Báo cáo nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư tại UBND phường thạch linh TP hà tĩnh

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc,Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường
ĐH Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt
vốn kiến thức quý báu cho tôi thời gian qua. Đặc biệt gửi tới lời cảm ơn tới TS.
Lê Thị Hiền đã giảng dạy, chỉ bảo tận tình, đôn đốc và đóng góp những ý kiến
bổ ích để cho tôi hoàn thành tốt bài nghiên cứu khoa học này
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND và các ban ngành Phường
Thạch Linh đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần thiết về địa
phương,giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này
Cuối cùng kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Công tác văn thư tại UBND phường Thạch
Linh TP Hà Tĩnh” là công trình do chính tôi nghiên cứu và soạn thảo. Tôi
không sao chép từ bất kì một bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫn
nguồn gốc.Nếu có bấtkì sự vi phạm nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Kí tên


BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

Từ viết tắt
UBND

HĐND
CNTT
TP

Tên cụm từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghệ thông tin
Thành phố


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kì cơ quan nào, là phần quan trọng trong hoạt động quản
lý, nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời,tính nhanh nhạy và chính xác,cũng
như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Do đó việc quản lý công tác văn
thư trong các cơ quan nhà nước là điều rất cần thiết. Trong thời buổi hội nhập
kinh tế quốc tế, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ,quản lý công tác văn
thư cần được tăng cường và triệt để để áp dụng các biện pháp quản lý mới nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng dịch vụ công trong cơ quan nhà nước nói
chung và UBND phường Thạch Linh nói riêng
Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có
tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Hàng năm với
số lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác,
quản lý nhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải đợc coi trọng.
Không những thế, Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt

động chỉ đạo,điềuhành công việc của các cơ quan,tổ chức,là cơ sở để triển
khai,phổ biến công việc lưu trữ thông tin và tài lieeujcuar một cơ quan. Thông
qua việc tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi,đóng dấu văn bản...Công
việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả
cao.Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị,các bộ phận trong và ngoài
UBND,bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết,liên hệ,phối hợp trong công
việc,là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản,xử lý,sàng lọc thông tin,giúp cho ban
lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian,đảm
bảo giải quyết đúng thẩm quyền
Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, cùng
với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính
nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của
5


đát nước, dưới sự chỉ đạo của UBND phường Thạch Linh quản lý, công tác văn
thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn
thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu
qua, vừa nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công
nhân, viên chức làm công ác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động
của cơ quan, đơn vị, là sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ trường ĐH Nội Vụ
Hà Nội,với những kiến thức đã được học từ nhà trường, từ chuyến đi thực tế tại
UBND phường Thạch Linh (hình 1,2), tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác
văn thư tại UBND phường Thạch Linh TP Hà Tĩnh ” làm đề tài nghiên cứu.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.Đối tượng nghiên cứu
- Công tác văn thư ở phường Thạch Linh

2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2014-2015
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi...tại UBND phường Thạch Linh
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại phường Thạch Linh trong thời
gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế
của công tác
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý văn thư tại UBND phường Thạch Linh
4. Gỉa thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp
này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND phường Thạch Linh cần
được tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động
quản lý hành chính nhà nước và UBND phường
6


- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND phường Thạch Linh được nâng
cao thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn
5. Lịch sử nghiên cứu
Trong hững năm qua, đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư
trong phạm vi cả nước nói chung và UBND xã Phượng Dực nói riêng như các
văn bản của Cục Văn thư – Lưu trữ,...trong đó có một số cuốn sách, đề tài sau:
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
+ Đề tài “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ
quan”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia:

PGS.TS. Dương Văn Khảm, CN. Nguyễn Hữu Thời, CN. Trần Thị Phương
Trâm, CN. Trần Như Nghiêm
+ Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”. Chủ nhiệm
đề tài: CN. Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS. Dương Văn
Khảm, PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, CN. Hoàng Minh Cường
+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 06/11/2012 của Cục Văn rhuw
và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng
Không chỉ riêng nhà nước mà cán bộ công chức, thạc sĩ, tiến sĩ và sinh
viên cũng tham gia làm các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư:
+ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của Th.S Trần Kim Liễu;
+ Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác
văn thư trong trường học
+ Gíao trình văn thư của Lê Văn Bảo
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi nghiên cứu đề tài: “Công tác Văn thư tại UBND phường Thạch Linh
TP Hà Tĩnh”
6. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát
+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số
7


liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Phương pháp tổng kết thực tiễn;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
7. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác văn thư tại UBND phường Thạch Linh

- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác văn thư ở UBND phường Thạch Linh
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG THẠCH LINH VÀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH
LINH
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH LINH

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư” [Số : 110/2004/NĐ-CP]
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.2.1. Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyến công việc của cơ quan
nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước: Hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt

những giấy tờ không cần thiết
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt động của
cơ quan. Nội dung của văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong
quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ nội dung văn bản chính
xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phairtoor chức lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan
giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính
xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ
9


Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương
tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công
chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay
- Công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước,
ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những
việc phi pháp
- Công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy
tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của
- Công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có

giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để
nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
• Nhanh chóng

Là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này
phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban
hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận
chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ
thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
• Chính xác

Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc
và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định
của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ
ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
quy định.
10


- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý
văn bản...
• Bí mật

Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang
tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của

các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm
vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng
các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử
dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu
chuẩn,...
• Hiện đại

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện
và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong
những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở
thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng
bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ
chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn đến
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ
phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều 13,
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Nghiệp vụ này được thực
hiện dựa trên một số nguyên tắc:Nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn
thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn
phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao
nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí
mật.
11


Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn

bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Quy trình giải quyết văn bản đến gồm 8 bước.
+ Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản
+ Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản được chia thành hai loại
-Loại không phải bóc bì: Thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn
bản của Đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-Loại phải bóc bì: Các văn bản còn lại.
+ Đóng dấu đến, số đến, ngày đến: Dấu đến được đóng dưới số kí hiệu
hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề
+ Vào sổ đã kí:
-Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản
-Có ba hình thức đăng kí, đăng kí bằng số, đăng kí bằng thẻ và đăng kí
bằng máy vi tính.
+ Trình văn bản: tùy thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+ Chuyển giao văn bản: Đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+ Theo giõi việc giải quyết văn bản đến.
1.1.4.2. Tổ chức và giải quyết văn bản đi
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ
và làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn
bản đạt yêu cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
-Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản
-Vào sổ đăng kí văn bản đi
-Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ đảm bảo an
toàn đối với văn bản đi.
-Lưu văn bản đi: Lưu tại bộ phận soạn thảo 01 văn bản, lưu tại văn thư cơ
12

quan 01 bản.
1.1.4.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
+ Xác định đúng mức độ mật
+ Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng,
giao nhận, vận chuyển và tiêu hủy các văn bản mật
+ Văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản
mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phaajncos trách nhiệm
giải nhiệm giải quyết
+ Việc chuyển giao văn bản mật phải đảm bảo an toàn theo quy định nhà
nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt
+ Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong, chỉ thủ trưởng cơ quan và
những người được ủy quyền mới được bóc văn bản.
+ Đăng kí vào sổ: Lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần
văn bản mật đi và văn bản mật đến.
1.1.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác
văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. Việc đóng dấu phải bảo
đảm các quy định:
+ Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Đóng dấu vào những văn bản có chữ kí chính thức, đúng thẩm quyền,
không đóng dấu không;
+ Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không
được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
1.1.4.5. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự, hồ
sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 1012 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
13


lưu trữ cơ quan Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan;
lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình
lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan
ký ban hành;
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
+ Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề
+ Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
+ Sắp xếp văn bản tài liệu hồ sơ
+ Nộp lưu hồ sơ
Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm
sau. Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm
trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
Tiểu kết
Qua chương 1, chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư,tiếp
theo chúng ta sẽ đến với khái quát về UBND phường Thạch Linh và thực trạng
công tác văn thư tại chương 2 để đưa ra những ưu điểm và hạn chế nhằm phục
vụ cho chương 3.

