Thực trạng các công tác của phòng bảo quản tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.9 MB, 59 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
A. LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 3
B. NỘI DUNG..............................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............1
1.1 Quá trình hình thành và phát triển...............................................................................................1
1.2 Vị trí và chức năng........................................................................................................................1
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................................1
1.4 Cơ cấu tổ chức ............................................................................................................................2
CHƯƠNG II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG .........3
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............3
2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................................3
2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................................3
2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng............................................3
2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu............................................................................................................3
2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III..................................................4
2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2).......................................................4
2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản.........................................................................4
2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản.................................................................4
2.2.1.4. Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
....................................................................................................................................................5
2.2.1.5. Các công tác chuyên môn thực hiện............................................................................16
2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Xem hình ảnh
ở phụ lục số 3)17
2.2.3 Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............20
2.2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay.................21
2.2.3.2. Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................22
2.2.3.3. Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu..............................................................................25
2.2.3.4. Công tác xuất-nhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng các yêu cầu chuyên môn. . .25
2.2.3.5. Tu bổ, phục chế tài liệu................................................................................................25
Nguyễn Thị Tú Anh
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
CHƯƠNG III. NHẬN ĐỊNH VÀ GIẢI PHÁP........................................................37
3.1 Nhận xét.....................................................................................................................................37
3.2 Đề xuất và giải pháp...................................................................................................................37
C. KẾT LUẬN............................................................................................................ 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................41
PHỤ LỤC................................................................................................................... 42
Nguyễn Thị Tú Anh
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
A. LỜI MỞ ĐẦU
Tài liệu Lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động xã hội như hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… của loài người.
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia cũng đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt
Nam xã hội chủ nghĩa”.
Để những giá trị của tài liệu Lưu trữ còn mãi lưu truyền đến nhiều thế hệ sau thì
công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói
riêng.
Để hiểu hơn về các công tác bảo quản an toàn tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III được thực hiện như thế nào, đã tốt hay chưa, có đảm bảo theo các quy định của
Nhà nước không… Sau đây em xin được trình bày đề tài “Thực trạng các công tác
của phòng bảo quản tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; và các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ”.
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáo
này còn nhiều thiếu sót khó tránh khỏi. Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến
đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và
có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cán
bộ, nhân viên Phòng Hạnh chính-Tổ chức, đặc biệt là Phòng Bảo quản tài liệu đã tạo
điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập này.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2016
Nguyễn Thị Tú Anh
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, phường Cống
Vị, Ba Đình, Hà Nội. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu
trữ quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Thành lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an
toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương,
các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu
tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Những tài liệu này là những
chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành
lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua.
1.2 Vị trí và chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và
trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liên
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc
phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
Nguyễn Thị Tú Anh
1
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp,
vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các
biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài
liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy
định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.4 Cơ cấu tổ chức
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Lãnh đạo Trung tâm
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
2. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm
trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám đốc Trung
tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Trung tâm.
3. Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề
nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực
công tác được phân công phụ trách.
(Xem Sơ đồ tổ chức bộ máy của TTLTQG III ở Phụ lục 01).
Nguyễn Thị Tú Anh
2
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
CHƯƠNG II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài
liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu
bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài
liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật
để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa
nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận
chuyển tài liệu lưu trữ.
2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ tài
liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện
pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra.
Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, cho nên các yếu tố nắng, mưa,
vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng. Vì vậy, bảo quản tài
liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý
nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Từ
đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những đóng góp của tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ.
2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ,
xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo
hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ
Nguyễn Thị Tú Anh
3
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các
nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh nghiệm
truyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo
dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các biện
pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc biệt là phải khử
axít đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axít.
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiều
ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá học, sinh vật, khí tượng… các thành tựu khoa
học của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ.
2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2)
2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản
Phòng Bảo quản tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, có
chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệm bảo quản an
toàn tài liệu lưu trữ; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ,
phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác đối với khối tài liệu giấy theo quy định.
2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản
Phòng Bảo quản tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, khử trùng, khử a
xít, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu, tư liệu lưu trữ theo quy định.
2. Trực tiếp quản lý các kho tài liệu lưu trữ và tổ chức sắp xếp khoa học các
Phông, công trình, sưu tầm tài liệu lưu trữ trong kho theo phương án được duyệt.
3. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ mọi lĩnh vực công tác của Trung tâm.
