Thực trạng Công tác Văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT

LỜI CẢM ƠN
Để có được những buổi khảo sát rất bổ ích và hiệu quả tại Công ty CP Địa
ốc Dầu khí Viễn thông PVT giúp Em có thêm những bài học bổ ích, những kinh
nghiệm quý báu phục vụ cho công việc của bản thân trong tương lai Emxin gửi
lời cảm ơn chân thành đến:
Ban Giám đốc của Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT, các cô
chú của phòng Hành chính – Tổng hợp và toàn thể nhân viên trong Công ty.
Bên cạnh đó tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của
thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tại Công ty mình đang làm việc trực tiếp
tại Văn phòngcũng như hoàn thành bài báo cáo này.
Do thời gian khảo sát không nhiều, cũng như kinh nghiệm đi làm thực tế
của bản thân ở Công ty còn một số hạn chế. Vì vậy, trong khuôn khổ bài viết
này, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự
đóng góp, bổ sung của các thầy, cô giáo bộ MônTrường Đại học Nội vụ Hà Nội,
cùng ban lãnh đạo công ty cũng như các cô chú nhân viên trong Công ty để bài
viết này của Emđược đầy đủ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngàythángnăm


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..............................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu.....................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................2
6. Đóng góp của đề tài......................................................................................3
7. Cấu trúc đề tài...............................................................................................3
Chương I...........................................................................................................4

MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP...............4
ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT.........................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CP Địa ốc
Dầu khí Viễn thông PVT...............................................................................4
1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty..............................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty................5
2.1. Chức năng..................................................................................................5
2.2. Nhiệm vụ....................................................................................................5
2.3. Quyền hạn..................................................................................................5
2.4. Bộ máy Tổ chức của Công ty.....................................................................6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng tại Công
ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT.........................................................7
1. Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn và Cơ cấu tổ chức của văn
phòng Công ty...............................................................................................7
1.1. Khái quát....................................................................................................7
1.2. Chức năng..................................................................................................7
1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn............................................................................7
1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty.....................................................8
Chương II...........................................................................................................11
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCÔNG TY CP ĐỊA ỐC..........11
DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT........................................................................11
2.1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng.................................................11


2.1.1. Đánh giá vai trò của của công tác Văn phòng trong việc chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty.Ví dụ
những tình huống cụ thể..............................................................................11
2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của Công ty . Đánh giá ưu điểm, hạn chế...............................................12

2.1.3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty
(Xem phụ lục số 3)......................................................................................14
2.2. Khảo sát công tác Văn thư.......................................................................17
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty ( Ưu điểm, Nhược điểm ).........17
3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trọng việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Công ty.........................................19
2.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ................................20
Chương III.........................................................................................................21
ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ...............21
KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CHO CÔNG TY CP ĐỊA ỐC.....21
DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT........................................................................21
2.1. Các vấn đề nghiệp vụ văn phòng.............................................................21
2.2. Hiện đại hóa văn phòng...........................................................................22
PHỤ LỤC



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình nhập sâu thế giới có nền kinh tế lớn vì vậy các ngành, các
lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn
tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây ngành Quản trị Văn
phòng có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền
cải cách hành chính. Ngành Quản trị Văn phòng được xác định là một mặt hoạt
động của bộ máy quản lý và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của Chi
nhánh, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan ,tổ chức cao hay
thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Làm
tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan

liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật
góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của
mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản nói
chung trong hoạt động quản lý cơ quan nói riêng Đảng và Nhà nước ta nhiều
năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác
Quản trị Văn phòng được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt
công tác Quản trị Văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ.
Ngày nay công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của
xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu
hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội
cho đất nước.
Vì tôi là Sinh Viêncủa ngành QTVP nên tôi chọn đề tài này.Tôi thiết nghĩ
đề tài này sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều cho việc học tập bây giờ cũng như tương
lai về nghề nghiệp sau này.
1


Vì tất cả các lí do nêu ở trên cộng với nhận thức được tầm quan trọng của
vấn đề cùng với quá trình lĩnh hội, tiếp thu những tri thức về chuyên ngành
QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng
Công tác Văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT ” làm đề
tài nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
-Đối tượng nghiên cứu
Công tác Văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT.