14

Chương 2
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THẠCH LINH VÀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH
2.1 Khái quát về UBND phường Thạch Linh
UBND Phường Thạch Linh nằm ở phía Tây TP Hà Tĩnh với 13 phòng
ban chính là:
· Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND phường
· Phòng Nội Vụ
· Phòng tư pháp
· Phòng tài chính kế toán
· Phòng kinh tế
· Phòng tài nguyên môi trường
· Văn phòng đăng kí nhà đất
· Phòng quản lý đô thị
· Phòng lao động thương binh xã hội
· Phòng văn hóa thông tin
· Thanh tra phường
· Phòng y tế
· Phòng giáo dục và đào tạo
UBND phường có vai trò vô cùng quan trọng,vì UBND là cơ quan chính
quyền, đại diện cho nhà nước và pháp luật bảo vệ các quyền lợi của người dân.
2.1.1. Tổ chức bộ máy
UBND phường Thạch Linh được cấu tạo với 13 phòng ban chính.
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Phạm Hữu Thao
Phó chủ tịch: Oong Nguyễn Văn Quang và ông Trương Quang Sơn
Đại diện văn phòng UBND: ông Trương Quang Năm
Trưởng công an phường: ông Đặng Quang Tạo
Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
 1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
 1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND

15


 1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
 1 Đồng chí Chủ tịch UBND
 2 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
 1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
 1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ
 1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
 2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
 1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
 1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán
 2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng
 1 Đồng chí Cán bộ Tư pháp hộ tịch
 2 Đồng chí Phó trưởng Quân sự

2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Bí thư Đảng ủy
Trương Quang Năm ĐT: 0393.242.100
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND Nguyễn Văn Lộc
ĐT: 0393.812.954
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch UBND Trương Quang Năm ĐT: 0393.550.601
Phó Chủ tịch HĐND
Phó Chủ tịch UBND

Nguyễn Tất Long
Nguyễn Văn Quang

ĐT: 039.3.556.041
ĐT: 0393.121.871

Phó Chủ tịch UBND
Trương Quang Sơn ĐT: 0393.605.402
Trưởng Công an
Đặng Quang Tạo
ĐT: .0393.891.800
2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường
Thạch Linh
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ,và đối vơi UBND phường Thạch Linh cũng vậy, muốn thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ
trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp
công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ
quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy,
16


có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại
càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Vị trí và chức năng của công tác văn thư thể hiện ở:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp

những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND phường Thạch Linh
- Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và

giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,

qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy ban

nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
-Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy ban

nhà nước và chính quyền địa phương.
2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ,và quyền hạn sau
- Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước
và của Bộ về văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê
duyệt và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho
cán bộ công chức, viên chức của Bộ;
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư, lưu trữ;
17


- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
2.1.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ

quan
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có);
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác được giao.
2.2.Thực trạng công tác văn thư của UBND phườngThạch Linh
2.2.1 Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Thạch Linh
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Thạch
Linh đã đạt được những kết quả như sau:
- Các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, đều đạt được những kết quả nhất
định, UBND phường Thạch Linh đã thực hiện đúng quy định của nhà nước về
quản lý văn bản đi, đến; việc tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành và phát hành
văn bản đã được kiểm tra chặt chẽ đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền; việc lập hồ
sơ công việc đã được UBND phường Thạch Linh chú trọng và triển khai thực
hiện có hiệu quả, giảm đáng kể số lượngvăn bản lưu hành không đúng thẩm
18


quyền, sai về thể thức và kỹ thuật trình bày.

- Số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu được tăng lên; cơ sở vật chất,
phương tiện được trang bị bổ sung khá đầy đủ: Máy vi tính, máy photocoppy,
máy fax, máy in, máy scan… Đặc biệt UBND phường Thạch Linh đã triển khai
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, thông qua việc sử dụng
phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Nhờ đó, việc xử lý văn bản được nhanh
chóng, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu được UBND phường Thạch Linh thực
hiện theo đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý
và sử dụng con dấu, các cơ quan đều quản lý và bảo quản con dấu đảm bảo an
toàn, việc sử dụng dấu và đóng dấu đều được thực hiện theo đúng các quy định
tại điểm c, điểm d mục 2 Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
về công tác văn thư.
- Về công tác tổ chức, đào tạo cán bộ làm công tác văn thư : UBND
phường Thạch Linh đã bố trí cán bộ, công chức chuyên trách và kiêm nhiệm
thực hiện công tác văn thư,riêng Văn phòng UBND phường Thạch Linh đã bố
trí 02 biên chế, 01 lao động hợp đồng làm công tác văn thư
- Về công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư: UBND phường
Thạch Linh đã tổ chức tập huấn,bồi dưỡng về nghiệp vụ cho đội ngũ công chức,
viên chức làm công tác văn thư. UBND phường Thạch Linh kịp thời triển
khai: Việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quản lý, chỉ đạo của nhà nước;
việc triển khai các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cơ quan cấp trên về
công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 3662/QĐ-BNV
ngày 13/10/2011của Bộ Nội vụ tổ chức triển khai áp dụng phần mềm chuẩn hóa
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TTBNV; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/ 11/2012 Hướng dẫn quản lý văn
19

bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cho các cán bộ làm
công tác văn thư tại UBND
2.2.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản được coi là một nhiệm quan trọng trong công tác văn thư
tại UBND Phường Thạch Linh
Về quản lý văn bản đến: Văn bản đến là toàn bộ văn bản – Tài liệu do cơ
quan nhận từ nơi khác đến. UBND phường Thạch Linh là cơ quan quản lý nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương,
trong quá trình hoạt động nhận được só lượng văn bản đến khá lớn của các cơ
quan cấp trên chỉ đạo hoạt động.UBND phường Thạch Linh khi có văn bản đến
được tổ chức rất cụ thể, đúng quy định của nhà nước:
Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao đúng quy trình, đầy
đủ vào sổ cho công chức.
Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư
UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu đóng dấu đến,
đăng ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị
và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Khi Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau
khi đăng ký vào sổ đã trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.
Đối với văn bản có dấu chỉ độ Mật, Tối mật, luôn đảm bảo tuyệt mật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.Việc
chuyển giao văn bản luôn đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản
Về quản lý văn bản đi: Văn bản đi là văn bản – Tài liệu do cơ quan gửi
đi các cơ quan khác, ở UBND phường Thạch Linh có các loại văn bản, tài liệu
gửi như: Quyết định, Chỉ thị, Công văn…Công tác quản lý văn bản đi đực thực
hiện tốt ở các khâu:
Ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã đảm bảo theo quy
định. UBND Phường đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu văn bản đi
theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.

Văn bản đi luôn lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND phường và
20


bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND phường được đóng
dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Mọi trường hợp giao nhận văn bản có các độ mật giữa những người có
liên quan đều phải vào số, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
2.2.3. Quản lý con dấu
- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan
Lãnh đạo các ngành chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc quản
lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
- Con dấu của cơ quan được giao cho công chức làm công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND phường quản lý và sử dụng có trách nhiệm thực hiện những quy
định sau
• Con dấu HĐND, UBND cấp xã được bảo quản tại văn thư cơ quan,
không đưa con dấu ra khỏi phòng làm việc văn thư. Trường hợp cần đưa con
dấu ra khỏi cơ quan, phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và phải chịu
trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an
toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, con dấu được
cất vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu
• Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách
nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Lãnh đạo UBND
cấp xã phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và
báo cáo ngay Lãnh đạo cơ quan cấp trên.
- Khi có quyết định thay đổi tên gọi, chia, tách hoặc sáp nhập đơn vị hành
chính, phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành:
• Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
21


cấp xã theo thời hạn quy định. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần
giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã
nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
• Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND phường, công chức trước khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người
kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân
mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho
lưu trữ phường phải được lập thành văn bản.
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
2.2.5 Soạn thảo văn bản
- Hình thức văn bản: các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức bao gồm:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số

điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
+ Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông
báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;
+ Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
22


