tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND thành phố cẩm phả

LỜI CAM ĐOAN
Tôi học lớp Lưu trữ học 14A. Đây là bài tiểu luận của tôi với đề tài “
Tìm hiểu công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả”. Tôi xin
cam đoan thông tin trong tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và chính xác. Tôi
xin cam đoan bài tiểu luận của tôi là do tôi làm.


LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thiên được bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn
giảng viên TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em qua từng
buổi học trên lớp. Nếu như không có những hướngdẫn, chỉ bảo của cô thì em
nghĩ bài tiểu luận này rất khó có thể hoàn thiện được.
Trong bài tiểu luận vẫn còn những khuyết điểm và thiếu xót em mong cô
tham gia đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô.


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
CCB

Viết tắt

Nghĩa
Cựu chiến binh

2

HĐND và UBND

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

3

NXB

Nhà xuất bản

4

UBND

Ủy ban nhân dân

5

XHCN

Xã hội chủ nghĩa


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Thông
tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin

được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ,.để
phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm
nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái
tên mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan
trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ
quan nói riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo
cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản
lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà
nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng
văn bản. Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác Lưu trữ. Theo kế hoạch của bộ môn cùng sự quan tâm,
giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên TS. Bùi Thị Ánh Vân, cán bộ Văn
phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả. Đặc biệt là bà Lại Thị Xuân cán bộ
Văn thư – Lưu trữ thành phố, tôi đã có 3 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công
tác nghiệp vụ Văn thư ở Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả. Trong nghiệp vụ
văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi –
đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ
quan. Được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn
5


kiến thức đã được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu công

tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả”. Tôi chọn đề tài này bởi chuyên
ngành của tôi đang theo học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội là ngành Văn thư
– lưu trữ. Việc tìm hiểu công tác văn thư giúp tôi hiểu hơn về ngành mình đang
học, và hiểu hơn về công việc sau này của mình. Để sau này ra trường tôi đã sẵn
một phần vốn tri thức về chuyên ngành mình học, nó sẽ giúp ích tôi trong công
việc và tương lai của tôi.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu công tác văn thư có rất nhiều công trình khoa học có giá trị
về lý luận và thực tiễn góp phần hình thành hệ thống lý luận chung về công tác
nêu trên. Tiêu biểu có tác giả Hoàng Giang với cuốn “Cẩm nang nghiệp vụ văn
thư cơ bản” của NXB Lao Động Hà Nội, “Các văn bản hiện hành mới nhất về
công tác văn thư” của NXB Lao Động,…
3. Mục địch nghiên cứu đề tài
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách
công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được
các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của
mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý,…thì việc tìm kiếm văn
bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp hiểu thêm công tác văn thư tại UBND
thành phố Cẩm Phả với những công việc như thế nào, trình tự làm việc ra sao,
cơ cấu tổ chức được sắp xếp như thế nào…
4. Đối tượng nghiên cứu
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải
cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều
đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác
văn thư – lưu trữtrong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn
phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp
vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư lưu trữ.

Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi UBND thành phố Cẩm Phả 6


Quảng Ninh, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung,
nhân viên văn thư hiểu rõ hơn về công việc mình đang làm và hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình.
5. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi UBND thành phố Cẩm Phả
tỉnh Quảng Ninh.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để làm được bài tiểu luận này và cũng như hiểu rõ hơn về công tác văn
thư ở UBND thành phố Cẩm Phả, đó là sự giúp hướng dẫn và giúp sức rất lớn
của giảng viên bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - TS.Bùi Thị Ánh
Vân và bà Lại Thị Xuân – cán bộ văn thư lưu trữ thành phố Cẩm Phả.
TS.Bùi Thị Ánh Vân đã giúp tôi rất nhiều trong việc làm thế nào để
thành một bài tiểu luận, từ kết cấu của bài, cho đến cách trình bày, sắp xếp các
mục. Ngoài ra cô luôn tận tình trả lời các câu hỏi để tôi hiểu hơn về bố cục của
một bài tiểu luận
Bà Lại Thị Xuân đã giúp tôi tìm những Quyết định, thông tư, Công văn
nói về công tác văn thư ở UBND thành phố Cẩm Phả, bà còn chỉ cho tôi hiểu rõ
về tính chất công việc cũng như cách làm việc, cơ cấu tổ chức ở UBND thành
phố Cẩm Phả.
7. Bố cục đề tài
Bài tiểu luận gồm có 5 phần:
-