Về thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2016.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
- Đề tài này nhằm mục tiêu nghiên cứu, phân tích để làm sáng tỏ lý luận
về công tác Văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn phòng tại Công ty CP Địa
ốc Dầu khí Viễn thông PVT.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin.
- Phương pháp điều tra xã hội học: Quan sát, phỏng vấn,…
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
5. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều Đề tài nghiên cứu về công tác Văn phòng nhưng Công tác
Văn phòng tại Công ty Cp Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT thì chưacó một đề
tài nào.
Tất cả các đề tài trên đều tập trung nghiên cứu và đưa ra cái nhìn khác
nhau về công tác Văn phòng .Tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở cáo độ vĩ mô, mang
tính khái quát, chung chung.Vì vậy Em quyết định chọn đề tài này hy vọng sẽ
mang đến cho độc giả một cái nhìn cụ thể, sâu sắc hơn về công tác Văn phòng.
Đồng thời qua đó cũng mong muốn được đóng góp ý kiến nhỏ bé của mình về
2


thực trạng và giải pháp công tác Văn phòng của công ty, nhằm nâng cao công
tác Văn phòng cũng như hệ thống các hoạt động Văn phòng.
6. Đóng góp của đề tài.
Về mặt lý luận: Đề tài nghiên cứu, phân tích, đánh giá, bổ sung, làm
phong phú cho đề tài qua đó làm sáng tỏ lý luận về công tác Văn phòng, giúp
cho các độc giả quan tâm về đề tài này nắm bắt được nội dung thiết thực về hoạt
độngVăn phòng.

Về mặt thực tiễn: Với đề tài này giúp cho công ty nhận ra được những
ưu điểm, nhược điểm của công tác Văn phòng để từ đó đề ra cácphương pháp,
phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên Văn phòng và mục tiêu của công ty,
nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao công tác Văn phòng.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm có 3 chương:
Chương I: Một số Lý luận và khái quát chung về Công ty CP Địa ốc
Dầu khí Viễn thông PVT.
Chương II: Thực trạng Công tác Văn phòngvà Chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí
Viễn thông PVT.
Chương III: Một số giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện công tác
văn phòngtại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT.

3


Chương I
MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP
ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CP
Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT là Công ty CP trực thuộc
Công ty Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVL.
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Địa ốc dầu khí Viễn Thông
Tên tiếng Anh: REALESTATECORPORATIONTELECOMMUNICATIONS
PETROLEUM
Tên viết tắt: PVT
Vốn điều lệ: 240.000.000.000 đồng

Đăng ký kinh doanh số: 0103018343 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội cấp ngày 06 tháng 7 năm 2007.
Lịch sử hình thành và phát triển:Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn Thông(
tiền thân là Công ty Cổ phần Dịch vụ Xuyên Thái Bình Dương và được đổi tên
từ ngày 12 tháng 1 năm 2012).
Ngành nghề kinh doanh:
- Khai thác và Tổ chức thu phí giao thông
- Đầu tư xây dựng, quản lý kinh doanh khách sạn, nhà hàng (không bao
gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar)
- Dịch vụ kê khai thuế hải quan, thu gom, giao nhận, vận chuyển hàng hoá
xuất nhập khẩu;
- Buôn bán hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, tinh dầu, thực phẩm tươi sống,
phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng, các loại nguyên vật liệu xây
dựng, hàng nhựa PE, phôi thép, quặng, hàng tiêu dùng;
- Du lịch lữ hành trong nước và quốc tế;
- Kinh doanh văn phòng cho thuê và đầu tư phát triển nhà;
4


Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản riêng tại ngân
hàng theo quy định của pháp luật. Là doanh nghiệp xây dựng chuyên ngành, đã
tham gia tư vấn thiết kế và thi công nhiều công trình cấp có quy mô lớn của các
Thành phố, khu đô thị và các khu công nghiệp trong cả nước. Công ty có đội
ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và trình độ công nghệ kỹ
thuật thi công tiên tiến, máy móc thiết bị hiện đại, đáp ứng được các nhu cầu về
tư vấn thiết kế và thi công các công trình.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
2.1. Chức năng
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT đại diện cho Tổng Công ty
giới thiệu và thực hiện chức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty trong lĩnh vực Tư

vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường và một số lĩnh vực khác ở một số tỉnh
thành theo quy định của Tổng Công ty.
2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và lập các biện pháp để triển
khai thực hiện theo ngành, nghề kinh doanh của Công ty đã được đăng ký và
một số lĩnh vực khác của Tổng Công ty giao.
- Đại diện cho Tổng Công ty tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng và thực
hiện các hợp đồng kinh tế khi được Tổng Giám đốc Công ty ủy quyền.
2.3. Quyền hạn
1. Kinh doanh các ngành nghề theo giấy phép kinh doanh của đơn vị.
2. Tổ chức quảng cáo tiếp thị, khai thác, lựa chọn và tìm kiếm cơ hội hợp
tác, tham gia đàm phán giao dịch, thương thảo, ký kết Hợp đồng kinh tế, mua
bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp với khách hàng theo phân cấp và ủy quyền của
Tổng Giám đốc Tổng Công ty.
3. Được cấp vốn, vay vốn và huy động vốn theo các quy định và phân cấp
của Tổng Công ty để hoạt động; Tự hoach toán chi phí và phân phối tiền lương
dựa trên nguyên tắc phân phối thu thập của Tổng Công ty và hiệu quả sản xuất
kinh doanh của Công ty.
4. Xây dựng quy chế quản lý nội bộ và thực hiện việc tổ chức quản lý,
5


