Công tác văn thư tại viện phát triển công nghệ và giáo dục

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Mọi
thông tin nghiên cứu và số liệu trong đề tài của bài tiểu luận này hoàn toàn là
trung thực.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học này,
với sự giảng dạy, hướng dẫn của Gỉang viên của môn học, em đã phần nào hiểu
rõ hơn về môn học và phương pháp làm một bài tiểu luận làm sao cho xúc tích
dễ hiểu nhưng vẫn phải khoa học.
Qua bài tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô
trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ đã tổ chức cho
chúng được tiếp cận với môn học này, những kiến thức rất có ích trong việc
nghiên cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận để vững chắc hơn trong việc
làm công tác nghiệp vụ sau này.
Đặc biệt hơn hết là em xin chân thành cảm ơn Gỉang viên TS. Bùi Thị
Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn, giảng dạy, và có những buổi nói chuyện, thảo
luận, trao đổi kiến thức về nghiên cứu khoa học của một bài tiểu luận như thế
nào cho em suốt những buổi trên lớp vừa qua.
Bài tiểu luận được hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn. Do trình độ lý
luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể
tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý
báu của cô để em học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh
vực này được hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016


MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT
Viết tắt
CTVT
VT - LT
PTCN&GD

Nghĩa
Công tác Văn thư
Văn thư - Lưu trữ
Phát triển công nghệ và giáo dục


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con người trên mọi phương tiện:
văn bản, sách báo, tạp chí …đặc biệt việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày
càng phát triển hơn, trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức,
đơn vị doanh nghiệp nói riêng. Với thực trạng phát triển của khoa học và công
nghệ thì trao đổi thông tin bằng văn bản trở thành một phương tiện không thể
thiếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức doanh nghiệp.
Trong đó, công tác VT - LT lại là một ngành khoa học và giữ một vai trò
chính, chủ chốt trong công tác của văn phòng, là bộ phận tham mưu giúp việc
gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Công
tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh
tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Thông tin là một yếu

tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ
bằng nhiều hình thức như: Truyền miệng, khắc trên phiến đá, trên gỗ…. để phục
vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.
Công tác văn thư thể hiện vai trò của người giúp việc tổng hợp, một công
tác thân cận của thủ trưởng. Vì thế hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức một
phần phụ thuộc vào công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư ngày càng
được coi trọng; quan niệm và nhận thức của xã hội có nhiều thay đổi. Tài liệu
Lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc gia không thể thiếu trong các hoạt
động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội nghề nghiệp bởi nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phá
những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội…làm tốt công tác
lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh
chóng, chính xác. Chính vì vậy, công tác VT - LT ngày càng phát triển, được coi
trọng trong xã hội.
5


Công tác văn thư là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản
lý, có một vai trò vô cùng quan trọng, được xác định là một ngành khoa học,
được đánh giá ngang tầm với các ngành khoa học khác và đã trở thành một
ngành khoa học cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Nhận biết tầm quan trọng của
ngành công tác văn thư đối với xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã không
ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên
môn vững vàng cả về lý luận và thực tiễn.
Một nhà triết học đã từng nói: “Lý thuyết chỉ là màu xám còn cây đời mãi
mãi xanh tươi”. Đúng vậy, lý thuyết mãi mãi chỉ là một cái gì đó được tồn tại
trên trang giấy, qua những bài giảng nếu như nó không được đồng hành cùng với
thực tế. Vì vậy mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện phương châm
Giáo dục: “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên. Nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh

viên đi thực tập tại cơ quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luận
vào thực tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu và nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, hiểu được vị trí vai trò công việc của mình để hoàn thiện
bản thân và có được nhiều tri thức giúp có một hành trang tốt sau khi ra trường
cũng chính là dịp để các sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của
một cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai góp một phần quan trọng không thể
thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển của đất nước.
Chính vì những lý do đó, em xin chọn đề tài “ Công tác Văn thư tại Viện
phát triển công nghệ và giáo dục” để làm bài tiểu luận.
2. Lịch sử nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài này, em đã tìm đọc một số tài liệu như: Gíao
trình nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ (2009), các văn bản
quy định về công tác văn thư
Bên cạnh đó, bài tiểu luận còn dựa trên những thông tin, số liệu từ Báo
cáo cuả sinh viên Khuất Thị Liên, lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6, khoa Văn
thư - Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đợt thực tập tốt nghiệp Cao đẳng
năm 2015
6