4. Tiến hành vệ sinh, thực hiện các biện pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng, lưu thông không khí phù hợp cho các kho lưu trữ và từng loại hình tài liệu lưu
trữ theo quy định.
5. Tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục chế, khử trùng, khử a xít và các biện
pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ theo quy định.
6. Thực hiện việc số hóa tài liệu, tư liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm theo
kế hoạch được duyệt.
7. Thống kê tài liệu chỉ các mức độ mật.
Nguyễn Thị Tú Anh
4
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
8. Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực
tiễn của đơn vị.
9. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ của
đơn vị.
10. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung tâm
giao cho đơn vị.
11. Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,
chống thiên tai của Trung tâm.
12. Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của Trung
tâm (khi được giao).
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng bảo quản
gồm có 1 Trưởng phòng, không quá 02 Phó trưởng phòng và các nhân viên
làm ở các vị trí như:
1. Bộ phận khử a xít
2. Bộ phận tu bổ, phục chế
3. Bộ phận kho
4. Bộ phận số hóa tài liệu
2.2.1.4. Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III
Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chủ
yếu sau:
1. Tài liệu Hành chính
2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3. Tài liệu phim ảnh ghi âm
4. Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của
Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan
quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu về
Nguyễn Thị Tú Anh
5
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của
Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá
thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức
tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ
lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây
dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này;
quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của
Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi
lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước
đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây
dựng XHCN ngày nay.
Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm
chính sau:
1. Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc
họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp
quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loại
báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao,
của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc.
2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cố
chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa
giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công
thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo và
ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
3. Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế
hoạch, báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự
trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; về việc sản
xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo của
Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; về
những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân vận..
Nguyễn Thị Tú Anh
6
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
4. Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt
(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hội
nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các
hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tác
quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác...
5. Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện pháp
xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam. Trong đó
có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trung
ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo về tình hình sản xuất
nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công chính của các
ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu phản ánh những đóng góp của
nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"...
6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển
văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có nhiều tài liệu
phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật; về
các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách giáo
dục.
7. Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêu
chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương,
của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh tế, văn hóa xã
hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ,
ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan
hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội,
Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Văn
hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên
cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu,
liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V,
Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài
liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ
và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực
dân Pháp.
Nguyễn Thị Tú Anh
7
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 1000 mét giá
tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các
công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy
Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà
Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương,
Bến Thủy, Sông Gianh... các dự án: đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai, đường tránh
Vinh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
III - Tài liệu nghe nhìn:
1. Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim)
thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam.
Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến
tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây
ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt
Nam.
2. Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản),
258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và
nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn
Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari và các
Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái đoàn Quốc hội,
Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến Việt Nam. Một nhóm
lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng tháng Tám năm 1945, những
ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh"
của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân
sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta. Bên cạnh đó còn hàng
ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác
Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và
Quảng trường Ba Đình...
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các
đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa
thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
Nguyễn Thị Tú Anh
8
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần
300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật. Các
cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch
sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt
(1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc
khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế... Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi
âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc
lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời
kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác
của Người... Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn
quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo quản
một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt
động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu được hình
thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử,
văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình
sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để
nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này.
Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn
hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống
Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp cho
các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn là những
kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy
đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Thống kê các phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
I - Tài liệu hành chính:
STT Tên phông
Nguyễn Thị Tú Anh
9
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Bộ Kinh tế
Bộ Công thương
Sở Mậu dịch TW
Bộ Công nghiệp
Cục Công nghiệp địa phương
Cục Công nghệ nhẹ
Bộ Công nghiệp nặng
Cục Khai khoáng
Cục KTCB (Bộ Công nghiệp)
Cục KTCB - Bộ Công nghiệp nặng
Cục KTCB - Bộ Công nghiệp nhẹ
Cục Lắp máy
Cục Xây lắp
Viện Thiết kế Tổng hợp
Bộ Công nghiệp nhẹ
Cục Dệt và Vật dụng
Cục Muối
Cục Thực phẩm
Liên hiệp HTX TCN Việt Nam
Bộ Nông trường
Cục Nông trường Quân đội
Cục Quản lý Nông trường Quốc doanh
Bộ Giao thông công chính
Nha Công chính hỏa xa
Nha Công chính
Nha Bưu điện - VTĐ
Tổng cục Bưu điện
Kho Bưu điện Trung ương
Bộ Giao thông và Bưu điện
Bộ Thủy lợi Kiến trúc
Bộ Thủy lợi Điện lực
Nha Thủy lợi
Bộ Thủy lợi
Cục Vận tải đường thủy
Cục Vận tải thủy bộ
Tổng cục Giao thông thủy bộ
Cục Vận tải đường bộ
Bộ Thương nghiệp
Sở Muối
Bộ Nội thương
Tổng cục Lương thực
Bộ Lương thực - Thực phẩm
Cục Dự trữ Vật tư Nhà nước
Bộ Tài chính
Sở Thuế TW
Nguyễn Thị Tú Anh
10
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
7
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
Sở Kho thóc - Bộ Tài chính
Sở Rượu - Bộ Tài chính
Ngân hàng Kiến thiết - Bộ Tài chính
Đài Tiếng nói Việt Nam
UBLLVH với nước ngoài
UBLLVH với Lào và Campuchia
Vụ Trao đổi VH với nước ngoài
Khu học xá TW
Trường Thiếu nhi Việt Nam
Trường Đại học KTTC
Trường Đại học Sư phạm
Trường Bổ túc Công nông TW
Trường Bổ túc Ngoại ngữ
Trường Trung cấp Ngoại ngữ
Trường Nhạc - Họa TW
Bộ Thương binh
Ban TDTT Trung ương
Uỷ ban Thống nhất Chính phủ
Uỷ ban Điều tra tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ
Uỷ ban Tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ
Đảng Xã hội Việt Nam
Đảng Dân chủ Việt Nam
Đoàn Thanh niên xung phong
Uỷ ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em Việt Nam
Uỷ ban Thanh niên Việt Nam
Tổng cục Dầu khí Việt Nam
Cục Lưu trữ Nhà nước
Bộ Công nghiệp Thực phẩm
Bộ Lương thực
Uỷ ban Nông nghiệp TW
Bộ Nông nghiệp
Nha Khí tượng
Cục Thuỷ văn
Tổng cục Thể dục Thể thao
Tổng cục Hóa chất
Tổng cục Địa chất
Cục Địa chất
Khu Lao động Việt Bắc
Khu Công thương Việt Bắc
Khu Công nghiệp Việt Bắc
Khu ủy Liên khu Việt Bắc và các tổ chức quần chúng
Sở Nông lâm Việt Bắc
Sở Nông nghiệp Việt Bắc
Sở Lâm nghiệp Việt Bắc
Sở Thủy lợi Việt Bắc
Nguyễn Thị Tú Anh
11
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
Sở Kiến trúc Việt Bắc
Sở Thủy lợi và Kiến trúc Việt Bắc
Sở Giao thông Việt Bắc
Sở Bưu điện Việt Bắc
Sở Tài chính Việt Bắc
Sở Ngoại thương Việt Bắc
Sở Thương nghiệp Việt Bắc
Sở Văn hóa Việt Bắc
Sở Giáo dục Việt Bắc
Sở Y tế Việt Bắc
Sở Thể dục Thể thao
Chi hội Văn nghệ Việt Bắc
Viện Điều dưỡng Việt Bắc
UBHC Khu tự trị Việt Bắc
UBHC Khu tự trị Tây Bắc
Uỷ ban Kế hoạch Tây Bắc
Sở Công nghiệp Tây Bắc
Sở Nông lâm Tây Bắc
Sở Lương thực Tây Bắc
Sở Kiến trúc Tây Bắc
Sở Bưu điện Tây Bắc
Sở Thương nghiệp Tây Bắc
Sở Tài chính Tây Bắc
Ngân hàng Tây Bắc
Sở Văn hóa Tây Bắc
Sở Giáo dục Tây Bắc
Sở Y tế Tây Bắc
Viện Kiểm sát Nhân dân Tây Bắc
UB KCHC Sơn La - Lai Châu
UB KCHC khu Tả Ngạn
Khu Lao động Tả Ngạn
Khu Giao thông Tả Ngạn
Khu Bưu điện Tả Ngạn
Khu Tài chính Tả Ngạn
Phân sở Thuế Tả Ngạn
Khu Y tế Tả Ngạn
UBHC Liên khu 3
UB Kế hoạch Thống kê Liên khu 3
Khu Lao động Liên khu 3
Khu Công thương Liên khu 3
Khu Nông lâm Liên khu 3
Khu Thủy lợi Liên khu 3