sản xuất kinh doanh theo phân cấp của Tổng Công ty.
5. Đề xuất với Tổng Công ty phương án sắp xếp cơ cấu tổ chức quan
quản lý sản xuất, tuyển chọn, ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động phù hợp với
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
6. Kiến nghị các biện pháp và phân phối với các phòng, ban, đơn vị trong
Tổng Công ty để thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của Công ty.
7. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, xét nâng bậc lương của cán bộ CNV

trong Công ty.
8. Các quyền khác do Tổng Công ty quy định.
2.4. Bộ máy Tổ chức của Công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT hiện nay
rất gọn nhẹ, bao gồm:
Công ty Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường có 01 Giám đốc và 02
Phó Giám đốc (Giám đốc Công ty – ông Trần Tiến Dũng; Phó Giám đốc Công
ty - ông Phạm VănCông )
- Giám đốc Công ty là người đứng đầu Công ty nhận các nguồn lực do
Tổng công ty giao để tổ chức quản lý, sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ Tổng
công ty giao. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng công ty về kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty.
-Phó Giám đốc là ngườigiúp việc Giám đốc Công ty điều hành đơn vị
theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Công ty về các nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền.
- Các phòng, ban trong Công ty: Giúp việc cho Giám đốc, tham mưu
cho Giám đốc quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra các lĩnh vực gồm các
phòng, ban sau:
+ Phòng Tổ chức - Hành chính là bộ phận giúp Giám đốc Công ty theo
dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của toàn Công ty và các đơn vị trực
thuộc theo đúng pháp luật và thủ tục hành chính Nhà nước.
Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý nhà nước về các mặt: công
6


tác tổ chức cán bộ; công tác quản lý lao động, tiền lương; quản lý thực hiện các
chế độ, chính sách đối với người lao động. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm
tra các đơn thư tố cáo, khiếu nại, công tác quân sự, bảo vệ an ninh nội bộ.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty những công việc được
giao

+ Phòng Kế toán - Tài chính: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty, hạch
toán, phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh đầy đủ các thông tin một cách chính
xác, kịp thời tình hình tài chính của Công ty và tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh để giúp cho lãnh đạo tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công
ty trong công tác lập, triển khai, kiểm tra kế hoạch. Kiểm tra, quản lý xây lắp,
quản lý chất lượng công trình, kỹ thuật thi công. An toàn lao động.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng
tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
1. Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn và Cơ cấu tổ chức
của văn phòng Công ty
1.1. Khái quát
Tên gọi là: Phòng Tổ chức – Hành chính giúp việc cho Giám đốc, tham
mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra các lĩnh vực gồm:
Hoạt động hành chính, hoạt động Văn thư, hoạt động Lưu trữ, hoạt động tổ chức
nhân sự và công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động.
1.2. Chức năng
Văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT là đơn vị thuộc
cơ cấu tổ chức của Công ty Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVL có chức năng tham
mưu giúp Giám đốc tổ chức sắp xếp và điều hành hoạt động của cơ quan và thực
hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty phân công.
1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác tổ chức bộ máy và quản
lý cán bộ, tham mưu giúp Giám đốc Công ty, xây dựng quy định cụ thể, điều
kiện tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Công ty và các
7


đơn vị khác trong Công ty.
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác cải cách hành chính:

Tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hoạt động
của Công ty. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Công ty xây dựng các
Quy định, Quy chế quy định trong việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết các thủ
tục hành chính của Công ty.
Phòng Tổ chức - Hành chínhthực hiện công tác Tài chính- Kế toán: Quản
lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí, báo cáo tổng hợp thu chi ngân sách.
Phòng Tổ chức -Hành chính thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ: Thực
hiện các nhiệm vụ của Văn thư của cơ quan, thực hiện việc quản lý và sử dụng
con dấu, tiếp nhận, sử lý thông tin, thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong cơ quan.
Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng kế hoạch và
theo dõi việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của Công
ty.
Thực hiện công tác quản trị: Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa
chữa, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thựchiện công tác lễ tân, bảo
đảm điều kiện , phương tiện phục vụ công tác của Lãnh đạo Công ty và cán bộ
công chức cơ quan.
Thực hiện công tác tổng hợp và các công tác khác theo sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo Công ty.
1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
- Trưởng phòng là người đứng đầu Văn phòng Công ty.
- Phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng những công việc, nhiệm vụ
được giao.
- Các phòng, ban giúp việc:
+ Phòng Tổ chức – Hành chính;
+ Phòng Kế toán - Tài chính;
+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật;
8

+ Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu;
+ Bộ phận lái xe, bảo vệ.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty (Xem phụ lục số 01)
* Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng Công ty
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tên công việc: Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
- Mã số công việc: 01.
- Chức danh: Trưởng phòng.
- Mã ngạch: 234/tp- vp.
- Phòng, ban: Văn phòng.
- Mức lương: 3.500.000 đồng.
2. Cấp trên trực tiếp: Giám đốc Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông
PVT
3. Nội dung công việc.
- Tham mưu giúp Giám đốc Công ty xây dựng quy định cụ thể, điều kiện,
tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Công ty và các chức
danh khác trong Công ty.
- Trưởng phòng điều hành chung, phân công và kiểm tra thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức của Văn phòng.
- Thực hiện chức năng của Trưởng phòng theo quy chế, quy định nội bộ
của Công ty trong việc ký và ký nháy văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của
Văn phòng, trong quản lý chi tiêu hành chính của cơ quan.
- Tham mưu, đề xuất xử lý công văn đến cơ quan.
4. Mối quan hệ trong công việc.
- Trưởng phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và các
Phó Giám đốc.
- Trưởng phòng có mối quan hệ ngang cấp với trưởng các phòng, ban
trong Công ty trong việc liên hệ công tác, giải quyết các công việc của cơ quan.
- Quản lý nhân viên, giao và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong

văn phòng.
9


5. Nhiệm vụ.
- Trưởng phòng là lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo điều hành mọi công tác
văn phòng.
- Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ như:
Công tác tổ chưc cán bộ, công tác Văn thư, Lưu trữ và các công tác khác.
6. Quyền hạn.
- Trưởng phòng là người đứng đầu Văn phòng, là chủ tài khoản văn
phòng, chịu trách nhiệm thu, chi trong hạn mức ngân sách được phân bổ.
- Có thẩm quyền ra một số quyết định quản lý.
7. Môi trường, điều kiện làm việc:
-70% thời gian làm việc trong Văn phòng, 30% thời gian là đi công tác.
- Được tiếp cận đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ cho
công việc văn phòng.
- Môi trường làm việc tốt, ánh sáng, độ ẩm thích hợp.
8. Tư cách chức vụ.
- Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên.
- Nhanh nhẹn trong quá trình xử lý công việc.
- Khả năng giao tiếp tốt.
- Nắm vững chuyên môn nghiệp vụ.

10


Chương II
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCÔNG TY CP ĐỊA ỐC

DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT
* Khái niệm và những vấn đề cơ bản của công tác Văn phòng.
- Văn phòng ( Phòng Tổ chức - Hành chính)
Là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Chức năng của Văn phòng thể hiện ở 2 mặt sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp.
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho Công ty hoạt động
- Nội dung công tác văn phòng bao gồm:
+ Hoạt động Hành chính
+ Hoạt động Văn thư – Lưu trữ
+ Công tác lao động và tiền lương
+ Hoạt động tổ chức nhân sự
+ Các hoạt động khác
2.1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng.
2.1.1. Đánh giá vai trò của của công tác Văn phòng trong việc chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty.Ví dụ
những tình huống cụ thể.
Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Tham mưu, tổng hợp là sự đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo bằng việc
thu thập, xử lý và tập hợp các thông tin từ nhiều vấn đề, nhiều sự việc nhằm đưa
ra ý kiến tốt nhất phục vụ cho công việc của lãnh đạo.
Đây là một chức năng vô cùng quan trọng của văn phòng không chỉ riêng
ở các tổ chức doanh nghiệp mà ở bất cứ một đơn vị, tổ chức, các cơ quan nhà
nước nào.
Văn phòng giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong chức năng tham mưu,
11

