THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG

MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG................................................................................................2
Chương 1...............................................................................................................2
KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHÒNG...........2
1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách - Bộ
Quốc phòng: .........................................................................................................2
1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách:................2
1.1.2. Chức năng của Cục Chính sách...................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ của Cục Chính sách: ..................................................................3
1.1.4. Quyền hạn của Cục Chính sách: .................................................................3
Chương 2...............................................................................................................6
THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC
PHÒNG.................................................................................................................6
2.1. Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu
trữ..........................................................................................................................6
2.2. Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng).........................10
2.3. Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng...........................................11
2.4. Tổ chức tài liệu trong kho ...........................................................................12
2.5. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản .................................................................14
2.6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ....................................................................15


LỜI NÓI ĐẦU
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt
động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu
trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác
quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng
đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là

loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý
và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của
công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện
trên những khía cạnh cụ thể sau:
Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống
thể chế hành chính.
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một
cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến
dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo
các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt
về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà
nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đồng thời, phải đổi mới các
khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện
hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn
thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.
Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư, lưu
trữ nước ta trong thời kỳ hội nhập.
1


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHÒNG
1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính

sách - Bộ Quốc phòng:
1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách:
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Việt Nam giải phóng quân
trở thành Quân đội của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà. Trước những yêu
cầu bảo vệ cách mạng, bảo vệ chính quyền nhân dân, chuẩn bị kháng chiến
chống thực dân Pháp xâm lược, lực lượng vũ trang nhân dân phát triển nhanh
chóng... tình hình đó đặt ra yêu cầu khách quan phải có cơ quan chuyên trách về
công tác chính sách (CTCS) trong quân đội.
Ngày 26 tháng 02 năm 1947, theo đề nghị của Hội nghị toàn quốc các
chính trị uỷ viên khu và các chính trị viên Trung đoàn - Quân đội quốc gia Việt
Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 240/CP thành lập Phòng Thương
binh thuộc Chính trị Cục - đây là sự kiện đánh dấu về mặt tổ chức, sự ra đời hệ
thống Ngành Chính sách quân đội, đặt dưới sự lãnh đạo của Trung ương Quân
uỷ và sự chỉ đạo trực tiếp của Chính trị Cục (Tổng cục Chính trị- Quân đội nhân
dân Việt Nam hiện nay).
Khi cuộc chiến tranh chống đế quốc Mỹ phát triển ở đỉnh cao, trước yêu
cầu mới, ngày 21 tháng 11 năm 1967, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định
số 117/QĐ-QP thành lập Cục Chính sách - đó là một tất yếu do đòi hỏi của yêu
cầu phát triển CTCS trong Quân đội nhân dân Việt Nam. Sự ra đời đó có mối
quan hệ gắn bó mật thiết với chức năng quản trị thông tin của ngành Chính sách
Quân đội, để CTCS quân đội nắm vững đường lối chủ trương của Đảng, chính
sách, pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của Quân đội, thường xuyên
giữ vững nguyên tắc, chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất giúp ĐUQSTW,
Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị trình Nhà nước ban hành các chế độ chính
sách liên quan đến quân đội và HPQĐ để phù hợp với hoàn cảnh, tình hình từng
thời kỳ phát triển của đất nước.
2


1.1.2. Chức năng của Cục Chính sách

Cục Chính sách là cơ quan chuyên trách đầu ngành về nghiệp vụ công tác
Chính sách . Có chức năng:
- Quản lý nhà nước về chính sách đối với quân đội và hậu phương quân
đội (HPQĐ). Nghiên cứu, đề xuất với Đảng và Nhà nước về chính sách đối với
quân đội và HPQĐ.
- Đề xuất các biện pháp, chế độ quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực
hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ.
1.1.3. Nhiệm vụ của Cục Chính sách:
- Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân sự
Trung ương (ĐUQSTW), Bộ Quốc phòng về chính sách đối với quân đội và
HPQĐ.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách theo chủ trương của Đảng và
chính sách của Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ.
- Xây dựng các quy chế, quy định, các đề án về CTCS toàn quân.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện CTCS của các đơn vị.
- Tổ chức các hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, bồi dưỡng
nghiệp vụ ngành nghiệp vụ CTCS.
- Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn và kiểm tra các đơn
vị trong quá trình tổ chức thực hiện.
- Xây dựng kế hoạch, phân cấp ngân sách, vật tư, xăng dầu cho các đơn vị
nghiệp vụ cấp dưới trong toàn quân.
Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do ĐUQSTW, Bộ
Quốc phòng và Tổng cục Chính trị giao.
1.1.4. Quyền hạn của Cục Chính sách:
+ Giải quyết các chế độ chính sách đãi ngộ của Đảng, Nhà nước, quân đội
theo luật định; quản lý, chỉ đạo, cân đối các chính sách đãi ngộ tinh thần, vật
chất đối với cán bộ, nhân viên, chiến sĩ trong quân đội, đồng thời đảm nhiệm
trực tiếp nghiên cứu và đề nghị vận dụng, bổ sung, sửa đổi hướng dẫn thực hiện
một số chế độ chính sách như:
3