Ngoài những tài liệu trên, em còn truy cập vào trang wed
( của Viện để tìm hiểu thêm các thông tin quan
trọng làm cơ sở hoàn thành bài tiểu luận này.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu về Công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục
được thể hiện cụ thể qua:
+ Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Viện phát triển công nghệ và
giáo dục.
+ Thực trạng công tác văn thư tại đơn vị.
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện và

nâng cao công tác văn thư.
4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục.
5. Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Viện phát triển công nghệ và giáo dục.
Thời gian nghiên cứu: năm 2015
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận chúng em đã sử dụng 1 số phương pháp
nghiên cứu để phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm có những phương pháp
sau:
- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
- Phương pháp thống kê, thu thập xử lý thông tin.
- Phương pháp tư duy logic.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
7. Bố cục đề tài
Trong đề tài ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục.
Đề tài được bố cục thành 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư và Tổng quan về
7


Viện phát triển công nghệ và giáo dục.
Chương 2: Thực trạng về Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ
và giáo dục.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của Công tác Văn thư
tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục.

8

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
TỔNG QUAN VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC
1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư tại Viện phát triển
công nghệ và giáo dục
1.1.1. Khái niệm của Công tác Văn thư
Nhắc đến Văn thư - Lưu trữ nói chung và Văn thư nói riêng chúng ta
không thể bỏ qua những định nghĩa về tài liệu.
Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn, giấy tờ,
bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi), hay từ khi tiếp nhận (đối với
văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan. CTVT còn được định nghĩa như sau: “Công tác văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, các đơn vị vũ trang” [ giáo trình của trường ĐHNVHN, 2009].
Theo như PGS.Vương Đình Quyền thì công tác văn thư là: “Khái niệm
dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành để đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [Lý luận và phương pháp
CTVT, PGS.Vương Đình Quyền, NXB ĐHQG, HN, 2006]
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư đưa ra: “CTVT bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử
dụng con dấu.”
1.1.2. Vị trí, yêu cầu của Công tác văn thư
Công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Đó là một
bộ phận không thể thiếu, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn

phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, ảnh hưởng trực
9


tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Yêu cầu của cán bộ làm công tác văn thư có hai yêu cầu chính đó là:
-

Yêu cầu về phẩm chất chính trị.

-

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.
Yêu cầu về phẩm chất chính trị nêu rõ đó là người cán bộ văn thư hàng
ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có
tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về
phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành
với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang
công tác.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ
tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản

là nhiệm vụ thường xuyên.
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được thể hiện qua hai mặt đó là:

-

Lý luận nghiệp vụ.

-

Ky năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác
có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng
đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở
10


trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong
suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với
sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là
thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính
xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không
những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao
trình độ lý luận nghiệp vụ.
Ngoài ra, còn một số yêu cầu khác như:
-

Nhanh chóng

-

Chính xác

-

Bí mật

-

Hiện đại.
1.2. Tổng quan về Viện phát triển công nghệ và giáo dục
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện phát triển công nghệ và
giáo dục.
Căn cứ Quyết định số 121/HĐBT ngày 29/7/1983 cuả Hội đồng Bộ
trưởng ( nay là Chính Phủ) cho phép Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ
thuật Việt Nam (Liên hiệp Hội Việt Nam) Thành lập và hoạt động;
Căn cứ Điều lệ và Quy chế hoạt động của Liên hiệp Hội Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002
của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật khoa học và
công nghệ;
Quyết định thành lập Viện phát triển công nghệ và giáo dục trực
thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam.
1.2.2. Địa lý, dân cư
Hiện tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục nằm ở địa chỉ Số 313,
đường Hoàng Công Chất, Phường Phú Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Quận Bắc Từ Liêm là một quận thuộc Thành phố Hà Nội.