đó là tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện các
quyết định của lãnh đạo, quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày
của cơ quan. Việc tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ, quản lý, chỉ đạo
và điều hành công việc của Công ty, đảm bảo chất lượng. Các vấn đề cần tham
mưu đề xuất phải đúng chủ trương đường lối, chính sách của Đảng, phải trung
thực khách quan, đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu,
đáp ứng các yêu cầu của công tác hành chính.
Văn phòng tham mưu một số công tác như:
+ Tham mưu soạn thảo, trình duyệt các văn bản của Công ty.
+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, năm; sắp xếp
lịch làm việc hàng tuần của cơ quan.
+ Sau các hoạt động thường kỳ của cơ quan thì Văn phòng thực hiện việc
tổng kết, sơ kết các hoạt động đó và báo cáo lên cấp trên.
+ Trong quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin thì Văn phòng
tổng hợp thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định.
+ Trong việc tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan thì Văn
phòng luôn đưa ra các ý kiến tham mưu của mình giúp cho lãnh đạo thực hiện
được tốt hơn công việc của mình.
Ví dụ cụ thể:
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về việc tăng tiền lương cho cán bộ,
công nhân viên khi họ làm thêm giờ với mức lương tương xứng với sức lao
động của họ. Việc tăng tiền lương đã đảm bảo cuộc sống cho cán bộ, công nhân
viên và cũng là đảm bảo cho sự phát triển của Công ty.
2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Công ty . Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là trách nhiệm của Văn
phòng, bộ phận Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác.
Các Phòng, Ban thuộc Công ty phải lập danh mục các đề án gửi về Văn phòng
Công ty, Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm. Sau khi Văn phòng xây dựng chương trình sơ bộ xong gửi bản dự kiến kế

12


hoạch đến các đơn vị tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến sau khi các phòng, ban
thuộc Công ty tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến về văn phòng, văn phòng trình
Giám đốc xem xét, Giám đốc Công ty ký ban hành, phát hành tới các Phòng,
Ban biết và thực hiện. Sau khi các đơn vị thực hiện gửi Báo cáo kết quả thực
hiện và các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động Công tác quý sau và gửi
đến các đơn vị.
* Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty
( Xem phụ lục số 02)
* Trình tự lập chương trình công tác của Công ty CP Điạ ốc Dầu Khí
Viễn thông PVTnhư sau:
- Chương trình Công tác năm:
+ Chậm nhất vào ngày 10/11 hàng năm các đơn vị thuộc Công ty gửi văn
phòng Công ty danh mục những đề án triển khai trong năm, cấp quyết định cơ
quan phối hợp, cơ quan thẩm định, thời hạn trình của từng đề án.
+ Văn phòng Công ty dự thảo Chương trình công tác năm sau chậm nhất
vào ngày 20/11 và gửi đến các đơn vị thuộc Công ty tham gia ý kiến.
+ Trong vòng 5 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công tác
của Công ty, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng
để tổng hợp trình Giám đốc xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, hoàn chỉnh và trình
lãnh đạo Công ty thông qua.
+ Sau khi lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm. Văn
phòng Công ty trình Giám đốc ký ban hành gửi đến các đơn vị để thực hiện.
- Chương trình Công tác Quý:
+ Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối mỗi quý các đơn vị phải có Báo
cáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý đó, soát xét lại các
đề án của quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình
công tác quý sau gửi về Văn phòng Công ty.

+ Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý của Công ty
trình Giám đốc quyết định.
- Chương trình Công tác tháng:
13


+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trong
chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điều
chỉnh chương trình công tác tháng sau. Các đề nghị này phải gửi văn
phòngchậm nhất vào ngày 29 hàng tháng.
+ Văn phòng Công ty tổng hợp lập chương trình công tác tháng, trình
Giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện.
- Chương trình công tác tuần:
+ Căn cứ vào chương trình công tác tháng, sau khi xin ý kiến của lãnh đạo
Công ty, Văn phòng Công ty lập chương trình công tác tuần của lãnh đạo Công
ty và thông báo cho các đơn vị thực hiện.
+ Lãnh đạo các đơn vị thuộc Công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
được giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần của Công ty để
lập chương trình Công tác tuần.
2.1.3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Công ty (Xem phụ lục số 3)
* Chương trình công tác tuần.
Hai tuần một lần, vào buổi sáng của ngày thứ 2 đầu tuần, trưởng phòng
Tổ chức – Hành chính thông báo cuộc họp và sắp xếp các diều kiện tiến hành
cuộc họp giữa Gám đốc, phó Giám đốc và các trưởng phòng đơn vị trong Công
ty. Yêu cầu báo cáo cụ thể kết quả công việc đạt được trong hai tuần và đăng ký
tiếp công việc 2 tuần tới.
Căn cứ tiếp vào chương trình của tháng và Trưởng các phòng đôn đốc
nhắc nhở các cán bộ, nhân viên tiếp tục thực hiện công việc được giao, đẩy
nhanh tiến độ.

Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp ý kiến tại cuộc họp xây dựng kế
hoạch tuần tới trình giám đốc duyệt và gửi tới các Phòng ngay chiều hôm đó.
Trưởng phòng phân công cho các cá nhân thực hiện.
*. Chương trình công tác tháng.
Đây là giai đoạn cụ thể hóa chương trình công tác quý được quy định thực
hiện trong từng tháng của quý, có những việc cần bổ sung, cụ thể trong tháng.
14


Nếu công viêc còn bị tồn đọng và tiến độ thực hiện bị chậm lại cần có văn bản
báo cáo trình Giám đốc xem xét và điều chỉnh trước ngày thứ 22 của tháng.
Các đơn vị, phòng gửi dự kiếnchương trình công tác tháng sau trước
ngày 24.
Phòng Tỏ chức – Hành chính tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình
công tác tháng sau từ 26 tháng trước.
Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trình giám đốc ký, xem xét, phê
duyệt và gửi tới các đơn vị, bộ phận trước ngày thứ 28 đôn đốc thực hiện.
*. Chương trình công tác quý.
Đây là việc cụ thể hóa Chương trình công tác năm đã đặt ra và thực hiện
theo từng quý từ đó có thể bổ sung, điều chỉnh.
Phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị chương trình kế hoạch công tác từ
ngày 15 của tháng cuối quý. Trước ngày 18 các đơn vị, bộ phận gửi văn bản tới
Phòng Tổ chức – Hành chính đánh giá kết quả công việc đạt được trong tháng
đó, gửi dự thảo công tác tháng sau.
Trước ngày thứ 28 của tháng cuối quý Phòng Tổ chức – Hành chính tổng
hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý trình giám đốc ký, sau đó
nhân bản gửi các đơn vị, bộ phận đôn đốc thực hiện công việc.

15

*Chương trình công tác năm.
Đây là chương trình được xây dựng trên nhiều điều kiện được tổng hợp
lại đề ra nhằm hoàn thành hoạt động kinh doanh, đảm bảo sự phát triển của cả
Công ty.
Chương trình công tác năm của Công ty gồm: các đề án, dự án, kế hoạch
xây dựng, kế hoạch kinh doanh lớn do Tổng công ty PVL giao cho hoặc do
Công ty ký kết trong một năm, các nhiệm vụ, giải pháp, phương hướng hoạt
động của cả Côngty.
Lãnh đạo công ty, các trưởng phòng phối hợp với các đơn vị, bộ phận xây
dựng công tác năm của Công ty.
Căn cứ vào nhiệm vụ, phương hướng đề ra Phòng Tổ chức – Hành chính
gửi công văn tới các đơn vị đánh giá công việc thực hiện trong năm đó, kiến
nghị các giải pháp và định hướng công việc cụ thể trên các lĩnh vực cho năm tới,
đồng thời đăng ký các công việc năm tới trước ngày 30/10 hằng năm tới Phòng
Tổ chức – Hành chính.
Các đơn vị nếu có ý kiến, kiến nghị về việc sửa đổi,bổ sung cần có văn
bản gửi tới Phòng Tổ chức – Hành chính. Phòng có trách nhiệm tổng hợp sửa
đổi, xây dựng chương trình công tác năm trước ngày 25/11. Phòng trình lên Phó
giám đốc xin ý kiến và trình lên giám đốc xem xét, ký, duyệt hoặc sửa đổi, bổ
sung theo chỉ đạo của giám đốc ( nếu có).
Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính hoàn chỉnh bản chương trình, đóng
dấu, nhân bản gửi đến các đơn vị, bộ phận trong Công ty để đôn đốc thực hiện.
`* Ưu điểm:
- Phòng Tổ chức – Hành chính được giao nhiệm vụ tham mưu và tổng
hợp thông tin và liên hệ tới các đơn vị, bộ phận khác trong Công ty. Vì vậy
Công ty đặt ra quy định xây dựng những công tác thường kỳ cho Công ty giúp
cho Công ty hoạt động có trật tự, đúng quy trình, đảm bảo tính thống nhất, khoa
học, linh hoạt trong các công việc; tránh sự chồng chéo, trùng lặp trong quản lý
và thực hiện.