Khu Công chính Liên khu 3
Khu Giao thông Liên khu 3
Khu Bưu điện Liên khu 3
Nguyễn Thị Tú Anh
12
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
Khu Tài chính Liên khu 3
Phân sở Thuế Liên khu 3
Khu Y tế Liên khu 3
UBHC Liên khu 4
Khu Công thương Liên khu 4
Khu Giao thông Liên khu 4
Khu Tài chính Liên khu 4
Khu Lao động Liên khu 4
Khu Y tế Liên khu 4
UB KCHC Liên khu 5
Liên hiệp Cung ứng Vật tư khu vực 5
Công ty Thiết bị phụ tùng Đà Nẵng
Công ty Hóa chất Vật liệu điện Đà Nẵng
Công ty Kim phí phế liệu Đà Nẵng
Công ty Tiếp nhận Vật tư Đà Nẵng
Trạm Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng
Tổng kho Vật tư Đà Nẵng
Ban Cán sự Lao Hà Tiên và các đơn vị trực thuộc
Ngân hàng các tỉnh Liên khu 5
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường
UB KCHC Nam Bộ
UB KCHC các tỉnh Nam Bộ
UB KCHC miền Nam Trung Bộ
Cục Chuyên gia
Tài liệu cải cách ruộng đất của Liên khu Việt Bắc
Quốc hội
Phủ Thủ tướng
UB Kế hoạch Nhà nước
Tổng cục Thống kê
Cục Thống kê TW
Nha Thống kê TW
UB Thanh tra Nhà nước
Bộ Lao động
Bộ Văn hóa
Bộ Giáo dục
Bộ Y tế
Bộ trưởng Phạm Ngọc Thạch
Bộ Nội vụ
Bộ Cứu tế Xã hội
Khu Kiều lộ
Bộ Ngoại giao
Bộ Cơ khí luyện kim
Bộ Điện và Than
Bộ Mỏ và Than
Bộ Điện lực
Nguyễn Thị Tú Anh
13
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
181 Nha Giao thông
182 Tổng cục Lâm nghiệp
183 Bộ Nông lâm
184 Bộ Lâm nghiệp
185 Sở Quốc doanh Nông nghiệp
186 Học viện Nông lâm
187 Cục Lâm nghiệp
188 Cục Thuế nông nghiệp (thuộc Bộ Tài chính)
189 Cục Thu quốc doanh
190 Cục Thuế công thương nghiệp
191 Tổng cục Thuế
192 Ban Tiếp nhận viện trợ
193 Bộ Vật tư
194 Cục Kiến thiết cơ bản
195 Tổng Công ty Kim khí
196 Tổng Công ty Thiết bị - Phụ tùng
197 Tổng Công ty Hóa chất Vật liệu điện
198 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực I
199 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực III
200 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực IV
201 Liên hiệp XNK Vật tư
202 Ban Tiếp chuyển Vật tư B
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Tên phông
Nhà máy Lọc hóa dầu
Tổng cục Bưu điện
Uỷ ban XDCB Nhà nước
Lăng Hồ Chủ tịch
Cục Đê điều
Đê điều Tả Ngạn
Đê điều Liên khu III
Đê điều Liên khu IV
Mỏ A-pa-tít Lào Cai
Công trình cải tạo mỏ Py-rít Giáp Lai
Công trình Supe Lâm Thao mở rộng
Sân bay Thủ đô
Bệnh viện 500 giường Vinh
Sưu tập thiết kế các trường đại học y, dược
Khối các bệnh viện
Cầu Bến Thủy
Cầu Chương Dương
Cầu Thăng Long
Nguyễn Thị Tú Anh
14
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
19 Trụ sở HĐND và UBND TP. Hà Nội
20 Công trình Thủy điện sông Đà
21 Công trình đường Bắc Thăng Long - Nội Bài
22 Cầu Việt Trì
23 Phà Rừng
24 Công ty Khoáng sản Lâm Đồng
25 Hồ sơ xây dựng đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ
26 Nhà máy Nhiệt điện Phả Lại
27 Đường dây 500KV Bắc - Nam
28 Cầu Đò Quan
29 Cầu Bình
30 Đường đầu cầu Việt Trì
31 Đường Nam Thăng Long
32 Cầu sông Gianh
33 Đường Cao tốc Láng - Hòa Lạc
34 Tài liệu địa giới hành chính của 60 tỉnh, thành phố
35 Đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai
III - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Tên phông
Đào Duy Anh
Nguyễn Văn Bổng
Tạ Quang Bửu
Văn Cao
Đào Hồng Cẩm
Cù Huy Cận
Đặng Việt Châu
Nguyễn Minh Châu
Lộng Chương
Xuân Diệu
Hàn Thế Du
Phan Cự Đệ
Trần Văn Giáp
Chu Hà
Nam Hà
Tế Hanh
Bùi Hiển
Tô Hoài
Nguyễn Xuân Khoát
Văn Ký
Nguyễn Thị Tú Anh
15
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
Lưu Trọng Lư
Lê Lựu
Đặng Thai Mai
Nguyễn Đức Mậu
Nguyên Ngọc
Phan Đăng Nhật
Hoàng Ngọc Phách
Vũ Ngọc Phan
Tôn Quang Phiệt
Nguyễn Đình Phúc
Hồ Phương
Nguyễn Xuân Sanh
Minh Tâm
Văn Tân
Hoài Thanh
Nguyễn Thị Cẩm Thạch
Nguyễn Vũ Thao
Xuân Thiều
Nguyễn Đình Thông
Phạm Huy Thông
Đức Thục
Khuất Quang Thụy
Lê Thước
Nguyễn Thị Ngọc Tú
Sơn Tùng