+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: các hình thức
văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
- Thể thức văn bản: thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành

chính
- Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
+ Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản

duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
+ Đánh máy, nhân bản.
+ Ký văn bản
2.3 . Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND
phường Thạch Linh
2.3.1. Ưu điểm
Công tác văn thư của UBND phường Thạch Linh đã được chú trọng quan
tâm và có nhiều ưu điểm
Thứ nhất: Trong quá trình hoạt động nhìn chung các nhân viên văn thư
UBND phường Thạch Linh đã đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc
lực cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác cho các
23


phòng, ban.
Hai là:Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi được công nhân viên chức
văn thư UBND phường Thạch Linh thực hiện theo đúng quy định của Chính phủ
đề ra. Tất cả văn bản đến thuộc diện phải đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đều
được đóng dấu đến, gắn phiếu xử lý văn bản, trực tiếp giao văn bản đến ban lãnh
đạo và các phòng ban có thẩm quyền giải quyết. Văn bản đi luông được kiểm tra
thể thức, không xảy ra tình trạng thất lạc, bỏ sót văn bản trong quá trình xử lý,
đăng kí hay lưu trữ văn bản.Đối với văn bản mật, nhân viên văn thư đảm bảo
quản lý nghiêm ngặt theo đúng quy định
Ba là: UBND phường Thạch Linh đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt
động công tác văn thư. Trách nhiệm của các phòng ban trong việc tiếp nhận và
giải quyết văn bản được nâng cao, hạn chế tính tùy tiện về hình thức, kĩ thuật,
nội dung phát hành văn bản, giúp hiệu lực pháp lý văn bản tăng lên.
Bốn là: Trong hoạt động và qản lý và sử dụng con dấu, công nhân viên
chức văn thư UBND phường Thạch Linh đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định

của nhà nước trong việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu được thực
hiện theo đúng kĩ thuật, không xảy ra tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu
không khi chưa có chữ kí và không có văn bản gốc
Năm là: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại UBND phường Thạch Linh làm cho các nội dung hành chính được công
khai hóa đến mọi công dân, tổ chức, giảm phiền hà giữa công chức với công
dân. Không những thế, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hình thành phong
cách làm việc mới, có hiệu quả cao, tạo điệu kiện để tra cứu thông tin nhanh
chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải quyết công việc.
Sáu là: Về cơ sở vật chất và trang thiết bị được trang bị đầy đủ phưng tiện
làm việc như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax,…
Bảy là: Phần lớn các nhân viên văn thư đều trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỉ
mỉ, chuyên môn nghiệp vụ cao
Tám là: Văn phòng UBND phường Thạch Linh được bố trí theo cách
ruyền thống, tách riêng với các phòng ban khác nên đảm bảo yên tĩnh, khi làm
24


việc, tài liệu an toàn bí mật tuyệt đối
Chín là: Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư và các văn bản của
Nhà nước về văn thư được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nội
dung.
2.3.2 Hạn chế
Công tác văn thư của UBND phường Thạch Linh đã đạt được những kết
quả đáng kể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại không ít những hạn chế. Cán bộ hoạt
động kiêm nhiệm,việc cùng một lúc phải đảm nhận các công việc khác nhau
khiến cho hiệu quả công việc không được đảm bảo. Đối với những cán bộ không
chuyên trách họ không thể chỉ chuyên tâm vào công việc mà còn tham gia các
công việc khác để phục vụ kinh tế gia đình, do đó công tác giải quyết, thực hiện
các chỉ đạo còn chậm chạp, gặp vướng mắc.Sau đây là một số hạn chế cụ thể:

• Một số công nhân viên chức làm công tác văn thư còn chưa nhận thức
đúng vai trò, vị trí của công tác văn thư;
• Số lượng văn bản chưa tuân thủ đúng quy định, thể thức còn nhiều
• Việc lấy số văn bản thỉnh thoảng còn nhầm lẫn, sai sót;
• Đăng kí văn bản đi bằng sổ đăng kí còn tẩy xóa;
• Nhiều văn bản gửi đến không qua bộ phận văn thư, văn bản không được
đăng kí, hoặc sau đó được chuyển trở lại văn thư để đăng kí gây mất thời gian,
ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc
• Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy ra
tình trạng lỗi mạng, virut tấn công máy tính, máy photo, máy in bị hỏng, mực in
chưa đến…,thiếu máy hủy tài liệu;
• Chuyển giao văn bản thỉnh thoảng vẫn chậm;
• Chưa có biện pháp xử lý thích đáng với văn bản sai thể thức, nội dung;
• Văn bản quản lý hoạt động văn thư còn chồng chéo;
• Chưa có chế độ phụ cấp cho nhân viên văn thư
Tiểu kết
25