- Chính sách đối với quân nhân, công nhân viên quốc phòng (CNVQP)
khi đang tại chức và khi chuyển ra ngoài quân đội như chính sách đối với lực
lượng đang công tác làm nhiệm vụ đặc thù, chính sách đào tạo nghề đối với hạ sĩ
quan, binh sĩ khi xuất ngũ, các chế độ phụ cấp, trợ cấp...
- Chính sách đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt liệt sĩ và chính
sách HPQĐ, như: giải quyết chế độ chính sách đối với thương binh, bệnh binh,
gia đình liệt sĩ; chính sách về nhà ở, an dưỡng, điều dưỡng, trợ cấp khó khăn...
- Chính sách khen thưởng: Tổng hợp, thẩm định, báo cáo đề nghị Nhà
nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng tuyên dương danh hiệu Anh hùng lực lượng
vũ trang nhân dân (LLVT) và Anh hùng Lao động, các danh hiệu vinh dự Nhà
nước khác; khen thưởng huân chương, huy chương, bằng khen, giấy khen các
loại... cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong lao động, học tập,
công tác, chiến đấu...
+ Phối hợp chỉ đạo và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đã được
ban hành theo chức năng được phân công; Thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt
động CTCS của các đơn vị trong toàn quân; Giải quyết các khiếu nại, tố cáo có
liên quan đến CTCS trong quân đội và HPQĐ; Tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng
kết, hội nghị tập huấn nghiệp vụ CTCS cho các đơn vị trong toàn quân...
1.1.5. Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách
Theo Quyết định của Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt
Nam ban hành về cơ cấu tổ chức và biên chế của Cục Chính sách như sau:
+ Cơ cấu tổ chức: Cơ quan được tổ chức thành 3 phòng và 1 ban, gồm:
- Phòng Nghiên cứu Tổng hợp
- Phòng Hậu phương Quân đội,
- Phòng Thương binh Liệt sỹ - Người Có công,
- Ban Hành chính - Chính trị.
+ Về biên chế: được biên chế ........ đồng chí, gồm:
01 Cục trưởng

02 Phó Cục trưởng
03 Trưởng phòng
4


03 Phó trưởng phòng
01 Trưởng ban
và các chuyên viên, cán bộ nghiên cứu, nhân viên và chiến sĩ liên lạc công
vụ giúp các phòng, ban và cơ quan hoạt động (trong đó có 01 nhân viên làm
công tác Lưu trữ).

5


Chương 2
THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ
QUỐC PHÒNG
2.1. Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản
tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế văn hóa
trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất quan trọng để xây dựng kế hoạch
phát triển kinh tế hàng năm của đất nước. Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản
lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh
chống mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Vì vậy bảo quản an toàn và kéo dài tuổi
thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong đó, tu bổ tài liệu là việc
thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ có
nguy cơ bị hư hỏng là việc cần quan tâm.
Các tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ. Do vậy chúng dễ bị tổn hại
và tích trong mình những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài
liệu bắt đầu bị tổn thương ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn

trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô
nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả
màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.
Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ:
+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của Acid, làm tăng nấm mốc. Ẩm
làm mềm độ dính. Làm yếu sợi giấy. Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn hơn.
+ Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do
giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các
tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.
+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ
hút ẩm cao là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.
+ Acid là nguyên nhân của thủy phân Acid (Acid hydrolysis) là hiện
tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn Acid có trên tờ
giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm
6


khung và ô nhiễm không khí.
+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết
các đồ lưu trữ khác.
+ Nấm và mốc tạo ra Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích
thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và
mốc rất phát triển trong môi trường có tính Acid.
+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến
tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.
+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại
vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.
+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi
lưu trữ các bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính Acid và lưu huỳnh.
+ Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.

Từ những yếu tố trên bảo quản tài liệu là phương cách tốt nhất để tránh
không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Sau đây là một số những phương
cách được xem là tốt nhất và là tài liệu tham khảo cho những người làm công tác
bảo quản. Những quy tắc này tính đến việc người làm công tác bảo quản sẽ sử
dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ trên 50 năm hoặc
những tài liệu được coi là đặc biệt quý hiếm.
+ Giữ tài liệu trong phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngày
hoặc theo mùa. Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió. Gác mái và
tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện cho nấm và
mốc phát triển, đây có thể là nơi trú ngụ của côn trùng và loài gặm nhấm. Cần
để sách xa tường. Đường ống nước cũng cần tránh do có thể bị rò gỉ hoặc ngập
sàn kho.
+ Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc đã được khử
Acid (Free – acid). Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt(bộ tỏa nhiệt),
hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp. Nhiệt độ và độ ẩm tốt nhất đối với tài
liệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đối
với các loại là ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40%. Dụng cụ đo độ ẩm hoặc bộ
7


điều khiển điện tử có thể được sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm
theo đúng quy định.
+ Môi trường ẩm có thể tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Cần gói hút
ẩm, để làm giảm độ ẩm và bẫy côn trùng, trong hộp đựng tài liệu. Nếu phát hiện
thấy nấm mốc, không cần phải cố gắng làm sạch khi tài liệu vẫn còn hơi ẩm, mà
trước hết cần làm khô bằng hệ thống thông gió tốt. Dựng các tờ tài liệu và các
cuốn sách đứng lên. Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào một tấm giấy phẳng và
dùng chổi mềm làm sạch bề mặt. Bào tử mốc có thể tác động xấu tới sức khỏe,
cần thận trọng trong quá trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ và găng tay, làm
việc trong phòng có thông gió tốt hoặc bên ngoài trong điều kiện thời tiết tốt.

