Công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư trong các cơ quan Hành chính nhà nước đóng một vai
trò rất quan trọng trong công tác quản lý cũng đối với tất cả các cơ quan, tổ chức
trong xã hội. Mỗi cơ quan tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có đặc điểm chung là trong quá trình quản lý và hoạt động đều tạo ra những văn
bản giấy tờ và đòi hỏi công tác văn thư phải lưu trữ lại để tham khảo,tra cứu khi
cần thiết sử dụng . Việc soạn thảo văn bản quan trọng nhưng việc lưu trữ bảo
quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu cũng quan trọng không kém. Chính
vì vậy trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần có công tác văn thư. Để thấy
tầm quan trọng của công tác văn thư trong thời kì hiện đại hóa mọi công tác của
ngành văn thư được hiện đại hơn cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý
lãnh đạo và điều hành.
Cùng với sự phát triển của đất nước, bộ máy nhà nước đã có những bước
phát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng sự nhân dân. Để đảm bảo sự
lãnh đạo, chỉ đạo tập trung, thống nhất của nhà nước, công tác truyền tải thông
tin chỉ đạo từ trên xuống dưới về chủ trương, chính sách và phản ánh thực tiễn
từ dưới lên để báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất những ý kiến, bất cập để
điều chỉnh, bổ sung ngày càng cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến
nhất là bằng hình thức văn bản. Chính vì vậy, công tác văn bản đã được áp dụng
với nhiều sáng kiến, đổi mới, với tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiến tiến được
phục vụ vào công tác này, đặc biệt là giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như
hiện nay, nối mạng toàn cầu, công tác văn bản đã trở thành đơn giản khi trao đổi
thông tin giữa các quốc gia trên toàn thế giới.
Văn bản ngày nay đang được áp dụng phổ biến tại các cơ quan, đơn vị
trong hệ thống chính trị (Đảng, chính quyền, các đoàn thể chính trị xã hội...), là
hình thức chuyển thông tin cơ bản nhất, có tính pháp lý cao, đang được sử dụng
rộng rãi. Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan

nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là
phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ
chức và công dân.

2


Việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của Nhà nước sẽ
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm
bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý
hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy
việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực
vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà
nước nói chung.
2. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư của Tòa án nhân dân
quận Cầu Giấy.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận
Cầu Giấy năm 2015.
3. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của công tác văn
thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm về công tác văn thư, thực trạng công
tác văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy, những mặt đã làm được và chưa
làm được, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm
khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu của công tác
văn thư tại đây.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Tòa án nhân
dân quận Cầu Giấy
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

3


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư
1.1.1. Một số khái niệm về công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho các hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội, các đơn vị vũ trang. Là hoạt động các công việc về vấn đề \xây dựng văn
bản và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản
hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ
quan đạt hiệu quả.
Công tác văn thư là hạot động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành
trong hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động
khởi đầu bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn
bản và tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ
sơ, quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Nội dung của công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân

dân (gọi tắt là cơ quan).
Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú
và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết là
những văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ
đạo của cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề
nghị phối hợp thực hiện. Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh
ra được lưu tại các phòng ban chuyên môn.
Nghiệp vụ của công tác văn thư:
-Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
4


+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
-Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)
+ làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
+ Lưu văn bản đi.
-Quản lý và sử dụng con dấu
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thầm quyền
+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm

+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức
+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung.
1.1.3. Vai trò của công tác Văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là
rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

5


Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,
tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác

văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà
nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan
hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao
hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn
thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa
thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu
trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa
đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…
Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất
lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước
như sau:

6


Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là
các cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn,
một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các
cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến
các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên
chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư,
lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở

Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp
thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải
quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn
thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư,
lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát
triển của ngành.
Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm
văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học
công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian,
công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá
tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu
lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm
quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

7


hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác
của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái quát về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Tên đơn vị: Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Trụ sở làm việc tại số 18 ngõ 68 đường Cầu Giấy, phường Quan Hoa,
quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Về cơ sở vật chất:

Trụ sở của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được xây dựng 3 tầng trên
diện tích đất sử dụng 1470m2 gồm có 16 phòng làm việc, 03 phòng xử án, 01
phòng họp, 01 hội trường, 02 kho lưu trữ. Các phòng làm việc đều được trang bị
đầy đủ bàn ghế làm việc, tủ để hồ sơ tài liệu, máy vi tính, máy in, máy
photocopy, máy fax, và 02 xe máy...phục vụ các cán bộ công chức trong đơn vị
hoạt động chuyên môn tốt.
1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Quá trình thành lập :TAND quận Cầu Giấy là một Tòa án non trẻ, nơi cửa
ngõ phía Tây của Thủ đô Hà Nội, Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy đươc thành
lập năm 1977 trên cơ sở Nghị định số 74/CP ngày 22/11/1996 của Thủ Tướng
Chính phủ và quyết định số 1085/QĐ-QLTA ngày 25/12/1996 của Bộ trưởng
Bộ Tư pháp.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Về cơ cấu tổ chức:
Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy có 32 cán bộ công chức và nhân viên hợp
đồng bao gồm 13 thẩm phán (trong đó có 01 Chánh án và 03 Phó Chánh án), 11
Thư ký, 01 Thẩm tra viên, 02 chức danh khác và 05 nhân viên hợp đồng. Trong
đơn vị có 01 Chi bộ đảng, 01 tổ chức Công đoàn, 01 tổ chức Đoàn Thanh niên
và 01 Hội luật gia.

8


1.2.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân quận Cầu
Giấy
Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được thành lập với chức năng nhiệm vụ
chính là xét xử, giải quyết các loại án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình,
hành chính, kinh doanh thương mại, lao động và công tác thi hành án.
Theo quy định tại Điều 170 (BLTTHS) Bộ luật Tố tụng Hình sự (được
thông qua ngày 21/11/2003) thì Toà án nhân dân (TAND) cấp huyện có thẩm

quyền xét xử các vụ án hình sự về những tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạm
nghiêm trọng và rất nghiêm trọng (trừ các tội xâm phạm an ninh quốc gia; các
tội phá hoại hòa bình, chống loài người và tội phạm chiến tranh, các tội quy định
tại các Điều 93, 95, 96, 172, 216, 217, 218, 219, 221, 222, 223, 224, 225, 226,
263, 293, 294, 295, 296, 322 và 323 của Bộ luật Hình sự).
TIỂU KẾT
Qua đây em đã trình bày tóm tắt được những cơ sở lý luận về công tác
văn thư và giới thiệu vài nét về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy và từ đó nắm
được nội dung công tác văn thư lưu trữ , sự hình thành phát triển, chức năng
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy.

9


Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁN
NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư của Tòa án
nhân dân quận Cầu Giấy
2.1.1. Tổ chức công tác Văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo , quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao
gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
nhà nước . Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ
chức, lãnh đạo điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo, do đó công tác văn thư đóng một vai trò rất quan trọng.

Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, các
phòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
của cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất
và chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mật
của cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. Bởi vậy ta thấy rằng công tác
văn thư không thể thiếu trong cơ quan.
Nhiệm vụ chính của cán bộ làm công tác văn thư là:
*Soạn thảo và ban hành văn bản
Thảo văn bản
Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
Đánh máy, nhân bản
Ký bản thảo
*Tổ chức quản lý văn bản đi
10


+ Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyển
giao văn bản đi.
*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao văn
bản đến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
*Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Xây dựng danh mục hồ sơ
Lập hồ sơ
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Quản lý và sử dụng con dấu
Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……
Trách nhiệm quản lý con dấu
Bảo quản con dấu

2.1.2. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư ở Tòa án nhân dân quận
Cầu Giấy
Văn thư Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy là tổ chức giúp việc cho Chánh
án của Tòa án nhân dân quân Cầu Giấy, là đầu mối thông tin giúp cho Chánh án
trong việc điều hòa phối hợp các hoạt động, phối hợp với các đơn vị chức năng
giúp Chánh án soạn thảo và trình Chánh án ban hành các quy định nội bộ nhằm
xây dựng nề nếp quản lý một cách khoa học, có hiệu quả trong quá trình điều
hành các hoạt động của Tòa. Giúp tham mưu cho Chánh án về công tác quản lí
văn bản hoặc quản lý nhân lực.
Tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết kịp thời văn bản đi, văn bản đến
không để xảy ra sai sót; đóng dấu các loại giấy tờ theo đúng nguyên tắc. Thực
hiện tốt công tác lập, lưu hồ sơ, tài liệu của Tòa, Văn phòng nộp lưu vào lưu trữ
phục vụ các cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác thông tin kịp thời và
hiệu quả.
Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được bố trí một phòng làm
việc riêng có trang thiết bị hiện đại như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan,