- Giúp Công ty đi vào hoạt động có quy củ, theo quy trình đảm bảo tính
16


hợp hiến, hợp pháp tạo sự phát triển bền vững của Công ty.
- Thông qua sự tổng hợp, xử lý công việc kịp thời chuyển giao đến các
đơn vị, phòng Tổ chức – Hành chính các đơn vị trong Công ty.
- Phòng Tổ chức – Hành chính có thể dựa vào các bản kế hoạch để theo
dõi, tổng hợp thông tin trong quá trình thực hiện khi gặp sự cố, bất ổn,…có thể
kịp thời tổng hợp vàtham mưu đưa ra các giải pháp trình lên lãnh đạo Chi nhánh
để điều chỉnh kịp thời, hiệu quả.
- Đảm bảo cho quá trình thực hiện công việc, các chương trình kế hoạch của
Tổng công ty PVLđược triển khai tới các Công tyđược nhanh chóng, hiệu quả.
* Nhược điểm:
- Phòng Tổ chức – Hành chính kiêm nhiệm một số công việc khác nên có
thể thu thập thông tin, tổng hợp, gửi văn bản đến các đơn vị còn chậm, thông tin
nhiều khi bị gián đoạn.
- Phòng Tổ chức – Hành chính làm công việc kiêm nhiệm nên không có
chuyên môn sâu về lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh, thiết kế cơ
sở hạ tầng… mà chỉ tổng hợp xây dựng lịch trình kế hoạch thực hiện, đôn đốc
thực hiện tới các đơn vị.
- Một số đơn vị làm việc không theo quy trình không thông qua phòng Tổ
chức – Hành chính mà trực tiếp làm việc với lãnh đạo nên công tác tham mưu
gặp khó khăn, chậm.
2.2. Khảo sát công tác Văn thư.
*Văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
Đây là hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan có ý nghĩa đặc biệt
quan trọng trong việc đảm bảo thông tin xuyên suốt cho hoạt động cơ quan nhịp

nhàng.
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty ( Ưu điểm, Nhược điểm )
Văn thư là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của
Công ty. Văn thư là người trực tiếp nắm bắt thông tin bằng văn bản của Công ty
17


và trình lãnh đạo Công ty giải quyết. công tác văn thư chủ yếu là dựa vào văn
bản được cụ thể qua các công việc sau: Đánh máy văn bản, tổ chức quản lý văn
bản đi,đến của Công ty, quản lý con dấu, lập hồ sơ lưu.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức, hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vàocông tác văn thư làm tốt hay không,
cũng chính điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan ngày càng được quan tâm
nhiều hơn. Đặc biệt trong công tác quản lý hành chính Nhà nước, công tác văn
thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Ngoài Văn thư chung của
cơ quan, các đơn vị phòng ban trong Công ty không tổ chức Văn thư riêng. Xác
định được tầm quan trọng đó Công ty đã bố trí một cán bộ có trình độ Văn thư
chuyên môn về công tác Văn thư – Lưu trữlàm chuyên trách về công tác Văn
thư, Lưu trữvà in ấn tài liệu.
*Ưu điểm:
- Văn thư Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo
thông tin đạt hiệu quả.
- Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập có vách ngăn kính
trong suốt, được bố trí sát cạnh Văn phòng, một vị trí thuận lợi công việc tiếp
nhận văn bản đến và tiếp nhận thông tin với mọi người.
- Cán bộ làm công tác văn thư hầu hết có trình độ cao (Đại học), thành
thạo trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, thuận lợi cho việc giải quyết
công việc nhanh chóng.

* Nhược điểm:
- Tất cả văn bản đi, đến đều được nhập vào máy tình bằngphần mềm Văn
thư nhiều khi máy tính hỏng,mất điện, hoặc lỗi mạng thì lại không làm việc
được, công việc bị ùn lại.

18


3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trọng
việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Công ty
Lãnh đạo văn phòng là người chỉ đạo việc thực hiện công tác văn thư của
công ty. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về văn thư lưu trữ, nội dung bao gồm:
soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện
hành.
A. Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Đối với những văn bản quan trọng thì lãnh đạo văn phòng trực tiếp tham
gia soạn thảo và duyệt văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của Công ty.
+ Đối với văn bản thông thường: Nhân viên văn thư soạn thảo và lãnh đạo
văn phòngxem xét, kiểm tra lần cuối về mặt thể thức và nội dung đối với tất cả
văn bản trước khi ký ban hành.
B. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản
Trưởng phòng chỉ đạo cho nhân viên văn thư đăng ký vào sổ để quản lý
văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại công văn 425/ VTLTNN- NVTW ngày
18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản
đi, đến. Vì mô hình văn thư Công ty là mô hình tập trung nên khối lượng công
việc khá lớn, văn thư phải giải quyết công việc kịp thời theo quy định của Công
ty. Lãnh đạo Văn phònglà người theo dõi, giám sát, đôn đốc việc giải quyết văn
bản của văn thư theo đúng tiến trình công việc.
C. Quản lý con dấu
Con dấu là thành phần đảm bảo tính chính xác, giá trị pháp lý của văn bản

