Báo cáo nghiên cứu khoa học: Giải pháp để nông cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ,tác phong làm việc về công tác văn thư tại UBND xã yên lạc ,huyện lạc thủy,tỉnh hòa bình

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học là công trình nghiên cứu của
tôi đã tìm hiểu tìm kiếm thông tin và khảo sát thực tế dưới sự hướng dẫn của T.S
Lê Thị Hiền. Nếu không đúng sự thật tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này ,trong quá trình khảo sát và thu thập,tổng hợp
thông tin.Tôi đã nhận sự giúp đỡ tận tình từ các thầy cô ,Ban cán sự các lớp và
các sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhân đây,cho phép tôi bày tỏ lòng cảm ơn chân thành với các thầy cô.
Đặc biệt với T.S Lê Thị Hiền,bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt
quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn,mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố
gắng song đề tài của tôi nghiên cứu không tránh khỏi những hạn chế ,thiếu
sót.Vì thế tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn đọc.
Những đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hận chế và qua đó tôi
có them nguồn tư liệu trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC VIẾT TẮT
UBND

: Uỷ ban nhân dân

VTLT

: Văn thư lưu trữ

HĐH-CNH

: Hiện đại hóa công nghiệp hóa


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay,hòa chung cùng sự đi lên phát triển không ngừng của thế giới là
sự phát triển như vũ bão của KH&CN thì nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô
cùng quan trọng,kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển càng mạnh của các văn
phòng.Đặc biệt là văn phòng hiện đại với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ
năng lực chuyên môn ,nhiệt tình trong công việc.
Trong thực tế,Việt Nam đang trong thời kỳ tiến hành quá trình CNH HĐH đất nước ,công tác cải cách hành chính đang dần được hoàn thiện vì vậy
việc thu thập cập nhật,xử lý và quản lý thông tin ,tài liệu đóng vai trò ngày càng
quan trọng trong sự phát triển của đất nước ,cơ quan và đơn vị.Vì vậy CTVT đang
ngày càng được coi trọng ,giữ vị trí và tầm quan trọng cao đối với lãnh đạo.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong quản lý
nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ
gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một tổ chức
được tiến hành nhanh hay chậm thiết thực hay quan liêu do công văn giấy tờ có
làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó
có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo.
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng luôn giữ vai
trò then chốt ,một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ
quan ,tổ chức nhà nước ,tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị,doanh
nghiệp trong và ngoài quốc doanh nói riêng.Đồng thời song hành cùng với công

cuộc đổi mới toàn dân ,toàn diện và quá trinh CNH – HĐH của đất nước nếu
công tác Văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực ,đảm bảo cho quá trình giải
quyết công việc của các đơn vị này một cách nhanh chóng,chính xác ,mang lại
hiệu quả cao,tránh tình trạng quan liêu ,giấy tờ mất mát tài liệu quý ,quan trọng
đối với cơ quan.Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo .
Cùng với tiến trình phát triển đó thì điều tất yếu là các cơ quan ,tổ chức sẽ
tiến hành kiện toàn và mở rộng mạng lưới văn phòng của mình.Nắm được nhu
cầu tất yếu đó của xã hội .Với mục đích đáp ứng được công tác văn phòng nói
5


chung và công tác Văn thư nói riêng ở tất cả các cơ quan tổ chức và các doanh
nghiệp.Dưới sự quản lý,quan tâm và chỉ đạo sâu sát của Bộ Nội vụ.Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển ,trải qua nhiều khó
khăn đã trưởng thành dần.Sau nhiều lần đổi tên .Hiện nay lĩnh vực hoạt động
,đào tạo của Trường đang ngày càng được mở rộng ,Trường được giao tránh
nhiệm đào tạo một hệ thống chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên ngành đào
tạo:Quản lý nhà nước,Quản lý văn hóa,Công tác văn thư lưu trữ,Quản trị nhân
lực,Quản trị văn phòng với các hệ đào tạo khá phong phú: Đại học,Cao
đẳng,Trung cấp,hệ đào tạo taị chức,liên thông.Đặc biệt trường còn mở các lớp
đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn,cấp chứng chỉ cho các học viên tham gia lớp “Đào
tạo ngắn hạn” tại Trường và các Tỉnh,Thành phố trong cả nước.Đây là nơi đã và
đang từng ngày từng giờ bổ sung một lượng lớn nguồn nhân lực làm công tác
văn phòng – văn thư cho xã hội.
2.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Giải pháp để nông cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ ,tác phong làm việc về công tác văn thư tại UBND xã Yên Lạc ,huyện
Lạc Thủy,tỉnh Hòa Bình.