Lời mở đầu

-

Chương 1:Một số vấn đề lí luận về công tác Văn Thư và khái quát về UBND
Thành Phố Cẩm Phả

-

Chương 2:Công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả

-

Chương 3:Một số những biện pháp để nâng cao hiêu quả công tác văn thư tại
UBND thành phố Cẩm Phả

-

Kết luận

7


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ
1.1.Một số vấn đề lí luận về Công tác Văn thư
-

Một số khái niệm về Công tác Văn thư
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là
công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên
chức mọi cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ
quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội như sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành
hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan
Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.
1.2. Một số nét khái quát về UBND Thành phố Cẩm Phả

-

Giới thiệu về UBND Thành phố Cẩm Phả
Cẩm Phả là một thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh, nằm ở
vùng Đông Bắc Bộ Việt Nam. Cẩm Phả là thành phố lớn thứ hai (xét về dân số)
của tỉnh Quảng Ninh.
Cẩm Phả nằm cách thủ đô Hà Nội khoảng 200 km về phía đông bắc,
cách trung tâm thành phố Hạ Long 30 km, có toạ độ địa lýtừ 20o58'10 - 21o12' vĩ
độ bắc, 107o10' - 107o23'50 kinh độ đông.
Tổng diện tích của Thành phố Cẩm Phả là 486,45 km², dân số là 195 200
người.
Thành phố Cẩm Phả có rất nhiều tiềm năng về phát triển kinh
8


tế như công nghiệp khai thác chế biến than, sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí,
chế tạo thiết bị điện, máy mỏ, xe tải nặng, công nghiệp đóng tàu, thương
mại dịch vụ, du lịch...Năm 2014, tốc độ tăng trưởng kinh tế trên 14%, thu ngân
sách thành phố là trên 1000 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt

4.700 USD.
Trữ lượng khoáng sản chủ yếu của Cẩm Phả là than đá, với tổng tiềm
năng ước tính trên 3 tỷ tấn trong tổng số 8,4 tỷ tấn trữ lượng thancủa toàn
tỉnh Quảng Ninh. Cẩm Phả có hệ thống đường sắt dùng chuyên chở than chạy
dọc thành phố chở than đến Nhà máy Tuyển Than Cửa Ông Các mỏ than lớn
như Cọc Sáu, Ðèo Nai, Cao Sơn,…. Ngoài ra, các khoáng sản khác như
antimon, đá vôi, nước khoáng đều là những tài nguyên quý hiếm. Vùng núi đá
vôi ở Cẩm Phả là nguồn nguyên liệu dồi dào cho việc phát triển các ngành sản
xuất xi măng, nhiệt điện và vật liệu xây dựng, với Nhà máy xi măng Cẩm Phả.
Thành phố Cẩm Phả có nghề khai thác hải sản với hơn 50 km bờ biển, nhưng
chủ yếu là đánh bắt trong bờ, sản lượng thấp.
Ngoài ra, Cẩm Phả còn là nơi đến của hàng vạn khách tham quan, chiêm
bái với quần thể di tích Đền Cửa Ông, chùa Cái Bầu…
-

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố
Cẩm Phả
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm
Phả
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
9

quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn, cụ thể là:
-

Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, văn hóa – xã hội,

-

giáo dục, y tế,…
Thu chi Ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp với cơ
quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu

-

khác.
Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, tổ

-

chức kinh tế - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương
Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng Quốc phòng toàn dân, thực hiện chế

-

độ nghĩa vụ quân sự, đi lại của người ngoài địa phương.
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo

