau khi đánh máy, in xong thì trình Chánh văn phòng kiểm tra
về thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa sau đó trình lên

Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch kí theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế
hoạt động của cơ quan.
Nhận xét: UBND huyện Đồng Hỷ bên cạnh việc thực hiện đúng, đầy đủ
các quy định về trình kí theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về kí
văn bản đã giúp cho Chánh văn phòng sắp xếp văn bản cần trình kí một cách
nhanh chóng, trình kí đúng thẩm quyền, tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định.
• Công tác đóng dấu văn bản.
Văn bản sau khi kí phải được đóng dấu để ban hành.
Nhận xét: Việc đóng dấu văn bản ở UBND huyện Đồng Hỷ đã được tiến
hành khá tốt.Dấu được giao cho một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và
đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, kí đúng
thẩm quyền, dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 bên trái chữ kí.
• Đăng kí văn bản đi.
Đăng kí văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, kí hiệu, ngày, tháng năm… nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản
được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi ở UBND huyện Đồng Hỷ, sau khi đã có chữ kí và
đóng dấu xong thì được đăng kí vào “Sổ đăng kí công văn đi” của cơ quan. Văn
bản đăng kí rõ ràng, chính xác.
17


Đối với văn bản đi UBND huyện Đồng Hỷ dùng 02 sổ công văn, 01 sổ
đăng kí văn bản mật đi, sổ đăng kí cho tất cả các loại văn bản đi.
Nhận xét: Việc đăng kí văn bản đi ở UBND huyện Đồng Hỷ tương đối
tốt. Cán bộ văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên việc ghi lại
bằng sổ khó khăn cho việc tra tìm như tốn thời gian, tốn công…
• Chuyển giao văn bản.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, các văn

bản sau khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền thì UBND huyện Đồng Hỷ
làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận. Đối với những văn bản khẩn thì
được đóng “dấu khẩn” để công tác chuyển được tiến hành kịp thời.
Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản “Đi” của UBND
huyện Đồng Hỷ được tiến hành nhanh chóng, nâng cao chất lượng quản lý Nhà
nước bằng văn bản.
• Quản lý bản lưu văn bản đi.
Để phục vụ cho mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ
mục đích lâu dài, các văn bản đi của UBND huyện Đồng Hỷ được lưu lại 02
bản: 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công
việc. Các văn bản này được sắp xếp một cách khoa học và dễ tra tìm.
2.1.2.2. Đối với văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi
khác đến.
UBND huyện Đồng Hỷ là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương. Vì vậy trong quá trình hoạt
động, Uỷ ban phải nhận một khối lượng văn bản đến khá lớn của các cơ quan
chính quyền cấp trên và cấp dưới. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến
đã được tổ chức, quản lý rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan. Chính vì vậy
mà công tác này được tổ chức rất cụ thể, đúng với quy định Nhà nước đề ra.
Qua quá trình khảo sát thực tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở
UBND huyện Đồng Hỷ được tiến hành theo trình tự sau:
18


Tiếp nhận, bóc bì văn bản.
Đóng dấu đến và đăng kí văn bản vào sổ.
Trình và chuyển giao văn bản đến.
Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản.

Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu.
Lãnh đạo Uỷ ban đã chỉ đạo thực hiện tốt và đúng quy trình quản lý, giải
quyết văn bản đến giúp cho việc tiếp nhận, phân loại, giải quyết văn bản được
kịp thời và chính xác.
Tuy nhiên công tác này vẫn còn tồn tại hạn chế như: Việc bóc bì văn
bản đến còn dùng tay xé làm rách văn bản bên trong; việc vào số cho văn bản
còn đi còn bị trùng số; sổ đăng ký công văn, quyết định của phòng còn tận dụng
những mẫu sổ cũ.
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ kí của
người có thẩm quyền vẫn phải đóng dấu thì mới có hiệu lực pháp lý.
Nhận thức được điều này,lãnh đạo UBND huyện Đồng Hỷ đã triển khai
các văn bản liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư như: Thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày
06/5/2002 của Bộ Công an, Ban tổ chức-Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
của Chính phủ.
UBND huyện Đồng Hỷ sử dụng các loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc
huy, dấu văn phòng và các dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu đến,
dấu chức danh của các Chủ tịch và các Phó chủ tịch, dấu của Chánh văn phòng.
Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ kí hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức. Dấu được đóng vào 1/3 chữ kí lệch về bên trái, cơ quan
19


dùng mực đỏ là mực dấu để đóng lên văn bản.

Nhận xét: Dấu của UBND huyện Đồng Hỷ được bảo quản cẩn thận. Dấu
đóng đúng quy định của Nhà nước.
2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác
văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Đồng Hỷ đảm bảo yêu
cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ
chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư cũng đã biên
mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ. Các hồ sơ đã được lập vào cuối
năm được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ đúng quy định, tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ. Cán bộ văn thư đã lập danh mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trư cơ
quan.
Lãnh đạo UBND huyện đã triển khai và quy định nội dung công tác lập
hồ sơ hiện hành như sau:
Đầu năm các bộ phận, chuyên viên được theo dõi giải quyết công việc gì
thì ghi tiêu đề hồ sơ công việc đó.
Thu thập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ.
Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nhận xét: Việc lập hồ sơ được tiến hành rõ ràng, cụ thể dễ tra tìm tuy
nhiên vẫn còn một số tài liệu ở tình trạng lộn xộn, lưu trữ khi chưa lập hồ sơ nên
gây khó khăn cho công tác chỉnh lý.
So với những quy định của Nhà nước nhìn chung công tác văn thư của
UBND huyện Đồng Hỷ thực hiện tương đối tốt, việc triển khai và thực hiện các
quy định của Nhà nước diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên bên cạnh những ưu
điểm vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư của
UBND huyện Đồng Hỷ đạt hiệu quả cao hơn. Trong các đợt kiểm tra, đánh giá
công tác văn thư của huyện đứng ở vị trí cao hơn so với các huyện khác.
20