Không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và là nguyên
nhân khiến tài liệu bị giòn và ố.
+ Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyên
nhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn. Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày
là 50 lux, mức ánh sáng này tương đối mờ. Ánh sáng đèn điện có thể được chấp
nhận với điều kiện màn che.
+ Đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh. Các album ảnh nên được chèn
bằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng
kính (glassine paper) được coi là thích hợp. Phim âm bản được bọc cẩn thận
bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.
+ Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, tốt nhất là cất giữ
trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng
một lớp vải.
Chính vì những lý do trên, cùng với thời gian của lịch sử, các tài liệu lưu
trữ nếu không được bảo quản tốt, không được tu bổ phục chế thì sẽ dần bị xuống
cấp, rách, mủn, khô gãy, mất các thông tin trên tài liệu. Các nguy cơ này sẽ dẫn
tới việc khó khăn trong công tác khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là
những tài liệu có tính chất quý, hiếm.
Tài liệu lưu trữ của Cục Chính sách- Bộ Quốc phòng hình thành trong quá
trình hoạt động, cơ bản là tài liệu hành chính và được xác định là 02 phông lưu
8


trữ, ngoài ra còn có một số tài liệu là băng ghi âm, ảnh, sách nghiệp vụ… Phông
lưu trữ này có từ năm 1947, đến nay vẫn đang được khai thác và bảo quản trong
kho lưu trữ của Cục với diện tích 36 m2, trong kho đang bảo quản tổng số 25
mét giá tài liệu lưu trữ, do Banh Hành chính phụ trách; các khâu nghiệp vụ do
01 cán bộ lưu trữ thực hiện. Toàn bộ tài liệu trong Kho được bảo quản, tổ chức
chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu,
trong đó quy định nhiều nội dung bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tất cả các tài

liệu đưa ra phục vụ khai thác đều được theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an
toàn. Hiện nay Lưu trữ Cục chính sách đang dùng các biện pháp thủ công để bảo
quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối,
chốngchuột.
Đây là một phông lưu trữ rất quan trọng không những đối với cơ quan
Cục Chính sách mà còn đối với tất các các cơ quan đơn vị ngành dọc trong toàn
quân. Bởi Phông lưu trữ này phản ánh quá trình chỉ đạo, điều hành của Cục
Chính sách –BQP về hoạt động công tác chính sách đối với các cơ quan, đơn vị
trong quân đội. Trong đó có chủ trương đường lối, chiến lược của Đảng, Nhà
nước, BQP và các cơ quan, đơn vị trong toàn quân, trải qua các thời kỳ lịch sử
trọng đại của đất nước như: thời kỳ chống Pháp, Mỹ…và các sự kiện lớn của đất
nước trong nhiều năm qua.
Phông lưu trữ giúp các Thủ trưởng và cán bộ, nhân viên Cục Chính sách
đến khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác Nghiên cứu, tham mưu, đề
xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân sự Trung ương, Bộ Quốc phòng về
chính sách đối với quân đội và HPQĐ và công tác chỉ đạo, điều hành và giải
quyết công việc của cơ quan…
Cục Chính sách có được Phông tài liệu lưu trữ quý giá này là do xuất phát
từ vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để hình thành nên tài liệu,
nhưng đồng thời để bảo quản và khai thác, sử dụng được phông tài liệu này, là
do có sự quan tâm đặc biệt của Thủ trưởng Cục Chính sách đã ban hành các văn
bản như quyết định, quy định…về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và chi đạo
và đầu tư về nhân lực, trang thiết bị, đáp ứng đầy đủ các phương tiện tốt nhất để
9


phục vụ cho công tác lưu trữ và duy trì được công tác bảo quản, khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Cục Chính sách. Chẳng hạn đẻ bảo quản
tốt tài liệu lưu trữ cũng như việc phục vụ nghiên cứu, khai thác, sử dụng đối với
phông lưu trữ của Cục Chính sách, tài liệu được phân chia theo các giai đoạn:

Giai đoạn 1: từ năm 1947 – 1954
Giai đoạn 2: từ năm 1955 – 1975
Giai đoạn 3: từ năm 19476– 1979
Từ năm 1980 cho đến nay phân chia theo năm công tác. Toàn bộ khối tài
liệu này được lập hồ sơ, sắp xếp bảo quản trên giá…đúng quy trình nghiệp vụ về
công tác lưu trữ.
Như vậy, việc phân chia tài liệu lưu trữ Cục Chính sách gắn liền với sự
kiện lịch sử của đất nước, không những thuận lợi cho việc nghiên cứu, khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ mà còn thuận lợi trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở
các giai đoạn này được tốt hơn, đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm của
người bảo quản và nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình công tác tại cơ quan và qua việc học tập, được nhà trường
trang bị kiến thức về công tác bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ em
thấy thực trạng Phông lưu trữ của Cục chính sách những năm gần đây tình trạng
tài liệu rất tốt, nhưng tài liệu của giai đoạn 1947-1954 và giai đoạn 1955-1975
tình trạng tài liệu rất kém, bởi tài liệu ở các giai đoạn này chất liệu rất thấp, chủ
yếu là giấy pơluya …do đó tài liệu dễ bị hút ẩm, nấm mốc hoặc bị côn trùng gây
hại; chữ của tài liệu sử dụng mực đánh máy cơ và in giấy than và chữ viết tay…
dẫn đến tài liệu dễ bị lão hóa theo thời gian; đồng thời tài liệu ở giai đoạn này do
có chiến tranh phá hoại nên cũng còn bị thiếu nhiều cần phải được tiến hành thu
thập và bổ sung cho phông lưu trữ được đầy đủ hơn và bảo quản trong điều kiện
tốt nhất để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, đặc biệt với tài liệu là băng ghi âm, ảnh
cần phải bảo quản riêng theo đúng tiêu chuẩn…
2.2. Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng)
Kho lưu trữ của Cục chính sách nằm trong trụ sở làm việc của Cục với
diện tích 36 m2, trong kho đang bảo quản tổng số 25 mét giá tài liệu lưu trữ,
10


trong kho đã được đầu tư mua sắm những trang thiết bị thiết yếu để phục

vụ cho công tác lưu trữ tài liệu, phần nào đáp ứng được yêu cầu của công tác
bảo quản an toàn tài liệu. Hằng năm đều được đầu tư mua sắm, tu sửa vào hệ
thống kho tàng và phòng làm việc của cán bộ.
- Hệ thống điện trong kho
Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong
kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Có cầu dao chung cho toàn kho và cầu
dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho làm bằng cáp chì, đi ngầm.
Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có
một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho có nắp bảo vệ.
- Chế độ ánh sáng
Đã hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Các cửa số có kính màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ
dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là
100 lux.
Dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.
- Chế độ thông gió
Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.
Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.
2.3. Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng
- Phương tiện bảo quản
Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản
tài liệu. Các hộp, giá áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà
nước và Cục Lưu trữ, BQP hướng dẫn. Hiện tại Cục Chính sách đang bảo quản
tài liệu với tổng số 06 giá để tài liệu; 375 hộp đựng tài liệu; các giá chủ yếu là
giá cố định, hộp đựng là hộp Carton, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành…
- Quạt thông gió
Hiện tại gồm 04 quạt cây công nghiệp, 02 quạt cây thường, 20 quạt thông
gió, số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích
11

và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó.
- Máy hút bui, máy điều hòa không khí
Gồm 01 máy hút bụi và hệ thống điều hòa phục vụ cho công tác bảo quản,
tuy nhiên trước mắt cần trang bị thêm.
-Thiết bị phòng chống cháy
Kho lưu trữ được trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy
để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu gồm 9 bình chữa cháy sách tay khí
CO2, bình bột tetraclorua cácbon và bình chữa cháy tự động; 01 máy bơm chữa
cháy kèm 01 lăng phun và 01 máy bơm nước chữa cháy di động dự phòng.
- Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
Trong kho trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như chổi quét bụi tài
liệu chuyên ngành và các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
2.4. Tổ chức tài liệu trong kho
Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra
thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu
trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi thì việc
sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ cần
thiết. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho
lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố
xảy ra, chống được các yếu tố gây hại cho tài liệu.
- Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
Tài liệu trước khi nhập kho được làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác
giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu được xếp trong các hộp,
trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên

ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra
tìm.
12


* Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
- Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ
Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã
vận dụng để lập hồ sơ. Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì chia thành
nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày
khoảng 2 cm;
- Sắp xếp tài liệu lên giá
Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong
từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên
xuống dưới. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy.
Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số
thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột
và các cột lại được xếp từ trái qua phải.
Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của
phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới,
trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái
qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
- Sắp xếp giá trong kho
Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi
lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố
phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh,
sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu trong kho
Hàng năm kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết

quả của kiểm tra được ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có
theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư
hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế
hoặc làm bản sao bảo hiểm.
13


- Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều nhiều giá cần nên phải làm bảng chỉ dẫn:
Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.
2.5. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm
Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
+ Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho
tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ
ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh
sáng... lọt thêm vào kho.
Tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh thường xuyên sử dụng quạt để thông gió;
vệ sinh kho định kỳ 6 tháng/1 lần.
+ Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí khi cần thiết.
- Chống nấm mốc
Để phòng nấm mốc phát sinh thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ
sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế
độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng
các biện pháp chống nấm mốc.
Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải
phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối
với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được

kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt
đối không được dùng cho tài liệu.
Tại kho thực hiện khử trùng tài liệu 01 lần/năm và thực hiện thường
xuyên.
- Chống côn trùng
Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện
pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu,
14


phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và
thường xuyên kiểm tra phát hiện và sử dụng các biện pháp phòng chống và diệt
côn trùng kịp thời.
Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và
các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.
- Chống mối
Việc phòng chống đã được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho
lưu trữ.
Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu... phải liên hệ
ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và
lâu dài. Trong năm 2015 chi cục đã tiến hành đặt các hộp nhử mối và thu dọn
sạch sẽ sao cho đảm bảo an toàn nhất cho tài liệu.
- Chống chuột
Luôn luôn hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho
(tại các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...)
Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải
thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