11


điện thoại.... nơi làm việc của phòng văn thư được bố trí rất hợp lý, khoa
học.phục vụ cho công tác hành chính quản lí văn bản và tiếp công dân.
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân
dân quận Cầu Giấy
2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân
dân quận Cầu Giấy
Được sự quan tâm của Chánh án Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, hàng
năm tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư nhằm nâng cao
trình độ chuyên môn và nắm bắt được những quy chế mới trong công tác văn
thư để áp dụng trong công tác văn phòng cũng như công việc chung của các an

em tròn cơ quan. Hàng quý cán bộ làm công tác văn thư phải có báo cáo để đánh
giá được những kết quả đã làm được, những việc chưa làm được. Lắng nghe ý
kiến đóng góp của các phòng ban khác.....
Trang thiết bị đầy đủ, hiện đại giúp cho quá trình giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Các văn bản chỉ đạo:
Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.

12


2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư
của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy
Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư của
Tòa án quận Cầu giấy
2.3.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến của Tòa án quận Cầu Giấy
Hàng ngày tiếp nhận văn bản, công văn, giấy tờ, đơn thư do các tổ chức,
cá nhân chuyển đến, lấy số công văn đến vào sổ công văn đến và báo cáo Chánh
án xư lý.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, Văn thư hoặc người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn
bản đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ cán bộ, viên
chức hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với Lãnh
đạo cơ quan, người có trách nhiệm để xử lý;
Các loại đơn khởi kiện, đơn xin ly hôn được tiếp nhận vào bộ phận nhận
đơn phải được vào sổ công văn văn đến để trình Lãnh đạo phân công thẩm phán
qiair quyết và xử lý kịp thời.

13


2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
Đăng ký văn bản đi.
Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Lưu văn bản đi.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì báo cho Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hay người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản.
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của đơn vị được ghi số theo sổ công văn đi do Tòa thành
phố cung cấp được Văn thư thống nhất quản lý.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ.
- Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩm
quyền hoặc không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư trả lại vào báo
cáo với lãnh đạo trực tiếp.
Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan và
dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký văn bản
14


Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Nhân bản
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì đơn vị soản thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở
Văn thư;
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết,
tổ chức thực hiện, bảo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;
không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các
đối thượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định;
- Đóng dấu cơ quan
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
Đóng dấu vào phụ lục kèm theo, các loại phiếu
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; phiếu thăm dò tín
nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài do người ký văn bản quyết định và dấu
được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của
phụ lục hay phiếu tín nhiệm, phiếu đánh giá.
Các phụ lục kèm theo văn bản chính phải có chữ ký của người ký văn
bản.
-

Đóng dấu giáp lai

15

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo; Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:
Lực chọn phong bì;
Viết bì;
Vào bì và dán bì;
Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì ( nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi
Những văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngày trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo;
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm
tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Tòa án,
đơn vị hoặc các cơ quan, đơn vị cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản, ghi rõ số lượng, họ tên người nhân và thời giao nhận vào
sổ chuyển văn bản;
Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc
phải gửi văn bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn theo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

16


Đối với những văn bản đi có đóng dấu "Tài liệu thu hồi" phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo
cáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời xử lý.
- Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản
chính lưu trong hồ sơ công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dầu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.Bản còn lại được lưu tại các hồ sơ vụ án.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng bản lưu để theo dõi và phục vụ
kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật của
đơn vị.
Các loại bản án, quyết định của tòa được chia rõ rang thành các mục các
loại bản án quyết định khác nhau.
Văn thư có nhiệm vụ lưu giữ cẩn thận để phục vụ cho công tác sao lưu
hoặc cấp trích sao cho các đương sự.
2.3.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật
Đối với văn bản “ tối mật”, “ tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc
người được ủy quyền bóc và quản lý.
- Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các
nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Văn thư có thể được trủ trưởng giao cho nhiệm
vụ quản lý văn bản”mật” hoặc không. Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyết
văn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người
nhận.

- Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường,
chỉ khác nhau cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”.

17


- Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài bì.người
chịu trách nhiệm làm bì trong phải ghi đầy đủ: số, ký hiệu nơi nhận và đóng dấu
độ mật lên bì trong sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài
như đối với văn bản thường.
2.3.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
- Quản lý con dấu
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh án việc quản lý sử dụng
con dấu của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm
trước các cấp trên do đơn vị có con dấu riêng.
Con dấu của đơn vị được giao cho viên chức văn thư quản lý và sử dụng.
Viện chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của viên chức văn thư.
Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Tòa thì phải có sự đồng ý của Chán án Tòa
án quận Cầu Giấy. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như
ngoài giờ làm việc;
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng viên chức văn thư phải báo cáo cho Chán
án, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh án Tòa của
đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
Các đơn vị khi khắc, đổi dấu phải theo hướng dẫn của Văn phòng. Mẫu dấu
và bản sao giấy chứng nhận đăng ký sử dụng con dấu của các đơn vị phải lưu tại

phòng Hành chính – Lưu trữ, Văn phòng Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy.
- Sử dụng con dấu
Viên chức văn thu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của đơn vị để
chuyển phát đi hoặc cấp cho đương sự.
Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
và có chữ ký của Chánh án, các Phó Chánh án, thẩm phán và Chánh văn phòng.
18


Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc
đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
2.3.5. Lập hồ sơ và lưu trữ
Nhập hồ sơ vào kho lưu trữ
Hồ sơ vụ án có hiệu lực pháp luật phải nộp cho kho lưu trữ.mỗi hồ sơ phải
có bản mục lục, đục lỗ buộc dây hoặc kẹp sắt, sắp xếp theo quy định và có thống
kê đóng dấu tròn và dấu bút lục đầy đủ.
Các bên giao nhận có ký nhận và vào sổ theo dõi đầy đủ;
Sau khi giao nhận với cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ cần phải vào sổ theo
dõi hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo đúng trình tự quy định.
Hàng năm cán bộ văn thư lưu trữ kho phải kiểm tra đối chiếu về việc giao
nộp hồ sơ vụ án.
Nếu các thẩm phán muợn hồ sơ vụ án dân sự, hôn nhân gia đình, lao
động, kinh doanh thuơng mại hoặc kinh tế, hành chính, đình chỉ , tạm đình chỉ
để tiếp tục giải quyết theo trình tự thủ tục và sự phana công của cấp trên thì phải
đuợc sự đồng ý của lãnh đạo. nguời trực tiếp muợn hồ sưo phải kí nhận vào sổ
muợn hồ sơ của cán bộ lưu trữ.
Nếu Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát Hà Nội, Toà án nhân
dân Tối cao, Toà án nhân dân thành phố Hà Nội và Toà án nhân dân các quận
huyện khác muợn hồ sơe thì phải được sự đồng ý của Chánh án. Nguời nhận

phải làm thủ tục kí nhận vào sổ muợn hồ sơ vủa cán bộ lưu trữ.
Hồ sơ của kho lưu trữ đuợc quản lý theo cách thức của tài liệu mật. chỉ
duy nhất nguời quản lý kho lưu trữ đựoc giữ chìa khoá kho tài liệu hồ sơ.
TIỂU KẾT
Qua chương 2, em đã tìm hiểu và nắm được tình hình tổ chức cán bộ văn thư
lưu trữ của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy. Qua đó tìm hiểu và đánh giá chung
đươc thực trạng công tác văn thư- lưu trữ và tình hình quản lý, công tác chỉ đạo về
văn thư - lưu trữ và nghiệp vụ văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy.