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các giải pháp về công tác
văn thư tại UBND xã Yên Lạc,huyện Yên Thủy,tỉnh Hòa Bình.

3.

Mục đích nghiên cứu
Trình bày ,đánh giá thực trạng và tình hình tổ chức công tác văn thư tại
UBND xã Yên Lạc ,huyện Yên Thủy đồng thời đề xuất các biện pháp để nông
cao trình độ chuyên môn nghiêp vụ,tác phong và tổ chức.
Mục tiêu nghiên cứu

1.
2.

Xác định tầm quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư.
Khảo sát thực trạng công tác văn thư tại xã Yên Lạc,huyện Yên Thủy,tỉnh Hòa

3.

Bình.
Đưa ra những giải pháp để nông cao hiệu quả tổ chức văn thư tại xã Yên
Lạc,huyện Yên Thủy ,tỉnh Hòa Bình.

4.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề
6


Đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều hội thảo và bài viết về công tác

văn thư lưu trữ được đăng tải trên các bài báo, luận văn, lưu giữ trong thư viện
4.

và các phương tiện thông tin. Cụ thể:
Đề tài: “công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến
Cát tỉnh Bình Dương” Nguyễn Thị Kim Ngọc – Trường trung cấp kinh tế công

5.

nghệ Đông Nam
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại văn

6.

phòng trường đại học Bách Khoa Hà Nội” Đinh Thị Thu Hoài
Tiểu luận: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong

7.

văn phòng công ty cơ điện và phát triển nông thôn” Luanvan.com
Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề: “ Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại
UBND xã Qúy Sơn thực trạng và giải pháp” sinh viên Vũ Thị Thúy – trường đại

5.

học Nội Vụ Hà Nội
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

8.

Phương pháp nghiên cứu sưu tầm tài liệu lí luận: Nhằm khai thác các vấn đề lien

quan đến đề tài qua các tài liệu sách, văn bản,….
9. Phương pháp quan sát: Quan sát những hoạt động ,tổ chức văn thư tại Xã.
10. Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn các cán bộ ,công chức,nhân viên làm việc
tại UBND xã Yên Lạc,huyên Yên Thủy,tỉnh Hòa Bình.
11. Phương pháp phân tích,tổng hợp.
12. Phương pháp thống kê.
13. Phương pháp chuyên gia.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài gồm 3
chương.
Chương I. Khái quát về UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa
Bình
Chương II. Thực trạng tình hình công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã
Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình
Chương III. Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND
xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình

7


8


NỘI DUNG
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY
TỈNH HÒA BÌNH
1.1 Khái quát về đơn vị

1.1.1 Vị trí địa lý
Huyện yên thủy tỉnh hòa bình ở Trung du phía Bắc Việt Nam, ở cực Đông
nam tỉnh Hòa Bình, cách thành phố Hòa Bình khoảng 85km, thành phố Ninh
Bình đường quốc lộ 1A khoảng 50km, cách thủ đô Hà Nội, sân bay quốc tế nội
bài khoảng 100km, cách thành phố Sơn La tỉnh Sơn La khoảng 250km.
Huyện Yên Thủy được thành lập 17/08/1964 trên cơ sở tách từ huyện Lạc
Thủy. Ban đầu có 11 xã (chưa có xã Đa Phúc) diện tích 282,1 km2:
-