-

vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân.
Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội.
UBND thành phố Cẩm Phả làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết định
theo đa số. Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tang cường pháp chế XHCN,
ngăn chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch
và một số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công
chức trong bộ máy cơ quan.
UBND thành phố có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các
nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lí, hướng
dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả
UBND thành phố Cẩm Phả là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở
địa phương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định
của Luật Tổ chức HĐND và UBND.
Đứng đầu UBND thành phố là Chủ tịch UBND: ông Vũ Quyết Tiến, là
người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của
UBND thành phố, đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt
động của các thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc
10


UBND thành phố, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND thành
phố. Mặt khác, Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm
vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND
chịu trách nhiệm của UBND trước HĐND thành phố và cấp trên.
Phó Chủ tịch UBND thành phố gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho chủ tịch:
Các phó chủ tịch UBND thành phố được phân công chỉ đạo một số lĩnh
vực công tác, chỉ đạo, điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên

môn của UBND thành phố, cụ thể:
-

Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Phạm Văn Kính: Trực tiếp phụ trách, chỉ
đạo các lĩnh vực công tác: Văn hoá, Thể dục - Thể thao và Du lịch; Bưu chính Viễn thông; Giáo dục - Đào tạo; Y tế; Báo chí - Phát thanh, Truyền hình; Dân
tộc - Tôn giáo; Tư pháp; Thi hành án; Quản lý hộ tịch; Lao động - Thương binh
và Xã hội; Dân số - Kế hoạch hoá gia đình; Xoá đói giảm nghèo; Phòng chống

-

tệ nạn xã hội;
Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Phạm Ngọc Vinh: Trực tiếp phụ trách, chỉ
đạo các lĩnh vực: Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ;
Nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản; Quản lý đổi mới doanh nghiệp và
Hợp tác xã; Khoa học - công nghệ; Phòng chống buôn lậu; Thống kê; Nông thôn
mới; Quản lý xây dựng đô thị; Môi trường đô thị; Giao thông vận tải; Phòng

-

chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn;
Phó Chủ tịch UBND Thành phố: ông Nguyễn Hải Khiên: Trực tiếp phụ trách,
chỉ đạo tổ chức thực hiện các lĩnh vực: Tài nguyên môi trường; Đất đai; Giải
phóng mặt bằng.
Phó Chủ tịch tha mặt Chủ tịch chỉ đạp, giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm trước cá nhân trước Chủ tịch, tập
thể UBND thành phố, HĐND thành phố về những quyết định, những ý kiến chỉ
đạo, điều hành, những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng
với tập thể UBND thành phố trước UBND tỉnh, thành ủy và UBND thành phố.

-

Nhân sự gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 03 Phó chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
11


+ 02 Phó Chánh Văn phòng
+ Các ủy viên
- UBND thành phố Cẩm Phả gồm có các phòng ban sau:
1. Văn phòng HĐND và UBND
2. Phòng tư pháp
3. Phòng nội vụ
4. Phòng thanh tra thành phố
5. Phòng Tài chính – Kế hoạch
6. Phòng Quản lí đô thị
7. Phòng Tài nguyên và Môi trường
8. Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
9. Phòng Văn hóa và thông tin
10. Phòng Giáo dục và đào tạo
11. Phòng Y tế
Ngoài ra còn có các hội như: Hội CCB, Hội phụ nữ, Hội Chữ thập đỏ,
Đội quản lí thị trường…
Các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố hoạt động
theo chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban thuộc UBND thành phố Cẩm
Phả được quy định như sau:
1.

Văn Phòng HĐND và UBND: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

dân thành phố là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc thuộc Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, có chức năng tham mưu, tổng hợp
giúp Ủy ban nhân dân thành phố về hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố;
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố về công tác dân tộc; tham mưu cho
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội
đồng nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố và các cơ quan nhà nước
ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng

2.

nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả.
Phòng tư pháp:Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố Cẩm Phả, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp
luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi
hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và công tác
tư pháp khác theo quy định của pháp luật.Phòng Tư pháp thành phố có tư cách
12


pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp tỉnh Quảng
3.