19


Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
3.1. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư của tòa án nhân
dân quận Cầu Giấy
3.1.1. Ưu điểm
Công tác văn thư
Công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách tập trung tại một
đầu mỗi, quá trình bố trí, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư một cách khoa
học, phù hợp nên công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đảm bảo
các yêu cầu về công tác văn thư. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu
năm, lại thường xuyên được cử đi tập huấn, đi học các lớp bồi dưỡng nhằm củng
cố thêm kiến thức nghiệp vụ một cách thuần thục, linh hoạt, nhạy bén. Cán bộ
văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu vì vậy mà
công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng
con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện
một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của nhà nước.
Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và

phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và
kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng
thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc
của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho
cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tòa án nhân dân quận Cầu giấy chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
trong giải quyết các công việc. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị
soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng công tác soạn thảo của Tòa là
rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của
văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một
20


văn bản.chính vì vậy Tòa án thường xuyên tổ chức cho các cán bộ đi học các lớp
bối dưỡng, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân
viên.
Mở các lớp tập huấn cho cán bộ Văn phòng, văn thưu, lưu trữ nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng và các phòng ban.
Bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ học thêm các lớp đào tạo ngắn hạn về tin
học và ngoại ngữ để nhân viên có thể sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng
hiện đại.
phòng hành chính phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở có văn bản chỉ
đạo cho nhân viên trong công tác văn phòng.
Tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật
hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của
cán bộ, công chức, viên chức của Tòa.
Có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm
việc của cán bộ Tòa để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.

Năng lực chuyên môn mới: phải được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp
vụ; luôn được đào tạo, cử đi học nâng cao kiến thức có thể sử dụng thành thạo
các trang thiết bị văn phòng hiện đại, vận dụng khoa học công nghệ, chuyên sâu
vào tin học, khoa học công nghệ, thiết bị truyền thông ...vv, và cách vận dụng
hiện đại. Ngoài ra cần tạo mối quan hệ giữa các nhân viên trong văn phòng,
trong giao tiếp, ứng xử tạo ra môi trường làm việc thoải mãi.
Yêu nghề, có hoài bão nghề nghiệp, luôn nỗ lực, có ước mơ thăng tiến
trong công việc. Ngoài ra, cán bộ soạn thảo văn bản cần cập nhật những thông
tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo văn bản của các cơ quan Nhà nước
cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó
không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy
những tích cực và khắc phục những hạn chế của mình.
Trong nội dung hoạt động của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy là đơn vị
luôn thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, luôn đi đầu
trong phong trào thi đua của quận.
21


Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn, nhạy bén,
say mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy công tác hành chính văn
phòng luôn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.Đáp ứng được
yêu cầu cải cách nền hành chính trong thời đại mới.
Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc
được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành, sự chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan.
Văn phòng của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy đã thực hiện tốt khâu
nghiệp vụ của Văn phòng như: Văn thư - lưu trữ, hành chính văn phòng. Văn
phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo, máy
fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu,...) phục vụ cho hoạt động của Văn phòng.

Công tác soạn thảo văn bản
Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo được lãnh đạo văn phòng chỉ
đạo các cán bộ, nhân viên thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời
giúp cung cấp thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản áp dụng tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị dịnh số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thông tin đảm
bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. nhằm thực hiện theo đúng yêu
cầu thể thực do nhà nước ban hành đề ra.

Công tác lưu trữ
Các tài liệu và hồ sơ vụ án tại TAND quận Cầu Giấy được cán bộ Văn thư
– Lưu trữ tổ chức và đưa vào bảo quản theo đúng quy định, phục vụ mục đích
22


tra tìm, sử dụng của cán bộ, công nhân viên trong toàn cơ quan luôn kịp thời,
hiệu quả.
Công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy đã được quan tâm
thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ được đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ
ẩm, tránh ánh sáng, chống cháy nổ, tác động của côn trùng.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các
biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của
tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ…. Thường xuyên làm vệ sinh kho
như quét dọn, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ,

hiện đại, bảo đảm việc bảo quản, sử dụng hiệu quả giải quyết công việc.
Công tác tổ chức nhân sự tại Tòa án
Để việc thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Lãnh đạo Tòa án
nhân dân quận Cầu Giấy cũng đã chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự, đội
ngũ cán bộ công chức, viên chức, công nhân viên làm việc thuộc văn phòng một
cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc
của từng thành viên nói riêng và của văn phòng nói chung để hoàn thành công
việc được giao, phụ trách của mình. Từ đó, tạo ra môi trường làm việc ổn định,
mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Bên cạnh đó, Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy cũng chú trọng với việc
nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng như:
Cử cán bộ đi học, tổ chức cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn về nội dung,
nghiệp vụ, kỹ năng, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp có bằng cấp.
Cán bộ, công chức trong văn phòng đều có ý thức thực hiện tốt các nội
quy, quy định của cơ quan cũng như nhiệm vụ được giao.
Việc sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc trong văn phòng cũng
đã hợp lý, mỗi người phụ trách theo từng mảng công việc đảm bảo công việc
không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được giải quyết một cách nhanh
chóng và hiệu quả nhất.
Trong hoạt động quản lý con dấu.
23