Nguyễn Khắc Trường
Nguyễn Khắc Viện
Hội Nhà văn Việt Nam
Cục Biểu diễn nghệ thuật
Gia phả họ Đỗ
Gia phả họ Đường
2.2.1.5. Các công tác chuyên môn thực hiện
1. Công tác bảo quản tài liệu;
2. Công tác vệ sinh tài liệu, hệ thống kho tài liệu;
3. Công tác số hóa tài liệu;
4. Công tác tu bổ, bồi nền tài liệu;
5. Công tác khử a xít tài liệu;
Nguyễn Thị Tú Anh
16
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
6. Các công tác khác.
2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III (Xem hình ảnh ở phụ lục số 3)
Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (kho A1) được xây dựng khá kiên
cố, có sức chứa 15km giá tài liệu và đưa vào sử dụng đã giải quyết được rất nhiều tài
liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chuyển giao và từ các nguồn thu của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu được sắp xếp từ tầng 1-9 và chia thành 02 khối A, C.
Kho được trang bị hệ thống báo cháy, điều hòa trung tâm, lắp đặt các thiết bị theo dõi
nhiệt độ, độ ẩm theo đúng quy định ( hoạt động 24/7 ); hệ thống giá com-pắc cố định
và di động tiết kiệm được rất nhiều diện tích kho; cặp ( hộp ) đựng hồ sơ được làm từ
giấy phi acid. Tuy nhiên, từ khi đưa vào sử dụng đến nay đã được gần 15 năm nên hệ
thống điều hòa trung tâm đã và đang xuống cấp nghiêm trọng cần phải thay thế và sửa
chữa, tường kho cũng bị bong tróc nhiều, có kho còn bị ngấm nước khi trời mưa to.
->Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu
1. Nguyên nhân do môi trường
a) Nhiệt độ và độ ẩm
Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng, mưa nhiều
nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c và độ ẩm tương đối trên 80%; tuy
nhiên trong 10 năm gần đây (2002 – 2011) nhiệt độ trung bình hằng năm đã tăng
25,4°c, độ ẩm tương đối 80,9% ( theo kết quả của Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷ
văn Trung ương). Như vậy là trái đất ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện bất lợi
cho công tác bảo quản an toàn tài liệu.
Chúng ta biết mặc dù giấy và mực có độ bền tương đối, song những chất liệu
khác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới môi trường
không đảm bảo. Dù chúng ta không thể triệt tiêu mọi quá trình lão hoá của tài liệu,
song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể quá trình hư hỏng của tài liệu, thông qua
việc tạo ra môi trường ôn hoà. Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tương đối là một
nhiệm vụ khó khăn. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để
kiểm soát môi trường hiệu quả, từ đó có kế hoạch tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ
chống ỉại những biến đổi khí hậu có thể xảy ra. Việc kiểm soát môi trường rất quan
trọng vì nhiệt độ, độ ẩm tương đối không thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng đến
tuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự phát triển của nấm mốc, côn trùng. Chúng ta
Nguyễn Thị Tú Anh
17
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
biết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tố
này, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia. Ví dụ: ở nhiệt độ 0°c mỗi m 3 không khí có thể
chứa 6g hơi nước và ở 20°c sức chứa tăng lên 17g/m 3 không khí. Qua đó ta thấy rằng
không khí ấm giữ nhiều độ ẩm hơn không khí mát. Ngoài ra quá trình hư hỏng của tài
liệu có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà chủ yếu là ảnh hưởng của môi trường vì
nhiệt độ, độ ẩm làm gia tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứng
hoá học có thể tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng thêm 10°c. Ảnh hưởng giao động về
nhiệt độ và độ ẩm tương đối là mối quan ngại đến tình trạng vật lý của tài liệụ. Vì vậy
chúng ta phải luôn cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định.