Ninh.
Phòng nội vụ:Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lí
nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nươc; cái cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;

cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, phường, hội, tổ

4.

chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua, khen thưởng.
Phòng Thanh tra thành phố:Thanh tra thành phố Cẩm Phả là cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả có chức năng tham mưu, giúp
Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác
thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra,
giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp

5.

luật.
Phòng Tài chính – Kế Hoạch: Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiên
chức năng quản lí nhà nước về các lĩnh vực tài chính; tài sản; kế hoạch đầu tư;
đăng kí kinh doanh; tổng hợp; thống nhất quản lí kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập
thể, kinh tế tư nhân.

13


6.

Phòng quản lí đô thị: Phòng Quản lý Đô thị có chức năng tham mưu, giúp Ủy
ban nhân dân quận quản lý nhà nước về: Kiến trúc, quy hoạch xây dựng, phát
triển đô thị, nhà ở và công sở, vật liệu xây dựng, giao thông và hạ tầng kỹ thuật
đô thị (gồm cấp, thoát nước, công viên, cây xanh, chiếu sáng, bến, bãi đỗ xe đô

7.

thị) và phòng chống thiên tai (lũ, lụt bão, lốc xoáy).
Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu giúp UBND thành phố thực
hiện chức năng quản lí nhà nước về tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên

8.

khoáng sản; môi trường; khí tượng thủy văn; đo đạc; bản đồ.
Phòng Lao động– Thương binh và xã hội:Phòng Lao động – Thương binh và
Xã hội có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện quản
lý Nhà nước về: Lao động, việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm
xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có
công với nước; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn
xã hội; bình đẳng giới (gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công với nước
và xã hội); thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban

9.

nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
Phòng Văn hóa và thông tin:Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức
năng quản lí nhà nước về văn hóa; gia đình; du lịch; bưu chính; viễn thông và

Internet; công nghệ thông tin; hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí, xuất bản.
10. Phòng Giáo dục và đào tạo:Tham mưu giúp UBND thành phố, thực hiện chức
năng nhiệm vụ quản lí nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm:
mục tiêu, chương trình và nọi dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và
tiêu chuẩn cán bộ quản lí giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học
và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng; chứng chỉ; bảo đảm chất
lượng giáo dục và đào tạo.
11. Phòng Y tế: Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lí nhà

nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: y tế cơ sở, y tế dự phòng,
khám, chữa bệnh,phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh; chữa
bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ
2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả
14


2.1.1. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm
Phả
Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh về công
tác văn thư các cơ quan, đơn vị đã triển khai đến các đơn vị trực thuộc và công
chức, viên chức bằng nhiều hình thức: Photo văn bản chuyển cho từng cá nhân
tự nghiên cứu; lồng ghép vào các buổi sinh hoạt định kì của cơ quan hoặc các
buổi họp tuyên truyền pháp luật hàng tháng…
Hầu hết các lãnh đạo cơ quan, đơn vị đều nhận thức được tầm quan
trọng của công tác văn thư trong hoạt động của đơn vị. Từ đó quan tâm chỉ đạo
bộ phận văn thư thực hiện tốt một số công việc:
-

Phân công công chức, viên chức kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trước khi phát hành. Công tác soạn thảo văn bản áp dụng đúng quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng

-

dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước.
Việc quản lí văn bản đi, thực hiện theo đúng quy định; các đơn vị có mở sổ đăng
kí văn bản đi; văn bản đến theo đúng mẫu quy định; quản lí văn bản tương đối
tốt; văn bản đi lưu lại bộ phận văn thư được sắp xếp gọn gang, ngăn nắp theo

-

thứ tự ngày, tháng, năm, tên loại,…tương đối cụ thể.
Đa số đơn vị bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật
hiện hành, chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Nhìn chung công tác tổ chức cán bộ ở UBND thành phố Cẩm Phả tương
đối tốt, phần lớn các cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức có trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ và được tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư.
Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư: có 5/20 công chức, viên
chức có trình độ trung cấp văn thư; 10/20 công chức, viên chức có trình độ đại
học: hành chính, lưu trữ và quản trị văn phòng; còn lại bố trí công chức viên
chức có trình độ đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên ngành khác phục vụ,
hỗ trợ cho công tác văn thư
2.1.3. Thực trạng, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố
Cẩm Phả
15