2.6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành
được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946
về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị
đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài
15


sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách
về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ tài
liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những
biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con
người gây ra. Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, cho nên
các yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ
rất lớn. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất
mát, hư hỏng. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất
khó khăn và phức tạp.
Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân
về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của
dân tộc. Từ đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những
đóng góp của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu

trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm
phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư
hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các
chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác
động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá
hoại, lấy cắp tài liệu.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh
nghiệm truyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên
của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các
biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc biệt là
phải khử axít đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axít.
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến
16


nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá học, sinh vật, khí tượng… các
thành tựu khoa học của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng rộng rãi
trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một công tác phức tạp, nó không
những đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có kiến thức nghiệp vụ lưu trữ mà còn phải
biết ứng dụng các thành tựu của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Người làm
công tác bảo quản phải nhận thức đúng đắn vị trí, ý nghĩa của công tác này.
Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ, người cán bộ phải thận trọng, nhất là
đối với việc vận dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào bảo vệ tài liệu lưu
trữ, tu bổ tài liệu lưu trữ.
Trong những năm gần đây Công tác văn thư, lưu trữ Cục Chính sách được
kiện toàn cả về mặt tổ chức, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng
như các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về cơ bản đều có trình độ chuyên

môn nghiệp vụ
Nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ bước đầu đã được quan
tâm phân bổ thường xuyên trong dự toán ngân sách hàng năm, Cơ sở vật chất
tuy đã được đầu tư quan tâm mua sắm những vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu
mà Luật Lưu trữ đề ra,
Ngoài vấn đề nêu trên, để làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ,
thiết nghĩ, ngoài việc các cơ quan chức năng của Nhà nước hướng dãn chỉ đạo
nghiệp vụ, mà vấn đề này cần có sự phối hợp hoạt động chặt chẽ giữa lãnh đạo
cơ quan, tổ chức, cán bộ chuyên môn và đặc biệt cán bộ làm công tác lưu trữ
không những phải có phẩm chất tốt, mà cần phải nắm vững các văn bản về
nghiệp vụ công tác lưu trữ, phải biết vận dụng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ đã
được thầy, cô trang bị ở trường hoặc ở đồng nghiệp có kinh nghiệm để có biện
pháp thiết thực, chủ động tham mưu, đề xuất với lãnh đạo áp dụng cho cơ quan,
tổ chức mình bảo quản tài liệu được khoa học, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu,
nhằm phục vụ được tốt nhất các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan,
tổ chức mình…Mỗi người, mỗi cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ là góp phần xây dựng cơ quan, tổ chức mình ngày càng vững
17


mạnh hơn.
Ngoài vấn đề nêu trên, với kinh nghiệm thực tiễn công tác và sự
yêu mến nghề nghiệp về công tác lưu trữ, em thấy công tác lưu trữ trong quân
đội cũng đã được cơ quan chức năng Bộ Quốc phòng rất quan tâm và chỉ đạo
nghiệp vụ rất chặt chẽ, thực tế có nhiều cơ làm tốt công tác lưu trữ. Song bên
cạnh đó cũng có nhiều cơ quan chưa quan tâm đúng mức về công tác này, bởi
lãnh đạo, chỉ huy và cán bộ chuyên môn của cơ quan đó chưa hiễu rõ và chưa
nhận thức đúng về công tác này, do đó công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, còn
có những cơ quan tài liệu chưa lập hồ sơ, còn để trong tình trạng bó gói…
Hiện nay các cơ quan trong quân đội chưa có cơ quan nào nghĩ đến

việc phối hợp với nhà trường để nói chuyện chuyên đề nhằm nâng cao kiến thức
về công tác văn thư, lưu trữ cho các cấp lãnh đạo, chỉ huy và cán bộ chuyên
môn. Nếu tổ chức Hội nghị tập huấn mới chỉ dừng lại trong việc mời cán bộ
chuyên ngành cấp trên trực tiếp nói chuyện, em thấy như thế cũng tốt nhưng
chưa đủ trình độ sư phạm và mở rộng kiến thức, làm thay đổi nhận thức cho các
đối tượng nêu trên để từ đó họ hiểu và sẽ có sự chỉ đạo sát, đúng về công tác lưu
trữ của cơ quan đó và sẽ quan tâm đến cán bộ, nhân viên làm công tác này được
tốt hơn.
Xuất phát từ thực trạng nêu trên, nên chăng cần bắc một nhịp cầu
nối giữa các cơ quan, tổ chức và nhà trường để phối hợp hoạt động. Hàng năm
mời cán bộ giảng viên của nhà trường đến nói chuyện chuyên đề về công tác lưu
trữ cho các cơ quan, đơn vị trong quân đội. có được hình thức này, hy vọng rằng
mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi người chúng ta thực hiện tốt công tác bảo quản lưu
trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung sẽ góp phần xây dựng Ngành Lưu trữ
ngày càng có nề nếp, chất lượng và không ngừng nâng cao vị thế của Ngành
Lưu trữ trong thời kỳ mới, phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại hội
nhập trong thời kỳ mới./.