b) Ảnh hưởng của bụi và khí hoá chất
Môi trường bên ngoài sản sinh ra bụi và khí hoá chất như khí thải của nhà máy,
nhiên liệu cháy, từ các toà nhà đang xây dựng… Bụi cũng chứa chất hấp thu khác như
dioxit sunfiir (SO2) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh sạch sẽ.
Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtông, xi măng của
toà nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu. Nếu
trong kho tàng thiếu không khí thì acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra.
Ngoài ra, trong công tác bảo quản chúng ta có thể đã dùng một số loại hoá chất như
Gastoxin, photoxin… để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để xử lý nấm mốc hoặc
hoá chất để khử acid thì bao giờ cũng còn một dư lượng hoá chất nhất định, nếu dư
lượng này quá tiêu chuẩn cho phép thì sẽ xảy ra tác dụng ngược lại đối với tài liệu và
người sử dụng.
Bụi và sự tác hại của chúng đối với tài liệu: Những bụi từ bêtông, sàn kho
thường gọi là hạt bụi, những hạt bụi này gây ra hư hại vật lý, đặc biệt có thể dẫn đến
sự ăn mòn và làm xước tài liệu nếu như chúng ta lau chùi không đúng cách. Bụi sinh
học có chứa các bào tử nấm mốc, các bào tử này sẽ phát triển nếu độ ẩm tương đối
trong kho > 70%. Ngoài ra bụi còn thu hút và chứa các sinh vật gây hại, cho phép côn
trùng ẩn nấp và làm tổ trong môi trường an toàn. Bụi là nguồn dinh dưỡng quan trọng
cho các sinh vật khác. Vậy bụi cũng là nguyên nhân cho côn trùng và nấm mốc phát
triển.
Khí hoá chất có thể là khí thải từ các dư lượng hoá chất còn lại trong công tác
bảo quản, ô nhiễm từ môi trường bên ngoài hoặc sản sinh ra từ tài liệu. Khí hoá chất
gồm có: Dioxitsunflir (SO2), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (CO2); khí ôzôn (O 3).. là
Nguyễn Thị Tú Anh
18
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
những chất gây ra hư hại cho tài liệu. Một số khí acid có thể tạo thành acid nếu độ ẩm
trong kho quá cao. Khí ôzôn là ôxy hoá phản ứng mạnh và có thể gây ra tai họa đặc
biệt với giấy tráng nhũ gelatin. Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng của khí acid là
nhiệt độ, độ ẩm cao trong môi trường kho, tất cả những điều này làm tăng tác động của
khí acid lên tài liệu.
c) Ánh sáng
Ánh sáng cũng góp phần làm hư hỏng tài liệu, tư liệu lưu trữ. Ánh sáng có thể
làm suy yếu và làm giòn sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh
sáng cũng gây ra lớp trung gian làm bạc màu hoặc đổi màu giấy. Bất cứ sự tiếp xúc
nào với ánh sáng cho dù chỉ trong thời gian ngắn đều gây hại cho tài liệu. Ánh sáng
bình thường được đo bằng độ lux, mặc dù tất cả các bước sóng đều có hại, nhưng tia
cực tím (UV) là có hại nhất đối với tài liệu lưu trữ, vì cường độ năng lượng của nó. Tia
cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất lý, hoá. Khi giấy bị ánh
sáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ liên kết gluxit và làm yếu các liên kết khác là
hiện quang hoá học.