2.1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
•
1.
-

Hình thức và thể thức văn bản
Hình thức văn bản:
Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố.
Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt); Chỉ thị (cá biệt); Công văn; Thông
báo, chương trình; Kế hoạch; Phương án; Đề án; Hướng dẫn; Báo cáo; Biên bản;

Tờ trình; Giấy mời; Giấy chứng nhận; Giấy ủy quyền; Giấy giới thiệu; Giấy

2.

nghỉ phép; Giấy đi đường; Phiếu gửi; Phiếu chuyển; Hợp đồng; Công điện;
Văn bản chuyên ngành (Nếu có)
Thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản
nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
và hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011.

•
1.

Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03

2.

tháng 12 năm 2004
Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy định như sau:
Căn cứ vào tính chất của nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịch
UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố hoặc
Trưởng các cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành của UBND thành phố

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho cá nhân trực tiếp soan thảo hoặc
chủ trì soạn thảo các văn bản theo thẩm quyền.

3.
-

Quy trình soạn thảo văn bản gồm:
Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lí thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản (trong trường hợp cần thiết người soạn thảo văn bản có thể đề
xuất với người đứng đầu cơ quan, đơn vị việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,
16


-

đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứ tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo);
Trình duyệt bản thảo, kèm theo văn bản tài liệu có liên quan (Thủ trường cơ quan là

•
1.

người chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của văn bản dự thảo).
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, sau khi
hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
bản thảo.
Yêu cầu đối với bản thảo: Cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản phải liệt kê thành phần nơi nhận và ghi đủ số lượng bản ban hành.

2.

Trong trường hợp bản thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt, nhưng thấy
cần thiết phải sửa chữa, bổ sung them vào văn bản thì Thủ trưởng cơ quan hoặc
cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt văn
bản thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố hoặc Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị phải kiểm tra văn bản và ký tắt vào bản thảo trước khi nhân bản
hoặc trình Lãnh đạo UBND thành phố ký ban hành

•
1.

Đánh máy, nhân bản văn bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải được thực hiện tại cơ quan, đơn vị.
Trường hợp phải đánh máy, nhân bản văn bản bên ngoài cơ quan phải được sự

2.

đồng ý của người có thẩm quyền ký văn bản.
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Cơ quan được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đánh máy
văn bản. Đánh máy phải đúng nguyên tắc văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sọt hoặc không rõ rang
trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn
thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
Đánh máy, nhân bản đúng số lượng quy định. Giữ bí mật nội dung văn
bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định.

•

1.

Kiểm tra và ký văn bản
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn,
đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng
17


2.

dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Chánh văn phòng HĐND và UBND thành phố chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Thẩm quyền kí văn bản:
Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố: Thủ trưởng cơ quan
là người ký tát cả các văn bản do cơ quan ban hành, ngoài ra Thủ trưởng cơ
quan có thể giáo cho cấp phó ký thay (KT) một số loại văn bản thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách.
Đối với UBND thành phố: Chủ tịch UBND thành phố có quyền ký tất
cả các loại văn bản do UBND thành phố ban hành; Các Phó Chủ tịch ký thay
Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Phó Chủ tịch
thường trực có quyền ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch khi được
Chủ tịch giao ký thừa ủy quyền.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố ký thừa lệnh (TL) Chủ
tịch UBND thành phố một số loại văn bản khi được giao nhiệm vụ. Việc giáo ký
thừa lệnh được quy định cụ thể trong Quy chế hoạt động của UBND thành phố.
Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND thành phố có thể ủy
quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong UBND thành phố ký thừa ủy quyền
(TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký ủy quyền phải được quy

định bằng văn ban và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký
thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền theo thể thức và đóng dấu của UBND thành phố.
Người có thẩm uqyeefn ký văn bản phải ký đúng chữ ký đã giới thiệu
và đăng ký. Không dung bút ký mực đỏ, bút chì, hoặc bằng mực dễ phai.

•
1.
2.