18


Câu hỏi:
So sánh quy định tiêu chuẩn ngành và tiêu chuẩn quốc gia đối với 3
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cơ bản:
Bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta luôn là vấn đề cần thiết và cấp bách.
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, nhiều tài liệu với vật mang
tin khác nhau, có thời gian lưu trữ tương đối dài xuất hiện, nhưng tài liệu giấy
vẫn là tài liệu quan trọng và khó thay thế trong hiện tại cũng như tương lai. Vì
vậy, việc lưu trữ để kéo dài tuổi thọ tài liệu mà vật mang tin là giấy vẫn là vấn
đề rất cần được quan tâm.

Đối với các tài liệu dạng giấy thì Bìa hồ sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu
lưu trữ và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ là những trang thiết bị không thể thiếu để
đảm bảo tuổi thọ của tài liệu. Các trang thiết bị này liên quan đồng bộ, chặt chẽ
với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tài liệu lưu trữ.
Một số tiêu chuẩn ngành về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
trước đây:
Xác định tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy,
ngay từ đầu những năm 1990, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước) đã rất quan tâm nghiên cứu, xây dựng và ban hành Tiêu
chuẩn ngành TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”
theo Quyết định số 42/QQĐ-KHKT ngày 08/6/1992, sau đó TCN này đã được
sửa đổi và thay thế bằng TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” theo Quyết định số 62/QĐLTNN ngày 07/05/2002. Cũng trong năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban
hành TCN 02:2002 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính” theo Quyết định
số 248/QĐ-LTNN ngày 23/12/2002. Việc ban hành đồng bộ hai tiêu chuẩn này
là rất cần thiết để đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động bảo quản tài liệu lưu
trữ từ Trung ương đến địa phương. Đối với giá bảo quản tài liệu lưu trữ thì từ
năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành TCN 06-1997 “Giá bảo quản tài
liệu lưu trữ” theo Quyết định số 122/QQĐ-KHKT ngày 21/10/1997.
Như vậy, trong nhiều năm qua, 03 tiêu chuẩn trên là cơ sở để các Lưu trữ
lịch sử trang bị bìa, hộp, giá trong công tác bảo quản tài liệu, đồng thời đây cũng
19


là những tiêu chuẩn tham khảo cần thiết của các cơ quan, tổ chức đối với hoạt
động lưu trữ tài liệu của mình. Các tiêu chuẩn trên cũng là tài liệu tham khảo
được các nhà sản xuất sử dụng khi sản xuất sản phẩm bìa, hộp, giá dùng trong
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trên cơ sở đó sự cần thiết của các việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia Bìa
hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
Năm 2007, Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật có hiệu lực, theo đó

tiêu chuẩn chỉ được phân thành 2 cấp là Tiêu chuẩn Quốc gia và Tiêu chuẩn cơ
sở, không còn cấp Tiêu chuẩn ngành (TCN). Chính vì vậy, trong Luật quy định
các tiêu chuẩn ngành phải được xem xét chuyển đổi thành Tiêu chuẩn Quốc gia
(TCVN) hoặc Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) hoặc hủy bỏ trước năm 2011. Đây cũng
là cơ sở pháp lý căn bản để Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị chuyển
đổi các TCN trên thành TCVN.
Qua khảo sát thực tế của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nhận thấy
có hơn 60% cơ quan tổ chức có sử dụng bìa hồ sơ để bảo quản tài liệu theo mẫu
của TCN 01:2002. Tuy nhiên, chỉ có 30% cơ quan, tổ chức sử dụng bìa hồ sơ
làm từ chất liệu đáp ứng các yêu cầu trong TCN 01:2002. Do vậy hầu hết chất
lượng của tờ bìa không đảm bảo, đễ bị ẩm mốc. Tiêu chuẩn bìa hồ sơ ban hành
năm 2002 chỉ đưa ra các yêu cầu cơ bản của nguyên liệu giấy làm bìa hồ sơ và
yêu cầu về nội dung trình bày. Đến nay các yêu cầu đó cần phải bổ sung để đảm
bảo tính thực tế cũng như yêu cầu của việc lưu trữ thông thường và lưu trữ lâu
dài tùy theo từng đối tượng lưu trữ. Nhóm nghiên cứu của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước đã đề ra hướng xây dựng chất lượng cho 2 loại bìa hồ sơ, một loại
sử dụng cho lưu trữ hiện hành và một loại sử dụng cho Lưu trữ lịch sử (thời gian
lưu trữ lâu hơn, khoảng trên 50 năm).
Đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, số lượng các cơ quan, tổ chức sử
dụng loại hộp này cũng tương đối nhiều do ưu điểm gọn nhẹ, giá thành rẻ. Tuy
nhiên, hộp này cũng có nhược điểm là gấp khó khăn, khi vận chuyển dễ tuột
chốt, bìa sóng dễ bị thấm nước…Ngoài ra, nhiều cơ quan sử dụng các loại hộp
bảo quản tài liệu với kích thước, yêu cầu chất lượng không đảm bảo như hộp
20