2. Nguyên nhân do sinh vật
a) Côn trùng
Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặc
biệt là mối). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chất
cặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển. Các loài
côn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Côn trùng có
trong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng, côn trùng có
sẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào. Thức ăn chủ yếu của côn trùng là chất
liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải..Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấu
trùng và thành con trưởng thành. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ
ẩm. Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
b) Nấm mốc
Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức
ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật. Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2
nhân tố: dinh dưỡng và môi trường sống. Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy,
vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, độ ẩm, ôxy
có vai trò quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc. Độ ẩm tương đối
Nguyễn Thị Tú Anh
19
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
trên bề mặt chất liệu lớn hơn độ ẩm tương đối trong phòng kho là nhân tố tác động đến
sự phát triển của nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào sự thông thoáng và
nhiệt độ. Khi độ ẩm tương đối >70% thì các bào tử nấm mốc phát triển. Nhiệt độ trung
bình phát triển của nấm mốc là trên 22°c, tuy nhiên cũng có ỉoài nấm mốc phát triển ở
nhiệt độ, độ ẩm cao hơn hoặc thấp hom. Ôxy cũng rất cần cho sự phát triển của nấm
mốc. Trong môi trường không có ôxy hoặc thiếu ôxy có thể tránh được sự xâm hại của
nấm mốc. Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong môi trường nhờ sự lưu thông của
không khí, sự di chuyển của côn trùng…
Nấm mốc và côn trùng có quan hệ tương tác lẫn nhau. Nấm mốc phát triển
được ngoài nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích họp còn do sự di chuyển và chất đào thải của
côn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng.
3. Tình trạng vật lý của tài liệu
Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm nhiều loại hình và các chất
liệu mang tin khác nhau. Trải qua thời gian, tình trạng vật lý của tài liệu đã xuống cấp
nghiêm trọng ở các mức độ khác nhau. Hầu như toàn bộ tài liệu giấy giai đoạn 19451985 đã bi nhiễm a xít mức cao.
Tình trạng vật lý tài liệu trong kho thưởng ở những dạng sau:
+ Tài liệu bị ố, dòn, gãy mùn, chữ bay màu do giấy đã bị nhiễm a xít.
+ Tài liệu bị ẩm, nấm mốc.
+ Tài liệu bị rách do mối xông, do côn trùng gặm nhấm, ghim gỉ sắt ô xy hóa.
+ Tài liệu bị rách, nhàu nát, quăn mép do tác động của ngoại cảnh (vận
chuyển).
Tình trạng vật lý của tài liệu nghe nhìn cũng đang ở mức báo động trước nguy
cơ hủy hoại như nhiều cuộn phim điện ảnh bị nấm mốc, chua, nhão (25 cuộn), nhiều
tài liệu ghi âm bị quăn, xoắn bong bột từ, méo tiếng, rất nhiều tài liệu ảnh quý bị nấm
mốc, ố, dính, bết, mờ, chua…
Nguyên nhân chính dẫn đến quá trình lão hóa và nguy cơ hủy hoại của tài liệu
là do điều kiện cơ sở vật chất trước đây còn nghèo nàn, không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật
để bảo quản theo từng loại hình tài liệu, do chất liệu làm ra các loại tài liệu đó chưa đủ
tiêu chuẩn để bảo quản lâu dài. Hơn nữa, trong những năm chiến tranh chúng ta phải
nhiều lần sơ tán tài liệu nên đã ảnh hưởng nhiều đến tình trạng vật lý của tài liệu.
2.2.3 Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm
Nguyễn Thị Tú Anh
20
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
Lưu trữ Quốc gia III
2.2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý một khối lượng tài liệu
rất lớn khoảng trên 13km tài liệu giấy (gồm 239 phông tài liệu hành chính và tài liệu
khoa học kỹ thuật, 108 phông tài liệu cá nhân), hơn 10.000 giờ băng ghi âm, gần 400
cuộn phim điện ảnh và hơn 100.000 ảnh với diện tích sàn kho là 348.836m 2. Trong đó
tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng gần 5km giá, việc sắp xếp tài liệu lên giá đã ổn
định theo từng phông, còn khoảng 7km giá tài liệu cần được chỉnh lý còn để rải rác ở
các kho. Tài liệu được sắp xếp theo các kho bảo quản riêng: kho tài liệu hành chính,
kho tài liệu khoa học kỹ thuật, kho tài liệu phim ảnh, ghi âm… và được sắp xếp theo
một nguyên tắc nhấy định, những phông hoặc khối tài liệu có liên quan đến nhau thì
được xếp gần nhau. Ngoài ra, hàng năm trung tâm đều có kế hoạch dự phòng các
phông tài liệu thu về nhưng không tránh khỏi tình trạng tào liệu thu về nhiều nhưng
diện tích kho dự phòng ít nên xảy ra trường hợp 01 phông nhưng lại để ở nhiều kho
hoặc một phông gồm tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật thì tài liệu hành
chính để một kho, còn tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ) để kho chuyên dụng. Để sắp
xếp khoa học những phông tài liệu này theo đúng trật tự của phông là vô cùng khó
khăn, việc này đã ảnh hưởng không nhỏ cho công tác thống kê, khai thác sử dụng.