Phía Bắc giáp huyện Kim Bôi
Phía Đông giáp huyện Lạc Thủy
Phía Tây giáp huyện Lạc Sơn
Phía Nam giáp huyện Nho Quan tỉnh Ninh Bình
Dân số 61.000 người (2003). Trong đó phàn lớn là người Mường. Huyện
có thị trấn Hàm Trạm (huyện lị) và 12 xã: Lạc Sỹ, Lạc Hưng, Lạc Hương, Bảo
Hiệu, Đa Phúc, Hữu Lợi, Lạc Thịnh, Yên Lạc, Phú Lai, Đoàn Kết, Yên Trị,
Ngọc Lương. Thị trấn Hàm Trạm được thành lập trên đại bàn xã Yên Lạc ngày
1/8/1994 với diện tích 270 ha và 4.444 nhân khẩu.
Địa hình Yên Thủy được bao bọc bởi các dãy núi đá bao bọc vườn Quốc
gia Cúc Phương của tỉnh Ninh Bình trải dài từ đầu huyện đến cuối huyện. Phía
bắc là các núi, dãy núi xen kẽ đồi và suối nhỏ. Về phía đông và tây thì tương đối
bằng phẳng. Yên Thủy có khí hậu tương đối đặc trương của miền Bắc Việt
Nam: lạnh về đông, nóng về hè, về mùa hè có cả gió phơn từ phía tây thổi qua.
Mát mẻ mùa thu và ấm áp vào mùa xuân. Đặc biệt do địa hình có độ dốc nhẹ về
phía đông và không có nhiều sông suối nên trên địa bàn hầu như không có lũ lụt
vào mùa mưa.
Yên Thủy và Lạc Thủy là hai huyện ít được đầu tư về mọi mặt so với
huyện khác, đặc biệt là giao thông, thủy lợi và cơ sở hạ tầng. nhưng Yên Thủy
mà đặc biệt là xã Yên Trị, Ngọc Lương, thị trấn Hàm Trạm là những địa phương
9

có phong trào có thâm canh nâng nghiệp và sản xuất nông nghiệp loại cao nhất
tỉnh. Có đường Hồ Chí Minh chạy qua huyện và quốc lộ 12B nối từ thành phố
Tam Điệp qua thị trấn Hàm Trạm đến huyện Tân Lạc.
Yên lạc là một xã thuộc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình Việt Nam. Đây là
một xã thuộc vườn quốc gia Cúc Phương vườn quốc gia đầu tiên của Việt Nam.
Được thành lập năm 1994 với diện tích 30,16 km 2 tổng dân số năm 1999 là 5326
người với mật độ dân số 177người/km2.
1.1.2 Địa hình, khí hậu.
•

Địa hình.
Yên Thủy là huyện duy nhất của tỉnh Hòa Bình tiếp giáp với vùng lãnh
thổ: Tây Bắc – Đồng bằng sông hồng và Bắc Trung Bộ. Tựa lưng vào dãy
Trường Sơn hung vĩ cho nên Yên Thủy có địa hình thuận lợi: tiếp giáp với vùng
kinh tế có số dân đông, lực lượng lao động, khoa học kĩ thuật, tài chính khả năng
đầu tư lớn là những tiềm năng thuận lợi có thể khai thác phục vụ phát triển kinh
tế - xã hội. Yên Thủy có một vị trí quốc phòng rất quan trọng trong khu vực. Độ
cao trung bình 24m so với mặt nước biển. Chiều dài trung bình là 26km, chiều
rộng trung bình là 12km, phân thành 3 vùng sản xuất chuyên canh:

•

Vùng 1: Gồm các xã Lạc Thịnh, Yên Lạc, Thị trấn là vùng trung tâm kinh tế,
chính trị, sản xuất nông nghiệp, chăn nuôi, tiểu thủ công nghiệp và thương mại

•

dịch của huyện.

Vùng 2: Gồm các xã Đa Phúc, Hữu Lợi, Đoàn Kết, Yên Trị, Phú Lai, Ngọc
Lương đây là vùng có diện tích rừng và vùng dệm vườn quốc gia Cúc Phương,
sản xuất chủ yếu là nông nghiệp, cây ăn quả, cây công nghiệp, trồng rừng, là

•

vùng có sản lượng lạc, ngô, mía cao nhất huyện.
Vùng 3: Gồm các xã: Lạc Hưng, Bảo Hiệu, Lạc Lương, Lạc Sỹ cách trung tâm
huyện trên 10km, địa hình cao, dốc, kinh tế chủ yếu là sản xuất lâm nghiệp,
trồng rừng và cây ăn quả. Hiện giờ đường Hồ Chí Minh đi qua hai xã Bảo Hiệu,
và Lạc Hưng đã tạo thuận lợi cho phát triển kinh tế, xã hội và giao lưu hàng