bằng lồng sơn, hộp bằng nilon kín…, nên tài liệu bảo quản trong hộp thường đổ
mồ hội và dễ bị dòn hoặc mủn, nát, ảnh hưởng nghiệm trọng đến độ an toàn và
tuổi thọ của tài liệu. Hơn nữa hộp bảo quản theo TCN 02:2002 được chế tạo để
đặt theo chiều dọc trên giá nên tài liệu bảo quản trong hộp thường hay bị uốn

cong ảnh hưởng đến chất lượng. Do đó, để đảm bảo tính thực tiễn cũng như
khoa học cho sản phẩm hộp bảo quản, nhóm nghiên cứu của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước cũng đề xuất bổ sung yêu cầu về chất lượng của bìa cát tông dùng
làm hộp bảo quản, đồng thời cũng đề nghị thay đổi kích thước cũng như cấu tạo
của hộp để có thể đặt nằm ngang trên giá, tránh làm tài liệu bị uốn cong như để
trong loại hộp cũ.
Với những thay đổi đối với bìa hồ sơ và hộp bảo quản tài liệu lưu trữ như
trên, để đảm bảo tính đồng bộ trong hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ thì việc
sửa đổi tiêu chuẩn giá bảo quản tài liệu cũng rất cần thiết. Tiêu chuẩn giá được
ban hành từ năm 1997 đến nay cũng có nhiều vấn đề không còn phù hợp. Mặt
khác, khi thay đổi cách đặt hộp từ dọc thành nằm ngang trên giá thì yêu cầu giá
vẫn bảo quản được số lượng hộp tài liệu như trước hoặc hơn thì kích thước của
giá cũng cần thay đổi cho phù hợp. Chiều dài và chiều cao của khoang giá cần
thay đổi để có thể đặt được số lượng hộp hợp lý, đồng thời sử dụng tối đa diện
tích của giá.
Nói tóm lại, việc xây dựng các Tiêu chuẩn quốc gia cho Bìa hồ sơ, Hộp
bảo quản tài liệu lưu trữ và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết
nhằm đáp ứng yêu cầu của thực tiễn, khoa học và cả yêu cầu về pháp lý đảm bảo
sự thống nhất, đồng bộ cho hệ thống Tiêu chuẩn quốc gia, tạo thuận lợi cho hoạt
động lưu trữ nhằm hướng tới chất lượng tốt hơn trong hoạt động này.
- Nội dung cơ bản của Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) Bìa hồ sơ, Hộp bảo
quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ:
Trước những quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm
2007 và yêu cầu thực tế về các trang bị bảo quản tài liệu giấy, từ năm 2011, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã kết hợp với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt
Nam, Viện Công nghiệp giấy và Xenluylo trong quá trình thực hiện chuyển đổi
21


Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Giá bảo quản tài liệu

thành Tiêu chuẩn quốc gia. Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban
hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về công bố các tiêu chuẩn quốc gia:
- TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01: 2002;
- TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002
- TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997
Các tiêu chuẩn quốc gia này áp dụng cho các loại bìa hồ sơ lưu trữ bằng
giấy, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm từ các tông, giá bảo quản tài liệu lưu trữ
làm bằng kim loại dạng tháo lắp và được sử dụng trong các hoạt động văn thư,
lưu trữ.
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ
Tiêu chuẩn đã nêu các nội dung về:
- Các tài liệu viện dẫn của Tiêu chuẩn.
- Yêu cầu kỹ thuật đối với giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ và đối với bìa hồ sơ
lưu trữ.
+ Về giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ, tiêu chuẩn đã quy định chi tiết các chỉ
tiêu chất lượng của giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ như: định lượng; độ bền kéo theo
chiều dọc, chiều ngang, kN.m; năng lượng kéo hấp thụ theo chiều dọc, chiều
ngang, j/m2; độ bền xé theo chiều dọc, chiều ngang, mN, độ chịu bục; độ ẩm, độ
trắng ISO…Ngoài ra, đối với giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ lâu dài trên 50 năm, sau
khi được thử lão hóa nhân tạo theo TCVN 7068-1 (ISO 5630-1) phải đáp ứng
các yêu cầu quy định về độ bền kéo; năng lượng kéo hấp thụ, độ bền xé; độ chịu
bục; độ trắng ISO, pH nước chiết, những chỉ tiêu này được quy định cụ thể
không nhỏ hơn giá trị còn lại sau lão hóa.
+ Yêu cầu đối với bìa hồ sơ lưu trữ, tiêu chuẩn đã nêu yêu cầu ngoại quan
mà tờ bìa cần đạt được như bìa hồ sơ lưu trữ phải vuông vắn, các đường gấp nếp
phải liên tục. Bề mặt bìa hồ sơ không được nhàu nát, không được có các vết
xước, không bị vón cục, không có xơ sợi bám dính và màu sắc phải đồng đều.
Các nội dung in trên bìa hồ sơ phải cân đối, ngay ngắn, rõ nét và bền màu.
Yêu cầu về kích thước của bìa hồ sơ là 650mm x 230 mm (không tính
22