Bản sao văn bản
Cách hình thức sao văn bản: Sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục.
Thể thức bản sao (được trình bày theo quy định tại Điều 16, Điều 17 Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ) quy định như sau:
Trên văn bản sao phải thể hiện đầy đủ những nội dung sau: Tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản; số ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao;
chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, đơn vị sao
18


văn bản; chụp (photo) cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo
đúng thể thức quy định trên chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
2.1.3.2. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản, tìa liệu, kể cả điện báo, đơn thư…của các cơ quan, tổ
chức hay cá nhân gửi đến cơ quan, đơn vị bằng bất kì hình thức nào (sau đây gọi
chung là văn bản đến) phải được quản lí theo trình tự sau:
1.

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan ( sau đây gọi chung là cán bộ

văn thư) có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ văn bản đến cơ quan mình, kiểm tra,
phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản, đóng dấu “đến”, ghi số, ngày đến và đăng kí
văn bản đến (vào sổ theo dõi văn bản đến hoặc bằng máy vi tính sử dụng
chương trình quản lí văn bản)
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ “Mật” phải được quản lí theo trình
tự riêng, theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà
nước.

•

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến:
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH
PHỐ CẨM PHẢ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm 2015

Quyển số:….

19


•

•

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến tại UBND thành phố Cẩm Phả:
Ngày
đến

(1)
03/08

Sô
đến
(2)
195

Tác giả

…

…

…

(3)
Trần
Long

Số và ký
hiệu
(4)
Thăng 246/UBND
…

Ngày
tháng
(5)
30/7

…

Tên loại và trích
yếu nội dung
(6)
V/v giải phóng mặt
bằng khu vực Hòa
Lạc – Cẩm Bình
…

Người
nhận
(7)
Bà
Xuân
…

Những điều cần lưu ý khi bóc bì văn bản:
Khi bóc bì văn bản phải bóc những bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn” trước;
Không gây hư hại văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu, địa chỉ
nơi gửi và dấu bưu điện; cần rà soát lại bì, tránh để sót văn bản;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với sô, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sốt, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản
trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả
lại cho nơi gửi văn bản;
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng ghi trong văn bản thì phải giữ lại bì kèm theo văn bản để làm bằng chứng.
Cán bộ văn thư không được bóc bì các loai văn bản sau:

2.

Bì thư cho các tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan;
Bì thư ghi tên đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Trình, chuyển giao văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, đơn vị hoặc người được người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là
người có thẩm quyền);
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế
làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được
giao cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn
giải quyết văn bản ( trong trường hợp cần thiết);
20


Văn bản đến được chuyển giao cho các cơ quan hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền nhanh chóng, đúng đối tượng và
chặt chẽ.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải trình ngay sau khi
nhạn văn bản cho người có trách nhiệm giải quyết (kể cả văn bản đến vào ngày
nghỉ, ngoài giờ hành chính). Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ “Mật” cán bộ
văn thư phải trình cho người có chức vụ cao nhất trong cơ quan để xử lý.
Đối với các văn bản khác phải trình trong giờ hành chính cho người có
thẩm quyền xử lý. Các văn bản đến không thuộc loại “Khẩn” đến trong ngày
nghỉ, ngoài giờ hành chính thì cán bộ văn thư phải có trách nhiệm trình vào đầu
giờ làm việc của buổi làm việc tiếp hoặc đầu giờ làm việc của ngày tiếp theo.
3.

Giải quyết và theo dõi, đôn đóc việc giải quyết văn bản đến:
Các cơ quan hoặc cá nhân khi được giao xử lí hoặc giải quyết văn bản
đến phải có trách nhiệm giải quyết những nội dung văn bản yêu cầu
Đối với các văn bản do Lãnh đạo UBND thành phố giao cho các cơ
quan chuyên môn tham mưu giải quyết thì Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm
giải quyết đảm bảo đúng tiến độ và thời gian yêu cầu, kết quả tham mưu, giải
quyết phải báo cáo Lãnh đạo UBND thành phố để xem xét, quyết định.
Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì thời hạn giải quyết theo quy
định của Luật khiếu nại, tố cáo;
Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn
vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.1.3.3. Công tác quản lí văn bản đi
Tất cả văn bản, do cơ quan, đơn vị phát hành (sau đây gọi chung là văn
bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1.
-

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Cán bộ, văn thư phải kiểm tra về mặt thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan
21


hoặc người soạn thảo biết để sửa chữa khi phát hành.
(Mẫu trình bày các loại văn bản thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính).