•

hóa.
Khí hậu
Khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa đông ngắn, lạnh, ít mưa, mùa hè dài,
10


nóng, mưa nhiều.
Nhiệt độ trung bình hằng năm là 22,8 oC, nhiệt độ cao nhất trong năm là
30,9 oC, thấp nhất là 27oC.
1.1.3 Tình hình kinh tế văn hóa xã hội.
•

Kinh tế
Về phát triển kinh tế : Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 10,52% trong đó
Nông lâm nghiệp,thủy sản tăng 6,12%;Công nghiệp xây dựng tăng 10,46%;Dịch
vụ tăng 20,78%;Cơ cấu kinh tế chuyển dich theo hướng tích cực ,tỷ trọng

Nông ,lâm,ngư nghiệp giảm còn 43,83%;Công nghiệm xây dựng chiếm
34,03%;ngày Dịch vụ chiếm 22,14%.Giá trị tăng thêm theo giá hiện hành đạt
1.002 tỷ đồng;Giá trị tăng thêm bình quân/người đạt 15,34 triệu đồng;Tổng mức
lưu chuyển hàng hóc bán lẻ,dịch vụ tiêu dung đật 334 tỷ đồng .Tổng mức đầu tư
toàn xã hội đạt 234 tỷ đồng,
Thu ngân sách nhà nước trên địa bàn đạt 20,1 tỷ đồng ,tỷ lệ lao động qua
đào tào đạt 25,08% tỷ lệ nghèo còn 22,52%.Chương trình xây dựng nông thôn
mới đang triển khai tích cực ,đến nay 12/12 xã đã lập xong đê án xây dựng
NTM,trong đó đã phê duyệt 3 đồ án của 3 xã:Ngọc Lương,Đoàn Kết,Yên
Lạc,đang thẩm định 9 đồ án.12/12 xã đã hoàn thành đề án xây dựn nông thôn
mới,trong đó đã phê duyệt đề án cho 2 xã (Ngọc Lương,Yên Lạc),10 đề án còn
lại đang thẩm định.
Quá trình hình thành và phát triển văn hóa dân tộc của huyện Yên Thủy
cùng với sự phát triển văn hóa Mường trên địa bàn tỉnh Hòa Bình ,lịch sử hình
thành và phát triển văn hóa dân tộc của huyện Yên Thủy cùng gắn liền với văn
hóa Mường Hòa Bình.Quá trình du canh du cư,phát nương làm rẫy đã tạo nên
nhưng vùng đất màu mỡ hơn cho người Mường trên khu vực miền núi phía
Bắc.Người Mường ở Hòa Bình với bốn vùng Mường chính để chỉ một địa
phương ,một khu vực ,một vùng;Bi,Vàng,Thành,Động;trong quá trình phân bố
rộng rãi người Mường đã phất triển rộng rãi nhiều địa phương và hình thành
những khu vực Mường khác như Mường Âm,Mường Măng…Với địa bàn sát
với các địa phương miền suôi,người Mường ở Yên Thủy còn gọi là Mường
11


Âm,văn hóa Mường Yên Thủy phần lớn giữ được những nét đặc trưng nhất của
người Mường ngoài ra còn có một số địa phương lân cận miền suôi như:Ngọc
Lương,Yên Tri,Yên Lạc,Phú Lai,Lạc Thịnh…có sự giao thoa văn hóa tĩn
ngưỡng với người Kinh.
Người Mường ở Yên Thủy có một đời sống văn hóa tín ngưỡng khá