kích thước phần tai trên và tai dưới) với sai số cho phép 2mm. Bìa hồ sơ gồm 5
phần: tờ đầu, phần gáy, tờ sau, phần tai trên và tai dưới, phần tai cạnh.
Trong tiêu chuẩn cũng đưa ra yêu cầu về nội dung trình bày trên bìa hồ
sơ. Đối với trang mặt trước của tờ đầu là kiểu chữ, cỡ chữ, cách trình bày về các
thông tin của Hồ sơ như tên Lưu trữ lịch sử mà tài liệu phải nộp, tên cơ quan tổ
chức, tên đơn vị; mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian của hồ sơ, số lượng tờ của hồ
sơ, thông tin về nơi bảo quản của hồ sơ (phông số, mục lục số, hồ sơ số); thời
hạn bảo quản của hồ sơ. Chứng từ kết thúc được trình bày ở tai cạnh của bìa hồ
sơ. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu về kiểu chữ, cỡ chữ, cách trình bày của các thông
tin của Chứng từ kết thúc. Các thông tin về số tờ của đơn vị bảo quản; hồ sơ
được đánh từ số …đến số; số trùng, số khuyết trong hồ sơ; số tờ mục lục văn
bản; đặc điểm tài liệu trong hồ sơ (tình trạng vật lý của tài liệu, dấu chỉ mức độ
mật, bút tích…).
- Phương pháp thử đối với bìa hồ sơ lưu trữ gồm: phương pháp ngoại
quan, phương pháp kiểm tra kích thước bằng các dụng cụ đo thông dụng có độ
chính xác đến 1mm; các phương pháp thử khác như phân tích thành phần xơ sợi,
định lượng, độ bền kéo… thử theo các TCVN đã được công bố.
- Yêu cầu ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: Tiêu chuẩn yêu cầu về
việc mỗi bìa hồ sơ lưu trữ phải có nhãn ghi trực tiếp ở mặt sau hoặc đính kèm
với ít nhất các nội dung: tên sản phẩm, thông tin về nhà sản xuất hoặc nhà phân
phối, kích thước, số hiệu tiêu chuẩn, ngày sản xuất. Ngoài ra tiêu chuẩn cũng
nêu các yêu cầu về bao gói, vận chuyển và bảo quản Bìa hồ sơ lưu trữ.
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
Tiêu chuẩn này gồm các yêu cầu:
- Các tài liệu viện dẫn của Tiêu chuẩn.
- Yêu cầu kỹ thuật đối với bột giấy sản xuất cáctông làm hộp bảo quản tài
liệu lưu trữ và yêu cầu đối với các tông sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
- Đối với bột giấy sản xuất các tông làm hộp bảo quản tài liệu lưu trữ là

bột giấy hóa học, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hoặc hỗn hợp của
cả hai loại bột giấy này.
23


- Đối với cáctông sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các
yêu cầu quy định theo chỉ tiêu về định lượng, độ dày, pH nước chiết, độ ẩm
(được quy định trong Bảng 1 của Tiêu chuẩn).
+ Đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ. Về ngoại quan, bề mặt hộp phải
nhẵn mịn, không có các vết xước, không có các xơ sợi bám dính. Các nếp gấp
của hộp phải phẳng, không bị gãy. Các góc hộp phải vuông vắn và khít khi hộp
được đậy kín.
Về kích thước của hộp: Hộp có kích thước là 350 mm x 250 mm x
125mm với sai số 2 mm. Tiêu chuẩn cũng quy định về chất liệu của khuy hộp, vị
trí và khoảng cách của các lỗ hình tròn tạo thông thoáng trên hộp. Điểm khác cơ
bản của hộp bảo quản tài liệu lưu trữ theo TCVN 9252:2012 so với TCN
02:2002 là hộp được thiết kế có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng
của hộp, nắp có dây buộc. Tiêu chuẩn cũng chú thích trong trường hợp tài liệu
lưu trữ có kích thước khác với kích thước A4 thì có thể thay đổi kích thước của
hộp bảo quản tài liệu lưu trữ cho phù hợp. Hộp phải chịu được lực nén tối thiểu
là 2000N mà không bị hỏng hoặc biến dạng.
- Phương pháp thử: Các phương pháp thử với tiêu chuẩn hộp bảo quản tài
liệu lưu trữ như thử bằng ngoại quan, bằng đo kích thước, thử định lượng, độ
dày, thành phần xơ sợi, độ ẩm…theo các TCVN được công bố.
- Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: yêu cầu về các thông tin cần
thiết ghi trên hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hoặc đính kèm với sản phẩm này;
cách thức bao gói, vận chuyển, bảo quản hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
Nội dung cơ bản của Tiêu chuẩn quốc gia Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
gồm:

- Các tài liệu viện dẫn của Tiêu chuẩn.
- Các yêu cầu kỹ thuật
+ Yêu cầu cho vật liệu: Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được cấu tạo từ các
thép tấm mỏng mạ kẽm được sơn chống gỉ và sơn màu. Thép tấm mỏng mạ kẽm
phải đáp ứng các yêu cầu trong TCVN 3781:1983. Chiều dày của 3 lớp sơn bao
24