11


Về địa lý, địa giới hành chính quận này như sau: nằm dọc phía bờ
nam của sông Hồng. Đông giáp quận Tây Hồ, Đông Nam giáp quận Cầu
Giấy, Tây giáp huyện Đan Phượng, Hoài Đức, Nam giáp quận Nam Từ
Liêm, Bắc giáp sông Hồng.
Quận được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng
12 năm 2013 của Chính phủ.
Quận Bắc Từ Liêm hiện có 13 phường: Cổ Nhuế 1, Cổ Nhuế 2, Đông
Ngạc, Đức Thắng, Liên Mạc, Minh Khai, Phú Diễn, Phúc Diễn, Tây Tựu,
Thượng Cát, Thụy Phương, Xuân Đỉnh, Xuân Tảo.
Diện tích: 43,35 km²;
Dân số: 320.414 người;
Mật độ: 7.381 người/km².
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ máy làm Công tác Văn thư tại
Viện phát triển công nghệ và giáo dục hiện nay.
* Cơ cấu tổ chức:
Viện phát triển công nghệ và giáo dục gồm có 4 phòng chuyên môn
trực thuộc là:
1. Văn phòng;
2. Phòng nghiên cứ phát triển và hợp tác quốc tế;
3. Phòng đào tạo và quản lý khoa học;
4. Phòng sản xuất thử và chuyển giao công nghệ.
Và các trung tâm trực thuộc Viện là:
- Trung tâm phát triển giáo dục nghệ thuật.
- Trung tâm nghiên cứu sản xuất học liệu và đào tạo bồi dưỡng nghề.
- Trung tâm thông tin tư liệu.
- Trung tâm phát triển công nghệ nông, lâm, ngư nghiệp.
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng kết hợp

với bàn bạc tập thể.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt
động của Văn phòng.
12


Tổ chức bộ máy của Văn phòng không chia thành các phòng ban và
có duy nhất một văn phòng phòng Tổng hợp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức [ Phụ lục, sơ đồ 1, tr 29]
* Hoạt động của bộ máy làm công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Nhưng hiện nay, Viện PTCN&GD chưa có cán bộ chuyên môn đúng
chuyên ngành văn thư và các vị trí trong văn phòng như Chánh văn phòng, cán
bộ văn thư đều là kiêm nhiệm.
Cán bộ Văn thư không những phải có phẩm chất chính trị, có tinh thần
trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về VT - LT
nên không chỉ làm tốt công tác VT - LT mà còn làm tốt các công việc được giao
như: tiếp khách, lễ tân, giúp lãnh đạo khi cần thiết.
Vậy nên việc bổ sung cán bộ đúng chuyên ngành văn thư – lưu trữ là rất
cần thiết và cần làm ngay.
* Tiểu kết
Trong Chương 1 em đã trình bày một số vấn đề lí luận về công tác lưu trữ,
một vài nét khái quát về địa lí dân cư, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt
động của Viện phát triển công nghệ và giáo dục. Đây sẽ là cơ sở để em triển
khai những vấn đề trong Chương 2 và Chương 3 một cách có hiệu quả hơn.

13


Chương 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC
2.1. Tình hình chung
Trong những năm qua công tác văn thư đã được Viện phát triển công nghệ
và giáo dục quan tâm, triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần tích cực trong
công tác chỉ đạo, điều hành.
2.2. Hoạt động quản lý
Viện phát triển công nghệ và giáo dục làm việc theo chế độ một thủ
trưởng, các văn bản, công văn đi, đến của viện với số lượng ít.
Trong hoạt động hàng ngày các loại văn bản được sản sinh ra như: Các
hợp đồng Nghiên cứu khoa học, Dịch vụ nghiên cứu khoa học, những loại văn
bản thông báo tuyển sinh, phối hợp tuyển sinh đào tạo, thu nhận các loại công
văn phúc đáp của các cơ quan, đơn vị hợp tác...
Ngoài ra còn có các tài liệu về kế toán, chứng từ,…
+ Tất cả các văn bản, giấy tờ chưa được tập trung, quản lý thống nhất
+ Quy trình quản lý văn bản được thực hiện chưa đúng theo quy trình
Do số lượng cán bộ Văn thư ít và kiêm nhiệm nhiều công việc do đó việc
tổ chức văn thư theo mô hình tập trung còn gặp nhiều hạn chế như:
+ Văn bản gửi đến cho các cá nhân, đơn vị chưa được chuyển giao kịp
thời. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc và các hoạt động liên
quan đến nội dung văn bản.
+ Giá trị của một số văn bản chưa được coi trọng.
+ Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản chưa được áp dụng.
2.1.1. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư.
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý chỉ đạo của văn phòng với
mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết công việc, đáp ứng yêu cầu của Viện – là cơ quan thuộc Liên hiệp các
hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam nên công tác văn thư ở văn phòng cần được
quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo.
14

Nhìn chung việc quản lý chỉ đạo CTVT của Văn phòng Viện phát triển
công nghệ và giáo dục chưa được tổ chức thực hiện tốt và đúng theo quy định.
Để CTVT cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ
đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư nhiều hơn.
2.1.2. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
Trong quá trình hoạt động Văn phòng Viện PTCN&GD chưa ban hành
các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các
văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh
vực này. Thực hiện:
-

Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

-

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.