phong phú với nhiều các truyện thơ, mo Mường, hát ví, hát đúm, có lưu giữ
được nhiều nhạc cụ đặc sắc như sáo, nhị, trống, kèn và đặc biệt là cồng
chiêng..ngoài ra người Mương Yên Thủy cũng có đời sống tín ngưỡng phong
phú và đặc sắc theo tín ngưỡng đa thần cho rằng vận vật đều có linh hồn trú ngụ,
vì vậy tín ngưỡng thờ thần được thể hiện rất đậm nét: Thở Quốc mẫu vua Bà thờ
thần núi(Đắc Tản Viên ),thờ Phật..ở Chùa Hang ở Yên Trị ngoài ra có một số
đình chùa khác thờ thần nông nghiệp,thờ Thành Hoàng…ở các gia đình luôn có
bàn thờ tổ tiên được đặt ở những vị trí quan trọng nhất trong nhà hoặc ngoài
vườn;cùng với những di tích lịch sử có nguồn gốc lâu đời và những hoạt đông lễ
hội được tổ chức quy mô và thường niên.Sau những năm 1960 cùng với chính
sách xây dựng kinh tế mới của Đảng và nhà nước ta, tỉ lệ người kinh trên địa
bàn huyện Yên Thủy đã nhiều hơn rất nhiều, vì vậy ảnh hưởng đến đời sông văn
hóa và tín ngưỡng người Kinh trên địa bàn huyện đậm nét hơn.
Từ đó đến nay đời sống ở huyện Yên Thủy là sự tồn tại và phát triển song
song của văn hóa dân tộc Kinh Và Mường cùng với đó là những nết pha
trộn,đan xen giữa đời sống văn hóa tín ngưỡng của hai dân tộc.
Các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh được xếp hạng trên địa bàn
huyện:
Tổng di tích trên địa bàn huyện là : 21 di tích (di tích khảo cổ là 4,di tích
-

-

lịch sử văn hóa 12,di tích thắng cảnh 5).
Di tích được xếp hạng cấp Quốc gia là 03 gồm :
Động Thiên Long, Xã Lạc Lương;
Hang Chùa, xã Yên Trị;
Hang nước (Đông Thiên Tôn), xã Ngọc Lương;
Di tích được xếp hạng cấp tỉnh là 05 gồm:
Đình Xàm, xã Phú Lai;

Hang Chùa Thượng, xã Ngọc Lương;
Đình Thượng, xã Yên Trị;
12


Đình Đại Xá Phủ Thung,xã Ngọc Lương;
Đình Phủ Vệ, xã Đoàn Kết;
1.2 Vị trí pháp lý chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của UBND xã Yên
Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình
1.2.1 Vị trí pháp lý
UBND do Hội đồng nhân dân bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách hiệm chấp hành
hiến pháp luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật và các văn bản của các
cơ quan nhà nước cấp trên và các nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm đảm bảo chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc
phòng và an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.
UBND do hội đồng nhân dân các cấp gồm có chủ tịch, phó chủ tịch, ủy
viên. Chủ tịch UBND là đại biểu hội đồng nhân dân, các thành viên khác của
UBND không nhất thiết phải là đại biểu hội đồng nhân dân.
Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được chủ tịch UBND cấp trên
trực tiếp phê chuẩn.
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Yên Lạc
(Ban hành kèm theo Đ2 - Luật tổ chức HĐND và UBND)
- UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và

cơ quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp , luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương , biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cô quốc phòng an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
13


- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo , quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
- Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc bao gồm 1 Chủ tịch, 2
Phó Chủ tịch và 02 ủy viên (Trưởng Công an và xã Đội trưởng).
- Thường trực Ủy ban nhân dân gồm 03 thành viên( Chủ tịch và 2 Phó
Chủ tịch).
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Yên Thủy:

14


TIỂU KẾT CHƯƠNG I
Vị trí địa lý của huyện yên thủy có vị trí thuận lợi cho giao thông và giao
lưu văn hóa giữa các huyện tỉnh thành cận kề. gần quốc lộ 1A là quốc lộ xuyên
suốt Việt Nam bắt đầu từ cửa khẩu Hữu Nghị Quan trên biên giới Việt Nam
Trung Quốc tỉnh Lạng Sơn kéo dài đế huyện Nam Căn tỉnh Cà Mau. Đây là
tuyến đường quan trọng hàng đầu Việt Nam. Nó đi qua hơn số nửa trung tâm số
tỉnh thành nước ta. Nối liền 4 Thành phố lớn Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ
Chí Minh, Cần thơ nên còn được gọi là tuyến đường huyết mạch hay quốc lộ
xuyên Việt, thông suốt hai miền Bắc- Nam. Có đường mòn Hồ Chí Minh đi qua