2.
3.
4.
5.

Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản.
Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có).
Đăng ký văn bản đi.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: sau khi hoàn
thành thủ tục, bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị phải chuyển phát văn bản đi ngay
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp kể từ ngày văn bản được ký
ban hành; những văn bản “Khẩn” phải chuyển phát ngay sau khi ký ban hành.

-

Tất cả văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu của Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước quy định. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận

-

ký vào sổ.
Văn bản đi có thể dược chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng
để thông tin nhanh và ngay sau đó phải chuyển văn bản (đã hoàn thành) đến nơi

6.

nhận
Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản bản lưu theo quy định tại Điều 19 Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP: Văn bản lưu lại tại bộ phận văn thư cơ quan phải là
bản gốc, có chữ ký trục tiếp của người có thẩm quyền; được sắp xếp theo thứ tự

đăng ký và loại văn bản theo quy định.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng
dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.

•

Mẫu bìa đăng ký văn bản đi:

22


ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẨM PHẢ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN
ĐI
Năm 2015

Quyển số:…

23


•

Mẫu sổ đăng ký Công văn đi tại UBND thành phố Cẩm Phả:
Ngày tháng
của văn bản
(1)
05/01

…

Số và ký Tên loại và trích yếu nội dung của văn
hiệu
bản
(2)
(3)
03
V/v cải tạo đồi nhân tạo ở quảng
trường 12/11 ở phường Cẩm Đông
…
…

Người ký
(4)
Bà Vân
…

2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan UBND thành phố
•
1.

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Nguyên tắc: Mỗi cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ công việc hiện hành được giao
đảm nhiệm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật, nâng cao hiệu suất công tác. Hồ sơ

2.

đảm bảo khoa học, đầy đủ.

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn bị và thực thế công việc
được giao, mỗi cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề
hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết. Trong quá
trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan
vào bìa hồ sơ đó.

•
-

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
Hồ sơ được lập phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của Uy ban nhân dân

-

thành phố và các cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;
Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản

-

ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;
Sau khi giải quyết xong công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra
danh mục, thành phần hồ sơ và lưu trữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo
quy định. Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc
trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi
chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị cá nhân tiếp

-

tục theo dõi, xử lí;
Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công
tác quản lý tài liệu tại đơn vị; Tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của
24


từng cá nhân phải đượ sắp xếp gọn gang, khoa học, tiện cho công tác tra cứu,
•
1.

khai thác, sử dụng theo quy định và có hiệu quả.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của UBND thành phố
Các cơ quan, đơn vị và cá nhân phải giao nộp những hồ sơ tài liệu có giá trị lưu
trữ vào lưu trữ chung của cơ quan, đơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản
2 Điều này.
Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của
cơ quan UBND thành phố (thời hạn giữ lại hồ sơ không được quá hai năm). Cán
bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, hay chuyển công tác
khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế
nhiệm.

2.
-

Thời hạn nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành được quy định sau:
Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm

-

công việc kết thúc.
Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể

-

từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba

3.

tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu” và “Biên bản giao, nhận tài liệu” bộ phận lưu trữ hiện hành của cơ
quan UBND thành phố giữ 01 bản, cơ quan nộp lưu tài liệu giữ 01 bản.

•

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của

1.
-

UBND thành phố
Trưởng phòng Nội vụ thành phố có trách nhiệm:
Tham mưu kế hoạch hàng năm để đảm bảo triển khai thực hiện tốt công tác
quản lý nhà nước về hoạt động văn thư, lưu trữ của UBND thành phố và các cơ

-

quan, đơn vị trực thuộc thành phố;
Tham mưu giúp cho Chủ tịch UBND thành phố trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối

-

với các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố;
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ hiện
25