cũng như tư cách pháp nhân của Công ty, vì vậy đã được lãnh đạo văn phòng đặc
biệt quan tâm. Quán triệt nghiêm túc đến nhân viên văn thư quản lý và sử dụng
con dấu theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
D. Lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ hiện hành giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng,
tăng hiệu quả giải quyết công việc đồng thời còn tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cho văn thư làm tốt công tác này, đồng
19


thời xây dựng nề nếp khoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ.
Là người đứng đầu văn phòng, quán triệt cụ thể và rõ ràng các nội dung
nghiệp vụ đến nhân viên, phân công nhiệm vụ và giao trách nhiệm thực hiện đến
họ. Đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện các nội dung đó. Tuy
còn một số hạn chế như:
- Tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản
vẫn xảy ra;
- Công tác lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan còn chậm, chưa được tiến
hành;
- Văn thư lưu lại nộp vào kho lưu trữ nhiều khi không phải là bản chính
mà là bản photo, có trường hợp mất bản lưu làm tài liệu lưu trữ bị thiếu.
Những thiếu sót là không tránh khỏi, nhìn chung lãnh đạo văn phòng chỉ
đạovà nhân viên văn thư thực hiện tốt giúp cho việc giải quyết công việc nhanh
chóng và kịp thời.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi đã tham mưu cho lãnh đạo Quy
chế về công tác văn thư và công tác lưu trữ của Công ty.
2.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
*Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh
đạo cơ quan và lãnh đạo phụ trách văn phòng. Cơ quan đã ban hành những

văn bản nào chỉ đạo về công tác này.
Công tác lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác hành
chính văn phòng của cơ quan, đơn vị nói riêng và Công ty CP Địa ốc Dầu khí
PVT nói chung.
Là khâu nghiệp vụ quan trọng nên lãnh đạo văn phòng đã phân công cho
một cán bộ chuyên về công tác văn thư – lưu trữ phụ trách các công việc liên
quan đến văn thư lưu trữ của cơ quan. Được sự quan tâm chỉ đạo của Giám đốc
và Trưởng phòng nên công tác lưu trữ, nhất là các công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng và khai thác tài
liệu lưu trữ đi vào khuôn khổ, đúng nguyên tắc theo quy định. Một số nghiệp vụ
lưu trữ tại Công ty:
20


Chương III
ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ
KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CHO CÔNG TY CP ĐỊA ỐC
DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT
Qua một thời gian thực tế và làm viêc tại Công ty Em đã được tiếp xúc
với công việc tại phòng Tổ chức – Hành chính và có quan sát các công việc của
phòng khác nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế tôi xin đưa ra
một số kiến nghị đề xuất sau mong quý cơ quan tham khảo:
* Ưu điểm:
- Khẳng định rằng Văn phòng có một vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt
động của Công ty trong việc tham mưu, tổng hợp các lĩnh vực giúp lãnh đạo đưa
ra quyết định đúng đắn. Công tác tổng hợp thông tin được Phòng trú trọng hàng
đầu nhằm cung cấp kịp thời cho lãnh đạo phương án tối ưu trong quyết định
quản lý.
- Phòng đã tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng, ban trong Chi
nhánh tạo môi trường làm việc hòa đồng, thân ái sẵn sàng chia sẻ hỗ trợ tác

nghiệp khi xảy ra khó khăn trong công việc.
* Khắc phục nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm cần phát huy còn tồn tại những nhược điểm cần
bổ sung, khắc phục.
2.1. Các vấn đề nghiệp vụ văn phòng.
* Về công tác Văn thư.
- Văn phòng và các lãnh đạo phải có đầy đủ những văn bản quy phạm
pháp luật của nhà nước về quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác Văn thưlưu trữ, tuyển dụng nhân sự…đó là cơ sở, căn cứ chính xác nhất để cán bộ, nhân
viên, lãnh đạo văn phòng làm việc và thực hiện theo đúng quy định mà văn bản
đề ra.
- Thay đổi phương pháp và áp dụng đúng quy trình trình ký văn bản. Vì
có một văn bản không thông qua Phòng Tổ chức – Hành chính nên sai về thể
thức và kỹ thuật trình bày mà chưa được sửa chữa đã trình lãnh đạo ký.
21