4 xã của huyện. Thuận lợi về giao thông giúp huyện Yên Thủy giao lưu trao đổi
buôn bán, vận chuyển hàng hóa giữa các huyện lận cận như: Kim Bôi, Lạc
Thủy, Lạc Sơn, và tỉnh Ninh Bình lân cận. Liên kết giao thông giữa các huyện
với huyện trong tỉnh và các tỉnh bạn. Ngoài ra huyện Yên Thủy là huyện duy
nhất tiếp giáp với các vùn lãnh thổ Tây Bắc, Đồng Bằng Sông Hồng và Bắc
Trung Bộ, khí hậu địa hình thuận lợi tạo diều kiện phát triển kinh tế xã hội. Đặc
biệt là sản xuất nông nghiệp,tiểu thủ công nghiệp, và thương mại dịnh vụ tạo
nên nhiều nông sản có sản lượng lớn như: Lạc, ngô, mía. Đời sống xã hội ngày
càng được nâng cao. ..ngoài ra người Mương Yên Thủy cũng có đời sống tín
ngưỡng phong phú và đặc sắc theo tín ngưỡng đa thần cho rằng vận vật đều có
linh hồn trú ngụ, vì vậy tín ngưỡng thờ thần được thể hiện rất đậm nét ở các gia
đình luôn có bàn thờ tổ tiên được đặt ở những vị trí quan trọng nhất trong nhà
hoặc ngoài vườn;cùng với những di tích lịch sử có nguồn gốc lâu đời và những
hoạt đông lễ hội được tổ chức quy mô và thường niên. Gắn liền với văn hóa đặc
trưng của tỉnh là văn hóa Mường, đời sống ở huyện Yên Thủy là sự tồn tại và
phát triển song song của văn hóa dân tộc Kinh Và Mường cùng với đó là những
nết pha trộn,đan xen giữa đời sống văn hóa tín ngưỡng của hai dân tộc
Vị trí pháp lý chức năng quyền hạn của UBND huyện Yên Thủy cũng
được công nhận cả về pháp lý và sự tín nhiệm của người dân. UBND do Hội
đồng nhân dân bầu, là cơ quan chấp hành của UBND chịu trách nhiệm chấp
hành hiến pháp , luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết
15


của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ Hội đồng nhân dân, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương. trương , biện pháp phát triển kinh tế - xã hội
củng cô quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo , quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.

Cơ cấu tổ chức cũng được quy định tại chương XI Hiến Pháp năm 1992
(từ điều 123 đến 125) và cụ thể hóa tại điều 119 Mục 4 luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003. Theo đó UBND bao gồm: chủ tịch UBND, phó chủ tịch
UBND Và các ủy viên của UBND.
Mặc dù còn nhiều khó khăn về cơ sở hạ tầng và việc áp dụng công nghệ
vào sản xuất nhưng huyện cùng nhân dân ở đây đaang tích cực xây dựng để
huyện ngày càng phát triển nhờ tiềm lực đã có và các chính sách của nhà nước
thông qua sự điều hành của UBND huyện Yê Thủy.

16


CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HÒA BÌNH
2.1.Hoạt động của văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc
2.1.1.Tác phong làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người
chỉ đạo chung là Cán bộ Văn phòng - Thống kê nên văn thư cũng chịu sự chỉ
đạo trực tiếp đó. Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào
thành phần nơi nhận và số lượng văn bản để ghi đi nhanh chóng, kịp thời , đúng
số lượng. Cán bộ văn thư giải quyết những văn bản giấy tờ một cách rất nhanh
chóng tận tình giúp đỡ những người dân cần giải quyết những vấn đề khác nhau
một cách nhanh chóng. Giữ gìn những văn bả giấy tờ quan trọng của Đảng và
Nhà nước.
2.1.2.Các trang thiết bị trong văn phòng
Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục
vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng.Văn phòng được
trang bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc, phục vụ công tác cho
mỗi cán bộ.
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã được trang bị khá đầy đủ máy móc, thiết

bị như: máy vi tính, máy in, máy photo coppy, mạng internet, điện thoại.
2.2 Những nét chung về nghiệp vụ công tác văn thư
2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
(Theo nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NP- CP)
•

Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

•

chính và văn bản chuyên nghành.
Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành
phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan; tổ chức ban hành văn bản; số, kí hiệu văn
bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối
17


với những văn bản loại khẩn, mật)
Ngoài ra theo Nghị định số 09/2010/NP-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NP-CP ngày 8 tháng 4
năm 2004 có quy định thêm:
+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định vào gồm yếu tố
thể thức như trên có thể bổ sung địa chỉ, cơ quan (tổ chức); địa chỉ thư điện thoại
(E- mail); sđt; số fax; địa chỉ trang thông tin địa chỉ ( wedsite) và biểu tượng
logo của cơ quan tổ chức;

+ Đối với công điện, bản ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận,
giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công,... Không bắt buộc phải có
tất cả thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ
thư điện tử (E- mail); số điện thoại, số telex; số fax, địa chỉ trang thông tin điện
tử (wedside) và biểu tượng logo của cơ quan tổ chức.
* Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam và “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc’. Dòng chữ trên: “ Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng chữ dưới: “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
được trình bà bằng chữ in thường, cỡ chư từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ
cái đầu của cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của các cơ quan
tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp
(nếu có) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có đọ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối
so với dòng chữ.
* Số, ký hiệu của văn bản
+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự được đăng ký
được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm
ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; năm ban hành phải ghi
18


đầy đủ các số
+ Kí hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chứ số Ả- rập, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đàu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu. Từ ‘số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ
in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số;
năm ban hành và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết
tắt trong kí hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),
*Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
tỉnh; xã, nơi cơ quan tổ chức đóng trụ sở ; đối với những đơn vị hành chính đặt
tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành
chính đó. Địa danh ngày tháng năm được in bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ in nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy. Các số chỉ ngày tháng
năm được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau
địa danh có dấu phẩy.
* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn ban hành chính, đều
phải ghi tên loại, trừ công văn.
+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản hành chính, đều phải ghi tên
loại, trừ công văn.
+ Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn
bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật, các
quy định được đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày, nội dung của văn bản
•

được trình bày theo cỡ chữ 14 thường.

Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan,
19


tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn, thu nhập, xử lý
thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, đè xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên

•

quan; nghiên cứu tiép thu ý kiến đẻ hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan
Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình người

•

duyệt xem xét, quyết định
Đánh máy nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trong trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy đinh.
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúng

•

thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Thủ tướng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và có trách nhiệm về nội dung văn bản
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Chánh Văn Phòng; Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người

•

đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Ký văn bản
Ở cơ quan, tổ chức làm viẹc theo chế độ thủ tướng, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của
người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và trước pháp luật.
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi
* Đăng ký văn bản: Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhập
20


những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban
hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính và tra tìm văn bản.
* kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày
tháng

- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: Trước khi phát hành văn
bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem
xét,giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức,
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống
chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
+Ghi ngày tháng văn bản
- Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
* Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, bao trùm lên một phần giấy tờ.
- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi..
* đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy tính.
+Đăng kí văn bản đi bằng sổ
-Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số kí Ngày
hiệu
tháng
văn bản văn bản
(1)

(2)

Tên loại Người
và trích ký

yếu nội
dung
văn bản
(3)
(4)

Nơi
Đơn vị Số
nhận
người
lượng
văn bản nhận
bản
bản lưu

Ghi chú

(5)

(8)

(6)

(7)

* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào
bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu mật và dấu khác lên bì: Trên bì văn
21