Trong hoạt động quản lý con dấu, văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu
Giấy đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định trong việc bảo quản và sử dụng con
dấu. Việc đóng dấu được thực hiện đúng, không xảy ra tình trạng đóng dấu sai
thể thức, đóng dấu khi chưa có chữ ký và đóng dấu phải trình theo bản gốc.
Ứng dụng kỹ thuật thông tin
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong hoạt động của Viện nói chung và
của hoạt động văn thư nói riêng luôn luôn được ưu tiên hàng đầu.

Ứng dụng công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất
quan trọng trong hoạt động quản lý của Cơ quan.Công nghệ thông tin áp dụng
trong soạn thảo văn bản và trong hoạt động xử lý và trao đổi thông tin qua
mạng. Do đó tình hình phong cách làm việc mới , có hiệu quả cao, tạo điều kiện
để trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải quyết công việc.
Ngoài ra công nghệ thông tin còn được áp dụng trong việc chuyển giao văn bản,
những văn bản không quan trọng đều được scan gửi qua mail...
Về kỹ thuật và trang thiết bị văn phòng
Với những thành tựu của Khoa học kỹ thuật, đặc biệt là sự phát triển bùng
nổ của Công nghệ thông tin thì việc ứng dụng các thành tựu vào quy trình soạn
thảo văn bản ngày càng được sử dụng phổ biến, đa dạng hơn. Nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác soạn thảo ở đây không phải là chỉ thực hiện các quy trình tác
nghiệp mà còn phải thay đổi cả trang thiết bị làm việc của nhân viên, các máy
tính cũ, hỏng nên được thay mới, phục vụ cho quá trình làm việc của các nhân
viên thực hiện công tác soạn thảo được diễn ra thuận lợi hơn. Ngoài ra còn có
máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều loại máy kèm theo.
Việc trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cần chú ý
tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó
nhằm nâng cao hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất.
Về kỹ thuật và trang thiết bị. Vì là đơn vị thuộc ngành Tòa án nên cơ quan
đã được trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện máy móc làm việc.
Quản lý và vận hành hiệu quả hệ thống cơ sở kỹ thuật hạ tầng; đảm bảo
việc thông tin liên lạc thông suốt; trang âm, khánh tiết tại hội nghị, hội thảo…
24


được phục vụ theo yêu cầu của Lãnh đạo Tòa; duy trì, bảo dưỡng thường xuyên
hệ thống điện nước; sửa chữa lắp đặt thêm hệ thống đèn ngoài trời phục vụ công
tác xét xử.
Để hướng tới việc xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trong tương lai

thì trang thiết bị văn phòng là một yếu tố có vai trò rất quan trọng cho văn
phòng, giúp cho công việc được giải quyết một cách dễ dàng, góp phần tích cực
vào hoạt động của văn phòng. Vì vậy Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy chú trọng
đầu tư, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
Thực hiện nội quy cơ quan
Thực hiện tốt nội quy, quy chế của cơ quan. Các cán bộ nhân viên luôn đi
làm đầy đủ đúng giờ. Thực hiện tốt các công tác được phân công dù còn rất
nhiều khó khăn vướng mắc.
Đối với văn bản mật.
Cán bộ văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo đúng quy định không
xảy ra tình trạng lộ thông tin ra ngoài
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định;
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo đơn vị và được
thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước.
Ứng xử trong tiếp tân ngoại giao, lễ tân phục vụ
Trong lễ tân đảm bảo nguyên tắc lễ tân ngoại giao, đặc biệt trong đón tiếp
ban đầu, hội nghị, mời cơm; trong tiếp khách bộ phận văn phòng chuẩn bị rất kĩ
càng và cẩn thận. Cán bộ các bộ phận của đơn vị tạo được ấn tượng tốt về lòng
mến khách và tinh thần phục vụ chu đáo đối với khách đến thăm và làm việc tại
cơ quan, đơn vị.

25