-

Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư.
2.1.3. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lí
cho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức... Như:

-

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.

-

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.

-

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

-

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lí và sử dụng con dấu.

-

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02 năm
2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
15


ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
-

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư đi
vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Viện đã nhận
thức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức CTVT nên đã và đang ban hành
các văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện CTVT, coi công tác văn thư là một hoạt
động của bộ máy quản lý.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Về tổ chức công tác văn thư.
- Tổ chức văn thư:
Được thành lập từ tháng 8/2012 đến nay Văn phòng Viện phát triển
công nghệ và giáo dục chưa có cán bộ chuyên môn về chuyên ngành văn
thư, cán bộ kiêm nhiệm về công tác văn thư thường làm theo kinh nghiệm
cá nhân. Do số lượng công văn mỗi năm ban hành ra với số lượng ít, giấy
tờ, sổ sách không nhiều nên việc quản lý các văn bản, giấy tờ chưa được
làm theo đúng quy trình.
CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành và quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Viện phát triển công nghệ và giáo dục tổ chức văn thư theo mô hình
tập trung, chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm chung của Viện, các đơn vị phòng
ban, các Trung tâm trực thuộc trong Viện chưa bố trí phòng tổ chức văn thư
riêng. Viện đã bố trí một cán bộ có trình độ văn thư kiêm nhiệm làm công
tác VT - LT, in ấn tài liệu. CTVT ở Viện đã được trang bị các máy móc
hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax,...rất đầy đủ.
2.2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

16


Như chúng ta biết, trong CTVT sọan thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ
quan trọng. Nó là toàn bộ công việc được xây dựng từ khi bắt đầu cho đến khi
kết thúc một văn bản. Do đó, công tác này luôn được chú trọng trong cơ quan.
Em thấy công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành đúng như quy
trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành được đảm bảo đúng
quy định, có đầy đủ thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, văn bản ban hành ra thì
có hiệu lực pháp lý cao. Trong quá trình giải quyết công việc cũng nhờ vậy mà
công việc được giải quyết nhanh hơn và đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn
bản là một nhiệm vụ quan trọng. Để đưa ra các quyết định, ý kiến chỉ đạo
của Viện PTCN&GD đã tiến hành xây dựng và ban hành văn bản.
Việc xây dựng và ban hành văn bản của Viện được thực hiện như sau:
* Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.
Viện phát triển công nghệ và giáo dục coi việc soạn thảo văn bản là
khâu quan trọng trong công tác văn phòng. Theo quyết định số 4148/QĐBKHCN ngày 30/12/2013 quyết định về việc ban hành Quy chế Công tác
văn thư, lưu trữ của Bộ khoa học và công nghệ thì Viện phát triển công
nghệ và giáo dục có quyền ban hành các văn bản sau:
Quyết định thành lập các trung tâm trực thuộc Viện,quyết định bổ
nhiệm các cá nhân trong Viện,…….
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản .
Một văn bản ban hành bao giờ cũng đảm bảo đúng thể thức của một
văn bản, nghĩa là phải đầy đủ 09 thành phần, nếu văn bản mật hoặc khẩn có
đủ 10 thành phần, bao gồm:
-