Điều này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức nhưng vẫn chưa đem lại hiệu quả như
mong muốn.
Để thực hiện tốt Đề án “Phát huy giá trị và chống nguy cơ hủy hoại tài liệu” hàng
năm, Trung tâm đã tiến hành công tác tu bổ tài liệu đối với những phông có tình trạng
vật lý kém và có tần số khai thác sử dụng cao như: Phông Quốc hội, Phông Phủ Thủ
tướng, Phông Bộ Giáo dục và Đào tạo… Đến nay, khối tài liệu trong kho đã tu bổ được
số lượng tài liệu tương đối lớn (khoảng gần 800.000 tờ) những cũng mới giải quyết
được một phần nhỏ tài liệu (khoảng 30%), còn rất nhiều tài liệu trong kho chưa được tu
bổ mà tình trạng cũng đang ở mức báo động. Tài liệu sau khi tu bổ khi đưa vào các hộp,
cặp thì xảy ra trường hợp dôi dư hộp, cặp không xếp được lên giá phải để dưới đất, để
sắp xếp lại đòi hỏi phải mất nhiều thời gian công sức nhất là khi các phông đã được sắp
xếp cố định trong kho, diện tích lại không dư thừa. Bên cạnh đó, việc khử axít mới được
tiến hành từ năm 2012 đến nay, mức độ thực hiện công tác này còn quá ít so với thực tế
tài liệu nhiễm axit (khử axit được hơn 600.000 tờ), chiếm một số lượng rất nhỏ tài liệu
Nguyễn Thị Tú Anh
21
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN
trong kho. Việc khử nấm mốc cho tài liệu chưa được thực hiện.
2.2.3.2. Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Quy định chung
Trung tâm giao cho các đơn vị trực tiếp quản lý phối hợp quản lý khu vực Kho
như sau:
1. Phòng Bảo quản tài liệu trực tiếp quản lý khu vực kho, tài liệu giấy, hệ
thống thiết bị bảo quản được trang bị theo kho, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống
hút ẩm trong khu vực kho.
2. Phòng Tài liệu nghe nhìn trực tiếp quản lý khu vực kho tài liệu nghe nhìn và
các thiết bị nghe nhìn có trong kho.
3. Phòng Hành chính-Tổ chức quản lý hệ thống điện, điện chiếu sáng trong và
ngoài kho.
4. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy quản lý và vận hành hệ thống cảnh
báo cháy, chữa cháy và hệ thống an ninh, phòng chống đột nhập, hệ thống thang máy
trong khu vực kho và bảo vệ an toàn khu vực kho trong và ngoài giờ hành chính.
Quy định cụ thể:
Quản lý chìa khóa.
1. Phân công quản lý chìa khóa.
a) Chìa khóa các tầng (chìa khóa cửa) do viên chức trực kho vực kho trực tiếp
quản lý theo phiên trực;
b) Chìa khóa khu vực điều hòa trung tâm do nhân viên kỹ thuật thuộc Phòng
Bảo quản tài liệu quản lý;
c) Chìa khóa kho chứa Khí Co2 do nhân viên phòng cháy, chữa cháy thuộc
Phòng Bảo vệ PCCC quản lý;
d) Chìa khóa Kho Bảo quản tài liệu do các nhân viên thuộc Phòng Bảo quản
quản lý;
2. Trách nhiệm của người quản lý chìa khóa.
a) Bảo quản an toàn, để đúng nơi quy định, không được tự ý mang chìa khóa ra
khỏi cơ quan;
b) Không được tự ý nhân sao chìa khóa;
c) Chìa khóa bị hỏng, mất phải báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng Bảo quản
tài liệu để xử lý;
d) Không giao chìa khóa cho người khác quản lý và sử dụng.
3. Quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng.
a) Chìa khóa dự phòng được bảo quản trong hòm kính có khóa, niêm phong và
được kiểm tra hàng ngày;
b) Chỉ được phép sử dụng chìa khóa dự phòng trong trường hợp cần khắc phục
Nguyễn Thị Tú Anh
22
Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A