bản khẩn phải đóng dấu kí hiệu khẩn đúng như dấu đọ khẩn đóng trên văn bản
trong bì
- Chuyển văn bản đi:
+Tùy theo số lượng văn bản đến của đơn vị mình các cơ quan, tổ chức
quyết định lập sổ riêng hoặc sủ dụng sổ đăng ký đi để chuyển giao văn bản
+ Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, các nhân trong nội bộ, người
nhận phải kí nhận vào sổ.
+Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi qua hệ thống
bưu điện đểu pải được đăng ký vào sổ đăng ký
+Chuyển phát văn bản mật phải lập phiếu gửi
Lưu văn bản đi
+Bản lưu tại văn bản là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
văn bản được lưu làm 02 bản. 01 bản tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xêp theo thứ tự đăng ký.
2.2.3.Công tác quản lý văn bản đến
Tiếp nhận , đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi
nguồn cán bộ văn thư phải kiểm tra sơ bộ .Đối với văn bản mật đến, phải kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.Nếu phát hiện có sai sót
phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến : Sau khi tiếp nhận,các bì văn bản đều
được phân 02 loại: Loại không bóc bì , loại do cán bộ văn thư bóc bì.
+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiều văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi lại cho nơi gửi văn bản;
Đóng dấu “Đến” , ghi số vào ngày đến : Văn bản đến cơ quan, tổ chức
phải được đăng ký tập trung văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng
theo quy định của phát luật và quy định cụ thể của cơ quan , tố chức như các

hóa đơn , chứng từ kế toán ….Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn
thư phải được đóng dấu “ Đến “;ghi số đến và ngày đến.
22


Dấu “Đến “ đuộc đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, ký hiệu
( đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung ( đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trắng phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản….
Đăng ký văn bản đến : Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính.Có 02 cách đăng ký văn bản: đăng
ký văn bản bằng sổ và đăng ký văn bản bằng mấy vi tính sử dụng chương trình
QLVB.
Khi đăng ký văn bản , cần đẩm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được trình cho
người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối , chỉ đạo giải quyết.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển “ trong
dấu”Đến” .Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến
(nếu có ) cần được ghi vào phiếu riêng.Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các
cơ quan , tổ chức quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối văn bản được chuyển về văn thư để đăng ký
bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong phần
mềm quản lý văn bản.
Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyến căn cứ vào ý kiến người có thẩm quyền.
Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Tùy thuộc vào số lượng văn bản đến của mỗi cơ quan mỗi năm có thể

đăng ký văn bản đến làm sổ chuyển giao văn bản.
Giải quyết và theo dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản lớn: Khi nhận được văn bản lớn ,các đơn vị , cá nhân
có tránh nhiệp giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định đối với những văn bản
đến có đóng dấu độ khẩu, phải giái quyêt trước.
23


Khi trình trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết, đơn vị , cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị , cá nhân.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến : Căn cứ quy định cụ thể
của cơ quan ,tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hộp số liệu về văn bản
đến, bao gồm : tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản
đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết …để báo cáo cho người được giao
trách nhiệm.
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ của cơ quan bao gồm 02 giai đoạn cơ bản: Kết thúc và
biên mục hồ sơ.Trước khi tiến hành lập hồ sơ thì đơn vị và cá nhân có hồ sơ cần
thực hiện lầ cuối việc thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu vào hồ sơ , xác định
giá trị tài liệu trong hồ sơ , dà soát thời hạn bản quản tài liệu trong hồ sơ.
Phân chia đơn vị bảo quản : Chia tài liệu thành các đơn vị bảo quản dựa
vào mối lien hệ về nội dung , thời gian và giá trị của các văn bản.
*Sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ có các cách sắp xếp: sắp xếp
theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc, theo
tầm quan trọng của tác giả, và theo vần chữ cái A, B, C.

* Biên mục hồ sơ
* Đánh số tờ
-Mỗi một tờ được đánh bằng một số ảrập vào bên phải phía trên tờ văn bản
- Không đánh vào giấy trắng. Trường hợp giấy cỡ to (>A4) coi đó là một số
- Giấy dán nhiều ảnh coi đó là một số. Nếu đánh sót đánh số theo A,B
*Ghi mục lục văn bản
* Viết chứng từ kết thúc
*Viết bìa hồ sơ
Một số mẫu bìa hồ sơ tiêu biểu:
24


•

+ Tên loại - Vấn đề - Thời gian – Tác giả.
+ Tên loại - Tác giả - Vấn đề - Thời gian
+ Hồ sơ – Vấn đề - Địa điểm – Thời gian
+ Hồ sơ nguyên tắc – Vấn đề.
Thời gian nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm
kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức
- Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh.. sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
*Con dấu của cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực
hiện những quy định sau:
- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có

thẩm quyền
-Không được đóng dấu khống chỉ
*Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng
hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ
quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy
định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
-Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
25