Tiêu đề

-

Tên cơ quan ban hành văn bản

-

Số và ký hiệu văn bản

-

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

-

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

-

Nội dung văn bản
17


-

Chữ ký, thể thức đề ký

-

Dấu cơ quan ban hành

-

Nơi nhận văn bản

-

Dấu chỉ mức độ mật khẩn ( nếu có)
* Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước cần thiết và thứ tự của các
bước đó trong việc chuẩn bị, xây dựng, thông qua và ban hành một văn
bản. Quy trình soạn thảo văn bản của Viện gồm 3 bước chính:
- Bước 1: Chuẩn bị, gồm các công việc như:
+ Xác định mục đích ban hành văn bản.
+ Xác định tầm quan trọng của vấn đề, sự việc.
+ Chọn hình thức văn bản thích hợp.
+ Sưu tầm tài liệu, tư liệu, thu thập thông tin phục vụ cho việc xây
dựng văn bản.
- Bước 2: Viết dự thảo văn bản, trình duyệt dự thảo văn bản.
- Bước 3: Trình văn bản lên người đứng đầu, thủ trưởng cơ quan ký
văn bản, sau đó đóng dấu cơ quan và làm thủ tục phát hành văn bản, nhân
văn bản (in đủ số lượng phát hành), tổ chức lưu văn bản.
Thông thường, văn thư cơ quan vào sổ quản lý văn bản đi, phát hành
văn bản nào cũng phải giữ lại một bản để lưu.
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của Viện phát triển
và công nghệ là một quy trình khép kín. Nhìn chung việc soạn thảo văn bản
có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, xong Viện phát triển công
nghệ và giáo dục đã tổ chức thực hiện đảm bảo đầy đủ các yếu tố của thể
thức văn bản, sử dụng đúng thẩm quyền ban hành văn bản, mang tính hiệu
lực pháp lý. Đây chính là ưu điểm lớn củaViện trong quá trình soạn thảo
văn bản.

18


2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là văn bản, tài liệu gửi đi như: Quyết Định, Chỉ Thị, Công
Văn…
Trong hoạt động hằng năm của cơ quan văn bản hình thành với số
lượng không nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức chưa
tập trung và thống nhất giữa Viện và các trung tâm, công tác quản lý văn
bản còn nhiều hạn chế. Theo kết quả khảo sát được của năm 2015, số lượng
văn bản của Viện được ban hành, trong đó:
Quyết định: 152 văn bản
Công văn: 63 văn bản
Còn lại là các loại văn bản hành chính thông thường như: kế hoạch, tờ
trình,…
Văn bản đi phong phú về nội dung và hình thức, trong hoạt động của cơ
quan viết tay hoặc đánh máy gửi cho các đối tượng có liên quan.
Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:
Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra, đánh máy in văn bản
-

Phân công soạn thảo: Do cán bộ chuyên viên được phân công chịu trách nhiệm.

-

Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo
Soạn thảo văn bản : Chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải
tuân theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

-

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Kiểm tra: do chuyên viên văn phòng, Chánh văn phòng chịu trách nhiệm.
Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, Văn phòng
Viện phát triển công nghệ giáo dục đã trang bị máy tính và máy in.
Cán bộ đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo, khi thấy không có vấn đề gì thì đánh máy
nguyên văn bản đã viết tay và in lại văn bản. Văn bản đã được đánh máy
xong thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban, các Trung
tâm trực thuộc (đối với những văn bản ban hành nội bộ) và gửi đi các cơ
quan, đối tác khác (đối với những văn bản gửi đi ngoài cơ quan).
Bước 2. Trình ký
19


Ký văn bản để ban hành là khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của văn bản. Văn bản sau khi được chuyên viên thảo xong sẽ được
trình duyệt cho lãnh đạo để hoàn chỉnh bản thảo, sau đó trình cho người có thẩm
quyền ký văn bản (khi văn bản đã được kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức, thể
thức và kỹ thuật trình bày).
Tại Văn phòng Viện PTCN&GD việc ký văn bản được tiến hành
ngay sau khi văn bản được đánh máy, in xong thì Chánh Văn Phòng kiểm
tra về thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, rồi trình lên Viện trưởng
hoặc Phó Viện trưởng ký theo đúng thẩm quyền quy định trong quy chế
hoạt động của cơ quan.
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,
không dung bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 3. Kiểm tra về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư

có trách nhiệm kiểm tra lại về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản trình bày phải đảm bảo theo thể thức quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức kỹ thuật trình bày bản hành chính. Đảm bảo 9 yếu tố thể thức, nếu phát
hiện có sai xót thì văn thư phải kịp thời yêu cầu đơn vị soạn thảo, sửa chữa, bổ
sung, làm lại nếu cần thiết.
Bước 4. Công tác đóng dấu văn bản.
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành.
Qua khảo sát tôi thấy, việc đóng dấu văn bản của Viện được tiến hành
theo đúng quy định.
Dấu được cất giữ tại Văn phòng Viện, cán bộ văn thư chịu trách
nhiệm đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể
thức, ký đúng thẩm quyền, đấu được đóng đúng vị trí là một phần ba lệch
về bên trái chữ ký.
Viện dùng chung các loại dấu sau:
 Dấu văn phòng.
20


 Dấu chức danh: Dấu Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Dấu tên…
Bước 5. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản
đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào những
phương tiện đăng ký như: sổ đăng ký văn bản đi… Đăng ký văn bản là công
việc bắt buộc phải thực hiện khi chuyển giao văn bản đến cơ quan nhằm quản lý
chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư trực tiếp đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
Tất cả các công văn đi của Viện sau khi đã có chữ ký và đóng dấu
thì được đăng ký vào “ sổ đăng ký văn bản đi “ của cơ quan, văn bản đăng

ký rõ ràng, chính xác.
Do số lượng văn bản trong cơ quan không nhiều nên chỉ lập một sổ
là: Sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đi.
Tuy nhiên mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Viện chưa được lập đúng
theo mẫu sổ quy định của Nhà nước.
Bước 6. Chuyển giao văn bản.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các
văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, kèm thủ tục gửi đi
ngay đến đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản đến các cơ quan hay cá nhân
ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện và sử dụng hai loại phong bì, loại có
kích thước 13cm×20cm và loại lớn hơn là 15cm×25cm. Phong bì được
trình bày hai phần rõ ràng có hai phần:
 Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
 Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong
bì.
Khi làm thủ tục gửi văn bản. Cán bộ văn thư kiêm nhiệm tiến hành
ghi các thông tin vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng. Đặc biệt phần nơi nhận,
ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản. Vì với số lượng văn
bản ít, các văn bản chủ yếu là các bản hợp đồng về nghiên cứu khoa học,
21


dịch vụ nghiên cứu khoa học, các văn bản phối hợp tuyển sinh và đào
tạo…. Được đăng ký trên một sổ để giảm bớt một giấy tờ, hiện đại hóa quy
trình chuyển giao nên Viện không có sổ chuyển giao văn bản.
2.2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
“ Khái niệm về văn bản đến”
Văn bản (công văn) đến là toàn bộ văn bản – tài liệu do cơ quan nhận
được từ nơi khác đến.
Trong quá trình hoạt động văn phòng phải nhận một khối lương văn

bản đến của các cơ quan cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công
việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý rất chặt chẽ. Đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng
ngày của cơ quan.
Quá trình giải quyết văn bản đến gồm các giai đoạn sau:
Bước 1.Tiếp nhận, bóc bì văn bản.
Qua khảo sát tôi thấy, việc tiếp nhận, bóc bì văn bản ở Văn phòng
Viện tiến hành rất tốt. Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản (gửi qua đường
bưu điện) gửi đến.
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm
tra, phân loại các văn bản đến này.
Khi nhận được văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra một cách cần
thiết xem phong bì có bị bóc trước hay không, kiểm tra xem văn bản có
đúng gửi cho cơ quan `mình hay không, số lượng văn bản có đầy đủ hay
không, có bị rách không. Với những trường hợp sai sót thì nhân viên văn
thư sẽ báo ngay cho Chánh Văn Phòng xử lý kịp thời. Sau khi đã kiểm tra
xong thì nhân viên văn thư tiến hành phân ra thành hai loại là những văn
bản cần đăng ký vào sổ.
Bước 2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ.
Để tạo điều kiện cho việc văn bản được chặt chẽ, tất cả công văn đến
của cơ quan đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên
22


đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm đến.
Hiện đang quản lý văn bản bằng sổ hằng năm do số lượng văn bản
đến không nhiều nên lập các sổ đăng ký văn bản theo một loại là: Sổ đăng
ký văn bản cho tất cả các văn bản đến của Viện.
Bước 3. Trình phối và chuyển giao văn bản đến.
Theo đúng trình tự nghiệp vụ tất cả các văn bản đến sau khi đã được

bóc bì, đóng “ Dấu đến” và đăng ký vào sổ để quản lý. Nhân viên văn thư
sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn Phòng xin ý kiến trình phối đến các bộ
phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi Chánh Văn Phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo
nhân viên văn thư sẽ tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận,
người nhận” rồi trực tiếp chuyển văn bản đến các phòng bộ phận cá nhân
theo ý kiến đã cho.
Tuy nhiên ở Viện PTCN&GD chưa có “Dấu đến” và phiếu giải quyết
văn bản chưa được Văn phòng Viện áp dụng trong việc giải quyết công
việc hàng ngày.
Bước 4. Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản.
Tất cả các văn bản đến của Viện PTCN&GD đều được giải quyết
nhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền, việc chuyển công
văn cũng đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị cá nhân.
Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết văn bản thuộc thẩm quyền
của Viện trưởng cùng với Chánh Văn phòng. Nhân viên văn thư luôn quan
tâm đến việc giải quyết văn bản của cơ quan, có những chắc trở kịp thời
khi văn bản chưa được giải quyết. Tuy nhiên văn phòng Viện chưa có sổ
theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công
tác quản lý Văn bản, tổ chức giải quyết văn bản chưa sát.
e. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu.
Viện đã quy định: Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các
phòng, Ban chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của
23


mình. Tuy nhiên các đơn vị trực thuộc Viện, các cá nhân chưa làm tốt công
tác này.
Việc nộp lưu tài liệu của các Đơn vị trực thuộc còn nhiều hạn chế và
chưa được giải quyết.

2.2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan trong
bộ máy tổ chức Nhà nước, khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của
văn bản, mỗi cơ quan tổ chức phải có một mẫu dấu riêng, nó thể hiện tính
pháp lý và chân thực của văn bản.
Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong cơ quan
là việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của nhà nước vì con
dấu là yếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành.
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý.
Tại Viện PTCN&GD, Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của
CTVT, cũng như việc quản lý và đóng dấu. Nắm được tầm quan trọng của
con dấu, cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu đã
thực hiện việc sử dụng bảo quản dấu rất tốt.
Viện phát triển công nghệ và giáo dục đã sử dụng hai loại dấu là:
Dấu cơ quan và dấu chức danh của Viện trưởng và các phó Viện trưởng.
Dấu được đóng đúng quy định, chỉ được đóng lên những văn bản có
đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay
nhưng văn bản không đúng thể thức, dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về
bên trái, cơ quan dùng mực dấu đỏ để đóng lên văn bản.
2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Tổ chức quản lý công văn giấy tờ trong một cơ quan nhằm phục vụ
thông tin kịp thời nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không
những quản lý công văn Đi – Đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng
đóng vai trò hết sức quan trọng.
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công
24


tác Văn thư là móc xích nối liền giữa CTVT với công tác Lưu trữ.

Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có hai loại có giá trị để giải quyết
công việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại
bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài
liệu.
Qua quá trình thực tập em nhận thấy rằng: Công tác lập hồ sơ hiện
hành ở Viện phát triển công nghệ và giáo dục chưa đảm bảo yêu cầu. Tài
liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau. Văn bản trong hồ sơ
chủ yếu là văn bản gốc, nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể làm
bằng chứng pháp lý.
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một
năm. Cán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ Lưu trữ
tiến hành thu thập bổ xung tài liệu vào Lưu trư cơ quan, nhưng công việc
này chưa được tiến hành theo quy định.
2.4. Đánh giá
2.4.1. Ưu điểm
- Nhìn một cách tổng thể, Viện phát triển công nghệ và giáo dục đã tuân
thủ đúng quy trình nghiệp vụ đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý và giải
quyết văn bản. Nhờ đó công tác văn thư được nâng lên một bước, đổi mới đáng
kể trong thực hiện các nội dung văn thư.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định
hiện hành, hoàn chỉnh về mặt nội dung.
- Trang thiết bị như: máy fax, máy tính, máy in đã được viện trang bị đầy
đủ cho CTVT.
- Thời gian làm việc của cán bộ văn thư khá chặt chẽ và đúng giờ
- Các khâu trong công tác quản lý văn bản đi – đến được thực hiện chính
xác, nhanh chóng và khoa học nên có tác dụng rất lớn trong việc nâng cao chất
lượng hiệu quả của Văn phòng cũng như của cơ quan. Đặc biệt tất cả các văn
bản đi văn bản đến của cơ quan đều được tập trung một đầu mối, thống nhất tại
25